Tài liệu Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở công ty xây lắp – vật liệu xây dựng

DƢƠNG VĂN TOÀN CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP LỜI MỞ ĐẦU Trải qua lịch sử của kinh tế thế giới, chúng ta thấy rằng với bất kỳ nền kinh tế nào, phát triển hay suy thoái đều do tổ chức quản lý quyết định. Ngay sau cách mạng tháng mƣời Nga năm 1917, LêNin đã khẳng định: “ Tổ chức quản lý là nhiệm vụ chủ yếu và trung tâm của giai cấp công nhân và nhân dân lao động, trong đó nhiệm vụ nhà nƣớc trên hết và trƣớc hết đƣợc quy lại thành nhiệm vụ thuần tuy kinh tế ”1. Sự biến động của nền kinh tế nƣớc ta trong nhiều năm qua cũng đã chứng tỏ tầm quan trọng của tổ chức quản lý. Là một doanh nghiệp- phần tử có vai trò quyết định mạnh mẽ tới sự phát triển của nền kinh tế nhất định chịu sự chi phôí của quy luật đó. Trong môi trƣờng hội nhập của nền kinh tế nƣớc ta hiện nay vai trò của quản lý trong các doanh nghiệp cần đƣợc coi trọng và thức hiện hiệu quả hơn hết. Mọi quyết định quản lý đều đƣợc xác định bởi tiêu chuẩn cuối cùng là hiệu quả kinh tế và nó tác động trực tiếp đến lợi ích của từng cá nhân. Chính vì vậy các doanh nghiệp có nhận thức đúng đắn và không ngừng nâng cao hiệu lực quản lý của mình là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng. Xuất phát từ nhận thức trên và sự tìm hiểu sâu sắc về công tác quản lý tại công ty xây lắp – vật liệu xây dựng trong thời gian thực tập vừa qua, em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở công ty xây lắp – vật liệu xây dựng “ . Vấn đề quản lý có thể đƣợc nhìn nhận dƣới nhiều giác độ khác nhau, tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề thực tập này em xin đề cập tới hiệu lực trong qúa trình quản lý với bốn chức năng cơ bản: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Em hy vọng với nội dung trong chuyên đề này sẽ góp phần nhỏ vào sự phát triển của công ty. 1 Lê Nin toàn tập- Tập 36 1 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN Nội dung chuyên đề đƣợc thực hiên qua ba phần: Chƣơng I: Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản lý. Chƣơng II: Thực trạng công tác quản lý và hiệu lực quản lý của công ty xây lắp vật liệu xây dựng. Chƣơng III: Một số biện pháp nâng cao hiệu lực quản lý đối với công ty xây lắp vật liệu xây dựng. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Khoa học quản lý- Đại học KTQD đã trang bị vốn kiến thức cho em trong quá trình học tập tại trƣờng. Đặc biệt là sự tận tình hƣớng dẫn và giúp đỡ của cô giáo Đỗ Thị Hải Hà để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này. Xin chân thành cảm ơn các cán bộ thuộc Công ty Xây lắp – Vật liệu xây dựng đã tạo điều kiện thuận lợi trong thời gian thực tập taị công ty. 2 DƢƠNG VĂN TOÀN CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHƢƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VÀ HIỆU LỰC QUẢN LÝ. I. NHỮNG KHÁI NIỆM.: 1. Định nghĩa quản lý. 1.1. Khái niệm quản lý: Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Thông thƣờng, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hƣớng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống”1. Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản lý trong qúa trình tiến hành các hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế – xã hội đã đặt ra. Nhƣ vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế đƣợc hiểu nhƣ sau: - Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý. Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà quản lý cấp trên. còn đối tƣợng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là những tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dƣới, cũng nhƣ các tập thể, cá nhân ngƣời lao động. Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều và đƣợc thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh… - Chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý cấu thành hệ thống quản lý. Một nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem nhƣ một hệ thống với hai phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý. Trong nhiều trƣờng hợp mỗi phân hệ có thể đƣợc coi nhƣ một hệ thống phức tạp. 1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 3 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN - Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức năng, nguyên tắc, phƣơng pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế, đồng thời xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực thông tin, vật chất cho các quyết định quản lý đƣợc thực thi. - Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà trƣớc hết là nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế phục vụ lợi ích con ngƣời. 1.2. Nội dung của quản lý kinh tế. Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Những loại công việc quản lý nay mang tính độc lập tƣơng đối, đƣợc hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Đó có thể coi là những nhiệm vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của chức năng quản lý. Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý, cũng là để hiểu rõ nội dung của chức năng quản lý. Hiện nay, các chức năng quản lý thƣờng đƣợc sem sét theo hai cách tiếp cận. Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của quản lý gắn liền với các hoạt động sau đây: - Quản lý lĩnh vực Marketing. - Quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển. - Quản lý sản xuất. - Quản lý tài chính. - Quản lý nguồn nhân lực - Quản lý chất lƣợng. - Quản lý các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại… 4 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN Đó chỉ là những nội dung cơ bản theo hoạt động của tổ chức. Tuỳ vào lĩnh vực, quy mô và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn tại những chức năng khác nữa. Nhƣ đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ bản, chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trƣờng xã hội. Dĩ nhiên sự phổ biến đó không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng phƣơng thức tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn trạng cho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức. 1.2.1. Lập kế hoạch: Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản lý. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học quản lý khẳng định nhƣ vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là một loại gia quyết định đặc thù để xác định một tƣơng lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý nhƣ những nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý. Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đƣợc với những biến động diễn ra trong môi trƣờng của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch đƣợc coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phƣơng án hành động để đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trƣờng không thể dự đoán đƣợc. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hƣởng, tức là sự ảnh hƣởng của những biến đổi của môi trƣờng là không thể lƣờng trƣớc 5 DƢƠNG VĂN TOÀN CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP và lƣợng hoá chính xác. Một loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hiệu quả. Tức là trƣớc những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đƣa ra những giải pháp, phản ứng nhƣng không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu. Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phƣơng thức và giải pháp để đạt đƣợc các mục tiêu đó. Nếu không có các kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con ngƣời và các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có đƣợc một ý tƣởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó. Không có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hƣớng, mất dần cơ hội để đạt đƣợc mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu họ phải làm gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có hệ tiêu chuẩn để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc xây dựng tốt mà không đƣợc thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hƣởng xấu đến tƣơng lai của toàn bộ tổ chức. Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch thƣờng dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ xem xét các nội dung sau: a)Quá trình kế hoạch Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết. Nó là sự tổng quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản lý. Các lý thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình nhƣ sau: Khẳng định sứ mệnh Xác định mục tiêu Xây dựng phƣơng án Nghiên cứu và dự báo Thể chế hoá kế hoạch Xây dựng phƣơng thức lựa chọn phƣơng án Lựa chọn phƣơng án hợp lý 6 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN a1) Khẳng định sứ mệnh: Nhƣ vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach. Là khẳng định sứ mênh. Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đƣa ra quan điểm và hệ tƣ tƣởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức. Những mục tiêu định tính và dài hạn mà tổ chức hƣớng tới. Việc làm nay nhằm mục đích hƣớng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì mục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ chức. Qua đó khiến từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ hiểu rằng việc làm của họ, kế hoạch mà họ tham gia là hƣớng tới cái gì và họ đang đƣợc gì và có trách nhiệm nhƣ thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo tính thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch. a2) Nghiên cứu và dự báo. Đây là công việc đƣợc tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà quản lý trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bƣớc đệm để một kế hoạch đƣợc xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung việc dự báo thời tiết đƣa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong khi các con tầu lần lƣợt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất nhiên lập kế hoạch ngoài tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể dừng hoặc chuyển hƣớng, cân đối lại nhƣng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì. việc nghiên cứu và dự báo phải tạo đƣợc cơ sở thông tin cho xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định nghiên cứu dự báo cái gì? Các thông tin có đƣợc là các thông tin về nguy cơ và cơ hội tổ chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát huy tận dụng các cơ hội và điểm mạnh 7 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN bên trong. Một nguyên tắc chung đƣợc đƣa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro. a3) Xác định mục tiêu: Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác định mục tiêu đƣợc tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt tới. Nó đƣợc tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có và cái có thể có của tổ chức. Một mục tiêu đƣợc coi là đúng đắn khi nó đảm bảo các yêu cầu sau: + Phải cụ thể: - Nói về vấn đề gì. - Giới hạn thời gian. - Kết quả lƣợng hoá đƣợc. + Phải linh hoạt: Đáp ứng đƣợc sự biến động của môi trƣờng. + Có tính định lƣợng: Thể hiện bằng các con số đã tính toán và cân đối kỹ lƣỡng. + Tính khả thi: Những mục tiêu đƣa ra tổ chức có thể đảm bảo tính thực hiện đƣợc. + Tính nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất quán, đó là thực tế không tránh khỏi nhƣng điều quan trọng là giảm thiểu tác động xấu, do đó các mục tiêu đề ra chấp nhận đƣợc và đƣợc coi là hợp lý. Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tƣơng quan giữa các yếu tố sau: - Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận - Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, đƣợc đảm bảo việc làm và chăm sóc phúc lợi. - Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ nhƣ chất lƣợng, giá cả, dịch vụ đi kèm. Một xu hƣớng là nhu cầu, đòi hỏi 8 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN của khách hàng càng cao theo sự phát triển của tri thức,khoa học, hiểu biết cuộc sống của họ và công nghệ cần phải ra đời để phục vụ điều đó. - Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trƣờng sinh thái, giá trị xã hội phải đƣợc đảm bảo. Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định, thiết lập tƣơng quan lực lƣợng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài. Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tích lựa chọn mục tiêu riêng ƣu tiên cho từng giai đoạn phát triển. a4) Xây dựng phƣơng án Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phƣơng án giải quyết đƣợc xây dựng. Tìm ra các phƣơng thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp và công cụ cho thực hiện mục tiêu. Các giải phấp đƣa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức kinh nghiệm từ những kế hoạch tƣơng tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình đã làm, ý kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây dựn sáng tạo ra các phƣơng án có kế hoạch. Thực tế đứng trƣớc một vấn đề có rất nhiều phƣơng án giải quyết khác nhau. Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phƣơng án đƣợc cho là khả quan để so sánh đánh giá. Thông thƣờng nên có ba phƣơng án để lựa chọn, nhiều hay ít đều không tốt. Nhiều phƣơng án sẽ dẫn tới khó ra quyết định, chồng chéo và ô hợp khó đƣa ra phƣơng án ƣu việt. Trong khi ít phƣơng án sẽ dẫn tới thiếu thông tin. Trong công việc này đòi hỏi ngƣời lập có đủ năng lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo hiểm đƣa ra phƣơng án đƣợc coi là mới. Các phƣơng án đƣa ra phải trên cơ sở đầy đủ thông tin và kịp thời chính xác. a5) Phân tích lựa chọn phƣơng án Để có thể phân tích và đi đến lựa chọn phƣơng án tốt nhất đòi hỏi các nhà quản lý phải xây dựng đƣọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa 9 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN chọn. Những chỉ tiêu này là các số liệu tính toán khoa học cùng với kinh nghiệm và đã đƣợc thử nghiệm. Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trƣờng kinh doanh hoặc những yếu tố của môi trƣờng tổ chức, mục đích, mục tiêu của tổ chức. Dựa trên tiêu chuẩn thống nhất này các phƣơng án đƣa ra ra đƣớco sánh đánh giá trên phƣơng diện tính khả thi, tính hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực… Phƣơng án tối ƣu đƣợc lựa chọn không phải hẳn là phƣơng án thoả mãn tất cả các yếu tố nói trên mà thƣờng đó là phƣơng án thoả mãn nhiều nhất những yếu tố đó. a6) Thể chế hoá kế hoạch. Từ phƣơng án tối ƣu đƣợc lựa chọn các nhà quản lý sẽ đƣa vào thực tế thông qua thể chế hoá. Thực chất là làm pháp lý hoá bằng các văn bản pháp quy để đảm bảo tính thực hiện. Qúa trình kế hoạch đi vào thực tế không tránh khỏi sự phản ứng bất lợi và để đảm bảo việc thực hiện đƣợc thông suất thì phải đảm bảo bằng công cụ pháp lý. Thƣờng thì chủ thể lựa chọn phƣơng án tối ƣu và chủ thể quyết định thể chế hoá kế hoạch là đồng nhất. Nhƣng trong trƣờng hợp có sự khác nhau thì đôi khi phƣơng án đƣợc thể chế hoá và phƣơng án lựa chọn đƣa ra là khác nhau. Điều này phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của ngƣời quản lý. b) Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp. Để thực hiện đƣợc công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần rất nhiều kế hoạch dƣới các hình thức khác nhau. Theo hình thức thể hiện thì một doanh nghiệp thƣờng có những loại hình doanh nghiệp sau: b1) Kế hoạch chiến lƣợc. Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung sau: + Quan điểm đƣờng lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức 10 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN + Mục tiêu, mục đích của tổ chức + Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu. Với những kế hoạch này thƣờng đƣợc quyết định bởi nhà quản lý, lãmh đạo cấp cao. b2) Chính sách. Chính sách là những hƣớng dẫn quy định về tƣ duy và hành động khi ra quyết định trong những hoạt động cơ bản. Một chính sách đƣa ra là để giải quyết một vấn đề cụ thể, nó thể hiện những giải pháp công cụ nhất định và là loại kế hoạch sử dụng thƣờng xuyên. Một chính sách thƣờng mang những đặc điểm sau: + Thể hiện hệ thống giá trị cũng nhƣ quan điểm của tổ chức. Chính sách lƣơng cao, chính sách tuyển dụng… là một trong nhiều chính sách đặc trƣng của một doanh nghiệp. + Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của tự do và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực của nhà quản lý và cảm nhận thức của đối tƣợng quản lý. + Một chính sách đƣa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất thƣờng xuyên, lặp đi lặp lại. Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết kiệm thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực hiện cho các vấn dề thƣờng xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết các vấn đề lần đầu xuất hiện hoặc phức tạp khó khăn hơn. Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chính sách tốt nhất, hiệu quả sẽ giải quyết đƣợc nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung xây dựng những chính sách đặc trƣng cho tổ chức của mình. b3) Thủ tục. Là loại chính sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần. Thủ tục đề ra một cách chính xác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm theo trình tự cụ thể thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt đƣợc mục tiêu 11 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN cụ thể. Chính vì có tính quy tắc nên thủ tục không có phạm vi sáng tạo cho nhà quản lý. b4) Quy tắc. Cũng giống nhƣ thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với những điều đƣợc làm và không đƣợc làm. Nhƣng sự khác biệt giữa quy tắc và thủ tục đó là quy tấc không quy định trình tự công việc theo thời gian nhƣ thủ tục.Có thể coi thủ tục nhƣ một dòng chuỗi các quy tắc nhƣng có những quy tắc không nằm trong bất kỳ thủ tục nào. Ví dụ một doanh nghiệp đặt ra một quy tắc đó là chỉ phát lƣơng vào ngày thứ hai tuần đầu tiên trong tháng, điều đó không nằm trong một thủ tục nào. b5) Chƣơng trình. Đó là một số những chính sách, thủ tục, quy tắc và những nhiệm vụ đƣợc giao. Các bƣớc tiến hành, những thủ tục có thể huy độngnhằm thực hiện những mục tiêu quan trọng mang tính đốc lập tƣơng đôí. Một đặc điểm về những mục tiêu của một chƣơng trình đó là nó mang tính độc lập tƣơng đối và những mục tiêu ƣu tiên. Những mục tiêu này chỉ đƣợc chịu trách nhiệm ở một bộ phận nhƣng đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau. Để thực hiện mục tiêu đó thì một chƣơng trình đòi hỏi huy động nguồn lực lớn và đƣợc xác định phân bố cụ thể: Ai là ngƣời quản lý, ai phối hợp, ngân sách nhƣ thế nào và giới hạn thời gian thực thi. Một chƣơng tình lớn thì bao gồm nhiều chƣơng trình nhỏ, hỗ trợ các chƣơng trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phƣơng thức quản lý mới có hiệu quả cao gọi là quản lý theo chƣơng trình mục tiêu. Phƣơng pháp quản lý này đƣợc phát triển rộng rãi trong các doanh nghiệp vì nó phát huy tính sáng tạo và chủ động của cấp dƣới. b6) Ngân quỹ. Là loại hình kế hoạch đƣợc lập với những nội dung về ngân sách hoặc nội dung phi tiền tệ nhƣ: lao động bất động sản…nhƣng đƣợc số hoá 12 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN cụ thể. Có nhiều loại hình ngân sách khác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một số loại ngân quỹ mà các doanh nghiệp thƣờng phải sử dụng. - Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho năm ngân sách hoặc một giai đoạn cụ thể và đƣợc lấy từ những nguồn cụ thể nào. Ngân quỹ tài chính bao gồm: + Bảng kê khai thu nhập dự kiến + Bảng kê khai lƣu lƣợng tiền mặt + Bảng cân đối - Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch vụ mà tổ chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách. Những ngân quỹ này bao gồm: + Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lƣợng hàng bán ra trong tƣơng lai + Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và lƣợng tiền đƣợc phân chia cho từng hoạt động đó. + Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lƣợng tiền mặt để chi tiêu cho những hoạt động cụ thể. + Ngân quỹ đầu tƣ xây dựng cơ bản: Thƣờng là rất lớn phục vu cho nhu cầu phát triển lâu dài. Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh thu vì nó phụ thuộc vào giá cả thị trƣờng, một yếu tố luôn biến động. Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức, doanh nghiệp. Các kế hoạch đó mang tính độc lập tƣơng đối, nó độc lập vì đƣợc xây dựng để thực hiện những mục tiêu riêng biệt nhƣng lại hƣớng tới mục tiêu tối đa của tổ chức và đôi khi nhiều loại kế hoạch cùng đƣợc đƣa ra bởi một chủ thể quản lý vì thế sự độc lập này là tƣơng đối. Trong quá trình triển khai cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu giữa các kế hoạch để giảm thiểu ảnh hƣởng tiêu cực từ sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu trong từng kế hoạch. 1.2.2 Tổ chức 13 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN “Tổ chức là hoạt động quản lý mang tính chuyên môn hoá nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí, chức năng của mỗi cá nhân, bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó phối hợp đƣợc với nhau thực hiện mục tiêu hiệu quả nhất”1. Đây là chức năng thứ hai của nhà quản lý sau chức năng lập kế hoạch, bao gồm các hoạt động: + Phân tích chiến lƣợc, mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức rồi phân chia các hoạt động của tổ chức thành các loại hoạt động chuyên môn hoá. Từ đó chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động nói trên. + Xác lập vị trí các cá nhân và mối quan hệ giữa họ tức là xác lập cơ chế làm việc, hình thành cơ cấu bộ máy và đƣợc đảm bảo bằng nhân lực cho hoạt động. Việc tổ chức là do các nhà lãnh đạo, quản lý quyết định nhƣng cũng phải dựa trên những cơ sở khoa học, những thuộc tính cơ bản và nguyên tắc riêng có của tổ chức. a) Các thuộc tính cơ bản của tổ chức. Tìm hiểu nội dung này giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ chức phải nhƣ thế nào, mang những yếu tố gì? a1) Chuyên môn hoá theo chiều ngang. Đó là sự phân chia và phối hợp các hoạt động nhằm thiết lập các phòng ban , các bộ phận, các khâu của quản lý trong tổ chức . Cơ sở để tiến hành sự phân chia đó là: + Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có các chức năng quản lý theo kĩ thuật. + Theo chức năng quản lý, theo sản phẩm, khách hàng và thị trƣờng. 1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 14 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN + Cũng có thể phân chia trên cơ sở sự hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ gần gũi. Việc chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ hình thành nên các hệ bộ phận trong tổ chức tƣơng đối độc lập nhau, trong đó mỗi phân hệ, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý một lĩnh vực, sản phẩm chủ yếu hoặc mảng thị trƣờng, khách hàng chủ yếu của thị trƣờng, doanh nghiệp. a2) Chuyên môn hoá theo chiều dọc Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho từng cấp quản lý từ trên xuống dƣới trong tổ chức. Kết quả thu đƣợc là một cơ cấu với một thủ trƣởng cấp cao duy nhất. Không có hoặc tồn tại ít cấp quản lý ngang hàng với nhau. Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức năng và nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với những ngƣời cụ thể đƣợc xác định. Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất .Ai kiểm tra ai? Ai là ngƣời báo cáo… đã đƣợc xác định cụ thể rõ ràng. Các quyết định đƣa ra đƣợc tổ chức thực hiện và có hiệu lực mạnh. Với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chuyên môn hoá theo chiều dọc là cần thiết nhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, tuy nhiên dễ dẫn đến quân chủ, tập quyền bảo thủ. Một xu hƣớng chung đó là các nhà quản lý luôn không muốn chia bớt quyền nhƣng vì khả năng bao quát, kiểm soát có hạn vì vậy cần phải phân cấp, giữa chuyên môn hoá theo chiều ngang và dọc cần có sự liên hệ và phối hợp lẫn nhau. a3) Quyền hạn và mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức. Theo khoa học quản lý thì quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ thi hành quyết định gắn liền với một vị trí, chức vụ quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Trong một tổ chức, với mỗi cấp quản lý,quyền hạn đó có thể là: 15 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN - Quyền hạn trực tuyến: Cho phép cấp trên ra quyết định trực tiếp với cấp dƣới. - Quyền hạn tham mƣu: Là quyền tham gia ý kiến, tƣ vấn, hỗ trợ cố vấn chứ không ra quyết định. Với quyền hạn này ngƣời quản lý điều tra, khảo sát , nghiên cứu , phân tích đƣa ra ý kiến tƣ vấn cho nhà quả lý trực tuyến - Quyền hạn chức năng :Là quyền đảm bảo trao cho chức năng ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của hoạt động quản lý khác. Với quyền hạn này thì phạm vi chức năng chuyên môn và cần đƣợc giớii hạn trong khuôn khổ chức năng chuyên môn và cần chỉ rõ ai là ngƣơi đƣợc uỷ quyền cũng là để xác định rõ ràng chức năng của họ . Trong tổ chức giữa các loại quyền hạn , mức độ quyền hạn đƣơng nhiên có quan hệ với nhau . Sự liên kết đó là phức tạp và định tính nhƣng có thể phân loại nhƣ sau: - Tâp quyền: Là sự tập trung quyền lực vào một cấp cao nhất, mọi quyết định do một chủ thể đƣa ra. - Phân quyền: Đó là nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho cấp khác của tổ chức đựơc ra quyết định nhất định nào đó. Mức độ phân chia quyền trong một tổ chức đƣợc thể hiện qua sự độc lập của những ngƣời quản lý cấp dƣới trong việc ra quyết định, họ không cần thông qua cấp trên và các bộ phận chức năng khác và các quyết định đó có hiệu lực thi hành cao, ảnh hƣởng mạnh. Nó còn thể hiện qua việc cấp dƣới đƣợc quyền ra các quyết định quan trọng đặc biệt ở những lĩnh vực quan trọng nhƣ: nhân sự, tài chính. Trên thực tế để mở rộng phân quyền mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của tổ chức, ngƣời ta sử dụng chế độ tham gia.ỏ đó cấp dƣới đƣợc tham gia với tƣ cách là nhà phân tích chuyên môn và tác động đến quyết định, tham gia vào tổ chức và thực hiện quyết định đồng thời chịu trách nhiệm, đƣợc uỷ quyền . 16 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN a4) Sự phối hợp. Phối hợp các bộ phận của tổ chức là quá trình liên kết hoạt động của con ngƣời, những phân hệ và hệ thống riêng lẻ nhằm thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức. Bản chất là xây dựng củng cố quan hệ thông tin, quan hệ truyền thông. Mục tiêu của phối hợp là đạt đƣợc sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận bên trong, bên ngoài của tổ chức.Trong cơ cấu tổ chức dễ xảy ra mâu thuẫn giữa chuyên môn hoá và tổng hợp hoá, mâu thuẫn mất cân đối giữa kế hoạch toàn bộ tổ chức với kế hoạch các bộ phận và cá nhân, hoạc mất cân đối về mặt cơ cấu tổ chức, quan điểm tƣ tƣởng, mất cân đối hoạc bế tẵc về thông tin hoạc lợi ích là vấn đề thƣờng xuyên, xảy ra mâu thuẫn. Vì thế công tác phối hợp là cần thiết. Cần phải xây dựng kênh thông tin, ngang dọc, lên xuống phải đảm bảo thông suốt thông tin. Duy trì mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong từng bộ phận, mối liên hệ của tổ chức với môi trƣờng ngoài. a5) Tầm kiểm soát. Tầm kiểm soát là số lƣợng và bộ phận cá nhân mà nhà quản lý cố thể quản lý trực tiếp và có hiệu qủa. Xét về thực chất nó là khả năng nhà quản lý có thể quản lý đƣợc bao nhiêu. Từ khái niệm trên tầm kiểm soát là có giới hạn nhƣng dễ thay đổi và khó xác định các yếu tố ảnh hƣởng đến quy mô tầm kiểm soát. Thƣờng thì công việc càng phức tạp thì càng cần sự phối hợp cao vì thế thiết kế tầm kiểm soát hẹp và ngƣợc lại. Bên cạnh đó năng lực nhà quản lý, sự thạo việc cấp dƣói, hệ thống thông tin ảnh hƣởng mạnh đến tầm kiểm soát. Nói đến tầm kiểm soát là xét chiều rộng của quản lý và nó tỷ lệ nghịch với chiều dọc tức quản lý nhƣng xét theo cấp. Muốn cho đối tƣợng quản lý làm đƣợc nhiều việc phải trao cho họ nhiều quyền và tầm kiểm soát ở các công ty đa quốc gia họ sử dụng kế hoạch, chính sách 17 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN đƣợc xây dựng chặt chẽ, tính cụ thể hoá cao vì vậy tầm kiểm soát rộng và rất hiệu quả. b) Các nguyên tắc thiết kế tổ chức. - Nguyên tắc xác định theo chức năng: Phân chia tổ chức thành các chức năng theo lĩnh vực hoạt động sau đó các nhiệm vụ gắn liền với chức năng và xác định các công việc hoạt động. - Nguyên tắc giao quyền: Theo nguyên tắc này khi chúng ta xác định chức năng nhiệm vụ và nhiệm vụ và công việc thì có sự đảm bảo quyền hạn: Quyền ra quyết định, quyền sử dụng phân bổ các nhóm nguồn lực, quyền thƣởng phạt, kiểm tra kiểm soát nhân viên của mình. - Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc này thể hiện phân chia cấp phải đi đôi với quyền hạn. Cấp cao thì quyền nhiều, phậm vi ảnh hƣởng lớn và ngƣợc lại. Phải đảm bảo cấp phải có quyền tƣơng xứng. - Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh tức là cấp dƣới phải phục tùng cấp trên tôn trọng quy trình ra quyết định và thi hành theo. - Nguyên tắc đồng bộ: Tức là đảm bảo ai có quyền có cấp đến đâu thì chịu trách nhiệm tới đó không chồng chéo, tuỳ tiện dẫn đến choán quyền của nhau. Trên đây là năm nguyên tắc cảu nội dung tổ chức, no đảm bảo cho tổ chức xây dựng một cơ cấu chặt chẽ rõ ràng và gọn gàng hiệu quả. 1.2.3 Lãnh đạo. “Lãnh đạo là hoạt động quản lý mang tính định hƣớng về chiến lƣợc phát triển của tổ chức về mô hình cơ cấu tổ chức, về nhân sự trong tổ chức”1. Đó cùng là quá trình tác động lên con ngƣời theo hƣớng đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức, sự tác động đó có thể là khuyến khích động viên, kỷ luật, thƣởng phạt, đề bạt… 1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 18 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN Với tƣ cách là một chức năng của quản lý thì lãnh đạo là quá trình tác động tới con ngƣời để đạt đƣợc sự tuân thủ của con ngƣời đối với chủ thẻe lãnh đạo, làm cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt đƣợc mục tiêu chung của tổ chức. Chức năng lãnh đạo là quá trình gây ảnh hƣởng và dẫn dắt hành vi của con ngƣời trong tổ chức thực hiện những mục tiêu chung đặt ra trong kế hoạch. a) Nội dung của lãnh đạo. - Xác định động cơ làm việc của con ngƣời, họ hành động vì cái gì, có thể là tổng hợp các động cơ nhƣng phải tìm động cơ chủ yếu và tác động vào đó tạo hứng thú và ý thức làm việc. - Xây dựng phƣơng pháp lãnh đạo ứng với động cơ làm việc đó: có thể là phƣơng pháp kinh tế, pháp quyền, phƣơng pháp tâm lý giáo dục. - Trên cơ sở phƣơng pháp lãnh đạo đã định hình, tiến hành thành lập và quản lý nhóm làm việc đồng thời phối hợp họ làm phức hợp hiệu quả làm việc. - Trong quá trình phối hợp nhóm làm việc phải đồng thời giải quyết các xung đột, mâu thuẫn về lợi ích… - Để đảm bảo các quá trình trên đƣợc thực hiện và củng cố quyền uy nhà quản lý phải biết giành quyền lực và gây ảnh hƣởng. - Và cuối cùng để lãnh đạo tốt nhà quản lý cần mở rộng các môí quan hệ đối ngoại thông qua hoạt động đàm phán, giao tiếp, hội nghị… b) Tính chất của lãnh đạo. - Trƣớc hết lãnh đạo là một chức năng cần thiết và tất yếu đối với mọi nhà quản lý từ cấp cao đến cáap thấp. - Là chức năng thứ ba trong quá trình quản lý lãnh đạo có tác dụng khởi động tổ chức và vận hành tổ chức với các con ngƣời khác nhau, nhóm làm việc khác nhau nhằm hƣớng tổ chức tới mục tiêu. 19 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƢƠNG VĂN TOÀN - Lãnh đạo phải tôn trọng nguyên tắc tự nguyện và nhiệt tình, ngƣời lao động cần đƣợc quan tâm tới con ngƣời mục đích cá nhân của họ và tình cảm của họ. c) Căn cứ để tiến hành lãnh đạo. Điều quan trọng đầu tiên phải hiệu động cơ động lực làm việc của con ngƣời thông qua lý thuyết về động cơ của con ngƣời. Điều đó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức về quy luật tâm lý của con ngƣời. Từ đó tạo ra nhiều điều kiện làm xuất hiện động cơ, duy trì động cơ làm việc và tạo đƣợc sự thoả mãn cho con ngƣời khiến họ làm việc tích cực. Nhà quản lý cần tìm hiểu lý thuyết về động lực, lý thuyết về nhu cầu để nhận biết nhu cầu của họ trong công việc và tìm ra mối liên hệ với động cơ làm việc nhằm đƣa ra biện pháp tác động tƣơng ứng. Tiếp theo để lãnh đạo thì nhà quản lý phải có quyền lực thực tế. Cụ thể là quyền ra quyết định, quyền phân bố định đoạt nguồn lực, quyền thƣởng phạt, quyền kiểm tra. Trên thực tế quyền lực thực tế chỉ có thể có đƣợc khi có quyền lực chính thức từ vị trí vừa có ảnh hƣởng từ cá nhân. Nguồn lực con ngƣời là rất đa dạng vì vậy cần hiểu đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của mình và của ngƣời khác để cƣ xử hợp lý. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng và sử dụng quyền lực của mình hiệu quả . 1.2.4 Kiểm tra. “Kiểm tra là tổng hợp các hoạt động xem xét theo dõi, đo lƣờng, đánh giá, chấn chỉnh nhằm đảm bảo cho các mục tiêu kế hoạch của tổ chức là hoàn thành và có kết quả cao”1. Đó là chức năng tất yếu của mọi nhà quản lý, mọi cấp quản lý từ cao cho đến cấp chuyên môn, kiểm tra đƣợc thực hiện trong tất cả quá trình quản lý. 1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 20