CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
TRONG DOANH NGHIỆP
Chương 1 của khoá luận sẽ trình bày tổng quan lý thuyết về hàng tồn kho trong
doanh nghiệp, các nội dung quản lý hàng tồn kho và một số mô hình kinh tế để quản lý
hàng tồn kho. Bên cạnh đó chương 1 cũng còn đưa ra các nhân tố ảnh hưởng tới việc
quản lý hàng tồn kho và cuối cùng là cách đánh giá hiệu quả của công tác quản lý hàng
tồn kho trong doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu kinh tế.
1.1. Tổng quan về hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.1. Tổng quan về doanh nghiệp
Theo điều 4, Luật Doanh nghiệp năm 2005, doanh nghiệp được định nghĩa như sau:
Là đơn vị kinh tế, hoạt động trên thương trường, có trụ sở giao dịch ổn định,
có tài sản;
Đã được đăng ký kinh doanh;
Hoạt động kinh doanh.
1.1.2. Tổng quan về hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.2.1. Khái niệm hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán số 02, quyết định số 149/2001 QĐ-BTC thì hàng tồn
kho trong doanh nghiệp là những tài sản:
Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,
kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
1.1.2.2. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp
Về cơ bản hàng tồn kho trong doanh nghiệp phân loại như sau:
Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh: Nguyên vật
liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: nhôm, sắt,
thép trong doanh nghiệp cơ khí, tơ sợi trong doanh nghiệp dệ, vải trong doanh nghiệp
may mặc… Tuy không trực tiếp tạo ra lợi nhuận, nhưng nguyên vật liệu thô là yếu tố
không thể thiếu trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quan trong để quá trình sản xuất
được tiến hành thuận lợi;
Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn
thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm: Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ
yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây chuyền
sản xuất. Nếu dây chuyền càng dài, phức tạp, thì sản phẩm dở dang càng nhiều;
1
Thang Long University Library
Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Tồn kho
thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định. Sau khi
hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu
thụ hết ngay các sản phẩm của mình. Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ
cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy
trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt
hàng mang tính thời vụ.
1.1.2.3. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp
Hàng tồn kho tham gia vào toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Thêm vào đó, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu
động của doanh nghiệp, nên việc quản lý và sử dụng hàng tồn kho sẽ có ảnh hưởng lớn
đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, do vậy
hàng tồn kho sẽ mang đầy đủ đặc điểm của tài sản lưu động, đó là:
Tham gia vào một chu kỳ kinh doanh;
Thay đổi hình thái ban đầu để tạo nên thực thể sản phẩm;
Giá trị luân chuyển trong một lần vào giá thành sản phẩm.
Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn với chi phí cấu thành khác nhau
nên giá gốc của hàng tồn kho cũng khác nhau. Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực
tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong
năm. Xác định đúng, đủ, hợp lý các yếu tố cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp
phần giúp hạch toán chính xác lợi nhuận trong kỳ. Bên cạnh đó, hàng tồn kho khác
nhau cũng có thể đòi hỏi điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy hàng tồn kho thường
được cất trữ tại nhiều địa điểm. Vì thế, gây khó khăn trong công tác quản lý, kiểm kê
và dễ xảy ra rủi ro thất thoát.
1.1.2.4. Vai trò của hàng tồn kho của doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá
trị tài sản. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm trên 50% tổng giá trị tài sản của
một doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết
trong quản trị sản xuất tác nghiệp nói riêng và quản trị tài chính doanh nghiệp nói chung.
Hàng tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng
muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Nhân
viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng muốn có một lượng tồn kho lớn vì điều này
sẽ giúp họ dễ dàng lập kế hoạch sản xuất. Nhưng ngược lại, bộ phận tài vụ thì luôn
muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho thì
không thể chi tiêu vào mục khác. Vậy nên để tối thiểu hóa chi phí, cũng như để sử
2
dụng hợp lý nguồn lực của doanh nghiệp thì lượng hàng tồn kho phải được giữ ở mức
“vừa đủ”. Bởi dù “quá nhiều” hay “quá ít” thì đều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh
nghiệp, cụ thể:
Nếu mức dự trữ kho quá lớn sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, làm tăng chi phí cất trữ; đặc
biết là đối với các hàng hóa dễ hư hỏng thì cất trữ quá lâu sẽ làm biến chất, giảm chất
lượng. Điều này làm doanh nghiệp khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên
thị trường.
Ngược lại, mức dự trữ kho quá thấp khiến doanh nghiệp dễ bị gián đoạn quá
trình sản xuất kinh doanh do thiếu hụt đầu vào. Hoặc rơi vào tình trạng lượng cung của
doanh nghiệp không đáp được cầu của thị trường, dẫn đến giảm doanh số bán hàng,
giảm doanh thu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc khách hàng không được đáp ứng
nhu cầu đúng lúc sẽ khiến lòng trung thành của họ giảm sút, họ có thể sẽ chuyển sang
mua sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thậm chí là truyền bá không tốt về doanh nghiệp.
Đây là hai thái cực đối lập nhau trong bài toán quản lý hàng tồn kho, đòi hỏi nhà
quản trị phải đưa ra chính sách phù hợp để cân bằng hai thái cực này, nhằm tối thiểu
hóa chi phí và tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.
1.2. Nội dung quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp chính là đi tìm đáp án tối ưu nhất để trả
lời hai câu hỏi sau:
Thứ nhất, lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu?
Thứ hai, khi nào thì tiến hành đặt hàng?
1.2.2. Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng quan trọng đến quá trình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách quản lý phù hợp thì có thể
điều tiết sản xuất theo hướng có lợi nhất, khi đó lượng tồn kho đủ lớn để cung cấp đầy
đủ các yếu tố đầu vào để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục với mức công
suất ổn định. Bên cạnh đó, lượng tồn kho đầu ra cũng đủ lớn để đảm bảo đáp ứng
nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho hợp lý cũng sẽ giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa chi phí lưu
trữ kho. Do hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản lưu động nên
việc giảm chi phí tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều chi phí. Đồng thời
cũng làm giảm lượng vốn bị ứ đọng trong hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp sử dụng
vốn hiệu quả hơn.
3
Thang Long University Library
Bên cạnh đó, quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tính toán được số lượng có
lợi nhất khi đặt hàng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đặt hàng và được hưởng
chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp.
Cuối cùng, quản lý kho hiệu quả còn giúp doanh nghiệp tính toán chính xác thời
điểm đặt hàng, do đó mức dự trữ hàng tồn kho sẽ được duy trì một cách hiệu quả, vừa
giảm thiểu nguy cơ thiếu hàng hoá đáp ứng nhu cầu thị trường.
1.2.3. Nội dung quản lý hàng tồn kho
1.2.3.1. Xác định số lượng hàng cần đặt – mô hình đặt hàng kinh tế nhất
Đây là việc trả lời câu hỏi: “Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu?”
Mục tiêu của việc xác định lượng hàng cần đặt là để tối thiểu hóa chi phí lưu kho.
Cụ thể là xác định lượng hàng hóa tối thiểu để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, đồng thời giảm thấp nhất chi phí lưu kho.
Dưới đây những loại chi phí lưu kho thường có trong doanh nghiệp:
- Chi phí về nhà cửa và kho tàng;
-
Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện;
Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý;
Phí tồn kho việc đầu tư vào hàng dự trữ;
Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được.
Sau đây là các mô hình giúp xác định lượng đặt hàng tối ưu cho doanh nghiệp:
a. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ - The Basic Economic Order
Quantity Model)
Mô hình EOQ là một trong những kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho phổ biến và
lâu đời nhất, mô hình này được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford. W.
Harris đề xuất, nhưng đến nay mô hình EOQ vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử
dụng để xác định kích thước đơn hàng nhằm hạn chế tối đa chi phí đặt hàng và chi phí
lưu trữ hàng tồn kho mỗi năm.
Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho theo mô hình EOQ rất dễ áp dụng, tuy nhiên cần
phải tuân theo những giả thiết sau:
Chỉ liên quan đến duy nhất một loại sản phẩm;
Nhu cầu hàng năm được biết trước và ổn định;
Mức sử dụng là trải đều qua từng năm nên tỷ lệ nhu cầu là không đổi;
Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận hàng) được biết trước
và không đổi;
Mỗi đơn hàng chỉ được nhận trong một lần duy nhất
Không có chiết khấu theo số lượng.
4
Với những giả thiết trên, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện như sau:
Đồ thị 1.1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ
Số lượng
Kích
thước
đơn
hàng
Dự trữ
kho
trung
bình
Điểm
đặt
Thời gian
hàng
(ROP)
Thời
Thời điểm
đặt hàng
gian
chờ
hàng
Thời gian giữa hai lần
Thời điểm
đặt hàng liên tiếp
Nhận hàng
(Nguồn: Nguyễn Hải Sản (2005), Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại, NXB
Tài chính, Hà Nội)
Theo giả thiết trên, trong mô hình EOQ chỉ có hai loại chi phí thay đổi theo
lượng đặt hàng là chi phí cất trữ và chi phí đặt hàng.
Do giả thiết không cho phép thiếu hàng nên ta không tính chi phí do thiếu hụt
hàng hoá. Bên cạnh đó, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến lượng hàng lưu kho
nên ta cũng không xem xét chi phí này.
Như vậy, mục tiêu của mô hình EOQ là nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí thông
qua chi phí đặt hàng và chi phí cất trữ. Dễ thấy, chi phí đặt hàng và chi phí cất trữ tỷ lệ
nghịch với nhau. Khi quy mô đơn hàng tăng lên thì mức dự trữ bình quân cũng tăng,
khiến chi phí lưu kho tăng lên. Nhưng đồng thời, do quy mô đơn hàng lớn nên doanh
nghiệp sẽ cần đặt ít đơn hàng hơn, khiến chi phí đặt hàng giảm. Do vậy, số lượng đặt hàng
tối ưu phải là kết quả của sự dung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này.
Để đơn giản quá trình tính toán, ta quy ước các ký hiệu trong mô hình EOQ như sau:
5
Thang Long University Library
H: Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm (chi phí lưu kho đơn vị);
S: Chi phí mỗi lần đặt hàng;
D: Nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm
u: Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày (mức sử dụng);
Q: Lượng hàng đặt mua trong mỗi đơn hàng (Quy mô đơn hàng);
Q*: Lượng hàng đặt mua tối ưu trong mỗi đơn hàng; (Quy mô đơn hàng tối ưu);
Cđh : Chi phí đặt hàng mỗi năm;
Clk : Chi phí lưu kho mỗi năm;
TC: Tổng chi phí hàng tồn kho;
TCmin: Tổng chi phí hàng tồn kho tối thiểu;
n*: Số lượng đơn hàng tối ưu mỗi năm;
T: Thời gian dự trữ (Khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng);
T*: Thời gian dự trữ tối ưu
Sau đây là các thông số của mô hình đặt hàng kinh tế EOQ:
Chi phí lưu kho (Clk)
Giả sử lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng là Q thì mức dự trữ bình quân
của doanh nghiệp sẽ là (Q/2).
Chi phí lưu kho trong một năm (Clk) được xác định bằng tích của chi phí cất trữ
cho mỗi đơn vị hàng hoá (H) và mức dự trữ bình quân (Q/2).
Ta được công thức: Clk
Q
2
H
Như vậy, chi phí lưu kho chỉ tỷ lệ thuận số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp
(chi phí cất trữ đơn vị (H) là tham số).
Đồ thị sau sẽ mô tả rõ hơn mối quan hệ giữa chi phí lưu kho và số lượng hàng
tồn kho của doanh nghiệp:
Đồ thị 1.2. Chi phí lưu kho theo mô hình EOQ
Chi
phí
Q
2
H
Chi phí
lưu kho
Số lượng
(Nguồn: Nguyễn Hải Sản (2005), Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại, NXB
Tài chính, Hà Nội)
6
Chi phí đặt hàng (Cđh)
Số đơn hàng mỗi năm được xác định bằng cách lấy nhu cầu hàng năm (D) chia
cho số lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng (Q). Như vậy, kích thước của mỗi đơn
hàng (Q) sẽ tỷ lệ nghịch với số lượng đơn hàng (D/Q):
Chi phí đặt hàng hàng năm (Cđh) được xác định bằng tích của chi phí đặt hàng
cho một đơn hàng (S) và số đơn hàng lượng mỗi năm.
Cđh
D
Q
S
Cũng như trong công thức tính chi phí lưu kho, biến số duy nhất trong phương
trình này là Q (cả nhu cầu hàng năm (D) và chi phí đặt hàng cho một đơn hàng (S) đều
là các tham số không đổi). Vì vậy, độ lớn của chi phí đặt hàng chỉ phụ thuộc vào số
lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng và mối quan hệ giữa chúng là tỷ lệ nghịch.
Đồ thị sau mô tả mối quan hệ giữa chi phí đặt hàng và số lượng đặt hàng:
Đồ thị 1.3. Chi phí đặt hàng theo mô hình EOQ
Chi
phí
D
Q
S
Chi phí đặt hàng
Số lượng
(Nguồn: Nguyễn Hải Sản (2005), Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại, NXB
Tài chính, Hà Nội)
Tổng chi phí (TC)
Tổng chi phí cho hàng tồn kho hàng năm (TC) là tổng của chi phí lưu kho và chi
phí đặt hàng. Ta được công thức:
TC
Clk + Cđh
Q
2
+
D
Q
Do chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng đều phụ thuộc duy nhất vào biến Q nên
tổng chi phí trong năm cũng chỉ phụ thuộc vào Q. Đồ thị sau sẽ mô tả mối quan hệ của
tổng chi phí với số lượng mỗi lần đặt hàng:
7
Thang Long University Library
Đồ thị 1.4. Tổng chi phí theo mô hình EOQ
Chi
phí
Tổng chi phí
Tổng chi phí tồn kho
tối thiểu
Chi phí
lưu kho
Chi phí
đặt hàng
Lượng đăt hàng tối ưu (Q*)
Số lượng
(Nguồn: Nguyễn Hải Sản (2005), Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại, NXB
Tài chính, Hà Nội)
Do chi phí lưu kho tỷ lệ thuận với Q, còn chi phí đặt hàng lại tỷ lệ nghịch với Q,
nên sẽ tồn tại một lượng đặt hàng tối ưu (Q*) để khiến tổng chi phí TC là nhỏ nhất.
Qua đồ thị ta thấy, tổng chi phí đạt nhỏ nhất tại điểm đường cong chi phí tồn trữ và chi
phí đặt hàng cắt nhau. Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu được xác định qua công thức sau:
Clk Cđh
Q*
H
2
D
Q*
S
Q* √
2 D S
H
Khi đó, tổng chi phí tồn kho tối thiểu sẽ được xác định qua công thức:
Q*
D
H+
2
Q*
Số lượng đơn hàng tối ưu hàng năm (n*)
TCmin
S
Số lượng đơn đặt hàng tối ưu hàng năm là thương của tổng nhu cầu trong năm
(D) với lượng đặt hàng tối ưu (Q*). Ta được công thức:
n*
D
Q*
Khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*)
Thời gian dự trữ tối ưu là khoảng thời kể từ khi trong kho có lượng hàng Q* cho
đến khi lượng hàng này được sử dụng hết và được đáp ứng bằng lượng hàng Q* từ đơn
hàng mới. Thời gian dự trữ tối ưu được xác định bằng thương của lượng đặt hàng tối
ưu Q* với nhu cầu tồn kho mỗi ngày.
Nhu cầu tồn kho mỗi ngày được xác định bằng cách lấy tổng nhu cầu trong năm
(D) chia cho số ngày làm việc trong năm.
8
D
số ngày làm việc trong năm
Từ đó ta có công thức xác định thời gian dự trữ tối ưu là:
T*
Q*
b. Mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất (POQ – Production Order Quantity
Model)
Trong mô hình EOQ cơ bản giả định đơn hàng được cung cấp toàn bộ vào cùng một
thời điểm (dự trữ kho được làm đầy ngay lập tức). Giả định này sẽ không còn phù hợp khi
mà sự phân phối được trải ra làm nhiều lần. Lúc này, thay vì chuyển toàn bộ hàng trong
một lần thì nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến bằng nhiều chuyến. Khi đó, dự trữ kho sẽ
được tích lũy dần dần thay vì được làm đầy ngay lập tức như trong mô hình EOQ. Khi đó
ta sử dụng mô hình POQ, nhằm xác định là số lượng đặt hàng tối ưu nhất.
Mô hình POQ cần sử dụng các giả định sau:
Chỉ liên quan đến duy nhất một loại sản phẩm;
Nhu cầu hàng năm được biết trước và ổn định;
Mức sử dụng và mức cung ứng (mức sản xuất) là không đổi;
Sản phẩm được sử dụng liên tục nhưng sản xuất diễn ra theo định kỳ.
Các ký hiệu trong mô hình POQ cũng tương tự như trong mô hình EOQ, ngoài ra
còn sử dụng một số ký hiệu như sau:
p: mức cung ứng (mức sản xuất) hàng ngày
u: mức sử dụng (nhu cầu sử dụng) hàng ngày
t: khoảng thời gian cung ứng
Imax: dự trữ kho tối đa
ITB: dự trữ kho trung bình > ITB
Imax
2
Các thông số của mô hình:
Mức dự trữ kho tối đa (Imax)
Mức dữ trữ kho tối đa
Tổng lượng hàng sản xuất trong thời gian t
– Tổng lượng hàng được sử dụng trong thời gian t
Tổng lượng hàng được cung ứng (sản xuất) trong thời gian t là: p t
Tổng lượng hàng được sử dụng trong thời gian t là: (
Imax p t
t
t
(p
t). Từ đó ta có:
)
9
Thang Long University Library
Mặt khác, nếu số lượng mỗi lần cung ứng (sản xuất) là Q thì Q = p
=> t =
Q
P
Khi đó, công thức tính mức dự trữ kho trung bình được viết lại như sau:
Q
P
Chi phí lưu kho hàng năm (Clk)
Q
P
Imax p
Clk
Q (
Q (1
Imax
H
2
p
)
)
2
H
Chi phí thiết đặt hàng năm (Cđh)
D
S
Q
Tổng chi phí hàng tồn kho mỗi năm (TC)
Cđh
TC
Q (1
D
S+
Q
2
p
)
H
Quy mô đặt hàng tối ưu là (Q*):
Q* √
2 S D
H (1- )
p
Tổng chi hàng tồn kho tối thiểu đặt mỗi năm (TCmin)
Q* (1- )
D
p
S+
H
Q*
2
Số lượng đơn đặt hàng tối ưu (n*)
TCmin
n*
D
Q*
Thời gian dự trữ tối ưu
T*
Q*
c. Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model )
Trong thực tế, để tăng doanh số bán hàng, các công ty thường đưa ra chính sách
giảm giá khi khách hàng mua với số lượng lớn. Đây gọi là bán hàng khấu trừ theo số
lượng mua. Nếu doanh nghiệp khách hàng mua với số lượng lớn sẽ được hưởng giá
thấp hơn từ nhà cung cấp nên chi phí đặt hàng sẽ giảm đi. Nhưng lượng dự trữ cũng sẽ
tăng lên khiến chi phí lưu kho tăng theo. Bài toán đặt ra cho nhà quản lý là phải cân
nhắc giữa lợi ích tăng thêm của giá mua đơn vị giảm với chi phí cất trữ tăng thêm do phải
10
mua nhiều hơn trên mỗi đơn đặt hàng. Mục tiêu là chọn ra mức đặt hàng sao cho tổng chi
phí hàng năm là nhỏ nhất, khi đó ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM.
Các giả định của mô hình QDM giống như EOQ, tuy nhiên có hai sự khác biệt sau:
Mô hình EOQ
Không
Không
Chiết khấu theo số lượng
Chi phí mua hàng
Mô hình QDM
Có
Có
Các ký hiệu trong mô hình QDM cũng tương tự như trong mô hình EOQ, ngoài ra:
P: Giá mua hàng đơn vị;
I: Tỷ lệ % chi phí tồn kho tính theo giá mua hàng đơn vị.
Khi đó, chi phí lưu kho đơn vị (H) sẽ là I P
Sau đây các các thông số của mô hình:
Chi phí lưu kho (Clk)
Clk
Q
I P
2
Chi phí đặt hàng (Cđh)
Clk
D
S
Q
Chi phí mua hàng
P D
Tổng chi phí (TC)
Tổng chi phí
Chi phí lưu kho + Chi phí đặt hàng + Chi phí mua hàng
Q
D
I P+
S+P D
2
Q
Đồ thị sau nêu lên sự khác biệt của TC trong mô hình EOQ và mô hình QDM:
TC
Đồ thị 1.5. TC trong mô hình EOQ và QDM
Chi phí
Đường TC khi đã
tính thêm P D
Đường TC khi chưa
tính thêm P D
P D
Số lượng
(Nguồn: Nguyễn Hải Sản (2005), Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại, NXB
Tài chính, Hà Nội)
11
Thang Long University Library
Lượng đặt hàng tối ưu (Q*): Ta tiến hành bốn bước sau:
Bước 1: Xác định lượng đặt hàng theo các mức đơn giá khác nhau bằng công thức:
Q √
2 D S
I P
Bước 2: Điều chỉnh các mức sản lượng lên mức sản lượng được hưởng giá khấu
trừ. Bắt đầu từ mức giá thấp nhất cho đến sản lượng khả thi xuất hiện.
Đồ thị 1.6. Mô hình QDM
Chi
Đường TC khả thi
phí
TC với P3
TC với P2
TC với P1
Chi phí cất trữ với P3
Chi phí cất trữ với P2
Chi phí cất trữ với P1
Chi phí đặt hàng
Số lượng
Q3 Q2 Q 1
(Nguồn: Nguyễn Hải Sản (2005), Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại, NXB
Tài chính, Hà Nội)
Bước 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều
chỉnh theo công thức:
Q
D
I P+
S+P D
2
Q
Bước 4: Chọn mức sản lượng có tổng chi phí tồn kho thấp nhất được xác định ở
bước 3. Mức sản lượng làm cho tổng chi phí thấp nhất chính là sản lượng tối ưu của
đơn hàng (quy mô đơn hàng tối ưu Q*).
TC
Số lượng đơn đặt hàng tối ưu (n*)
n*
D
Q*
Thời gian dự trữ tối ưu (T*)
Q*
u
12
d. Mô hình phân tích cận biên (ML)
Một mô hình dự trữ khác thường được áp dụng là kỹ thuật phân tích cận biên.
Nội dung của kỹ thuật này là khảo sát lợi nhuận cận biên trong mối quan hệ tương
quan với tổn thất cận biên. Nhờ vào kỹ thuật phân tích cận biên nên ta có thể xác định
mức tồn kho tối ưu cho nhiều mô hình tồn kho qua việc tính toán lợi nhuận cận biên
MP (Marginal Profit) và tổn thất cận biên ML (Marginal Loss)
Nguyên tắc: Chỉ tăng thêm một đơn vị hàng tồn kho khi MP ≥ ML
Gọi P là xác suất xuất hiện tính cho tất cả các trường hợp nhu cầu ≥ khả năng
(hay là xác suất bán hết). Khi đó, (1-P) là xác suất xuất hiện tính cho các trường hợp
nhu cầu < khả năng (hay là xác suất không bán hết).
Như vậy, lợi nhuận cận biên mong đợi sẽ bằng xác suất bán hết hàng (P) nhân
với lợi nhuận cận biên (MP). Tương tự, khoảng tổn thất cận biên cũng được tính bằng
cách lấy xác suất không bán hết hàng (1-P) nhân với tổn thất cận biên.
Nguyên tắc này được thể hiện trong bất phương trình sau:
P MP ≥ (1-P) ML
P MP ≥ ML-P ML
P (MP+ML) ≥ ML
P≥
ML
(MP+ML)
Từ biểu thức cuối cùng ta có thể định ra chính sách quản lý hàng tồn kho, đó là:
Chỉ tăng thêm một đơn vị tồn kho nếu xác suất bán được cao hơn hoặc bằng tỷ số giữa
tổn thất cận biên và tổng lợi nhuận cân biênvới tổn thất cận biên.
1.2.3.2. Khi nào cần đặt hàng – mô hình điểm tái đặt hàng
Đây là việc trả lời câu hỏi: “Khi nào thì tiến hành đặt hàng?”, hay chính là khi
nào doanh nghiệp nên thay đổi giá trị hàng tồn kho.
Mục tiêu của việc tăng giảm giá trị hàng tồn kho là để tối thiểu hóa chi phí đặt
hàng, bao gồm: Chi phí tìm nguồn hàng, chi phí thực hiên quy trình hàng (giao dịch, ký
kết hợp đồng, thông báo qua lại) và chi phí vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp.
Sau đây là mô hình xác định điểm tái đặt hàng:
Điểm tái đặt hàng (ROP – Re-order Point)
Sau khi doanh nghiệp tiến hành đặt hàng, cần một khoảng thời gian mới có thể
nhận được hàng về kho, nó được gọi là thời gian chờ hàng (L). Thời gian này có thể
kéo dài trong vài giờ, vài ngày, cũng có thể tới vài tháng. Do đó, doanh phải tính toán
chính xác thời gian chờ hàng để tiến hành tái đặt hàng.
13
Thang Long University Library
Thời điểm đặt hàng là thời điểm trong mức tồn kho vừa đủ cho nhu cầu sử dụng
trong thời gian chờ hàng. Mức tồn kho tại thời điểm đó gọi là điểm tái đặt hàng (ROP).
Số lượng hàng tồn kho tại điểm đặt hàng gồm:
- Mức sử dụng mong đợi trong thời gian chờ giao hàng;
- Phần dự trữ đệm nhằm giảm rủi ro của việc thiếu hàng.
Bốn yếu tố quyết định điểm đặt hàng:
- Mức sử dụng;
- Khoảng thời gian giao (chờ) hàng;
- Sự biến động của mức sử dụng và thời gian giao hàng;
- Mức rủi ro có thể chấp nhận được của việc thiếu hàng.
Các ký hiệu sử dụng trong mô hình:
u: mức sử dụng
ū: mức sử dụng trung bình
u: độ lệch chuẩn của mức sử dụng
LT: thời gian giao hàng (Lead Time)
LT: thời gian giao hàng trung bình
LT: độ lệch chuẩn của thời gian giao hàng
Giả định mức sử dụng và thời gian giao hàng biến động tuân theo phân phối chuẩn.
Nếu không có sự biến động về mức sử dụng và thời gian giao hàng thì sẽ không
có rủi ro thiếu hàng. Nhưng nếu mức sử dụng hoặc thời gian giao hàng có biến động
thì sẽ có rủi ro thiếu hàng. Cụ thể:
Nhu cầu biến động: khi mức tiêu dùng tăng nhanh thì kho hàng cạn nhanh hơn.
Thời gian giao hàng biến động: khi thời gian giao hàng kéo dài hơn gây tình
trạng thiếu hàng.
Để giảm bớt mức rủi ro của việc thiếu hàng, doanh nghiệp thường dự trữ một
phần hàng tồn kho đệm thêm, gọi là mức dự trữ an toàn (SS – Safety Stock). Như vậy,
khi có sự biến động của mức sử dụng biến động hay thời gian giao hàng thì điểm đặt
hàng ROP sẽ được tính toán như sau:
ROP = mức sử dụng mong đợi + mức dự trữ an toàn
Mức dịch vụ cho khách hàng (SL – Service Level) được xác định là xác suất mà
nhu cầu sẽ không vượt quá cung trong thời gian chờ giao hàng. Ta có thể tính toán
mức dịch vụ cho khách hàng như sau:
SL = 100% – mức rủi ro thiếu hàng
14
a. Mức sử dụng và thời gian giao hàng là hằng số
Điểm tái đặt hàng được xác định như sau:
ROP u LT
b. Mức sử dụng biến động và thời gian giao hàng là hằng số
Giả định mức sử dụng hàng ngày là độc lập với nhau và biến động tuân theo
phân phối chuẩn. Khi đó:
- Mức sử dụng trong thời gian giao hàng được tạo thành từ một chuỗi các mức
sử dụng hàng ngày;
- Mức sử dụng mong đợi trong thời gian giao hàng bằng tổng mức mong đợi
hàng ngày;
- Phương sai của mức sử dụng trong thời gian giao hàng bằng tổng phương sai
các ngày đơn lẻ.
Ta có, mức sử dụng mong đợi: ū LT
Mức dự trữ an toàn: z √
u
Công thức tính toán điểm tái đặt hàng trong mô hình này như sau:
ROP ū LT + z √
u
c. Mức sử dụng là hằng số và thời gian giao hàng biến động
Giả định thời gian giao hàng mỗi lần là độc lập với nhau và biến động tuân theo
phân phối chuẩn.
Mức sử dụng mong đợi: u LT
Mức dự trữ an toàn: z u LT
Công thức tính toán điểm đặt hàng trong mô hình này như sau:
ROP = u LT + z u LT
d. Mức sử dụng và thời gian giao hàng biến động
Mức sử dụng mong đợi: ū LT
- Phương sai của mức sử dụng do sự biến động của mức sử dụng hàng ngày:
LT 2u
- Phương sai của mức sử dụng do sự biến động của thời gian giao hàng:
ū2 2LT
Mức dự trữ an toàn:
Công thức tính toán điểm đặt hàng trong mô hình này như sau:
15
Thang Long University Library
1.3. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.3.1. Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho
a. Chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho:
Giá vốn hàng bán
Hệ số quay vòng hàng tồn kho
Giá trị tồn kho
Hệ số quay vòng hàng tồn kho là chỉ tiêu biểu thị mối quan hệ giữa giá với giá trị
hàng tồn kho trong kỳ phân tích của công ty. Hệ số này cho biết trong một năm hàng
tồn kho quay vòng được bao nhiêu lần.
Thông thường, chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ doanh thu bán hàng của công ty
càng cao và ngược lại.
b. Chỉ tiêu thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình
365
Thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình
Hệ số quay vòng hàng tồn kho
Thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình là số ngày cần thiết để hàng tồn
kho luân chuyển một vòng.
Nếu hàng tồn kho của công ty luân chuyển càng nhanh thì hệ số này càng nhỏ và
ngược lại.
1.3.2. Chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho
1
Giá trị tồn kho
Hệ số quay vòng hàng tồn kho
Doanh thu thuần
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho là nghịch đảo của chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng
tồn kho. Chỉ tiêu này phản ánh, để tạo ra một đồng doanh thu thần thì cần công ty cần
phải sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh bao nhiêu đồng giá trị hàng tồn kho.
Chỉ tiêu này càng nhỏ thì hiệu quả sử dụng hàng tồn kho ở công ty càng cao và
ngược lại.
1.3.3. Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Lợi nhuận sau thuế
Giá trị tồn kho
Chỉ tiêu này phản ánh cứ một đồng giá trị hàng tồn kho dung vào sản xuất kinh
doanh trong một kỳ thì tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận sau thuế.
Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng hàng tồn kho càng lớn và ngược lại.
Để nâng cao chỉ này, một mặt công ty phải tăng lợi nhuận sau thuế, mặt khác phải sử
dụng hợp lý và tiết kiệm hàng tồn kho của mình.
16
1.4. Các nhân tố ảnh hƣởng tới quản lý hàng tồn kho
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm:
1.4.1. Quan điểm của lãnh đạo
Nhân tố này thể hiện vào mức độ chấp nhận rủi ro của lãnh đạo doanh nghiệp.
Nếu dự trữ nhiều hàng tồn kho thì sẽ không lo bị thiếu hụt hàng bán, tuy nhiên trong
trường hợp không bán hết hàng thì doanh nghiệp sẽ phải trả thêm chi phí cho phần vốn
bị ứ đọng. Còn nếu dự trữ ít hàng tồn kho thì sẽ tiết kiệm được chi phí, tuy nhiên
doanh nghiệp có thể bị thiếu hàng giao cho khách, những khách hàng không được đáp
ứng nhu cầu kịp thời có thể quay lung với doanh nghiệp và tìm đến các nhà cung cấp
khác, về lâu đai, doanh nghiệp sẽ bị mất lợi thế cạnh tranh do mất đi khách hàng trung
thành. Do vậy, tùy theo quan điểm của chủ doanh nghiệp thì sẽ có các chính sách quản
lý hàng tồn kho khác nhau.
1.4.2. Mục tiêu kinh doanh
Mục tiêu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có mối quan hệ trực tiếp với
công tác quản lý hàng tồn kho. Đó là mối quan hệ giữa tăng trưởng doanh thu và mức
đầu tư vào hàng tồn kho. Nghĩa là khi mục tiêu là “tăng doanh thu” thì lượng hàng
xuất cũng phải tăng, nên làm giảm lượng hàng tồn kho, tức là giảm mức đầu tư tồn
kho. Khi đó, nhà quản lý sẽ phải tính toán mức tồn kho an toàn và điểm đặt hàng hợp
lý để bù đắp kịp thời giá trị tồn kho đã phục vụ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4.3. Tình hình sử dụng vốn
Đây cũng là một trong những yếu tố làm cho mức đầu tư hàng tồn kho của các
doanh nghiệp khác nhau. Định mức vốn lưu động (trong đó có hàng tồn kho) tùy thuộc
vào từng ngành hoạt động và việc doanh nghiệp có thể sử dụng các nguồn tài trợ nào
(vay ngân hàng, khoản phải trả nhà cung cấp, nguồn quỹ nội bộ…). Nếu doanh nghiệp
dễ dàng tiếp cận với nguồn vốn, mức đầu tư vào hàng tồn kho sẽ thoải mái hơn, vì
nguồn vốn có sẵn nên có thể đầu tư tồn kho bất kỳ lúc nào. Ngược lại, nếu doanh
nghiệp gặp khó khan trong việc tiếp cận nguồn vốn thì thường sẽ rất thận trọng trong
các quyết định quản lý hàng tồn kho.
1.4.4. Chính sách tín dụng của đối thủ cạnh tranh:
Ngoài ba yếu tố trên, chính sách tín dụng của đối thủ cạnh tranh cũng ảnh hưởng
đến công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh thay đổi
chính sách tín dụng, doanh nghiệp sẽ ứng phó bằng cách thay đổi chính sách của chính
mình. Cụ thể là, nếu đối thủ có chính sách nới lỏng, cho khách hàng mua trả chậm với
số lượng lớn, thì doanh nghiệp cũng tăng lượng tồn kho để phù hợp với chính sách nới
lỏng của chính doanh nghiệp mình. Như vậy, quản lý hàng tồn kho cũng là một vấn đề
doanh nghiệp cần quan tâm khi muốn đưa ra chính sách tín dụng khách hàng hiệu quả.
17
Thang Long University Library
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG
TY TNHH MTV SMARTDOOR 168
Chương 2 của khoá luận sẽ giới thiệu về công ty TNHH MTV Smartdoor 168,
phân tích kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình tài sản – nguồn vốn và thực trạng
quản lý hàng tồn kho tại công ty thông qua các chỉ tiêu kinh tế, qua đó thấy được ưu
điểm và tồn tại của công tác quản lý hàng tồn kho để định ra hướng giải pháp cho
chương 3 của khoá luận.
2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Smartdoor 168
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH MTV Smartdoor 168
Giới thiệu chung
Tên công ty: Công ty TNHH MTV Smartdoor 168.
Trụ sở chính: Số 168 – phường Ngô Thì Nhậm – quận Hai Bà Trưng – Thành
phố Hà Nội.
Loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH.
Điện thoại: 0439748965.
Fax: 0439748961.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0105171210 do Sở kế hoạch và đầu
tư Thành phố Hà Nội cấp. Đăng ký lần đầu ngày 08/03/2007.
Vốn điều lệ của công ty: 8.000.000.000 VNĐ (Tám tỷ Việt Nam đồng chẵn).
Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH MTV Smartdoor 168 là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành
viên do ông Phạm Văn Bẩy (hiện đang là giám đốc công ty TNHH MTV Smartdoor
168) góp vốn để thành lập.
Lúc mới thành lập năm 2007, công ty chỉ có 7 nhân viên với trình độ đại học và
cao đẳng, nhưng đến hết năm 2014 số lượng nhân viên là 30 với chất lượng được cải
thiện hơn so với trước đây, cụ thể là đã có 5 lao động ở trình độ trên đại học.
Công ty TNHH MTV Smartdoor 168 luôn đảm bảo các tiêu chuẩn ở mức độ cao
nhất về hiệu quả năng lượng, thân thiện với môi trường và tính tiện lợi mỗi sản phẩm
đối với các công trình xây dựng dân cư, công nghiệp, và thương mại.
Trong quá trình phát triển, công ty đã mở rộng mạng lưới kinh doanh để đáp ứng
nhu cầu của thị trường vật liệu xây dựng tại khắp các tỉnh thành toàn quốc. Dựa trên
kinh nghiệm lâu năm cùng thương hiệu uy tín, sản phẩm của Smartdoor đang ngày
càng được người tiêu dùng ưa chuộng sử dụng.
Với sứ mệnh là đem đến giải pháp thông minh về sản phẩm cửa cho khách hàng
và tầm nhìn chiến lược là trở thành nhà cung cấp cửa thông minh hàng đầu Việt Nam,
18
trải qua hơn tám năm hoạt động, đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, công ty đã
nỗ lực không ngừng để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nâng cao chất lượng sản phẩm để
đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV Smartdoor 168
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV Smartdoor 168
Giám đốc
Phòng tổ
chức hành
chính
Phòng tài
chính - kế
toán
Phòng
kỹ thuật
Phòng
kinh doanh
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
a.
Giám đốc
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty chịu trách nhiệm trước
pháp luật về toàn bộ mọi hoạt động của công ty. Giám đốc là người điều hành
cấp cao nhất đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sắp
xếp nhân sự các phòng ban nghiệp vụ để thực hiện các mục tiêu nhằm mang
lại lợi nhuận tối đa cho công ty ngoài ra giám đốc cũng là người trực tiếp đi
giao dịch các hợp đồng mua bán hàng hoá của công ty.
b.
Phòng tổ chức hành chính
Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác tổ chức quản trị nhân
sự, và các công tác hành chính của doanh nghiệp.
Hoạch định, tuyển dụng và sử dụng nhân lực hiệu quả. Đảm bảo quyền lợi,
nghĩa vụ cho người lao động.
c.
Phòng tài chính – kế toán
Tham mưu cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán của
toàn doanh nghiệp.
Thực hiện và hướng dẫn các bộ phận của công ty thực hiện các công tác tài
chính kế toán theo đúng quy định của luật kế toán
Lập kế hoạch tài chính và dự toán thu chi tiền mặt theo kế hoạch tháng, quý,
năm, quản lý theo dõi tài sản của của công ty
19
Thang Long University Library
Kiểm tra đôn đốc thu chi công nợ, thực hiện nộp ngân sách và các nghĩa vụ
đối với nhà nước.
Cuối quý, năm tiến hành quyết toán kịp thời, chính xác, lập báo cáo tài chính
theo quy định của nhà nước.
Phòng phải có trách nhiệm trong việc bảo quản cũng như đảm báo bí mật cho
những thông tin tài chính, chứng từ có liên quan
d.
Phòng kỹ thuật
Tham mưu cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực: quản lý kĩ thuật thi công,
quản lý dự án đầu tư, đấu thầu các công trình xây dựng, quản lý sử dụng các
thiết bị đo lường.
Nghiên cứu ứng dụng những tiến bộ khoa học kĩ thuật để phục vụ hoạt động
kinh doanh, quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty.
Đảm bảo quá trình vận hành, cung cấp dịch vụ cho khách hàng được thuận
tiện, bảo đảm an toàn, ổn định.
Bảo trì, sửa chữa các máy móc, thiết bị trong công ty.
e.
Phòng kinh doanh
Tiến hành kinh doanh các sản phẩm của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp
trước Giám đốc về kết quả kinh doanh và hệ thống phân phối sản phẩm của
công ty.
Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu thị trường, mở
rộng thị trường.
Cùng với giám đốc thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hoá, quản lý nhân
sự trong phòng.
Phối hợp với các phòng ban khác để giải quyết các công việc có liên quan tới
nghiệp vụ của phòng.
2.1.4. Khái quát ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH MTV Smartdoor 168
Một số lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH MTV Smartdoor 168
+ Sản xuất, phân phối cửa nhựa mang nhãn hiệu uPVC;
+ Kinh doanh, lắp đặt cửa cuốn, cửa nhôm;
+ Buôn bán, cung cấp hệ thống cửa gỗ thông phòng và cửa đi chính;
+ Kinh doanh các sản phẩm kính như: kính an toàn, kính cường lực, hộp kính,
kính hoa văn.
Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là kinh doanh sản phẩm cửa nhựa
mang nhãn hiệu uPVC;
20
- Xem thêm -
.PDF 
70 
249 
68 
