Tài liệu Một số kiểu lỗi thường gặp trong văn bản báo cáo tiếng việt

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM ––––––––––––––––––––––– NGUYỄN QUỐC THÁI MỘT SỐ KIỂU LỖI THƢỜNG GẶP TRONG VĂN BẢN BÁO CÁO TIẾNG VIỆT LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÔN NGỮ VÀ VĂN HOÁ VIỆT NAM THÁI NGUYÊN - 2014 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM NGUYỄN QUỐC THÁI MỘT SỐ KIỂU LỖI THƢỜNG GẶP TRONG VĂN BẢN BÁO CÁO TIẾNG VIỆT Chuyên ngành: Ngôn ngữ Việt Nam Mã số: 60.22.01.02 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÔN NGỮ VÀ VĂN HOÁ VIỆT NAM NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO THỊ VÂN THÁI NGUYÊN - 2014 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu khảo sát, điều tra, kết luận trong luận văn là trung thực và chƣa từng công bố ở bất kì công trình nào khác. Tác giả Nguyễn Quốc Thái Số hóa bởi Trung tâm Học liệu i http://www.lrc-tnu.edu.vn/ LỜI CẢM ƠN Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Đào Thị Vân, ngƣời đã tận tình giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này. Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy giáo, cô giáo những ngƣời đã trực tiếp giúp tác giả nâng cao vốn kiến thức ngôn ngữ trong thời gian theo học chƣơng trình thạc sĩ ngôn ngữ khóa 2012 – 2014 tại trƣờng Đại học Sƣ phạm – Đại học Thái Nguyên; cảm ơn các cơ quan, đơn vị và một số địa phƣơng đã cung cấp nhiều thông tin và tƣ liệu quý giá cho luận văn. Sau cùng, tôi xin cảm ơn gia đình, ngƣời thân, đồng nghiệp và các học viên Cao học Ngôn ngữ K20 đã động viên, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và làm luận văn. Thái Nguyên, ngày 10 tháng 10 năm 2014 Tác giả Nguyễn Quốc Thái Số hóa bởi Trung tâm Học liệu ii http://www.lrc-tnu.edu.vn/ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... ii MỤC LỤC............................................................................................................ iii DANH MỤC CÁC BẢNG TRONG LUẬN VĂN .................................................. iv MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1 1. Lí do chọn đề tài .............................................................................................. 1 2. Lịch sử vấn đề .................................................................................................. 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 12 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 13 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................... 14 6. Cấu trúc của luận văn .................................................................................... 15 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN .......................................................................... 16 1.1. Khái quát về văn bản và văn bản mắc lỗi ................................................... 16 1.1.1. Sơ lƣợc về văn bản .................................................................................. 16 1.1.2. Văn bản mắc lỗi ....................................................................................... 21 1.2. Khái quát về văn bản hành chính - công vụ và văn bản báo cáo ............... 30 1.2.1. Sơ lƣợc về loại văn bản hành chính - công vụ ....................................... 30 1.2.2. Sơ lƣợc về kiểu văn bản báo cáo ............................................................. 32 1.2.3. Vài nét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ................ 35 1.3. Tiểu kết ....................................................................................................... 36 Chƣơng 2: PHÂN LOẠI VÀ MIÊU TẢ CÁC KIỂU LỖI TRONG VĂN BẢN BÁO CÁO TIẾNG VIỆT ...................................................................... 38 2.1. Kết quả khảo sát các lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt ........................ 38 2.1.1. Nhận xét chung ........................................................................................ 38 2.1.2. Bảng tổng kết các loại lỗi trong văn bản báo cáo đã thống kê ................ 40 2.2. Miêu tả các kiểu lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt ............................... 41 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu iii http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 2.2.1. Lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản báo cáo ................................ 41 2.2.2. Lỗi sử dụng phƣơng tiện ngôn ngữ ......................................................... 65 2.3. Tiểu kết ....................................................................................................... 79 Chƣơng 3: NGUYÊN NHÂN VÀ HƢỚNG KHẮC PHỤC LỖI TRONG VĂN BẢN BÁO CÁO TIẾNG VIỆT ............................................. 80 3.1. Nguyên nhân mắc lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt ............................ 80 3.1.1. Nguyên nhân chủ quan ............................................................................ 80 3.1.2. Nguyên nhân khách quan ........................................................................ 83 3.2. Vấn đề sửa và khắc phục lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt ................. 90 3.2.1. Vấn đề sửa lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt.................................... 91 3.2.2. Hƣớng khắc phục lỗi ............................................................................... 94 3.3. Tiểu kết ....................................................................................................... 95 KẾT LUẬN....................................................................................................... 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ NGỮ LIỆU THỐNG KÊ ............................ 99 PHỤ LỤC Số hóa bởi Trung tâm Học liệu iv http://www.lrc-tnu.edu.vn/ DANH MỤC CÁC BẢNG TRONG LUẬN VĂN Bảng 2.1: Bảng tổng hợp các loại văn bản báo cáo đƣợc chọn làm ngữ liệu khảo sát .............................................................................................. 38 Bảng 2.2: Bảng tổng hợp số lỗi đã thống kê trong văn bản báo cáo ................. 40 Bảng 2.3: Bảng tổng kết số lỗi/ các văn bản báo cáo đƣợc phân loại theo chủ thể ban hành ................................................................................ 40 Bảng 2.4: Bảng tổng kết lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày ............................... 42 Bảng 2.5: Bảng tổng kết số lỗi thể thức và lỗi kĩ thuật trình bày theo chủ thể ban hành báo cáo ......................................................................... 42 Bảng 2.6: Lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phân loại theo chủ thể ban hành báo cáo ............................................................................... 43 Bảng 2.7: Bảng tổng kết lỗi thể thức trong văn bản báo cáo đã khảo sát ......... 44 Bảng 2.8: Bảng tổng kết loại lỗi thể thức tính theo kiểu văn bản báo cáo ........ 44 Bảng 2.9: Báo cáo mắc lỗi thể thức đƣợc phân loại theo chủ thể ban hành ..... 45 Bảng 2.10: Bảng tổng kết lỗi thể thức theo các kiểu báo cáo và theo 10 thành phần thể thức và chủ thể ban hành báo cáo ............................. 45 Bảng 2.11: Bảng tổng kết lỗi kỹ thuật trình bày trong văn bản BC đã khảo sát ......... 52 Bảng 2.12: Bảng tổng kết loại lỗi kỹ thuật trình bày theo kiểu văn bản BC.... 53 Bảng 2.13: Báo cáo mắc lỗi kỹ thuật trình bày đƣợc phân loại theo chủ thể ban hành............................................................................................. 53 Bảng 2.14: Bảng tổng kết lỗi kỹ thuật trình bày văn bản theo 10 thành phần thể thức và chủ thể ban hành báo cáo ............................................... 54 Bảng 2.15: So sánh kỹ thuật định lề trang, đánh số trang, số phụ lục của văn bản báo cáo khối đảng và khối quản lý nhà nƣớc ...................... 64 Bảng 2.16: Bảng tổng hợp lỗi sử dụng phƣơng tiện ngôn ngữ trong BC ......... 66 Bảng 2.17: Bảng tổng kết lỗi chính tả trong các báo cáo đƣợc phân loại theo cấp ban hành .............................................................................. 66 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu iv http://www.lrc-tnu.edu.vn/ Bảng 2.18: Bảng tổng kết các kiểu lỗi về từ theo kiểu văn bản và chủ thể ban hành............................................................................................. 69 Bảng 2.19: Số lƣợng câu mắc lỗi chia theo kiểu báo cáo và tỉ lệ % tính theo số câu mắc lỗi .................................................................................... 72 Bảng 2.20: Bảng tổng kết số lƣợng câu mắc lỗi trong các loại văn bản báo cáo phân loại theo chủ thể ban hành ................................................. 72 Bảng 2.21: Bảng tổng kết số lƣợng câu mắc lỗi trong các văn bản báo cáo phân loại theo kiểu câu mắc lỗi ......................................................... 78 Bảng 3.1: Những điểm khác nhau cơ bản trong trình bày thể thức văn bản của Đảng và văn bản quản lý Nhà nƣớc............................................ 85 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu v http://www.lrc-tnu.edu.vn/ MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài 1.1. Lí do khách quan Báo cáo là một kiểu văn bản đƣợc dùng thƣờng xuyên trong các đơn vị hành chính và trong đời sống hàng ngày. Tuy là một loại văn bản có vị trí khá quan trọng trong giao tiếp nhƣng các ý kiến về cách viết một văn bản báo cáo vẫn còn có chỗ chƣa thực sự thống nhất giữa các nhà nghiên cứu. Thực tế khảo sát 400 văn bản báo cáo ở một số cấp, ngành, đơn vị và địa phƣơng cho thấy có khá nhiều văn bản báo cáo mắc lỗi. Những lỗi này rất đa dạng: đó có thể là lỗi về thể thức văn bản và kĩ thuật trình bày; cũng có thể là lỗi sử dụng các phƣơng tiện ngôn ngữ, nhƣ lỗi sử dụng các yếu tố ngữ âm, lỗi dùng từ hay lỗi đặt câu, v.v... Theo điều tra bƣớc đầu của chúng tôi, đến nay chƣa thấy có một công trình nghiên cứu nào dành riêng cho việc tìm hiểu tình hình mắc lỗi trong văn bản báo cáo một cách kĩ lƣỡng và bài bản, mặc dù nhƣ đã nói, đây là một kiểu văn bản quen thuộc và đƣợc dùng thƣờng xuyên trong giao tiếp hành chính. 1.2. Lí do chủ quan Là ngƣời làm việc tại Ban Tuyên giáo của một tỉnh, chúng tôi thƣờng xuyên đƣợc nhận văn bản báo cáo cũng nhƣ thƣờng xuyên phải viết báo cáo. Đứng từ góc độ ngƣời nhận báo cáo, chúng tôi thấy tình trạng văn bản báo cáo mắc lỗi, đặc biệt là lỗi sử dụng ngôn ngữ nhiều khi đã gây ra những cách hiểu văn bản khác nhau cho ngƣời tiếp nhận báo cáo. Đứng từ góc độ ngƣời viết báo cáo, chúng tôi cũng ý thức đƣợc tầm quan trọng của văn bản báo cáo và cái khó khăn của những ngƣời viết báo cáo. Muốn viết đƣợc một văn bản báo cáo tốt, ngƣời viết không những phải nắm đƣợc thể thức cũng nhƣ kỹ thuật trình bày nội dung mà còn phải biết sử dụng các phƣơng tiện ngôn ngữ sao cho đúng, cho hay. Bởi vậy, chọn đề tài “Một số kiểu lỗi thường gặp trong văn bản báo cáo tiếng Việt” để nghiên cứu, ngƣời Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 1 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ viết hy vọng luận văn có thể làm tƣ liệu tham khảo cho những ai muốn nghiên cứu hay viết báo cáo, giúp họ tránh đƣợc những lỗi không đáng có trong sử dụng ngôn ngữ khi tạo lập kiểu văn bản này. 2. Lịch sử vấn đề 2.1. Tình hình nghiên cứu văn bản báo cáo Có thể nói, đến nay đã có khá nhiều tài liệu bàn về cách viết văn bản, vấn đề qui chuẩn một số văn bản hành chính - công vụ nói chung và văn bản báo cáo nói riêng. Khó có thể liệt kê hết các công trình nghiên cứu này. Dƣới đây là một số tài liệu và công trình nghiên cứu tiêu biểu về văn bản hành chính - công vụ, trong đó có văn bản báo cáo, từ những năm 1982 trở lại đây: (1) Thông tƣ 02/BT, ngày 11 tháng 01 năm 1982 của Bộ trƣởng - Tổng Thƣ ký Hội đồng Bộ trƣởng (nay là Chính phủ) về “Hướng dẫn việc xây dựng và ban hành văn bản”. Thông tƣ này đã đề cập tới nguyên tắc xây dựng và ban hành văn bản. Thông tƣ nêu rõ: “… cơ quan ban hành văn bản phải theo đúng thẩm quyền của mình. Các văn bản của cơ quan Nhà nước ở các ngành, các cấp ban hành đều phải căn cứ vào Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản của cấp trên. Hình thức văn bản phải theo đúng quy định của pháp luật; từ ngữ, cách viết cũng phải theo đúng từ ngữ, cách viết văn bản Nhà nước…”. Qui định về viết văn bản báo cáo cũng không nằm ngoài những qui định với các văn bản khác đƣợc nói đến ở đây. (2) Quyết định (sau đây viết tắt là QĐ) số 31-QĐ/TW, ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Ban Chấp hành Trung ƣơng về việc “Ban hành qui định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”. Ngoài việc trình bày những qui định chung về hệ thống văn bản, các cấp ban hành văn bản, ngôn ngữ viết văn bản hay những qui định sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ văn bản, QĐ này còn giới thiệu 23 thể loại văn bản của Đảng, trong đó có báo cáo. Về thể thức văn bản, “Quyết định ban hành qui định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng” qui định rất rõ thể thức chung Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 2 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ của 23 kiểu loại văn bản của Đảng là phải đủ 8 thành phần bắt buộc (xin xem Điều 15 trong QĐ). Về kỹ thuật trình bày văn bản, tài liệu này cũng nêu chi tiết cách trình bày của từng thể thức nói trên, có kèm theo mẫu và ví dụ minh họa để ngƣời viết văn bản có thể lấy đó làm căn cứ. (3) Qui định số 251-QĐ/TW, ngày 31 tháng 7 năm 2009 của Ban Bí thƣ “Qui định về chế độ báo cáo Bộ Chính trị, Ban Bí thư” đã trình bày ba chƣơng với ba nội dung lớn : + Chƣơng 1, Qui định chung: Chƣơng này gồm ba điều: 1) Đối tƣợng điều chỉnh, 2) Thể loại và yêu cầu báo cáo, 3) Hình thức báo cáo, thẩm quyền ký báo cáo và thời hạn báo cáo. + Chƣơng 2, Nội dung báo cáo: Chƣơng này gồm 4 điều: 1) Báo cáo chung, 2) Báo cáo quí, báo cáo sơ kết 6 tháng và báo cáo tổng kết năm, 3) Báo cáo chuyên đề, 4) Báo cáo đột xuất và các báo cáo khác. + Chƣơng 3, Tổ chức thực hiện: Chƣơng này gồm 2 điều: 1) Trách nhiệm thực hiện, 2) Hiệu lực thi hành. Quy định này là một trong những tài liệu quan trọng mà ngƣời viết các văn bản hành chính - công vụ, trong đó có báo cáo cần tìm hiểu kỹ. (4) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ “về công tác văn thư”, Nghị định này gồm 6 chƣơng nêu những điều khoản về công tác văn thƣ. Trong đó, chƣơng II là chƣơng qui định cụ thể về hình thức văn bản, các thành phần thể thức và cách soạn thảo các văn bản thuộc phong cách hành chính – công vụ. Theo Nghị định này, thể thức văn bản hành chính - công vụ đƣợc qui định cụ thể căn cứ vào từng loại văn bản (Nghị định chia thành 4 loại): văn bản quy phạm pháp luật, thể thức văn bản chuyên ngành, thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nƣớc ngoài đƣợc thực hiện theo thông lệ quốc tế. (Xin xem điều 5, chƣơng II của Nghị định). Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 3 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ (5) Hƣớng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng “về thể thức văn bản của Đảng” đã trình bày rất chi tiết 8 thành phần thể thức bắt buộc và 3 thành phần thể thức bổ sung (xem mục I và II) của các văn bản hành chính – công vụ, trong đó có báo cáo. Cũng trong tài liệu hƣớng dẫn này, 5 yêu cầu về kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng đƣợc qui định rất rõ và có ví dụ minh họa hoặc mẫu kèm theo. Hƣớng dẫn này cơ bản không có gì khác với những tài liệu dẫn trên về qui định thể thức văn bản. Sự khác nhau ở đây có lẽ chỉ là ở mức độ chi tiết những qui định về kỹ thuật trình bày. (6) Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” là một trong những tài liệu trình bày khá chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Về thể thức văn bản, Thông tƣ này nêu ra 10 thành phần thể thức bắt buộc và 5 thành phần thể thức khác. Mỗi thành phần thể thức đƣợc tài liệu chi tiết hóa và làm rõ bằng những lời giải thích hoặc có ví dụ minh họa. Về kỹ thuật trình bày, Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” gồm hai nội dung lớn: 1) Qui định về: khổ giấy, kiểu trình bày, định dạng lề và 2) Cách trình bày các thành phần thể thức nói trên. Có thể coi Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” là một tài liệu tham khảo hữu ích khi soạn thảo văn bản hành chính - công vụ nói chung và văn bản báo cáo nói riêng. (7) Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính” cũng đã trình bày tƣơng đối kĩ những qui định về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tƣ đã nêu 15 điều qui định về soạn thảo văn bản hành chính nói chung. Xin xem từ trang 1 đến trang 17). Ngoài ra, trong Thông tƣ này còn Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 4 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ đƣa ra một số mẫu văn bản hành chính - công vụ, trong đó có báo cáo. Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản đƣợc quy định tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trái với Thông tƣ này bị bãi bỏ. (8) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ “về công tác văn thư” có quy định hình thức, thể thức văn bản của tổ chức chính trị, chính trị - xã hội do ngƣời đứng đầu cơ quan Trung ƣơng của tổ chức đó quy định. Chúng tôi đã khảo sát qui định về thể thức văn bản của một số tổ chức chính trị - xã hội, cụ thể nhƣ sau: - Hƣớng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP, ngày 29 tháng 10 năm 2013 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh về “thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” có qui định văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ 8 thành phần thể thức và tùy theo nội dung và tính chất có thể có các thành phần thể thức bổ sung nhƣ: dấu chỉ mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị. Nhƣ vậy thể thức văn bản của Đoàn về cơ bản giống thể thức văn bản của Đảng. - Quy định về thể loại văn bản, thể thức và thẩm quyền ban hành các loại văn bản của tổ chức Công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1013/QĐTLĐ, ngày 19 tháng 8 năm 2011 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đã liệt kê 22 thể loại văn bản và một số loại giấy tờ hành chính khác. Về thể thức, văn bản này qui định văn bản của tổ chức Công đoàn các cấp có 8 thành phần thể thức và tùy theo nội dung và tính chất có thể có các thành phần thể thức bổ sung. Qui định này không khác nhiều so với Hƣớng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng “Hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng”. - Tƣơng tự nhƣ trên, Hƣớng dẫn số 15-HD/VP, ngày 24 tháng 01 năm 2011 của Văn phòng Trung ƣơng Hội Nông dân Việt Nam cũng liệt kê 8 thành Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 5 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ phần thể thức bắt buộc và 3 thành phần thể thức bổ sung áp dụng với hệ thống văn bản của Hội Nông dân Việt Nam. (9) Ngoài các tài liệu thuộc cấp Trung ƣơng ban hành vừa dẫn, những công trình của cá nhân dƣới đây cũng cần đƣợc nhắc đến: - Cuốn “Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước” của Tạ Hữu Ánh, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, H. 1999; - Cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước” của Lƣu Kiếm Thanh, Nhà xuất bản Thống kê, H. 2000; - Cuốn “Kỹ năng và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước” của Bùi Khắc Việt, Nhà xuất bản Khoa học xã hội, H. 1997; - Cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn Văn Thâm (tái bản lần thứ tƣ), Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, H. 2006,… Điểm chung của tất cả các tài liệu này là đã giới thiệu và phân loại đƣợc một hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc. Đặc biệt, hầu hết các công trình đều có mục “Hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chính nhà nước”, trong đó có khá nhiều loại văn bản và hầu nhƣ không có công trình nào ở đây không nhắc đến báo cáo. Trong mục “Hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chính nhà nước” này đều nêu những qui định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản một cách rõ ràng, (10) “Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh”, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, H. 2008 của TS. Nguyễn Thế Phán là giáo trình dùng nội bộ của Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân. Ngoài những vấn đề chung về văn bản, nhƣ khái niệm, chức năng và phân loại văn bản, Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh của TS. Nguyễn Thế Phán đã dành phần nội dung cơ bản cho việc hƣớng dẫn cách soạn thảo một văn bản hành chính – công vụ; riêng văn bản báo cáo đã chiếm gần 6 trang. Bàn về soạn thảo báo cáo, Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh đã nêu các thành phần thể thức và những qui Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 6 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ định về kỹ thuật trình bày văn bản báo cáo. Theo đó, 10 thành phần bắt buộc và 1 thành phần bổ sung đƣợc hƣớng dẫn cách viết khá kỹ. Cũng nhƣ các tài liệu nói trên, cuốn giáo trình này chƣa nói đến vấn đề mắc lỗi trong báo cáo. (11) Cuốn “Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan nhà nước”, Nhà xuất bản Lao động, H. 2008 của tác giả Tạ Hữu Ánh là tài liệu trình bày tƣơng đối tỉ mỷ về các loại văn bản hành chính - công vụ thƣờng gặp. Cuốn sách đã nêu đƣợc những vấn đề chung về văn bản, nhƣ: Văn bản là gì, khái niệm văn bản quản lí nhà nƣớc, khái niệm văn bản hành chính. Ý nghĩa, tác dụng của văn bản, phân loại văn bản theo hình thức, thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành hình thức văn bản. Theo đó, bốn kiểu văn bản đƣợc tác giả bàn khá kĩ trong công trình này bao gồm: Văn bản qui phạm, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị - xã hội. Báo cáo là một trong số 23 kiểu văn bản hành chính đƣợc cuốn sách nhắc đến. Tác giả quan niệm: “Báo cáo là một hình thức văn bản dùng để gửi cho cấp trên để tường trình hoặc xin ý kiến về một hoặc một số vấn đề, vụ việc nhất định; để sơ kết, tổng kết công tác của một cơ quan, một tổ chức; để trình bày một vấn đề, một sự việc hoặc một đề tài trước hội nghị hoặc trước một người hay một cơ quan có trách nhiệm theo chế độ đã qui định”. Ngoài việc nêu khái niệm, cuốn sách của tác giả Tạ Hữu Ánh còn phân loại báo cáo thành nhiều kiểu theo chức năng và nhiệm vụ của chúng. Theo tác giả, một văn bản báo cáo muốn có chất lƣợng phải đảm bảo ba yêu cầu cơ bản: 1) Trung thực, chính xác, 2) Thông tin phải đầy đủ, có chọn lọc, có tính tổng hợp và 3) Kịp thời. Trong chƣơng VIII, tác giả dành riêng cho việc hƣớng dẫn cách soạn thảo một số loại văn bản hành chính, bao gồm cả văn bản báo cáo. Mƣời thành phần thể thức của văn bản báo cáo đƣợc trình bày ở đây cũng không có gì đặc biệt, chỉ có điều chúng đƣợc minh họa bằng các mẫu cụ thể nên ngƣời đọc có thể dựa vào đó khi soạn báo cáo. Ngoài ra, tác giả còn nói rõ rằng, viết báo cáo nên theo ba bƣớc: công tác chuẩn bị, viết đề cƣơng, viết nội Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 7 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ dung báo cáo. Thiết nghĩ, ba bƣớc này tuy không phải là lý thuyết mới nhƣng cũng không phải là cũ, bởi đó là những bƣớc ngƣời soạn thảo văn bản cần làm để tránh lỗi không đáng có. Những qui định về sử dụng ngôn ngữ, cách thức trình bày một văn bản báo cáo cũng đƣợc trình bày khá chi tiết trong công trình này. Và cũng nhƣ các tài liệu khác, cuốn sách này chƣa bàn về những lỗi thƣờng gặp trong báo cáo. (12) Văn bản “Qui định về thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu các loại văn bản của Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh” (Ban hành kèm theo Quyết định số 436/QĐ-ĐHCN ngày 06 tháng 6 năm 2012 của Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Công nghiệp Tp. Hồ Chí Minh), cũng đã đƣa ra một số qui định về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản, trên cơ sở phân loại văn bản hành chính thành 21 loại. Tóm lại, tất cả các tài liệu và công trình nghiên cứu tiêu biểu bàn về soạn thảo văn bản hành chính - công vụ, trong đó có báo cáo dẫn trên đều mới chỉ đề cập đến những nội dung khái quát chung về văn bản hành chính – công vụ, nhƣ: khái niệm văn bản hành chính - công vụ; phân loại văn bản hành chính – công vụ; thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; hiệu lực và nguyên tắc ứng dụng văn bản; giám sát, kiểm tra văn bản trái pháp luật; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; trình tự soạn thảo, ban hành văn bản… mà chƣa có một công trình nào khảo sát và bàn đến lỗi cũng nhƣ nguyên nhân, cách sửa các kiểu lỗi thƣờng gặp trong các văn bản hành chính - công vụ nói chung, trong văn bản báo cáo nói riêng. 2.2. Tình hình nghiên cứu về các kiểu lỗi văn bản và lỗi thường gặp trong văn bản báo cáo 2.2.1. Tình hình nghiên cứu về các kiểu lỗi văn bản Có thể nói ngay rằng, đến nay đã có khá nhiều công trình nghiên cứu bàn về các kiểu lỗi văn bản nói chung, bao gồm cả văn bản báo cáo. Dƣới đây là một số công trình tiêu biểu: Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 8 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ (1) Nguyễn Minh Thuyết (Chủ biên), Nguyễn Văn Hiệp, Tiếng Việt thực hành, Nxb ĐHQG, H.1997: Trong công trình nghiên cứu này, các tác giả không nói cụ thể thế nào là một văn bản mắc lỗi, song theo các tác giả, để tạo lập đƣợc một văn bản tốt, ngoài những kỹ năng khác, ngƣời viết cần phải có kỹ năng phát hiện và chữa các lỗi về chính tả, dùng từ, viết câu và viết đoạn văn. - Lỗi chính tả gồm những lỗi, nhƣ: viết sai qui tắc viết hoa, viết sai kí tự ghi âm các âm vị, phiên âm tiếng nƣớc ngoài, v.v… - Lỗi dùng từ bao gồm những lỗi nhƣ: dùng từ sai vỏ âm thanh, dùng từ sai do không hiểu nghĩa, dùng từ không đúng khả năng kết hợp của từ, dùng từ thừa, dùng từ không đúng phong cách, v.v… - Lỗi về câu bao gồm những lỗi nhƣ: lỗi cấu tạo câu, lỗi sử dụng dấu câu , lỗi về ngữ nghĩa, v.v… - Lỗi về đoạn văn gồm những kiểu lỗi tiêu biểu, nhƣ: đoạn văn thiếu ý, đoạn văn lặp ý, đoạn văn mâu thuẫn ý, đoạn văn sử dụng phƣơng tiện liên kết sai, v.v… Theo đó, văn bản nào mắc những lỗi trên sẽ bị xếp vào loại văn bản mắc lỗi. (2) Nguyễn Đức Dân, (2002), Giáo trình tiếng Việt thực hành, Nxb ĐHQG Tp HCM: Cũng nhƣ các tác giả vừa dẫn ở (1), tác giả Nguyễn Đức Dân quan tâm đến vấn đề sử dụng chuẩn các phƣơng tiện ngôn ngữ, đặc biệt là kỹ năng viết câu khi tạo lập văn bản, bất kể đó là kiểu văn bản thuộc phong cách nào. Tác giả chỉ rõ, “Nếu không lưu ý tới ngôn từ, ai cũng có thể viết ra những câu sai, câu vô nghĩa, thậm chí những câu trái ngược với ý nghĩ, quan điểm của mình” (Giáo trình tiếng Việt thực hành, Nxb ĐHQG Tp HCM, 2002; tr.3). Trên tinh thần đó, tác giả đã đƣa ra một vài nhận xét về tình hình sử dụng ngôn ngữ hiện nay trong giao tiếp hàng ngày cũng nhƣ trong tạo lập văn bản viết, trƣớc hết là vấn đề viết câu sai. Theo tác giả, câu sai là những câu mắc lỗi về nhiều phƣơng diện, nhƣ: sai chính tả, sai ngữ pháp, sai từ ngữ, sai lôgích, sai phong cách, sai tri thức, … Ngoài việc nêu quan điểm về “câu sai” và các loại câu sai, tác giả Nguyễn Đức Dân còn Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 9 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ nhấn mạnh rằng “nhìn nhận một hiện tượng sai không đơn giản”, “bởi có câu, với người này thì là sai nhưng người khác lại thấy là đúng”. Tác giả nói thêm: “… đứng trước một hiện tượng sai, lại có thể có cách nhìn khác nhau” và “mỗi loại câu sai có những nguyên nhân đặc thù”, “do đó tùy cách nhìn và từng nguyên nhân mắc lỗi mà có cách sửa lỗi cho phù hợp” [17; tr23] Nhƣ vậy, cách hiểu về câu sai của tác giả Nguyễn Đức Dân khá rộng. Đây là lỗi tổng hợp tƣơng đƣơng với 3 kiểu lỗi: lỗi chính tả, lỗi từ ngữ và lỗi câu mà hai tác giả nói ở (1) quan niệm. Ngoài ra, khi nói về lỗi câu, GS.TS Nguyễn Đức Dân còn thêm một kiểu lỗi mà hai tác giả dẫn trên không bàn đến, đó là kiểu câu mơ hồ. Nhƣ vậy, để tạo lập đƣợc một văn bản đúng và hay, ngƣời viết trƣớc hết cần tránh những lỗi về câu nhƣ GS.TS Nguyễn Đức Dân đã nêu. (3) Bài báo với nhan đề “Giật mình vì lỗi sơ đẳng trong văn bản hành chính” (Theo Thanh Quí – Tuấn Anh) , [email protected], ngày 05-7-2013. Các tác giả của bài viết này đã bày tỏ sự lo ngại về tình trạng mắc lỗi trong kiểu văn bản hành chính - công vụ. Bài báo đã dựa vào kết quả điều tra của Viện Công nghệ Thông tin về thực trạng mắc lỗi chính tả trong văn bản tiếng Việt và kết luận lỗi chính tả trong văn bản ở một số ban ngành “đã ở mức báo động, vượt quá cao với tiêu chuẩn”. Tác giả nêu rõ, tình trạng văn bản mắc lỗi không chỉ thấy ở những văn bản do cấp địa phƣơng ban hành mà ngay cả ở những văn bản của “… các cơ quan thuộc Bộ cũng có tỷ lệ lỗi chính tả khá cao. Đặc biệt, có đơn vị có tỷ lệ mắc lỗi gần 40% như Cục Vệ sinh an toàn thực phẩm…”. Bài báo này còn bình luận: “ Ý tưởng ngô nghê, ngôn từ phản cảm, thậm chí là quá mức đời thường đang xuất hiện ngày một nhiều trong các công thư nhân danh cơ quan nhà nước, tổ chức nghề nghiệp… khiến tính trang nghiêm và chuẩn mực vốn có của văn bản này bị ảnh hưởng nghiêm trọng…”. Nhƣ vậy, vấn đề văn bản mắc lỗi không phải là vấn đề xa lạ với chúng ta. Chỉ có điều nó chƣa đƣợc quan tâm một cách đúng mức để tìm ra những giải pháp hạn Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 10 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ chế lỗi khi soạn thảo văn bản nói chung, soạn thảo văn bản báo cáo nói riêng một cách tốt nhất. 2.2.2. Tình hình nghiên cứu về lỗi trong các văn bản báo cáo Nhƣ đã nói ở mục Lí do chọn đề tài, đến nay chƣa có một công trình nghiên cứu nào dành riêng cho việc nghiên cứu lỗi trong văn bản báo cáo một cách công phu, bài bản. Tuy vậy, về vấn đề này cũng có một vài bài báo với tƣ cách “tản văn”, xin dẫn hai bài báo: (1) Bài “Giật mình vì ông chủ tịch”, đăng tải trên [email protected], ngày 05-7-2013: Bài báo nói về lỗi trong văn bản báo cáo của ông Chủ tịch Hiệp hội Vận tải ô - tô Hà Nội gửi Ban Thƣờng vụ Thành ủy và UBND Tp Hà Nội về tình hình điều chuyển phƣơng tiện nhằm giảm tải cho bến xe Mỹ Đình dẫn tới dƣ luận không tốt của nhiều ngƣời. Lỗi của văn bản báo cáo này là đã đƣa ra những “lƣu ý hết sức ngô nghê”, nhƣ: “… ngoài ra cũng cần phải lưu ý đến các mối quan hệ: Thái Bình là quê của một Phó Thủ tướng, một Bộ trưởng, hai Thứ trưởng,… nên cân nhắc việc giảm tải ở bến xe…”. Ngoài ra, bài báo này còn dẫn một số báo cáo mắc lỗi khác và cuối cùng kết luận bằng việc đƣa ra lời bàn: “Trong việc ban hành văn bản, đặc biệt là văn bản hành chính, bao gồm cả báo cáo, vấp lỗi về ngôn từ, nội dung diễn đạt không còn xa lạ…”. (2) Bài báo mang nhan đề: “Kỹ năng viết báo cáo”, (Congchucvienchuc.com/…/ky-nang-viet-bao-cao(2014).html), ngoài các nội dung cơ bản, nhƣ: Ý nghĩa của viết báo cáo, các loại báo cáo, yêu cầu của báo cáo, các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng báo cáo, các bƣớc viết báo cáo, … bài báo còn trình bày sơ lƣợc về “Các lỗi thường gặp trong báo cáo”, cụ thể đó là ba kiểu lỗi sau đây: - Thứ nhất: Lỗi trình bày bản báo cáo. Lỗi trình bày gồm 4 kiểu nhỏ: + Lỗi đánh số; Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 11 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ + Lỗi hình ảnh, bảng biểu và công thức trong báo cáo; + Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng; + Lỗi định dạng. - Thứ hai: Lỗi ngôn ngữ, văn phong. Các lỗi thƣờng gặp thuộc loại này là: + Sai chính tả; + Dùng từ không thích hợp trong các báo cáo, nhƣ dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng tôi…; đƣa các từ cảm thán, từ địa phƣơng, khẩu ngữ,… vào báo cáo. + Ý không rõ ràng, ý trƣớc mâu thuẫn với ý sau. - Thứ ba: Lỗi nội dung. Các lỗi thƣờng gặp là: + Không nêu bật đƣợc những vấn đề trọng tâm; + Nêu những vấn đề nội dung ít liên quan đến tiêu đề của báo cáo. Tóm lại, thực trạng viết những văn bản hành chính nói chung, văn bản báo cáo nói riêng mắc lỗi đang ở mức “báo động”. Hiện tƣợng soạn thảo văn bản mắc lỗi không chỉ gặp ở cấp địa phƣơng mà còn gặp ở cả cấp Trung ƣơng. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu của luận văn là những kiểu lỗi thƣờng gặp trong văn bản báo cáo tiếng Việt. 3.2. Phạm vi nghiên cứu 3.2.1. Về ngữ liệu khảo sát Văn bản báo cáo đƣợc luận văn chọn làm ngữ liệu khảo sát lỗi thuộc các cơ quan, đơn vị sau: - Báo cáo của Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng, Chính phủ; của một số Bộ, Ban, ngành và cơ quan ở Trung ƣơng (nhƣ: Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Công Thƣơng, Uỷ ban Dân tộc, Ban Tuyên giáo Trung ƣơng, Ban Tổ chức Trung ƣơng, Ban Dân vận Trung ƣơng, Trung tâm Thông tin công tác Tuyên giáo Ban Tuyên giáo Trung ƣơng, Hội đồng Lý luận phê bình văn học nghệ Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 12 http://www.lrc-tnu.edu.vn/