Tài liệu Nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trường học- sáng kiến kinh nghiệm văn phòng

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRƯỜNG HỌC A. ĐẶT VẦN ĐỀ: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị xã hội khác cũng như trong nhà trường đều liên quan tới việc quản lý những công văn, giấy tờ, tài liệu,... và sử dụng chúng trong công tác chỉ đạo, điều hành, quản lý mọi mặt hoạt động của các cơ quan, tổ chức đồng thời dùng để quan hệ, giao tiếp với các cơ quan và các đối tượng khác. Vì vậy công tác xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức văn bản, quản lý văn bản, giải quyết văn bản và lưu văn bản cùng với việc bảo quản và sử dụng con dấu gọi chung là công tác văn thư theo một cách khoa học và đúng với quy định của Nhà nước. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Tuy nhiên trong thực tế vẫn còn có một số cơ quan, tổ chức làm công tác văn thư chưa đúng, còn có nhiều sai sót và chưa thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước điều đó làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư,... Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành chính là rất đa dạng, tuy nhiên trong công tác văn thư văn phòng nhà trường chỉ thực hiện một số công việc như: Quản lý công văn đi; Quản lý công văn đến; Đánh máy các loại văn bản; nhân bản văn bản Quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ công chức. Chính vì những lẽ trên công tác văn phòng trong nhà trường cần phải lập và bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng của người văn phòng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp và phải khoa học. Văn thư lưu trữ nhà trường là nơi trực tiếp giúp Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong công tác. Chính vì điều đó mà tôi chọn đề tài sáng kiến“Công tác văn thư – lưu trữ trường học” để làm đề tài sáng kiếm kinh nghiệm. B./ NỘI DUNG: 1. Thực trạng: Công tác văn thư lưu trữ của trường nói riêng và của các trường học khác nói chung không có văn thư lưu trữ chuyên trách nên phân công cho cán bộ thư viện hoặc giáo viên kiêm nhiệm công tác văn thư nên không có nghiệp vụ chuyên môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn trong việc tra cứu hồ sơ. Hiệu trưởng các trường chưa quan tâm đến việc ban hành và lưu trữ hồ sơ, trình bày không đúng về thể thức văn bản, mất hoặc thất lạc các công văn đi đến. Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên tịch số 01/2011/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản không đúng, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ. 2. Những biện pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trường học: 2.1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản: Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là cách thức tiến hành, là các bước công việc được sắp xếp theo trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình - Trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính - Xác định tính chất vấn đề cần ra văn bản + Xác định mục đích, thời gian ban hành văn bản. + Xác định mục đích văn bản ban hành văn bản. + Xác định thời gian ban hành văn bản. - Xác định tên loại văn bản - Thu thập và xử lý thông tin + Thu thập thông tin. + Thông tin pháp lý. + Thông tin thực tế. + Xử lý thông tin. - Dự thảo văn bản + Lập dàn ý. + Soạn đề cương. + Thảo văn bản. + Kiểm tra văn bản. - Duyệt bản thảo. - Hoàn chỉnh dự thảo văn bản. - Trình ký, ban hành văn bản. 2.1.2. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính - Quyết định cá biệt: Là văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các cơ quan, tổ chức ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình để giải quyết công việc cụ thể, đối với các đối tượng cụ thể, có hiệu lực thời gian và không gian xác định. - Bố cục nội dung a. Phần căn cứ - Căn cứ pháp lý. - Căn cứ thẩm quyền. + Văn bản quy phạm pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ quan ra quyết định. + Văn bản quy phạm pháp luật quyết định thành lập cơ quan. - Căn cứ áp dụng: Quy định đến vấn đề liên quan đến nội dung của quyết định. - Căn cứ thực tế: Là căn cứ vào những đề nghị của các cơ quan, đơn vị, cá nhân để giải quyết vấn đề đó. b. Phần quyết định được trình bày theo các điều. Điều 1. Nội dung chính của quyết định ( Hành vi, đối tượng, mức độ và thời gian điều chỉnh). Điều 2. Nêu những vấn đề kèm theo khi thực hiện điều chỉnh hay những điều chỉnh, bổ sung cho điều 1 như: Quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ và chức năng của đối tượng điều chỉnh. Điều 3. Các đối tượng và thời gian thi hành quyết định. 2.1.3 Tờ trình - Tờ trình là văn bản đề xuất với cơ quan cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt. Đó có thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, định mức hoạt một đề nghị, bổ sung bãi bỏ một văn bản, quy định lỗi thời hoặc những vấn đề thông thường trong điều hành và quản ly ở cơ quan như mở rộng quy mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng thêm cơ sở vật chất. - Kết cấu nội dung và cách viết tờ tình - Về thể thức: Thể thức của tờ trình chỉ khác với văn bản chung là ở chổ ngay dưới phần trích yếu nội dung tờ tình là dòng chữ “Kính gửi”, tên cơ quan cấp trên tực tiếp nhận, xét duyệt phê chuẩn tờ tình. - Về kết cấu nội dung và cách viết. + Phần mở đầu: Nêu lý do đưa ra tờ trình, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. + Phần nội dung chính: Trình bày nội dung cần đề xuất một cách rõ ràng, cụ thể, cần có lập luận, phân tích và chứng minh cho tính khả thi của từng phương án đề xuất. Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh các đề nghị mới nếu được áp dụng, những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện. + Kết thúc tờ trình: Nêu ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới, những kiến nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới để sớm triển khai thực hiện. 2.2. Quản lý văn bản 2.2.1. Tổ chức quản lý văn bản đi a. Khái miệm và nội dung: + Theo điều 17 tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về công tác văn thư: “Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành gọi chung là văn bản đi”. + Theo công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 về việc hướng dẩn quản lý văn bản đi, văn bản đến của cực văn thư lưu trữ Nhà nước: “Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản sao, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. - Nội dung tổ chức quản lý văn bản đi + Kiểm tra thể thức, kỷ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm văn bản: - Đánh máy (in) văn bản - Sau khi bản thảo được duyệt (bản gốc), bản gốc sẽ chuyển cho bộ phận đánh máy. - Sổ giao nhận tài liệu đánh máy: Phụ lục 1. Mẫu sổ đăng ký giao nhận tài liệu đánh máy: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số thứ tự Ngày tháng nhận VB Họ tên người giao VB Tên loại và trích yếu nội dung VB Số bản đánh máy VB Người đánh máy VB Ngày trả VB Ký nhận b. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày: Trước khi phát hành cán bộ văn thư kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Người đánh máy và người soạn thảo phải rà soát lại nội dung bản đánh máy với bản gốc đã duyệt. c. Trình ký văn bản + Văn bản đã được kiểm tra hình thức và nội dung phải được tập trung tại bộ phận văn thư để trình ký. + Thủ trưởng đơn vị (Người chủ trì soạn thảo văn bản) kiểm tra thể thức, nội dung văn bản và ký tắt vào văn bản. + Chánh văn phòng kiểm tra về nội dung và thể thức rồi ký tắt lên văn bản. d. Ghi số và ngày tháng văn bản: + Ghi số văn bản hành chính: Được quy định tại điểm B khoản 3 mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng dẩn công văn số 425/VTLTNN-NVTW. + Ghi ngày của văn bản: Việc ghi ngày tháng của văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm B khoảng 4 mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP. e. Nhân văn bản: Văn bản đi được nhân theo đúng số lượng và thời gian quy định. 2.2.2. Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật a. Đóng dấu cơ quan Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoảng 2,3,4 điều 26 của Nghị định 110/2005/NĐ-CP về công tác văn thư. b .Đóng dấu độ khẩn, mật. (Nếu có). 1.2.3. Đăng ký văn bản đi a. Khái niệm: Là ghi chép các thông tin cần htiết về một số văn bản đi vào một trong những phương tiện đăng ký văn bản như: Sổ, thẻ, máy vi tính,.... b. Đăng ký văn bản bằng sổ - Lập sổ đăng ký văn bản đi: Được thực hiện theo Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/07/2005 về việc hướng dẩn quản lý văn bản. - Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: Phần mẫu sổ đăng ký văn bản đi: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú - Mẫu đăng ký văn bản mật đi: (Nếu có) c. Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: Được thực hiện theo bảng hướng dẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm theo công văn 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999. 2.2.3. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi a. Làm thủ chuyển phát văn bản đi Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thuớc của văn bản khi được vào bì. b. Chuyển phát văn bản đi - Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức. - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác. - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện. - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax qua mạng. - Chuuyển phát văn bản mật. c. Theo dõi việc chuuyển phát văn bản đi - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Đối với văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc. - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.2.4. Lưu văn bản đi - Được thực hiện tại điều 19 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP. - Mẫu sổ sử dụng bản lưu: Phần mẫu sổ đăng ký sổ sử dụng bản lưu văn Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày tháng Họ tên người sử dụng Số, ký hiệu ngày tháng của Tên loại và trích yếu nội dung VB Hồ Ký nhận sơ số Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi chú VB 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Theo điều 12 tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về công tác văn thư: “Tất cả văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến”. Theo công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 về việc hướng dẩn quản lý văn bản đi, văn bản đến của cực văn thư lưu trữ Nhà nước: “Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản sao, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. 2.4. Nội dung tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 2.4.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến a. Tiếp nhận văn bản đến - Tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng và tình trạng bì. - Tiếp nhận văn bản qua mạng thì kiểm tra số lượng văn bản và số lượng trang. b. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến - Phân loại sơ bộ + Loại không bóc bì: Văn bản Đảng, văn bản gửi cho Đoàn thể, văn bản gửi đích danh người nhận văn bản có dấu hiệu mật (Nếu không được phân công). + Loại bóc bì: Tất cả các loại bì còn lại. - Bóc bì văn bản + Văn bản khẩn bóc trước. + Không gây hư hại cho văn bản trong bì. + Đối chiếu giữa số, ký hiệu cho văn bản ngoài bì và trong bì. + Đối chiếu với đơn thư khiếu nại, tố cáo,... thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. c. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến. (Nếu có) d. Đăng ký văn bản đến - Khái niệm: Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. - Đăng ký văn bản đến bằng sổ: + Lập sổ đăng ký văn bản đến được thực hiện theo công văn 425/VTLTNNNVTW ngày 18/07/2005 về việc hướng dẩn quản lý văn bản. + Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: Phần mẫu sổ đăng ký văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú + Mẫu sổ đang ký văn bản mật đến: (Nếu có) Phần mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 10 cột theo mẫu dưới đây Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và T/Y nội dung Mức độ mật Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú - Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chưong trình quản lý văn bản: Được thực hiện theo bản hướng dẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999. 2.4.2 Trình, chuyển giao văn bản đến a. Trình văn bản đến Văn bản đến văn thư cơ quan đắng ký vào sổ hoặc phần mềm sau đó trình cho chánh văn phòng hoặc thủ trưởng cơ quan xem xét, báo cáo văn bản quan trọng, khẩn cấp; phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết. b. Chuyển giao văn bản đến - Yêu cầu: Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. - Trách nhiệm: + Vào sổ đăng ký của đơn vị. + Trình thủ trưởng xem xét, cho ý kiến phân phối. + Chuyển cho cá nhân theo dõi, giải quyết + Văn bản qua mạng phải đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng năm của văn bản. + Mẫu chuyển giao văn bản đến: Sổ đăng ký sổ chuyển giao văn bản đến Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú + Mẫu chuyển giao văn bản mật đến: Phần đăng ký Sổ chuyển giao văn bản mật đến Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Mức độ mật Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 2.4.3. Giải quyết theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến a. Giải quyết văn bản đến - Giải quyết kịp thời, khẩn trương. - Văn bản đến cần đính kèm phiếu giải quyết. - Văn bản đến có liên quan đến đơn vị và cá nhân khác thì đơn vị, cá nhân chủ trì gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó. - Đối với công việc khẩn thì xin ý kiến giải quyết ngay sau khi nhận. - Nội dung văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ nào thì cán bộ đó giải quyết. - Văn bản quan trọng phải do thủ trưởng (phó thủ trưởng) giải quyết. - Văn bản có liên quan đến nhiều người thì triệu tập cán bộ họp để thống nhất ý kiến và phân công trách nhiệm. - Khi trình thủ trưởng xin ý kiến, trình tất cả văn bản có liên quan. - Sau khi giải quyết thì đưa văn bản đó vào hồ sơ công việc. - Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến Phiếu giải quyết văn bản đến TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ................, ngày năm 20... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc tháng PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ..........................................(1)......................................... Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4) b. Theo dõi, đôn đốc viêc giải quyết văn bản đến - Trách nhiệm Thủ trưởng: Chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản. - Người được giao trách nhiệm: theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết; Nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn pháp luật quy định. - Phụ trách công tác văn thư: Kiểm tra phân phối, chuyển gia văn bản. - Phụ trách các đơn vị thuộc cơ quan: Kiểm tra thời hạn quy định, đối tượng. - Văn thư cơ quan: Tổng hợp số liệu về văn bản đến; Theo dõi thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi (văn bản có dấu “thu hồi”). - Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến. Phần mẫu sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau: Số đến Tên loại, số ký hiệu ngày tháng và tác giả VB Đơn vị hoặc người nhận bản lưu VB Thời hạn giải quyết văn bản Tiến độ giải quyết Số và ký hiệu trả lời văn bản Ghi chú 2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 2.5.1. Quản lý con dấu - Mỗi cơ quan tổ chức và các chức danh Nhà bước chỉ sử dụng một con dấu. - Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng minh nhân dân,... thì được khắc them dấu nổi, dấu thu nhỏ. - Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ phí do Bộ tài chính quy định. - Con dấu phải để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. - Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo cáo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. - Con dấu đang được sử dụng và bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu củ. - Các cơ quan, tổ chức khi có quyết định chia tách, sát nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. 2.5.2. Nguyên tắc và quy định đóng dấu Nguyên tắc đóng dấu - Nội dung co dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành. - Dấu chỉ đóng lên những văn bản, giấy tờ sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. - Không được đóng vào những văn bản không hợp lệ, không được đóng vào những văn bản chưa có nội dung văn bản hay dấu khổng chỉ. Quy định đóng dấu - Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mục đích quy định. - Đóng dấu chùm lên khoảng ¼ chữ ký về phía bên trái - Dấu cơ quan tổ chức còn được sử dụng đóng dấu treo, dấu giáp lai vào văn bản và phụ lục kèm theo bản chính. - Dấu được đóng bằng mực màu đỏ 2.5.3. Sử dụng con dấu - Đối với cơ quan được sử dụng 02 con dấu (dấu văn phòng và dấu cơ quan) như: UBND các cấp, TAND các cấp, VKSND các cấp, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ,... - Đối với cơ quan được sử dụng 01 con dấu ( dấu cơ quan) như: Các cơ quan chuuyên môn từ cấp huyện trở lên (các phòng, ban, chi cục,...) các cơ sở đào tạo, giáo dục,... 2.6. lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 2.6.1. Lập hồ sơ: Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan tổ chức hay một cá nhân. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định. 2.6.2 Các loại hồ sơ - Hồ sơ công việc: Hồ sơ trình ký - Hồ sơ nguyên tắc: Hồ sơ nhân sự 2.6.3. Cách lập hồ sơ - Hình thành hồ sơ a. Mở hồ sơ: Chuẩn bị tờ bìa hồ sơ và ghi tiêu đề hồ sơ. b. Thu thập văn bản: Tập hợp văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. 2.6.4. Biên mục hồ sơ a. Biên mục trong: Xắp sếp thứ tự văn bản, đánh số tờ và viết mục lục văn bản. b. Biên mục ngoài: Kích thước và yêu cầu chất lượng và viết chứng từ kết thúc. 2.6.5. Thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết htúc. - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau 01 năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. - Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc. 2.6.6. Yêu cầu của việc nộp lưu - Tài liệu công văn nộp lưu phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, tránh tình triạng bó gói, chất đóng. - Chỉ nộp lưu vào lưu trữ cơ quan những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. - Phải có mục lục hồ sơ nộp lưu hoặc bộ thẻ tra cứu. - Khi giao nộp phải đảm bảo các thủ tục giao nhận chặt chẽ. Từ những cơ sở lý luận nói trên về công tác văn thư hành chính, từ đó bản thân tôi đã thực hiện biện pháp sau: Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian. 1. Công văn đến Bao gồm các loại như: Công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp luật,… của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.  Trình tự theo dõi: - Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản. - Sau khi có sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ. - Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại cho ai quản lý và sử dụng. Mẫu sổ theo dõi công văn đến: TT Ngày nhận Nơi gởi CV Số ký hiệu CV 01 26/7/2011 Phòng GD 86/TB-PGD …….. ……. ….. ……. Ngày, tháng, năm CV 25/7/2011 Trích yếu nội dung Người nhận Ký nhận V/V quyết toán ngân sách quý II năm 2011 Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu giữ văn bản. 2. Công văn đi Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị về các hoạt động; Quyết định; Báo cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi đua, … Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên môn, tu sửa cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, xin diễn văn nghệ; Báo cáo hàng tháng, công tác thực hiện chuyên môn, các loại báo cáo khác; Quyết định về tổ chức các Hội thi, thi kiểm tra định kỳ, nâng lương, ..; Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định). Mẫu: Số, ký hiệu văn Ngày bản văn bản 16/QĐ-THND 06/10/2011 Tên và trích yếu nội dung văn bản Quyết định về việc thành lập tổ kiểm tra nề nếp học sinh năm học 2011 - 2012 Người ký Bản lưu Hiệu trưởng HT,VP ….. Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.  Trình tự lưu trữ: - Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/2010 đến hết 31/12/2011. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/2011, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. - Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định, … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục. - Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ. 3. Học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến (hồ sơ học sinh) Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có: - Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục). - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học). - Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.  Trình tự quản lý và theo dõi: - Học bạ: + Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại. + Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 1, giấy chứng nhận học xong chương trình mẫu giáo (5 tuổi), đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên. + Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý. + Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời. + Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận. - Sổ đăng bộ: + Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 1 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định). + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học. + Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng. - Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi - chuyển đến): + Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự đồng ý của nơi tiếp nhận. Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà trường do Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận. Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Hồng Dân để xem xét và viết giấy giới thiệu chuyển đi. Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ huynh ký vào sổ. + Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên quan. Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ ký của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không đầy đủ thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp. 4. Đánh máy đề thi - đáp án - niêm phong thi Công tác văn thư đối với việc đánh đề thi - đáp án theo kiểm tra định kỳ của mỗi năm học rất quan trọng. Nó đòi hỏi người làm công tác này phải hết sức cẩn thận, chính xác và bảo mật.  Các bước thực hiện và lưu trữ: - Mở một file word mới sau đó cài password để đảm bảo tính mật của đề thi. Văn thư cần phải kiểm tra kỹ độ chính xác, trình cho Ban giám hiệu trường để duyệt và đóng dấu. - Đáp án của đề thi tuyệt đối chính xác. Đối với môn Toán cần chú ý biểu điểm của các phép tính và bài giải, từng lời giải phải có biểu điểm rõ ràng tránh tình trạng thắc mắc không cần thiết xảy ra. - Trước khi nhận bài thi để lưu trữ, văn thư cần phải cho GVCN các lớp ký nộp, kiểm tra số lượng bài thi, tên - chữ ký của giám thị 1 và chữ ký xác nhận của GVCN. Văn thư buộc bài thi theo từng lớp bên ngoài có ghi rõ: bài thi theo định kỳ, tên lớp, số lượng, môn thi. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng sửa kết quả bài thi và điểm bài thi. 5. Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính. Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.  Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý: - Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin. Ví dụ: Vào Data (D:)  VAN PHU  NAM HỌC 201...-201... - Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính. Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những gì mình chưa rõ. - Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; còn phải biết sáng tạo và thường xuyên cập nhật các văn bản mới của Bộ Giáo dục - ĐT. 6. Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức Phòng GD&ĐT đã có công văn số: 36/PGDĐT - TC về việc hướng dẫn thực hiện quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các quyết định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu được ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị quyết - quyết định về nhân sự, nhận xét - đánh giá - đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ.  Trình tự lưu trữ: - Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh. - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực hiện theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ. - Cập nhật và theo dõi thông tin cá nhân của cán bộ công chức của trường bằng phần mềm PMIS. 7. Văn phòng phẩm Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà trường cấp văn phòng phẩm theo 4 đợt. Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Giấy A4, giấy kẻ ngang, kim bấm, vở, viết, sổ da, keo dán, kéo, bọc nhựa, … để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường như: Sổ điểm, sổ GVCN, lịch báo giảng, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng. Vì thế, người phụ trách công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận.  Trình tự theo dõi: - Phải có sổ theo dõi văn phòng phẩm và ký nhận. - Kiểm tra văn phòng phẩm hàng quý, nếu văn phòng phẩm nào hết phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn phòng được tốt hơn. III. KẾT QUẢ: Qua 3 năm làm công tác văn thư của trường Tiểu học Ngan Dừa, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra. - Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết. - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học. - Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết. - Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động. - Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo từng đợt kiểm tra. - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Thì tôi cũng đã cập nhật các thông tin kịp thời theo từng năm và lưu trữ cẩn thận. - Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt 3. Kết luận: Công tác văn thư lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là một nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định, vì toàn bộ thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng…Hơn nữa, việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan hành chính nhà nước rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tổ chức và công dân. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành được lưu trữ khoa học sẽ giúp việc nghiên cứu cơ sở pháp lý của quyết định được dễ dàng. Hệ thống văn bản này là cơ sở để đảm bảo một quyết định hành chính được ban hành đúng thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành. Thông tin về cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý nếu được tập hợp đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình xử lý thông tin, đề ra các phương án khác nhau, thẩm định hiệu quả từng phương án và lựa chọn phương án để ra quyết định được nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng được nhu cầu quản lý hành chính nhà nước ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay. Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý cuẩ nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đã đề ra. 4. Bài học kinh nghiệm: Từ những biện pháp đổi mới về công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trường học tôi rút ra được những bài học kinh ngiệm như: Cần phải tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị. Đòi hỏi trước tiên bản thân phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Là một nhân viên văn thư cần phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác trong công việc. Về công tác văn thư lưu trữ thì tôi luôn thực hiện theo các văn bản hướng dẫn như: Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của chính phủ Về công tác văn thư; Thông Tư 01/2011/TT-BNV-VPCP ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính Phủ V/v hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; Nghị Định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu; Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 04 năm 2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc Hội về lưu trữ quốc gia; Mà nó luôn giúp tôi trong quá trình học tập cũng như trong công tác chuyên môn nghiệp vụ của mình từ đó hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. Nhận xét của HĐKH Trường Tiểu học Ngan Dừa Ngan Dừa, ngày tháng … năm 20 Người viết …………..……………………………… …………..……………………………… …………..……………………………… …………..……………………………… …………..……………………………… …………..……………………………… …………..……………………………… …………..……………………………… …………..……………………………… Nguyễn Văn Phú