Tài liệu Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần h&t

1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài. Ngày nay nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý đi vào ổn định nhưng môi trường kinh doanh của doanh nghiệp thì ngày càng trở nên gay gắt. Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều có quyền tự do kinh doanh và chịu trách nhiệm trong kinh doanh nhưng chỉ cần một quyết định sai lầm đôi khi phải trả giá khá đắt. Do đó việc quản lý đầu tư và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả là vấn đề rất cần thiết. Vì vốn là một bộ phận quan trọng gắn liền với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hằng ngày, tại các doanh nghiệp luôn có nguồn vốn thu chi xen kẽ nhau. Các khoản phải thu là để có vốn bằng tiền để chi. Các khoản chi là để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó có nguồn để thực hiện các khoản phải thu. Dòng lưu chuyển tiền tệ diễn ra không ngừng. Có thời điểm lượng tiền thu nhiều hơn lượng tiền chi ra và ngược lại. Như vậy, qua sự luân chuyển vốn bằng tiền người ta có thể kiểm tra, đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh tế, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác, trong tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn tồn tại các khoản phải thu - phải trả, tình hình thanh toán các khoản này phụ thuộc vào phương thức thanh toán đang áp dụng tại công ty và sự thỏa thuận giữa các đơn vị kinh tế. Do vậy, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực và hạn chế rủi ro trong một công ty. Vì thế, trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp này, được sự chấp nhận của Ban chủ nhiệm khoa Kế toán- Tài chính và Ban lãnh đạo công ty cổ phần H & T, em đã thực hiện đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T”. 2. Mục tiêu nghiên cứu. Xuất phát từ vấn đề đặt ra, đề tài tập trung giải quyết các mục tiêu chủ yếu sau đây: (1). Tìm hiểu thực trạng về hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần H&T. 2 (2). Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần H&T. - Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty. Số liệu phản ánh các nghiệp vụ thu – chi tiền và các khoản thanh toán trong tháng 10 năm 2011. 4. Phương pháp nghiên cứu. Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp quan sát. - Phương pháp phân tích. - Phương pháp phỏng vấn. Bên cạnh đó đề tài còn sử dụng một số công cụ để thu thập thông tin. Bao gồm: - Bảng câu hỏi - Lưu đồ và phần mềm vẽ lưu đồ: Microsoft Office Visio 2003. 5. Kết cấu của đề tài. Ngoài mục lục, phụ lục, lời mở đầu, kết thúc, tài liệu tham khảo thì đồ án gồm có 3 chương : - Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán. - Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T. - Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty. 3 6. Những đóng góp của đề tài. Đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T” đã có những đóng góp sau đây: - Tổng kết cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Tổng quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán tại công ty. - Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty. - Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. - Đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán của công ty. Mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của thầy, các cô chú tại phòng kế toán công ty cổ phần H&T nhưng do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên đề tài chắc hẳn không tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin gửi lời cám ơn chân thành sâu sắc nhất đến các thầy cô trong khoa Kế toán tài chính và đặc biệt là thầy Nguyễn Thành Cường - giảng viên trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài này cùng toàn thể các cô chú phòng kế toán công ty cổ phần H&T-những người đã đồng hành và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập vừa qua. 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN. 1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. 1.1.1. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống KSNB. Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Mặt khác, “thương trường là chiến trường”. Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều có xung quanh mình rất nhiều những đối thủ cạnh tranh, họ không ngừng theo dõi và chớp lấy những cơ hội mà công ty bạn vô tình hay hữu ý tiết lộ ra. Vậy làm thế nào để ủy quyền, phân quyền cho cấp dưới một cách chính xác và khoa học? Làm sao để quản lý được rủi ro, đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán, BCTC? Quản lý thông tin của doanh nghiệp như thế nào?...... Từ những vấn đề trên mà khái niệm “HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ” đã ra đời. Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gì? Tại sao công ty cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ? Và nó có tác dụng như thế nào trong công tác quản lý và kế toán của một doanh nghiệp? 1.1.2. Khái niệm. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Do đó đến năm 1992, Tổ chức COSO ( Committee of Sponsoring Organization) – một Ủy 5 ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về BCTC - đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất và được nhiều người chấp nhận. Theo đó: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:  Báo cáo tài chính đáng tin cậy.  Các luật lệ và quy định được tuân thủ.  Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”. Để hiểu được bản chất của định nghĩa trên chúng ta cần phải hiểu được 4 nội dung cơ bản sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. - KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp vói nhau thành một thể thống nhất. - KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà KSNB được thiết lập, thực hiện và vận hành bởi chính những con người trong tổ chức. - KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hện các mục tiêu của tổ chức. Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của KSNB. Hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, lạm quyền của các cán bộ quản lý. Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố lợi ích và chi phí. Tuy người lãnh đạo có thể nhận thức được đầy đủ các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình quá cao thì họ sẽ không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. - Các mục tiêu của KSNB: + Đối với các báo cáo tài chính: KSNB phải trung thực và đáng tin cậy, phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. + Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo được các thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị. 6 + Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… => Như vậy các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 1.1.3. Phân loại. Kiểm soát nội bộ thường được chia thành 2 loại: - Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và bảo đảm tính thông tin kế toán phù hợp và tin cậy. - Kiểm soát quản lý: để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý. 1.1.4. Các bộ phận hợp thành hệ thống hệ thống KSNB. Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm những bộ phận sau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát. 7 Bảng 1.1. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Bộ phận 1. Môi trường kiểm soát. Các nhân tố - Tính chính trực và giá trị đạo đức. - Đảm bảo về năng lực. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán. - Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. - Cơ cấu tổ chức. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. - Chính sách nhân sự. - Các nhân tố bên ngoài tổ chức. 2. Đánh giá rủi ro. - Xác định mục tiêu của đơn vị. - Nhận dạng và phân tích rủi ro. 3. Các hoạt động kiểm soát. - Phân chia trách nhiệm đầy đủ. - Ủy quyền đúng đắn. - Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin. - Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện. - Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp. - Kiểm soát vật chất và thông tin. 4. Thông tin và truyền thông. - Hệ thống chứng từ. - Hệ thống sổ sách. - Hệ thống báo cáo. 8 5. Giám sát. - Giám sát thường xuyên . - Giám sát định kỳ. 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính bao gồm: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: khi sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế. Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu và đôi lúc phải hy sinh những sở thích, thói quen riêng của mình, không tạo sức ép hay đưa ra các điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực. - Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thức hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả. Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng. Do đó nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo giám sát và huấn luyện họ. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: khi Ủy ban kiểm toán có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Ủy ban kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. - Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Nó được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý. Mỗi nhà quản lý đều có phong cách điều hành khác nhau, do vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị cũng khác nhau. Nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt được mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của một cá nhân. 9 - Cơ cấu tổ chức: thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc thực hiện các mục tiêu. Hay nói cách khác nó là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng của các bộ phận không chồng chép nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng. Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát có hiệu quả. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: đây được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý một cách cụ thể bằng văn bản nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền. - Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Chính sách này bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên. - Các nhân tố bên ngoài tổ chức: môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng các nhân tố từ bên ngoài của tổ chức như thay đổi của môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống pháp luật hay sự thay đổi của chế độ kế toán…Do đó, khi phân tích - đánh giá môi trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến hoạt động của đơn vị đó. 1.1.4.2. Đánh giá rủi ro. Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không đạt được. Rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân đến từ bên ngoài và bên trong tổ chức, rủi ro có thể do chủ quan hay khách quan. Do vậy, để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải thực hiện các công tác sau: - Xác định mục tiêu của đơn vị: các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn đơn vị và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn. - Nhận dạng và phân tích rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong từng phạm vi hoạt 10 động. Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng đến toàn đơn vị. Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động hiện tại của đơn vị. Do vậy,việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau: + Ước lượng tầm cỡ các rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị. + Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi ro. 1.1.4.3. Các hoạt động kiểm soát. Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị này đang có thể gặp. Bao gồm: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: để KSNB có hiệu quả, một cá nhân không được thực hiện quá nhiều trách nhiệm, tức là không được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên tự kiểm soát lẫn nhau, nếu sai sót xảy ra thì sẽ phát hiện nhanh chóng, khắc phục được kịp thời. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể gây ra và che giấu cho những sai phạm của mình. - Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản lý đã không cần sử dụng đến các nhân viên của mình. Điều này là không thể, do vậy tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền một cách rõ ràng cho một người nào đó chịu trách nhiệm. Có 2 mức ủy quyền: + Ủy quyền chung: liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong nghiệp vụ. Ví dụ: Ban hành bảng giá. 11 + Ủy quyền chi tiết: là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ và cụ thể, không phát sinh thường xuyên. Ví dụ: ủy quyền mua sắm tài sản cố định. - Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin: + Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống thông tin. Chẳng hạn: kiểm soát quy trình truy cập hệ thống. + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất: DL đầu vào - Xử lý dữ liệu DL đầu ra Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện: một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện và xử lý chính xác. Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Việc kiểm tra được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán. Kiểm tra độc lập bao gồm: + Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập. Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với số liệu của ngân hàng. + So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá trình kiểm kê. + Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. + Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ. Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ. Kiểm tra độc lập cần thiết được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại việc thực hiện, thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực tế. 12 - Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp: thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế. Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không nên phức tạp; phải thỏa mãn các yêu cầu: dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu, hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội dung của chứng từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát. Việc thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ kế toán còn quy định về các quá trình bảo quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán. - Kiểm soát vật chất và thông tin: Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức. Do đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin. Bao gồm: an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lý thông thường gồm có các thủ tục kiểm soát sau đây: + Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ. + Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và thông tin. + Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu trữ thông tin ( đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính). + Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán. + Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức. + Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu. 13 1.1.4.4. Thông tin và truyền thông. Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ cho cả nội bộ bên trong và bên ngoài. Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng. Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội bộ và cả bên ngoài. Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ hay có thể là các lệnh miệng, các hành vi của nhà quản lý. Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự an toàn và trung thực của thông tin. Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được thiết lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao, truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức. Điều này có nghĩa rằng nhân viên kế toán phải hiểu được bản chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng từ gốc sang các hình thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật thông tin. Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến các bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin. Đó là: - Chứng từ: việc lập chứng từ giúp thực hiện chứng năng tiền kiểm. Tức là sự kiểm tra trước khi ghi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. 14 - Sổ sách kế toán: Trong KSNB, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra, nó còn giúp tổng hợp lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ…. Hơn nữa, một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ,… sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. - Báo cáo tài chính: các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ sách kế toán, mà nó còn phản ánh trung thực giữa chứng từ và kết quả kinh doanh của đơn vị, được trình bày tuân thủ quy định của các chuẩn mực kế toán hiện hành. 1.1.4.5. Giám sát. Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hiện hữu của mình qua các giai đoạn khác nhau. Tổ chức của đơn vị thay đổi phương thức kiểm soát nội bộ cũng bị thay đổi. Trong điền kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết. Giám sát bao gồm: - Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt dộng do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện. Ví dụ: kiểm tra trước khi duyệt chứng từ, kiểm tra quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày…. - Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kế toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp. Trên thực tế cho thấy, hiệu quả của kiểm soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cao cấp trong tổ chức. 15 1.1.5. Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB. 1.1.5.1. Các phương pháp mô tả hệ thống. - Sử dụng các bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các thủ tục hay hoạt động của đơn vị - Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên các bộ phận thông qua bảng câu hỏi. - Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách. - Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ. 1.1.5.2. Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB. - Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ, nhận thức và hành động có liên quan đến mội trường kiểm soát của nhà quản lý. - Tìm hiểu về đánh giá rủi ro. - Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự. + Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị. + Xem xét các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận như thế nào? Liên quan đến các đối tượng nào? + Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách… + Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu các bộ phận khác của hệ thống. + Tìm hiểu việc giám sát có liên quan đến việc lập báo cáo và có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào? + Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong đơn vị. 1.1.6. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB. Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác hệ thống KSNB 16 chỉ có thể giúp bạn hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ các nguyên nhân sau đây:  Những hạn chế xuất phát từ nhân viên Sự vô ý, bất cẩn, đãng trí thỉnh thoảng có thể xảy ra với bất cứ nhân viên nào, từ đó dễ dẫn đến sự đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới. Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. Hoặc việc sử dụng các thủ thuật để đánh lừa như: thủ thuật gian lận gối đầu (lapping) đối với tiền mặt hay kitting đối với tiền gửi ngân hàng, các loại séc thanh toán.  Người quản lý lạm quyền. Trong thực tế, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong việc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể. Hoặc các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. Việc dành cho nhà quản lý một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.  Cách thức quản trị, quan điểm của nhà quản lý. Khi một nhân viên (hay cả nhà quản lý) phải trung thành cùng một lúc với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại. Khi đó lòng trung thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành động có lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức. Cách thức quản lý theo kiểu “gia đình trị”hay “đồng hương trị” cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi. Khi đó nhân viên ( kể cả nhà quản lý) có thể đặt quyền lợi của người thân lên trên lợi ích của tổ chức. Quan điểm coi trọng hình thức mà không chú ý đến cách thức hoạt động và thực chất của các thủ tục kiểm soát làm cho hệ thống kiểm soát không thể phát huy được hiệu quả của nó.  Tài sản và các cách thức tiếp cận. 17 Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng tiếp cận tài sản. Phải thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới được tiếp cận tài sản. Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn mà các thủ tục kiểm soát không bảo vệ hữu hiệu tài sản của đơn vị do không lường hết các phương pháp tiếp cận tài sản.  Sự kiểm soát chưa toàn diện. Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.  Chi phí và lợi ích. Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận. Tức là lợi ích mang lại phải luôn lớn hơn chi phí bỏ ra.  Yếu tố bên ngoài. Do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp nữa. Chính những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của mình mà thôi. 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP. 1.2.1. KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền là điều không thể thiếu bởi vốn bằng tiền có những đặc trưng cơ bản sau đây: - Tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong tài khoản tài sản ngắn hạn. Do đó nó được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. - Tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như : để thổi phồng doanh thu, che dấu chi phí… 18 - Số lượng nghiệp vụ liên quan đến tiến và số phát sinh tiền thường lớn. - Tiền là tài sản rất nhạy cảm, tính thanh khoản cao nên dễ xảy ra gian lận và biển thủ. 1.2.1.1. Yêu cầu của KSNB. Hệ thống này có thể chia làm hai loại : - Kiểm soát chu trình nghiệp vụ. - Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ, đối chiếu với ngân hàng. Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: - Thu đúng. - Chi đủ. - Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý. 1.2.1.2. Các nguyên tắc KSNB. - Nhân viên phải có đủ năng lực và liêm chính. - Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm. - Tập trung đầu mối thu tiền. - Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu. - Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng. - Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai, phiếu thu. - Thực hiện tối đa các khoản thu chi qua ngân hàng, hạn chế thu bằng tiền mặt. - Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. 1.2.1.3. KSNB đối với thu tiền. - Thu trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ. + Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm: nhằm ngăn chặn khả năng nhân viên bán hàng chiếm dụng số tiền thu được và không ghi nhận các khoản này, người quản lý cần tách rời chức năng bán hàng và thu tiền. + Sử dụng các chứng từ bắt buộc (phiếu thu, biên lai…) có đánh số liên tục làm cơ sở thu tiền. 19 + Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền và khuyến khích khách hàng nhận phiếu theo cùng với hàng hóa. + Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong sổ sách. + Nộp tiền vào quỹ cuối mỗi ngày. - Thu nợ của khách hàng. + Phân chia trách nhiệm tách rời giữa chức năng quản lý công nợ và chức năng thu tiền. + Khuyến khích khách hàng sau khi nộp tiền lấy phiếu thu hoặc biên lai. + Thường xuyên đối chiếu công nợ đối với khách hàng (tránh thủ thuật lapping). + Đối với những công nợ lớn khuyến khích thanh toán qua ngân hàng. + Nếu thanh toán qua bưu điện: cần phải phân nhiệm cho các nhân viên đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau: lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ, đối chiếu sổ sách. 1.2.1.4. KSNB đối với chi tiền. - Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa sử dụng tiền mặt trong thanh toán. + Nguyên tắc chung là hầu hết các khoản chi nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng, ngoại trừ một số khoản chi nhỏ mới sử dụng tiền mặt. + Ngoài ra nên xây dựng một hệ thống séc được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Các séc đã được đánh số trước mà không sử dụng cần phải lưu lại đầy đủ nhằm tránh tình trang bị mất cắp hay lạm dụng. Các séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại và được lưu trữ đầy đủ. Trước khi ký séc, phải đánh dấu các chứng từ gốc để ngăn ngừa việc sử dụng lại chứng từ gốc để chi nhiều lần. - Xây dựng thủ tục xét duyệt các khoản chi: các séc chỉ được lập và xét duyệt sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan và cần có cách thức theo dõi cho đến khi các séc này đã được gửi đi. 20 Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: người quản lý nên thực - hiện ủy quyền cụ thể cho thuộc cấp trong một số công việc. Đối với tiền, phải phân quyền cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời ban hành văn bản chính thức về sự phân quyền. Đối chiếu định kỳ giữa số dư tiền mặt và sổ quỹ, số dư tiền gửi và sổ phụ - ngân hàng: số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của sổ phụ tại ngân hàng. Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải được kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay phải trả khác và xử lý phù hợp. 1.2.2. KSNB đối với kế toán các khoản thanh toán. 1.2.2.1. KSNB đối với nợ phải thu khách hàng. Trong quá trình tổ chức hạch toán, nợ phải thu là một bộ phận khá quan trọng trong hạch toán kế toán. Theo dõi các khoản phải thu sẽ giúp cho công ty nắm bắt được khả năng thanh toán của khách hàng nhanh hay chậm nhằm quản lý tiền vốn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn hoặc sử dụng vốn không hợp lý…. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ. - + Các khoản phải thu phải có thực và được ghi nhận đầy đủ, tránh nhầm lẫn. + Các khoản nợ phải thu phải có khả năng thu hồi, giảm thiểu thất thoát. + Khoản mục doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ phải có thực, được ghi nhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. + Hạn chế các khoản phải thu (bị bên ngoài chiếm dụng) ở mức vừa phải. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ - + Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính. + Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm. + Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn. + Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm ràng buộc khách hàng. + Thường xuyên đối chiếu số liệu sổ sách với khách hàng. - Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng.