Tài liệu Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty tnhh vận tải và thương mại thế hệ

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................... 1 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI THẾ HỆ ....................................................................... 2 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty .............................. 2 1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ ............................................................................................................... 2 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ............................................... 3 1.2. Môi trƣờng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ................ 8 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ................................................. 8 1.4. thực thể tổ chức kế toán của doanh nghiệp ................................... 10 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán:.............................................................. 10 1.4.2. Thực thể vận dụng chế độ kế toán tại doanh nghiệp: ................ 13 PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI THẾ HỆ ......................... 19 2.1. Đặc điểm và vấn đề quản lý lao động tiền lƣơng tại công ty ........ 19 2.1.1. Phân loại lao động: ...................................................................... 19 2.1.2.Các hình thức tiền lương .............................................................. 22 2.1.3. chi tiết công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ....................................................................................................... 23 2.2. Hạch toán các khoản trích theo lƣơng tại Công ty TNHH vận tảI và thƣơng mại thế hệ................................................................................. 37 2.2.1. Các khoản thu nhập khác ............................................................ 42 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PHẦN III:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI THẾ HỆ ................................................................................................. 44 3.1. Đánh giá chung về kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣong tại công tnhh vận tải và thƣơng mại thế hệ ................................. 44 3.2. Một số giảI pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lƣơng Và các khoản trích theo lƣơng ở công ty TNHHvận tải và Thƣơng Mại thế hệ ................................................................................................................. 46 3.2.1 phương hướng hoàn thiện ............................................................ 48 KẾT LUẬN ............................................................................................ 50 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU ở bất cứ trình độ chính trị và phát triển cao hay thấp thì tiền lương luôn là vấn đề được cả xã hội quan tâm bởi ý nghĩa kinh tế và xã hội to lớn của nó. Đối với người lao động tiền lương luôn là nguồn thu nhập quan trọng, giúp họ cùng gia đình duy trì, nâng cao mức sống. Đối với doanh nghiệp tiền lương là phần không nhỏ của chi phí. Đối với nền kinh tế, tiền lương là sự cụ thể hóa của quá trình phân phối của cải vật chất do chính người lao động trong xã hội sáng tạo ra. Hoàn thiện công tác tiền lương là một trong những biện pháp được các đơn vị sản xuất kinh doanh đặc biệt coi trọng để phát huy mọi khả năng lao động và hiệu quả kinh doanh. Tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ, công tác tiền lương đã được triển khai khá hoàn thiện. Nhưng nó vẫn gặp phải một số khó khăn và luôn trở thành yêu cầu cần bức thiết đối với quá trình tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn trên, nên em chọn đề tài: "Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập của em, ngoài lời mở đầu và kết luận ra, tập trung những nội dung chủ yếu sau: Phần I: Tổng quan về công ty TNHH vận tải và thƣơng mại thế hệ Phần II: Thực trạng công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty TNHH vận tai và thƣơng mại thế hệ Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty TNHH vận tải và thƣơng mại thế hệ 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI THẾ HỆ 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH vận tải và thƣơng mại thế hệ Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ là Công ty được sáng lập năm 1992, do ông Phạm Thế Hệ làm giám đốc. Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, mở tài khoản tại Ngân hàng công thương Việt Nam, với số vốn điều lệ: 9.000.000.000 đồng và chịu trách nhiệm hữu hạn với số vốn tự có và các khoản nợ bằng vốn tự có. Công ty có chế độ hạch toán độc lập và tự chủ về mặt tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Trụ sở chính của Công ty nằm tại số 1 tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1 xã Hoàng Liệt huyện Thanh Chì TP Hà Nội, Công ty có 2 văn phòng giao dịch được đặt tại: 192 phố Lý Thường Kiệt - TP. Thái Bình, Km2 đường Điện Biện - TP. Nam Định. Hiện nay Công ty có 187 cán bộ công nhân viên. Trong đó có 24 nhân viên nữ, 163 nhân viên nam phục vụ trực tiếp và gián tiếp cho Công ty. Công ty có những mảng sản xuất kinh doanh như sau: -Văn phòng Công ty - Đội xe Taxi - Đội xe du lịch - Đội xe tải - Đại lý buôn bán và kinh doanh xe vận tải 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Xưởng bảo dưỡng và sửa chữa xe vận tải 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ có hơn 11 năm xây dựng và phát triển. Trước năm thành lập 1992, Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ chỉ mới là ga ra bảo dưỡng và sửa chữa xe vận tải, với hoàn cảnh khó khăn, số phương tiện cũ nhưng Công ty đã chủ động chuyển mô hình sửa chữa và sản xuất nhỏ lẻ sang mô hình sản xuất kinh doanh phục vụ vận tải nâng cao mô hình quản lý kinh doanh nhằm phục vụ nâng cao đời sống nhân dân, hàng trăm chuyến xe của Công ty vận chuyển lương thực thực phẩm từ miền Nam xe ra miền Bắc và hoạt động theo tổ chức mức từ ngày 1/2/1992. Từ năm 1992 đến nay Công ty ngày càng phát triển, ổn định việc làm cho người lao động, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nước. Có thể nói, qua nhiều năm xây dựng và trưởng thành, mặc dù có sự thay đổi trong quản lý và điều hành cũng như trong sản xuất kinh doanh nhưng không vì thế mà Công ty kinh doanh không có hiệu quả mà ngược lại Công ty ngày càng phát huy có hiệu quả việc sử dụng vốn, đưa các mặt hàng sản xuất kinh doanh phát triển ổn định, đóng mới và sửa chữa thành những xe có chất lượng cao đảm bảo nhu cầu của nhân dân. Trong thời kỳ đổi mới, Công ty là doanh nghiệp trẻ đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh vận tải phát triển từ cơ sở sản xuất như sang hạch toán kinh doanh với bộ quy chế "khoán quyền sử dụng tư liệu sản xuất đến tập thể và người lao động". Đã tạo ra 1 động lực mạnh mẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển. Từ năm 1992 đến nay Công ty đã đạt được kết quả như sau: Doanh thu năm 2005 tăng 3,5 lần so với năm 1994 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Thu nhập bình quân người lao động năm 2004 tăng 4 lần so với năm 1992 Nộp ngân sách năm 2005 tăng 2,5 lần so với năm 1992 Hiện nay ngành nghề chủ yếu của Công ty là: Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hóa - Kinh doanh hoạt động dịch vụ vận tải - Kinh doanh đóng mới, sửa chữa bảo dưỡng các phương tiện vận tải đường bộ. Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh chủ yếu như trên, Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ vừa là đơn vị sản xuất, vừa là đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, cho nên sản phẩm chính của Công ty là: Người vận chuyển (người) Người luân chuyển (người - km) Tấn hàng vận chuyển (tấn) Tấn hàng luân chuyển (tấn - km) Số xe sửa chữa (cái) Số xe bán được (chiếc) Với chức năng và nhiệm vụ kể trên, trong những năm vừa qua Công ty đã đạt được những bước tiến đáng kể trong việc tìm kiếm bạn hàng. Tuy nhiên do phải cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên địa bàn nên Công ty đã gặp một số khó khăn. Tuy đã có cố gắng nhiều nhưng do thích nghi và hòa nhập chưa tốt với cơ chế mới đồng thời cùng với những tác động khách quan cho nên hiệu quả kinh tế, của Công ty đạt được vẫn chưa đều nhau giữa khối công nghiệp và khối dịch vụ vận tải. Cụ thể là: 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Trên lĩnh vực vận tải: Hiện nay Công ty đang có 320 xe khách các loại hoạt động trên 78 tuyến đường liên tỉnh và Thành phố đến 64 tỉnh trong cả nước. Trước năm 1997, 100% đầu xe của Công ty IFA, nhiều xe đã có tuổi đời 20 năm. Thực hiện QĐ 890 của Bộ Giao thông vận tải về tuổi đời xe khách và xe tải chạy liên tỉnh, từ năm 1998 đến 2005 Công ty đã đầu tư 28.000.000.000 đồng đổi mới 100% số xe cũ tồn đọng. Thực hiện QĐ 19 của Thủ tướng chính phủ về việc bỏ giấy phép kinh doanh vận tải hành khách, các thành phần kinh tế tăng cường đầu tư phương tiện trong khi công tác quản lý vận tải từ Trung ương đến địa phương còn gặp nhiều khó khăn bất cập, cuộc cạnh tranh vận tải hành khách ngày càng quyết liệt đã gây ra cho đơn vị không ít khó khăn, song với kinh nghiệm và quyết tâm của tập thể cán bộ công nhân viên đã từng bước khắc phục, phấn đấu hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu đề ra, ba năm liên tục 2004 - 2006 doanh thu năm sau cao hơn năm trước từ 10-15% bảo toàn và phát triển vốn, hoàn thành kế hoạch nộp ngân sách, thu nhập người lao động tăng từ 850.000đ/người/tháng lên 1.500.000đ/người/tháng. Đạt được kết quả trên trong lĩnh vực vận tải là do Công ty đã áp dụng một số biện pháp sau: Một là, Tổ chức đấu thầu vận tải hàng năm để tăng doanh thu, đồng thời thể hiện cơ chế dân chủ trong sản xuất kinh doanh. Hai là, luôn giữ biện pháp ổn định đó là ổn định tuyến đường, ổn định xe và lái xe, ổn định giờ đi - giờ đến, nơi đi - nơi đến. Ba là, nâng cao ý thức làm chủ của lái phụ xe, đồng thời nâng cao chất lượng xe đảm bảo an toàn trong quá trình phục vụ hành khách. Còn đối với sản xuất công nghiệp: ngoài đóng mới một số xe đơn giản như xe taxi, xe du lịch 12 ghế, các đơn vị công nghiệp của Công ty hàng năm còn bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất từ 500 - 1000 xe/lượt/năm. Nâng doanh thu của khối công nghiệp từ 2.000.000.000đ năm 1999 lên 22.000.000.000đ năm 2005. 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Ngoài ra, đối với các mặt công tác khác Công ty đều thực hiện tốt. Công ty còn thường xuyên quan tâm tạo điều kiện cho người lao động có đủ công ăn việc làm ổn định, thu nhập hiện nay là 1.500.000đ/người/tháng. Ngoài ra Công ty còn khen thưởng cho tất cả các cán bộ công nhân viên vào các ngày lễ tết trong năm. Thực hiện chế độ BHYT, BHXH cho một số cán bộ công nhân viên, thực hiện tốt chế độ bảo hộ lao động, đặc biệt nhân viên phục vụ vận tải, xưởng bảo dưỡng và sửa chữa, và bảo vệ mỗi năm trang bị 2 bộ đồng phục, giày, găng tay. Đối với khối vận tải mặc dù Nhà nước bỏ giấy phép vận tải hành khách, song với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận tải của cán bộ và người lao động Công ty nên các tuyến đường như doanh thu xe vẫn ổn định. Năm 2006 Công ty đã có 28 xe đạt tiêu chuẩn theo QĐ 890, các tuyến Hà Nội - Nam Định - Thái Bình, Hải Phòng, Quảng Ninh và các tuyến trong thành phố, đi các tỉnh đều được trang bị các loại xe taxi, tải, du lịch chất lượng cao. Có thể khẳng định rằng, tuy có nhiều cố gắng trong cạnh tranh nhưng do những tác động khách quan nên hiệu quả kinh tế của Công ty vẫn chưa đều nhau, giữa khối vận tải và khối công nghiệp. Tuy vậy bằng những kinh nghiệm và cố gắng nên cũng đã khẳng định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường và ngày càng làm ăn có lãi. Một lần nữa ta có thể thấy được kết quả sản xuất của Công ty qua 2 năm, bảng phân tích kết quả kinh doanh như sau: 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Bảng 1: phân tích kết quả kinh doanh 2005 - 2006 Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2005 so với 2006 Năm 2006 +/ - Tỷ lệ % 1. Doanh thu 19.000.000.000 34.162.941.000 +15.162.441.000 179,80 2. Tổng chi phí 18.765.766.000 32.428.759.003 +13.662.993.003 172,8 3. Tổng lợi nhuận 1.134.234.000 +599.948.637 4. Nguồn vốn kinh doanh 15.000.000.000 15.000.000.000 0 5. TSCĐ và ĐTDH 15.550.156.383 208.930.749 +4.458.774.366 128,7 6. TSCĐ và ĐTNH 2.384.310.255 5.213.134.370 +282.884.115 218,6 7. Tỷ suất LN/DT 5,7 5,08 -0,62 89,12 8. Tỷ suất LN/vốn kinh doanh 7,56 11,56 +4 152,9 9. TSCĐ và ĐTDH/Tổng TS 86,71 79,3 -7,41 91,5 10. TSCĐ và ĐTNH/Tổng TS 13,3 20,7 7,4 155,6 11. Thu nhập bq người/tháng 1.300.000 1.500.000 1.734.182.637 152,09 0 115,3 Nguồn: Phòng tài vụ Qua bảng trên ta thấy so với năm 2005 doanh thu tăng vì vậy tổng chi phí của Công ty tăng là điều đương nhiên. Doanh thu tăng, chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận tăng chứng tỏ Công ty làm ăn có lãi và lãi năm sau cao hơn năm trước. Giá trị tài sản cố định và đầu tư dài hạn tăng chứng tỏ Công ty chú trọng đến việc đầu tư, đóng mới kỹ thuật sản xuất. Mặc dù làm ăn có lãi nhưng tỉ suất lợi nhuận/doanh thu thuần giảm cho thấy 1 đồng doanh thu thuần tạo ra được ít lợi nhuận hơn, điều này có thể do các chi phí gián tiếp của Công ty tăng do đó cần phải có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. Tuy vậy, tỷ suất lợi nhuận/vốn kinh doanh của Công ty bỏ vào tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn, điều này chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty tăng. Nhờ hiệu quả kinh doanh tăng làm ăn có lãi nên thu nhập bình quân/người/tháng tăng, điều đó góp phần nâng cao mức sống người lao động, tạo cho họ sự phấn khởi trong lao động. Tất cả những điều trên cho thấy Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ qua 2 năm gần đây đã phát triển tốt hơn, sản xuất 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 kinh doanh phát triển và đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường. 1.2. Môi trƣờng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Có thể nói Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ là Công ty có vị trí địa lý hết sức thuận lợi. Nằm trên tuyến đường giao thông khá quan trọng là quốc lộ 1A, đó chính là điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực vận tải như: xe taxi, xe du lịch, xe tải, kinh doanh và bảo dưỡng sửa chữa xe vận tải, mở đại lý buôn bán xe ô tô các loại. Hai văn phòng giao dịch đặt tại TP Thái Bình và TP Nam Định, đều nằm trong trung tâm TP của tỉnh. Nên càng thuận lợi cho việc giao dịch và kinh doanh dịch vụ vận tải. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ, bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu 1 cấp, có nghĩa là các phòng ban giúp việc cho giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình. Để Ban giám đốc đề ra các quyết định có lợi cho Công ty, đồng thời giám đốc là người trực tiếp đứng ra chỉ đạo các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sơ đồ biểu hiện bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sau: 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Sơ đồ 1: Bộ máy hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Giám đốc Phó Giám đốc P. Marketing P.K.Hoạch P.KT-Vật tư P. Tài vụ P. Tổ chức LĐ tiền lương Đội Đội Đội Xưởng Đại lý xe xe xe SC và bán xe taxi du lịch tải bảo ô tô dưỡng * Chức năng nhiệm vụ của phòng ban: - Giám đốc là người trực tiếp điều hành chung về mọi tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh, đối ngoại của doanh nghiệp. - Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc - Phòng Marketing: khai thác tìm tòi thị trường, nhằm tìm kiếm những hợp đồng lâu dài, xác định phương thức vận chuyển và thanh toán như thế nào sao cho chi phí vừa thấp, vừa hợp lý mà có độ an toàn cao. - Phòng kế hoạch: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn. Điều hành kinh doanh vận tải theo kế hoạch đã đề ra. - Phòng kỹ thuật, vật tư: Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu máy móc thiết bị. Kiểm tra chất lượng NVL mau vào, sản phẩm sản xuất ra. 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Phòng tài vụ: Quản lý toàn bộ tài sản của Công ty, tổ chức hạch toán kế toán, xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, khai thác nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh. Việc xây dựng bộ máy quản lý theo kiểu một cấp như Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ có thể nói đây là một hình thức quản lý chặt chẽ và có quy mô. Công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh được các phòng trực tiếp quản lý, rồi sau chuyển lên ban Giám đốc, để giám đốc có những lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng. Bộ máy quản lý trên có ưu điểm là rất gọn nhẹ và công tác quản lý được phân phối cho các phòng, giảm bớt gánh nặng trên vai của người lãnh đạo cao nhất. Hiệu quả của công việc đạt được rất khả quan. Tuy nhiên công tác quản lý này có nhược điểm đó là người lãnh đạo cao nhất trong Công ty không trực tiếp kiểm soát hoạt động các đội xe, điều này dẫn đến sự thiếu quan tâm đồng bộ và khả năng thất thoát về tài chính của Công ty. 1.4. thực thể tổ chức kế toán của doanh nghiệp 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD của một Công ty có quy mô lớn, để phù hợp với yêu cầu bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là toàn bộ công việc kế toán của Công ty được tập trung thực hiện tại phòng kế toán - tài vụ dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng từ khâu tập hợp số liệu ghi vào sổ kế toán đến việc lập báo cáo tài chính. Các văn phòng giao dịch trực thuộc cũng có kế toán riêng, nhưng không tổ chức thành một bộ phận kế toán riêng tại đơn vị này, mà các nhân viên kế toán tại đây chỉ làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chép vào sổ hạch toán một cách đơn giản và hàng tháng lập báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ của Công ty để tổng hợp lại và ghi sổ tổng hợp. 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 *.Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng, nhiệm vụ sau: 1/ Quản lý và điều hành công tác tài chính và hạch toán kế toán trong toàn Công ty. 2. Thu nhận và kiểm tra báo cáo ở các văn phòng giao dịch trực thuộc và lập báo cáo chung cho toàn Công ty. 3. Hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các văn phòng giao dịch trực thuộc. Với cách thức bộ máy kế toán như trên mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện một cấp kế toán tập trung đảm bảo phục vụ cho công tác quản lý. Trong bộ máy kế toán của phòng tài vụ trực thuộc văn phòng Công ty có 8 người (bao gồm cả nữ) kinh nghiệm làm việc của một nhân viên thấp nhất là 11 tháng và người cao nhất là 9 năm. Trong đó trình độ của các nhân viên kế toán là một đại học chính quy, 2 đại học tại chức, 2 cao đẳng, còn lại 3 người trình độ trung cấp. Ngoài những nhân viên kế toán văn phòng Công ty ở mỗi văn phòng giao dịch Công ty bố trí một nhân viên kế toán, nhân viên kế toán cũng có trình độ và kinh nghiệm làm việc tương đương với những nhân viên kế toán tại văn phòng Công ty. 4. Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao TSCĐ cho các đối tượng đại tu, sửa chữa các loại TSCĐ để tính khấu hao TSCĐ còn lại. 5. Theo dõi và kiểm tra các khâu nhập - xuất vật tư, phụ tùng trong kỳ. Công ty bố trí 2 nhân viên nữ đảm nhận công việc kế toán vật tư, TSCĐ. * Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi và tính toán lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Vì phạm vi hoạt động SXKD có quy mô lớn nên việc tính toán và phát lương khó khăn, do đó Công ty bố trí 2 nhân viên kế toán làm công việc này. * Kế toán tổng hợp kiêm chi phí và giá thành có nhiệm vụ sau: 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 1. Tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành, phân bổ từng loại chi phí theo từng đối tượng, cung cấp kịp thời số lượng và thông tin. 2. Định kỳ cung cấp báo cáo về chi phí sản xuất cho kế toán trưởng và GĐ, đồng thời phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và hạ giá thành sản phẩm, từ đó có những đề xuất về biện pháp giảm giá thành và tiết kiệm chi phí sản xuất cho Công ty. 3. Thu nhập và tổng hợp lại số liệu từ báo cáo kế toán của các văn phòng giao dịch (đơn vị trực thuộc). Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty. Thủ quỹ có nhiệm vụ trực tiếp quản lý các khoản thu - chi tiết mặt khi có chứng từ hợp lệ. Thủ quỹ là nhân viên có kinh nghiệm, uy tín lâu năm nhất của Công ty. * Kế toán tại đại lý - văn phòng giao dịch có 2 nhân viên kế toán. Các nhân viên này có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ có liên quan trực tiếp đến đơn vị mình, tự hạch toán nội bộ và ghi chép sổ sách, cuối tháng lập báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ tại văn phòng Công ty. Qua những phân tích trên ta có thể khái quát bộ máy kế toán của Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt ngân hàng Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán đại lý - văn phòng giao dịch giao dịch 12 Kế toán tổng hợp kiêm CP giá thành Thủ quỹ Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Như vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán của Công ty là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm vừa sản xuất, vừa kinh doanh dịch vụ vận tải, phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán như vậy đã giúp cho các cấp lãnh đạo của Công ty trong việc theo dõi hiệu quả SXKD của Công ty, từ đó có đường lối chính sách đúng đắn, giúp cho việc hoạt động SXKD của doanh nghiệp phát triển. 1.4.2. Thực thể vận dụng chế độ kế toán tại doanh nghiệp: Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ là một doanh nghiệp tư nhân. Nhưng hệ thống chứng từ kế toán của Công ty sử dụng đầy đủ các biểu mẫu, chứng từ theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ bao gồm: - Chứng từ về quỹ: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. - Chứng từ TGNH: ủy nhiệm chi, séc, phiếu chuyển khoản - Chứng từ bán hàng và quản lý: hóa đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán ô tô, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước… - Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, sửa chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ KHTSCĐ. Tuy nhiên do đặc thù của Công ty là buôn bán sản xuất và kinh doanh dịch vụ vận tải nên ngoài những chứng từ theo biểu mẫu kể trên Công ty còn sử dụng thêm một số chứng từ viết tay, hay mua ngoài để phản ánh ở các phòng giao dịch trực thuộc đại lý bán xe, giấy thanh toán tiền taxi… 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Còn về hệ thống TK: Công ty áp dụng hệ thống TK cấp 1, cấp 2 do Nhà nước ban hành, nhưng do phạm vi hoạt động rộng lớn cộng thêm nhiều đơn vị thành viên làm công tác sản xuất và KD khác nhau nên Công ty đã chi tiết đến TK cấp 3 cụ thể như sau: TK 1111: Tiền mặt tại đại lý TK 1112: Tiền mặt tại Công ty TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu khách hàng TK 13681: Phải thu từ xưởng bảo dưỡng và sửa chữa TK 13684: Phải thu từ đại lý TK 13685: Phải thu từ xưởng bảo dưỡng và sửa chữa TK 153: Công cụ dụng cụ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh TK 211: Tài sản cố định TK 214: Hao mòn tài sản cố định TK 311: Vay ngắn hạn TK 331: Phải trả cho người bán TK 33881: Phải trả khác TK 5113: DT vận tải TK 51131: DT xe taxi TK 51132: DT xưởng sửa chữa TK 632: Giá vốn hàng bán TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 635: Chi phí tài chính 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 TK 6311: Giá thành sản phẩm đội xe taxi TK 6312: Giá thành sản phẩm đội xe du lịch TK 6313: Giá thành sản phẩm của xưởng bảo dưỡng và sửa chữa TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Hiện tại đơn vị đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC. Do đặc điểm là Công ty lớn, công việc sản xuất chủ yếu theo hợp đồng, nên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Các báo cáo tài chính của Công ty dược lập bằng đồng Việt Nam (VNĐ) theo các nguyên tắc và quyết định của chế độ kế toán VN. Công ty tổ chức lập và phân tích các báo cáo kế toán theo đúng "chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp" bao gồm các mẫu sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Lưu chuyển tiền tệ Mỗi quý, trên cơ sở các phòng giao dịch, đại lý trực thuộc gửi báo cáo về phòng tài vụ, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp lại và lập báo cáo chung cho toàn Công ty. Các báo cáo tài chính của Công ty được lập theo quý và năm, còn đối với BCTC quý chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý còn đối với BCTC năm thời hạn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuối mỗi niên độ kế toán Công ty gửi BCTC cho cơ quan tài chính, chi cục thuế và các cơ quan tài chính khác. Ngoài những báo cáo bắt buộc Công ty còn phải lập thêm các biểu mẫu khác như sau: - Báo cáo giá thành - Báo cáo tăng giảm hao mòn TSCĐ 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh Tương ứng với hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chứng từ, hiện nay Công ty tổ chức các loại sổ kế toán như sau: Sổ cái TK Các nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Bảng kê 1, 2, 3, 4, 5, 6 Các bảng phân bổ sổ chi tiết (vật liệu, thành phẩm) Cách thức lập các sổ sách kế toán tại Công ty như sau: - Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho mọi TK. Trên sổ cái phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh có được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ ghi có tài khoản đó, số phát sinh nợ phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng. Có lý từ các chứng từ có liên quan, sổ cái được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ. + Nhật ký chứng từ số 1: Là nhật ký chứng từ theo dõi phát sinh có TK 111 đối ứng Nợ của các TK khác có liên quan. Cơ sở để ghi là các báo cáo quỹ cùng các chứng từ gốc, cuối tháng cộng lấy số liệu ghi sổ cái TK 111. + Nhật ký chứng từ số 2: Là nhật ký chứng từ phản ánh phát sinh Có TK 112, đối ứng Nợ các tài khoản khác. Cơ sở để ghi là giấy báo nợ của Ngân hàng cùng các chứng từ có liên quan, cuối tháng cộng và ghi số liệu vào sổ cái TK 112. + Nhật ký chứng từ số 4: Là nhật ký chứng từ phản ánh phát sinh Có các TK phản ánh tiền vay và theo dõi tình hình thanh toán tiền vay. Cơ sở để ghi là khế ước vay, hợp đồng vay, hợp đồng kinh tế, giấy báo Nợ, giấy báo Có 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 của Ngân hàng và các chứng từ có liên quan. Cuối tháng cộng chuyển số liệu vào sổ cái các TK phản ánh tiền vay. + Nhật ký chứng từ số 5: Phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ TSCĐ do DN . Nhật ký gồm 2 phần theo dõi bên có TK 331 và phần theo dõi bên Nợ TK 331 cơ sở để ghi là số tổng cộng trên sổ chi tiết TK 331 cuối tháng ghi chuyển số liệu vào sổ TK 331. + Nhật ký chứng từ số 6: là sổ phản ánh phát sinh Có TK 151. Cơ sở để ghi là hóa đơn của người bán và phiếu nhập kho. Cuối tháng cộng chuyển sổ số liệu vào sổ cái TK 151. + Nhật ký chứng từ số 7: Tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty cơ sở để ghi là bảng kê số 4,5,6 các chứng từ gốc và các bảng phân bổ. Số liệu cuối tháng ghi vào sổ cái. + Nhật ký chứng từ số 8: Theo dõi phát sinh Có TK 155, 131, 511, 532, 631, 641 căn cứ để ghi là sổ chi tiết TK 511 và sổ chi tiết các khoản còn lại. Cuối tháng khóa sổ, ghi vào sổ cái các TK. + Nhật ký chứng từ số 9: Theo dõi phát sinh có TK 211. Cơ sở để ghi là biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ khác liên quan. Cuối tháng khóa sổ, lấy số tổng cộng ghi vào sổ cái TK 211. + Nhật ký chứng từ số 10: Theo dõi phát sinh có TK 136, 141, 333, 338, 334, 411, 412, 455, 431, 421, 441 căn cứ để ghi là các sổ chi tiết của từng TK, cuối tháng khóa sổ lấy số tổng hợp ghi vào sổ cái các TK. * Bảng kê số 1: Dùng để theo dõi phát sinh Nợ TK 111. Căn cứ để ghi là phiếu thu. Số dư cuối ngày được xác định bằng cách lấy số dư cuối ngày trước cộng với phát sinh Nợ trong ngày trên bảng kê và trừ đi phát sinh Có trên NKCT số 1. * Bảng kê số 2: Phản ánh phát sinh Nợ TK 112, kết cấu và cách ghi tương tự như bảng kê số 1. 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 * Bảng kê số 3: Dùng để tính giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ. Cơ sở để ghi các NKCT số 1,2,4,5,10. * Bảng kê số 4: Dùng để lập chi phí sản xuất và theo dõi phát sinh Nợ các TK 621, 622, 627, 631. Đối ứng có các TK liên quan. Căn cứ để ghi là bảng phân bổ số 1,2,3 các bảng kê. Cuối kỳ cộng chuyển số liệu vào NKCT số 7. * Bảng kê số 6: Dùng để theo dõi phát sinh Có TK 142, 335 căn cứ để ghi là bảng phân bổ và các chứng từ có liên quan. Cuối tháng cộng chuyển số liệu vào NKCT số 7 Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ của Công ty như sau: Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ của Công ty Chứng từ gốc và bảng chứng từ ghi sổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng 18 Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết