Tài liệu Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại tổng công ty bưu chính viễn thông chi nhánh hn

Luận văn MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆNTỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CHI NHÁNH HN 1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, khi sự biến đổi trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng và phức tạp, điều đó đã tạo nên một áp lực không nhỏ đối với những nhà quản lý ( hay quản trị nhân lực). Đây chính là mối quan tâm hàng đầu của họ bởi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì điều đầu tiên họ phải làm là có một nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm và có đủ khả năng ghánh vác công việc, vì vậy thách thức đầu tiên đặt ra cho họ là phải làm sao đáp ứng được nguồn nhân lực cho tổ chức của mình. Để đáp ứng được điều này hơn bao giờ hết các nhà quản lý phải sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý và phải hòan thiện bộ máy quản lý của tổ chức, nhằm nâng cao hiệu qủa làm việc cho tổ chức . Tuy nhiên ở mổi một thời điểm khác nhau thì nguồn nhân lực củng phải thay đổi theo, vì thế các nhà quản lý củ tổ chức phải hiểu rằng, nội lực lớn nhất để tạo nên sức mạnh của tổ chức không phải cái gì khác mà chính là nguồn nhân lực của tổ chức, vì vậy là một nhà quản lý muốn đưa tổ chức của mình lên một tầm cao mới thì trước hết phải bố trí và tạo một nền tảng vững chắc về nguồn nhân lực cho tổ chức . Bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó đều có mục tiêu riêng của mình, để mục tiêu đó được thực hiện một cách hiệu qủa phải có sự lãnh đạo hoàn hảo và thống nhất của bộ máy quản lý nhằm kế họach hóa tổ chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn nhân lực, tổ chức bộ máy là khâu đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình . Là một công ty họat động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, từ khi được thành lập cho đến nay công ty đã nhiều lần cải cách và hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm nâng cao và đáp ứng được nhu cầu cạnh tranh của công ty trên thị trường . 2 Ngoài lời mở đầu và phần mục lục, chuyên đề được bố cục làm 3 phần như sau : Phần I: SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP. Phần II: ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CHI NHÁNH HN. Phần III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆNTỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CHI NHÁNH. PhầnI SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I. Quản lý và lao động quản lý. 1. Khái niệm về quản lý Quản lý là tác động có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng sẵn có, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường. Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động. Từ đó tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Mục đích của quản lý doanh nghiệp: một mặt nhằm đạt được năng suất cao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng cải thiện điều kiện tổ chức lao động. 3 Thực chất của quản lý hệ thống là quản lý con người, vì con người là yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất. Quy mô của hệ thống càng lớn thì vai trò quản lý cần phải được nâng cao, có như vậy mới đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống. Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì con người chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố: yếu tố sinh lý, yếu tố tâm lý, yếu tố xã hội... Các yếu tố này luôn tác động qua lại hình thành nhân cách con người. Vì vậy, muốn quản lý tốt, con người phải vừa là một nhà tổ chức, vừa là nhà tâm lý, vừa là nhà xã hội, vừa là nhà chiến lược. Do đó, có thể kết luận rằng quản lý đóng một vai trò rất quan trọng trong việc phối hợp các hoạt động mang tính chất cộng đồng nói chung và mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp nói riêng để đạt hiệu quả tối ưu. 2. Lao động quản lý Khái niệm và đặc điểm của lao động quản lý. + Khái niệm: Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh; có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bán một số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình. Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu là lao động quản lý. Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao động quản lý có thực hiện tốt chức năng quản lý hay không. + Đặc điểm của lao động quản lý: Đối với các loại lao động quản lý khác nhau song đều có chung các đặc điểm sau: 4 - Hoạt động của lao động quản lý là loại lao động trí óc và mang tính chất sáng tạo. - Hoạt động của lao động quản lý mang đặc tính tâm lý xã hội cao. - Thông tin vừa là đối tượng lao động, vừa là kết quả lao động và vừa là phương tiện của lao động quản lý. - Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, các tư liệu phục vụ cho việc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý. 3. Chức năng của lao động quản lý Lao động quản lý bao gồm các chức năng sau: + Nhân viên quản lý kỹ thuật: Là những người được đào tạo ở các trường kỹ thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độ tương đương được cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời phải là người trức tiếp làm công tác kỹ thuật, trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật trong doanh nghiệp. Loại này bao gồm: - Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật, Quản đốc hoặc Phó quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trưởng phòng và Phó phòng, Ban kỹ thuật. - Các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật. + Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác tổ chức, lãnh đạo, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: - Giám đóc hoặc Phó Giám đốc phụ trách về kinh doanh, Kế toán trưởng. - Các cán bộ, CNV công tác ở các phòng, ban, bộ phận như: kế toán, tài vụ, kế hoạch, thống kê, lao động - tiền lương... Ngoài ra, nếu phân theo vai trò thực hiện chức năng quản lý, lao động quản lý được chia thành: + Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo. Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản đốc, Phó quản 5 đốc, các Trưởng ngành, Đốc công, Trưởng và Phó các phòng ban trong bộ máy quản lý doanh nghiệp. + Các chuyên gia: Là những lao động thực hiện công việc chuyên môn, không thực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp. Bao gồm: các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạt động của họ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng riêng, trong công tác quản lý tham mưu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện các mục đích quản lý chung. + Các nhân viên thực hành kỹ thuật: Là những lao động quản lý thực hiện các công việc đơn giản, thường xuyên lặp đi lặp lại, mang tính chất thông tin nghiệp vụ và kỹ thuật nghiệp vụ. Bao gồm các nhân viên làm công tác hoạch toán và kiểm tra (như kỹ thuật viên kiểm nghiệm đo lường; nhân viên giao nhận, viết hóa đơn; nhân viên kế toán, thủ kho...), các nhân viên làm công tác hành chính chuẩn bị tài liệu như kỹ thuật can in, kỹ thuật viên đánh máy và lưu trữ,...; các nhân viên làm công tác phục vụ như kỹ thuật viên điện thoại, bảo vệ cung ứng… 4. Yêu cầu của bộ phận quản lý. Bộ phận quản lý nhân lực được thành lập phải đáp ứng các nhu cầu sau: Yêu cầu cân đối: cân đối về số người thực hiện, cơ sở vật chất, tiền vốn được phân bổ trong tương quan với khối lượng công việc, phải thực hiện vào sự đóng góp cho tổ chức. Yêu cầu linh hoạt: phải có cơ cấu tổ chức và những quy định linh hoạt,có thể điều chỉnh để đáp ứng kịp thời, có hiệu quả về nguồn nhân lực. II. Bộ máy quản lý. 1.Khái niệm: Bộ máyquản lý của một tổ chức là một hệ thống, bao gồm tất cả con người cùng với các phương tiện của tổ chức đó, được liên kết theo một số 6 nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức đó thưa nhận.để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Hay nói cách khác, bộ máy quản lý chính là chủ thể của hệ thống. 2. Yêu cầu của bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị. Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong đơn vị. Thứ ba, phải phù hợp với khối lượng công việc, thích ứng với đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của đơn vị. Thứ tư, Phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực. 3. Vai trò của bộ máy quản lý Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện. Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thưc hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp ... Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý. 7 III. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 1-Chức năng của bộ máy quản lý. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận quản lý bao gồm tám chức năng sau: Nghiên cứu, hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, quản trị lương bổng, tương quan lao động, dịch vụ và quỷ phúc lợi Sơ đồ 1: Sơ đồ chức năng của bộ phận/phòng nhân sự Trưởng bộ phận hay phòng nhân sự Nghiên Hoạch Tuyển Đào Quản Tương Dịch Y cứu định dụng tạo lý quan vụ tế tài tài và tiền lao phúc an nguyên nguyên phát lương động lợi toàn nhân sự nhân sự triển lao động Giám đốc nhân sự hay trưởng bộ phận nhân sự củng giống như giám đốc hay trưởng các phòng ban khác, ngoài việc làm đầy đủ chức năng, nhiệm vụ họach đinh-tổ chức-điều hành-và kiểm soát trong phạm vi tuyến quyền hạn của mình. Còn phải làm tròn nhiệm vụ chức năng chuyên môn của mình là phục vụ các bộ phận khác một cách có hiệu quả liên quan đến tám lĩnh vực nói trên và được biểu hiện qua sơ đồ sau: 8 Sơ đồ 2: Sự trợ giúp các phòng ban Bộ phận nhân sự Hoạch định Tổ chức Điều khiển Thuộc bộ phận của mình Kiểm tra Phục vụ các bộ phận khác 2. Bộ máy quản lý theo quy mô của tổ chức. Bộ máy quản lý thường được chia thành ba mức độ sau: + Đối với các tổ chức có quy mô nhỏ. Trong các tổ chức rất nhỏ (dưới 100 công nhân viên), công tác quản lý được kiêm nhiệm bởi chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc điều hành hoặc một trợ lý của họ hay một người lãnh đạo nào đó. Được biểu mô tả bởi sơ đồ sau. 9 Sơ đồ 3:Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty nhỏ Chủ tịch Giám đốc tài chính Giám đốc sản xuất Giám đốc nguồn nhân lực Trợ lý giám đốc nguồn nhân lực Trợ lý nhân sự Giám đốc marketing Trợ lý quản trị (Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm 2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc Quân) + Đối với các tổ chức có quy mô trung bình. Đối với doanh nghiệp vừa (vài trăm công nhân viên), có thể thành lập ban hay phòng nguồn nhân lực và được thể hiện bằng sơ đồ sau. 10 Sơ đồ4: Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty trung bình Giám đốc công ty P.GĐ Kỹ thuật P.GĐ Sản xuất P.GĐ Kinh tế GĐ. Xí Nghiệp I P.GĐ XN I P.GĐ Xí nghiệp I Nhân viên định mức TP. Nhân sự-TC-HC Chuyên Nhân Gia định viên Mức hồ sơ Nhân viên tiền lương Trưởng ca – Tổ trưởng sx (Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm 2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc Quân) + Đối với tổ chức có quy mô lớn. Với các doanh nghiệp lớn (hàng 1000 công nhân viên, tổng công ty, tập đoàn), thì tùy mức độ có thể thành lập phòng nguồn nhân lực hay cả một cơ 11 cấu chức năng được chuyên môn hóa với nhiều phòng, nhiều chuyên gia để thực hiện các công việc khác nhau thuộc lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, và được thể hiên bằng sơ đồ sau. Sơ đồ 4: Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty lớn CHỦ TỊCH P.Chủ tịch chính P.Chủ tịch nguồn nhân lực P.Chủ tịch SX P.Chủ tịch Marketing GĐ tuyển dụng GĐ Quan hệ GĐ Thù GĐ Quan hệ GĐ Đào tạo lao động lao và lao động và phát triển (nhân viên) phúc (pháp chế) lợi Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm 2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc Quân) 3. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. + Hệ thống cơ cấu trực tuyến: Hệ thống cơ cấu trực tuyến là một kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệp dựa theo nguyên tắc của Fayol về tính thống nhất, phân chia nhiệm vụ theo nguyên tắc. Hệ thống cơ cấu trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ Lãnh đạo doanh nghiệp đến đối tượng quản lý. 12 Đây là loại cơ cấu đơn giản nhất, có một cấp trên và một số cấp dưới. Người lãnh đạo các tuyến phải thực hiện tất cả các chức năng về quản lý. Mối liên hệ được thực hiện theo chiều thẳng đứng. Kiểu cơ cấu này thường được áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, cơ cấu không phức tạp. Sơ đồ 5: Hệ thống cơ cấu trực tuyến Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2 Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Nguồn: (Phân tích lao động xã hội của TS: Trần Xuân Cầu) Nhà xuất bản lao động – xã hội năm 2002 Ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung. - Quy trách nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ. - Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra. - Người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về các kết quả hoạt động của cấp dưới quyền. - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chế độ “ thủ trưởng”. Nhược điểm: 13 - Để cơ cấu này phát huy được thì đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp mọi vấn đề, có có quyết đoán. - Không sử dụng được người có trình độ chuyên môn cấp dưới. - Không tận dụng được sự tư vấn của các chuyên gia. - Khi cần thiết liên hệ giữa các thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin đi theo đường cong. 2/ Hệ thống cơ cấu chức năng: Hệ thống cơ cấu chức năng hay còn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến, được Taylor xây dựng trong phạm vi phân xưởng. Trong phân xưởng người lao động nhận nhiệm vụ không phải từ cấp trên (đốc công) mà nhiều cấp khác nhau, trong đó mỗi cấp trên có một chức năng quản lý nhất định. Với tư cách thiết lập mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ như thế, hệ thống cơ cấu chức năng đã bỏ qua tính thống nhất của giao nhận nhiệm vụ. Có thể mô tả cơ cấu này qua sơ đồ sau: S¬ ®å 6: HÖ thèng c¬ cÊu chøc n¨ng Ng­êi l·nh ®¹o Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng A Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng B Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng C §èi t­îng qu¶n lý §èi t­îng qu¶n lý §èi t­îng qu¶n lý Nguồn: (Phân tích lao động xã hội của TS: Trần Xuân Cầu) 14 Nhà xuất bản lao động – xã hội năm 2002 Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo chức năng. Do đó hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định. Cấp dưới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ phận chức năng, mà còn chịu sự lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp và bộ phận chức năng khác. Mô hình này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tương đối phức tạp, nhiều chức năng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng phổ biến hơn. Ưu điểm: - Phát huy được người có trình độ chuyên môn cấp dưới. - Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý. - Giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo. Nhược điểm: - Không duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp. - Cơ cấu phức tạp, đòi hỏi nhiều bộ phận. 3/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến - chức năng: Hệ thống này là sự kết hợp giữa hệ thống cơ cấu trực tuyến và hệ thống cơ cấu chức năng. Hệ thống cơ cấu chức năng được mô tả qua sơ đồ sau: Ở đây lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra, truyền mệnh kệnh theo tuyến đã được quy định. Người lãnh đạo các phòng, ban chức năng không có quyền ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến. 15 Ở đây lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chứcnăng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra, truyền mệnh kệnh theo tuyến đã được quy định. Người lãnh đạo các phòng, ban chức năng không có quyền ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến. S¬ ®å 7: HÖ thèng c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng Ng­êi l·nh ®¹o Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng A Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng B Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng C Ng­êi l·nh ®¹o cÊp 2 Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng A §èi t­îng qu¶n lý Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng B §èi t­îng qu¶n lý Ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng C n §èi t­îng qu¶n lý Nguồn: (Phân tích lao động xã hội của TS: Trần Xuân Cầu) Nhà xuất bản lao động – xã hội năm 2002 Ưu điểm: 16 - Tận dụng được ưu điểm của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng. - Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng. - Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Nhược điểm: - Do có quá nhiều bộ phận chức năng nên lãnh đạo tổ chức thường phải họp hành nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời gian. - Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hạn, quan điểm. 4/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu: Kiểu cơ cấu này duy trì được tính thống nhất của lãnh đạo và thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng trong phân công lao động. Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu được mô tả theo sơ đồ sau: S¬ ®å 8: HÖ thèng c¬ cÊu trùc tuyÕn tham m­u Người lãnh đạo Tham mưu 1 Tham mưu 1 Người lãnh đạo cấp 2 TM1 Tham mưu 1 Người lãnh đạo cấp 2 TM2 TM1 Đối tượng quản lý 17 TM2 Nguồn: (Phân tích lao động xã hội của TS: Trần Xuân Cầu)Nhà xuất bản lao động – xã hội năm 2002 Tham mưu là những người giúp việc cho người lãnh đạo đưa ra quyết định. Nhờ có bộ phận tham mưu nên công việc người lãnh đạo giảm bớt. Tham mưu không được phép ra quyết định mà chỉ người lãnh đạo mới có quyền ra quyết định. Ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ. - Sử dụng chuyên gia tốt hơn. - Giảm nhẹ gánh nặng cho người lãnh đạo. Nhược điểm: - Công việc của người lãnh đạo vẫn nặng nề. - Nếu tham mưu tốt sẽ giúp người lãnh đạo ra quyết định hợp lý, ngược lại nếu tham mưu không có năng lực, không có trình độ sẽ gây trở ngại và nguy hiểm. 4. Vai trò của bộ máy quản lý Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện. Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thưc hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu 18 đã đề ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp ... Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý. Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết tới phân công và hiệp tác lao động. C.Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý là kết quả tất yếu của sự chuyển đổi nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quá trình được phối hợp lại. Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn, không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó, cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hóa. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, nhiệm vụ quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. IV/ Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý. 1- Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý: - Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất. - Tính chất và đặc điểm của sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. - Số lượng công nhân viên. 2- Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hóa các hoạt động quản trị. 19 - Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độ năng lực quản lý của cán bộ quản lý. - Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới. 20