Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
TÓM TẮT KHOÁ LUẬN
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng, có ảnh hưởng
rất lớn đến việc tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Nhà máy xi măng
Núi Voi là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng vật liệu xây dựng,
trong những năm qua Nhà máy đã đang kinh doanh khá hiệu quả. Tuy vậy,
nhà máy vừa mới đựơc cổ phần hoá cơ cấu bộ máy quản lý của công ty chưa
có sự thay đổi để thích ứng nên còn nhiều bất cập trong công tác lãnh đạo và
điều hành hoạt động sản xuất của nhà máy .Vì vậy, trong thời gian thực tập tại
Nhà máy em đã quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Nhà máy xi măng Núi Voi “
Đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Nhà Máy Xi
Măng Núi Voi.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý ở Nhà Máy Xi Măng Núi Voi
Trong bài luận văn tốt nghiệp của mình em đã trình bày về cơ sở lý
luận về tổ chức bộ máy quản lý, phân tích đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý của Nhà máy xi măng Núi Voi, từ đó đua ra những nhận xét
và một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Nhà máy nhằm nâng
cao hiệu quả năng lực quản lý và sản xuất kinh doanh
SV: Dương Hữu Hảo
1
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Đất nước chúng ta đã và đang bước đi trên con đường đổi mới phát
triển toàn diện về mọi mặt.Trong công cuộc đó chúng ta đã vượt qua rất nhiều
khó khăn và thách thức, đặc biệt là về kinh tế.
Trong hoàn cảnh nền kinh tế nước ta hiện nay để tồn tại và phát triển
trên thị trường thì các doanh nghiệp phải dựa vào chính bản thân mình.Do đó
bất kỳ một tổ chức, một doanh nghiệp nào đều vạch những mục tiêu riêng của
mình như lựa chọn cho mình một hướng đi đúng đắn, ra những quyết định
chính xác, có những chiến lược hoàn hảo để lường trước được những khó
khăn, chuẩn bị tiếp nhận các cơ hội kinh doanh để củng cố vị trí của mình trên
thị trường đang kinh doanh và tìm kiếm cho mình những thị trường mới. Để
mục tiêu đó có thể thực hiện được đòi hỏi phải có sự lãnh đạo thống nhất của
bộ máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, tổ chức, phối hợp, kiểm tra
và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn lực. Tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp là một nội dung đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức doanh
nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.
Trong hoạt động quản lý, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình quản
lý không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo. Việc
tổ chức bộ máy ảnh hưởng lớn đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua
đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bởi vì bộ
máy quản lý trong doanh nghiệp được coi là bộ phận đầu não cho ra những
chủ trương, chiến lược, sách lược phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, xem xét
đánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp cải tiến lại tổ chức cho phù hợp
với đặc điểm của từng giai đoạn là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp.
Nhà máy Xi Măng Núi Voi là đơn vị thành viên của Công Ty Cổ Phần
Cơ Điện Luyện Kim Thái Nguyên, mới được Công Ty Cổ Phần Cơ Điện
Luyện Kim Thái Nguyên cổ phần hóa và được tách ra từ Mỏ Đá Núi Voi từ
năm 2005. Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh trong thời gian trước
SV: Dương Hữu Hảo
2
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
mắt,lâu dài và khắc phục những tồn tại của bộ máy quản lý hiện hành, việc
hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy là tất yếu khách quan
và thực sự cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ
máy quản lý, cũng như xuất phát từ nhu cầu thực tế, em xin chọn và đi sâu
vào nghiên cứu đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý ở Nhà Máy Xi Măng Núi Voi ” để làm đề tài Khóa luận tốt
nghiệp của mình.
Do trình độ tiếp thu học tập của bản thân còn nhiều hạn chế, thời gian
nghiên cứu có hạn nên trong quá trình tìm hiểu,phân tích và đánh giá các lĩnh
vực quản lý, sản xuất kinh doanh của Nhà Máy không thể tránh khỏi những
sai sót nhất định. Vì vậy em kính mong nhận được sự dạy bảo, đóng góp và
giúp đỡ của thầy giáo, cô giáo đặc biệt là thầy giáo Thạc sĩ Đặng Tất Thắng
cũng như ban lãnh đạo, tập thể cán bộ công nhân viên trong Nhà Máy Xi
Măng Nui Voi để bài báo cáo của em trở nên hoàn chỉnh hơn.
2. Mục đích nghiên cứu.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy quản lý của
doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
- Phân tích đánh giá thực trạng bộ máy quản lý của Nhà Máy Xi Măng
Núi Voi
- Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Nhà Máy
3. Đối tượng và phạm vi và thời gian nghiên cứu của đề tài.
- Đối tượng: Nghiên cứu bộ máy quản lý của Nhà Máy Xi Măng Núi
Voi trong đó tập trung vào nghiên cứu hệ thống chức năng nhiệm vụ; mô hình
tổ chức bộ máy quản lý; cơ chế vận hành của bộ máy quản lý và tổ chức lao
động bộ máy quản lý.
- Phạm vi: Khóa luận tập trung nghiên cứu về bộ máy quản lý của Nhà
Máy Xi Măng Núi Voi - Công Ty cổ phần Cơ Điện Luyện Kim Thái Nguyên.
- Thời gian: 2 năm 2008 - 2009
SV: Dương Hữu Hảo
3
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
4. Phương pháp nghiên cứu.
- Cơ sở phương pháp luận: Dựa trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện
chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.
- Thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp: qua báo cáo và phỏng vấn trực tiếp.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô hình hoá - để trình bày các vấn
đề lý luận và thực tiễn.
5. Nội dung nghiên cứu của khóa luận.
- Hệ thống hoá và hoàn thiện một số vấn đề về lý luận có liên quan đến
việc tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp.
- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Nhà Máy
Xi Măng Núi Voi, qua đó thấy được những tồn tại và tìm ra nguyên nhân của
những tồn tại đó.
- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý
của Nhà Máy Xi Măng Núi Voi
6. Kết cấu của khóa luận.
Kết cấu khóa luận gồm có:
Phần mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Nhà Máy Xi
Măng Núi Voi.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Nhà
Máy Xi Măng Núi Voi
Phần kết luận
SV: Dương Hữu Hảo
4
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1.1. Những vấn đề chung về quản lý doanh nghiệp
1.1.1 . Một số khái niệm cơ bản về quản lý và quản lý doanh nghiệp.
1.1.1.1. Quản lý
Hiện nay có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý. Có quan niệm cho
rằng quản lý là hành chính, là cai trị. Có quan niệm khác lại cho rằng quản lý
là điều hành, điều khiển, chỉ huy. Các cách nói này không có gì khác nhau về
nội dung mà chỉ khác nhau ở chỗ dùng thuật ngữ.
Quản lý được hiểu theo hai góc độ: Một là góc độ tổng hợp mang tính
chính trị – xã hội; hai là góc độ mang tính thiết thực. Cả hai góc độ này đều
có cơ sở khoa học và thực tế.
Quản lý theo góc độ chính trị, xã hội: là sự kết hợp giữa tri thức và lao
động. Lịch sử xã hội loài người từ thời kỳ mông muội đến thời đại văn minh
hiện đại ngày nay cho ta thấy rõ trong sự phát triển đó có 3 yếu tố được nổi
lên rõ nét là tri thức, lao động và quản lý. Trong ba yếu tố này, quản lý là sự
kết hợp giữa tri thức và lao động. Nếu kết hợp tốt thì xã hội phát triển tốt đẹp.
Nếu sự kết hợp không tốt thì sự phát triển sẽ chậm lại hoặc rối ren. Sự kết hợp
đó được biểu hiện trước hết ở cơ chế quản lý, ở chế độ, chính sách, biện pháp
quản lý và ở nhiều khía cạnh tâm lý xã hội, nhưng tập trung lại là quản lý phải
biết tác động bằng cách nào đó để người bị quản lý luôn luôn hồ hởi, phấn
khởi, đem hết năng lực và trí tuệ của mình để sáng tạo ra lợi ích cho mình,
cho Nhà nước và cho xã hội.
Theo góc độ hành động: góc độ quy trình công nghệ của tác động thì
quản lý là điều khiển. Theo khái niệm này quản lý có ba loại hình. Các loại
hình này đều có xuất phát điểm giống nhau là do con người điều khiển nhưng
khác nhau về đối tượng.
SV: Dương Hữu Hảo
5
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
- Loại hình thứ nhất là việc con người điều khiển các vật hữu sinh
không phải con người để bắt chúng phải thực hiện theo ý chí của người điều
khiển. Loại hình này được gọi là quản lý sinh học, thiên nhiên, môi trường. Ví
dụ như các nhà khoa học làm công tác lai tạo giống vật nuôi, cây trồng; các
nhà sản xuất nông sản thực phẩm, …
- Loại hình thứ hai là việc con người điều khiển vật vô tri, vô giác để
bắt chúng phát triển và thực hiện theo ý chí của người điều khiển. Loại hình
này được gọi là quản lý kỹ thuật. Ví dụ việc điều khiển máy tính, vận hành
các loại máy móc thiết bị, …
- Loại hình thứ ba là việc con người điều khiển con người (quản lý nhà
nước, Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị, kinh tế, văn hoá, …). Đó là quản lý
xã hội. Quản lý xã hội được Các Mác coi là chức năng đặc biệt được sinh ra
từ tính chất xã hội hoá của lao động.
Từ những vấn đề trên, ta có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động, chỉ huy,
điều khiển của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm đạt
được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường”.
Với định nghĩa này, quản lý phải bao gồm các yếu tố sau:
- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và phải có
một đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra. Tác
động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là nhiều lần liên tục.
- Phải có mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể.
Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.
- Chủ thể phải thực hành việc tác động lên đối tượng quản lý và khách
thể quản lý. Chủ thể có thể là một người hay nhiều người, còn đối tượng quản
lý có thể là người (một hay nhiều người) hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị,
đất đai, thông tin, …) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng, …).
Khi nói đến quản lý là nói đến sự tác động hướng đích. Tác động này
nhằm vào một đối tượng nhất định để đạt được mục tiêu đề ra. Hoạt động
SV: Dương Hữu Hảo
6
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
quản lý là một hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động sáng tạo, linh
hoạt của một con người, một tập thể người quản lý.
1.1.1.2. Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh
nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ,
phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị
ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các
phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để
chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành
hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp
thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của
bộ máy.
Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định.
1.1.1.3. Sự cần thiết phải có hoạt động quản lý doanh nghiệp
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động thực tiễn của con
người được biểu hiện thành hai mặt tự nhiên và xã hội. Trong quá trình tác
động vào tự nhiên, từng hành động đơn lẻ của con người thường chỉ mang lại
những kết quả hạn chế. Để cải tạo và chinh phục tự nhiên, tất yếu đòi hỏi con
người phải liên kết lại với nhau cùng hành động. Những tác động tương hợp
của nhiều người vào cùng đối tượng tự nhiên thường mang lại những kết quả
cộng hưởng và có tính tổng hợp.
Các Mác đã từng phân tích, mỗi con người riêng lẻ chỉ đơn độc tác động
vào tự nhiên. Không thể có huy vọng thoát khỏi sự ràng buộc và lệ thuộc vào tự
nhiên. Chỉ có thể chế ngự được tự nhiên khi người ta biết kết hợp các hành động
đơn lẻ lại với nhau để cùng hướng theo một ý đồ thống nhất.
SV: Dương Hữu Hảo
7
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
Người quan hệ với tự nhiên, con người thường xuyên tác động lẫn
nhau, sự tác động này diễn ra theo nhiều chiều và rất đa dạng. Quá trình tác
động lẫn nhau buộc người ta phải liên kết với nhau cùng hành động vì một
mục tiêu chung và bảo đảm lợi ích chung của mỗi người.
Sự thoả hiệp lợi ích cả theo nghĩa tích cực và nghĩa tiêu cực là động cơ
gắn kết hành động của con người lại với nhau.
Đây là một trong những tính quy định khi xem xét bản chất hoạt động
thực tiễn của con người trong xã hội. Chính vì vậy, Các Mác đã nói “Xét về
bản chất, con người là tổng hoà các mối quan hệ”. Hành động của mỗi con
người không chỉ là kết quả chủ quan của mỗi người mà nó còn là kết quả
tổng hợp của các quan hệ xã hội.
Như vậy, xét cả về mặt tự nhiên cũng như xã hội của hoạt động sản
xuất, sự liên kết phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau trong quá trình hoạt động
của con người là một đòi hỏi cần thiết để hoạt động có hiệu quả.
Quá trình liên kết hoạt động thực tiễn của con nguời làm cho hoạt động
của họ mang tính tổ chức. Có thể hiểu tổ chức là một tập hợp mà trong đó mỗi
hành động của con người phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định, chịu
sự chi phối ràng buộc có tính quy ước nhất định.
Do đó sự xuất hiện của các tổ chức như là một đòi hỏi tất yếu trong đời
sống xã hội loài người. Đặc biệt trong hoạt động sản xuất, do tính chất phức
tạp và đa dạng trong các quan hệ con người với tự nhiên, giữa người với
người, tính tổ chức và sự xuất hiện tổ chức trong hoạt động này càng đặc biệt
quan trọng.
Sự ra đời của các hình thức tổ chức trong hoạt động sản xuất là một đòi
hỏi tất yếu khách quan. Song sự xuất hiện các hình thức tổ chức bao giờ cũng
gắn với một chức năng nhất định, nhằm vào một mục tiêu nhất định.
Tất nhiên, thực tế tổ chức chỉ có thể phát huy thực tế sức mạnh của nó trên
cơ sở có sự quản lý điều hành thống nhất. Vì vậy, sự hợp tác của những lao động
SV: Dương Hữu Hảo
8
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
có ý thức tất yếu đòi hỏi phải có sự điều khiển, giống như “một giàn nhạc phải
có nhạc trưởng”. Tính tất yếu của quản lý được bắt nguồn từ chính ý nghĩa đó.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người – yếu tố cơ
bản của lực lượng sản xuất – trong quá trình sử dụng tư liệu lao động tác động
lên đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Quản lý chỉ có
thể đạt hiệu quả cao khi con người giỏi nghề nào được làm nghề đó, được tạo
điều kiện để phát huy đầy đủ tính chủ động sáng tạo trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
Khi quy mô sản xuất càng mở rộng, trình độ khoa học kỹ thuật phát
triển ngày càng cao, thì công tác quản lý càng phức tạp, đòi hỏi các nhà quản
lý phải không ngừng được nâng cao cả về năng lực và trình độ
1.1.1.4. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý
a. Lao động quản lý
Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc
thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động
quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng
quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau.
b. Phân loại lao động quản lý
Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý,
người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:
Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám
đốc, kế toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công
việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành
chính tổng hợp của doanh nghiệp.
Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân
xưởng ( còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng.
Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường
lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình.
SV: Dương Hữu Hảo
9
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện
những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động
quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt
động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ
thích hợp. Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung
gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự
thành bại của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như
người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng.
1.2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.2.1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý
1.2.1.1. Các khái niệm
- Tổ chức: Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì Tổ chức là sự kết
hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì Tổ chức là sự liên kết tất
cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích
đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các
hoạt động khác nhau của tổ chức.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng,
nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về
cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh
nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
- Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những
bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó
thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau
nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
SV: Dương Hữu Hảo
10
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác
nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng
cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng
quản lý xác định.
1.2.1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm
bảo thực hiện những yêu cầu sau:
- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được
thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và
phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như
ngoài hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính
xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối
hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động
trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao
cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải
đạt hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát
được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình
thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.2.1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Quản lý là hoạt động phức tạp nhiều mặt của con người. Quản lý chỉ
được thực hiện trong một hệ thống quản lý cụ thể. Hệ thống quản lý, đó chính
là bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân)
SV: Dương Hữu Hảo
11
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn
hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những
cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý
và phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống. Bộ máy quản lý là hình
thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý, có tác động trực tiếp đến quá
trình hoạt động của hệ thống. Bộ máy quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách
nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi người trong hệ thống quản lý, mặt khác nó có tác
động tích cực trở lại đến việc phát triển của toàn hệ thống quản lý.
Hệ thống bị quản lý là đối tượng mà sự tác độngcủa bộ máy quản lý
hướng vào nhằm mục đích tăng thêm cho nó những hình thức cụ thể, chỉ đạo
hoạt động của nó để đạt được kết quả định trước. Giữa hệ thống quản lý và hệ
thống bị quản lý có mối quan hệ qua lại rất chặt chẽ. Hệ thống bị quản lý
không chủ chịu sự tác động có hướng đích của hệ thống quản lý mà nó còn
phát triển theo quy luật vốn có của nó. Do đó hệ thống quản lý phải được tổ
chức cho phù hợp với đối tượng quản lý mà nó phụ trách, điều hành.
Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình xác định các chức năng, các bộ phận
tạo thành một bộ máy quản lý nhằm thực hiện được các chức năng quản lý.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.2.2.1 Khái niệm
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận
(đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,
được chuyên môn hoá, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố
trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức
năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Như vậy, cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp được hiểu là các bộ phận
cấu thành của doanh nghiệp, nói cách khác doanh nghiệp đó bao gồm những bộ
phận, những đơn vị nào, nhiệm vụ của từng bộ phận và các quan hệ giữa các bộ
phận của doanh nghiệp, cơ chế điều hành phối hợp trong doanh nghiệp.
SV: Dương Hữu Hảo
12
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
Giữa cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có
mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Cơ sở của cơ cấu tổ chức quản trị
trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là mối quan
hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức quản trị có tính độc lập tương đối vì nó phải
phản ánh được lao động quản lý rất đa dạng. Phải bảo đảm thực hiện những
chức năng quản lý phức tạp nhằm thực hiện mục tiêu quản trị đã quy định.
Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp hình thành bởi các bộ phận quản
trị và các cấp quản trị.
Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, có những chức năng quản lý
nhất định, ví dụ phòng Kế hoạch, phòng Kiểm tra kỹ thuật, phòng Marketing, …
Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị ở một trình độ
nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng, …
Như vậy, rõ ràng là số bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức
năng quản trị theo chiều ngang, còn số cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức
năng quản trị theo chiều dọc.
Sự phân chia theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn
hoá trong phân công lao động quản trị. Còn sự phân chia chức năng theo chiều
dọc tuỳ thuộc vào trình độ tập trung quản trị và có liên quan đến vấn đề chỉ
huy trực tuyến và hệ thống cấp bậc.
Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải bảo đảm sự ăn khớp
giữa các bộ phận quản trị, giữa cấp quản trị với bộ phận quản trị và cấp sản xuất.
1.2.2.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, không những phải xuất
phát từ các yêu cầu đã trình bày ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất
là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình
huống cụ thể nhất định. Nói cách khác, cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng
trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ
chức quản trị.
SV: Dương Hữu Hảo
13
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
Dưới đây là những nhân tố quan trọng có tác động đến việc xây dựng
và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.
- Môi trường kinh doanh.
Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với môi
trường kinh doanh xác định.
Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, các điều kiện có tính
chất khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh thường xuyên vận
động biến đổi, bởi vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích môi
trường kinh doanh để có khả năng thích ứng. Với xu thế quốc tế hoá hoạt
động kinh tế hiện nay, môi trường kinh doanh không chỉ gói gọn trong 1 nước
mà còn được mở rộng ra môi trường khu vực cũng như môi trường toàn cầu.
Tính ổn định hay không ổn định của môi trường kinh doanh tác động rất lớn
đến việc hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh
nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp nước ta hình thành cơ cấu tổ chức theo
kiểu truyền thống, thích ứng với cơ chế kế hoạch hoá tập trung, bao cấp.
Chuyển sang cơ chế thị trường, môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp
đã thay đổi. Trong cơ chế thị trường, tính không ổn định của sản xuất kinh
doanh là rất cao, một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện này phải là một
cơ cấu tổ chức không cứng nhắc, đảm bảo tính linh hoạt cao, dễ thích ứng với
những thay đổi của môi trường kinh doanh.
- Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp chịu ảnh hưởng ở mức
khái quát nhất bởi nhân tố mục đích, mục tiêu, chức năng hoạt động của
doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bao giờ cũng phải phù hợp với mục tiêu, từ mục
tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy. Mục đích thay đổi hoặc mở rộng mục tiêu
thường dẫn đến thay đổi cơ cấu tổ chức. Ví dụ: một doanh nghiệp tham gia thị
trường sản xuất linh kiện điện tử. Sau một thời gian thấy việc sản xuất bàn
SV: Dương Hữu Hảo
14
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
ghế cao cấp rất có lãi, doanh nghiệp bắt tay vào việc sản xuất bàn ghế. Như
vậy từ chỗ có 1, nay doanh nghiệp có 2 mục tiêu phải theo đuổi. Do đó, cơ cấu
tổ chức của doanh nghiệp phải thay đổi theo, bao gồm thêm bộ phận nghiên
cứu thị trường bàn ghế, bộ phận kỹ thuật và các phân xưởng sản xuất bàn ghế.
Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sản xuất thì các bộ phận sản xuất
chiếm tỷ trọng chủ yếu, bộ máy quản trị doanh nghiệp được thiết lập hướng
vào việc phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất. Còn trong doanh nghiệp
cung cấp dịch vụ, các bộ phận cung cấp đóng vai trò quan trọng, các hoạt
động của bộ máy quản trị hoạt động hướng vào phục vụ tốt cho các hoạt động
này. Có thể nói rằng các doanh nghiệp có mục đích, chức năng hoạt động
không giống nhau thì không thể có cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp giống
nhau được.
- Quy mô của doanh nghiệp.
Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ
máy quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệpcó quy mô càng lớn thì cơ cấu tổ
chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp càng phức tạp. Trong cơ cấu tổ chức
bộ máy quản trị doanh nghiệp có quy mô lớn phải hình thành nhiều cấp quản
trị hơn, và ở mỗi cấp cũgng bao gồm nhiều nơi làm việc hơn rất nhiều so với
những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Trong nhiều trường hợp thì quy mô
doanh nghiệp còn ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết định đến kiểu cơ
cấu tổ chức cụ thể. Thông thường quy mô của doanh nghiệp gia tăng thì cơ
cấu tổ chức cũng gia tăng, nhưng không theo tỷ lệ như gia tăng quy mô.
- Yếu tố kỹ thuật sản xuất, đặc điểm công nghệ, loại hình sản xuất.
Kỹ thuật sản xuất được đề cập đến ở đây bao hàm cả đặc điểm về công
nghệ chế tạo sản phẩm, loại hình sản xuất. Kỹ thuật sản xuất ảnh hưởng trực
tiếp đến cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, và thông qua đó tác động
trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Công nghệ chế tạo sản
phẩm có ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.
SV: Dương Hữu Hảo
15
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
Nếu giả sử doanh nghiệp có cùng quy mô, cùng sản phẩm sản xuất ra thì
doanh nghiệp càng sử dụng công nghệ hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu
hướng tự động hoá cao theo hướng hình thành cả dây chuyền thiết bị tự động
hoá sẽ dẫn đến cơ cấu sản xuất càng đơn giản hơn, và khi xây dựng cơ cấu tổ
chức nói chung, bộ máy quản trị doanh nghiệp nói riêng, doanh nghiệp càng
có xu thế tập trung vào các chức năng marketing, tiêu thụ sản phẩm, … Tính
chất phức tạp hay không phức tạp của kết cấu sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp
đến trình độ chuyên môn hoá sản xuất, và từ đó tác động đến cơ cấu tổ chức
doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp nói riêng.
- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị.
Càng ngày nhân tố này càng có tác động trực tiếp và mạnh mẽ hơn đến
cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nguyên tắc hiệu quả đòi hỏi
trong công tác quản trị nhân sự phải biết sử dụng các quản trị viên có năng lực
quản trị phù hợp. Với đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm thì
doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một số ít nhân lực song vẫn bảo đảm hoàn
thành công việc quản trị với chất lượng cao hơn so với việc sử dụng đội ngũ
quản trị viên ít được đào tạo và ít kinh nghiệm. Tính hiệu quả còn được nhân
thêm lên bởi với một lượng quản trị viên ít hơn đã làm đơn giản hoá ngay
chính cơ cấu tổ chức bộ máy do giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối quan hệ
giữa các nơi làm việc và các bộ phận quản trị với nhau.
Cùng với yếu tố trình độ của đội ngũ quản trị viên, trình độ trang thiết
bị quản trị cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị. Một
doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên biết sử dụng thành thạo hệ thống
máy vi tính, và bản thân doanh nghiệp được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi
tính cá nhân cần thiết sẽ làm giảm rất lớn thời gian thực hiện một nhiệm vụ
quản trị cụ thể và tăng sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất
nhiều, và do đó cơ cấu bộ máy quản trị sẽ đơn giản hơn.
SV: Dương Hữu Hảo
16
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
- Hình thức pháp lý của doanh nghiệp.
Ngoài các nhân tố trên, hình thức pháp lý của doanh nghiệp cũng có
ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.
Thông thường nhân tố này tác động có tính chất bắt buộc, phải thiết kế bộ
máy quản trị theo các tiêu thức nhất định. Hình thức pháp lý của doanh
nghiệp sẽ do luật pháp từng nước quy định. Theo Luật Doanh nghiệp nhà
nước (được Quốc hội thông qua ngày 20/4/1995) thì các DNNN của nước ta
được phân làm 2 loại:
+ Tổng công ty nhà nước và các doanh nghiệp độc lập có quy mô lớn,
có cơ cấu tổ chức quản lý như sau: HĐQT, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc
hoặc Giám đốc và bộ máy giúp việc.
+ Các DNNN không quy định tại khoản 1 điều này, có Giám đốc và bộ
máy giúp việc.
Theo Luật Doanh nghiệp (được Quốc hội thông qua ngày 12/6/1999)
thì công ty TNHH có từ 2 thành viên trở lên phải có: Hội đồng thành viên,
Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc (Tổng giám đốc). Công ty TNHH có
trên 11 thành viên phải có Ban kiểm soát. Công ty cổ phần phải có Đại hội
đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc (Tổng giám đốc); đối với công
ty cổ phần có trên 11 cổ đông phải có Ban kiểm soát.
- Cơ chế quản lý vĩ mô chính sách của nhà nước.
Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu tổ chức của một
doanh nghiệp, mà cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố và các yếu
tố này thay đổi tuỳ theo từng trường hợp cụ thể.
1.2.2.3. Các kiểu cơ cấu và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
a. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức quản trị không ổn định.
Đây là một loại cơ cấu tổ chức quản trị không có mô hình cụ thể. Cơ cấu
không ổn định dựa vào cách tiếp cận theo hoàn cảnh, cách tiếp cận ngẫu nhiên.
SV: Dương Hữu Hảo
17
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
Cách tiếp cận này xuất phát từ quan điểm: Không có một cơ cấu tổ
chức tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Cách tiếp cận này cho rằng để xây dựng
cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp cho một doanh nghiệp phụ thuộc vào: công
nghệ, tính ổn định của môi trường và các nhân tố động khác. Theo cách tiếp
cận này, các biến sau ảnh hưởng tới hình thành cơ cấu tổ chức quản trị của
doanh nghiệp.
- Chiến lược của doanh nghiệp.
- Mục tiêu của doanh nghiệp
- Tính ổn định của môi trường.
- Tình hình công nghệ.
- Môi trường văn hoá.
- Sự khác biệt giữa các bộ phận của doanh nghiệp.
- Quy mô doanh nghiệp.
- Phương pháp và kiểu quản trị
- Đặc điểm của lực lượng lao động.
Để xây dựng, hình thành cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp trước
hết phải đánh giá các biến này, sau đó mới lựa chọn tìm kiếm một mô hình
phù hợp. Tuy nhiên các biến này là động, hay thay đổi nên phải có những
phân tích định kỳ về các biến và đánh giá xem cơ cấu tổ chức quản trị doanh
nghiệp có phù hợp hay không.
Mô hình cơ cấu theo trực tuyến
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp
dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ
trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc
của người dưới quyền.
SV: Dương Hữu Hảo
18
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
Sơ đồ 01: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến
Người lãnh đạo
tổ chức
Người lãnh đạo
tuyến sản xuất 2
Người lãnh đạo
tuyến sản xuất 1
1
2
3
4
1,2,3,4: Những người hay bộ phận thực hiện nhiệm vụ sản xuất trực tiếp
Ví dụ: Một đội xây lắp bao gồm một đội trưởng chỉ huy toàn diện, bên dưới là
các nhóm trưởng, và cuối cùng là các công nhân xây dựng.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các
chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách.
Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi
hành lệnh của người đó mà thôi.
- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện
chế độ một thủ trưởng.
- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức
toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các
chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho
các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
Mô hình cơ cấu theo chức năng.
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận
riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng
nhất định.
SV: Dương Hữu Hảo
19
Lớp K3- QTKDTH
Trường ĐH Kinh tế & QTKD
Khoá luận tốt nghiệp
Sơ đồ 02: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng.
Người lãnh đạo
Người LĐ cnăng A
Người LĐ cnăng B
Người LĐ cnăngC
Đối tượng quản lý1
Đối tượng quản ly2
Đối tượng quản lý3
Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn
hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các
thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ
trưởng. Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo
chia bớt công việc cho người cấp dưới.
Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng
tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng
cho người lãnh đạo.
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ
trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng. Mô hình
này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp
theo chức năng.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng.
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa
cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ
làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự
hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ
chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với
bộ phận chức năng.
SV: Dương Hữu Hảo
20
Lớp K3- QTKDTH
- Xem thêm -