Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy quản lý của công ty xây dựng ii thanh hoá

  • Số trang: 76 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 10 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24677 tài liệu

Mô tả:

Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn vµ cñng cè bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty x©y dùng II Thanh Ho¸ Lêi nãi ®Çu Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®ßi hái kh¸ch quan ®èi víi nhiÒu doanh nghiÖp, ®Æc biÖt lµ trong c¬ chÕ thÞ trêng nh hiÖn nay. §©y lµ mét vÊn ®Ò khã kh¨n do lùc lîng lao ®éng lµm c«ng t¸c qu¶n lý lµ lao ®éng cã tr×nh ®é cao, mçi ho¹t ®éng cña hä ®Òu g¾n liÒn víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Trong mét C«ng ty, bé m¸y qu¶n lý ®ãng vai trß quyÕt ®Þnh ®èi víi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty ®ã. NÕu mét bé m¸y ®îc ®¶m b¶o gän nhÑ, linh ho¹t, cã tr×nh ®é th× ch¾c ch¾n bé m¸y ®ã sÏ lµm cho C«ng ty ph¸t triÓn nhanh chãng. XuÊt ph¸t tõ thùc tÕ lµ bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty x©y dùng II_Thanh ho¸ míi ®îc h×nh thµnh do sù s¸t nhËp hai bé m¸y cña hai C«ng ty sau qóa tr×nh s¸t nhËp gi÷a C«ng ty víi C«ng ty §êng C, nªn cßn cã nhiÒu vÊn ®Ò tån t¹i cÇn ph¶i kh¾c phôc trong thêi gian tíi. V× vËy, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®iÒu cÇn thiÕt. Cã nh vËy, bé m¸y míi ph¸t huy ®îc vai trß cña nã trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, song ®Ó lµm ®îc c«ng t¸c nay hoµn toµn kh«ng ph¶i lµ ®¬n gi¶n bëi v× trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn tÊt yÐu khong tr¸nh khái sù ®ông ch¹m tíi quyÒn lîi vÞ trÝ cña nhiÒu c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu thùc tËp tèt nghiÖp t¹i C«ng ty, t«i ®· nhËn thÊy sù cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn ®Ò tµi nµy. Lý do chÝnh xuÊt ph¸t tõ thùc tÐ bé m¸y cña C«ng ty cßn cã sù cång kÒnh, bè trÝ lao ®éng cha hîp lý, thêi gian lµm viÖc cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn cha ®¶m b¶o...§©y thùc sù lµ nh÷ng lý do c¬ b¶n lµm cho bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ho¹t ®éng cha cã hiÖu qu¶ trong giai ®o¹n hiÖn nay. Trªn c¬ së t×nh h×nh thùc tÕ vÒ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty, b»ng c¸c ph¬ng ph¸p nghiªn cøu nh kh¶o s¸t, thèng kª, ph©n tÝch tæng hîp sè liÖu... bµi viÕt cña t«i ®· ®i s©u nghiªn cøu thùc tr¹ng tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, nghiªn cøu c¸c kinh nghiÖm ®· thµnh c«ng trong c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y cña mét c«ng ty vµ kÕt hîp víi lý thuyÕt ®· ®îc tÝch lòy trong qu¸ tr×nh häc tËp vËn dông vµo trong thùc tÕ ®Ó ®a ra nh÷ng kiÕn nghÞ gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. T«i hi väng r»ng víi nh÷ng hiÓu biÕt, nh÷ng ý kiÕn cña b¶n th©n cã thÓ ®ãng gãp ®îc cho C«ng ty nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nh»m x©y dùng ®îc mét bé 1 m¸y qu¶n lý n¨ng ®éng, s¸ng t¹o vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh chung cña C«ng ty, ®a C«ng ty trë thµnh mét c«ng ty hµng ®Çu trong ngµnh x©y dùng. LuËn v¨n tèt nghiÖp cña t«i gåm c¸c phÇn sau: Ch¬ng I - C¬ së lý luËn vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong c«ng ty. Ch¬ng II - Ph©n tÝch thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty x©y dùng II_Thanh ho¸. Ch¬ng III - Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn vµ cñng cè bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. . Ch¬ng i c¬ së lý luËn vÒ bé m¸y qu¶n lý trong mét c«ng ty I – Nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n vµ mét sè m« h×nh tæ chøc qu¶n lý. A. Nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n. 1. Kh¸i niÖm vÒ tæ chøc, qu¶n lý tæ chøc vµ vai trß cña tæ chøc qu¶n lý. Tæ chøc: §Ó thùc hiÖn mét c«ng viÖc, mét môc tiªu x¸c ®Þnh th× cÇn ph¶i cã sù tæ chøc c¸c c¸ nh©n trong tæ chøc ®ã thµnh nh÷ng thµnh viªn cã chøc n¨ng nhiÖm vô nhÊt ®Þnh ®Ó cïng thùc hiÖn nhiÖm vô chung cña tæ chøc. 2 ViÖc tæ chøc nh vËy sÏ biÓu thi c«ng viÖc mµ mçi ngêi lµm cã mét môc ®Ých hoÆc cã mét môc tiªu nhÊt ®Þnh song l¹i ph¶i t¹o ra sù ¨n khíp víi c¶ nhãm, nh÷ng thµnh viªn kh¸c ®Ó cïng kÕt hîp nh»m hoµn thµnh nhiÖm vô chÝnh do ®ã mµ n¶y sinh tæ chøc. VËy, tæ chøc ®îc hiÓu lµ sù liªn kÕt nh÷ng c¸ nh©n, nh÷ng qu¸ tr×nh, nh÷ng ho¹t ®éng trong hÖ thèng nh»m thùc hiÖn nh÷ng môc ®Ých ®Ò ra cña hÖ thèng dùa trªn c¬ së c¸c nguyªn t¾c vµ quy t¾c qu¶n trÞ. Qu¶n lý: §ã lµ sù t¸c ®éngcã híng ®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi tîng qu¶n lý, nh»m duy tr× ho¹t ®éng cña hÖ thèng sö dông mét c¸ch tèt nhÊt mäi tiÒm n¨ng s½n cã, c¸c c¬ héi ®Ó ®a hÖ thèng ®Õn môc tiªu ®· ®Ò ra trong ®iÒu kiÖn biÕn ®éng cña m«i trêng. Qua kh¸i niÖm trªn ta thÊy: Qu¶n lý ®îc tiÕn hµnh trong mét tæ chøc hoÆc mét nhãm nhÊt ®Þnh trong x· héi. Tøc lµ ho¹t ®éng qu¶n lý chØ tån t¹i trong mét nhãm ngêi. Qu¶n lý gåm c«ng viÖc chØ huy t¹o ®iÒu kiÖn cho nh÷ng ngêi kh¸c thùc hiÖn c«ng viÖc vµ ®¹t môc ®Ých cña c¶ nhãm. Vai trß cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp ®Òu nh»m thùc hiÖn mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh. §Ó thùc hiÖn ®îc nh÷ng môc tiªu ®ã, mçi doanh nghiÖp ®ßi hái ph¶i cã lùc lîng ®iÒu hµnh toµn bé qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn. Lùc lîng nµy chÝnh lµ lùc lîng qu¶n lý doanh nghiÖp vµ h×nh thµnh nªn bé m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Nhng ®Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt, ¨n khíp trong ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh th× trong doah nghiÖp ph¶i cã ngêi ®iÒu hµnh trùc tiÕp chØ ®¹o lùc lîng qu¶n lý, thùc hiÖn nhiÖm vô bè trÝ, s¾p xÕp sao cho phï hîp víi mçi nh©n viªn qu¶n lý vµo tõng nhiÖm vô cã thÓ ®¶m b¶o sù phèi kÕt hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c thµnh viªn trong c¬ cÊu nh»m khai th¸c tèi u tiÒm n¨ng chuyªn m«n, trÝ s¸ng t¹o cña mçi ngêi trong viÖc thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu ®· ®Ò ra nh n¨ng suÊt, chÊt lîng, doanh thu, lîi nhuËn… Nh vËy, mçi doanh nghiÖp nÕu nh kh«ng cã mét bé m¸y qu¶n lý th× kh«ng mét lùc lîng nµo cã cã thÓ tiÕn hµnh nhiÖm vô qu¶n lý ®îc. Ngîc l¹i, kh«ng mét qu¸ tr×nh tæ chøc nµo l¹i cã thÓ thùc hiÖn ®îc nÕu nh kh«ng cã bé m¸y qu¶n lý. 2. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña doanh nghiÖp. 3 a. C¬ cÊu tæ chøc. §ã chÝnh lµ h×nh thøc tån t¹i cña tæ chøc, nã nãi lªn sù s¾p ®Æt theo trËt tù nµo ®ã cña bé phËn cña tæ chøc cïng c¸c mèi quan hÖ gi÷a chóng. Trong néi bé tæ chøc tån t¹i hai mèi liªn hÖ chñ yÕu gi÷a c¸c yÕu tè cÊu thµnh nªn tæ chøc, ®ã lµ: - Mèi liªn hÖ däc cña tæ chøc cÊp trªn vµ cÊp díi. - Mèi liªn hÖ ngang cña c¸c yÕu tè ngang cÊp. C¬ cÊu tæ chøc trùc tiÕp quyÕt ®Þnh hÖ thèng chØ huy vµ m¹ng líi th«ng suèt trong tæ chøc. Do ®ã, c¬ cÊu tæ chøc thÝch hîp lµ hÕt søc quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ nh÷ng môc tiªu cña tæ chøc. Tãm l¹i, c¬ cÊu tæ chøc lµ mét kÕt cÊu ph©n tÇng líp tõ trªn xuèng díi thÓ hiÖn h×nh thøc l·nh ®¹o theo h×nh chãp, ®øng ®Çu lµ ngêi l·nh ®¹o cao nhÊt sau ®ã ®Õn c¸c bé phËn l·nh ®¹o thÊp h¬n cho ®Õn tÇng cuèi cïng. Do cã nhiÒu nh©n tè ¶nh hëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc nªn viÖc tæ chøc c¬ cÊu cña tæ chøc ph¶i hÕt søc hîp lý, xö lý x¸c ®¸ng mèi quan hÖ gi÷a c¸c cÊp cña tæ chøc vµ møc ®é qu¶n lý. CÇn cã sù ph©n ®Þnh râ rµng gi÷a quyÒn h¹n chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c cÊp trong tæ chøc nh»m ph¸t huy hiÖu suÊt cña c¸c c¸ nh©n tõ ®ã lµm lîi cho viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c nãi chung. b. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp. Tæng hîp c¸c bé phËn kh¸c nhau cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®îc chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh, ®îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp, tõng kh©u kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ thùc hiÖn môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp ®îc gäi lµ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y tæ chøc cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý lµ h×nh thøc ph©n c«ng lao ®éng trong lÜnh vùc qu¶n trÞ, nã cã t¸c ®éng ®Õn qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña tæ chøc qu¶n lý. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý mét mÆt ph¶n ¸nh c¬ cÊu tr¸ch nhiÖm cña mçi ngêi trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt, mÆt kh¸c nã cã t¸c ®éng tÝch cùc trë l¹i ®Õn viÖc ph¸t triÓn s¶n xuÊt. c. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Bao gåm tËp hîp nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô râ rµng trong qu¸ tr×nh tiÕn hµnh ho¹t ®éng qu¶n lý doanh nghiÖp. 3. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi tæ chøc qu¶n lý. 4 Qu¸ tr×nh x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu sau: a. TÝnh tèi u. Gi÷a c¸c kh©u vµ c¸c cÊp qu¶n lý ( kh©u qu¶n lý ph¶n ¸nh c¸ch ph©n chia chøc n¨ng qu¶n lý theo chiªï ngang, cÊp qu¶n lý l¹i thÓ hiÖn sù ph©n chia chøc n¨ng qu¶n lý theo chiÒu däc) ®Òu thiÕt lËp nh÷ng mèi liªn hÖ hîp lý víi sè lîng cÊp qu¶n lý Ýt nhÊt trong hÖ thèng cho nªn c¬ cÊu qu¶n lý mang tÝnh n¨ng ®éng cao, lu«n ®i s¸t vµ phôc vô môc ®Ých ®Ò ra cña doanh nghiÖp. b. TÝnh linh ho¹t. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong hÖ thèng còng nh ngoµi m«i trêng. c. TÝnh tin cËy. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña mäi th«ng tin ®îc xö lý trong hÖ thèng, nhê ®ã ®¶m b¶o sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp. d. TÝnh kinh tÕ. C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý ph¶i sö dông víi chi phÝ qu¶n lý thÊp nhÊt nhng ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. Tiªu chuÈn xem xÐt yªu cÇu nµy lµ mèi t¬ng quan gi÷a chi phÝ dù ®Þnh bá ra vµ kÕt qu¶ sÏ thu vÒ. e. TÝnh bÝ mËt. Trong giai ®o¹n hiÖn nay, sù khèc liÖt trong c¹nh tranh cña c¬ chÕ thÞ trêng ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i kiÓp so¸t chÆt chÏ th«ng tin mang tÝnh chiÕn lîc. §iÒu ®ã ®ßi hái gi÷ g×n ®îc néi dung ho¹t ®éng cña mçi bé phËn vµ cña c¶ bé m¸y, chèng sù rß rØ mÊt c¾p th«ng tin do c¸c ®èi thñ c¹nh tranh lu«n cã sù k×nh ®Þch vµ thêng xuyªn theo dâi b¸m s¸t nhau trªn th¬ng trêng. 4. Nh÷ng nh©n tè ¶nh hëng tíi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Môc ®Ých cña viÖc ph©n tÝch c¸c yÕu tè ¶nh hëng tíi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ nh»m t×m ra mét m« h×nh tæ chøc qu¶n lý gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ cña doanh nghiÖp. Kh«ng mét yÕu tè riªng lÎ nµo cã thÓ quyÕt ®Þnh m« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty, mµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty chÞu ¶nh hëng cña nhiÒu yÕu tè vµ c¸c yÕu tè nµy l¹i thay ®æi tïy theo tõng trêng hîp. 5 a. NhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. HiÖn nay, mét ®iÒu ®îc chÊp nhËn chung lµ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ hai mÆt kh«ng thÓ t¸ch rêi nhau trong c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp. Chendler ®· tiÕn hµnh nghiªn cøu nhiÒu doanh nghiÖp lín ë Hoa Kú nh: Dupond, Scars, Standart Oil,... ®· ®i ®Õn kÕt luËn lµ khi cã sù thay ®æi nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cÊp c«ng ty th× bé m¸y qu¶n lý còng ph¶i thay ®æi theo. Lý do chÝnh khiÕn c¸c c«ng ty ph¶i thay ®æi bé m¸y qu¶n lý lµ v× bé m¸y qu¶n lý cò g©y ra sù kÐm hiÖu qu¶ trong viÖc phÊn ®Êu ®¹t ®îc nh÷ng nhiÖm vô cña c«ng ty khi cã sù thay ®æi trong s¶n xuÊt kinh doanh . Tuy nhiªn, kh«ng ph¶i bao giê còng cã sù thay ®æi vÒ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh còng cã sù thay ®æi b¾t buéc cña bé m¸y qu¶n lý. Song, c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu ®Òu ñng hé ý tëng bé m¸y qu¶n lý cÇn ®i kÌm theo nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh. b. Quy m« vµ ®é phøc t¹p cña doanh nghiÖp. Ban l·nh ®¹o ph¶i nghiªn cøu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý sao cho cã thÓ qu¶n lý ®îc toµn bé c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Doanh nghiÖp cã quy m« cµng lín vµ phøc t¹p th× c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp còng cµng nhiÒu vµ phøc t¹p. Do ®ã bé m¸y qu¶n lý cµng ph¶i ®îc tæ chøc mét c¸ch hîp lý, sao cho vÉn ®¶m b¶o qu¶n lý ®îc toµn bé c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp mµ vÉn ®¶m b¶o bé m¸y qu¶n lý kh«ng bÞ cång kÒnh vµ qu¸ phøc t¹p vÒ c¬ cÊu. c. §Þa bµn ho¹t ®éng. ViÖc më réng ®Þa bµn ho¹t ®éng hoÆc ph©n t¸n ®Þa bµn ho¹t ®éng còng ®ßi hái cã sù bè trÝ l¹i lao ®éng nãi chung vµ lao ®éng qu¶n lý nãi riªng, do ®ã sÏ dÉn ®Õn sù xuÊt hiÖn cña mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý míi. Nh vËy, sù thay ®æi ®Þa bµn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp còng ¶nh hëng ®Õn bé m¸y qu¶n lý. d. C«ng nghÖ. §Æc ®iÓm chung vµ møc ®é phøc t¹p cña c«ng nghÖ mµ doanh nghiÖp ®ang sö dông cã thÓ ¶nh hëng ®Õn viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Cô thÓ lµ c¸c doanh nghiÖp chó träng ®Õn c«ng nghÖ cao th× thêng cã ®Þnh møc qu¶n lý thÊp, bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®îc bè trÝ sao cho t¨ng cêng kh¶ n¨ng cña doanh nghiÖp vµ cã thÓ thÝch øng kÞp thêi tríc sù thay ®æi nhanh chãng cña c«ng nghÖ. C¸c doanh nghiÖp khai th¸c c«ng nghÖ míi thêng cã xu híng sö dông c¸n bé cã tr×nh ®é häc vÊn cao vµ cã kinh nghiÖm vÒ kü thuËt, c¸c c¸n bé 6 qu¶n lý cã chñ tr¬ng ®Çu t cho c¸c dù ¸n híng vµo hËu thuÉn vµ viÖc duy tr× søc m¹nh vÒ c«ng nghÖ cña doanh nghiÖp, hÖ thèng c¬ cÊu tæ chøc phï hîp víi hÖ thèng c«ng nghÖ vµ ®¶m b¶o sù phèi hîp mét c¸ch chÆt chÏ trong viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh liªn quan ®Õn kinh doanh vµ c«ng nghÖ. e. Møc ®é phøc t¹p cña m«i trêng kinh doanh. Møc ®é phøc t¹p cña m«i trêng kinh doanh còng cã ¶nh hëng tíi bé m¸y tæ chøc qu¶n lý. Trong ®iÒu kiÖn m«i trêng kinh doanh æn ®Þnh th× c¸c doanh nghiÖp còng cã mét bé m¸y qu¶n lý æn ®Þnh, trong ®ã viÖc ®a ra c¸c quyÕt ®Þnh thêng mang tÝnh tËp trung víi nh÷ng chØ thÞ, nguyªn t¾c cøng r¾n, ®Òu cã thÓ qu¶n lý tèt. Ngîc l¹i, nh÷ng doanh nghiÖp cã ®îc thµnh c«ng trong m«i trêng kinh doanh thay ®æi nhanh chãng thêng ph¶i tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cã mèi liªn hÖ g¾n bã h÷u c¬, trong ®ã viÖc ra quyÕt ®Þnh cã tÝnh chÊt ph©n t¸n víi c¸c thÓ lÖ mÒm máng linh ho¹t, c¸c phßng ban cã sù liªn kÕt chÆt chÏ víi nhau vµ víi c¸c tæ ®éi ®a chøc n¨ng. f. C¬ së kü thuËt cña ho¹t ®éng qu¶n lý vµ tr×nh ®é cña c¸n bé qu¶n lý. Nh©n tè nµy ¶nh hëng rÊt lín tíi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Khi c¬ së kü thuËt cña ho¹t ®éng qu¶n lý (m¸y vi tÝnh, ®iÖn thäai …) ®Çy ®ñ hiÖn ®¹i, tr×nh ®é cña c¸n bé qu¶n lý cao cã thÓ ®¶m nhiÖm ®îc nhiÒu c«ng viÖc th× nã sÏ gãp phÇn gi¶m ®îc c¸n bé qu¶n lý trong bé m¸y qu¶n lý. C¸c c¸n bé qu¶n lý theo ph¬ng c¸ch truyÒn thèng thêng thÝch sö dông nh÷ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo kiÓu truyÒn thèng nh tæ chøc bé m¸y, qu¶n lý theo bé phËn chøc n¨ng vµ Ýt khi vËn dông c¸c h×nh thøc tæ chøc míi kh¸c nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo m« h×nh ma trËn. C¸c c¸n bé qu¶n lý theo phong c¸ch truyÒn thèng còng thÝch sù kiÓm so¸t tËp trung, do ®ã hä thêng kh«ng thÝch nh÷ng m« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý mang tÝnh ph©n t¸n, cµng nhiÒu nh©n viªn h¬n. g. Th¸i ®é cña ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn. Th¸i ®é cña ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn còng ¶nh hëng ®Õn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. C«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é häc vÊn cao vµ ®· qua ®µo t¹o thêng rÊt cã ý thøc víi c«ng viÖc ®îc giao vµ hä cã thÓ hoµn thµnh tèt khèi lîng c«ng viÖc cña m×nh. Nh vËy, sÏ kh«ng cÇn nhiÒu lao ®éng qu¶n lý ®Ó ®«n ®èc chØ huy hä lµm viÖc vµ sè lîng lao ®éng trong bé m¸y qu¶n lý ®îc tinh gi¶m. Tuy nhiªn, còng cã nh÷ng c¸n bé c«ng nh©n viªn cã th¸i ®é lµm viÖc thiÕu tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, thêng kh«ng hoµn thµnh c«ng viÖc ®îc giao, ®èi víi c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn nh vËy th× cÇn ph¶i cã ®ñ lao ®éng 7 qu¶n lý ®Ó ®«n ®èc, kiÓm so¸t c«ng viÖc cña hä. §iÒu ®ã lµm t¨ng sè lîng c¸n bé qu¶n lý trong doanh nghiªp. B - Mét sè m« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña c¸c hÖ thèng ®· h×nh thµnh nh÷ng c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý kh¸c nhau. Mçi kiÓu chøa ®ùng nh÷ng ®Æc ®iÓm, u ®iÓm, nhîc ®iÓm vµ ®îc ¸p dông trong nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ nhÊt ®Þnh. 1. C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn (®êng th¼ng) §©y lµ c¬ cÊu tæ chøc ®¬n gi¶n nhÊt, trong ®ã cã mét cÊp trªn vµ mét sè cÊp díi. Toµn bé vÊn ®Ò ®îc gi¶i quyÕt theo mét kªnh liªn hÖ ®êng th¼ng. CÊp l·nh ®¹o trùc tiÕp ®iÒu hµnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ sù tån t¹i cña hÖ thèng. C¬ cÊu nµy ®îc ¸p dông phæ biÕn cuèi thÕ kû 19 trong nh÷ng doanh nghiÖp nhá, s¶n phÈm kh«ng phøc t¹p, tÝnh chÊt s¶n xuÊt liªn tôc. C¬ cÊu nµy dùa trªn nguyªn t¾c “Thèng nhÊt chØ huy trong mäi ho¹t ®éng" theo häc gi¶ H.FASOL, ®êng trùc tuyÕn cÇn ph¶i thèng nhÊt, mét ngêi, mét thñ trëng. §Æc ®iÓm c¬ b¶n cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ theo trùc tuyÕn: CÊp trªn l·nh ®¹o trùc tiÕp cÊp díi, cÊp díi tiÕp nhËn, chÊp hµnh chØ thÞ, mÖnh lÖnh cña cÊp trªn. C¸c mèi liªn hÖ gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc ®îc thùc hiÖn theo ®êng th¼ng (ngêi thõa hµnh mÖnh lÖnh chØ nhËn lÖnh qua mét cÊp trªn trùc tiÕp vµ chØ thi hµnh theo lÖnh cña ngêi ®ã th«i). + ¦u ®iÓm: - §¬n gi¶n, râ rµng do thèng nhÊt chØ huy. - Kh¶ n¨ng t¸ch biÖt râ rµng c¸c ký hiÖu. - Cã hiÖu qu¶ khi gi¶i quyÕt c¸c m©u thuÉn. + Nhîc ®iÓm: ngang. - Kh«ng cã sù ph©n c«ng hîp lý, kh«ng cã sù ®iÒu hµnh theo chiÒu DÔ ®i ®Õn ®éc ®o¸n do c¸ nh©n ra quyÕt ®Þnh. - §ßi hái ngêi l·nh ®¹o ph¶i cã kiÕn thøc toµn diÖn, tæng hîp ®ång thêi kh«ng tËn dông ®îc sù gióp ®ì cña c¸c chuyªn gia cã tr×nh ®é cao vÒ 8 tõng mÆt qu¶n trÞ vµ khi cÇn thiÕt liªn hÖ gi÷a hai thµnh viªn cña c¸c tuyÕn th× th«ng tin ph¶i ®i ®êng vßng. C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn Thñ Thñtrtrëng ëngc¬ c¬quan quan Ng êiêi®iÒu Ng ®iÒuhµnh hµnh trùc tuyÕn trùc tuyÕn11 Ng trùc Ngêiêi®iÒu ®iÒuhµnh hµnh trùc tuyÕn 2 tuyÕn 2 Ng êiêi®iÒu Ng ®iÒuhµnh hµnh trùc tuyÕn trùc tuyÕn33 2. C¬ cÊu chøc n¨ng. C¬ cÊu chøc n¨ng ®Çu tiªn ®îc ¸p dông víi thñ lÜnh c¸c m¶ng c«ng viÖc cña c¸c ®¶ng ph¸i chÝnh trÞ vµ chÕ ®é ®èc c«ng cña c¸c doanh nghiÖp, sau ®ã ®îc øng dông réng r·i vµ phï hîp víi khèi lîng c«ng t¸c qu¶n lý ngµy cµng lín. Nh÷ng vô qu¶n lý ®îc ph©n c«ng cho c¸c ®¬n vÞ riªng biÖt theo c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ h×nh thµnh nªn nh÷ng ngêi ®øng ®Çu c¸c ph©n hÖ ®îc chuyªn m«n ho¸ chØ ®¶m b¶o chøc n¨ng nhÊt ®Þnh. Mèi liªn hÖ gi÷a c¸c nh©n viªn trong hÖ thèng rÊt phøc t¹p. nh÷ng ngêi thõa hµnh nhiÖm vô ë cÊp díi nhËn mÖnh lÖnh ch¼ng nh÷ng tõ ngêi l·nh ®¹o cao nhÊt cña hÖ thèng mµ cßn c¶ tõ nh÷ng ngêi l·nh ®¹o ë c¸c chøc n¨ng kh¸c nhau. (nguyªn t¾c nµy do Taylor ®Ò xuÊt vµ ¸p dông trong tæ chøc lao ®éng khoa häc ë c¸c xÝ nghiÖp cña m×nh) + ¦u ®iÓm: -Thu hót ®îc c¸c chuyªn gia vµo c«ng t¸c l·nh ®¹o, gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò chuyªn m«n mét c¸ch thµnh th¹o h¬n. -Gi¶m bít g¸nh nÆng tr¸ch nhiÖm qu¶n lý cho ngêi l·nh ®¹o cao nhÊt cña hÖ thèng. + Nhîc ®iÓm: Ngêi l·nh ®¹o hÖ thèng ph¶i phèi hîp ho¹t ®éng cña nh÷ng ngêi l·nh ®¹o chøc n¨ng nhng do khèi lîng c«ng t¸c qu¶n lý, ngêi l·nh ®¹o c¶ hÖ thèng khã cã thÓ phèi hîp ®îc tÊt c¶ c¸c mÖnh lÖnh cña hä nªn dÔ dÉn tíi t×nh tr¹ng cÊp díi cïng lóc ph¶i thi hµnh nhiÒu mÖnh lÖnh. Thªm vµo ®ã lµ sù kh«ng duy tr× ®îc tÝnh kû luËt, kiÓm tra phèi hîp. M« h×nh nµy phï hîp víi xÝ nghiÖp lo¹i nhë hoÆc ®¬n vÞ hµnh chÝnh sù nghiÖp. 9 C¬ cÊu chøc n¨ng : L·nh ®¹o doanh nghiÖp Chøc Chøcn¨ng n¨ng11 Chøc Chøcn¨ng n¨ng22 Chøc Chøcn¨ng n¨ng33 CÊp CÊpddíiíi CÊp CÊpddíiíi CÊp CÊpddíiíi 3. C¬ cÊu trùc tuyÕn - tham mu. VÉn lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn, nhng l·nh ®¹o ®· cã bæ sung thªm mét bé phËn tham mu gióp viÖc. §©y lµ mét h×nh thøc qu¶n lý kÕt hîp gi÷a sù chØ huy trùc tiÕp cña c¸c cÊp l·nh ®¹o hµnh chÝnh trong xÝ nghiÖp vµ sù chØ ®¹o nghiÖp vô cña c¸c nh©n viªn chøc n¨ng c¸c cÊp. + ¦u ®iÓm: C¬ cÊu nµy vÉn dÔ dµng thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ trëng nhng bíc ®Çu ®· biÕt khai th¸c kiÕn thøc cña c¸c chuyªn gia gióp viÖc. + Nhîc ®iÓm: Tèc ®é ra quyÕt ®Þnh thêng chËm v× cã thªm nhiÒu ngêi ®Ó bµn khiÕn l·nh ®¹o ph¶i c©n nh¾c l©u h¬n. cho nªn kiÓu c¬ cÊu nµy cã ph¹m vi sö dông kh«ng lín l¾m, nã chØ dïng cho hÖ thèng cã ph¹m vi hÑp. C¬ cÊu trùc tuyÕn tham mu L·nh L·nh®¹o ®¹o Tham Thammmuu CÊp CÊpddíiíi 10 4. C¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng. M« h×nh nµy kÕt hîp gi÷a chØ huy trùc tiÕp cña c¸c cÊp l·nh ®¹o hµnh chÝnh trong xÝ nghiÖp vµ sù chØ ®¹o nghiÖp vô cña c¸c bé phËn chøc n¨ng do ®ã võa gi÷ ®îc u ®iÓm cña c¸c c¬ c¸u trùc tuyÕn vµ chøc n¨ng ®ång thêi kh¾c phôc ®îc nhîc ®iÓm cña tõng c¬ cÊu riªng lÎ. Theo c¬ cÊu nµy ngêi l·nh ®¹o ®îc sù gióp ®ì cña c¸c phßng ban chøc n¨ng trong viÖc ra quyÕt ®Þnh vµ híng dÉn kiÓm tra. MÖnh lÖnh ®îc truyÒn theo híng quy ®Þnh. Ngêi l·nh ®¹o c¸c phßng ban kh«ng trùc tiÕp ra quyÕt ®Þnh cho ngêi thõa hµnh ë c¸c tuyÕn. + ¦u ®iÓm: Ph¸t huy ®îc n¨ng lùc chuyªn m«n cña c¸c bé phËn chøc n¨ng, ®ång thêi vÉn ®¶m b¶o quyÒn chØ huy cña hÖ thèng trùc tiÕp. + Nhîc ®iÓm: Do cã qu¸ nhiÒu bé phËn chøc n¨ng nªn l·nh ®¹o ph¶i tæ chøc häp hµnh nhiÒu, g©y c¨ng th¼ng vµ l·ng phÝ thêi gian. Thªm vµo ®ã lµ sù m©u thuÉn trong néi bé cã thÓ x¶y ra do kh«ng thèng nhÊt quyÒn h¹n vµ quan ®iÓm. C¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng: L·nh L·nh®¹o ®¹odoanh doanhnghiÖp nghiÖp L·nh L·nh ®¹o ®¹o tuyÕn tuyÕn 11 CÊp dCÊp díiíi L·nh L·nh ®¹o ®¹o chøc chøc n¨ng n¨ng CÊp dCÊp díiíi CÊp dCÊp díiíi Tham Thammmuu L·nh L·nh ®¹o ®¹o chøc chøc n¨ng n¨ng CÊp dCÊp díiíi L·nh L·nh ®¹o ®¹o tuyÕn tuyÕn 22 CÊp dCÊp díiíi CÊp dCÊp díiíi 11 Ngoµi nh÷ng c¬ cÊu ®· tr×nh bµy ë trªn, hiÖn nay cßn tån t¹i mét sè m« h×nh tæ chøc qu¶n lý kh¸c nh c¬ cÊu ma trËn, c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu phi chÝnh thøc… X· héi ngµy cµng ph¸t triÓn dÉn tíi sù thay ®æi m¹nh mÏ trong c¸c ®¬n vÞ. Sù ph¸t triÓn nµy g¾n liÒn víi sù chuyªn m«n ho¸ cao ®ßi hái pg¶i cã sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c bé phËn trong qu¸ tr×nh tæ chøc ho¹t ®éng. V× vËy, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc lµ mét ®iÒu tÊt yÕu. II - Lao ®éng qu¶n lý 1. Lao ®éng qu¶n lý, sù ph©n lo¹i lao ®éng qu¶n lý. a. Lao ®éng qu¶n lý Kh¸i niÖm:lao ®éng qu¶n lý ®îc hiÓu lµ tÊt c¶ nh÷ng ngêi lao ®éng ho¹t ®éng trong bé m¸y qu¶n lý vµ tham gia vµo thùc hiÖn c¸c ch¸c n¨ngqu¶n lý. Theo C. Mac “lao ®éng qu¶n lý lµ mét d¹ng lao ®éng ®Æc biÖt cña ngêi lao ®éng s¶n xuÊt, ®Ó hoµn thµnh nh÷ng chøc n¨ng s¶n xuÊt kh¸c nhau cÇn ph¶i cã qu¸ tr×nh ®ã” Doanh nghiÖp lµ mét hÖ thèng ®îc t¹o bëi hÖ thèng bé phËn lµ hÖ thèng qu¶n lý vµ hÖ thèng bÞ qu¶n lý. HÖ thèng qu¶n lý bao gåm hÖ thèng c¸c chøc n¨ng qu¶n lý, hÖ thèng c¸c bé phËn qu¶n lý (phßng, ban) vµ nh÷ng c¸n bé nh©n viªn lµm viÖc trong ®ã. HÖ thèng bÞ qu¶n lý lµ hÖ thèng s¶n xuÊt bao gåm c¸c ph©n xëng, bé phËn s¶n xuÊt vµ toµn bé lc lîng lao ®éng, vËt t m¸y mãc vµ ph¬ng tiÖn s¶n xuÊt vµ ph¬ng ph¸p c«ng nghÖ ®îc bè trÝ vµ sö dông trong ®ã. Sù t¸c ®éng cña hÖ thèng qu¶n lý lªn hÖ thèng bÞ qu¶n lý trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña mét doanh nghiÖp ®îc th«ng qua qu¸ tr×nh ho¹t ®éng lao ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn lµm viÖc trong bé m¸y qu¶n lý vµ nh÷ng ngêi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. Trong doanh nghiÖp, lao ®éng qu¶n lý bao gåm nh÷ng ngêi lao ®éng ho¹t ®éng trong bé m¸y qu¶n lý vµ nh÷ng ngêi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý, ®ã lµ: Ban gi¸m ®èc, l·nh ®¹o phßng ban..c¸c nh©n viªn lµm viÖc trong trong c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ mét sè ngêi phôc vô kh¸c. Lao ®éng qu¶n lý ®ãng vai trß quan träng bëi v× nã ¶nh hëng rÊt lín ®Õn qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña toµn bé doanh nghiÖp. b. Sù ph©n lo¹i qu¶n lý. 12 + Theo chøc n¨ng, vai trß cña hä ®èi víi qu¶n lý toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy lao ®éng qu¶n lý ®îc ph©n chia thµnh nh©n viªn qu¶n lý kü thuËt, nh©n viªn qu¶n lý kinh tÕ vµ nh©n viªn qu¶n lý hµnh chÝnh. -Nh©n viªn qu¶n lý kü thuËt: lµ ngêi ®îc ®µo t¹o t¹i c¸c trêng kü thuËt hoÆc ®· qua thùc tÕ cã tr×nh ®é kü thuËt t¬ng ®¬ng, ®îc cÊp trªn cã thÈm quyÒn thõa nhËn b»ng v¨n b¶n ®ång thêi lµ ngêi trùc tiÕp chØ ®¹o hoÆc trùc tiÕp lµm c«ng t¸c kü thuËt. §ã lµ gi¸m ®éc, phã gi¸m ®èc, qu¶n ®èc phô tr¸ch kü thuËt, kü s, kü thuËt viªn, nh©n viªn... ë c¸c phßng ban. -Nh©n viªn qu¶n lý kinh tÕ: Lµ nh÷ng ngêi lµm c«ng t¸c l·nh ®¹o, tæ chøc, qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh, kÕ to¸n trëng, c¸n bé c«ng nh©n viªn... c«ng t¸c t¹i c¸c phßng ban kÕ ho¹ch, tµi chÝnh, kÕ to¸n, cung tiªu… -Nh©n viªn qu¶n lý hµnh chÝnh: Lµ nh÷ng ngêi lµm c«ng t¸c tæ chøc nh©n sù, thi ®ua khen thëng, qu¶n trÞ kinh doanh, v¨n th lu tr÷, b¶o vÖ.. + Theo vai trß ®èi víi viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý. Lao ®éng qu¶n lý ®îc chia thµnh: - C¸n bé l·nh ®¹o: Lµ nh÷ng ngêi lao ®éng qu¶n lý trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng l·nh ®¹o bao gåm: Gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, c¸c trëng phã phßng ban trong bé m¸y qu¶n lý. §©y lµ nh÷ng ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp ®Õn c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. - C¸c chuyªn gia: lµ nh÷ng ngêi lao ®éng qu¶n lý trùc tiÕp thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc chuyªn m«n bao gåm c¸c c¸n bé kinh tÕ, kü thuËt viªn, nh÷ng nhµ khoa häc... §©y lµ lùc lîng tham mu cho l·nh ®¹o trong viÖc ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. - Nh©n viªn thùc hµnh kü thuËt: ®©y lµ c¸c c¸n bé qu¶n lý thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc gi¶n ®¬n bao gåm c¸c nh©n viªn lµm c«ng t¸c h¹ch to¸n kiÓm tra nh nh©n viªn kiÓm ®Þnh, kÕ to¸n, thñ quü, thñ kho, c¸c nh©n viªn lµm c«ng t¸c v¨n th, b¶o vÖ, l¸i xe…nhiÖm vô cña hä lµ tiÕp nhËn vµ xö lý th«ng tin ban ®Çu, truyÒn tíi n¬i nhËn còng nh n¬i chuÈn bÞ vµ gi¶i quyÕt c¸c thñ tôc hµnh chÝnh ®èi víi c¸c lo¹i v¨n b¶n kh¸c nhau cña l·nh ®¹o doanh nghiÖp. Nh vËy, mét doanh nghiÖp muèn thùc hiÖn tèt chøc n¨ng qu¶n lý ®ßi hái ph¶i cã sù phèi hîp nhÞp nhµng cña c¶ ba lo¹i ho¹t ®éng trªn. MÆt kh¸c, 13 sù ph©n lo¹i nµy gióp cho doanh nghiÖp tæ chøc ®îc bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu qu¶ h¬n. 2. Néi dung cña ho¹t ®éng qu¶n lý. C¸c lo¹i lao ®éng qu¶n lý kh¸c nhau cã nhiÖm vô lao ®éng kh¸c nhau do ®ã cã néi dung lao ®éng rÊt kh¸c nhau. Nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù kh¸c nhau nµy lµ do tÝnh chÊt chøc n¨ng qu¶n lý quy ®Þnh. Tuy nhiªn, néi dung lao ®éng cña tÊt c¶ c¸c lo¹i lao ®éng ®Òu ®îc hîp thµnh tõ c¸c yÕu tè thµnh phÇn sau: - YÕu tè kü thuËt: thÓ hiÖn ë sù thùc hiÖnc¸c c«ng viÖc mang tÝnh chÊt thiÕt kÕ vµ mang tÝnh chÊt chuyªn m«n nh thiÕt kÕ, øng dông s¶n phÈm míi ph©n tÝch thiÕt kÕ vµ ¸p dông c¸c ph¬ng ph¸p míi nh»m c¶i tiÕn c«ng nghÖ s¶n xuÊt, tæ chøc lao ®éng… - YÕu tè tæ chøc hµnh chÝnh:thÓ hiÖn ë c¸c c«ng viÖc nh»m tæ chøc thùc hiÖn c¸c ph¬ng ¸n thiÕt kÕ, c¸c quyÕt ®Þnh nh lËp kÕ ho¹ch, híng dÉn c«ng viÖc, ®iÒu chØnh kiÓm tra viÖc thùc hiÖn vµ ®¸nh gi¸ c«ng viÖc. - YÕu tè s¸ng t¹o: thÓ hiÖn ë viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc nh t duy, suy nghÜ, t×m tßi, ph¸t minh vÊn ®Ò míi, c¸ch thøc míi ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc. - YÕu tè thùc hµnh ®¬n gi¶n: thÓ hiÖn ë viÖc thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®¬n gi¶n ®îc thùc hiÖn theo c¸c quy ®Þnh, híng dÉn cã s½n nh c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn thu thËp xö lý th«ng tin, truyÒn tin vµ c¸c c«ng viÖc phôc vô… - YÕu tè héi häp vµ sù vô: thÓ hiÖn ë sù tham giavÒ c¸c cuéc häp vÒ chuyªn m«n hoÆc ra quyÕt ®Þnh gi¶i quyÕt c«ng viÖc mang tÝnh thñ tôc. Nh÷ng yÕu tè trªn ®Òu cã mÆt trong n«i dung cña c¸c lao ®éng qu¶n lý song tû träng kh¸c nhauvµ lµm cho néi dung lao ®éng cña hä còng kh¸c nhau. 3. §Æc ®iÓm cña lao ®éng qu¶n lý. a. Ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý lµ ho¹t ®éng lao ®éng trÝ ãc mang nhiÒu ®Æc tÝnh s¸ng t¹o. Lao ®éng trÝ ãc lµ lao ®éng c¬ b¶n nhÊt trong ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý nãi chung. §Æc trng nµy t¹o ra tÝnh phøc t¹p trong c«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc lao ®éng trong lÜnh vùc qu¶n lývµ nã ®Æt ra nh÷ng nhu cÇu cÇn ®îc lu ý trong qu¸ tr×nh tæ chøc lao ®éng qu¶n lý c¸c lo¹i. Lao ®éng trÝ ãc ®îc ®Þnh nghÜa:®ã lµ sù tiªu hao søc lao ®éng díi t¸c ®éng chñ yÕu vÒ kh¶ n¨ng trÝ tuÖ vµ thÇn kinh t©m lý ®èi víi con ngêi trong 14 qu¸ tr×nh lao ®éng. Do ®ã ho¹t ®éng qu¶n lý mang tÝnh s¸ng t¹o nhiÒu h¬n so víi ho¹t ®éng ch©n tay. Nã thÓ hiÖn: - S¸ng t¹o ®éc lËp:t¹o ra nh÷ng kiÕn thøc, tri thøc míi. - S¸ng t¹o trong ph¹m vi nhiÖm vô ®· ®îc quy ®Þnh tríc,s¸ng t¹o vÒ c¸ch thøc thùc hiÖn c«ng viÖc. b. Ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý lµ ho¹t ®éng mang tÝnh t©m lý x· héi cao. Do lµ lo¹i lao ®éng trÝ ãc nªn ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý ®Æt ra c¸c yªu cÇu cao vÒ yÕu tè tinh thÇn vµ t©m lý ®èi víi ngêi lao ®éng. §ã lµ kh¶ n¨ng nhËn biÕt kh¶ n¨ng thu nhËn th«ng tin vµ c¸c phÈm chÊt t©m lý cÇn thiÕt kh¸c. §ång thêi trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt nhiÖm vô lao ®éng qu¶n lý c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¶i thùc hiÖn nhiÒu mèi quan hÖ giao tiÕp qua l¹i víi nhau. Do ®ã yÕu tè t©m lý x· héi ®ãng vai trß quan träng trong ho¹t ®éng lao ®éng ¶nh hëng tíi qu¸ tr×nh chÊt lîng c«ng viÖc, nhiÖt t×nh hay tiÕn tr×nh lµm viÖc…thªm vµo ®ã lµ do ®èi tîng qu¶n lý lµ ngêi lao ®éng vµ tËp thÓ lao ®éng nªn ®ßi hái ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý ph¶i mang tÝnh t©m lý x· héi gi÷a nh÷ng ngêi lao ®éng víi nhau. c. Th«ng tin kinh tÕ võa lµ ®èi tîng lao ®éng – kÕt qu¶ lao ®éng võa lµ ph¬ng tiÖn lao ®éng cña lao ®éng qu¶n lý. Trong qu¸ tr×nh lao ®éng qu¶n lý, ®èi tîng lao ®éng qu¶n lý kh«ng ph¶i lµ c¸c yÕu tè vËt chÊt th«ng thêng mµ lµ c¸c th«ng tin kinh tÕ. Khi c¸c th«ng tin kinh tÕ cha ®îc xö lý lµ ®èi tîng cña lao ®éng qu¶n lý cßn nh÷ng th«ng tin ®· ®îc xö lý chÝnh lµ kÕt qu¶ cña ho¹t ®éng lao ®éng cña hä. MÆt kh¸c, th«ng tin kinh tÕ lµ ph¬ng tiÖn ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c lo¹i lao ®éng qu¶n lý. d. Ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý cã néi dung ®a d¹ng, khã x¸c ®Þnh vµ kÕt qu¶ lao ®éng kh«ng biÓu hiÖn díi d¹ng hiÖn vËt mét c¸ch trùc tiÕp. §©y lµ mét ®Æc ®iÓm næi bËt cña ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý vµ lµ mét khã kh¨n cho c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng. Do néi dung c«ng viÖc ®a d¹ng, khã x¸c ®Þnh vµ kÕt qu¶ lao ®éng kh«ng biÓu hiÖn díi d¹ng vËt chÊt trùc tiÕp nªn ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý lµ ho¹t ®éng lao ®éng khã theo dâi, khã ®¸nh gi¸ vµ khã ®Þnh møc nªn tiÕn hµnh tæ chøc lao ®éng cÇn cã nh÷ng ph¬ng ph¸p nghiªn cøu, ph¬ng ¸n tæ chøc phï hîp, c¸c d¹ng møc lao ®éng phï hîp. 15 e. Ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý lµ c¸c th«ng tin c¸c t liÖu phôc vô cho viÖc h×nh thµnh vµ thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Do vËy, ®ßi hái tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¶i cao. TÝnh chÊt c«ng viÖc cña lao ®éng qu¶n lý lµ phøc t¹p vµ ®a d¹ng nªn c¸n bé c«ng nh©n viªn còng cÇn n¨ng ®éng, s¸ng t¹o trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt nhiÖm vô. §Æc ®iÓm nµy dÉn tíi yªu cÇu ®Æc biÖt khi tuyÓn chän vµ båi dìng c¸n bé c«ng nh©n viªn, lu ý khi ®Þnh møc lao ®éng vµ yªu cÇu x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n trong ph©n c«ng lao ®éng. 4. Yªu cÇu ®èi víi lao ®éng qu¶n lý. Do ®Æc trng cña ho¹t ®éng qu¶n lýlµ lao ®éng trÝ ãc mang tÝnh chÊt phøc t¹p, ®a d¹ng cho nªn lao ®éng qu¶n lý cÇn cã nh÷ng phÈm chÊt t¬ng øng. §ã lµ: - Lao ®éng qu¶n lý lµ lo¹i lao ®éng cã tr×nh ®é cao, kiÕn thøc chuyªn m«n v÷ng vµng. Cã nh vËy míi gióp cho lao ®éng qu¶n lý thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch tèt ®îc, ®¸p øng ®îc c¸c yªu cÇu c«ng viÖc. - Lao ®éng qu¶n lý lµ nh÷ng ngêi cã ®Çu ãc quan s¸t vµ n¾m ®îc c¶ c¸i tæng qu¸t vµ c¸c chi tiÕt ®Ó tæ chøc cho hÖ thèng mµ m×nh ho¹t ®éng. CÇn ph¶i x¸c ®Þnh ®îc m×nh ph¶i lµm g× vµ lµm nh thÕ nµo. - §èi víi n¨ng lùc tæ chøc cÇn ph¶i biÕt tiÕp cËn víi con ngêi, chan hoµ, cëi më, ch©n thµnh vµ trung thùc. §ång thêi cÇn ph¶i th¸o v¸t, cã s¸ng kiÕn vµ kh«ng chÞu bã tay tríc mäi khã kh¨n. - D¸m chÞu tr¸ch nhiÖm ®èi víi c«ng viÖc m×nh lµm. - Cã ý trÝ vµ quyÕt t©m trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c, lêng tríc ®îc c¸c t×nh huèng cã thÓ x¶y ra vµ t×m ra gi¶i ph¸p gi¶i quyÕt vÊn ®Ò mét c¸ch ®ungs ®¾n, tËn dông tèt thêi c¬. - Cã ph¬ng ph¸p t duy khoa häc ®Ó quan s¸t, ph©n tÝch vµ gi¶i quyÕt vÊn ®Ò: + Nh¹y c¶m víi c¸i míi + Cã t duy hÖ thèng. + BiÕt dïng ®óng ngêi ®óng viÖc + CÇn ph¶i dòng c¶m nhËn sai lÇm, rót kinh nghiÖm trong c«ng t¸c khi m¾c ph¶i. 16 + Cã c¸ch lµm viÖc khoa häc, hîp lý vµ hiÖu qu¶ trong qu¸ tr×nh lµm viÖc - Trong c«ng t¸c cÇn thÓ hiÖn sù quan t©m gióp ®ì mäi ngêi ®Ó t¹o nªn bÇu kh«ng khÝ t©m lý tho¶i m¸i nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c chung cña ®¬n vÞ. - Cuèi cïng, tuyÖt ®èi phôc tïng quyÕt ®Þnh cña cÊp trªn. cè g¾ng trong c«ng viÖc ®îc giao. Nghiªn cøu tham kh¶o ®Ò nghÞ cÊp trªn gi¶i quyÕt nh÷ng kh©u nh÷ng bé phËn...cha hîp lý vµ cha hiÖu qu¶. Tãm l¹i, trong tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, ngêi l·nh ®¹o cÇn xem xÐt tØ mØ c«ng viÖc còng nh nh÷ng phÈm chÊt vµ kh¶ n¨ng cña c¸n bé sÏ ®îc giao c«ng viÖc ®ã ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng kh«ng ®óng ngêi, ®óng viÖc g©y thiÖt h¹i do kh«ng ®¶m b¶o hiÖu qu¶ c«ng viÖc. III- Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý- mét biÖn ph¸p quan träng ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. 1. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý theo híng chuyªn tinh gän nhÑ vµ cã hiÖu lùc. §Ó ®¸p øng ®îc nh÷ng yªu cÇu cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong c¬ chÕ thÞ trêng kh¾c nghiÖt nh hiÖn nay còng nh ®Ó ph¸t huy ®ù¬c hÕt vai trß, n¨ng lùc l·nh ®¹o vµ qu¶n lý cña bé m¸y qu¶n lý ®èi víi mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña hÖ thèng th× viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý theo híng chuyªn tinh, gän nhÑ mµ vÉn ®¶m b¶o hiÖu qu¶ cao lµ mét ®ßi hái tÊt yÕu. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý trªn cã thÓ gi¶i thÝch chuyªn tinh lµ thêng xuyªn, chuyªn s©u vµ cã chän läc. Gän nhÑ thÓ hiÖn sù võa ®ñ, chi tiÕt thµnh phÇn kh«ng rêm rµ, kh«ng thõa kh«ng thiÕu vµ cã tû träng nhá. Cã hiÖu lùc thÓ hiÖn kh¶ n¨ng ®i ®Õn kÕt qu¶, ®îc mäi ngêi chÊp nhËn mét c¸ch nghiªm chØnh. ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y ®èi víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña hÖ thèng. Bé m¸y qu¶n lý lµ lùc lîng duy nhÊt cã thÓ tiÕn hµnh nhiÖm vô qu¶n lý ®îc. Nã chØ ph¸t huy ®îc søc m¹nh khi nã phï hîp víi yªu cÇu cña thùc tiÔn, cßn kh«ng th× nã l¹i trë thµnh lùc lîng k×m h·m. hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý lµm cho bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu lùc h¬n, hoµn thµnh nhiÖm vô qu¶n lý, phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh, thÝch øng víi mäi ®Æc ®iÓm kinh tÕ - kü thuËt cña doanh nghiÖp nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. 17 Ngµy nay, trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng mét doanh nghiÖp cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn th× cÇn cã bé m¸y qu¶n lý cña nã ph¶i cã hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng. MÆt kh¸c, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý sÏ lµm cho bé m¸y qu¶n lý tinh gi¶m, gän nhÑ mµ vÉn cã hiÖu lùc cao. Nh vËy, sÏ lµm cho chi phÝ qu¶n lý ®îc gi¶m bít, gi¶m gi¸ thµnh t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. §©y lµ ®iÓm râ nÐt nhÊt cña viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. 2. Hoµn thiÖn sù ph©n c«ng, ph©n cÊp trong bé m¸y ®iÒu hµnh cña hÖ thèng. a. Ph©n c«ng trong bé m¸y qu¶n trÞ ®iÒu hµnh doanh nghiÖp Doanh nghiÖp hiÖn ®¹i ®ßi hái mét sù chØ huy s¶n xuÊt vµ qu¸ tr×nh kinh doanh theo mét ý trÝ thèng nhÊt tuyÖt ®èi, ®ßi hái sù phôc tïng kû luËt hÕt søc nghiªm ngÆt, sù ®iÒu khiÓn c¶ bé m¸y qu¶n trÞ theo nh÷ng nguyªn t¾c thèng nhÊt tõ trªn xuèng díi: Gi¸m ®èc lµ ngêi ®îc giao tr¸ch nhiÖm qu¶n trÞ doanh nghiÖp, lµ ngêi chØ huy cao nhÊt, cã nhiÖm vô qu¶n lý toµn diÖn, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt, ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kü thuËt kinh doanh vµ ®êi sèng cña doanh nghiÖp. §Ó cã thêi gian tËp trung vµo vÊn ®Ò lín gi¸m ®èc nªn giao quyÒn chØ huy s¶n xuÊt vµ kü thuËt cho mét phã gi¸m ®èc. Ngêi nµy cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc vµ chØ huy qu¸ tr×nh s¶n xuÊt hµng ngµy tõ kh©u chuÈn bÞ s¶n xuÊt kinh doanh ®Õn bè trÝ lao ®éng, tæ chøc cÊp ph¸t vËt t. Trong t×nh h×nh hiÖn nay nÒn kinh tÕ chuyÓn tõ c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang c¬ chÕ thÞ trêng cã sù qu¶n lý cña nhµ níc, ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp ngµy cµng cã ý nghÜa quan träng, quyÕt ®Þnh sù tån t¹i cña doanh nghiÖp do vËy cÇn mét phã gi¸m ®èc kinh doanh. Phã gi¸m ®èc nµy phô tr¸ch chñ yÕu m¶ng ®èi ngo¹i cña doanh nghiÖp tõ viÖc hiÖp t¸c s¶n xuÊt, liªn doanh liªn kÕt ®Õn c«ng t¸c mua vËt t tæ chøc tiªu thô s¶n phÈm…nãi réng lµ tæ chøc ho¹t ®éng “marketing” cña doanh nghiÖp. Ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ to¸n theo quyÕt ®Þnh hiÖn nay ®îc giao cho kÕ to¸n trëng cã vÞ trÝ nh mét phã gi¸m ®èc. Mét vÊn ®Ò cã ý nghÜa c¶ vÒ lý luËn lÉn thùc tiÔn lµ trong viÖc ph©n c«ng phô tr¸ch, cÇn quy ®Þnh giíi h¹n tèi ®a sè lîng c¸c phßng ban chøc n¨ng, bé phËn s¶n xuÊt trùc thuéc mét chøc danh qu¶n lý. V× nh chóng ta ®Òu biÕt gi÷a nh÷ng ngêi tham gia qu¸ tr×nh qu¶n lý cã v« vµn mèi quan hÖ qua l¹i 18 ch»ng chÞt, t¸c ®éng lÉn nhau, quy ®Þnh lÉn nhau. Khi sè lîng bé phËn hoÆc P=n 2n 2 + (n-1) P: tæng sè mèi liªn hÖ. n: sè lîng bé phËn trùc thuéc c¸n bé qu¶n trÞ. b. Tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng. C¸c phßng chøc n¨ng lµ c¸c tæ chøc bao gåm c¸n bé, nh©n viªn kinh tÕ, kü thuËt hµnh chÝnh ®îc ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ cã nhiÖm vô gióp ®ì gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh, theo dâi híng dÉn c¸c ph©n xëng, c¸c bé phËn s¶n xuÊt kinh doanh còng nh c¸n bé nh©n viªn cÊp díi, thùc hiÖn ®óng ®¾n kÞp thêi c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Tr¸ch nhiÖm chung cña c¸c phßng chøc n¨ng lµ võa ph¶i hoµn thµnh nhiÖm vô ®îc giao võa ph¶i ph«Ý hîp chÆt chÏ víi c¸c phßng kh¸c nh»m b¶o ®¶m cho tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c cña doanh nghiÖp ®îc tiÕn hµnh ¨n khíp, ®ång bé, nhÞp nhµng. C¸c phßng chøc n¨ng kh«ng cã quyÒn trùc tiÕp chØ huy c¸c ph©n xëng, c¸c bé ph¹n s¶n xuÊt. Trong t×nh h×nh hiÖn nay khi mµ quyÒn tù chñ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ®· ®îc më réng, c¬ chÕ qu¶n lý nãi chung, c¬ chÕ qu¶n trÞ doanh nghiÖp nãi riªng ®· ®æi míi doanh nghiÖp cã toµn quyÒn quyÕt ®Þnh viÖc tæ chøc c¸c phßng ban chøc n¨ng theo híng chuyªn tinh gän nhÑ. §ång thêi ph¶i hÕt søc coi träng nh÷ng bé phËn cã quan hÖ trùc tiÕp ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, ®Õn c«ng t¸c nghiªn cøu c¶i tiÕn kü thuËt c«ng nghÖ, nghiªn cøu thÞ trêng… ViÖc tæ chøc c¸c phßng ban chøc n¨ng cÇn tiÕn hµnh theo c¸c bíc sau: Mét lµ, ph©n tÝch sù phï hîp gi÷a c¸c chøc n¨ng vµ bé phËn qu¶n trÞ. Trêng hîp tèt nhÊt lµ mçi chøc n¨ng qu¶n trÞ nªn do mét phßng phô tr¸ch trän vÑn. Song, do sè lîng c¸c phßng chøc n¨ng phô thuéc vµo quy m«, 19 ®Æc ®iÓm kinh tÕ, kü thuËt cña tõng doanh nghiÖp nªn cã trêng hîp ph¶i ghÐp vµo ba chøc n¨ng cã liªn quan mËt thiÕt víi nhau thuéc cïng lÜnh vùc vµo mét phßng, do ®ã sÏ thuËn lîi cho viÖc bè trÝ c¸n bé phô tr¸ch. Hai lµ, tiÕn hµnh lËp s¬ ®å tæ chøc nh»m m« h×nh ho¸ mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng chøc n¨ng víi gi¸m ®èc vµ c¸c phã gi¸m ®èc. §ång thêi, ph¶i ghi râ nh÷ng chøc n¨ng mçi phßng phô tr¸ch, nh»m kh¾c phôc t×nh tr¹ng dÉm ®¹p, chång chÐo lªn nhau hoÆc ngîc l¹i, cã chøc n¨ng kh«ng cã bé phËn nµo chÞu tr¸ch nhiÖm. C¨n cø vµo s¬ ®å nãi trªn, tõng phßng chøc n¨ng x©y dùng néi quy c«ng t¸c cña phßng m×nh nh»m x¸c ®Þnh tØ mØ tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n chung cña c¶ phßng còng nh riªng cho tõng thµnh viªn trong phßng. Ba lµ, tÝnh to¸n sè lîng c¸n bé c«ng nh©n viªn mçi phßng chøc n¨ng mét c¸ch chÝnh x¸c cã c¨n cø khoa häc nh»m võa ®¶m b¶o hoµn thµnh nhiÖm vô, võa gi¶m bít tû lÖ nh©n viªn qu¶n trÞ, gi¶m chi phÝ qu¶n lý. §©y lµ c«ng viÖc kh¸ phøc t¹p, ®Æc biÖt lµ trong hoµn c¶nh c¸n bé cha ®îc tiªu chuÈn ho¸, viÖc s¾p xÕp bè trÝ c¸n bé, nh©n viªn qu¶n trÞ trong nhiÒu n¨m qua cã nhiÒu bÊt hîp lý ®Ó l¹i nh÷ng hËu qu¶ kh«ng thÓ gi¶i quyÕt mét sím, mét chiÒu. 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c ®µo t¹o c¸n bé. Thêng xuyªn ®Ò ra ®îc néi dung ch¬ng tr×nh häc tËp, h×nh thøc tæ chøc ®µo t¹o vµ ®èi tîng ®µo t¹o phï hîp. Kh«ng ngõng n©ng cao c¸n bé trong hÖ thèng ®ång thêi tiÕn hµnh ®µo t¹o c¸n bé c«ng nh©n viªn trÎ ®Ó ®éi ngò lao ®éng qu¶n lý trong t¬ng lai cã n¨ng lùc chuyªn m«n v÷ng vµng ®¶m b¶o cho viÖc thùc hiÖn mét c¸ch tèt nhÊt c«ng t¸c qu¶n lý nãi riªng vµ sù ph¸t triÓn cña tæ chøc nãi chung. 4. Hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc phôc vô n¬i lµm viÖc. Qu¸ tr×nh ho¹t ®éng qu¶n lý cã hiÖu qu¶ hay kh«ng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo viÖc tæ chøc phôc vô n¬i lµm viÖc. NÕu nh n¬i lµm viÖc ®îc trang bÞ ®Çy ®ñ, ®¸p øng nhu cÇu c«ng viÖc cña ho¹t ®éng qu¶n lý sÏ gãp phÇn t¨ng hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc, ®ång thêi còng lµ c¬ së ®Ó tinh gi¶m bé m¸y, chuyªn m«n ho¸ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý. MÆt kh¸c, ®©y còng lµ mét biÖn ph¸p nh»m t¹o bÇu kh«ng khÝ t©m lý tho¶i m¸i t¹i n¬i lµm viÖc. 5. Hoµn thiÖn c«ng t¸c khuyÕn khÝch ngêi lao ®éng. 20
- Xem thêm -