Tài liệu Nâng cao công tác soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản bằng phần mềm thông tư 01 tại trường thcs bảo sơn lục nam bắc giang

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN........................................................................................................2 LỜI NÓI ĐẦU .....................................................................................................3 CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TRÌNH BÀY VĂN BẢN.....5 1.1. Các khái niệm cơ bản. ...................................................................................5 1.1.1. Khái niệm văn bản. .................................................................................5 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước......................................................5 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính. ...............................................................5 1.3. Soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản..........................................................17 1.4. Giới thiệu một số phần mềm soạn thảo văn bản ..............................................33 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN.....37 TẠI TRƯỜNG THCS BẢO SƠN, HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG ..........................................................................................................37 2.1. Giới thiệu về trường THCS Bảo Sơn ..............................................................37 2.2. Công tác soạn thảo văn bản tại trường THCS Bảo Sơn ...................................40 2.4. Hướng giải quyết nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản tại trường THCS Bảo Sơn......................................................................................................57 CHƯƠNG III: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM THÔNG TƯ 01..............................59 ĐỂ CHUẨN HÓA THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN.....59 3.1. Giới thiệu phầm mềm Thông tư 01 .................................................................59 3.2. Những kết quả đạt được khi ứng dụng phần mềm Thông tư 01 tại trường THCS Bảo Sơn.................................................................................................................60 KẾT LUẬN..........................................................................................................66 TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................67 1 LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình thực tập, làm việc và hoàn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ quý báu của các thầy cô giáo. Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc em xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành cùng lời kính chúc sức khỏe tới: Ban giám hiệu Trường Đại học CNTT & TT đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho chúng em có cơ hội và thời gian tự tìm hiểu và tiếp xúc với thực tế. Em xin cản ơn Thày TS. Nguyễn Văn Huân - Trưởng khoa, cùng tất cả các thày cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã chỉ bảo, hướng dẫn em . Và đặc biệt thày Lê Triệu Tuấn là người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ em rất tận tình trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp này. Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm quan sát thực tế còn hạn chế nên chắc chắn bài Báo cáo thực tập khóa luận tốt nghiệp của em sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được chỉ bảo, góp ý tận tình của quý thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Bùi Thị Hiền 2 LỜI NÓI ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Trong xu thế phát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị thế vô cùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Chính vì vậy, công tác Văn thư Lưu trữ nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng. Soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Do đó, công tác Văn thư Lưu trữ và nhất là công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang ngày càng phát triển theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng, góp phần to lớn đối với sự phát triển chung của đất nước. Với ý nghĩa và vị trí to lớn đó, Khoa hệ thống thông tin kinh tế thuộc Trường Đại học CNTT& TT là cái nôi đào tạo ra một đội ngũ đông đảo những sinh viên có năng lực và trình độ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản, đã đáp ứng yêu cầu to lớn của phần lớn các cơ quan hiện nay. Với phương châm: “Học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”, lấy lí luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung nhưng kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lí luận. Nên bản thân em đã chọn: " Nâng cao công tác soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản bằng phần mềm thông tư 01 tại trường THCS Bảo Sơn - Lục Nam - Bắc Giang" là đề tài nghiên cứu cho đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp này của mình. Thực tập khóa luận tốt nghiệp là một trong những nội dung quan trọng trong khóa học đào tạo những sinh viên nắm vững lý luận, làm việc hiệu quả 3 trong thực tiễn... chúng tôi 40 sinh viên lớp ĐHLTQTVP- K13A thuộc khoa Hệ thống thông tin kinh tế sau một thời gian dài học tập và rèn luyện về mặt lý luận, nay chúng em được về thực tập tại cơ quan góp phần bổ sung, củng cố kiến thức lý luận, nhằm nâng cao năng lực, kinh nghiệm trong thực tiễn công việc. 3. Đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu Tập trung nghiên cứu ứng dụng phần mềm Thông tư 01 vào công tác soạn thảo văn bản tại trường THCS Bảo Sơn Báo cáo chuyên ngành chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được. 4. Bố cục Ngoài phần mở đầu và kết luận và phụ lục nội dung của báo cáo được chia làm 3 chương, gồm : Chương 1. Những vấn đề chung về trình bày văn bản Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại trường THCS Bảo Sơn, huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Chương 3. Nâng cao công tác soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản bằng phần mềm thông tư 01 tại trường THCS Bảo Sơn - Lục Nam - Bắc Giang. 4 CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TRÌNH BÀY VĂN BẢN 1.1. Các khái niệm cơ bản. 1.1.1. Khái niệm văn bản. Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan đều được gọi là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay. Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm quản lý xã hội. 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính. Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, 5 khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ. a. Về thẩm quyền, thể thức và nguyên tắc ban hành văn bản Văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo ban hành đúng thẩm quyền về chủ thể, có nghĩa là chủ thể phải được pháp luật quy định có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật còn đòi hỏi phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung, có nghĩa là nội dung của cấp dưới không được trái với với văn bản pháp luật cấp trên. b. Về trình tự, thủ tục ban hành văn bản Họat động xây dựng các văn bản pháp luật để hoàn thiện phải đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình gồm 4 bước sau: - Giai đọan 1: Đề xuất yêu cầu ban hành văn bản quy phạm pháp luật mới hay sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Trong giai đọan này, các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được đưa vào danh sách những chủ thể có quyền trình sáng kiến pháp luật, tiến hành chuẩn bị dự thảo các văn bản trình trước cơ quan có thẩm quyền ban hành lọai văn bản đó. - Giai đọan 2: Sọan thảo văn bản pháp luật. Quá trình sọan thảo dự án luật gồm sọan thảo văn bản, thảo luận sơ bộ, lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, tổ chức và hộ gia đình, cá nhân liên quan đến văn bản đó. - Giai đọan 3: Thông qua dự thảo văn bản quy phạm pháp luật Thông qua hay phê chuẩn dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có ý nghĩa là sự ban hành hay chính thức cho ra đời văn bản quy phạm pháp luật. Đó là hành vi đơn phương của chủ thể ban hành pháp luật. Với những đối tượng phải thi hành, nó chỉ có ý nghĩa khi đã được công bố chính thức và đã phát sinh hiệu lực. Tuy nhiên, cùng với quá trình xây dựng và phát huy nền dân chủ XHCN, 6 việc lấy ý kiến nhân dân trước khi chính thức thông qua và ban hành các đạo luật ngày càng có ý nghĩa quan trọng và thiết thực. - Giai đọan 4 : Công bố văn bản quy phạm pháp luật: Đó là hành vi làm cho đối tượng thi hành pháp luật (cá nhân, tổ chức) biết để thi hành. Khi nào được công bố, văn bản quy phạm pháp luật mới có giá trị thực thi trong cuộc sống. Ngòai ra, từ khi xuất hiện trên phương dịên công bố (báo, đài…) cho đến khi văn bản đó chính thức có hiệu lực pháp lí còn có khỏang thời gian nhất định được ghi nhận bằng pháp luật là thời gian mà đối tượng thực hiện văn bản đó chưa có nghĩa vụ phải thi hành. Ngày nay, trong điều kiện công nghệ thông tin đã có nhiều tiến bộ vượt bậc, vấn đề công bố kịp thời, rộng rãi và thuận tiện với mọi người dân về các văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành hay sửa đổi, bổ sung có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Điều này cũng thể hiện trách nhiệm to lớn của các cơ quan và nhân viên nhà nước trong công tác phổ biến, giáo dục và tuyên truyền pháp luật, nâng cao ý thức pháp luật cho các tầng lớp nhân dân. c. Về nội dung và hình thức, phong cách - Nội dung văn bản: phải đảm bảo tính chính trị (tính Đảng), tính pháp lý (hợp pháp), tính khoa học (hợp lý), tính thực tiễn và tính khả thi. Song, xét về yếu tố thực tiễn trong đó đã hàm chứa tính khả thi; xét về tính khoa học thì nó cũng hàm chứa yếu tố thực tiễn. Nhưng muốn nhấn mạnh nó nên người ta tách rời nó ra thành những yếu độc lập. + Tính chính trị: phải xuất phát từ môi trường kinh tế - xã hội mà con người đang sống và tính giai cấp của giai cấp thống trị xã hội. Đường lối chính trị của Đảng quy định nội dung của pháp luật xã hội chủ nghĩa. Tính chính trị của nó thể hiện quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng trong các văn bản quy phạm pháp luật xã hội chủ nghĩa. + Tính pháp lý và tính khoa học: văn bản quy phạp pháp luật phải có tính pháp lý và tính khoa học cao nhằm đảm bảo tính đúng đắn của văn bản 7 trên cơ sở quy định những nội dung pháp lý mang tính khoa học để thực thi các văn bản của pháp luật. + Tính thực tiễn và tính khả thi: các văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo khả năng thực hiện được trong thực tế để đảm bảo điều kiện khả thi của pháp luật. - Về hình thức văn bản: là nội dung yêu cầu vế kết cấu của bố cục, diễn đạt và lập luận, hành văn và đặt câu, ngôn ngữ và văn phong trong văn bản của Nhà nước phải đảm bảo đúng đặc điểm của phong cách hành chính trong văn bản quy phạm pháp luật, có những đặc điểm là: chính xác, dễ hiểu, khách quan, lịch sự và khuôn mẫu. + Tính chính xác và tính dễ hiểu: còn được gọi chung là tính ngắn gọn là tính nổi bật của phong cách hành chính. Nó được hiểu là được hiểu từ người soạn thảo, ký, phát hành, đọc và thi hành văn bản điều hiểu một nghĩa duy nhất và nó không cho phép suy diễn. Trường hợp trong văn bản có sử dụng thuật ngữ thì phải có định nghĩa thuật ngữ đó. Yêu cầu của tính chính xác và tính dễ hiểu là ngắn gọn nhưng cũng không cứng nhắc. + Tính khách quan: của văn bản nào ban hành cũng đều nhân danh Nhà nước chứ không phải cá nhân. Do vậy, nó phải mang tính khách quan không được bộc lộ thái độ nghiêng lệch, không có tính trung tính (ẩn Văn bản pháp quy là văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật, do cơ quan quản lý hành - Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. 1.2. Thể thức văn bản 1.2.1. Quốc hiệu Quốc hiệu ghi trên văn bản gồm hai dòng chữ ‘Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam’ và ‘Độc lập- tự do -hạnh phúc’ 8 1.2.2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên của cơ quan, đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan có thẩm quyền. Tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền. Ví dụ: PHÒNG GD& ĐT LỤC NAM TRƯỜNG THCS BẢO SƠN Tên của cơ quan, đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Việt Nam (VN), Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), hoặc tên quá dài như Trường Trung học cơ sở Bảo Sơn (Trường THCS Bảo Sơn) .v.v… Ví dụ: TRƯỜNG THCS BẢO SƠN TỔ KHOA HỌC TỰ NHIÊN 1.2.3. Số, ký hiệu của văn bản Số, ký hiệu của văn bản được sắp xếp theo thứ tự như sau: số thứ tự của văn bản/ký hiệu của văn bản và được viết liền nhau, không cách chữ. 9 Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do đơn vị ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các đơn vị quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ký hiệu của văn bản hành chính: - Ký hiệu của quyết định, chỉ thị và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục 1) và chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn bản. Ví dụ: Quyết định của Hiệu trưởng Trường THCS Bảo Sơn có ký hiệu như sau: Số: …..… /QĐ-THCSBS - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên đơn vị ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có). Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn của Trường THCS Bảo Sơn. Ví dụ: Công văn của Trường THCS Bảo Sơn do Tổ khoa học tự nhiên soạn thảo có ký hiệu như sau: Số: ............ /THCSBS-TKHTN 1.2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 2.4.1. Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi đơn vị đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau: - Địa danh ghi trên văn bản của các đơn vị tại Xã Bảo Sơn: Bảo Sơn. + Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: 10 Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và ban hành văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ... năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. 1.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản - Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do đơn vị ban hành (Phụ lục 1). Khi ban hành văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn hành chính. - Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. 1.2.6. Nội dung văn bản 1.2.6.1. Nội dung văn bản Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy định, chỉ thị, yêu cầu được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; phù hợp với các quy định, quy chế của Phòng giáo dục và đào tạo và của Trường THCS Bảo Sơn; - Các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; 11 - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. 1.2.6.2. Bố cục của văn bản Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau: - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; Các quy chế (quy định, điều lệ) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm 1.2.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 1.2.7.1. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên đơn vị; - Trường hợp ký thay người đứng đầu đơn vị thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu; 12 - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị; - Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị. 1.2.7.2.Chức vụ của người ký Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong đơn vị; chỉ ghi chức danh như Hiệu trưởng, Q. Hiệu trưởng (Quyền Hiệu trưởng), Phó hiệu trưởng .v.v…, Không ghi lại tên đơn vị, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều đơn vị ban hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền và những trường hợp cần thiết khác do Nhà trường quy định cụ thể. Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng Không được phép sử dụng con dấu của Trường thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng. Trường hợp Ban, Hội đồng được phép sử dụng con dấu của Trường thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, đơn vị của người ký ở dưới, ví dụ: - Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà trường ban hành mà Hiệu trưởng làm Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng, Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau 13 TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Trường) (Chữ ký, dấu của Trường) HIỆU TRƯỞNG HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Văn A. Nguyễn Văn A. Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký có thể ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. 1.2.8. Dấu của Trường Dấu của Trường chỉ được đóng vào văn bản sau khi người có thẩm quyền ký văn bản. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan. 1.2.9. Nơi nhận Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: - Các tổ; - Các cơ sở trực thuộc Trường. 1.2.9.1.Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. 1.2.9.2. Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: 14 - Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi:”, sau đó là tên các cơ quan, đơn vị hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận:”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn. 1.2.10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật 1.2.10.1. Dấu chỉ mức độ khẩn Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau: - Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo hai mức sau: hoả tốc hoặc khẩn; - Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại khoản 10 Điều 21 của Quy định này. Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi. 1.2.10.2. Dấu chỉ mức độ mật Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. 1.2.11. Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm: 1.2.11.1. Địa chỉ của Trường, của các đơn vị; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Fax đối với công văn, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ; 1.2.11.2. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ...”. 15 Các chỉ dẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản; 1.2.11.3. Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập hoặc La Mã; 1.2.11.4. Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập; số trang văn bản được ghi ở chính giữa phần đầu các trang; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục. 1.2.12. Thể thức bản sao Thể thức bản sao được thực hiện như sau: 1.2.12.1. Hình thức sao bao gồm “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”. Việc xác định hình thức bản sao được thực hiện theo quy định tại các khoản 4, 5 và 6 Điều 2 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 1.2.12.2. Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản là tên của cơ quan, đơn vị thực hiện việc sao văn bản; 1.2.12.3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo “Phụ lục 1 – Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao” kèm theo Quy định này. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; 1.2.12.4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại các Điều 11, 14, 15 và 16 Chương III của Quy định này. 16 1.3. Soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản 1.3.1. Soạn thảo văn bản 1.3.1.1. Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản 1.3.1.1.1. Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. 1.3.1.1.2. Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. 1.3.1.1.3. Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v... 1.3.1.1.4. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản. 1.3.1.1.5. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn. 1.3.1.2. Các bước soạn thảo văn bản - Bước 1: Chuẩn bị + Phân công soạn thảo: Cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo + Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản + Xác định tên loại văn bản 17 + Thu thập và xử lý thông tin Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo + Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản, được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản, có thể xây dựng đề cương chi tiết, hoặc sơ lược. + Khi viết bản thảo cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý, sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ, liên kết các câu, đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức. Kiểm tra rà soát bản thảo về bố cục nội dung xem đã loogic chưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản hay chưa… Sau đó kiểm tra thể thức văn bản, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày. Bước 3: Trình duyệt và ký văn bản Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản (thuộc nhiệm vụ của cán bộ văn thư) * Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng Soạn thảo báo cáo: Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: a) Đảm bảo trung thực, chính xác. b) Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. c) Báo cáo phải kịp thời. Các loại báo cáo: a) Báo cáo tuần, tháng, quý. Báo cáo 6 tháng, 1 năm hoặc 1 năm học, nhiệm kỳ. b) Báo cáo bất thường, đột xuất. c) Báo cáo chuyên đề. d) Báo cáo hội nghị. 18 Phương pháp viết một bản báo cáo: a) Công tác chuẩn bị: - Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo. - Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết. - Phần nội dung thường có 3 phần sau: + Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra. + Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết. + Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện. - Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo. - Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. - Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. - Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên. b) Xây đựng đề cương chi tiết: - Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên. - Nội dung chính: + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. + Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. + Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan. + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. - Kết luận báo cáo: + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. + Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. 19 + Các biện pháp tổ chức thực hiện. + Những kiến nghị với cấp trên. + Nhận định những triển vọng. c) Viết dự thảo báo cáo: - Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn. - Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ. - Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo... d) Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn. e) Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị. Soạn thảo công văn: Những yêu cầu khi soạn thảo công văn - Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết. - Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề. - Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn. Xây dựng bố cục một công văn: 20