Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở công ty xây lắp vật liệu xây dựng .

  • Số trang: 73 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 6 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn Lêi më ®Çu Tr¶i qua lÞch sö cña kinh tÕ thÕ giíi, chóng ta thÊy r»ng víi bÊt kú nÒn kinh tÕ nµo, ph¸t triÓn hay suy tho¸i ®Òu do tæ chøc qu¶n lý quyÕt ®Þnh. Ngay sau c¸ch m¹ng th¸ng m­êi Nga n¨m 1917, LªNin ®· kh¼ng ®Þnh: “ Tæ chøc qu¶n lý lµ nhiÖm vô chñ yÕu vµ trung t©m cña giai cÊp c«ng nh©n vµ nh©n d©n lao ®éng, trong ®ã nhiÖm vô nhµ n­íc trªn hÕt vµ tr­íc hÕt ®­îc quy l¹i thµnh nhiÖm vô thuÇn tuy kinh tÕ ”1. Sù biÕn ®éng cña nÒn kinh tÕ n­íc ta trong nhiÒu n¨m qua còng ®· chøng tá tÇm quan träng cña tæ chøc qu¶n lý. Lµ mét doanh nghiÖp- phÇn tö cã vai trß quyÕt ®Þnh m¹nh mÏ tíi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ nhÊt ®Þnh chÞu sù chi ph«Ý cña quy luËt ®ã. Trong m«i tr­êng héi nhËp cña nÒn kinh tÕ n­íc ta hiÖn nay vai trß cña qu¶n lý trong c¸c doanh nghiÖp cÇn ®­îc coi träng vµ thøc hiÖn hiÖu qu¶ h¬n hÕt. Mäi quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®Òu ®­îc x¸c ®Þnh bëi tiªu chuÈn cuèi cïng lµ hiÖu qu¶ kinh tÕ vµ nã t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn lîi Ých cña tõng c¸ nh©n. ChÝnh v× vËy c¸c doanh nghiÖp cã nhËn thøc ®óng ®¾n vµ kh«ng ngõng n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lý cña m×nh lµ mét nhiÖm vô ®Æc biÖt quan träng. XuÊt ph¸t tõ nhËn thøc trªn vµ sù t×m hiÓu s©u s¾c vÒ c«ng t¸c qu¶n lý t¹i c«ng ty x©y l¾p – vËt liÖu x©y dùng trong thêi gian thùc tËp võa qua, em ®· chän ®Ò tµi: “Mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lý ë c«ng ty x©y l¾p – vËt liÖu x©y dùng “ . VÊn ®Ò qu¶n lý cã thÓ ®­îc nh×n nhËn d­íi nhiÒu gi¸c ®é kh¸c nhau, tuy nhiªn trong ph¹m vi nghiªn cøu cña chuyªn ®Ò thùc tËp nµy em xin ®Ò cËp tíi hiÖu lùc trong qóa tr×nh qu¶n lý víi bèn chøc n¨ng c¬ b¶n: LËp kÕ ho¹ch, tæ chøc, l·nh ®¹o, kiÓm tra. Em hy väng víi néi dung trong chuyªn ®Ò nµy sÏ gãp phÇn nhá vµo sù ph¸t triÓn cña c«ng ty. 1 Lª Nin toµn tËp- TËp 36 1 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn Néi dung chuyªn ®Ò ®­îc thùc hiªn qua ba phÇn: Ch­¬ng I: Tæng quan vÒ qu¶n lý vµ hiÖu lùc qu¶n lý. Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c qu¶n lý vµ hiÖu lùc qu¶n lý cña c«ng ty x©y l¾p vËt liÖu x©y dùng. Ch­¬ng III: Mét sè biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lý ®èi víi c«ng ty x©y l¾p vËt liÖu x©y dùng. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c thÇy c« gi¸o Khoa Khoa häc qu¶n lý- §¹i häc KTQD ®· trang bÞ vèn kiÕn thøc cho em trong qu¸ tr×nh häc tËp t¹i tr­êng. §Æc biÖt lµ sù tËn t×nh h­íng dÉn vµ gióp ®ì cña c« gi¸o §ç ThÞ H¶i Hµ ®Ó em cã thÓ hoµn thµnh tèt chuyªn ®Ò nµy. Xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c c¸n bé thuéc C«ng ty X©y l¾p – VËt liÖu x©y dùng ®· t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi trong thêi gian thùc tËp taÞ c«ng ty. 2 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. D­¬ng v¨n toµn Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Ch­¬ng I Tæng quan vÒ qu¶n lý vµ hiÖu Lùc qu¶n lý. I. nh÷ng kh¸i niÖm.: 1. §Þnh nghÜa qu¶n lý. 1.1. Kh¸i niÖm qu¶n lý: Trªn thùc tÕ tån t¹i nhiÒu c¸ch tiÕp cËn kh¸i niÖm “ qu¶n lý”. Th«ng th­êng, qu¶n lý ®ång nhÊt víi c¸c ho¹t ®éng tæ chøc chØ huy, ®iÒu khiÓn, ®éng viªn, kiÓm tra, ®iÒu chØnh… theo lý thuyÕt hÖ thèng: “qu¶n lý lµ sù t¸c ®éng cã h­íng ®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý ®Õn mét hÖ thèng nµo ®ã nh»m biÕn ®æi nã tõ tr¹ng th¸i nµy sang tr¹ng th¸i kh¸c theo nguyªn lý ph¸ vì hÖ thèng cò ®Ó t¹o lËp hÖ thèng míi vµ ®iÒu khiÓn hÖ thèng”1. Trªn c¬ së ®ã, chóng ta cã thÓ hiÓu qu¶n lý kinh tÕ lµ sù t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi t­îng qu¶n lý trong qóa tr×nh tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ nh»m ®¹t tíi môc tiªu kinh tÕ – x· héi ®· ®Æt ra. Nh­ vËy néi hµm kh¸i niÖm qu¶n lý kinh tÕ ®­îc hiÓu nh­ sau: - Qu¶n lý kinh tÕ lµ sù t¸c ®éng gi÷a chñ thÓ qu¶n lý vµ ®èi t­îng qu¶n lý. Trong ®ã chñ thÓ qu¶n lý lµ nh÷ng tæ chøc vµ c¸ nh©n, nh÷ng nhµ qu¶n lý cÊp trªn. cßn ®èi t­îng qu¶n lý hay cßn gäi lµ kh¸ch thÓ qu¶n lý lµ nh÷ng tæ chøc, c¸ nh©n, nhµ qu¶n lý cÊp d­íi, còng nh­ c¸c tËp thÓ, c¸ nh©n ng­êi lao ®éng. Sù t¸c ®éng trong mèi quan hÖ qu¶n lý mang tÝnh hai chiÒu vµ ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c ho¹t ®éng tæ chøc, l·nh ®¹o, lËp kÕ ho¹ch, kiÓm tra ®iÒu chØnh… - Chñ thÓ qu¶n lý vµ ®èi t­îng qu¶n lý cÊu thµnh hÖ thèng qu¶n lý. Mét nÒn kinh tÕ hay mét doanh nghiÖp ®Òu xem nh­ mét hÖ thèng víi hai ph©n hÖ chñ yÕu: chñ thÓ qu¶n lý vµ ®èi t­îng qu¶n lý. Trong nhiÒu tr­êng hîp mçi ph©n hÖ cã thÓ ®­îc coi nh­ mét hÖ thèng phøc t¹p. - Qu¶n lý kinh tÕ lµ qu¸ tr×nh lùa chän vµ thiÕt kÕ hÖ thèng chøc n¨ng, nguyªn t¾c, ph­¬ng ph¸p, c¬ chÕ, c«ng cô, c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý 1 Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý- TËp 2- NXB KHKT-2001 3 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn kinh tÕ, ®ång thêi x©y dùng ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý vµ b¶o ®¶m nguån lùc th«ng tin, vËt chÊt cho c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®­îc thùc thi. - Môc tiªu cña qu¶n lý kinh tÕ lµ huy ®éng tèi ®a c¸c nguån lùc, mµ tr­íc hÕt lµ nguån lùc lao ®éng vµ sö dông hiÖu qu¶ ®Ó ph¸t triÓn kinh tÕ phôc vô lîi Ých con ng­êi. 1.2. Néi dung cña qu¶n lý kinh tÕ. §Ó qu¶n lý, chñ thÓ qu¶n lý ph¶i thùc hiÖn nhiÒu lo¹i c«ng viÖc kh¸c nhau. Nh÷ng lo¹i c«ng viÖc qu¶n lý nay mang tÝnh ®éc lËp t­¬ng ®èi, ®­îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh chuyªn m«n ho¸ ho¹t ®éng qu¶n lý. §ã cã thÓ coi lµ nh÷ng nhiÖm vô mµ qu¶n lý cÇn lµm vµ còng lµ néi dung cña chøc n¨ng qu¶n lý. Ph©n tÝch chøc n¨ng qu¶n lý nh»m tr¶ lêi c©u hái: c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc g× trong qu¸ tr×nh qu¶n lý, còng lµ ®Ó hiÓu râ néi dung cña chøc n¨ng qu¶n lý. HiÖn nay, c¸c chøc n¨ng qu¶n lý th­êng ®­îc sem sÐt theo hai c¸ch tiÕp cËn. NÕu xÐt theo qu¸ tr×nh qu¶n lý th× néi dung qu¶n lý cã thÓ hiÓu lµ: lËp kÕ ho¹ch, tæ chøc, l·nh ®¹o, kiÓm tra. NÕu theo lÜnh vùc ho¹t ®éng cña tæ chøc th× nh÷ng lÜnh vùc cña qu¶n lý g¾n liÒn víi c¸c ho¹t ®éng sau ®©y: - Qu¶n lý lÜnh vùc Marketing. - Qu¶n lý lÜnh vùc nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn. - Qu¶n lý s¶n xuÊt. - Qu¶n lý tµi chÝnh. - Qu¶n lý nguån nh©n lùc - Qu¶n lý chÊt l­îng. - Qu¶n lý c¸c dÞch vô hç trî cho tæ chøc: th«ng tin, ph¸p lý, ®èi ngo¹i… §ã chØ lµ nh÷ng néi dung c¬ b¶n theo ho¹t ®éng cña tæ chøc. Tuú vµo lÜnh vùc, quy m« vµ ®Þa bµn ho¹t ®«ng, trong c¸c tæ chøc cã thÓ cßn tån t¹i nh÷ng chøc n¨ng kh¸c n÷a. 4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn Nh­ ®· kh¼ng ®Þnh tõ ®Çu, trong chuyªn ®Ò nµy chóng ta chØ t×m hiÓu néi dung cña qu¶n lý theo qu¸ tr×nh qu¶n lý víi nh÷ng nhiÖm vô c¬ b¶n, chung nhÊt ®èi víi mäi nhµ qu¶n lý, kh«ng ph©n biÖt cÊp bËc, ngµnh nghÒ, quy m« lín nhá cña tæ chøc vµ m«i tr­êng x· héi. DÜ nhiªn sù phæ biÕn ®ã kh«ng cã nghÜa lµ ®ång nhÊt mµ chÝnh sù vËn dông vµ sö dông ph­¬ng thøc t¸c ®éng kh¸c nhau ®· lµm nªn tÝnh ®a d¹ng, mu«n h×nh v¹n tr¹ng cho qu¶n lý vµ t¹o nªn sù kh¸c biÖt ë mçi tæ chøc. 1.2.1. LËp kÕ ho¹ch: §©y lµ néi dung quan träng nhÊt, lµ chøc n¨ng ®Çu tiªn cña qu¶n lý. Kh«ng ph¶i ngÉu nhiªn mµ c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c lý thuyÕt khoa häc qu¶n lý kh¼ng ®Þnh nh­ v©y. trªn gãc ®é gia quyÕt ®Þnh, lËp kÕ ho¹ch lµ mét lo¹i gia quyÕt ®Þnh ®Æc thï ®Ó x¸c ®Þnh mét t­¬ng lai cô thÓ mµ c¸c nhµ qu¶n lý mong muèn cho tæ chøc cña hä. Chóng ta cã thÓ h×nh dung lËp kÕ ho¹ch lµ dßng s«ng c¶ cßn c¸c néi dung kh¸c cña qu¶n lý nh­ nh÷ng nh¸nh phô tõ dßng s«ng c¶ ®ã ch¶y ra. V× lÏ ®ã lËp kÕ ho¹ch lµ chøc n¨ng khëi ®Çu vµ quan träng nhÊt ®èi víi c¸c nhµ qu¶n lý. LËp kÕ ho¹ch lµ mét c«ng viÖc phøc t¹p, cã b¾t ®Çu vµ kÕt thóc râ rµng. LËp kÕ ho¹ch lµ mét qu¸ tr×nh tiÕp diÔn ph¶n ¸nh vµ thÝch øng ®­îc víi nh÷ng biÕn ®éng diÔn ra trong m«i tr­êng cña mçi tæ chøc. Trªn ý nghÜa nµy, lËp kÕ ho¹ch ®­îc coi lµ qu¸ tr×nh thÝch øng víi sù kh«ng ch¾c ch¾n b»ng viÖc x¸c ®Þnh c¸c ph­¬ng ¸n hµnh ®éng ®Ó ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu cô thÓ cña tæ chøc, nh÷ng yÕu tè kh«ng ch¾c ch¾n cã ngu«ng gèc rÊt ®a d¹ng. Lo¹i yÕu tè kh«ng ch¾c ch¾n thø nhÊt gäi lµ kh«ng ch¾c ch¾n vÒ tr¹ng th¸i. Chóng liªn quan ®Õn mét m«i tr­êng kh«ng thÓ dù ®o¸n ®­îc. Lo¹i thø hai lµ kh«ng ch¾c ch¾n vÒ sù ¶nh h­ëng, tøc lµ sù ¶nh h­ëng cña nh÷ng biÕn ®æi cña m«i tr­êng lµ kh«ng thÓ l­êng tr­íc vµ l­îng ho¸ chÝnh x¸c. Mét lo¹i yÕu tè kh¸c kh«ng ch¾c ch¾n n÷a lµ kh«ng ch¾c ch¾n vÒ hiÖu qu¶. Tøc lµ tr­íc nh÷ng vÊn ®Ò gÆp ph¶i tæ chøc cã thÓ ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p, ph¶n øng nh­ng kh«ng thÓ lùa chän hËu qu¶ sÏ ®i ®Õn ®©u. 5 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. D­¬ng v¨n toµn Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Tãm l¹i, lËp kÕ ho¹ch lµ qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh c¸c môc tiªu vµ lùa chän c¸c ph­¬ng thøc vµ gi¶i ph¸p ®Ó ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu ®ã. NÕu kh«ng cã c¸c kÕ ho¹ch, nhµ qu¶n lý cã thÓ kh«ng biÕt tæ chøc va khai th¸c con ng­êi vµ c¸c nguån lùc kh¸c cña tæ chøc mét hiÖu qu¶, thËm trÝ kh«ng cã ®­îc mét ý t­ëng râ rµng vÒ c¸i hä cÇn vµ tæ chøc khai th¸c nã. Kh«ng cã kÕ ho¹ch, nhµ qu¶n lý vµ nh©n viªn cña hä lµm viÖc kh«ng cã sù ®Þnh h­íng, mÊt dÇn c¬ héi ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu cña m×nh, kh«ng biÕt khi nµo vµ ë ®©u hä ph¶i lµm g×. lóc ®ã viÖc kiÓm tra trong tæ chøc rÊt phøc t¹p v× kh«ng cã hÖ tiªu chuÈn ®Ó so s¸nh. Ngoµi ra trong thùc tÕ, nh÷ng kÕ ho¹ch tåi, hoÆc x©y dùng tèt mµ kh«ng ®­îc thùc hiÖn ®Õn n¬i ®Õn chèn sÏ ¶nh h­ëng xÊu ®Õn t­¬ng lai cña toµn bé tæ chøc. §Ó hiÓu râ thªm qu¸ tr×nh cña mét kÕ ho¹ch vµ c¸c lo¹i kÕ ho¹ch th­êng dïng trong tæ chøc, ®Æc biÖt lµ c¸c doanh nghiÖp. Chóng ta sÏ xem xÐt c¸c néi dung sau: a)Qu¸ tr×nh kÕ ho¹ch Mét quy tr×nh chung cho mét kÕ ho¹ch lµ thùc sù cÇn thiÕt. Nã lµ sù tæng qu¸t ho¸ tõ nhiÒu lo¹i kÕ ho¹ch kh¸c nhau trong c¸c tæ chøc qu¶n lý. C¸c lý thuyÕt khoa häc qu¶n lý ®· thèng nhÊt mét quy tr×nh nh­ sau: Kh¼ng ®Þnh sø mÖnh X¸c ®Þnh môc tiªu X©y dùng ph­¬ng ¸n Nghiªn cøu vµ dù b¸o ThÓ chÕ ho¸ kÕ ho¹ch X©y dùng ph­¬ng thøc lùa chän ph­¬ng ¸n Lùa chän ph­¬ng ¸n hîp lý a1) Kh¼ng ®Þnh sø mÖnh: Nh­ vËy c«ng viÖc ®Çu tiªn cña lËp kÕ hoach. Lµ kh¼ng ®Þnh sø mªnh. §©y lµ viÖc lµm cÇn thiÕt víi c¸c nhµ qu¶n lý ë ®ã hä ph¶i ®­a ra quan ®iÓm vµ hÖ t­ t­ëng xuyªn xuèt trong mäi ho¹t ®éng cña tæ chøc. 6 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn Nh÷ng môc tiªu ®Þnh tÝnh vµ dµi h¹n mµ tæ chøc h­íng tíi. ViÖc lµm nay nh»m môc ®Ých h­íng c¸c bé phËn, ph©n hÖ trong tæ chøc ho¹t ®éng v× môc tiªu chung nhÊt qu¸n víi môc tiªu tèi cao cña tæ chøc. Qua ®ã khiÕn tõng c¸ nh©n vµ nhãm lµm viÖc g¾n m×nh víi ý niÖm cña tæ chøc vµ ®Ó hä hiÓu r»ng viÖc lµm cña hä, kÕ ho¹ch mµ hä tham gia lµ h­íng tíi c¸i g× vµ hä ®ang ®­îc g× vµ cã tr¸ch nhiÖm nh­ thÕ nµo víi môc tiªu Êy. Tõ ®ã t¹o tÝnh thèng nhÊt xuyªn suèt qu¸ tr×nh kÕ ho¹ch. a2) Nghiªn cøu vµ dù b¸o. §©y lµ c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh bëi c¸c chuyªn gia hoÆc c¸c nhµ qu¶n lý trùc tiÕp lµm. hä cÇn thu thËp th«ng tin bªn trong vµ bªn ngoµi tæ chøc ®Ó xem tæ chøc ®ang ®èi mÆt víi c¸i g× cÇn ph¶i lµm g× vµ cã thÓ lµm g×? ®©y lµ c«ng viÖc khã kh¨n vµ phøc t¹p bëi v× nã lµ b­íc ®Öm ®Ó mét kÕ ho¹ch ®­îc x©y dùng víi nh÷ng con sè cô thÓ vµ nÕu nghiªn cøu vµ dù b¸o thiÕu chÝnh x¸c cã nghÜa lµ kÕ ho¹ch còng ®æ vì chóng ta cø h×nh dung viÖc dù b¸o thêi tiÕt ®­a ra th«ng tin sai lÖch r»ng: biÓn lÆng gÝo nhÑ trong khi c¸c con tÇu lÇn l­ît ra kh¬i vµ høng chÞu b·o t¸p. TÊt nhiªn lËp kÕ ho¹ch ngoµi tÝnh kh¸ch quan vèn cã nã cßn mang tÝnh chñ quan, cã thÓ dõng hoÆc chuyÓn h­íng, c©n ®èi l¹i nh­ng hËu qu¶ còng ch¼ng tèt ®Ñp g×. viÖc nghiªn cøu vµ dù b¸o ph¶i t¹o ®­îc c¬ së th«ng tin cho x¸c ®Þnh môc tiªu vµ tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch. Trong nhiÖm vô nµy cÇn ph¶i x¸c ®Þnh nghiªn cøu dù b¸o c¸i g×? C¸c th«ng tin cã ®­îc lµ c¸c th«ng tin vÒ nguy c¬ vµ c¬ héi tæ chøc, tõ ®ã cã thÓ rót ra c¸c gi¶i ph¸p gi¶m bít sù ®e do¹ ®ång thêi ph¸t huy tËn dông c¸c c¬ héi vµ ®iÓm m¹nh bªn trong. Mét nguyªn t¾c chung ®­îc ®­a ra lµ tËn dông c¬ héi vµ h¹n chÕ rñi ro. a3) X¸c ®Þnh môc tiªu: Sau khi ®· cã nh÷ng th«ng tin tõ nghiªn cøu vµ dù b¸o, viÖc x¸c ®Þnh môc tiªu ®­îc tiÕn hµnh. Tøc lµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ cuèi cïng mµ tæ chøc mong muèn ®¹t tíi. Nã ®­îc t¹o ra trªn c¬ së nh÷ng c¸i cÇn ph¶i cã vµ c¸i cã thÓ cã cña tæ chøc. Mét môc tiªu ®­îc coi lµ ®óng ®¾n khi nã ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: 7 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn + Ph¶i cô thÓ: - Nãi vÒ vÊn ®Ò g×. - Giíi h¹n thêi gian. - KÕt qu¶ l­îng ho¸ ®­îc. + Ph¶i linh ho¹t: §¸p øng ®­îc sù biÕn ®éng cña m«i tr­êng. + Cã tÝnh ®Þnh l­îng: ThÓ hiÖn b»ng c¸c con sè ®· tÝnh to¸n vµ c©n ®èi kü l­ìng. + TÝnh kh¶ thi: Nh÷ng môc tiªu ®­a ra tæ chøc cã thÓ ®¶m b¶o tÝnh thùc hiÖn ®­îc. + TÝnh nhÊt qu¸n: Gi÷a c¸c bé phËn, c¸c cÊp th× môc tiªu khã nhÊt qu¸n, ®ã lµ thùc tÕ kh«ng tr¸nh khái nh­ng ®iÒu quan träng lµ gi¶m thiÓu t¸c ®éng xÊu, do ®ã c¸c môc tiªu ®Ò ra chÊp nhËn ®­îc vµ ®­îc coi lµ hîp lý. Khi x¸c nhËn môc tiªu cÇn ph¶i xem xÐt mèi t­¬ng quan gi÷a c¸c yÕu tè sau: - Chñ së h÷u: Hä quan t©m tíi gi¸ trÞ gia t¨ng vµ lîi nhuËn - C«ng nh©n viªn: Hä quan t©m tíi t¨ng thu nhËp, ®­îc ®¶m b¶o viÖc lµm vµ ch¨m sãc phóc lîi. - Kh¸ch hµng: §ßi hái c¸c tiªu chuÈn cho s¶n phÈm dÞch vô nh­ chÊt l­îng, gi¸ c¶, dÞch vô ®i kÌm. Mét xu h­íng lµ nhu cÇu, ®ßi hái cña kh¸ch hµng cµng cao theo sù ph¸t triÓn cña tri thøc,khoa häc, hiÓu biÕt cuéc sèng cña hä vµ c«ng nghÖ cÇn ph¶i ra ®êi ®Ó phôc vô ®iÒu ®ã. - X· héi: Nh×n chung lµ cÇn ®Õn yÕu tè m«i tr­êng sinh th¸i, gi¸ trÞ x· héi ph¶i ®­îc ®¶m b¶o. V× thÕ viÖc ®Ò ra môc tiªu lµ mét phÇn cña quy tr×nh x¸c ®Þnh, thiÕt lËp t­¬ng quan lùc l­îng gi÷a tæ chøc víi c¸c yÕu tè bªn ngoµi. B¶n chÊt cña qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh môc tiªu lµ ph©n tÝch lùa chän môc tiªu riªng ­u tiªn cho tõng giai ®o¹n ph¸t triÓn. a4) X©y dùng ph­¬ng ¸n 8 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn Trªn c¬ së nh÷ng môc tiªu ®· x¸c ®Þnh, c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt ®­îc x©y dùng. T×m ra c¸c ph­¬ng thøc thùc hiÖn môc tiªu, c¸c gi¶i ph¸p vµ c«ng cô cho thùc hiÖn môc tiªu. C¸c gi¶i phÊp ®­a ra trªn nh÷ng m« h×nh lý thuyÕt, nh÷ng tri thøc kinh nghiÖm tõ nh÷ng kÕ ho¹ch t­¬ng tù mµ c¸c tæ chøc ®· lµm hoÆc m×nh ®· lµm, ý kiÕn cña c¸c chuyªn gia c¸c nhµ khoa häc ®Ó cã thÓ x©y dùn s¸ng t¹o ra c¸c ph­¬ng ¸n cã kÕ ho¹ch. Thùc tÕ ®øng tr­íc mét vÊn ®Ò cã rÊt nhiÒu ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt kh¸c nhau. Nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i biÕt lùa chän lÊy nh÷ng ph­¬ng ¸n ®­îc cho lµ kh¶ quan ®Ó so s¸nh ®¸nh gi¸. Th«ng th­êng nªn cã ba ph­¬ng ¸n ®Ó lùa chän, nhiÒu hay Ýt ®Òu kh«ng tèt. NhiÒu ph­¬ng ¸n sÏ dÉn tíi khã ra quyÕt ®Þnh, chång chÐo vµ « hîp khã ®­a ra ph­¬ng ¸n ­u viÖt. Trong khi Ýt ph­¬ng ¸n sÏ dÉn tíi thiÕu th«ng tin. Trong c«ng viÖc nµy ®ßi hái ng­êi lËp cã ®ñ n¨ng lùc kinh nghiÖp vµ c¶ b¶n lÜnh ®Ó cã thÓ m¹o hiÓm ®­a ra ph­¬ng ¸n ®­îc coi lµ míi. C¸c ph­¬ng ¸n ®­a ra ph¶i trªn c¬ së ®Çy ®ñ th«ng tin vµ kÞp thêi chÝnh x¸c. a5) Ph©n tÝch lùa chän ph­¬ng ¸n §Ó cã thÓ ph©n tÝch vµ ®i ®Õn lùa chän ph­¬ng ¸n tèt nhÊt ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i x©y dùng ®­äc hÖ thèng chØ tiªu lµm c¨n cø lùa chän. Nh÷ng chØ tiªu nµy lµ c¸c sè liÖu tÝnh to¸n khoa häc cïng víi kinh nghiÖm vµ ®· ®­îc thö nghiÖm. Nh÷ng chØ tiªu ®ã cã thÓ lµ c¸c yÕu tè m«i tr­êng kinh doanh hoÆc nh÷ng yÕu tè cña m«i tr­êng tæ chøc, môc ®Ých, môc tiªu cña tæ chøc. Dùa trªn tiªu chuÈn thèng nhÊt nµy c¸c ph­¬ng ¸n ®­a ra ra ®­íco s¸nh ®¸nh gi¸ trªn ph­¬ng diÖn tÝnh kh¶ thi, tÝnh hiÖu qu¶, søc c¹nh tranh, chi phÝ, doanh thu, lîi nhuËn, thÞ phÇn, quy m« nguån lùc… Ph­¬ng ¸n tèi ­u ®­îc lùa chän kh«ng ph¶i h¼n lµ ph­¬ng ¸n tho¶ m·n tÊt c¶ c¸c yÕu tè nãi trªn mµ th­êng ®ã lµ ph­¬ng ¸n tho¶ m·n nhiÒu nhÊt nh÷ng yÕu tè ®ã. a6) ThÓ chÕ ho¸ kÕ ho¹ch. 9 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn Tõ ph­¬ng ¸n tèi ­u ®­îc lùa chän c¸c nhµ qu¶n lý sÏ ®­a vµo thùc tÕ th«ng qua thÓ chÕ ho¸. Thùc chÊt lµ lµm ph¸p lý ho¸ b»ng c¸c v¨n b¶n ph¸p quy ®Ó ®¶m b¶o tÝnh thùc hiÖn. Qóa tr×nh kÕ ho¹ch ®i vµo thùc tÕ kh«ng tr¸nh khái sù ph¶n øng bÊt lîi vµ ®Ó ®¶m b¶o viÖc thùc hiÖn ®­îc th«ng suÊt th× ph¶i ®¶m b¶o b»ng c«ng cô ph¸p lý. Th­êng th× chñ thÓ lùa chän ph­¬ng ¸n tèi ­u vµ chñ thÓ quyÕt ®Þnh thÓ chÕ ho¸ kÕ ho¹ch lµ ®ång nhÊt. Nh­ng trong tr­êng hîp cã sù kh¸c nhau th× ®«i khi ph­¬ng ¸n ®­îc thÓ chÕ ho¸ vµ ph­¬ng ¸n lùa chän ®­a ra lµ kh¸c nhau. §iÒu nµy phô thuéc vµo yÕu tè chñ quan cña ng­êi qu¶n lý. b) C¸c lo¹i h×nh kÕ ho¹ch trong doanh nghiÖp. §Ó thùc hiÖn ®­îc c«ng viÖc qu¶n lý cña m×nh, doanh nghiÖp cÇn rÊt nhiÒu kÕ ho¹ch d­íi c¸c h×nh thøc kh¸c nhau. Theo h×nh thøc thÓ hiÖn th× mét doanh nghiÖp th­êng cã nh÷ng lo¹i h×nh doanh nghiÖp sau: b1) KÕ ho¹ch chiÕn l­îc. §©y lµ lo¹i kÕ ho¹ch dµi h¹n cña tæ chøc nã mang nh÷ng néi dung sau: + Quan ®iÓm ®­êng lèi, chøc n¨ng nghiÖp vô cña tæ chøc + Môc tiªu, môc ®Ých cña tæ chøc + C¸c gi¶i ph¸p, c«ng cô ®Ó thùc hiÖn môc tiªu. Víi nh÷ng kÕ ho¹ch nµy th­êng ®­îc quyÕt ®Þnh bëi nhµ qu¶n lý, l·mh ®¹o cÊp cao. b2) ChÝnh s¸ch. ChÝnh s¸ch lµ nh÷ng h­íng dÉn quy ®Þnh vÒ t­ duy vµ hµnh ®éng khi ra quyÕt ®Þnh trong nh÷ng ho¹t ®éng c¬ b¶n. Mét chÝnh s¸ch ®­a ra lµ ®Ó gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò cô thÓ, nã thÓ hiÖn nh÷ng gi¶i ph¸p c«ng cô nhÊt ®Þnh vµ lµ lo¹i kÕ ho¹ch sö dông th­êng xuyªn. Mét chÝnh s¸ch th­êng mang nh÷ng ®Æc ®iÓm sau: 10 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn + ThÓ hiÖn hÖ thèng gi¸ trÞ còng nh­ quan ®iÓm cña tæ chøc. ChÝnh s¸ch l­¬ng cao, chÝnh s¸ch tuyÓn dông… lµ mét trong nhiÒu chÝnh s¸ch ®Æc tr­ng cña mét doanh nghiÖp. + C¸c chÝnh s¸ch bao giê còng cã sù tù do vµ s¸ng t¹o, ph¹m vi cña tù do vµ s¸ng t¹o cßn tuú thuéc vµo cÊp ®é, chøc vô cña qu¶n lý, n¨ng lùc cña nhµ qu¶n lý vµ c¶m nhËn thøc cña ®èi t­îng qu¶n lý. + Mét chÝnh s¸ch ®­a ra lµ ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò, ®Ó mang tÝnh chÊt th­êng xuyªn, lÆp ®i lÆp l¹i. Nh»m ®¶m b¶o sù thèng nhÊt thùc hiÖn, tiÕt kiÖm thêi gian c«ng søc ®Ó tËp chung vµo nguån lùc, t×m gi¶i ph¸p thùc hiÖn cho c¸c vÊn dÒ th­êng xuyªn xuÊt hiÖn, tËp trung søc lùc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò lÇn ®Çu xuÊt hiÖn hoÆc phøc t¹p khã kh¨n h¬n. Trªn nh÷ng ®Æc ®iÓm ®ã ta thÊy r»ng mét chÝnh s¸ch tèt nhÊt, hiÖu qu¶ sÏ gi¶i quyÕt ®­îc nhiÒu vÊn ®Ò cho doanh nghiÖp vµ cÇn ph¶i tËp trung x©y dùng nh÷ng chÝnh s¸ch ®Æc tr­ng cho tæ chøc cña m×nh. b3) Thñ tôc. Lµ lo¹i chÝnh s¸ch x©y dùng mét lÇn vµ sö dông nhiÒu lÇn. Thñ tôc ®Ò ra mét c¸ch chÝnh x¸c vµ chi tiÕt mét chuçi c¸c hµnh ®éng cÇn lµm theo tr×nh tù cô thÓ thêi gian hoÆc cÊp bËc qu¶n lý ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu cô thÓ. ChÝnh v× cã tÝnh quy t¾c nªn thñ tôc kh«ng cã ph¹m vi s¸ng t¹o cho nhµ qu¶n lý. b4) Quy t¾c. Còng gièng nh­ thñ tôc quy t¾c hµm chøa néi dung víi nh÷ng ®iÒu ®­îc lµm vµ kh«ng ®­îc lµm. Nh­ng sù kh¸c biÖt gi÷a quy t¾c vµ thñ tôc ®ã lµ quy tÊc kh«ng quy ®Þnh tr×nh tù c«ng viÖc theo thêi gian nh­ thñ tôc.Cã thÓ coi thñ tôc nh­ mét dßng chuçi c¸c quy t¾c nh­ng cã nh÷ng quy t¾c kh«ng n»m trong bÊt kú thñ tôc nµo. VÝ dô mét doanh nghiÖp ®Æt ra mét quy t¾c ®ã lµ chØ ph¸t l­¬ng vµo ngµy thø hai tuÇn ®Çu tiªn trong th¸ng, ®iÒu ®ã kh«ng n»m trong mét thñ tôc nµo. b5) Ch­¬ng tr×nh. 11 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn §ã lµ mét sè nh÷ng chÝnh s¸ch, thñ tôc, quy t¾c vµ nh÷ng nhiÖm vô ®­îc giao. C¸c b­íc tiÕn hµnh, nh÷ng thñ tôc cã thÓ huy ®éngnh»m thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu quan träng mang tÝnh ®èc lËp t­¬ng ®«Ý. Mét ®Æc ®iÓm vÒ nh÷ng môc tiªu cña mét ch­¬ng tr×nh ®ã lµ nã mang tÝnh ®éc lËp t­¬ng ®èi vµ nh÷ng môc tiªu ­u tiªn. Nh÷ng môc tiªu nµy chØ ®­îc chÞu tr¸ch nhiÖm ë mét bé phËn nh­ng ®ßi hái sù phèi hîp cña nhiÒu bé phËn kh¸c nhau. §Ó thùc hiÖn môc tiªu ®ã th× mét ch­¬ng tr×nh ®ßi hái huy ®éng nguån lùc lín vµ ®­îc x¸c ®Þnh ph©n bè cô thÓ: Ai lµ ng­êi qu¶n lý, ai phèi hîp, ng©n s¸ch nh­ thÕ nµo vµ giíi h¹n thêi gian thùc thi. Mét ch­¬ng t×nh lín th× bao gåm nhiÒu ch­¬ng tr×nh nhá, hç trî c¸c ch­¬ng tr×nh môc tiªu lµ c¬ së ®Ó h×nh thµnh mét ph­¬ng thøc qu¶n lý míi cã hiÖu qu¶ cao gäi lµ qu¶n lý theo ch­¬ng tr×nh môc tiªu. Ph­¬ng ph¸p qu¶n lý nµy ®­îc ph¸t triÓn réng r·i trong c¸c doanh nghiÖp v× nã ph¸t huy tÝnh s¸ng t¹o vµ chñ ®éng cña cÊp d­íi. b6) Ng©n quü. Lµ lo¹i h×nh kÕ ho¹ch ®­îc lËp víi nh÷ng néi dung vÒ ng©n s¸ch hoÆc néi dung phi tiÒn tÖ nh­: lao ®éng bÊt ®éng s¶n…nh­ng ®­îc sè ho¸ cô thÓ. Cã nhiÒu lo¹i h×nh ng©n s¸ch kh¸c nhau, chóng ta sÏ t×m hiÓu mét sè lo¹i ng©n quü mµ c¸c doanh nghiÖp th­êng ph¶i sö dông. - Ng©n quü tµi chÝnh: Nªu cô thÓ sè tiÒn mµ tæ chøc dù ®Þnh chi tiªu cho n¨m ng©n s¸ch hoÆc mét giai ®o¹n cô thÓ vµ ®­îc lÊy tõ nh÷ng nguån cô thÓ nµo. Ng©n quü tµi chÝnh bao gåm: + B¶ng kª khai thu nhËp dù kiÕn + B¶ng kª khai l­u l­îng tiÒn mÆt + B¶ng c©n ®èi - Ng©n quü ho¹t ®éng: ChØ ra gi¸ trÞ b»ng tiÒn cho c¸c hµng ho¸ vµ dÞch vô mµ tæ chøc dù kiÕn sÏ sö dông trong n¨m ng©n s¸ch. Nh÷ng ng©n quü nµy bao gåm: + Ng©n quü doanh thu: Dù ®o¸n l­îng hµng b¸n ra trong t­¬ng lai 12 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn + Ng©n quü chi phÝ: LiÖt kª nh÷ng ho¹t ®éng chÝnh cña ®¬n vÞ vµ l­îng tiÒn ®­îc ph©n chia cho tõng ho¹t ®éng ®ã. + Ng©n quü tiÒn mÆt: X¸c ®Þnh l­îng tiÒn mÆt ®Ó chi tiªu cho nh÷ng ho¹t ®éng cô thÓ. + Ng©n quü ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n: Th­êng lµ rÊt lín phôc vu cho nhu cÇu ph¸t triÓn l©u dµi. Trong c¸c lo¹i ng©n quü trªn khã x¸c ®Þnh nh¸t lµ ng©n quü doanh thu v× nã phô thuéc vµo gi¸ c¶ thÞ tr­êng, mét yÕu tè lu«n biÕn ®éng. Trªn ®©y lµ nh÷ng lo¹i h×nh kÕ ho¹ch th«ng dông tong c¸c tæ chøc, doanh nghiÖp. C¸c kÕ ho¹ch ®ã mang tÝnh ®éc lËp t­¬ng ®èi, nã ®éc lËp v× ®­îc x©y dùng ®Ó thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu riªng biÖt nh­ng l¹i h­íng tíi môc tiªu tèi ®a cña tæ chøc vµ ®«i khi nhiÒu lo¹i kÕ ho¹ch cïng ®­îc ®­a ra bëi mét chñ thÓ qu¶n lý v× thÕ sù ®éc lËp nµy lµ t­¬ng ®èi. Trong qu¸ tr×nh triÓn khai cÇn cã sù phèi hîp nhÞp nhµng, ®ång ®iÖu gi÷a c¸c kÕ ho¹ch ®Ó gi¶m thiÓu ¶nh h­ëng tiªu cùc tõ sù m©u thuÉn gi÷a c¸c môc tiªu trong tõng kÕ ho¹ch. 1.2.2 Tæ chøc “Tæ chøc lµ ho¹t ®éng qu¶n lý mang tÝnh chuyªn m«n ho¸ nh»m thiÕt lËp mét hÖ thèng c¸c vÞ trÝ, chøc n¨ng cña mçi c¸ nh©n, bé phËn sao cho c¸c c¸ nh©n vµ bé phËn ®ã phèi hîp ®­îc víi nhau thùc hiÖn môc tiªu hiÖu qu¶ nhÊt”1. §©y lµ chøc n¨ng thø hai cña nhµ qu¶n lý sau chøc n¨ng lËp kÕ ho¹ch, bao gåm c¸c ho¹t ®éng: + Ph©n tÝch chiÕn l­îc, môc tiªu chiÕn l­îc cña tæ chøc råi ph©n chia c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc thµnh c¸c lo¹i ho¹t ®éng chuyªn m«n ho¸. Tõ ®ã chia tæ chøc thµnh c¸c bé phËn ®Ó thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng nãi trªn. 1 Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý- TËp 2- NXB KHKT-2001 13 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn + X¸c lËp vÞ trÝ c¸c c¸ nh©n vµ mèi quan hÖ gi÷a hä tøc lµ x¸c lËp c¬ chÕ lµm viÖc, h×nh thµnh c¬ cÊu bé m¸y vµ ®­îc ®¶m b¶o b»ng nh©n lùc cho ho¹t ®éng. ViÖc tæ chøc lµ do c¸c nhµ l·nh ®¹o, qu¶n lý quyÕt ®Þnh nh­ng còng ph¶i dùa trªn nh÷ng c¬ së khoa häc, nh÷ng thuéc tÝnh c¬ b¶n vµ nguyªn t¾c riªng cã cña tæ chøc. a) C¸c thuéc tÝnh c¬ b¶n cña tæ chøc. T×m hiÓu néi dung nµy gióp nhµ qu¶n lý tr¶ lêi c©u hái:C«ng t¸c tæ chøc ph¶i nh­ thÕ nµo, mang nh÷ng yÕu tè g×? a1) Chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu ngang. §ã lµ sù ph©n chia vµ phèi hîp c¸c ho¹t ®éng nh»m thiÕt lËp c¸c phßng ban , c¸c bé phËn, c¸c kh©u cña qu¶n lý trong tæ chøc . C¬ së ®Ó tiÕn hµnh sù ph©n chia ®ã lµ: + Ph©n chia theo lÜnh vùc ho¹t ®éng, cã c¸c chøc n¨ng qu¶n lý theo kÜ thuËt. + Theo chøc n¨ng qu¶n lý, theo s¶n phÈm, kh¸ch hµng vµ thÞ tr­êng. + Còng cã thÓ ph©n chia trªn c¬ së sù hîp nhãm c¸c ho¹t ®éng cã mèi quan hÖ gÇn gòi. ViÖc chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu ngang sÏ h×nh thµnh nªn c¸c hÖ bé phËn trong tæ chøc t­¬ng ®èi ®éc lËp nhau, trong ®ã mçi ph©n hÖ, bé phËn chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý mét lÜnh vùc, s¶n phÈm chñ yÕu hoÆc m¶ng thÞ tr­êng, kh¸ch hµng chñ yÕu cña thÞ tr­êng, doanh nghiÖp. a2) Chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc §ã lµ sù x¸c ®Þnh vµ ph©n chia quyÒn h¹n nhiÖm vô chÝnh thøc cho tõng cÊp qu¶n lý tõ trªn xuèng d­íi trong tæ chøc. KÕt qu¶ thu ®­îc lµ mét c¬ cÊu víi mét thñ tr­ëng cÊp cao duy nhÊt. Kh«ng cã hoÆc tån t¹i Ýt cÊp qu¶n lý ngang hµng víi nhau. 14 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn ChÝnh ®iÒu ®ã t¹o ra sù thèng nhÊt trong tæ chøc, c¸c vÞ trÝ, chøc n¨ng vµ nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm quyÒn lîi víi nh÷ng ng­êi cô thÓ ®­îc x¸c ®Þnh. T¹o ra dùc kªnh th«ng tin theo chiÒu däc râ rµng thèng nhÊt .Ai kiÓm tra ai? Ai lµ ng­êi b¸o c¸o… ®· ®­îc x¸c ®Þnh cô thÓ râ rµng. C¸c quyÕt ®Þnh ®­a ra ®­îc tæ chøc thùc hiÖn vµ cã hiÖu lùc m¹nh. Víi nh÷ng doanh nghiÖp cã quy m« lín th× chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc lµ cÇn thiÕt nh»m ®¶m b¶o th«ng suèt th«ng tin hai chiÒu, tuy nhiªn dÔ dÉn ®Õn qu©n chñ, tËp quyÒn b¶o thñ. Mét xu h­íng chung ®ã lµ c¸c nhµ qu¶n lý lu«n kh«ng muèn chia bít quyÒn nh­ng v× kh¶ n¨ng bao qu¸t, kiÓm so¸t cã h¹n v× vËy cÇn ph¶i ph©n cÊp, gi÷a chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu ngang vµ däc cÇn cã sù liªn hÖ vµ phèi hîp lÉn nhau. a3) QuyÒn h¹n vµ mèi quan hÖ quyÒn h¹n trong tæ chøc. Theo khoa häc qu¶n lý th× quyÒn h¹n lµ quyÒn tù chñ trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh vµ ®ßi hái sù tu©n thñ thi hµnh quyÕt ®Þnh g¾n liÒn víi mét vÞ trÝ, chøc vô qu¶n lý nhÊt ®Þnh trong c¬ cÊu tæ chøc. Trong mét tæ chøc, víi mçi cÊp qu¶n lý,quyÒn h¹n ®ã cã thÓ lµ: - QuyÒn h¹n trùc tuyÕn: Cho phÐp cÊp trªn ra quyÕt ®Þnh trùc tiÕp víi cÊp d­íi. - QuyÒn h¹n tham m­u: Lµ quyÒn tham gia ý kiÕn, t­ vÊn, hç trî cè vÊn chø kh«ng ra quyÕt ®Þnh. Víi quyÒn h¹n nµy ng­êi qu¶n lý ®iÒu tra, kh¶o s¸t , nghiªn cøu , ph©n tÝch ®­a ra ý kiÕn t­ vÊn cho nhµ qu¶ lý trùc tuyÕn - QuyÒn h¹n chøc n¨ng :Lµ quyÒn ®¶m b¶o trao cho chøc n¨ng ra quyÕt ®Þnh vµ kiÓm so¸t nh÷ng ho¹t ®éng nhÊt ®Þnh cña ho¹t ®éng qu¶n lý kh¸c. Víi quyÒn h¹n nµy th× ph¹m vi chøc n¨ng chuyªn m«n vµ cÇn ®­îc giíii h¹n trong khu«n khæ chøc n¨ng chuyªn m«n vµ cÇn chØ râ ai lµ ng­¬i ®­îc uû quyÒn còng lµ ®Ó x¸c ®Þnh râ rµng chøc n¨ng cña hä . 15 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn Trong tæ chøc gi÷a c¸c lo¹i quyÒn h¹n , møc ®é quyÒn h¹n ®­¬ng nhiªn cã quan hÖ víi nhau . Sù liªn kÕt ®ã lµ phøc t¹p vµ ®Þnh tÝnh nh­ng cã thÓ ph©n lo¹i nh­ sau: - T©p quyÒn: Lµ sù tËp trung quyÒn lùc vµo mét cÊp cao nhÊt, mäi quyÕt ®Þnh do mét chñ thÓ ®­a ra. - Ph©n quyÒn: §ã lµ nhµ qu¶n lý cÊp cao chÊp nhËn trao bít quyÒn cho cÊp kh¸c cña tæ chøc ®ù¬c ra quyÕt ®Þnh nhÊt ®Þnh nµo ®ã. Møc ®é ph©n chia quyÒn trong mét tæ chøc ®­îc thÓ hiÖn qua sù ®éc lËp cña nh÷ng ng­êi qu¶n lý cÊp d­íi trong viÖc ra quyÕt ®Þnh, hä kh«ng cÇn th«ng qua cÊp trªn vµ c¸c bé phËn chøc n¨ng kh¸c vµ c¸c quyÕt ®Þnh ®ã cã hiÖu lùc thi hµnh cao, ¶nh h­ëng m¹nh. Nã cßn thÓ hiÖn qua viÖc cÊp d­íi ®­îc quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh quan träng ®Æc biÖt ë nh÷ng lÜnh vùc quan träng nh­: nh©n sù, tµi chÝnh. Trªn thùc tÕ ®Ó më réng ph©n quyÒn mµ vÉn ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt cña tæ chøc, ng­êi ta sö dông chÕ ®é tham gia.á ®ã cÊp d­íi ®­îc tham gia víi t­ c¸ch lµ nhµ ph©n tÝch chuyªn m«n vµ t¸c ®éng ®Õn quyÕt ®Þnh, tham gia vµo tæ chøc vµ thùc hiÖn quyÕt ®Þnh ®ång thêi chÞu tr¸ch nhiÖm, ®­îc uû quyÒn . a4) Sù phèi hîp. Phèi hîp c¸c bé phËn cña tæ chøc lµ qu¸ tr×nh liªn kÕt ho¹t ®éng cña con ng­êi, nh÷ng ph©n hÖ vµ hÖ thèng riªng lÎ nh»m thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô cña tæ chøc. B¶n chÊt lµ x©y dùng cñng cè quan hÖ th«ng tin, quan hÖ truyÒn th«ng. Môc tiªu cña phèi hîp lµ ®¹t ®­îc sù thèng nhÊt trong ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn bªn trong, bªn ngoµi cña tæ chøc.Trong c¬ cÊu tæ chøc dÔ x¶y ra m©u thuÉn gi÷a chuyªn m«n ho¸ vµ tæng hîp ho¸, m©u thuÉn mÊt c©n ®èi gi÷a kÕ ho¹ch toµn bé tæ chøc víi kÕ ho¹ch c¸c bé phËn vµ c¸ nh©n, ho¹c mÊt c©n ®èi vÒ mÆt c¬ cÊu tæ chøc, quan ®iÓm t­ t­ëng, mÊt c©n ®èi ho¹c bÕ t½c vÒ th«ng tin ho¹c lîi Ých lµ vÊn ®Ò th­êng xuyªn, x¶y ra m©u thuÉn. V× thÕ c«ng t¸c phèi hîp lµ cÇn thiÕt. CÇn ph¶i x©y dùng kªnh 16 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn th«ng tin, ngang däc, lªn xuèng ph¶i ®¶m b¶o th«ng suèt th«ng tin. Duy tr× mèi liªn hÖ c«ng viÖc gi÷a c¸c bé phËn vµ trong tõng bé phËn, mèi liªn hÖ cña tæ chøc víi m«i tr­êng ngoµi. a5) TÇm kiÓm so¸t. TÇm kiÓm so¸t lµ sè l­îng vµ bé phËn c¸ nh©n mµ nhµ qu¶n lý cè thÓ qu¶n lý trùc tiÕp vµ cã hiÖu qña. XÐt vÒ thùc chÊt nã lµ kh¶ n¨ng nhµ qu¶n lý cã thÓ qu¶n lý ®­îc bao nhiªu. Tõ kh¸i niÖm trªn tÇm kiÓm so¸t lµ cã giíi h¹n nh­ng dÔ thay ®æi vµ khã x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn quy m« tÇm kiÓm so¸t. Th­êng th× c«ng viÖc cµng phøc t¹p th× cµng cÇn sù phèi hîp cao v× thÕ thiÕt kÕ tÇm kiÓm so¸t hÑp vµ ng­îc l¹i. Bªn c¹nh ®ã n¨ng lùc nhµ qu¶n lý, sù th¹o viÖc cÊp d­ãi, hÖ thèng th«ng tin ¶nh h­ëng m¹nh ®Õn tÇm kiÓm so¸t. Nãi ®Õn tÇm kiÓm so¸t lµ xÐt chiÒu réng cña qu¶n lý vµ nã tû lÖ nghÞch víi chiÒu däc tøc qu¶n lý nh­ng xÐt theo cÊp. Muèn cho ®èi t­îng qu¶n lý lµm ®­îc nhiÒu viÖc ph¶i trao cho hä nhiÒu quyÒn vµ tÇm kiÓm so¸t ë c¸c c«ng ty ®a quèc gia hä sö dông kÕ ho¹ch, chÝnh s¸ch ®­îc x©y dùng chÆt chÏ, tÝnh cô thÓ ho¸ cao v× vËy tÇm kiÓm so¸t réng vµ rÊt hiÖu qu¶. b) C¸c nguyªn t¾c thiÕt kÕ tæ chøc. - Nguyªn t¾c x¸c ®Þnh theo chøc n¨ng: Ph©n chia tæ chøc thµnh c¸c chøc n¨ng theo lÜnh vùc ho¹t ®éng sau ®ã c¸c nhiÖm vô g¾n liÒn víi chøc n¨ng vµ x¸c ®Þnh c¸c c«ng viÖc ho¹t ®éng. - Nguyªn t¾c giao quyÒn: Theo nguyªn t¾c nµy khi chóng ta x¸c ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô vµ nhiÖm vô vµ c«ng viÖc th× cã sù ®¶m b¶o quyÒn h¹n: QuyÒn ra quyÕt ®Þnh, quyÒn sö dông ph©n bæ c¸c nhãm nguån lùc, quyÒn th­ëng ph¹t, kiÓm tra kiÓm so¸t nh©n viªn cña m×nh. - Nguyªn t¾c bËc thang: Nguyªn t¾c nµy thÓ hiÖn ph©n chia cÊp ph¶i ®i ®«i víi quyÒn h¹n. CÊp cao th× quyÒn nhiÒu, phËm vi ¶nh h­ëng lín vµ ng­îc l¹i. Ph¶i ®¶m b¶o cÊp ph¶i cã quyÒn t­¬ng xøng. 17 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn - Nguyªn t¾c thèng nhÊt mÖnh lÖnh tøc lµ cÊp d­íi ph¶i phôc tïng cÊp trªn t«n träng quy tr×nh ra quyÕt ®Þnh vµ thi hµnh theo. - Nguyªn t¾c ®ång bé: Tøc lµ ®¶m b¶o ai cã quyÒn cã cÊp ®Õn ®©u th× chÞu tr¸ch nhiÖm tíi ®ã kh«ng chång chÐo, tuú tiÖn dÉn ®Õn cho¸n quyÒn cña nhau. Trªn ®©y lµ n¨m nguyªn t¾c c¶u néi dung tæ chøc, no ®¶m b¶o cho tæ chøc x©y dùng mét c¬ cÊu chÆt chÏ râ rµng vµ gän gµng hiÖu qu¶. 1.2.3 L·nh ®¹o. “L·nh ®¹o lµ ho¹t ®éng qu¶n lý mang tÝnh ®Þnh h­íng vÒ chiÕn l­îc ph¸t triÓn cña tæ chøc vÒ m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc, vÒ nh©n sù trong tæ chøc”1. §ã cïng lµ qu¸ tr×nh t¸c ®éng lªn con ng­êi theo h­íng ®¹t ®­îc môc tiªu cña tæ chøc, sù t¸c ®éng ®ã cã thÓ lµ khuyÕn khÝch ®éng viªn, kû luËt, th­ëng ph¹t, ®Ò b¹t… Víi t­ c¸ch lµ mét chøc n¨ng cña qu¶n lý th× l·nh ®¹o lµ qu¸ tr×nh t¸c ®éng tíi con ng­êi ®Ó ®¹t ®­îc sù tu©n thñ cña con ng­êi ®èi víi chñ thÎe l·nh ®¹o, lµm cho hä tù nguyÖn vµ nhiÖt t×nh phÊn ®Êu ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu chung cña tæ chøc. Chøc n¨ng l·nh ®¹o lµ qu¸ tr×nh g©y ¶nh h­ëng vµ dÉn d¾t hµnh vi cña con ng­êi trong tæ chøc thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu chung ®Æt ra trong kÕ ho¹ch. a) Néi dung cña l·nh ®¹o. - X¸c ®Þnh ®éng c¬ lµm viÖc cña con ng­êi, hä hµnh ®éng v× c¸i g×, cã thÓ lµ tæng hîp c¸c ®éng c¬ nh­ng ph¶i t×m ®éng c¬ chñ yÕu vµ t¸c ®éng vµo ®ã t¹o høng thó vµ ý thøc lµm viÖc. - X©y dùng ph­¬ng ph¸p l·nh ®¹o øng víi ®éng c¬ lµm viÖc ®ã: cã thÓ lµ ph­¬ng ph¸p kinh tÕ, ph¸p quyÒn, ph­¬ng ph¸p t©m lý gi¸o dôc. 1 Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý- TËp 2- NXB KHKT-2001 18 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp D­¬ng v¨n toµn - Trªn c¬ së ph­¬ng ph¸p l·nh ®¹o ®· ®Þnh h×nh, tiÕn hµnh thµnh lËp vµ qu¶n lý nhãm lµm viÖc ®ång thêi phèi hîp hä lµm phøc hîp hiÖu qu¶ lµm viÖc. - Trong qu¸ tr×nh phèi hîp nhãm lµm viÖc ph¶i ®ång thêi gi¶i quyÕt c¸c xung ®ét, m©u thuÉn vÒ lîi Ých… - §Ó ®¶m b¶o c¸c qu¸ tr×nh trªn ®­îc thùc hiÖn vµ cñng cè quyÒn uy nhµ qu¶n lý ph¶i biÕt giµnh quyÒn lùc vµ g©y ¶nh h­ëng. - Vµ cuèi cïng ®Ó l·nh ®¹o tèt nhµ qu¶n lý cÇn më réng c¸c m«Ý quan hÖ ®èi ngo¹i th«ng qua ho¹t ®éng ®µm ph¸n, giao tiÕp, héi nghÞ… b) TÝnh chÊt cña l·nh ®¹o. - Tr­íc hÕt l·nh ®¹o lµ mét chøc n¨ng cÇn thiÕt vµ tÊt yÕu ®èi víi mäi nhµ qu¶n lý tõ cÊp cao ®Õn c¸ap thÊp. - Lµ chøc n¨ng thø ba trong qu¸ tr×nh qu¶n lý l·nh ®¹o cã t¸c dông khëi ®éng tæ chøc vµ vËn hµnh tæ chøc víi c¸c con ng­êi kh¸c nhau, nhãm lµm viÖc kh¸c nhau nh»m h­íng tæ chøc tíi môc tiªu. - L·nh ®¹o ph¶i t«n träng nguyªn t¾c tù nguyÖn vµ nhiÖt t×nh, ng­êi lao ®éng cÇn ®­îc quan t©m tíi con ng­êi môc ®Ých c¸ nh©n cña hä vµ t×nh c¶m cña hä. c) C¨n cø ®Ó tiÕn hµnh l·nh ®¹o. §iÒu quan träng ®Çu tiªn ph¶i hiÖu ®éng c¬ ®éng lùc lµm viÖc cña con ng­êi th«ng qua lý thuyÕt vÒ ®éng c¬ cña con ng­êi. §iÒu ®ã ®ßi hái nhµ qu¶n lý ph¶i cã kiÕn thøc vÒ quy luËt t©m lý cña con ng­êi. Tõ ®ã t¹o ra nhiÒu ®iÒu kiÖn lµm xuÊt hiÖn ®éng c¬, duy tr× ®éng c¬ lµm viÖc vµ t¹o ®­îc sù tho¶ m·n cho con ng­êi khiÕn hä lµm viÖc tÝch cùc. Nhµ qu¶n lý cÇn t×m hiÓu lý thuyÕt vÒ ®éng lùc, lý thuyÕt vÒ nhu cÇu ®Ó nhËn biÕt nhu cÇu cña hä trong c«ng viÖc vµ t×m ra mèi liªn hÖ víi ®éng c¬ lµm viÖc nh»m ®­a ra biÖn ph¸p t¸c ®éng t­¬ng øng. TiÕp theo ®Ó l·nh ®¹o th× nhµ qu¶n lý ph¶i cã quyÒn lùc thùc tÕ. Cô thÓ lµ quyÒn ra quyÕt ®Þnh, quyÒn ph©n bè ®Þnh ®o¹t nguån lùc, quyÒn th­ëng ph¹t, quyÒn kiÓm tra. 19 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. D­¬ng v¨n toµn Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Trªn thùc tÕ quyÒn lùc thùc tÕ chØ cã thÓ cã ®­îc khi cã quyÒn lùc chÝnh thøc tõ vÞ trÝ võa cã ¶nh h­ëng tõ c¸ nh©n. Nguån lùc con ng­êi lµ rÊt ®a d¹ng v× vËy cÇn hiÓu ®©u lµ ®iÓm m¹nh, ®©u lµ ®iÓm yÕu cña m×nh vµ cña ng­êi kh¸c ®Ó c­ xö hîp lý. NhiÖm vô cña c¸c nhµ qu¶n lý lµ x©y dùng vµ sö dông quyÒn lùc cña m×nh hiÖu qu¶ . 1.2.4 KiÓm tra. “KiÓm tra lµ tæng hîp c¸c ho¹t ®éng xem xÐt theo dâi, ®o l­êng, ®¸nh gi¸, chÊn chØnh nh»m ®¶m b¶o cho c¸c môc tiªu kÕ ho¹ch cña tæ chøc lµ hoµn thµnh vµ cã kÕt qu¶ cao”1. §ã lµ chøc n¨ng tÊt yÕu cña mäi nhµ qu¶n lý, mäi cÊp qu¶n lý tõ cao cho ®Õn cÊp chuyªn m«n, kiÓm tra ®­îc thùc hiÖn trong tÊt c¶ qu¸ tr×nh qu¶n lý. Chøc n¨ng kiÓm tra cÇn nhiÒu kü n¨ng vµ c«ng nghÖ nh­ng liªn quan tíi con ng­êi, nã lµ mét chøc n¨ng khã thùc hiÖn v× chÞu nhiÒu ¸p lùc v× vËy nÕu bu«ng láng th× kÕ ho¹ch dÔ bÞ lÖch l¹c vµ sai lÖch. Do ®ã kiÓm tra ®ßi hái ph¶i ®­îc thùc hiªn xuyªn suèt qu¸ tr×nh ho¹t ®éng vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng. §Ó hiÓu râ h¬n néi dung kiÓm tra ta t×m hiÓu c¸c néi dung sau: a) B¶n chÊt cña kiÓm tra: B¶n chÊt cña kiÓm tra lµ x©y dùng mèi liªn hÖ ng­îc kªnh th«ng tin ph¶n håi vµ nã ®¶m b¶o suèt qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña tæ chøc. Cã thÓ m« t¶ c¸c b­íc cña kiÓm tra quan m« h×nh sau: 1 KÕt qu¶ thùc tÕ §o l­êng kÕt qu¶ thùc tÕ Ph¸t hiÖn nguyªn nh©n sai lÖch X©y dùng ch­¬ng tr×nh ®iÒu chØnh So s¸nh víi tiªu chuÈn Thùc hiÖn ®iÒu chØnh Ph¸t hiÖn sai lÖch KÕt qu¶ mong muèn cña kÕ ho¹ch Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý- TËp 2- NXB KHKT-2001 20
- Xem thêm -