Tài liệu Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại văn phòng hđnd&ubnd huyện hiệp hòa, tỉnh bắc giang

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3 1.1. Khái niệm, nguyên tắc, ý nghĩa công tác quản lý văn bản 3 3 1.1.1. Khái niệm 1.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản 3 1.1.3. Ý nghĩa của công tác quản lý 3 1.2. Công tác quản lý văn bản đến 4 1.2.1 Khái niệm văn bản đến 4 4 1.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 1.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 4 1.2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 7 1.2.2.3 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến. 8 1.3. Công tác quản lý văn bản đi 9 9 1.3.1. Khái niệm 1.3.2. Quy trình quản lý văn bản đi 9 1.3.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 9 1.3.2.2. Đăng ký văn bản đi 10 1.3.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 13 1.3.2.5. Lưu văn bản đi 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HIỆP HÒA 19 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa 19 2.1.1. Chức năng 19 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Hiệp Hoà 19 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 20 2.2. Cơ sở pháp lý quản lý văn bản 24 2.3. Thực trạng quản lý văn bản đến 25 2.3.1. Tiếp nhận văn bản và xử lý lý sơ bộ 26 2.3.1.1. Tiếp nhận văn bản 26 2.3.1.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến 26 2.3.1.3. Đăng kí văn bản đến. 26 1 2.3.2. Trình văn bản đến. 27 2.3.3. Duyệt văn bản 27 2.3.4. Sao văn bản và chuyển giao văn bản đến 27 2.3.5. Giải quyết 27 2.3.6. Đôn đốc giải quyết văn bản đến 28 2.4. Thực trạng quản lý văn bản đi 29 2.4.1. Soản thảo văn bản 30 2.4.2. Lãnh đạo cơ quan chuyên môn duyệt văn bản 30 2.4.3. Chuyên viên Văn phòng thẩm định 30 2.4.4. Lãnh đạo văn phòng thẩm định 30 30 2.4.5. Ký duyệt văn bản 2.4.6. Làm thủ tục phát hành 31 2.4.6.1. Kiểm tra thể thức, vào sổ, ghi số, ngày tháng. 31 2.4.6.2. Sao văn bản: 31 2.4.6.3. Đóng dấu: 32 2.4.6.4. Chuyển giao văn bản: 32 2.4.6.5. Sắp xếp, bảo quản, phục vụ, nghiên cứu sử dụng bản lưu: 32 2.5. Đánh giá 33 2.5.1. Ưu điểm 33 2.5.2. Hạn chế 33 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HIỆP HÒA, TỈNH BẮC GIANG 35 3.1. Giới thiệu phần mềm Net.office 35 3.2. Chương trình quản lý văn bản đến 36 36 3.2.1. Xử lý văn bản đến tại bộ phận văn thư 3.2.1.1. Đăng nhập hệ thống36 3.2.1.2. Vào sổ văn bản đến 37 3.2.1.3. Chức năng sao chép văn bản 41 3.2.1.4. Nhập giống văn bản trước 41 3.2.1.5. Toàn bộ văn bản đến 41 3.2.1.6. Gửi văn bản đến qua E-Mail 42 3.2.1.7. Văn bản gửi qua E mail 43 3.2.1.8. Tìm kiếm văn bản đến 44 3.2.1.9. In sổ văn bản đến 44 3.2.2. Chánh văn phòng xử lý văn bản đến 45 2 3.2.2.1. Phân phối văn bản 45 3.2.2.2. Theo dõi xử lý 47 3.3. Chương trình quản lý văn bản đi 48 48 3.3.1. Xử lý văn bản đi tại bộ phận văn thư 3.3.1.1. Đăng nhập hệ thống48 3.3.1.2. Vào sổ văn bản phát hành (sổ đi) 49 3.3.1.3. chức năng sao chép Văn bản 51 3.3.1.4. Văn bản chờ ban hành 52 3.3.1.5. Phát hành văn bản 53 3.3.1.6. Tìm kiếm văn bản đi55 3.3.1.7. In sổ văn bản đi 55 56 3.3.2. Phần dành cho lãnh đạo 3.3.2.1. Duyệt dự thảo cho chuyên viên 56 3.3.2.2. Duyệt thông qua phiếu trình (chức năng dành cho lãnh đạo VP) 61 3.3.2.3. Ký duyệt phiếu trình (chức năng dành cho người ký duyệt) 63 KẾT LUẬN 66 LIỆU THAM KHẢO68 DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH Hình 1.1. Mẫu dấu đến 5 Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 5 Bảng 1.3. Mẫu sổ đăng ký bên trong văn bản đến6 Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi 10 Bảng 1.5. Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi 11 Hình 1.6. Mẫu bì gửi văn bản đi 13 Bảng 1.7. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi 14 Bảng 1.8. Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác 15 3 Bảng 1.9. Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện 15 Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà…18 Bảng 2.2. Lưu đồ quản lý văn đến 22 Bảng 2.3. Lưu đồ quản lý văn bản đi 25 Hình 3.1. Đăng nhập vào hệ thống 31 Hình 3.2. Màn hình làm việc chính 31 Hình 3.3. Văn bản đến gửi qua hệ thống thư điện tử 32 Hình 3.4. Chuyển thành văn bản đến 32 Hình 3.5. Vào sổ văn bản đến từ hệ thống thư điện tử 33 Hình 3.6. Văn bản sau khi được đăng ký 33 Hình 3.7. Vào sổ văn bản đến đối với công văn giấy 34 Hình 3.8. Chức năng sao chép văn bản 35 Hình 3.9. Chức năng nhập giống văn bản trước 35 Hình 3.10. Chức năng toàn bộ văn bản đến 36 Hình 3.11. Gửi văn bản đến qua e-mail 36 Hình 3.12. Đơn vị, người nhận văn bản đến 37 Hình 3.14. Văn bản gửi qua E mail 37 Hình 3.15. Hình thức tìm kiếm văn bản 38 Hình 3.16. Các hình thức xuất sổ 38 Hình 3.17. Lọc các chức năng xuất sổ 39 Hình 3.18. Màn hình chính dành cho lãnh đạo 39 Hình 3.19. Phân phối văn bản 40 Hình 3.20. Văn bản sau khi phân phối 40 Hình 3.21. Theo dõi tình trạng xử lý văn bản 41 Hình 3.22. Chi tiết theo dõi xử lý văn bản 41 Hình 3.23. Đăng nhập vào hệ thống 42 Hình 3.24. Chức năng vào sổ 42 Hình 3.25. Chức năng thêm mới 43 Hình 3.26. Nhập thông tin văn bản 43 Hình 3.27. Lưu văn bản 43 Hình 3.28. Chức năng sao chép văn bản 44 Hình 3.29. Chức năng nhập giống văn bản trước 44 Hình 3.30. Văn bản chờ phát hành 45 Hình 3.31. Lưu văn bản chờ phát hành 45 Hình 3.32. Chọn văn bản phát hành 46 Hình 3.33. Chọn cơ quan gửi văn bản 46 4 Hình 3.34. Theo dõi văn bản gửi qua Email Hình 3.35. Hình thức tìm kiếm văn bản Hình 3.36. Các hình thức xuất sổ 48 Hình 3.37. Lọc các chức năng xuất sổ Hình 3.38. Văn bản chờ duyệt 49 Hình 3.39. Chọn văn bản chờ duyệt Hình 3.40. Thông tin văn bản dự thảo Hình 3.41. Lãnh đạo xem quá trình dự thảo Hình 3.42. Ký duyệt văn bản 51 Hình 3.43. Chuyển Văn thư phát hành Hình 3.44. Yêu cầu soạn thảo lại 52 Hình 3.45. Phiếu trình chờ thông qua Hình 3.46. Chọn phiếu cần duyệt 53 Hình 3.47. Cho ý kiến góp ý 53 Hình 3.48. Phiếu trình chờ ký duyệt Hình 3.49. Chọn phiếu trình ký duyệt Hình 3.50. Cho ý kiến ký duyệt 55 Hình 3.51. Chọn duyệt hoặc trả lại 55 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 47 47 48 49 50 50 51 52 54 54 STT Chữ viết tắt Nguyên văn 1 HĐND&UBND Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân 2 TT HĐND Thường trực HĐND 3 TT UBND Thường trực UBND 4 HĐND Hội đồng nhân dân 5 UBND Ủy ban nhân dân 6 VTLT Văn thư lưu trữ 7 CNTT Công nghệ thông tin 8 CVP Chánh Văn phòng 9 PVP Phó Văn phòng 10 TTHC 5 Thủ tục hành chính Ghi chú LỜI CẢM ƠN Sau hai năm học tập và nghiên cứu về chuyên ngành Quản trị Văn phòng tại trường Đại học Công nghệ Thông tin và truyền thông với sự quan tâm, nhiệt tình của các thầy cô bản thân tôi đã có được những kiến thức quý báu, những hành trang mới để vững tin hơn trong công việc chuyên môn. Trong những ngày tháng cuối cùng của khóa học, nhận được sự phân công của Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn Thạc sỹ Đinh Thị Nguyên tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang”. Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới trường Đại học Công nghệ và Thông tin truyền thông, các thầy cô trong khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa đã tạo điều kiện cho tôi được tham gia khóa học và nghiên cứu khóa luận tại đây; Lời cám ơn đặc biệt xin gửi tới giáo viên Thạc sỹ Đinh Thị Nguyên, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong quá trình thực hiện khóa luận này. Cuối cùng xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Kính chúc các đồng chí lãnh đạo và các đồng chí cán bộ Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang sức khỏe luôn may mắn và thành công trong công việc./. 6 Tôi xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN THỰC HIỆN Nguyễn Thị Mùi LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài khóa luận của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ khóa luận nào khác. Tôi cam đoan về nội dung khóa luận không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và sản phẩm của khóa luận là của chính bản thân tôi nghiên cứu xây dựng. Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong báo cáo đã được chỉ rõ nguồn gốc. NGƯỜI VIẾT CAM ĐOAN Nguyễn Thị Mùi 7 LỜI MỞ ĐẦU Nếu như văn bản là phương tiện giao tiếp phổ biến không thể thiếu trong hoạt đông của xã hội hiện đại thì đối với hoạt động của cơ quan nhà nước, văn bản càng chiếm giữ vai trò quan trọng. Văn bản là phương tiện truyền tải thông tin, quyết định quản lý; là phương tiện kiểm tra, theo dõi họa động của bộ máy lãnh đạo, quản lý; là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật,nó chứng tỏ tính liên tục của cơ quan nhà nước và hoạt đông quản lý nhà nước. Để văn bản trong cơ quan nhà nước thực hiện được vai trò quan trọng như đã nêu trên, công tác xây dựng, ban hành, chuyển giao, xử lý, sử dụng văn bản cần được tổ chức khoa học. Nói cách khác, mỗi cơ quan, đơn vị cũng như cả bộ máy nhà nước, để khai thác triệt để tính năng của văn bản trong quá trình hoạt động của mình cần quan tâm đúng mức đến công tác Văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng. Thực tế, nhiều năm qua Nhà nước đã xây dựng, ban hành khá nhiều văn bản quy định, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. Mới đây có những văn bản quy định như Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Công văn số 55-CV/TCCB của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 01/3/1991 về việc Hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/02/2010 của Chính phủ về Công tác văn thư; Công văn số 452/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến… Tuy nhiên, công tác Văn thư trong các cơ quan nhà nước hiện nay còn nhiều bất cập đòi hỏi cấp thiết đặt ra là phải nghiên cứu lý luận và thực tiễn, xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác văn thư ngay trong từng cơ quan, tổ chức. Trong thời đại CNTT như hiện nay thì việc quản lý văn bản một cách khoa học, hiệu quả đang là vấn đề nhức nhối của mọi cơ quan, tổ chức. Một cơ quan điều hành tốt công việc chứng tỏ một điều rằng thông tin họ nắm bắt được rất nhanh nhạy và có phương pháp làm việc cực kỳ hiệu quả, và muốn làm được những điều đó thì sự đóng góp của CNTT là thực sự quan trọng. Từ những lý do trên, đồng thời cũng là một nhân viên văn phòng trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý văn bản tại văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa nên tôi lựa chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang”. 8 Mục đích chọn đề tài nhằm nâng cao nhận thức của bản thân đối với chuyên ngành quản trị Văn phòng, tìm hiểu sâu về hơn về vai trò của CTNN trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, đặc biệt là việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản ngay tại cơ quan đang công tác để thấy được sự hiệu quả của việc sử dụng CNTT, những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai ứng dụng phền mềm Net.office nói chung và trong công tác quản lý văn bản nói riêng. Từ đó, mạnh dạn đề xuất những phương pháp góp phần cải thiện phương pháp làm việc, đẩy mạnh tin học hóa trong công tác văn phòng. Đề tài sử dụng phương pháp luận: phương pháp tổng hợp các kiến thức chuyên môn, phương pháp so sánh lý luận và thực tiễn, đưa các ra các văn bản quản lý để đối chiếu với thực tế, phân tích hệ thống phần mềm và nghiên cứu thực tế: khảo sát, sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể. Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm quản lý văn bản điều hành tác nghiệp Net.office. Việc nghiên cứu đề tài này chính là việc gắn lý thuyết đã học vào thực tiễn hoạt động quản lý văn bản đi tại văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa giúp cho sinh viên có cơ hội trải nghiệm những kiến thức thực tế, có sự so sánh, đánh giá kết quả nghiên cứu lý luận và thực tiễn công việc, đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn cho bản thân, tiếp cận gần hơn với CNTT để nhanh chóng nắm bắt được những ứng dụng CNTT mới khi triển khai áp dụng trong cơ quan. Đề tài này một lần nữa giúp bản thân hệ thống hóa, rà soát lại chức năng của hệ điều hành quản lý văn bản Net.offcie, có thể sử dụng triệt để các tính năng của hệ thống.. Bao cáo thực tập bao gồm các nội dung sau: Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản Chương 2: Khảo sát thực trạng quản lý văn bản HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang. tại Văn phòng Chương 3: Ứng dụng phần mềm Net. Office trong quản lý văn bản. Kết luận. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, nguyên tắc, ý nghĩa công tác quản lý văn bản 1.1.1. Khái niệm Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành 9 phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan. Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng. 1.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư). Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn riêng. 1.1.3. Ý nghĩa của công tác quản lý Làm tốt công tác quản lý văn bản đi - đến sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác … hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn được tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp. Giữ gìn bí mật của nhà nước cũng như bí mật của cơ quan 1.2. Công tác quản lý văn bản đến 1.2.1. Khái niệm văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. 1.2.2. Quy trình quản lý văn bản đến 1.2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Tiếp nhận: 10 Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng để xử lý. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Chú ý khi phân loại có 02 loại: Loại không bóc bản gửi đích danh các cá nhân, hay phong bì có đóng dấu chỉ mức độ Mật và loại được bóc bì là loại văn bản gửi cho tập thể. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý những bì có đóng dấu chỉ độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. Đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng). Hình 1.1. Mẫu dấu đến Đăng ký văn bản đến: Lập sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm, 11 các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đăng ký văn bản đến:phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến (Bìa và trang đầu sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm) + Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ. (Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng). Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu 12 quản lý văn bản đến trên máy tính. Bảng 1.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Ngày đến Số đến Tác giả (1) (2) (3) Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị hiệu tháng trích yếu hoặc người nội dung nhận (4) (5) (6) (7) Ký nhận Ghi chú (8) (9) (Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297 mm) + Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “đến”. Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn, tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có). Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet 1.2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến Trình văn bản đến Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản13cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản. Chuyển giao văn bản đến Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến. Việc chuyển văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. 1.2.2.3 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến. Giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án 14 giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. 1.3. Công tác quản lý văn bản đi 1.3.1. Khái niệm Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình. 1.3.2. Quy trình quản lý văn bản đi 1.3.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 15 - Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng. - Ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau: + Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số. + Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. - Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. - Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. 1.3.2.2. Đăng ký văn bản đi Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính. Đăng ký bằng sổ văn bản Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi. + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi. + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); 16 Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường); Sổ đăng ký công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau: Bìa sổ: …………….(1)…………….. ……..............(2)…………….. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm : 20…..(3) Từ ngày ………..đến ngày…………(4) Từ số …………đến số……………..(5) Quyển sổ :……(6)… Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi Ghi chú: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp. (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị. (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến (4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ. (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ. (6): Số thứ tự của quyển sổ. Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các cột mục theo mẫu sau: Bảng 1.5. Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi Số,ký Ngày Tên loại và người Nơi hiệu văn tháng trích yếu nội ký nhận bản văn bản dung văn bản văn bản 17 Đơn vị, người nhận bản lưu Số Ghi lượng Chú bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký: Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản. Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng hơn cột khác). Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản. Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản). Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu. Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành. Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …) Đăng ký bằng cơ sở dữ liệu - Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này. - Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. - Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý. 1.3.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP. Đóng dấu cơ quan - Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. -Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. - Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ 18 lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật - Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. - Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11). 1.3.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Làm thủ tục phát hành văn bản - Lựa chọn bì Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11). Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau: + Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy. + Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau. + Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau. + Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau. Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra. TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), (8) ĐC: số XX phố….., quận….., ….. (2) ĐT:0123 ………………Fax………….(3) ……. E-Mail: ……………………… Website:…………………(4) Số:……………………………………(5) 19 Kính gửi: ………………………………………..(6) ………………………………………………(7) ………………………………………………(7) Hình 1.6. Mẫu bì gửi văn bản đi Hướng dẫn trình bày và viết bì (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản. (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần). (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần). (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có). (5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì. (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản. (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản - Vào bì và dán bì Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản. Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản. - Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11). Chuyển phát văn bản đi Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản. Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao. + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ 20