Tài liệu Một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của công ty xây dựng 123

LỜI MỞ ĐẦU Một quy luật khắc nghiệt nhất của thị trƣờng đó là cạnh tranh, mà đấu thầu là một hình thức tổ chức cạnh tranh. Theo đó bất kì một doanh nghiệp nào tham gia vào lĩnh vực xây dựng nếu không tiếp cận kịp với guồng quay của nó thì sẽ bị đánh bật ra khỏi thị trƣờng xây dựng vốn đang rất sôi động Thị trƣờng xây dựng ở Việt Nam, quy chế đấu thầu ngày càng hoàn thiện điều này buộc các doanh nghiệp xây dựng muốn tồn tại hay đồng nghĩa với việc giành thắng lợi trong đấu thầu, thì phải tự hoàn thiện mình. Cụ thể các doanh nghiệp xây dựng phải đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản: tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lƣợng; tiêu chuẩn về kinh nghiệm; tiêu chuẩn về tài chính, giá cả; tiêu chuẩn về tiến độ thi công. Bởi vậy, nhà thầu nào có khả năng bảo đảm toàn diện các tiêu chuẩn trên, khả năng trúng thầu của nhà thầu đó sẽ cao hơn các nhà thầu khác. Là một công ty thuộc Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1, công ty xây dựng 123 mới đƣợc thành lập, cũng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp nên hiện đang phải đối đầu với rất nhiều thách thức khi mà các đối thủ cạnh tranh đều là những ông lớn trong lĩnh vực xây dựng, có kinh nghiệm lâu năm. Làm thế nào để nâng cao khả năng thắng thầu trên thị trƣờng xây lắp là bài toán mà từng ngày, từng giờ ban lãnh đạo của Công ty đang tìm lời giải đáp.Từ tính cấp thiết và hữu dụng của vấn đề, với mong muốn là góp phần rất nhỏ vào việc tìm ra những giải pháp nhằm tăng cƣờng khả năng thắng thầu của Công ty xây trên thị trƣờng xây lắp trong thời gian tới, em quyết định lựa chọn đề tài cho chuyên đề của mình là:"Một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty xây dựng 123 Dựa vào phƣơng pháp nghiên cứu trên bố cục của chuyên đề thực tập, bao gồm 2 chƣơng 1 Chương I: Thực trạng công tác tham dự thầu của công ty trong giai đoạn 2006-2008 Chương II :Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty 2 CHƢƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2006-2008 1.1 Tổng quan về công ty xây dựng 123. 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty xây dựng 123 thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1 ( cienco1). Vì vậy xin giới thiệu sơ qua về Tổng công ty (TCT) xây dựng công trình giao thông 1. Tiền thân của TCT xây dựng công trình giao thông 1 là : Ban xây dựng công trình giao thông miền Tây. Đƣợc thành lập vào ngày 3/8/1964 và trở thành “ Liên hiệp xí nghiệp giao thông khu vực 1” vào năm 1972. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn mạnh của ngành giao thông nói riêng và của toàn nền kinh tế nói chung, căn cứ theo quyết định số 4895 QS/TCCB-LS cho phép thành lập TCT xây dựng công trình giao thông 1. Trải qua các thời kì xây dựng, bảo vệ, tái thiết đất nƣớc, nhiệm vụ chủ yếu của TCT là xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp các công trình giao thông nhƣ: Cầu, đƣờng, bến cảng…phục vụ nhu cầu kinh tế dân sinh và quốc phòng. Trƣớc yêu cầu hội nhập của đất nƣớc, tăng cƣờng thu hút đầu tƣ nƣớc ngoài, vấn đề về cơ sơ hạ tầng của kĩ thuật trong đó mạng lƣới giao thông đóng vài trò rất quan trọng để phát triển kinh tế. Nắm bắt đƣợc tình hình đó, năm 2004 TCT xây dựng công trình giao thông 1 đã ra quyết định thành lập Công ty xây dựng 123,căn cứ theo quyêt định số 0747 QĐ/ HĐQT ngày 15/6/2004 của hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc thành lập Công ty xây dựng 123 trực thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1. Công ty xây dựng 123 là đơn vị hạch toán độc lập vào TCT xây dựng công trình giao thông 1, công tác kế toán thống kê chấp hành theo đúng Luật 3 kế toán do Quốc hội ban hành ngày 17 tháng 3 năm 2003, các hệ thống quản lý tài chính tuân thủ theo quy định của Chính phủ, Bộ tài chính, Ngân hàng và các quy định khác của TCT ( theo mẫu biểu của TCT và công ty quy định). Công ty đƣợc chủ động về tài chính trong kinh doanh. Công ty có nhiệm vụ thực hiện các công trình do TCT giao phó, và có quyền tự tìm kiếm các công trình khác để thực hiện. Tuy mới thành lập đƣợc 5 năm nhƣng công ty xây dựng 123 luôn cố gắng thực hiện tốt những nhiệm vụ mà TCT giao phó nhƣ: xây dựng gói thầu Cầu Giẽ - Ninh Bình, nút giao thông Láng – Hòa Lạc, đƣờng dẫn cầu Phù Đổng… và đã tìm kiếm những công trình cho công ty mình nhƣ: Gói 10 quốc lộ 279-Tuyên Quang, gói 7 quốc lộ 27 - Ninh Thuận, Sài Gòn – Trung Lƣơng, cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu…  Địa chỉ của công ty - Tên doanh nghiệp: Công ty xây dựng 123 - Trụ sở chính của công ty: Tầng 13-Tòa nhà Cienco 1- 623 La thành, Ba Đình, Hà Nội. - Điện thoại: 04.7724.986 - Fax: - Email 04.7724.986 : cc123 – [email protected] - Giám đốc: Nguyễn Ngọc Hòa 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.  Chức năng chính của công ty là:  Xây dựng các công trình chuyên ngành giao thông vận tải nhƣ: Đƣờng ô tô, cầu đƣờng bộ, cảng sông, cảng biển…  Xây dựng các công trình chiếu sáng công cộng, cây xanh công viên, vỉa hè đô thị, 4  Xây dựng các công trình kênh mƣơng, đê, kè, cống thủy lợi …  Sản xuất vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn.  Sửa chữa phƣơng tiện, thiết bị thi công và gia công dầm cầu thép…  Cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu.  Nạo vét, san lấp mặt bằng  Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty.  Khác với các mặt khác đƣợc bày bán trên thị trƣờng, sản phẩm của công ty là sản phẩm đơn chiếc, đƣợc làm theo đơn đặt hàng, vì vậy thị trƣờng của nó là các sở giao thông, và tất cả các đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu.  vì công ty chủ yếu là xây dựng các công trình giao thông, nên địa điểm sản xuất phân tán. Do đó lực lƣợng của công ty luôn lƣu đông, phân tán, làm việc ngoài trời, chịu sự phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên…  Do sản xuất xây dựng phân tán do đó làm cho việc tổ chức thi công gặp nhiều khó khăn và phức tạp cho việc kiểm tra. Lãnh đạo, bố trí sửa chữa máy móc và thiết bị trong quá trình thi công.  Do chịu ảnh hƣởng rất lớn vào thời tiết nên làm cho công ty không thể lƣờng trƣớc đƣợc hết những khó khăn có thể xảy ra, từ đó làm giảm hiệu quả lao động, và làm gián đoạn quá trình sản xuất, làm ảnh hƣởng đến tiến độ thi công và giá thành.  Phạm vi, quy mô hoạt động của công ty. Công ty xây dựng 123 trực thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông 1, có địa bàn hoạt động rỗng rãi, phân tán trên nhiều vùng miền trên khắp đất nƣớc, từ Bắc – Trung – Nam. Tuy mới thành lập đƣợc 5 năm, nếu so sánh với các công ty xây dựng khác thì công ty xây dựng 123 vẫn còn non trẻ, thời gian hoạt động chƣa dài , 5 tuy nhiên bằng sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo, nhân viên công ty đã nỗ lực tham gia xây dựng và hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lƣợng cao nhiều công trình nhƣ: Km215+340, Km 216+000 phía Hà Nam, nút giao thông Đại Xuyên phía Hà Tây… 1.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty xây dựng 123 Cơ cấu của công ty đƣợc tổ chức theo phòng nghiệp vụ, đội công trình, hoặc công trình trực thuộc công ty Căn cứ Quyết định số 0747 QĐ/HĐQT ngày 15/6/2004 của Hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc thành lập Công ty xây dựng 123 trực thuộc TCT xây dựng công trình giao thông 1. Căn cứ quyết định số 0066 HĐQT – TCT ngày 26/8/2004 của Hội đồng quản trị TCT xây dựng công trình giao thông 1 về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động Công ty xây dựng 123 nhƣ sau:  Giám đốc công ty.  Các phó giám đốc.  05 phòng nghiệp vụ: + Phòng tổ chức hành chính. + Phòng kinh tế kế + Phòng kỹ thuật thi công + Phòng vật tƣ thiết bị + Phòng Tài chính kế toán.  Các đội công trình: Định biên cán bộ, nhân viên trong các phòng nghiệp cụ sẽ căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể của các phòng để xây dựng cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch hàng năm. 6 SƠ ĐỒ 1.1 : CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Giám đốc Các phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Đội công trình 1 Phòng kỹ thuật thi công Phòng kinh tế kế hoạch Đội công trình 2 Đội công trình 3 Đội công trình 4 Đội công trình 12 Đội công trình 21 Đội công trình 24 Phòng vật tƣ thiết bị Đội công trình Đội công trình 23 8 Đội công trình 16 Đội công trình 9 Phòng tài chính kế toán Đội công trình 5 Đội công trình 20 1.2. Năng lực của công ty. 1.2.1. Năng lực máy móc thiết bị thi công của công ty. Máy móc thiết bị là bộ phận chủ yếu và quan trọng trong danh mục tài sản cố định của doanh nghiệp. Nó là nhân tố quan trọng góp phần vào tăng khả năng cạnh tranh cũng nhƣ khả năng thắng thầu của nhà thầu bởi nó là một phần chi phí để tính giá dự thầu. Khi tham gia đấu thầu, năng lực máy móc thiết bị tác động vào chất lƣợng và tiến độ công trình. Để đánh giá về năng lực máy móc thiết bị chủ đầu tƣ có thể nhìn nhận ở những khía cạnh nhƣ: - Số lƣợng, công suất máy móc thiết bị - Tính hiện đại: đƣợc thể hiện ở các thông tin nhƣ hãng sản xuất, năm sản xuất, công suât,giá trị còn lại của thiết bị 7 - Tính đồng bộ: Máy móc thiết bị phải phù hợp với biện pháp thi công, phù hợp với từng công việc… - Tính hiệu quả: Đây chính là trình độ sử dụng, khả năng vận hành máy móc thiết bị. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng đó, công ty xây dựng 123 luôn quan tâm chú ý đến đầu tƣ để mua sắm, nâng cấp và đổi mới máy móc thiết bị để phục vụ thi công công trình. Để chứng minh cho điều này ta xem xét năng lực máy móc thiết bị của công ty thông qua bảng kê tóm tắt sau. BẢNG1.1 : KÊ KHAI MÁY MÓC THIẾT BỊ TT Tên thiết bị Số Công lƣợng suất A MÁY LÀM ĐẤT I Máy ủi 03 1 Máy ủi T 130 01 2 Tính năng Nƣớc sản xuất 130CV ủi Nga Máy ủi Mitsubishi D3 54CV ủi Nhật 3 Máy ủi Kamatsu D60A 110CV ủi Nhật II Máy xúc 1 Máy xúc lật WA 200 01 1.65m3 Xúc Nhật 2 Máy xúc đào Solar 130 01 0.8- Đào HQ 1.2m3 III Máy san 1 Máy san Komatsu 01 115CV San gạt Nhật 2 Máy san Mítubishi 01 110CV San gạt Nhật IV Máy lu 1 Lu bánh sắt SaKai 8T 01 8T Đầm nén Nhật 8 2 Lu rung bánh sắt 10T 01 10T Đầm nén TQ 3 Lu rung YZ 14 02 14T Đầm nén TQ B Máy làm đá I Máy nén khí 02 660m3/h Thổi bụi TQ II Các máy khác 1 Máy cắt bê tông 01 2 Máy chèn đƣờng sắt 01 3 Máy cắt thảm 01 Cắt BTN VN 4 Máy cắt thảm MD2 01 Cắt BTN VN C Máy xây dựng I Thiết bị thi công nền móng cầu II Thiết bị thi công Bê tông 1 Máy trộn bê tông 750L 01 750L Trộn BT Nga 2 Máy trộn bê tông 250L 01 250L Trộn BT TQ 3 Máy trộn bê tông 01 750L Trộn BT TQ III Thiết bị thi công mặt đường 1 Máy rải Vogele 01 100T/h Rải VL Đức 2 Máy rải Mitsubishi 01 100T/h Rải VL Nhật 3 Máy rải sơn 01 4 Trạm trộn asphalt 80T/h 01 5 Thiết bị đun nhựa đƣờng 01 6 Máy tƣới nhựa 01 7 Máy nấu sơn dẻo nhiệt 01 D Máy chuyển ngang I Oto ben 1 Ô tô KPAZ 29L-8215 Căt BT Nhật TQ 01 01 9 Sơn đƣờng 80T/h 190CV 180CV Trộn BTN VN Đun nhựa VN Tƣới nhựa VN Nấu sơn VN Vận chuyển Nga VL 2 Ô tô KPAZ 29L-8223 01 180CV Vận chuyển Nga VL 3 Ô tô KPAZ 29L-8224 01 180CV Vận chuyển Nga VL 4 Ô tô KPAZ 29K-8550 01 190CV Vận chuyển Nga VL 5 Ô tô KaMaz 29M-8712 01 190CV Vận chuyển Nga VL 6 Ô tô KaMaz 29M-8713 01 190CV Vận chuyển Nga VL 7 Ô tô KaMaz 29U-4460 01 190CV Vận chuyển Nga VL II Các phương tiện vận chuyển khác 1 Xe kia 29U-4943 01 2 ô tô téc 29U-1351 01 3 Đầu kéo Kamaz 9M-6884 01 E Máy vận chuyển cao I Cẩu bánh lốp 1 Cần cẩu kpaz 29H-5552 02 TQ 7m3 Tƣới nƣớc TQ Nga 180CV Cẩu Nga cấu kiện 2 Cẩu bánh xích 01 40T Cẩu lắp rầm F Máy phát điện 1 Máy phát điện 250KW 01 50KW Phát điện Tiệp 2 Máy phát điện 250KW 01 200KW Phát điện Pháp 10 3 Cân điện tử 01 80T Cân BTN Nhật G Các máy khác I Đầm cọc 1 Đầm cọc MT 72PU 02 1,5KW Đầm nén Nhật 2 Đầm cọc Tacom 01 1,5KW Đầm nén Nhật II Máy bơm nước 02 400m3/h Bơm nƣớc III Máy kinh vĩ, thủy bình 1 Máy toàn đạc DTM 80 01 Đo đạc Thụy sĩ 2 Máy kinh vĩ 01 Đo đạc Nhật 3 Máy thủy chuẩn 01 Đo đạc Nhật Nhật ( nguồn: Phòng Vật tư thiết bị ) Nhìn vào bảng kê khai trên ta nhận thấy, máy móc thiết bị của công ty tƣơng đối nhiều và đa dạng về chủng loại phục vụ cho việc thi công, có khả năng tham gia các công trình xây dựng một cách liên tục, độc lập. Mặt khác, các máy móc này hầu nhƣ đều đƣợc từ những hãng có uy tín nhƣ: Nhật, Nga, Hàn Quốc, Thụy sỹ… nên có thể yên tâm về chất lƣợng, độ an toàn. Nhìn chung năng lực máy móc thiết bị có thể đƣợc coi là điểm mạnh của công ty xây dựng 123. 1.2.2 Nguồn nhân lực Nguồn nhân lực là nguồn lực con ngƣời và là một trong những nguồn lực quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp và toàn xã hội. Chính con ngƣời tạo ra các máy móc thiết bị và chính con ngƣời sẽ vận hành, điều khiển chúng.Mới đƣợc thành lập, nhƣng nhận thức đƣợc điều này, công ty đã xây dựng môi trƣờng làm việc thuận lợi, phát huy đƣợc năng lực với nhiều cơ hội thăng tiến nhằm hội tụ đƣợc đội ngũ cán bộ công nhân dày dạn kinh nghiệm, có trình độ kỹ thuật cao, có năng lực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, 11 hơn nữa lại có tình cảm gắn bó với nghề, với công ty. Phòng Tổ chức hành chính thống kê nguồn nhân lực công ty nhƣ sau: BẢNG 1.2 : THỐNG KÊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY Chức danh STT Tổng số I Trên đại học 3 II Đại học- cao đẳng 59 1 Ký sƣ xây dựng 2 2 Kỹ sƣ thủy lợi 1 3 Kỹ sƣ xây dựng ngầm 1 4 Kỹ sƣ mỏ địa chất 2 5 Kỹ sƣ đo đạc, chắc địa 2 6 Kỹ sƣ máy xây dựng 2 8 Kỹ sƣ điện 2 9 Kỹ sƣ cơ khí 3 10 Kỹ sƣ địa chính 3 11 Kỹ sƣ lâm nghiệp 2 12 Kỹ sƣ kinh tế xây dựng 3 13 Kỹ sƣ kinh tế năng lƣợng 2 14 Kỹ sƣ viễn thông 2 15 Cử nhân quản lý kinh doanh 3 16 Kỹ sƣ silicat 2 17 Cử nhân quản trị kinh doanh 2 18 Cử nhân luật 1 19 Kỹ sƣ đô thị 2 20 Kỹ sƣ cấp thoát nƣớc 3 12 21 Kỹ sƣ kinh tế giao thông 2 22 Cử nhân tài chính kế toán 2 23 Cử nhân ngoại ngữ 3 24 Cử nhân kinh tế 2 25 Kỹ sƣ điện tử viến thông 2 26 Kỹ sƣ bảo hộ lao động 2 27 Cử nhân chính trị 1 28 Kỹ sƣ cầu đƣờng 4 29 Kỹ sƣ công nghệ thông tin 2 30 Kỹ sƣ nhiệt lạnh 1 IV Công nhân kỹ thuật trực tiếp sản xuất 130 ( Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính ) Từ bảng nguồn nhân lực của công ta thấy, công ty có đội ngũ lao động rồi rào,đông đảo. Tuy nhiên số lƣợng cán bộ chuyên môn có trình độ từ đại học trở lên không cao lắm khoảng 33%, đây chỉ là so sánh tƣơng đối với tổng đội ngũ lao động của công ty, còn nếu xét về số lƣợng thì với con sô 62 lao động trên đại học thì cũng không phải là thấp. Khi đánh gía nguồn nhân lực của các công ty tham gia dự thầu thì chủ đầu tƣ quan tâm chủ yếu đến khía cạnh nhƣ: Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cán bộ quản lý cấp trung gian,cán bộ quản lý cấp cơ sở. Vì vậy trong hồ sơ dự thầu công ty có lập riêng danh sách cán bộ chủ chốt điều hành thi công tại công trƣờng, và danh sách công nhân thi công để tiện cho chủ đầu tƣ đánh giá xem nguồn nhân lực đó có phù hợp với dự án ( gói thầu ) đang tham gia không? Ví dụ trong gói thầu số 7: Xây dựng đoạn KM 227+250-KM 236+500 có bảng dự kiến danh sách công nhân thi công nhƣ sau: BẢNG 1.3: DANH SÁCH DỰ KIẾN CÔNG NHÂN THI CÔNG 13 STT Loại công nhân Số ngƣời Bậc thợ 1 Thợ nề bê tông 28 3/7 2 Thợ nề bê tông 22 4/7-5/7 3 Thợ cơ khí 04 3/7-5/7 4 Thợ điện 02 3/7-5/7 5 Thợ sắt 08 3/7 6 Thợ sắt 12 4/7-5/7 7 Thợ đƣờng 20 2/7 8 Thợ đƣờng 15 3/7 9 Thợ đƣờng 15 4/7-5/7 10 Thợ đƣờng 04 7/7 STT Công nhân lái máy Số ngƣời Bậc thợ 1 Lái ô tô 08 3/7 2 Lái ô tô 10 4/7-5/7 3 Lái lu 07 3/7 4 Lái lu 05 4/7-5/7 5 Thợ vận hành trạm trộn 03 3/7 02 4/7-5/7 6 Lái máy ủi 02 3/7 7 Lái máy ủi 02 4/7-5/7 8 Lái máy đào 02 3/7 9 Lái máy đào 01 4/7-5/7 10 Lái máy san 02 3/7-5/7 11 Lái máy xúc lật 01 3/7 12 Lái máy rải 02 4/7 14 13 Lái cầu 40T 01 3/7 14 Lái cầu tự hành 02 3/7 15 Công nhân vận hành các loại 06 3/7 máy khác 4/7-5/7 03 ( nguồn: HSDT gói thầu số 7: xây dựng đoạn km227+250-km236+500) 1.2.3 Năng lực tài chính của công ty. Năng lực tài chính là một trong những thông tin quan trọng mà chủ đầu tƣ quan tâm. Nó thể hiện công ty có đủ khả năng để hoàn thành công trình đúng tiến độ và đảm bảo chất lƣợng hay không? Năng lực tài chính đóng vai trò giống nhƣ một chất dầu bôi trơn cho các hoạt động đƣợc diễn ra một cách xuôn xẻ. Theo phòng tài chính thì cơ cấu nguồn vốn của công ty nhƣ sau: BẢNG 1.4 : CƠ CẤU NGUỒN VỐN CỦA CÔNG TY ( Đơn vị : triệu đồng ) STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Tổng nguồn vốn đầu tƣ 21,365 21,511 20,105 1.0068 0.9346 15,214 14,862 1.0322 0.9768 6,297 5,243 0.9502 0.8326 Tốc độ tăng liên hoàn 2 Vốn tín dụng thƣơng mại 14,738 Tốc độ tăng liên hoàn 3 Vốn tự có 6,627 Tốc độ tăng liên hoàn ( Nguồn : Phòng tài chính kế toán ) Nhìn vào bảng cơ cấu vốn thấy , tổng nguồn vốn của công ty có khoảng 21 tỷ , đối với một công ty mới thành lập thì đó cũng là bƣớc khởi đầu khả quan, tuy nhiên do đặc thù cuả ngành xây dựng là đòi hỏi vốn lớn vì khi bàn giao công trình mới đƣợc thanh quyết toán, chính vì vậy mà công ty có khối 15 lƣợng vốn tin dụng thƣơng mại lớn. Điều này bên cạnh tính ƣu điểm về khả năng chiếm dụng vốn thì đây là một cơ cấu vốn nguy hiểm vì khi đến hạn phải trả mà công ty chƣa có đủ khả năng trả nợ thì sẽ dẫn đến nguy cơ phá sản… 1.3 Thực trạng công tác tham dự thầu của công ty xây dựng 123. 1.3.1 Cơ cấu các phòng ban tham gia công tác dự thầu. Đối với công ty thì quá trình tham dự thầu có sự tham gia phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban của công ty. Công việc đƣợc phân chia một cách cụ thể cho từng phòng chức năng. Có 4 phòng chính tham gia vào công tác dự thầu:  Phòng Kinh tế - Kế hoạch: Đây là phòng có vai trò quan trọng, chủ chốt trong công tác đấu thầu của công ty. Là phòng tổng hợp các tài liệu từ các phòng khác gửi để tiến hành lập Hồ Sơ Dự thầu. Nhiệm vụ chính của phòng KTKH đó là:  Tổng hợp các thông tin về các dự án tổ chức đấu thầu.  Đi nghiên cứu, khảo sát hiện trƣờng thi công.  Chuẩn bị các thủ tục pháp lý cần có trong Hồ sơ dự thầu nhƣ: - Đơn dự thầu - Kê khai nhân sự chủ chốt điều hành thi công tại hiện trƣờng - Kê khai kinh nghiệm của công ty nhƣ: Các công trình tƣơng tự đã thực hiện ( gồm hợp đồng thực hiện, biên bản, chứng chỉ hoành thành công trình ), các công trình đang thực hiện trong những năm gần nhất.  Dựa trên biện pháp thi công của phòng Kỹ thuật đƣa ra giá dự thầu  Hoàn thiện Hồ sơ dự thầu, photo, đóng gói, nộp Hồ sơ dự thầu.  Phòng kỹ thuật thi công.  Xây dựng sơ đồ tổ chức hiện trƣờng. 16  Xây dựng biện pháp thi công của dự án ( gói thầu ) đáp ứng nhu cầu của Hồ sơ mời thầu.  Số lƣợng công nhân thi công dự án ( gói thầu )  Lập danh sách máy móc cân huy động cho gói thầu  Phòng tổ Tài chính – Kế toán.  Lập bảng cân đối kế toán.  Bảo lãnh dự thầu  Thƣ cung cấp tín dụng ( nhằm chứng minh dòng tiền huy động để thực hiện dự án )  Phòng Vật tư, thiết bị  Căn cứ theo danh sách máy móc cần huy động cho dự án ( gói thầu ) mà phòng kỹ thuật đã đƣa, phòng vật tƣ có trách nhiệm kê khai tên máy, chủng loại, hóa đơn, giấp phép kiểm định nhằm chứng minh những máy móc đó đúng là thuộc sở hữu của công ty.  Kê khai các nguyên vật liệu cần thiết.  Phòng Tổ chức hành chính.  Cung cấp quyết định thành lập công ty  Giấy phép kinh doanh và một số giấy tờ có liên quan khác. 1.3.2 Quy trình tham dự thầu của công ty. 17 SƠ ĐỒ 1.2 : QUY TRÌNH THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY Thu thập thông tin Ra quyết định tham dự thầu Không tham gia Gửi thƣ từ chối (nếu nhận đƣợc thƣ mời thầu ) Tham gia Mua và Tham gia nghiên cứu HSMT Lập HSDT Trình duyệt, đóng gói , nộp HSDT Tham dự mở thầu Trƣợt thầu Lƣu hồ sơ, phân tích tìm nguyên nhân, rút kinh nghiệm Trúng thầu Thƣơng thảo, ký kết hợp đồng Hậu đấu thầu 18 1.3.3 Mô tả quy trình. 1.3.3.1 Thu thập thông tin Đây là bƣớc đầu tiên và giữ vai trò quan trọng vì chỉ khi nào có đƣợc thông tin về công trình đấu thầu thì mới có thể thực hiện đƣợc các bƣớc tiếp theo. Nôi dung tổ chức thu thập thông tin về đấu thầu của chủ đầu tƣ thì có rất nhiều nội dung nhƣng khi thu thập tin phải xác định đƣợc chi tiết và cụ thể nhƣ: - Quy mô gói thầu - Loại gói thầu - Nguồn vốn thực hiện - Thời gian phát hành Hồ sơ mời thầu Công việc này do các cán bộ công nhân viên của công ty thu thập hoặc do TCT thông báo. Các thông tin về yêu cầu đấu thầu của khách hàng đều đƣợc chuyển đến phòng Kinh tế- kế hoạch.Các cán bộ phụ trách đấu thầu phòng Kinh tế - kế hoạch sẽ ghi các thông tin này lại và báo cáo trƣởng phòng. Trong bƣớc công việc đầu tiên này thì công ty thƣờng tìm kiếm dựa vào các nguồn chủ yếu sau.  Thu thập các thông tin quảng cáo về công trình cần đấu thầu trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ báo đài, vô tuyến, website  Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc, các cấp chính quyền để có những thông tin về Kế hoạch đầu tƣ của Bộ, Ban ngành, các cơ quan Nhà nƣớc.  Duy trì mối quan hệ với các chủ đầu tƣ đã có hợp tác lâu dài nhờ đó có khả năng nhận đƣợc thƣ mời thầu khi họ có đầu tƣ mới. 1.3.3.2 Ra quyết định tham dự thầu. Sau khi có thông tin về các dự án hay các gói thầu thì Giám đốc công ty và các trƣởng phòng chức năng sẽ tổ chức họp, xem xét để ra quyết định có 19 tham dự hay không tham dự thầu dự án ( hay gói thầu ) nào.Hai vấn đề chính cần đƣợc xem xét đó là:  Tìm hiểu thông tin về chủ đầu tƣ tổ chức đấu thầu, dự án ( gói thầu )  Tiến hành phân tích năng lực của công ty xem có phù hợp không và xem xét tính khả thi khi thực hiện dự án ( gói thầu ). Kết quả xem xét sẽ đƣợc Giám đốc đƣợc giám đốc hoặc trƣởng phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ quyết định:  Nếu xét thấy dự án đó không phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty hoặc công ty không đủ năng lực để thực hiện, nếu cần thì trƣởng phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ gửi thông báo từ chối tham dự thầu ( trong trƣờng hợp nhận đƣợc thƣ mời thầu của khách hàng ).  Nếu công ty có đủ năng lực thực hiện đấu thầu và thi công dự án ( gói thầu ) đó thì giám đốc quyết định tiến hành mua hồ sơ mời thầu ( HSMT ) hoặc đăng ký tham gia đấu thầu đến chủ đầu tƣ 1.3.3.3 Mua và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu của chủ đầu tƣ. Sau khi quyết định tham dự thầu thì công ty sẽ mua Hồ sơ mời thầu từ chủ đầu tƣ với mức giá do chủ đầu tƣ đƣa ra, thông thƣờng là từ 500.000đ đến 1000000đ. Các cán bộ của phòng Kinh tế - Kế hoạch tham gia lập Hồ sơ dự thầu sẽ căn cứ vào Hồ sơ mời thầu để xác định rõ các thông tin nhƣ: nguồn gốc dự án, quy mô dự án, địa điểm thực hiện, thời gian đấu thầu, bảng tiên lƣợng, vật liệu …xem khả năng và năng lực của công ty đáp ứng đến đâu trong những thông tin mà chủ đầu tƣ đƣa ra trong Hồ sơ mời thầu, thời điểm bên mời thầu đóng mở thầu để có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho công tác khảo sát hiện trƣờng và lập Hồ sơ dự thầu có chất lƣợng đạt tiêu chuẩn quy định của chủ đầu tƣ.Công tác khảo sát hiện trƣờng của công ty là khảo sát về các điều kiện thi công, điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của dự án ảnh hƣởng 20