Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Lêi më ®Çu
Xu híng toµn cÇu ho¸ nÒn kinh tÕ ®ang diÔn ra ngµy cµng
gay g¾t. NÕu chóng ta ®µm ph¸n thµnh c«ng th× ViÖt Nam sÏ trë
thµnh thµnh viªn chÝnh thøc cña tæ chøc th¬ng m¹i lín nhÊt thÕ
giíi - WTO. Nã më ra cho c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam nh÷ng c¬
héi rÊt lín vÒ nhiÒu mÆt song còng ®Æt c¸c doanh nghiÖp cña
chóng ta vµo mét m«i trêng c¹nh tranh v« cïng gay g¾t vµ khèc
liÖt. Do vËy,®Ó cã thÓ ®øng v÷ng ®îc sau khi ViÖt Nam gia nhËp
WTO ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp cña chóng ta ph¶i tù m×nh n©ng
cao kh¶ n¨ng c¹nh tr¹nh cña doanh nghiÖp, ®Æc biÖt lµ víi c¸c
doanh nghiÖp nhµ níc vèn tõ l©u ®· quen víi sù b¶o hé, n©ng ®ì
cña Nhµ níc nay ph¶i tù m×nh ®iÒu khiÓn guång m¸y ho¹t ®éng
sao cho cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn. §Ó cã thÓ lµm ®îc ®iÒu ®ã,
®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ViÖt nam nãi chung vµ c¸c doanh
nghiÖp trong ngµnh giao th«ng vËn t¶i nãi riªng ph¶i tõng bíc
hoµn thiÖn m×nh ®Æc biÖt lµ vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý sao
cho gän nhÑ,n¨ng ®éng vµ s¸ng t¹o ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao trong
ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh.
LÝ do lùa chän ®Ò tµi:
Trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty Qu¶n lý vµ Söa ch÷a ®êng bé 234, em ®· t×m hiÓu vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n
lý vµ nhËn thÊy c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty cßn cã nh÷ng
®iÓm h¹n chÕ nhÊt ®Þnh.
H¬n n÷a, nh÷ng n¨m häc chuyªn ngµnh, em ®· ®îc nghiªn
cøu mÆt lÝ luËn vÒ c¬ cÊu tæ chøc vµ thùc tËp chÝnh lµ qu¸
tr×nh g¾n lÝ luËn víi thùc tiÔn,víi ph¬ng ch©m “häc ®i ®«i
víi hµnh”.
Do vËy, em ®· lùa chän ®Ò tµi:
“ Mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc t¹i C«ng ty
Qu¶n lý vµ Söa ch÷a ®êng bé 234”.
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Môc tiªu nghiªn cøu:
Víi môc tiªu t×m hiÓu nguyªn nh©n vµ ®a ra mét sè gi¶i ph¸p
nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t
®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i C«ng ty Qu¶n lý vµ Söa ch÷a ®êng
bé 234 .
Ph¹m vi nghiªn cøu:
Trong chuyªn ®Ò nµy, em chØ nghiªn cøu vÊn ®Ò tæ chøc bé
m¸y qu¶n lý vµ nªu ra mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc
cña c«ng ty.
Ph¬ng ph¸p nghiªn cøu:
Chuyªn ®Ò ®îc nghiªn cøu dùa trªn ph¬ng ph¸p thu thËp tµi
liÖu, thèng kª sè liÖu tõ ®ã ph©n tÝch vµ ®Ò xuÊt ý kiÕn hoµn
thiÖn c«ng t¸c c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty.
Néi dung nghiªn cøu:
Ngoµi phÇn më ®Çu vµ kÕt luËn,®Ò tµi cßn bao gåm:
Ch¬ng I: C¬ së lÝ luËn vÒ c¬ cÊu tæ chøc trong doanh
nghiÖp
Ch¬ng II: Thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc t¹i C«ng ty
Qu¶n lý vµ Söa ch÷a ®êng bé 234.
Ch¬ng III: Mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc
t¹i C«ng ty Qu¶n lý vµ Söa ch÷a ®êng bé 234.
§Ò tµi sÏ ®Ò cËp ®Õn nh÷ng lÝ luËn c¬ b¶n vÒ c¬ cÊu tæ chøc,
ph¶n ¸nh thùc tr¹ng c¬ cÊu tæ chøc t¹i C«ng ty tõ ®ã ®a ra mét sè
gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn nã.
Tuy nhiªn, do tr×nh ®é vµ thêi gian cã h¹n nªn bµi viÕt cña
em ch¾c ch¾n cßn nhiÒu thiÕu sãt.
Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n TS. NguyÔn ThÞ Hång Thñy cïng
víi c¸n bé c«ng nh©n viªn phßng Tæ chøc-Lao ®éng cña C«ng ty
Qu¶n lý vµ Söa ch÷a ®êng bé 234 ®· gióp ®ì em hoµn thµnh ®Ò
tµi nµy.
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Ch¬ng I
C¬ së lÝ luËn vÒ c¬ cÊu tæ chøc trong doanh
nghiÖp
Qu¸ tr×nh qu¶n lý gåm 4 chøc n¨ng trong ®ã tæ chøc lµ chøc
n¨ng thø hai cña qu¸ tr×nh ®ã. Trªn thùc tÕ mét khi chiÕn lîc ®· ®îc
x¸c ®Þnh th× t¹o khu«n khæ æn ®Þnh vÒ mÆt c¬ cÊu vµ nh©n sù lµ thùc
sù cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn chiÕn lîc ®ã. Vµ ®ã chÝnh lµ c«ng viÖc cña
c«ng t¸c tæ chøc. C«ng t¸c tæ chøc lµ c«ng viÖc c¬ b¶n, mang tÝnh æn
®Þnh t¬ng ®èi cao. Muèn tæ chøc tèt kh«ng nh÷ng ph¶i n¾m ch¾c
thµnh phÇn nh©n sù mµ cßn ph¶i biÕt phèi hîp tèt gi÷a c¸c chøc
n¨ng vµ chuyªn m«n kh¸c nhau trong tæ chøc.
I. Tæ chøc vµ c¬ cÊu tæ chøc
1.
Tæ chøc 1
Tæ chøc lµ mét thuËt ng÷ ®a nghÜa.
Tríc hÕt, tæ chøc lµ mét hÖ thèng gåm nhiÒu ngêi cïng
ho¹t ®éng v× môc ®Ých chung.
Thø hai, tæ chøc lµ qu¸ tr×nh triÓn khai c¸c kÕ ho¹ch (®éng
tõ tæ chøc theo nghÜa réng). VÝ dô nh tæ chøc thùc hiÖn kÕ
ho¹ch, tæ chøc thùc thi chÝnh s¸ch, tæ chøc triÓn khai dù ¸n.
Thø ba, tæ chøc lµ mét chøc n¨ng cña qu¸ tr×nh qu¶n lý bao
gåm viÖc ph©n bæ, s¾p xÕp nguån lùc con ngêi vµ g¾n liÒn
víi con ngêi lµ nh÷ng nguån lùc kh¸c nhau nh»m thùc hiÖn
thµnh c«ng c«ng t¸c kÕ ho¹ch cña tæ chøc.
Nh vËy, tæ chøc lµ ho¹t ®éng qu¶n lý nh»m thiÕt lËp mét hÖ
thèng c¸c vÞ trÝ cho mçi c¸ nh©n, bé phËn sao cho c¸c c¸ nh©n vµ bé
phËn ®ã cã thÓ phèi hîp víi nhau mét c¸ch tèt nhÊt ®Ó thùc hiÖn
môc tiªu chiÕn lîc cña tæ chøc.
VÒ b¶n chÊt, tæ chøc lµ viÖc thùc hiÖn ph©n c«ng lao ®éng mét
c¸ch khoa häc, lµ c¬ së ®Ó t¹o ra n¨ng suÊt lao ®éng cao cho tæ
TS. §oµn ThÞ Thu Hµ- TS. NguyÔn ThÞ Ngäc HuyÒn- Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý – tËp 2 Nhµ xuÊt b¶n Khoa häc vµ Kü thuËt - Hµ néi - 2002, trang 5-6.
1
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
chøc. Nh÷ng yªu cÇu c¬ b¶n trong c«ng t¸c tæ chøc lµ ph©n c«ng
khoa häc, ph©n cÊp râ rµng, chØ râ nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tr¸ch
nhiÖm cña tõng cÊp t¹o ra sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c bé
phËn ®¹t ®îc c¸c môc tiªu cña tæ chøc.
Víi chøc n¨ng t¹o khu«n khæ c¬ cÊu vµ nh©n lùc qu¶n lý cho qu¸
tr×nh triÓn khai c¸c kÕ ho¹ch, c«ng t¸c tæ chøc cã ý nghÜa ®Æc biÖt
quan träng, quyÕt ®Þnh phÇn lín sù thµnh b¹i cña tæ chøc. Mét doanh
nghiÖp nÕu lµm tèt c«ng t¸c tæ chøc th× sÏ ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶
trong mäi t×nh huèng phøc t¹p.
2.
C¬ cÊu tæ chøc
2.1. Kh¸i niÖm 2
“ C¬ cÊu tæ chøc lµ tæng hîp c¸c bé phËn (®¬n vÞ vµ c¸ nh©n) cã
mèi quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®îc chuyªn m«n ho¸, cã nh÷ng
nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm nhÊt ®Þnh, ®îc bè trÝ theo
nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng
cña tæ chøc vµ híng tíi c¸c môc tiªu ®· ®Þnh.”
C¬ cÊu tæ chøc lµ c¸ch thøc trong ®ã c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc
®îc ph©n c«ng gi÷a c¸c bé phËn, ph©n hÖ vµ c¸ nh©n. Nã x¸c ®Þnh
râ mèi t¬ng quan gi÷a c¸c ho¹t ®éng cô thÓ; gi÷a quyÒn h¹n vµ tr¸ch
nhiÖm g¾n liÒn víi c¸c bé phËn, ph©n hÖ, c¸c c¸ nh©n vµ c¸c mèi
quan hÖ quyÒn lùc bªn trong tæ chøc.
2.2.C¸c thuéc tÝnh c¬ b¶n cña c¬ cÊu tæ chøc 3
2.2.1.Cã mèi quan hÖ gi÷a CMH vµ THH chøc n¨ng,
nhiÖm vô vµ c«ng viÖc.
§Æc ®iÓm:
TS. §oµn ThÞ Thu Hµ - TS. NguyÔn ThÞ Thu HuyÒn - Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý - Nhµ xuÊt
b¶n Khoa häc vµ Kü thuËt - Hµ néi - 2002- trang 7.
3
PhÇn nµy ®îc tæng hîp tõ Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý -Nhµ xuÊt b¶n Khoa häc vµ Kü thuËt –
Hµ Néi – 2002, trang 7- 48 vµ Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ häc –Chñ biªn PGS.TS.NguyÔn ThÞ Liªn
DiÖp - Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª –Hµ néi - 2003 –trang 224-228.
2
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Chuyªn m«n ho¸ lµ viÖc ph©n chia c¸c nhiÖm vô phøc t¹p
thµnh nh÷ng ho¹t ®éng ®¬n gi¶n, mang tÝnh ®éc lËp t¬ng
®èi ®Ó giao cho tõng ngêi.
¦u ®iÓm:
Con ngêi cã thÓ nhanh chãng hiÓu ®îc ho¹t ®éng cña
m×nh---> dÔ tiÕn hµnh n¾m ®îc c«ng viÖc, t¨ng ®îc kÜ n¨ng
lao ®éng---> n¨ng suÊt lao ®éng t¨ng lªn mét c¸ch nhanh
chãng, lµm t¨ng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng.
Chuyªn m«n ho¸ t¹o ra nhiÒu viÖc cho nªn t¹o thuËn lîi
cho ngêi lao ®éng cã thÓ chän cho m×nh ®îc c«ng viÖc phï
hîp víi kh¶ n¨ng vµ së thÝch.DÔ dµng cho qu¸ tr×nh ®µo
t¹o.
Nhîc ®iÓm:
Chuyªn m«n ho¸ qu¸ cao t¹o ra sù nhµm ch¸n trong c«ng
viÖc.
Kh¶ n¨ng thÝch nghi víi m«i trêng khi m«i trêng thay ®æi lµ
thÊp. Kh¶ n¨ng s¸ng t¹o bÞ c¶n trë.
Th¸ch thøc ®èi víi qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch, c«ng t¸c qu¶n lý.
Tæng hîp ho¸ lµ mét ph©n hÖ, mét con ngêi lµm nhiÒu
c«ng viÖc.
¦u ®iÓm cña tæng hîp ho¸:
Lµm cho ®êi sèng tinh thÇn phong phó h¬n.DÔ thÝch nghi
víi m«i trêng khi m«i trêng thay ®æi.
Ph¸t triÓn nguån nh©n lùc--> T¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho
ngêi lao ®éng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô kh¸c nhau.
T¹o ®iÒu kiÖn cho ngêi lao ®éng ®îc th¨ng tiÕn.
C¸c nhµ qu¶n lý ë cÊp cµng cao th× kh¶ n¨ng tæng hîp ho¸
cña hä cµng cao vµ tÇm nh×n cµng réng h¬n.
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Nhîc ®iÓm:
Chi phÝ cho ®µo t¹o lín, tuy nhiªn nã l¹i g¾n liÒn víi lîi Ých.
Nguy c¬ lµ cã ®îc mét nguån nh©n lùc hiÓu biÕt ®îc nhiÒu
nhng l¹i kh«ng giái mét c«ng viÖc nµo c¶.Tuy nhiªn, xu híng lµ t¨ng cêng tæng hîp ®Õn møc cao nhÊt cã thÓ.
2.2.2.CÊp qu¶n lý vµ tÇm qu¶n lý
C¬ cÊu tæ chøc thêng cã nhiÒu cÊp qu¶n lý. V× quy m« cña c¸c
tæ chøc cã xu híng lµ t¨ng lªn trong khi ®ã tÇm qu¶n lý hoÆc tÇm
kiÓm so¸t cña c¸c c¸n bé qu¶n lý lµ h¹n chÕ. TÇm qu¶n lý lµ kh¶
n¨ng cña mét c¸n bé qu¶n lý cã thÓ qu¶n lý hoÆc kiÓm so¸t mét c¸ch
h÷u hiÖu mét sè lîng nhÊt ®Þnh ngêi hay bé phËn.
Cã rÊt nhiÒu nghiªn cøu vÒ tÇm qu¶n lý trong ®ã cã mét nghiªn
cøu phæ biÕn lµ c¸c nhµ qu¶n lý cÊp cao chØ cã thÓ qu¶n lý mét c¸ch
h÷u hiÖu tõ 4-6 ngêi, cÊp trung tõ 6-12 vµ cÊp c¬ së tõ 12-22 ngêi.
Cã thÓ chia c¸c c¸n bé qu¶n lý trong tæ chøc thµnh 3 cÊp chÝnh 4:
CÊp 1: bao gåm nh÷ng ngêi qu¶n lý hµng ®Çu, phô tr¸ch c«ng
t¸c chØ ®¹o ®êng lèi chiÕn lîc, hµnh chÝnh tæng qu¸t cña tæ
chøc.
CÊp 2: gåm nh÷ng ngêi qu¶n lý trung gian, ®øng ®Çu c¸c
ngµnh chuyªn m«n cña tæ chøc.
CÊp 3: gåm nh÷ng ngêi qu¶n lý chØ ®¹o thùc hiÖn nh÷ng c«ng
viÖc cô thÓ trong c¸c chuyªn m«n kh¸c nhau
2.2.3.C¸c mèi quan hÖ quyÒn h¹n trong tæ chøc
Trong tæ chøc, thêng tån t¹i ba lo¹i quyÒn h¹n:
QuyÒn h¹n trùc tuyÕn lµ quyÒn ®îc ra quyÕt ®Þnh. Trong mét
tæ chøc chØ cã ngêi l·nh ®¹o cao nhÊt míi cã quyÒn h¹n trùc
tuyÕn.(ChÕ ®é mét thñ trëng).
4
PGS.TS. NguyÔn ThÞ Liªn DiÖp- Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª –Hµ Néi – 2003- trang 235.
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
QuyÒn h¹n tham mu thuéc vÒ c¸c c¸ nh©n hoÆc c¸c nhãm
trong tæ chøc, nh÷ng ngêi ®îc ®a ra lêi khuyªn, lµ c¸c chuyªn
gia, t vÊn, cè vÊn. QuyÒn h¹n tham mu ®îc kh¼ng ®Þnh theo
quy chÕ ho¹t ®éng.Trong thùc tÕ, mèi quan hÖ gi÷a nh÷ng ngêi cã quyÒn h¹n trùc tuyÕn vµ c¸c tham mu lµ mét trong nh÷ng
mèi quan hÖ phøc t¹p nhÊt, mÉu thuÉn nhÊt trong tæ chøc.
QuyÒn h¹n chøc n¨ng
Lµ quyÒn ®îc kiÓm so¸t nh÷ng ho¹t ®éng, lÜnh vùc ho¹t
®éng theo chÕ ®é uû quyÒn. QuyÒn cho lêi khuyªn
§îc ra quyÕt ®Þnh tæ chøc thùc hiÖn nh÷ng quyÕt ®Þnh
nhÊt ®Þnh theo chÕ ®é uû quyÒn.Ra mét sè quyÕt ®Þnh liªn
quan ®Õn nguån lùc.
C¸c quyÕt ®Þnh uû quyÒn thêng kh«ng g¾n liÒn víi viÖc
®Þnh ®o¹t c¸c nguån lùc cô thÓ, thêng chÝnh s¸ch, khu«n
khæ ho¹t ®éng cho nh÷ng lÜnh vùc ho¹t ®éng nhÊt ®Þnh
cña tæ chøc.
QuyÒn h¹n chøc n¨ng gióp ph¸t huy tÝnh s¸ng t¹o cña c¸c
nhµ qu¶n lý cÊp trung vµ cÊp c¬ së ®ång thêi gi¶m g¸nh
nÆng cho nhµ qu¶n lý cÊp cao.
Nhng quyÒn h¹n nµy cã mét sè nhîc ®iÓm nh vi ph¹m
chÕ ®é mét thñ trëng, kh«ng nªn l¹m dông vµ nªn thËn
träng khi sö dông quyÒn h¹n nµy.
2.2.4. KÕt hîp gi÷a tËp trung vµ phi tËp trung trong
qu¶n lý (Ph©n cÊp trong qu¶n lý)5
TËp trung x¶y ra khi ngêi l·nh ®¹o cao nhÊt trong tæ chøc
n¾m trong tay quyÒn ra phÇn lín hoÆc tÊt c¶ c¸c quyÕt ®Þnh. Cßn phi
tËp trung trong qu¶n lý tæ chøc cã nghÜa lµ ngêi qu¶n lý cÊp cao cña
tæ chøc chÊp nhËn trao cho nhµ qu¶n lý cÊp thÊp h¬n quyÒn ®îc ra
PhÇn nµy ®îc tæng hîp tõ Gi¸o tr×nh Khoa häc Qu¶n lý TËp 2 – Nhµ xuÊt b¶n Khoa häc vµ Kü
thuËt 2002 –Hµ néi – trang 40-41
5
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
c¸c quyÕt ®Þnh nhÊt ®Þnh. Møc ®é phi tËp trung lµ cao khi sè quyÕt
®Þnh mµ nh÷ng ngêi qu¶n lý cÊp trung ®îc ra quyÕt ®Þnh nhiÒu h¬n,
cã t¸c ®éng lín vµ cã liªn quan ®Õn nh÷ng nguån lùc lín cña tæ chøc
nh tµi chÝnh, nguån nh©n lùc, c«ng nghÖ vµ thÞ trêng.
Xu híng chung hiÖn nay trong mét x· héi d©n chñ ®ã lµ t¨ng
møc ®é phi tËp trung trong qu¶n lý c¸c tæ chøc. Tuy nhiªn, phi tËp
trung qu¸ trong tæ chøc chØ ®îc thùc hiÖn theo chÕ ®é uû quyÒn.
2.2.5.Nhu cÇu phèi hîp
Phèi hîp lµ qu¸ tr×nh x©y dùng, cñng cè vµ ph¸t triÓn c¸c mèi
quan hÖ th«ng tin, con ngêi(mèi quan hÖ truyÒn th«ng) nh»m ®¶m
b¶o thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu chung. B¶n chÊt cña phèi hîp lµ x©y
dùng, cñng cè vµ ph¸t triÓn mèi quan hÖ th«ng tin vµ truyÒn th«ng.
Møc ®é phèi hîp cßn tuú thuéc vµo tõng trêng hîp v× nÕu mèi
quan hÖ th«ng tin mµ qu¸ ®a d¹ng, mèi quan hÖ gi÷a con ngêi qu¸
chÆt chÏ th× dÉn ®Õn can thiÖp qu¸ s©u vµo ho¹t ®éng cña tæ
chøc.Phèi hîp bªn trong vµ phèi hîp bªn ngoµi sÏ cho chóng ta
nh÷ng th«ng tin vÒ m«i trêng tõ ®ã cã ph¶n øng thÝch hîp víi sù
thay ®æi cña m«i trêng.
C¸c c«ng cô ®îc sö dông trong c«ng t¸c phèi hîp :
C¸c c«ng cô chÝnh thøc:
C¸c kÕ ho¹ch bao gåm: chiÕn lîc, chÝnh s¸ch,
ch¬ng tr×nh, dù ¸n, ng©n s¸ch, thñ tôc, quy
chÕ, ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn vµ con ngêi sÏ
¨n khíp víi nhau nhê tÝnh thèng nhÊt cña c¸c
môc tiªu vµ c¸c ph¬ng thøc hµnh ®éng.
Sö dông c¸c h×nh th¸i c¬ cÊu t¹o c¬ së t¨ng cêng phèi hîp
Thùc hiÖn gi¸m s¸t vµ ra quyÕt ®Þnh cña c¸c
nhµ qu¶n lý.Sö dông hÖ thèng th«ng tin vµ
truyÒn th«ng
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
C¸c c«ng cô phi chÝnh thøc:
C¸c nhµ qu¶n lý sö dông nÒn v¨n hãa cña tæ
chøc ®Ó tiÕn hµnh phèi hîp nh quan ®iÓm, t tëng, hÖ gi¸ trÞ, lèi sèng ®îc thõa nhËn bëi tÊt
c¶ mäi ngêi trong tæ chøc vµ tù nguyÖn tu©n
thñ.
X©y dùng, cñng cè vµ ph¸t triÓn c¸c mèi quan
hÖ truyÒn th«ng phi chÝnh thøc dùa trªn mèi
quan hÖ c¸ nh©n. Tuy nhiªn, cÇn thËn träng v×
dÔ lµm xuÊt hiÖn nh÷ng nhãm, ªkÝp.
3. Qui tr×nh thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc
3.1. C¸c lo¹i c¬ cÊu tæ chøc
3.1.1.C¬ cÊu chøc n¨ng6
C¬ së ®Ó x©y dùng c¸c bé phËn vµ ph©n hÖ: C¸c
ho¹t ®éng cã cïng chung tÝnh chÊt ®îc hîp nhãm vµo cïng
mét bé phËn, ph©n hÖ.
§Æc ®iÓm:XuÊt hiÖn nh÷ng bé phËn, ph©n hÖ, thùc hiÖn
c¸c ho¹t ®éng hay c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng c¬ b¶n cña tæ
chøc.
¦u ®iÓm:
Ph¸t huy ®îc nh÷ng u ®iÓm cña chuyªn m«n ho¸.
C¬ cÊu cung cÊp mét nÒn ®µo t¹o tèt cho c¸c nhµ
phô tr¸ch míi chuyÓn dÞch tõ c¸i hä häc vµo hµnh
®éng cña tæ chøc.
Nhîc ®iÓm: sÏ dÉn ®Õn sù khã kh¨n trong qu¸ tr×nh phèi
hîp ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng chung cña tæ chøc.DÉn tíi t¸ch
rêi ho¹t ®éng cña tæ chøc víi nh÷ng môc tiªu ho¹t ®éng cô
thÓ cña tæ chøc.
TS.NguyÔn ThÞ Hång Thuû –TS. NguyÔn ThÞ Ngäc HuyÒn – Lý thuyÕt Qu¶n trÞ Kinh doanh –
Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª –Hµ néi – 1997 - trang 242.
6
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Gi¸m ®èc
Phã g®
tp. nh©n sù
P.G Đ mar
N.cøu tt
P.G Đ sx
LËp kh sx
LËp kh mar
vËt t
qu¶ng c¸o
px 1
ql b¸n hµng
px 2
b¸n hµng
px 3
B¶ng 1: M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng 7
3.1.2.C¬ cÊu theo s¶n phÈm, kh¸ch hµng, ®Þa d.
C¬ së: TÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n
xuÊt phôc vô mét hoÆc mét lo¹i kh¸ch hµng, mét hoÆc mét
nhãm ®Þa bµn gÇn gòi ®îc hîp nhãm vµo mét bé phËn,
ph©n hÖ.
§Æc ®iÓm:XuÊt hiÖn c¸c bé phËn, ph©n hÖ ®éc lËp t¬ng ®èi
®Ó phôc vô kh¸ch hµng hay ®Þa bµn nhÊt ®Þnh.T¹o ra nh÷ng
dÞch vô, s¶n phÈm phôc vô nh÷ng nhu cÇu cô thÓ.
TS.§oµn ThÞ Thu Hµ -TS.NguyÔn ThÞ Thu HuyÒn - Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý- Nhµ xuÊt b¶n
Khoa häc vµ Kü thuËt - Hµ néi – 2002 - trang10.
7
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
¦u ®iÓm:
Quan träng nhÊt lµ híng tíi c¸c ho¹t ®éng cuèi cïng
®Ó phôc vô m«i trêng.
TËp trung c¸c nguån lùc vµo c¸c kh©u xung yÕu, vµo
c¸c s¶n phÈm mµ ta quan t©m.
T¹o c¬ së cho ph©n cÊp qu¶n lý h×nh thµnh nh÷ng
bé phËn vµ ph©n hÖ mang tÝnh ®éc lËp t¬ng ®èi ®Ó
phôc vô m«i trêng.
NÕu nh÷ng ph©n hÖ ®ã mang tÝnh ®éc lËp ®îc quyÒn
ho¹t ®éng nh lµ nh÷ng tæ chøc ®éc lËp sÏ lµm h×nh
thµnh mét lo¹i c¬ cÊu míi, c¬ cÊu theo c¸c ®¬n vÞ
chiÕn lîc.
Nhîc ®iÓm:
T×nh tr¹ng c¸t cø cña c¸c bé phËn, ph©n hÖ.
MÊt ®i quyÒn kiÓm so¸t ®èi víi c¸c ph©n hÖ.
Cã thÓ sÏ xa rêi môc ®Ých chung cña tæ chøc
Tranh giµnh c¸c nguån lùc, ph¸t triÓn mÊt c©n ®èi
gi÷a c¸c lÜnh vùc, c¸c ngµnh.
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
tg®
p.g® mar
p.tg® sx
p. tg® tc
g® spa
thiÕt kÕ
sx
g® spb
kÕ to¸n
bh
thiÕt kÕ
sx
kÕ to¸n
bh
B¶ng 2: M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc theo s¶n phÈm
3.1.3.C¬ cÊu theo qu¸ tr×nh
C¬ së: quy tr×nh c«ng nghÖ ®Ó t¹o ra nh÷ng s¶n phÈm dÞch
vô nhÊt ®Þnh.
§Æc ®iÓm: H×nh thµnh nªn nh÷ng bé phËn thùc hiÖn
nh÷ng c«ng ®o¹n ®Ó thùc hiÖn c«ng ®o¹n cña qui tr×nh c«ng
nghÖ ®Ó t¹o ra nh÷ng s¶n phÈm nhÊt ®Þnh.
¦u ®iÓm:Theo s¸t qui tr×nh c«ng nghÖ t¹o ®iÒu kiÖn dÔ
dµng cho ®Çu t ®æi míi c«ng nghÖ mét c¸ch ®ång bé.T¹o
®iÒu kiÖn ®Ó ph¸t huy u ®iÓm cña chuyªn m«n ho¸ theo d©y
chuyÒn s¶n xuÊt.
Nhîc ®iÓm: DÉn ®Õn t×nh tr¹ng ®Çu t kh«ng ®ång bé.
13
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
g®
pg® kd
px c¾t
pg® sx
px may
pg® tc
px ®ãng gãi
B¶ng 3: M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc theo qu¸ tr×nh
3.1.4.C¬ cÊu ma trËn
C¬ së:
Nh÷ng ho¹t ®éng tham gia vµo viÖc thùc hiÖn mét chiÕn
lîc mang tÝnh trän gãi do ®ã c¬ së lµ cã nh÷ng kÕ ho¹ch
víi môc tiªu lín mang tÝnh trän gãi.
XuÊt ph¸t tõ c¬ cÊu tæ chøc mang tÝnh c¬ së.
XuÊt hiÖn c¬ cÊu mµ ë ®ã cã nh÷ng l·nh ®¹o ch¬ng
tr×nh, dù ¸n, ngêi nµy sÏ lÊy ngêi tõ c¸c bé phËn, ph©n
hÖ mang tÝnh c¬ së.
¦u ®iÓm:
KÕt hîp vµ ph¸t huy ®îc n¨ng lùc cña nhiÒu ngêi.
TËp trung nguån lùc vµo kh©u xung yÕu.
Nh÷ng con ngêi lµm viÖc trong c¸c dù ¸n khi hÕt dù ¸n
th× hä l¹i quay trë l¹i tæ chøc do vËy tÝnh n¨ng ®éng cao.
Nhîc ®iÓm:
ThiÕu tÝnh æn ®Þnh
Lµ mét lo¹i h×nh c¬ cÊu phøc t¹p
Ph¸ vì chÕ ®é mét thñ trëng
14
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Cã thÓ lµm diÔn ra sù ph©n t¸n vµ tiªu tèn c¸c nguån lùc
mét c¸ch kh«ng hîp lý.
tg®
p.tg® mar
p.tg® kt
tp tkÕ
tp.c¬ khÝ
ptg® tc
tp ®iÖn
cn ®t
a
cn ®t
b
B¶ng 4: M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc ma trËn8
3.1.5.C¬ cÊu tæ chøc theo dÞch vô hç trî
C¬ së:
TËp trung c¸c dÞch vô hç trî vµo mét bé phËn, ph©n hÖ.
Môc ®Ých lµ n©ng cao tÝnh chuyªn nghiÖp trong qó tr×nh
sö dông c¸c dÞch vô nµy.
TS.§oµn ThÞ Thu Hµ -TS. NguyÔn ThÞ Ngäc HuyÒn - Gi¸o tr×nh Khoa häc Qu¶n lý- Nhµ xuÊt
b¶n Khoa häc vµ Kü thuËt –Hµ néi 2002 - trang 20.
8
15
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Ph¸t huy lîi thÕ quy m«. Më ®êng cho viÖc sö dông c¸c
tæ chøc ®éc lËp ®Ó cung cÊp dÞch vô cho tæ chøc cña
m×nh.
¦u ®iÓm:TiÕt kiÖm c¸c nguån lùc cho hÖ thèng nhê lîi thÕ
qui m«.T¹o ®iÒu kiÖn cho sù ph¸t triÓn thÞ trêng néi bé.
Nhîc ®iÓm:T¬ng ®ång víi nhîc ®iÓm cña c¬ cÊu chøc
n¨ng.
4. Nh÷ng yªu cÇu khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc
4.1. TÝnh thèng nhÊt trong môc tiªu
§¶m b¶o cho nh÷ng con ngêi, bé phËn trong tæ
chøc ho¹t ®éng theo ®Þnh híng môc tiªu chung.
4.2. TÝnh tèi u
§ñ c¸c bé phËn, ph©n hÖ vµ con ngêi ®Ó thùc hiÖn
c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng.Mèi quan hÖ hîp lý gi÷a c¸c bé
phËn, ph©n hÖ--> ®¶m b¶o sè cÊp qu¶n lý lµ nhá nhÊt-->
th«ng tin ®îc truyÒn ®¹t mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh
x¸c.
4.3. TÝnh tin cËy
TÝnh tin cËy cña th«ng tin ®îc cung cÊp trong c¬
cÊu.
Lßng trung thµnh cña c¸n bé vµ nh©n viªn trong tæ chøc
4.4. TÝnh linh ho¹t
C¬ cÊu ph¶i cã kh¶ n¨ng thÝch nghi ®îc víi sù thay
®æi cña m«i trêng.C¬ cÊu ph¶i mang tÝnh s¸ng t¹o
cao(tøc lµ c¬ cÊu ®ã kh«ng chØ ®¶m b¶o viÖc thùc hiÖn
c¸c chiÕn lîc hiÖn t¹i mµ cßn ®¶m b¶o ®îc c¸c chiÕn lîc
trong t¬ng lai).
4.5. TÝnh hiÖu qu¶
C¬ cÊu cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn ®îc c¸c môc tiªu víi
chi phÝ thÊp nhÊt.
16
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
5. Nh÷ng nguyªn t¾c khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc 9
Nguyªn t¾c x¸c ®Þnh theo chøc n¨ng
Khi x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc, ®Çu tiªn lµ chuyªn m«n
ho¸ ®Ó ph©n chia tæng thÓ c¬ cÊu lµm xuÊt hiÖn c¸c chøc
n¨ng. C¸c chøc n¨ng ®îc cô thÓ ho¸ thµnh nhiÖm vô vµ
c¸c nhiÖm vô ®îc cô thÓ ho¸ thµnh c¸c c«ng viÖc lµm
h×nh thµnh tËp hîp c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô, c«ng viÖc.
Khi kh«ng tu©n thñ nguyªn t¾c nµy sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng
lÉn lén gi÷a c¸c chøc n¨ng, chång chÐo--> phi hiÖu qu¶
trong ho¹t ®éng cña tæ chøc.
Nguyªn t¾c giao quyÒn theo kÕt qu¶ mong muèn
Tr¸nh t×nh tr¹ng giao quyÒn kh«ng ®ñ n¨ng lùc hay cÊp
trªn kh«ng râ rµng vÒ môc tiªu, kh«ng chó ý r»ng muèn
®¹t ®îc môc tiªu th× ngêi uû quyÒn cÇn nh÷ng lo¹i quyÒn
nµo.
Nguyªn t¾c bËc thang
Nãi vÒ chuçi c¸c quan hÖ quyÒn h¹n trùc tiÕp tõ cÊp trªn
xuèng cÊp díi. TuyÕn quyÒn h¹n tõ ngêi qu¶n lý cao
nhÊt trong tæ chøc ®Õn mét vÞ trÝ bªn díi cµng râ rµng th×
c¸c vÞ trÝ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc ra quyÕt ®Þnh sÏ cµng
râ rµng vµ viÖc th«ng tin trong tæ chøc ®ã cµng cã hiÖu
qu¶.
Nguyªn t¾c thèng nhÊt mÖnh lÖnh
ThÓ hiÖn quy tr×nh cña c¸c vÞ trÝ ra quyÕt ®Þnh tõ trªn
xuèng díi vµ chÕ ®é mét thñ trëng.
Nguyªn t¾c quyÒn h¹n theo cÊp bËc
PhÇn nµy ®îc tæng hîp tõ Nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý –Nhµ xuÊt b¶n Khoa häc vµ Kü
thuËt –Hµ néi – 2004.
9
17
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Nguyªn t¾c nµy ®ßi hái thÈm quyÒn ra quyÕt ®Þnh cña ai
th× ngêi ®ã ph¶i quyÕt ®Þnh. kh«ng ®îc ®Èy lªn cÊp trªn
hoÆc ®Èy xuèng cho cÊp díi.
Kh«ng cã quyÒn tíc ®o¹t quyÒn ra quyÕt ®Þnh cña cÊp díi khi kh«ng cã c¬ së ph¸p lý râ rµng
Nguyªn t¾c t¬ng xøng gi÷a quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm
Nguyªn t¾c nµy ®ßi hái quyÒn h¹n ph¶i t¬ng xøng víi
tr¸ch nhiÖm. Thùc tÕ, nh÷ng vi ph¹m cã thÓ x¶y ra nh
giao tr¸ch nhiÖm mµ kh«ng giao quyÒn do vËy tr¸ch
nhiÖm kh«ng thÓ ®îc thùc hiÖn, hay quyÒn th× giao ®ñ
nhng kh«ng giao tr¸ch nhiÖm.
Nguyªn t¾c qu¶n lý sù thay ®æi
Mét c¬ cÊu tæ chøc cÇn ph¶i ®¶m b¶o kh¶ n¨ng thÝch
nghi víi nh÷ng thay ®æi cña m«i trêng
Nguyªn t¾c vÒ tÝnh tuyÖt ®èi trong tr¸ch nhiÖm
XuÊt ph¸t tõ tÝnh t¬ng xøng gi÷a quyÒn h¹n vµ tr¸ch
nhiÖm. TÝnh tuyÖt ®èi trong tr¸ch nhiÖm cÇn ®¶m b¶o
r»ng tr¸ch nhiÖm cña cÊp díi ®èi víi cÊp trªn vÒ thùc
hiÖn nhiÖm vô lµ tuyÖt ®èi. Nguyªn t¾c vÒ sù c©n b»ng
C©n b»ng ë ®©y lµ c©n b»ng gi÷a u thÕ cña tËp trung vµ
ph©n quyÒn. C©n b»ng gi÷a sè cÊp qu¶n lý vµ tÇm qu¶n
lý.
6. C¸c yÕu tè ¶nh hëng lªn c¬ cÊu tæ chøc
ChiÕn lîc cña tæ chøc
Cã thÓ nãi c¬ cÊu tæ chøc lµ mét c«ng cô ®Ó thùc hiÖn
chiÕn lîc v× qu¸ tr×nh qu¶n trÞ chiÕn lîc bao gåm: LËp kÕ
ho¹ch chiÕn lîc,tæ chøc c¬ cÊu thùc hiÖn chiÕn lîc, chØ
®¹o vµ kiÓm tra chiÕn lîc.C¬ cÊu ph¶i thay ®æi khi cã sù
thay ®æi cña chiÕn lîc
18
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
H×nh th¸i cña c¬ cÊu tæ chøc phô thuéc vµo c¸c chiÕn lîc
mµ tæ chøc ®ã theo ®uæi.
Qui m« vµ ®é phøc t¹p cña tæ chøc
Trêng hîp doanh nghiÖp cã quy m« lín, ®é phøc t¹p
cao, c¬ cÊu cã møc ®é chuyªn m«n ho¸ cao.Sù ph©n
chia c¸c bé phËn theo lÜnh vùc ho¹t ®éng hoÆc theo chøc
n¨ng, sù phèi hîp c¸c bé phËn, ph©n hÖ cµng ph¶i chÆt
chÏ.Møc ®é ph©n quyÒn cao.
YÕu tè m«i trêng
NÕu m«i trêng phong phó vÒ nguån lùc, ®ång nhÊt, tËp
trung vµ æn ®Þnh tæ chøc cã c¬ cÊu c¬ häc ViÖc ra
quyÕt ®Þnh mang tÝnh tËp trung.
NÕu m«i trêng mµ khan hiÕm vÒ nguån lùc, ®a d¹ng,
ph©n t¸n vµ thay ®æi nhanh chãng th× c¬ cÊu tæ chøc cã
mèi liªn hÖ h÷u c¬ nh÷ng quyÕt ®Þnh sÏ mang tÝnh phi
tËp trung.
Th¸i ®é cña c¸c nhµ qu¶n lý cÊp cao vµ n¨ng lùc cña ®éi
ngò nh©n viªn
C«ng nghÖ: Phô thuéc vµo tÝnh chÊt vµ møc ®é phøc t¹p
cña c«ng nghÖ.
II. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc
1. Néi dung ph©n tÝch c¬ cÊu tæ chøc10
§èi víi nh÷ng tæ chøc ®ang ho¹t ®éng, th× viÖc hoµn
thiÖn c¬ cÊu tæ chøc ®ã ph¶i xuÊt ph¸t tõ viÖc nghiªn cøu kü
lìng c¬ cÊu hiÖn t¹i vµ tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ c¬ cÊu ®ã theo
nh÷ng tiªu chÝ nhÊt ®Þnh.§Ó thùc hiÖn ®îc ®iÒu ®ã th× ngêi
ta biÓu thÞ c¬ cÊu tæ chøc díi d¹ng s¬ ®å c¬ cÊu, trong s¬ ®å
®ã ngêi ta chØ râ mèi quan hÖ phô thuéc gi÷a c¸c bé phËn,
TS. NguyÔn ThÞ Hång Thuû –TS. NguyÔn ThÞ Thu HuyÒn –Lý thuyÕt Qu¶n trÞ kinh doanh-Nhµ
xuÊt b¶n Khoa häc vµ Kü thuËt –Hµ néi - 1997- trang 255-256.
10
19
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
ph©n hÖ vµ chøc n¨ng cña tõng phßng ban.Néi dung ®ã bao
gåm:
Ph©n tÝch t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng ®· quy ®Þnh
cho tõng bé phËn, tõng nh©n viªn cña bé m¸y qu¶n trÞ.
Ph©n tÝch khèi lîng c«ng t¸c thùc tÕ cña mçi bé phËn, mçi
ngêi, ph¸t hiÖn kh©u yÕu trong viÖc ph©n bè khèi lîng
c«ng viÖc qu¶n lý.
Ph©n tÝch t×nh h×nh ph©n ®Þnh chøc n¨ng kÕt qu¶ viÖc thùc
hiÖn chÕ ®é tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, mèi quan hÖ ngang däc
trong c¬ cÊu.
Ph©n tÝch viÖc chia quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cho c¸c bé
phËn, c¸c cÊp qu¶n lý.
Ph©n tÝch t×nh h×nh t¨ng gi¶m sè lîng vµ tû lÖ c¸n bé, nh©n
viªn gi¸n tiÕp so víi trùc tiÕp s¶n xuÊt; tû träng tiÒn l¬ng
c¸n bé gi¸n tiÕp trong gi¸ thµnh s¶n phÈm.
Ph©n tÝch c¬ cÊu ngµnh nghÒ cña c¸n bé nh©n viªn hiÖn
cã.
Ph©n tÝch ®iÒu kiÖn lµm viÖc, hîp lý ho¸ lao ®éng vµ c¬ khÝ
ho¸ lao ®éng cña nh©n viªn.
Ph©n tÝch nh÷ng nh©n tè kh¸ch quan cã t¸c ®éng tÝch cùc
vµ tiªu cùc ®Õn viÖc duy tr× sù æn ®Þnh cña doanh nghiÖp.
KÕt qu¶ cña viÖc ph©n tÝch trªn sÏ lµ b¶n ®¸nh gi¸ nhËn xÐt
nh÷ng mÆt hîp lý vµ kh«ng hîp lý cña c¬ cÊu tõ ®ã dù th¶o c¬
cÊu míi.
2. Quy tr×nh hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc
§èi víi bÊt kú mét tæ chøc nµo dï lµ míi hay ®ang ho¹t
®éng th× quy tr×nh hoµn thiÖn hay x©y míi ®Òu tr¶i qua bèn
bíc sau:
20
.DOC 
58 
61 
121 
