Tài liệu Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản bằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại bệnh viện đa khoa tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN Qua 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của Cô Phạm Thị Bích Hải, em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định. Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình. Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, thu thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến bệnh viện. Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô Phạm Thị Bích Hải đã chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt chương trình và bản báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày tháng Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hoàn năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG” là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của cô Phạm Thị Bích Hải- Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên trong bệnh viện. Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc. Em xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do em tự tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của cô hướng dẫn. Nội dung khóa luận tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào. Nếu những lời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật. Em xin chân thành cảm ơn! Thái nguyên, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hoàn MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................1 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG..................................................................................................................3 1.1. Đặc điểm tình hình chung: ...........................................................................................3 1.2. Tính chất hoạt động:.....................................................................................................3 1.3. Chức năng, nhiệm vụ:...................................................................................................3 1.4. Cơ cấu tổ chức: .............................................................................................................5 1.5. Nguồn nhân lực.............................................................................................................7 Chương II: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG ................................................................................ 11 2.1. Khái quát chung về văn bản.......................................................................................11 2.1.1. Khái niệm về văn bản.......................................................................... 11 2.1.2. Phân loại văn bản ................................................................................ 11 2.1.3. Chức năng của văn bản........................................................................ 12 2.2. Tổng quan về quản lý văn bản ...................................................................................13 2.2.1. Khái niệm quản lý văn bản .................................................................. 13 2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản ................................................................ 14 2.3. Quản lý văn bản đến...................................................................................................14 2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến......................................................................... 14 2.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến..................................................... 15 2.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến.................................................. 15 2.3.4. Đăng ký văn bản đến........................................................................... 17 2.3.5. Trình và chuyển giao văn bản đến. ...................................................... 22 2.3.6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến................ 23 2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đi................................................................................26 2.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản. .................................................................................................. 26 2.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ....................................... 27 2.4.3. Đăng ký văn bản đi ............................................................................. 27 1.4.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi...... 30 2.4.5. Lưu văn bản đi .................................................................................... 34 2.5. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang..... ...................................................................................................................................35 2.5.1. Công tác chỉ đạo điều hành.................................................................. 35 2.5.2. Tình hình cán bộ làm công tác Quản lý văn bản tại bệnh viện ............. 35 2.5.3 Thực trạng về quản lý văn bản đến ...................................................... 36 2.5.4. Thực trạng quản lý văn bản đi ............................................................. 38 2.5.5 Ưu điểm ............................................................................................... 39 2.5.6. Nhược điểm ........................................................................................ 40 2.5.7. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đi đến............................................................................................... 41 Chương 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀO ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG....................... 43 3.1. Giới thiệu về phần mềm .............................................................................................43 3.2. Giới thiệu một số chương trình trong phần mềm. .....................................................43 3.2.1. Cập nhật văn bản đến .......................................................................... 44 3.2.2. Cập nhật văn bản đi............................................................................. 49 3.2.3. Tiện ích:.............................................................................................. 51 3.2.4. Nhắc việc ............................................................................................ 60 3.3. Hiệu quả đem lại khi sử dụng: ...................................................................... 62 3.4. Một số kiến nghị đề xuất: ...........................................................................................63 KẾT LUẬN......................................................................................................... 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 65 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1. 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang.................5 Bảng 1. 2 Tình hình cán bộ viên chức của bệnh viện qua các năm.........................8 Bảng 1. 3 Tỷ lệ phân bổ nhân lực của Bệnh viện năm 2011...................................9 Bảng 1. 4 Cán bộ quản lý các khoa phòng năm 2011........................................... 10 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2. 1 Mẫu dấu đến. ....................................................................................... 16 Hình 2. 2 Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến ....................................... 18 Hình 2. 3 Phần đăng ký văn bản đến.................................................................... 19 Hình 2. 4 Phần đăng ký đơn thư. ......................................................................... 21 Hình 2. 5 Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến..................................... 25 Hình 2. 6 Phần đăng ký văn bản đi. ..................................................................... 29 Hình 2. 7 Bì chuyển giao văn bản đi.................................................................... 31 Hình 2. 8 Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi ........................................................... 33 Hình 2. 9 Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến ............................................... 36 Hình 2. 10 Quy trình quản lý văn bản đi ............................................................. 38 Hình 3. 1. Giao diện phần mềm quản lý văn bản ................................................. 43 Hình 3. 2. Cửa sổ tạo mới văn bản đến ................................................................ 44 Hình 3. 3. Cửa sổ trạng thái văn bản đến ............................................................. 45 Hình 3. 4. Cửa sổ tạo văn bản đến từ Email......................................................... 46 Hình 3. 5. Cửa sổ hòm thư email văn bản đến ..................................................... 46 Hình 3. 6. Cửa sổ tạo văn bản đến từ Email......................................................... 47 Hình 3. 7. Cửa sổ thông tin về văn bản đến trong email....................................... 47 Hình 3. 8. Nhấn nút "Xử lý" để mail trở thành văn bản đến của cơ quan.............. 48 Hình 3. 9. Cửa sổ tạo mới một văn bản đi............................................................ 49 Hình 3. 10. Cửa sổ chọn nơi đến khi gửi mail các đơn vị có sẵn trong danh bạ.... 51 Hình 3. 11. Cửa sổ tìm văn bản đến..................................................................... 52 Hình 3. 12. Cửa sổ tìm văn bản đi ....................................................................... 53 Hình 3. 13. Cửa sổ in sổ văn bản đến................................................................... 53 Hình 3. 14. Cửa sổ in sổ văn bản đến................................................................... 54 Hình 3. 15. Cửa sổ chọn loại văn bản muốn in..................................................... 54 Hình 3. 16. Cửa sổ điều chỉnh số văn bản............................................................ 55 Hình 3. 17. Cửa sổ xem văn bản đến cần điều chỉnh số ....................................... 56 Hình 3. 18. Cửa sổ để sửa số văn bản đến............................................................ 56 Hình 3. 19. Cửa sổ thống kê báo cáo ................................................................... 57 Hình 3. 20. Cửa sổ thống kê số lượng theo thời gian ........................................... 58 Hình 3. 21. Cửa sổ kết quả thống kê .................................................................... 58 Hình 3. 22. Cửa sổ danh bạ đơn vị....................................................................... 60 Hình 3. 23. Cửa sổ nhắc việc ............................................................................... 61 LỜI MỞ ĐẦU * Lý do chọn đề tài: Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác Quản lý văn bản trở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn thiết đối với hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, công tác Quản lý văn bản không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn bản. Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của công tác quản lý văn bản, đây là yêu cầu cấp bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ nhà nước, phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc giang, tôi đã chọn đề tài " Nâng cao hiệu quả hoạt động 1 công tác quản lý văn bản bằng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang". * Mục tiêu nghiên cứu: Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang, và nhận thức của bản thân nói riêng cũng như của sinh viên ngành quản trị văn phòng nói chung về vị trí vai trò của công nghệ thông tin trong nhu cầu phát triển mới của xã hội trong tất cả các lĩnh vực . Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp với chuyên ngành mình được đào tạo. * Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang và Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc ( version 1.3) Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, sử dụng trực tiếp chương trình, tác nghiệp cụ thể. * Bố cục của đề tài gồm: Chương 1: khái quát chung về bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang Chương 2: Một số lý luận chung về quản lý văn bản và thực trạng công tác Quản lý văn bản đi, đến tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang Chương 3: Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang. 2 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG 1.1. Đặc điểm tình hình chung: Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang được thành lập năm 1907, trải qua hơn 100 năm xây dựng và phát triển, từ một nhà thương với số lượng giường bệnh rất khiêm tốn đến nay đã là bệnh viện hạng I có quy mô 700 giường. Là cơ sở KCB của tỉnh, Bệnh viện có đội ngũ cán bộ chuyên khoa cơ bản có trình độ chuyên môn sâu có trang bị thích 1.2. Tính chất hoạt động: Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang là Bệnh viện hạng I, đơn vị sự nghiệp có thu, chịu sự quản lý chuyên môn trực tiếp từ Bộ y tế, được UBND tỉnh Bắc Giang phân cấp phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và CBVC. Hoạt động của bệnh viện mang tính chất cung cấp dịch vụ công, nguồn thu tài chính hoạt động của Bệnh viện chủ yếu từ thu BHYT... được giao quyền tự chủ bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo phân cấp của UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước Bộ Y tế và UBND tỉnh về hoạt động của mình.( theo Quyết định số 26/2013/QĐ-UBND ngày 23/01/2013 của UBND tỉnh Bắc Giang về việc ban hành quy định phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ công chức, viên chức nhà nước tỉnh Bắc Giang Là đơn vị sự nghiệp y tế, Bệnh viện hoạt động theo cơ chế của đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ một phần về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự ( theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập) 1.3. Chức năng, nhiệm vụ: Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang thực hiện chức năng nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa hạng I theo Quyết định số 1895/1997/QĐ-BYT ngày 19/9/1997 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành quy chế bệnh viện như sau: 3 Cấp cứu - Khám bệnh - Chữa bệnh - Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc từ các bệnh viện khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú hoặc ngoại trú. - Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước. - Có trách nhiệm giải quyết hầu hết các bệnh tật trong tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương và các ngành. - Tổ chức khám giám định sức khỏe, khám giám định pháp y khi hội đồng giám định y khoa tỉnh, thành phố hoặc cơ quan bảo vệ pháp luật trưng cầu. - Chuyển người bệnh lên tuyến trên khi bệnh viện không đủ khả năng giải quyết. Đào tạo cán bộ y tế - Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế ở bậc đại học và trung học. - Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong bệnh viện và tuyến dưới để nâng cao trình độ chuyên môn. Nghiên cứu khoa học về y học - Tổ chức nghiên cứu, hợp tác nghiên cứu các đề tài y học ở cấp Nhà nước, cấp Bộ hoặc cấp Cơ sở, chú trọng nghiên cứu về y học cổ truyền kết hợp với y học hiện đại và các phương pháp chữa bệnh không dùng thuốc. - Nghiên cứu triển khai dịch tễ học cộng đồng trong công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu lựa chọn ưu tiên thích hợp trong địa bàn tỉnh, thành phố và các ngành. - Kết hợp với bệnh viện tuyến trên và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành để phát triển kỹ thuật của bệnh viện. Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn, kỹ thuật - Lập kế hoạch và chỉ đạo tuyến dưới (Bệnh viện hạng III) thực hiện việc phát triển kỹ thuật chuyên môn. - Kết hợp với bệnh viện tuyến dưới thực hiện các chương trình về chăm sóc sức khỏe ban đầu trong địa bàn tỉnh, thành phố và các ngành. Phòng bệnh: Phối hợp với các cơ sở y tế dự phòng thường xuyên thực hiện nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch. Hợp tác quốc tế 4 Hợp tác với các tổ chức hoặc cá nhân ở ngoài nước theo quy định của Nhà nước. Quản lý kinh tế y tế - Có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao ngân sách Nhà nước cấp. Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi tài chính, từng bước thực hiện hạch toán chi phí khám bệnh chữa bệnh. - Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiểm y tế, đầu tư nước ngoài và của các tổ chức kinh tế khác 1.4. Cơ cấu tổ chức: Giám Đốc P.Giám Đốc P.Giám Đốc P.Giám Đốc P.Giám Đốc - Phòng TCCB - Phòng TCKT - Khoa Dược - Phòng GĐPY Phòng HC Phòng Vật tư Khoa DD Công tác An ninh trật tự Phòng KHTH Phòng ĐD Khoa TMH, Mắt, RHM, ĐY, DL, VLTL, CNK. Khối LS và 1816 Khoa: Ngoại TH, CT, HSTC, CC, HH, TM, nội TH, PTGMHS, Truyền nhiễm. Khối CLS XHH Khoa: UB, KB, TDCN, GPB, Huyết học, Sinh hoá, XQ, Vi sinh, . Bảng 1. 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang - Bộ máy tổ chức của Bệnh viện gồm + Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 04 đồng chí Phó Giám đốc có trình độ CK II: 04; CK I: 01. 5 + 06 Phòng chức năng: Kế hoạch tổng hợp, Điều dưỡng,Vật tư - thiết bị y tế, Tổ chức cán bộ, Hành chính quản trị, Tài chính kế toán. + 15 Khoa Lâm sàng có giường bệnh: Khoa Cấp cứu, Hồi sức tích cực và chống độc, Nội Tim mạch, Nội Tổng hợp, Nội Hô hấp, Ngoại tổng hợp, Ngoại Chấn thương, Ung bướu, Mắt, Răng- hàm- mặt, Tai- mũi- họng, Y học cổ truyền, Da liễu, Truyền nhiễm và khoa Vật lý trị liệu - Phục hồi chức năng. + 05 Khoa Lâm sàng không có giường bệnh: Khoa Khám bệnh, Phẫu thuật gây mê hồi sức, Kiểm soát nhiễm khuẩn, Dinh dưỡng và khoa Dược. + 06 Khoa cận lâm sàng: Huyết học truyền máu, Hóa sinh, Vi sinh, Giải phẫu bệnh, Thăm dò chức năng và Chẩn đoán hình ảnh. - Mô hình cơ cấu tổ chức của Bệnh viện áp dụng theo mô hình kiểu trực tuyến. Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên. Đặc điểm của loại hình cơ cấu này là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy định quan hệ dọc trực tiếp từ người lảnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp. + Ưu điểm  Loại hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. Tức là, mô hình này đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc một thủ trưởng.  Thông tin trực tiếp nên nhanh chóng, chính xác.  Tạo ra sự thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng. + Nhược điểm  Mô hình này chỉ áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ (người lãnh đạo có thể xử lý những thông tin phát sinh) chứ không phù hợp cho quy mô lớn.  Người lảnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn.  Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý. 6  Khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa hai đơn vị, hoặc hai cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các kênh đã định. 1.5. Nguồn nhân lực * Một số vấn đề chung - Ưu điểm + Bệnh viện được các ban, ngành trong và ngoài tỉnh cũng như Sở Nội vụ, Sở Y tế luôn quan tâm, giúp đỡ điều động, cơ cấu nguồn nhân lực tạo điều kiện để Bệnh viện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. + Viên chức được cơ quan có thẩm quyền điều động về Bệnh viện công tác được bố trí, điều động, phân công công tác theo trình độ, năng lực chuyên môn tại các khoa, phòng phù hợp. + Bệnh viện đã chủ động xây dựng kế hoạch điều động, luân chuyển vị trí làm việc phù hợp với trình độ chuyên môn tạo điều kiện để viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ. + Công tác đào tạo cán bộ được chú trọng đẻ nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệm vụ như: Đào tạo chuyên khoa, định hướng, ngắn và dài hạn cũng như tập huấn để triển khai kỹ thuật mới nhằm phục vụ người bệnh ngày càng tốt hơn. + Gắn công tác thi đua, khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khuyến khích viên chức trong công tác và học tập. + Công tác tiếp dân, mở hòm thư góp ý của nhân dân luôn được Bệnh viện chú trọng. Tăng cường, giám sát, kiểm tra về việc thực hiện Quy chế chuyên môn, quy chế ứng xử của ngành cũng như của Bệnh viện nhằm phát hiện, ngăn chặn những hành vi sai trái, tiêu cự của viên chức đối với người bệnh. - Một số hạn chế + Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một số viên chức cón nhiều hạn chế, yếu kém. + Việc điều động, luân chuyển của một số vị trí làm việc của một số khoa, phòng chưa thường xuyên, liên tục gặp nhiều khó khăn do đặc thù của một số chuyên khoa, chuyên ngành. 7 + Số thầy thuốc trình độ chuyên môn sâu còn ít và chưa đồng đều, còn thiếu các chuyên gia sâu trong một số lĩnh vực. + Văn hoá ứng xử của một bộ phận cán bộ chưa để lại những ấn tượng tốt cho người bệnh, việc chỉ dẫn bệnh nhân còn chưa cụ thể rõ ràng. * Phân tích thực trạng nguồn nhân lực Đơn vị: Người Trình độ Nhu cầu 2009 2010 2011 Bác sĩ, chuyên khoa I,II 168 172 154 164 Điều dưỡng (TH, CĐ) 295 286 285 291 Hộ sinh, KTV 151 150 140 138 Dược sĩ (ĐH,CĐ,TH) 36 30 32 34 Tổng 650 638 611 627 (Nguồn: Báo cáo của phòng tổ chức cán bộ bệnh viện về tình hình cán bộ viên chức qua các năm) Bảng 1. 2 Tình hình cán bộ viên chức của bệnh viện qua các năm - Bảng 1.2 cho thấy trong 3 năm số lượng cán bộ viên chức của bệnh viện đều thiếu (năm 2009 thiếu 12 người; năm 2010 thiếu 39 người và năm 2011 thiếu 23 người). Có hai nguyên nhân dẫn tới tình trạng bệnh viện thiếu cán bộ nhân viên, (1) do viên chức nghỉ chế độ hưu trí và (2) là một số lượng lớn bác sĩ có trình độ cao chuyển công tác về các bệnh viện tuyến trung ương. Theo Định mức biên chế các cơ sở khám, chữa bệnh đa khoa đạt tiêu chuẩn hạng II (theo thông tư Liên tịch số 08/2007/TTLT-BYT-BTC, Hướng dẫn định mức biên chế sự nghiệp trong các cơ sở y tế Nhà nước của Bộ Y tế và Bộ Nội vụ.), tỷ lệ người/giường bệnh làm việc trong giờ hành chính là từ 1,25 - 1,4. Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang là Bệnh viên đa khoa hạng II với 500 giường bệnh theo kế hoạch năm 2009; 550 giường theo kế hoạch năm 2010 và 2011. Theo Bảng 1, tỷ lệ người làm việc trong giờ hành chính/giường bệnh trong 3 năm là: 638/500 = 1,27; 611/550 = 1,11; 627/550 = 1,14. Như vậy, nguồn nhân lực của Bệnh viện chưa đảm bảo được định mức bên chế theo qui định trong năm 2010 và 2011. 8 Thực tế báo cáo 6 tháng đầu năm 2012 của Bệnh viện về tình hình quản lý, sử dụng bên chế so với công suất giường bệnh cho thấy, bình quân ngày sử dụng giường bệnh là 600 người/ngày, vượt 12/% công suất sử dụng cho phép. Như vậy so với tình hình thực tế, nguồn nhân lực của bệnh viện chưa đảm bảo được nhu cầu của công tác khám chữa bệnh. Căn cứ hệ số điều chỉnh định mức biên chế do Bộ Y tế quy định đối với các bệnh viện có quá tải bệnh nhân, Hệ số điều chỉnh = Hệ số quy định x số % công suất sử dụng giường bệnh bình quân. Vậy tổng biên chế của bệnh viện được tính như sau: Tổng biên chế = 1,4 x 120% x 550 = 658. Như vậy so với tổng số biên chế định mức yêu cầu của bệnh viện hiện nay còn thiếu là 658 - 650 = 8 người để đảm bảo công tác khám chữa bệnh theo quy định. Đơn vị: % TT Diễn giải Theo quy Thực tế tại Bệnh định của Bộ viện Y tế 1 Lâm sàng 60-65 73,7 2 Cận lâm sàng và Dược 15-22 18,2 3 Quản lý, Hành chính 18-20 12,3 4 Bác sĩ/chức danh chuyên môn y tế khác 1/3 - 1/3,5 1/2,6 (Điều dưỡng, hộ sinh, kỹ thuật viên) 5 Dược sĩ Đại học/Bác sĩ 1/8 - 1/15 1/15,4 6 Dược sĩ Đại học/Dược sĩ trung học 1/2 - 1/2,5 1/2,4 (Nguồn: Báo cáo kết quả công tác khám chữa bệnh của bệnh viện năm 2011) Bảng 1. 3 Tỷ lệ phân bổ nhân lực của Bệnh viện năm 2011 Bảng 1.3 cho thấy: Phân bổ nhân lực tại khoa Lâm sàng là 462/627 = 73,7%; vượt 73,7% - 65% = 8,7% so với định mức chỉ tiêu quy định của Bộ Y tế. Nhân sự tại khu vực Quản lý và Hành chính là 77/627 = 12,3%; thiếu so với định mức là 5,7%. Bác sĩ/chức danh chuyên môn y tế khác là 154/399 = 1/2,6 thiếu so với định mức quy định. Như vậy, nhân lực của bệnh viện còn thiếu trong khu vực quản lý, hành chính và cần bổ sung thêm số bác sĩ còn thiếu để đáp ứng như cầu khám, chữa bệnh. 9 Bảng 1.3: Cho thấy 50 Trưởng Phó khoa, phòng có trình độ trên đại học (tương đương 7,97% tổng số cán bộ); 34 trình độ đại học (tương đương 5,4% tổng số cán bộ); có 6 cán bộ quản lý được đào tạo chuyên ngành khác. Như vậy trình độ cán bộ quản lý của bệnh viện tương đối cao. Tuy nhiên toàn bộ đội ngũ cán bộ quản lý bệnh viện đều là các bác sỹ hoặc được đào tạo trong lĩnh vực y tế; không có cán bộ quản lý nào được đào tạo trong lĩnh vực quản trị nói chung hay quản trị bệnh viện nói riêng. Chuyên môn TT Chức danh Trên ĐH 1 Ngoại ngữ Trưởng, phó khoa 45 ĐH 1 khá c 0 Chính trị từ Trung cấp A B C 2 25 0 30 0 2 Trưởng phó phòng 5 7 0 9 3 0 2 3 Điều dưỡng trưởng khoa, 0 26 6 1 0 0 0 28 0 32 phòng Tổng 5 50 34 6 4 4 (nguồn: Báo cáo kết quả công tác khám chữa bệnh của bệnh viện năm 2011) Bảng 1. 4 Cán bộ quản lý các khoa phòng năm 2011 10 Chương 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG 2.1. Khái quát chung về văn bản 2.1.1. Khái niệm về văn bản Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau. 2.1.2. Phân loại văn bản - Văn bản quản lý Nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành văn (văn bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý nhà nước. -Văn bản quản lý hành chính Nhà nước Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn bản quản lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước ( chủ yếu là các cơ quan hành chính ) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp hành và điều hành. -Văn bản quy phạm pháp luật Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. - Văn bản cá biệt Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. 11 - Văn bản hành chính thông thường Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức 2.1.3. Chức năng của văn bản - Chức năng thông tin - Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện. - Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do Nhà nước đặt ra. - Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá khứ, hiện tại và dự báo. - Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. - Chức năng pháp lý - Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước. Nó làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý lĩnh vực ấy. - Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. - Văn bản quản lý Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là hình thức pháp luật của quản lý (Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ). - Chức năng quản lý - Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. - Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội 12 hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý. - Chức năng văn hóa – xã hội - Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức năng văn hóa. - Văn bản làm chức năng văn hóa bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa. - Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng cao bấy nhiêu. - Các chức năng khác - Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại. - Chức năng thống kê: Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, sự kiện, những vấn đề… - Chức năng sử liệu: Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức… 2.2. Tổng quan về quản lý văn bản 2.2.1. Khái niệm quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. Quản lý văn bản đi, đến là những nội dung quan trọng của công tác văn thư. Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ văn thư trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó. 13