Tài liệu Nâng cao chất lượng quản lý các dự án tại đại học quốc gia hà nội

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI TRẦN THỊ HUẾ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Chuyên ngành: Quản lý kinh tế Mã số : 60.34.04.10 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN VĂN ĐỊNH HÀ NỘI, 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Nâng cao chất lượng quản lý các dự án tại Đại học Quốc gia Hà Nội” là nghiên cứu của riêng tôi. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có chú thích nguồn gốc và được phép công bố. Hà Nội, ngày 26 tháng 9 năm 2016 Học viên thực hiện Trần Thị Huế MỤC LỤC MỞ ĐẦU……………………………………………………………………………1 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN, QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN.....................................................................................................6 1.1. Tổng quan về dự án và quản lý dự án ...............................................................6 1.2. Chất lượng quản lý dự án................................................................................27 Chương 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI.....................................................................................34 2.1. Tổng quan về Đại học Quốc Gia Hà Nội........................................................34 2.2. Thực trạng chất lượng quản lý các dự án tại ĐHQGHN ................................37 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ......................................58 3.1. Định hướng quản lý dự án tại Đại học Quốc Gia Hà Nội ..............................59 3.2. Giải pháp nâng nhằm cao chất lượng công tác quản lý các dự án tại ĐHQGHN ..............................................................................................................61 3.3. Kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước và Đại học Quốc gia Hà Nội ........70 KẾT LUẬN ..............................................................................................................72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................73 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BQLCDA: Ban Quản lý các dự án CP: Chính phủ ĐHQGHN: Đại học Quốc Gia Hà Nội ĐVSD: Đơn vị sử dụng HC-TH: Hành chính tổng hợp HSMT: Hồ sơ mời thầu KH: Kế hoạch KHCN: Khoa học công nghệ KHLCNT: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu KH-TC: Kế hoạch tài chính NĐ: Nghị định PT&QLDA: Phát triển và Quản lý dự án QĐ: Quyết định QLDA: Quản lý dự án TT: Thông tư TVĐT: Tư vấn đấu thầu TVGS: Tư vấn giám sát DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Tên bảng Trang Bảng 1.1: Các bước trong từng giai đoạn của chu kỳ dự án đầu tư 10 Bảng 1.2: Các nội dung chủ yếu trong quản lý dự án 20 Bảng 2.1: Một số dự án do Ban Quản lý các dự án làm chủ đầu tư và 40 trực tiếp quản lý (2010-2015) Bảng 2.2: Một số dự án đã hoàn thành đưa vào sử dụng (2012-2015) 49 Bảng 2.3: Một số chỉ tiêu vốn thực hiện (2012-2015) 51 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng việc đầu tư cho lĩnh vực giáo dục luôn luôn được qua tâm chú trọng. Rất nhiều dự án đầu tư cho đào tạo và nghiên cứu được đưa vào triển khai như đầu tư thiết bị khoa học cơ bản, nâng cao năng lực đào tạo, đầu tư thiết bị khoa học công nghệ phục vụ nghiên cứ và giảng dạy, nghiên cứu công trình, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất …. Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày càng cao đối với chất lượng dự án. Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án. [28, tr.22] Để dự án được đầu tư hoàn thành đúng mục tiêu và đảm bảo chất lượng thì công tác quản lý dự án (QLDA) là vô cùng quan trọng dẫn dắt dự án đến thành công. Trong thời gian qua, công tác quản lý các dự án (QLCDA) tại Đại học Quốc gia Hà Nội(ĐHQGHN) cũng đạt được nhiều thành tịu đáng kể với nhiều dự án đã thực hiện và hoàn thành đúng mục tiêu dự án để đưa vào sử dụng. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn nhiều vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện đặc biệt là về vấn đề chất lượng quản lý dự án. Điều đó thể hiện ở các khía cạnh như sản phẩm của dự án chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của đơn vị sử dụng, thời gian thực hiện dự án chậm, việc đầu tư các trang thiết bị khoa học cơ bản phục vụ nghiên cứu đào tạo còn chậm chạp trong khâu chuyển giao, lắp đặt… làm ảnh hưởng đến việc phát huy tác dụng của dự án vào thực tiễn và gây ảnh hưởng xấu đến chi phí cũng như chất lượng của dự án. Xuất phát từ tình hình đó, nhận thức rõ vai trò, tính cấp thiết của việc quản lý các dự án, sau một thời gian công tác tại Ban Quản lý các dự án, ĐHQGHN tôi quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng quản lý các dự án tại Đại học Quốc gia Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn của mình. 1 2. Tình hình nghiên cứu đề tài Quản lý dự án từ khi ra đời đến nay đã trải qua một thời kỳ phát triển và đã đạt được những thành công nhất định. Theo Gill Le Beauet Piere Menard viết tại “Conception de Project” [35] quá trình tiến triển của công tác quản lý dự án được chia làm 4 giai đoạn: - Giai đoạn xuất hiện (1900 – 1960): Giai đoạn này được đánh dấu bằng sự xuất hiện của 3 kỹ thuật nhằm quản lý tốt hơn “thời gian” của dự án (biểu đồ GANT; phương pháp CPM; sơ đồ mạng PERT). - Giai đoạn tăng nhanh ( 1960 – 1980): Giai đoạn này sự ra đời quản lý dự án như một ngành nghề riêng và việc sáng lập ra Học viện quản lý dự án ở Mỹ đã đóng góp rất nhiều cho lĩnh vực này. - Giai đoạn truyền bá (1980 – 1990): Là giai đoạn mà quản lý dự án được truyền bá nhanh chóng trong các lĩnh vực như xây dựng, hàng không, kỹ thuật vũ khí, .... giai đoạn này quản lý dự án được nhắc đến rất nhiều. Quản lý dự án được xác định là một phương pháp quản lý hiệu quả để sử dụng trong quản lý các dự án. - Giai đoạn phổ cập toàn cầu (từ 1990 đến nay): Giai đoạn này là giai đoạn của kinh tế toàn cầu, cạnh tranh quốc tế, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, ... đã đưa quản lý dự án trở thành một khoa học quản lý, một mô hình quản lý phát triển rộng khắp trên thế giới. Ở nước ta từ những năm 1986 khi thực hiện chính sách kinh tế mở của Đảng và Nhà nước đã tạo điều kiện cho các nhà đầu tư quốc tế vào nước ta và việc quản lý dự án theo chuẩn quốc tế cũng được du nhập và xuất hiện ở Việt nam. Một số tác giả đã nghiên cứu tài liệu nước ngoài kết hợp với thực tiễn của Việt Nam để viết một số cuốn sách liên quan đến quản lý dự án [22], [23], [24], [25] 26], [27], [28], [29]. Do nhận công tác quản lý dự án đầu tư còn nhiều vấn đề cần nghiên cứu nên trong thời gian vừa qua đã nhiều tác giả của những đề tài nghiên cứu ở các luận văn Thạc sĩ, Tiến sĩ trong lĩnh vực quản lý dự án và thường đi sâu nghiên cứu và đề xuát các giải pháp như: Hoàn thiện công tác thẩm định dự án của [21]; Quản lý chi phí 2 dự án đầu tư xây dựng [33]; Giải pháp nâng cao chất lượng thực hiện dự án xây dựng [19]; Giải pháp nâng cao chất lượng quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình [20];….. Những nghiên cứu trên phần nào giải quyết được những vấn đề trong quản lý dự án ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên ta có thể nhận thấy quản lý dự án là một vấn đề cực kỳ phức tạp đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ của nhiều chủ thể quản lý và nhiều vấn đề cần quản lý với các nội dung khác nhau. Trong thực tế hiện nay ở nước ta, rất nhiều dự án thường gặp phải những vấn đề nổi cộm về chất lượng, chi phí, tiến độ, chất lượng và rủi ro rất cần phải phân tích, nghiên cứu để tìm ra hướng giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả hay chất lượng của công tác quản lý dự án nhằm khắc phục các điểm nổi cộm mà các dự án đang gặp phải. Có thể nói lĩnh vực quản lý dự án ở nước ta hiện nay đã và đang được rất nhiều người quan tâm, nghiên cứu với những công trình khoa học đã được công bố. Tuy nhiên nghiên cứu về vấn đề chất lượng quản lý dự án và nâng cao chất lượng quản lý dự án đầu tư sử dụng vốn Nhà nước lại rất ít công trình được công bố. Chính vì vậy việc nghiên cứu để đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng quản lý dự án đầu tư sử dụng nguồn vốn Nhà nước có ý nghĩa thực tiễn cao trong giai đoạn này. Thông qua nghiên cứu các tiêu chí đánh giá chất lượng quản lý dự án và thực trạng chất lượng quản lý dự án để giải quyết những nguyên nhân hạn chế trong chất lượng quản lý dự án nhằm điều chỉnh, nâng cao chất lượng quản lý dự án, đưa công tác quản lý dự án thực hiện tốt nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng quản lý dự án như quản lý dự án đạt chất lượng tốt nhất, chi phí thấp nhất và thời gian thực hiện ngắn nhất. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích: * Mục đích chung: Hệ thống hoá cơ sở lý luận về quản lý dự án và nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý các dự án đầu tư công nói chung và các dự án đầu tư tại ĐHQGHN nói riêng. 3 * Mục đích cụ thể: - Như tên đề tài đã lựa chọn, mục đích nghiên cứu chính của đề tài là tìm ra các giải pháp hữu hiệu và khả thi nhất để nâng cao chất lượng QLDA tại ĐHQGHN. - Xuất phát từ mục đích nghiên cứu đã được đặt ra, hướng nghiên cứu của đề tài đưa ra là tiếp cận và giải quyết đề tài theo hướng truyền thống: + Đưa ra những lý luận cơ bản về dự án, quản lý dự án đầu tư và chất lượng quản lý dự án. + Phân tích thực trạng chất lượng QLDA tại ĐHQGHN, chỉ ra những kết quả/thành tựu đạt được và những hạn chế yếu kém còn tồn tại cần khắc phục, nguyên nhân chủ yếu của những thành công và đặc biệt là những nguyên nhân yếu kém trong quản lý dự án làm giảm chất lượng QLDA tại ĐHQGHN. + Nghiên cứu đề xuất giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng quản lý các dự án tại ĐHQGHN góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý dự án nhằm đạt được kết quả tốt nhất về các chỉ tiêu: chất lượng; tiến độ; chi phí; môi trường; rủi ro… 3.2. Nhiệm vụ của nghiên cứu đề tài phải trả lời rõ được các câu hỏi sau: - Thực trạng chất lượng QLCDA tại ĐHQGHN hiện nay như thế nào? - Nguyên nhân và hạn chế của công tác quản lý dự án tại ĐHQGHN? - Những giải pháp nào nhằm nâng cao chất lượng quản lý dự án tại ĐHQGHN? 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Chất lượng quản lý các dự án tại ĐHQGHN. - Phạm vi nghiên cứu: + Giới hạn nghiên cứu: Nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý dự án đầu tư và những yếu tố nâng cao chất lượng quản lý dự án. + Phạm vi về không gian: Các dự án đầu tư tại Đại học Quốc gia Hà Nội, đề tài chủ yếu tập trung vào các dự án đầu tư công thuộc nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, ngân sách nhà nước. 4 + Phạm vi về thời gian: Các dự án được đầu tư, tổ chức quản lý trong giai đoạn từ năm 2010 -2015. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu + Phương pháp phân tích tổng hợp: Được thực hiện xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài thông qua việc đọc, phân tích, tổng hợp, phân loại, hệ thống hoá tài liệu để xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài. + Phương pháp thống kê: Thống kê phân tích, tổng hợp số liệu của các dự án đã được thực hiện trong ĐHQGHN từ năm 2010 đến năm 2015, từ đó đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý các dự án tại Đại học Quốc gia Hà Nội. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận: Hệ thống hóa và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận liên quan đến chất lượng quản lý dự án tại Đại học Quốc gia trong giai đoạn hiện nay. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn: Phân tích đánh giá thực trạng chất lượng QLDA tại ĐHQGHN. Đưa ra những tồn tại, hạn chế của công tác QLDA ở ĐHQGHN và nguyên nhân của những tồn tại hạn chế đó. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, luận văn này xây dựng hệ thống các quan đểm và đề xuất những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao công tác QLDA của ĐHQGHN trong điều kiện hiện nay. Các quan điểm được xây dựng cùng với những tồn tại đã phân tích là định hướng để nâng cao chất lượng quản lý dự án. Các giải pháp đề xuất là những giải pháp trực tiếp đối với ĐHQGHN từ việc nâng cao về nhận thức đến tổ chức và nội dung cũng như phương pháp quản lý dự án. 7. Cơ cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục các tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài nghiên cứu được chia là 3 phần: Chương 1: Tổng quan về dự án, quản lý dự án và chất lượng quản lý dự án. Chương 2: Thực trạng chất lượng quản lý dự án tại Đại học Quốc gia Hà Nội. Chương 3: Một số Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý các dự án tại Đại học Quốc gia Hà Nội. 5 Chương 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN, QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1. Tổng quan về dự án và quản lý dự án 1.1.1. Dự án 1.1.1.1 Khái nhiệm dự án Hiện nay, trên thế giới tồn tại rất nhiều khái niệm về dự án. Theo ngân hàng thế giới: Dự án là tổng thể các chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt được những mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định. Theo Luật đầu tư: Dự án là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể trong khoảng thời gian xác định. [8] Theo Luật Đấu thầu: Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hoặc yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định. [7] Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 được Việt Nam chấp thuận trong tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. [32] Tuy nhiên, theo nghĩa chung nhất “Dự án là lĩnh vực hoạt động đặc thù, là một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới”. [28, Tr.06] Dự án là tập hợp nhiều hoạt động mang tính duy nhất, phức tạp liên quan đến nhau, có mục tiêu và mục tiêu đó phải hoàn thành trong một thời gian cụ thể với mức ngân sách nhất định và tùy theo tính kỹ thuật, chuyên môn riêng. Dự án không 6 chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định. Xét trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án là một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Nỗ lực có thời hạn nghĩa là mọi dự án đều phải có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định. Theo các định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào hai đặc tính: - Nỗ lực tạm thời: Mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu của dự án hoặc dự án thất bại. - Sản phẩm và dịch vụ là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với những sản phẩm dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác. Như vậy, Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động…), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách. Tóm lại điểm chung nhất của các khái niệm đều nằm trong khuôn khổ các yếu tố: mục đích, nguồn lực và thời gian. Bất cứ dự án nào có thể khác nhau về mục đích hay mục tiêu hay phương tiện, cách thức tiến hành nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên vẹn của bản chất dự án. Nhưng dù xét trên khía cạnh nào thì dự án bao giờ cũng gồm 4 thành phần chính được minh họa qua sơ đồ sau: Mục tiêu Hoạt động Nguồn lực Kết quả Hình 1.1: Các thành phần của một dự án 1.1.1.2. Đặc trưng của dự án - Thứ nhất, Dự án luôn hướng đến một mục tiêu và kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả xác định rõ. Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án. Dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, 7 phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng phải thống nhất đảm bảo mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao Thứ hai, Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo. Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất và hầu như không lặp lại. Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác nhau, tính duy nhất ít rõ ràng hơn và bị che đậy ở bởi tính tương tự giữa chúng. Thứ ba, Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án không kéo dài mãi mà phải trải qua giai đoạn hình thành, phát triển, bắt đầu và kết thúc. Bất kỳ một dự án nào cũng phải chịu sự ràng buộc về thời gian vì mỗi mục tiêu, mỗi nhu cầu chỉ xuất hiện theo từng thời điểm. Có thể trong thời gian thực hiện tồn tại một mục tiêu, song nếu dự án chỉ được hoàn thành sau thời gian dự kiến thì mục tiêu đó không còn hoặc giảm hiệu quả lợi ích. Bất kỳ sự chậm chễ nào cũng kéo theo một chuỗi các biến cố bất lợi như: bội chi, khó tổ chức lại nguồn lực, tiến độ cung cấp vật tư thiết bị,... không đáp ứng được nhu cầu sản phẩm vào đúng thời điểm mà cơ hội xuất hiện như dự án ban đầu. Thứ tư, Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ, nhà tư vấn, nhà thầu… Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần cũng khác nhau. Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối liên hệ với các bộ phận quản lý khác. Thứ năm, Môi trường hoạt động va chạm. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự án cạnh tranh lẫn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác nhau về tiền vốn, nhân lực, thiết bị… Môi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động. Thứ sáu, Tính bất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư thường 8 có độ rủi ro cao. Công tác quản lý dự án phải phân tích và ước lượng được các rủi ro và dự kiến những bất lợi có thể ảnh hưởng đến dự án để đưa ra phương pháp giải quyết, phòng ngừa nhằm đưa dự án hoàn thành đúng yêu cầu. 1.1.1.3. Tác dụng của dự án - Đối với cơ quan quản lý nhà nước: Dự án đầu tư là cơ sở để thẩm định và ra quyết định đầu tư. - Trên góc độ các định chế tài chính: Dự án đầu tư là cơ sở để ra quyết định tài trợ vốn cho dự án. - Trên góc độ chủ đầu tư: Dự án đầu tư là căn cứ để xin phép đầu tư và giấy phép hoạt động, xin phép nhập khẩu máy móc vật tư kỹ thuật, xin hưởng các ưu đãi đầu tư, xin gia nhập các khu chế xuất, khu công nghiệp, xin vay vốn của các định chế tài chính trong và ngoài nước, là căn cứ để kêu gọi vốn góp….. 1.1.1.4. Phân loại dự án Theo Luật đầu tư công số 49/2014/QH13: - Căn cứ vào tính chất, dự án đầu tư công được phân loại như sau: + Dự án có cấu phần xây dựng: xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, mở rộng dự án đã đầu tư xây dựng, bao gồm cả phần mua tài sản, mua trang thiết bị của dự án; + Dự án không có cấu phần xây dựng: mua tài sản, nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị, máy móc và dự án khác. - Căn cứ mức độ quan trọng và quy mô, dự án đầu tư công được phân loại thành dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm B và dự án nhóm C. 1.1.1.5. Chu kỳ của dự án đầu tư Chu kỳ của dự án đầu tư là các bước hoặc các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý tưởng đến khi dự án được hoàn thành và chấm dứt hoạt động. Có thể minh họa sơ đồ chu kỳ của dự án đầu tư như sau: Ý tưởng về DADT Chuẩn bị đầu tư Thực hiện đầu tư SX - KD - DV sử dụng Hình 1.2: Chu kỳ của một dự án đầu tư 9 Ý tưởng mới Chu kỳ của một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn: - Giai đoạn tiền đầu tư (chuẩn bị đầu tư) - Giai đoạn thực hiện đầu tư (Thực hiện đầu tư) - Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư (sản xuất kinh doanh, dịch vụ, sử dụng) Mỗi giai đoạn được chia làm nhiều bước, có thể minh họa như sau: Bảng 1.1: Các bước trong từng giai đoạn của chu kỳ dự án đầu tư Tiền đầu tư Nghiên cứu phát hiện các cơ hội đầu tư Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án Đầu tư Nghiên Thiết Đấu Vận hành KQĐT cứu Đánh kế và thầu, khả thi giá và lập dự LCNT, Thi Chạy (lập dự quyết toán Đàm công thử và án - định thi phán xây lắp nghiệm luận (Thẩm công và ký công thu sử chứng định xây lắp kết các trình dụng kinh DA) công hợp trình đồng tế) Sử dụng chưa hết công suất Sử dụng công suất ở mức độ cao nhất Công suất giảm dần và thanh lý Trong ba giai đoạn thì giai đoạn tiền đầu tư là giai đoạn tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở những giai đoạn sau, đặc biệt là giai đoạn vận hành kết quả đầu tư. Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu tư là việc xây dựng dự án đầu tư, trong đó vấn đề về chất lượng, tính chính xác của các kết quả nghiên cứu tính toán và dự toán là quan trọng nhất. Giai đoạn thực hiện đầu tư thì vấn đề về thời gian sẽ là vấn đề quan trọng nhất vì đây là yếu tố có ảnh hưởng mang tính quyết định đến khả năng về vốn, thời cơ cạnh tranh của sản phẩm, …. Giai đoạn vận hành kết quả đầu tư thì việc tổ chức quản lý phát huy tác dụng các kết quả của dự án là quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian tồn tại của dự án, hiệu quả của quá trình vận hành, …. 10 1.1.2. Quản lý dự án Trong những năm gần đây, khái niệm dự án đã không còn là một thuật ngữ xa lạ đối với các nhà quản lý các cấp. Có rất nhiều công việc trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp được thực hiện dưới hình thức dự án và điều đó đồng nghĩa với yêu cầu đặt ra là phải có được một hệ thống quản lý với các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất. Bởi lẽ trong quá trình thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội, dự án có một tầm quan trọng đặc biệt. Chính vì vậy đi kèm với nó phải xác định rõ quản lý dự án là gì? Để hiểu rõ được về quản lý dự án đầu tư chúng ta hãy bắt đầu từ khái niệm quản lý dự án. 1.1.2.1. Khái niệm về Quản lý dự án Hiện nay có nhiều cách diễn đạt khác nhau của các tác giả khác nhau về kháí niệm QLDA” như sau: “Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”. [28, tr.9] “QLDA là việc điều phối và tổ chức các bên khác nhau tham gia vào một dự án nhằm hoàn thành dự án đó theo những hạn chế được áp đặt bởi chất lượng, thời gian và chi phí”. [29] “QLDA là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc có liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn”. [34] Như vậy bằng cách chung nhất ta có thể hiểu: QLDA là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực. Để thực hiện được mục tiêu của dự án, các nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án. QLDA được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án. 11 Trên quan điểm quản trị học, QLDA có thể định nghĩa như sau: “QLDA là sự tác động của CĐT và các chủ thể có liên quan khác đến quá trình lập dự án và thực hiện dự án bằng ủy nhiệm hoặc ký kết hợp đồng với các đơn vị thực hiện thông qua sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý với những mô hình tổ chức mềm dẻo, linh hoạt để dự án được thực hiện trong những ràng buộc về chi phí, thời gian và các nguồn lực. Có thể xem quản lý dự án bao gồm những công việc sau: - Định ra mục tiêu dự án - Xác định các nguồn lực cần huy động (nguyên liệu, nhân lực, thông tin...) - Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra, đề xuất các biện pháp theo dõi và hành động. - Động viên nhân lực tham gia và phối kết hợp các hoạt động của họ. Như vậy, QLDA không thể chỉ đơn thuần là thực hiện một khối lượng công việc đã được vạch sẵn, mà nhiều khi chính lại là việc hình thành nên khối lượng công việc đó. Điều này có nghĩa là không thể quan niệm đơn giản QLDA chỉ là theo dõi thực hiện dự án. Các dự án thường bao gồm một số qui trình liên kết với nhau. Các qui trình này lặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời dự án, tác động lẫn nhau. Các giai đoạn quản lý dự án thường tương ứng với các giai đoạn của dự án. Có 5 giai đoạn quản lý dự án như sau: - Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án - Lập kế hoạch: Xây dựng mục tiêu dự án, thiết lập các phương pháp và biện pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu một cách tốt nhất. - Thực hiện kế hoạch: Khi các mục tiêu được thiết lập và các kế hoạch được tiến hành từ các tổ chức, cần phải biết dẫn dắt chúng thực hiện một cách thành công. Các công việc gồm triển khai nguồn tài nguyên, nhân lực và các hệ thống nhằm hoàn thành bản kế hoạch tổng thể và tiến độ dự án. - Kiểm soát: Được áp dụng cho tất cả các giai đoạn của công việc nhằm đạt được mục tiêu chung của dự án. Theo dõi thời gian thực hiện bằng việc kiểm soát 12 tiến độ, theo dõi chi phí thông qua việc kiểm soát ngân quỹ dự án, theo dõi chất lượng bằng cách kiểm soát chất lượng sản phẩm dự án, - Kết thúc: Mọi mục tiêu của dự án hoàn thành và kết thúc theo thứ tự. Sơ đồ mối quan hệ của các giai đoạn quản lý dự án: Lập kế hoạch Khởi tạo Kiểm soát Thực hiện Kết thúc Hình 1.3: Các giai đoạn quản lý dự án. (Nguồn: [28]) 1.1.2.2. Đặc trưng của quản lý dự án - Là một tổ chức tạm thời, hoạt động trong môi trường có sự “va chạm”, tương tác phức tạp, thường xuyên đối mặt với sự thay đổi. Vì thế có thể nói QLDA là quản lý sự thay đổi. - Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án. - Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (toàn bộ công việc, nhiệm vụ của dự án). Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động này gọi là chu kỳ tồn tại của dự án. - Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép. - Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả, mục tiêu của dự án cũng không được thực hiện. 13 Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo. - Tác dụng của quản lý dự án: Liên kết tất cả các công việc, các hoạt động của dự án; Tạo điều kiện cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án, với khách hàng và với các nhà thầu cung cấp đầu vào cho dự án; Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án; Tạo điều kiện sớm phát hiện ra những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không thể đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng; Tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt nhất. - Các giai đoạn của QLDA của quản lý dự án (Hình 1.1.3.2 (a): Lập kế hoạch -Thiết lập mục tiêu -Điều tra nguồn lực -Xây dựng kế hoạch Điều phối thực hiện Giám sát - Đo lường kết quả - Điều phối tiến độ thời gian - So sánh với mục tiêu - Phân phối nguồn lực - Báo cáo - Phối hợp các nỗ lực - Giải quyết các vấn đề - Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên Hình 1.4: Các giai đoạn của quản lý dự án (Nguồn: [28]) Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch 14 hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biển diễn dưới dạng các sơ đồ truyền thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Điều phối dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiêt bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào nào bắt đầu, khi nào kết thúc) trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực, thiết bị phù hợp Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các phần sau của dự án. 1.1.3. Nội dung quản lý dự án 1.1.3.1. Quá trình quản lý dự án Quá trình chỉ là thứ tự hoạt động để cho ra một kết quả. Quá trình quản lý dự án căn cứ vào việc thực hiện các hoạt động của dự án theo thứ tự để đề ra theo kế hoạch dự án, sau đó từng bước thực hiện các công việc đó (Hình 1.5) Lập dự án - Nghiên cứu cơ hội đầu tư - Nghiên cứu tiền khải thi - Nghiên cứu khả thi Thẩm định và ra quyết định đầu tư Thiết kế dự toán Lập kế hoạch triển khai thực hiện Đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, thương thảo, ký kết hợp đồng thực hiện dự án Giám sát, đánh giá và kiểm soát dự án Kết thúc, nghiệm thu bàn giao, quyết toán Cơ quan vận hành, khai thác dụa án Quản lý rủi ro Quản lý chất lượng Hình 1.5: Qui trình quản lý dự án 1.1.3.2. Nội dung quản lý dự án [34] QLDA là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc). Mục đích của nó từ góc độ quản lý và tổ chức, 15