Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong các doanh nghiệp xây dựng giao thông

  • Số trang: 64 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 84 |
  • Lượt tải: 0
hoanggiang80

Đã đăng 24000 tài liệu

Mô tả:

Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong các doanh nghiệp xây dựng giao thông
LỜI NÓI ĐẦU Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế Thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm…mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình. Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành: nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh trên thương trường . Các doanh nghiệp xây dựng giao thông trên cương vị là một đơn vị kinh tế cơ sở, là tế bào của nền kinh tế quốc dân đã góp phần không nhỏ vào tiến trình phát triển của đất nước. Có được một cơ sở hạ tầng vững chắc sẽ là nền tảng cho các ngành khác phát triển. Trong cơ chế quản lý xây dựng cơ bản hiện nay, các công trình lớn phải tiến hành đấu thầu. Vì vậy, để đưa ra giá dự thầu hợp lý nhất, đem lại khả năng trúng thầu cao nhất đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Muốn tồn tại và phát triển các doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều biện pháp khác nhau và kiểm soát chi phí là một trong những biện pháp quan trọng nhất. Nhưng thực trạng về việc kiểm soát chi phí của các doanh nghiệp xây dựng giao thông hiện nay còn rất nhiều hạn chế, cần phải hoàn thiện. Xuất phát từ vấn đề quan trọng này, cùng với đó là sinh viên thuộc ngành Kinh Tế Xây Dựng, nhóm chúng em lựa chọn đề tài: “Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong các doanh nghiệp xây dựng Giao thông” làm đề tài nghiên cứu. Nội dung đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về chi phí sản xuất kinh doanh và kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây dựng giao thông. Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây dựng giao thông. Chương 3: Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng giao thông. Chúng em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Quỳnh Sang đã hướng dẫn chúng em hoàn thành đề tài này. 1 CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG GIAO THÔNG. 1.1. Doanh nghiệp xây dựng giao thông và hoạt động của doanh nghiệp. 1.1.1. Định nghĩa doanh nghiệp xây dựng giao thông. Doanh nghiệp là nơi tập hợp các tài năng, các điều kiện vật chất nhất định để sản xuất sản phẩm hàng hoá hoặc dịch vụ nào đó phục vụ con người. Về phương diện luật pháp, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp xây dựng giao thông là một dạng doanh nghiệp mà chức năng chính của nó là sản xuất sản phẩm xây lắp, xây dựng các công trình giao thông phục vụ giao lưu kinh tế trong xã hội. Thực tế trong hoạt động của thi trường xây dựng, người ta còn gặp các tập đoàn, các hãng thầu lớn nhỏ khác nhau. Đây là loại hình doanh nghiệp hỗn hợp sản xuất – kỹ thuật và kinh tế. Nói cách khác, tập đoàn xây dựng, hãng xây dựng là một đơn vị kinh tế, nơi tổ hợp các nhân tố sản xuất để thu được của cải vật chất và các dịch vụ cung cấp cho thị trường. 1.1.2. Các hoạt động chủ yếu cuả doanh nghiệp xây dựng giao thông. Các hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp xây dựng giao thông là: xây dựng mới, xây dựng lại, mở rộng, khôi phục và sửa chữa lớn các công trình giao thông nhằm góp phần thoả mãn nhu cầu ngày càng tăng lên về vận chuyển hàng hoá và hành khách của nền kinh tế quốc dân. - Xây dựng mới là xây dựng những chiếc cầu, những tuyến đường… mà từ trước tới nay chưa có trên mạng lưới đường sá, cầu, cống của đất nước. Đây chính là loại hoạt động mang tính chất tái sản xuất mở rộng tài sản cố định, góp phần làm tăng số lượng và giá trị tài sản cố định của nền kinh tế quốc dân. - Đối với các công trình giao thông đang có nhưng do điều kiện kỹ thuật, khai thác và nhiệm vụ vận chuyển thay đổi thì xây dựng giao thông có nhiệm vụ xây dựng và mở rộng các công trình đó cho phù hợp với đòi hỏi mới. Đây cũng là một dạng tái sản xuất mở rộng tài sản cố định cho nền kinh tế quốc dân. - Trang bị lại kỹ thuật cho các công trình hiện hành là việc thực hiện một tổ hợp các biện pháp phù hợp với kế hoạch phát triển kỹ thuật của công trình, nhằm đưa trình độ kỹ thuật của công trình, liên hiệp công trình hiện có lên ngang tầm với 2 đòi hỏi mới. Đây cũng là một dạng tái sản xuất mở rộng tài sản cố định cho nền kinh tế quốc dân. - Đối với các công trình giao thông bị hư hại do thiên tai hay chiến tranh gây ra, nay muốn đưa chúng vào khai thác bình thường, người ta phải khôi phục các công trình đó. Đối với các công trình giao thông đang nằm trong quá trình khai thác thì xây dựng giao thông có nhiệm vụ sửa chữa lớn các công trình đó nhằm đảm bảo khai thác chúng được bình thường và an toàn. Hai hình thức khôi phục và sửa chữa lớn đều nhằm tái sản xuất giản đơn tài sản cố định. 1.1.3. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp xây dựng giao thông. - Sản xuất xây dựng chỉ được tiến hành khi có đơn đặt hàng (hợp đồng xây dựng) của người mua sản phẩm, doanh nghiệp không thể sản xuất khi chưa có người đặt hàng. Sau khi sản phẩm hoàn thành thì không cần thiết phải tìm thị trường để bán sản phẩm. Sản xuất xây dựng chỉ tiến hành khi đã được chủ đầu tư chấp nhận và ký hợp đồng giao nhận thầu. Điều đó có ý nghĩa là: chỉ khi nào có hợp đồng trong tay thì chủ thầu mới tiến hành xây dựng. Trong quá trình thi công công trình được thực hiện với sự tham gia giám định kỹ thuật của người mua. - Quá trình sản xuất luôn di động, hệ số biến động lớn: Do sản phẩm gắn liền với nơi tiêu thụ, nên địa điểm sản xuất không ổn định thậm chí trải dài theo tuyến dẫn đến việc phải di chuyển lực lượng lao động và các phương tiện vật chất từ công trình này đến công trình khác và nhiều khi trong cùng một công trình sự di chuyển cũng diễn ra liên tục. Các phương án tổ chức thi công xây dựng công trình ở các địa điểm khác nhau luôn phải thay đổi theo điều kiện cụ thể của nơi xây dựng và theo giai đoạn xây dựng. Đặc điểm này làm khó khăn cho công tác tổ chức sản xuất, việc bố trí của công trình tạm phục vụ thi công, việc phối hợp các phương tiện xe máy, thiết bị nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp. Đặc điểm này đòi hỏi phải luôn chú ý tăng cường tính cơ động trong doanh nghiệp về mặt trang bị tài sản cố định, lựa chọn loại hình thức tổ chức quản lý và chỉ đạo thực hiện kế hoạch tác nghiệp, lựa chọn địa điểm kho trung chuyển vật tư hợp lý khi thi công nhiều công trình. - Thời gian xây dựng công trình kéo dài: Đặc điểm này dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn sản xuất trong các khối lượng thi công dở dang của các doanh nghiệp xây dựng. Công tác tổ chức quản lý sản xuất của doanh nghiệp phải chặt chẽ, hợp lý, phải luôn tìm cách lựa chọn trình tự thi công hợp lý cho từng công trình và phối hợp thi công nhiều công trình để đảm bảo có khối lượng công tác gối đầu hợp lý. Việc phân công giai đoạn thi công từng công trình nhằm tạo ra khả năng sử dụng và điều 3 phối hợp lý năng lực sản xuất. Thanh toán từng phần khối lượng công tác xây lắp thực hiện và bàn giao đưa vào sử dụng. - Sản xuất tiến hành ngoài trời nên chịu ảnh hưởng điều kiện thiên nhiên đến các hoạt động của công nhân và quá trình thực hiện công tác xây lắp. Đặc điểm này làm cho các doanh nghiệp xây dựng giao thông không thể lường hết được khó khăn sinh ra bởi điều kiện thời tiết khí hậu, môi trường tự nhiên. Từ đó đưa đến hiệu quả lao động giảm xuống, một số giai đoạn của quá trình sản xuất bị gián đoạn, ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình và giá thành công tác xây lắp. Vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng giao thông phải tìm biện pháp thi công hợp lý, phối hợp các công việc thi công trong nhà và ngoài trời nhằm khắc phục những ảnh hưởng của thời tiết khí hậu; kịp thời điều chỉnh tiến độ thi công bằng các phương pháp kỹ thuật hiện đại, cải thiện điều kiện làm việc ngoài trời cho người lao động, hạn chế tới mức thấp nhất những lãng phí về lao động, nguyên vật liệu do thời tiết gây ra. - Kỹ thuật thi công phức tạp, trang bị kỹ thuật tốn kém. Vấn đề trang bị kỹ thuật của sản xuất xây dựng giao thông nhiều khi đòi hỏi những máy móc kỹ thuật phức tạp, hiện đại đắt tiền. Trong những trường hợp như vậy, doanh nghiệp xây dựng giao thông có thể lựa chọn một trong hai phương án sau: một là doanh nghiệp bỏ ra một số vốn lớn để đầu tư mua sắm máy móc thiết bị thi công, hai là đi thuê của đơn vị khác về để sử dụng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự tính toán cụ thể và so sánh lựa chọn phương án để đảm bảo máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kịp thời đầy đủ. Mặt khác phải đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. 1.2. Khái niệm, bản chất của chi phí sản xuất kinh doanh. 1.2.1. Khái niệm Quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp có thể khái quát bằng 3 giai đoạn (bộ phận) cơ bản, có mối quan hệ mật thiết với nhau: T – H…SX…H’ – T’ - Giai đoạn 1: (giai đoạn T – H) Doanh nghiệp dùng tiền mua sắm, chuẩn bị các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất – kinh doanh (lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động). - Giai đoạn 2 : (giai đoạn H…SX…H’) Sản xuất: Doanh nghiệp sử dụng các yếu tố sản xuất vào sản xuất – kinh doanh để tạo ra sản phẩm hoàn thành. - Giai đoạn 3 : (giai đoạn H’ – T’) Tiêu thụ : Doanh nghiệp bán sản phẩm (tiêu thụ công trình) và thu tiền. (thực hiện giá trị và giá trị sử dụng) các sản phẩm cuối cùng của quá trình hoạt đông kinh doanh (các sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành). 4 Như vậy, hoạt động của doanh nghiệp thực chất là sự vận động, kết hợp, chuyển đổi nội tại các yếu tố sản xuất kinh doanh đã bỏ ra để tạo ra các sản phẩm, công việc, lao vụ nhất định. Trên phương diện đó, khái niệm chi phí có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất trong một thời kỳ nhất định (có thể là tháng, quý, năm). Trong các DN xây dựng giao thông, chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cần thiết mà DN đã chi ra để tiến hành hoạt động xây dựng, lắp đặt các công trình trong một kỳ kinh doanh nhất định.  Khi xem xét bản chất của chi phí của doanh nghiệp, cần chú ý đặc biệt các khía cạnh sau đây: + Nội dung chi phí có thể biểu hiện bằng công thức: C+V Trong đó:  C: Hao phí lao động vật hoá bao gồm các hao phí về: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định…  V: Hao phí lao động sống bao gồm hao phí về: tiền lương, tiền công, phụ cấp cho người lao động và các khoản trích theo lương… + Các chi phí của doanh nghiệp phải được đo lường và tính toán bằng tiền trong một khoảng thời gian xác định (năm, tháng, quý). + Độ lớn của chi phí phụ thuộc 2 nhân tố chủ yếu:  Khối lượng lao động và tư liệu sản xuất đã tiêu hao trong một thời kỳ nhất định.  Giá cả các tư liệu sản xuất đã tiêu hao và tiền lương (tiền công) của một đơn vị lao động đã hao phí. 1.2.2. Bản chất của chi phí sản xuất kinh doanh Chi phí sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với một kỳ sản xuất nhất định và phải là chi phí thực. Vì vậy, để hiểu rõ bản chất của chi phí sản xuất kinh doanh làm cơ sở cho việc kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần phân biệt chi phí và chi tiêu. Chi phí trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ phần tài sản hao mòn hoặc tiêu dùng hết cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ. Ngoài ra chi phí trong kỳ còn bao gồm các khoản chi phí trích trước, là các khoản chưa thực chi ra trong kỳ. 5 Chi tiêu trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các khoản tiền và tương đương tiền đã chi ra cho các quá trình mua hàng, quá trình sản xuất kinh doanh. Chi tiêu cho quá trình mua hàng làm tăng tài sản, còn chi tiêu cho quá trình sản xuất kinh doanh làm cho các khoản tiêu dùng cho quá trình sản xuất kinh doanh tăng lên và làm phát sinh chi phí. Hầu hết các khoản đã chi tiêu đều là chi phí nhưng cũng có những khoản đã chi tiêu nhưng chưa được tính là chi phí và ngược lại có những khoản được tính là chi phí nhưng không phải là khoản chi tiêu trong kỳ. 1.2.3. Các cách phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm nhiều khoản khác nhau cả về nội dung, tính chất, công dụng, mục đích…trong từng doanh nghiệp sản xuất. Để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán cần phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo các tiêu thức khác nhau nhằm nâng cao tính chi tiết của thông tin chi phí, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, lập kế hoạch đồng thời tạo cơ sỏ tin cậy cho việc phấn đấu giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế của chi phí. Dưới đây la một số cách phân loại chủ yếu: 1.2.3.1. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo nội dung tính chất kinh tế của chi phí. Cách phân loại này dựa trên nguyên tắc những chi phí có cùng nội dung kinh tế được xếp vào một loại, mỗi loại là một yếu tố chi phí, không kể cả chi phí đó phát sinh ở lĩnh vực hoạt động nào, địa điểm nào và dùng vào mục đích gì trong sản xuất kinh doanh. Toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ được chia làm các yếu tố chi phí sau : a. Chi phí vật liệu Chi phí vật liệu là giá trị thực tế các vật liệu dùng chung cho sản xuất sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp xây dựng giao thông chính là giá trị thực tế nguyên vật liệu dùng cho xây dựng công trình và thực hiện các dịch vụ khác do doanh nghiệp thực hiện. b. Chi phí nhân công. Chi phí nhân công trực tiếp là : + Các chi phí phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ như tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, tiền công. 6 + Các khoản trícn theo tiền lương của công nhân trực tiếp. + Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. c. Chi phí khấu hao tài sản cố định. Chi phí khấu hao tài sản cố định bao gồm khấu hao của tài sản cố định dùng cho sản xuất sản phẩm (khấu hao máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, nhà xưởng…). Trong các doanh nghiệp xây dựng giao thông là khấu hao máy móc thiết bị dùng cho xây dựng công trình và thực hiện các dịch vụ sản xuất sản phẩm khác. d. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp như tiền điện, nước, tiền thuê sửa chữa tài sản cố định… e. Chi phí khác bằng tiền. Chi phí khác bằng tiên bao gồm chi phí hội nghị, tiếp khách… Cách phân loại này cho biết chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm nhưng nội dung chi phí nào, tỷ trọng từng loại chi phí trên tổng số, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch như kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch quỹ lương…Tuy nhiên cách nhìn này không cho biết chi phí sản xuất trên tổng chi phí của doanh nghiệp là bao nhiêu. 1.2.3.2. Phân loại chi phí theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm. Cách này căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm dựa vào mục đích, công dụng của chi phí và mức phân bố chi phí cho từng đối tượng (không phân biệt chi phí có nội dung như thế nào). Toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh được phân thành các khoản mục : a. Chi phí trực tiếp : là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra trực tiếp tạo ra sản phẩm, bao gồm : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phản ánh toàn bộ giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… trực tiếp tạo ra sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ. Đối với các doanh nghiệp xây dựng giao thông là giá trị thực tế nguyên vật liệu sử dụng cho xây dựng công trình ví dụ như : đá, cát, xi măng… 7 - Chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp lương trả cho công nhân sản xuất trực tiếp. Chi phí nhân công không bao gồm: + Tiền lương công nhân vận chuyển ngoài phạm vi công trường. + Tiền lương công nhân sản xuất phụ. + Tiền lương công nhân lái máy. - Chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm chi phí cho các máy thi công nhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy, máy móc thi công là loại máy trực tiếp phục vụ xây lắp công trình. Đó là những máy móc chuyển động bằng động cơ hơi nước, diezen, xăng, điện… Chi phí sử dụng máy thi công gồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời. +Chi phí thường xuyên cho hoạt động của máy thi công gồm : lương chính, phụ của công nhân điều khiển, phục vụ máy thi công. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, chi khấu hao tài sản cố định, chi phí dich vụ mua ngoài (sửa chữa nhỏ, điện, nước, bảo hiểm xe, máy ) và các chi phí khác bằng tiền. +Chi phí tạm thời : chi phí sửa chữa máy thi công, chi phí công trình tạm thời cho máy thi công (lều, lán, bệ, đương ray chạy máy…). Chi phí tạm thời của máy có thể phát sinh trước, sau đó phân bổ dần vào chi phí sử dụng máy thi công nhiều kỳ sản xuất sau. Hoặc phát sinh sau nhưng phải tính trước vào chi phí sử dụng máy thi công trong kỳ (do liên quan đến việc sử dụng thực tế máy móc thi công trong kỳ). Trường hợp này phải tiến hành trích trước chi phí tiền lương trả cho công nhân điều khiển và phục vụ máy thi công, bao gồm :  Chi phí nhiên liệu dùng cho máy thi công  Chi phí công cụ, dụng cụ dùng cho máy thi công  Chi phí khấu hao máy thi công  Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công, tiền điện, nước, tiền thuê sửa chữa máy thi công  Chi phí bằng tiền khác - Trực tiếp phí khác Bao gồm chi phí bơm nước, vét bùn, thí nghiệm vật liệu, di chuyển nhân lực và thiết bị thi công đến công trường và trong nội bộ công trường, an toàn lao động, bảo vệ môi trường cho người lao động và môi trường xung quanh. Trực tiếp phí khác được tính bằng 1,5% trên tổng chi phí vật liệu, nhân công và máy thi công nói trên. 8 b. Chi phí chung. Chi phí chung là những chi phí phát sinh có tính chất phục vụ chung cho toàn bộ công trình, có liên quan đến quản lý và điều hành sản xuất tại công trường của doanh nghiệp xây dựng bao gồm : - Chi phí quản lý hành chính : là những khoản chi phí nhằm đảm bảo cho hoạt động của bộ máy quản lý và chỉ đạo thi công. Chi phí quản lý hành chính cuả doanh nghiệp xây dựng gồm các chi phí sau : + Tiền lương và phụ cấp lương của cán bộ công nhân viên trong bộ máy quản lý doanh nghiệp. + Bảo hiểm xã hội + Chi phí y tế + Chi phí tàu xe, nghỉ phép năm của người lao động + Chi phí điện nước nơi làm việc và sinh hoạt, chi phí tiếp khach và phục vụ hội nghị sơ kết, tổng kết + Chi phí đi công tác + Chi phí văn phòng phẩm cho bộ máy quản lý + Chi phí bưu phí: điện thoại, internet, tem bưu chính + Chi phí nghiệp vụ + Chi phí công tác an toàn, bảo hộ lao động cho người lao động + Chi phí sửa chữa thường xuyên dụng cụ quản lý và dụng cụ sinh hoạt - Chi phí phục vụ công nhân: là những khoản chi phí phục vụ công nhân trực tiếp thi công đảm bảo mức sinh hoạt của công nhân theo chế độ hiện hành. Chi phí này gồm : + Tiền lương và các khoản phụ cấp của công nhân trực tiếp thi công được hưởng trong những ngày, giờ nghỉ việc theo chế độ + Bảo hiểm xã hội của công nhân trực tiếp sản xuất + Tiền thuốc men chữa bệnh và chi phí đưa người ốm đi viện + Tiền tàu xe nghỉ phép năm và tiền nghỉ việc riêng được thanh toán + Tiền điện nước phục vụ sinh hoạt + Chi phí sửa chữa thường xuyên các dụng cụ sinh hoạt - Chi phí phục vụ thi công : là những khoản chi phí cần thiết để phục vụ quá trình thi công gồm : + Sửa chữa thường xuyên các dụng cụ thi công + Chi phí về an toàn, bảo hộ lao động cho công nhân trực tiếp sản xuất 9 + Chi phí xây dựng công trình tạm loại nhỏ như để che mưa, nắng cho người, máy móc, thiết bị thi công, hàng rào… + Chi phí về điều động công nhân + Chi phí dọn dẹp, bàn giao công trình - Chi phí khác: là những khoản chi phí có tính chất phục vụ chung toàn doanh nghiệp. Khoản chi phí này gồm : + Chi phí bảo vệ công trừơng + Chi phí về tuyển dụng lao động và thôi việc + Chi phí về bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn và luyện tập quân sự hàng năm 1.2.3.3. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm,công việc lao vụ sản xuất trong kỳ. Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng giao thông được chia thành : - Chi phí cố định (định phí): là những khoản chi phí không thay đổi theo khối lượng sản phẩm (hay giá trị sản lượng) thay đổi. Tuy nhiên, nếu tính trên một đơn vị sản phẩm thì định phí lại biến đổi. Định phí thường bao gồm : chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng chung, tiền lương nhân viên, cán bộ quản lý… - Chi phí biến đổi (biến phí): là những khoản chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với khối lượng công việc hoàn thành, thường bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí bao bì,…Biến phí trên một đơn vị sản phẩm luôn là một mức ổn định. - Chi phí hỗn hợp: là chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tố biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức đó nó lại thể hiện đặc tính của biến phí. Hỗn hợp phí thường gồm: chi phi sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp… Phân loại theo cách này thuận lợi cho việc lập kế hoạch và kiểm tra chi phí, xác định điểm hoà vốn, phân tích tình hình tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh. Đồng thời làm căn cứ để đề ra biện pháp thích hợp hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh trên một đơn vị sản phẩm cũng như xác định phương án đầu tư thích hợp. 1.2.3.4. Phân loại chi phí sản xuất theo phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và mối quan hệ giữa đối tượng chịu chi phí. - Chi phí trực tiếp:là những chi phí chỉ quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loại sản phẩm, một công việc, lao vụ hoặc một hoạt động, một địa điểm nhất định và hoàn toàn có thể hạch toán, quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc, lao vụ…đó. 10 - Chi phí gián tiếp: là những chi phí sản xuất có quan hệ đến sản xuất ra nhiều loại sản phẩm,không phân định được cho từng đối tượng cho nên phải phân bổ thao đối tượng nhất định. Cách phân loại này có ý nghĩa thuần tuý đối với kỹ thuật hạch toán. Trường hợp có phát sinh chi phi gián tiếp, bắt buộc phải áp dụng phương pháp phân bổ, lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp. Mức độ chính xác của chi phí gián tiếp tập hợp cho từng đối tượng phụ thuộc vào tính hợp lý và khoa học của tiêu chuẩn phân bổ chi phí. Vì vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí nếu muốn có các thong tin chân thực về chi phí và kết quả lợi nhuận từng loại sản phẩm, dịch vụ, từng loại hoạt đông trong doanh nghiệp. 1.2.3.5. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo cách thức kết chuyển chi phí - Chi phí sản phẩm Chi phí sản phẩm là những khoản chi phí gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm. Như vậy chi phí sản phẩm bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Nếu sản phẩm chưa được tiêu thụ thì chi phí sản phẩm sẽ nằm trong hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Chi phí sản phẩm trên bảng cân đối kế toán sẽ trở thành chi phí “giá vốn hàng bán” trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi sản phẩm được tiêu thụ. - Chi phí thời kỳ Chi phí thời kỳ là các chi phí để hoạt động kinh doanh trong kỳ, không tạo nên hàng tồn kho mà ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lợi nhuận của kỳ mà chúng phát sinh. Theo hệ thống kế toán hiện hành, chi phí thời kỳ bao gồm: + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp Như vậy, chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ khác nhau ở chỗ: chi phí thời kỳ phát sinh ở thời kỳ nào được tính ngay vào kỳ đó và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi tức của kỳ mà chúng phát sinh. Ngược lại, chi phí sản phẩm chỉ phải tính để xác định kết quả ở kỳ mà sản phẩm được tiêu thụ, không phải tính ở kỳ mà chúng phát sinh. Tuy nhiên, chi phí sản phẩm cũng ảnh hưởng đến lợi tức của doanh nghiệp, có thể đến lợi tức của nhiều kỳ vì sản phẩm có thể được tiêu thụ ở nhiều kỳ khác nhau. 11 1.3. Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng giao thông. 1.3.1. Khái niệm Kiểm soát chi phí là hành động chủ quan của các nhà quản lý doanh nghiệp nhằm kiểm soát các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi : + Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào?; + Tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu? + Chi phí nào chưa hợp lý? + Nguyên nhân vì sao? + Biện pháp giải quyết? Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. 1.3.2. Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất yếu của quản lý. Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là để kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra nguyên nhân sai sót để điều chỉnh. Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý trong lĩnh vực tài chính. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí được mở rộng đối tượng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hướng trong nền kinh tế thị trường. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng. Các tổ chức kinh doanh khác nhau ở sản phẩm hay dịch vụ mà chúng cung cấp, do vậy chúng ta có thể chia doanh nghiệp thành các loại sau: - Doanh nghiệp sản xuất: sản xuất ra sản phẩm và đem bán cho khách hàng, công ty thương mại, hay cho một doanh nghiệp sản xuất khác. 12 - Doanh nghiệp thương mại: mua hàng cho doanh nghiệp khác sản xuất rồi bán cho người tiêu dùng. - Doanh nghiệp dịch vụ: cung cấp dịch vụ (như dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ kế toán…) cho người sử dụng. Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các doanh nghiệp trong kế toán đó được xem là chi phí. Như vậy chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền. Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp. 1.3.3. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra. Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản lý chi phí bao gồm: - Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ. - Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với doanh nghiệp. - Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích. 13 Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận như cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo,… . Doanh nghiệp được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận. Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Mà chúng ta biết rằng lợi nhuận được xác định bởi công thức đơn giản sau: Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí Như vậy để thu được nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách: Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán. Giải pháp này thiếu tính khả thi vì trên thi trường đầy những đối thủ cạnh tranh… Hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp. Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả. Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thi trường gắn với xu thế hội nhập hiện nay. Rõ ràng là kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủ động tiến hành liên tục, triệt để. 1.3.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhưng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau: - Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp. Đó là điều kiện tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định được những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng như những kinh ngiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả. - Hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng. Đó là những mục tiêu đã được số hoá trên những kế hoạch, chương trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp. Quan hệ cung cầu trên thị trường đầu vào cũng là nhân tố ảnh hưởng lớn tới kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá cả, khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ giảm được giá thành sản phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hướng biến động đó. Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở những thông tin có được, những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ được đưa ra và kết quả đạt được đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó. 14 1.3.5. Nội dung của kiểm soát chi phí. 1.3.5.1. Nguyên tắc chung  Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát. Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý : kiểm soát có trọng điểm và nguyên lý độ đa dạng thích hợp. Sở dĩ như vậy là vì trong doanh nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chi phí nào chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố định theo các hợp đồng. Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung vào những khoản chi mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả tiết kiệm. Cũng theo nguyên tắc này các nhà quản lý doanh ngiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi người. Có như vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả.  Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi. Thông thường những chi phí mà được xác định qua các hợp đồng lao động, thuê mặt bằng, khấu hao…là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không thể thay đổi. Nhưng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả, mà suy cho cùng là làm tăng năng suất lao động. Ví dụ như cần thắt chặt kỷ luật hoặc thưởng phạt hợp lý để người lao động làm việc xứng đáng với tiền công mà doanh nghiệp trả cho họ. Hoặc cần phải cho máy móc chạy đúng công suất để khấu hao được hiêu quả…có như vậy những chi phí cố định đó sẽ phát huy hiệu quả cho dù doanh nghiệp hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào và hình thức nào.  Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và sát thực, đó là điều kiện quan trọng cho họ có những quyết định đúng đắn. Thông tin là đầu vào của quyết định vì thế để có thông tin họ cần được báo cáo đầy đủ, kịp thời qua các Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng , là một vế của bảng cân đối kế toán. Muốn có được các báo cáo chi phí liên tục thì hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng phải có sự tham gia đầy đủ của mọi người. Các phòng ban, các cá nhân đều có thể tham gia, phản ánh khi có 15 vấn đề về chi phí. Có như vậy vấn đề chi phí sẽ được phát hiện kịp thời và chính xác, từ đó đưa ra giải pháp.  Nguyên tắc khách quan Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát trong bất kỳ loại hình tổ chức nào. Nhưng nó đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp và với chức năng kiểm soát chi phí. Vì chi phí như đã phân tích ngay từ ban đầu là phạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều người và bị chi phối bởi vần đề lợi ích. Rõ ràng kiểm soát chi phí mà không khách quan sẽ dễ đưa ra quyết định tuỳ tiện theo chủ kiến của mình và khi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho các nhà quản lý và rất dễ gây ra kết quả là sự ly tán, tâm lý nghi ngờ trong doanh nghiệp, tạo điều kiện làm hư hỏng cho những cá nhân làm nhiệm vụ kiểm soát.  Nguyên tắc có chuẩn mực Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí cho doanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở để so sánh đánh giá. Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức đã được xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Về thời hạn, số lượng, giá cả, các mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của doanh nghiệp.  Nguyên tắc kinh tế Để chức năng kiểm soát chi phí được tiến hành, doanh nghiệp cần đến con người , công cụ vì thế cần phải tốn chi phí. Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu được hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phí nào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp. Tránh lãng phí cho những công việc không cần thiết mà đi ngược lại mục tiêu đề ra. 1.3.5.2. Xây dựng các định mức hiệu quả chi phí. Phần này giúp ta tìm hiểu những định mức chi phí khác nhau và làm thế nào để áp dụng vào việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.  Định mức chi phí Khi kiểm soát chi phí thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết được doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu là hợp lý? Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hướng các khoản chi trong thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến. Cũng từ đó chúng ta nhận biết được sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý. 16 Ta có thể đi đến kết luận “ Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể”. Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chỉ tiêu trong trường hợp nào, điều kiện nào. Định mức chi phí có hai nội dung chính sau : - Định mức giá: được xác định bằng cách cộng tổng các khoản chi lại. - Định mức lượng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lượng thành phần nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, số lượng và loại lao động sản xuất, làm việc trong doanh nghiệp. Chi phí luôn biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.  Xây dựng định mức Đây là công việc rất khó khăn đòi hỏi mức độ lượng hoá cao để doanh nghiệp có căn cứ phân tích đánh giá các khoản chi phí. Cần phải xây dựng hai loại định mức cơ bản là định mức giá và định mức lượng. - Định mức giá Được xác định bằng cách cộng tổng các chi phí liên quan lại. Khi cần xây dựng định mức giá về nguyên vật liệu chúng ta sẽ cộng các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu và xem xét mối quan hệ với nguồn vốn của chúng ta, vốn sản phẩm. Trong một thi trường mà có nhiều nhà cung cấp chúng ta sẽ xác định giá nguyên vật liệu nào là hợp lý nhất. Cũng như vậy với tiền lương cũng có giá trị cụ thể vì thế cần có định mức lương. Tiền lương và các khoản chi lương liên quan tới lao động được cộng lại hình thành định mưc lương. Cần phải xem xét công đoạn sản xuất cụ thể, sản phẩm cụ thể thì cần loại lao động ứng với mức lương nào. Ví dụ, một cửa hàng internet cần thuê một nhân viên trông phòng máy. Với mức độ trình độ tin học ở mức độ trung bình với mức lương khoảng 700 000đồng/tháng đến 800 000 đồng/tháng thay vì những kỹ sư công nghệ thông tin với mức lương vài triệu đồng. Đây là những định mức mang tính thực tế, vì chúng cho phép sai lệch ở mức độ chấp nhận được khi thực hiện. Nếu như doanh nghiệp có đội ngũ công nhân được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được những định mức này. - Định mức lượng Đó là việc xác định cụ thể những số lượng cụ thể về nguyên vật liệu, thời gian hao phí lao động xã hội cần thiết mà doanh nghiệp sử dụng. 17 Để xác định định mức lượng thì doanh nghiệp cần đến các chuyên gia hạch toán kinh tế và cả những kỹ sư. Ví dụ khi doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ gia dụng cần xây dựng định mức lượng với sản phẩm bàn ghế salon. Khi đó cần xác định lượng gỗ hao tốn là bao nhiêu m3? Thời gian hoàn thành là bao nhiêu giờ lao động? Định mức lượng phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của doanh nghiệp thay vì các yếu tố thị trường. Ta đặc biệt thấy rõ điều này ở các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp nơi mà vấn đề bảo quản nông sản đóng vai trò quan trọng. Đồng thời việc thắt chặt kỷ luật làm việc và hạn chế thời gian nhàn rỗi ngoài dự kiến do các nguyên nhân khác nhau (mất điện, thiếu nguyên vật liệu) doanh nghiệp có thể tăng năng suất lao động và giảm thời gian lao động/1đvsp. Vì vậy doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống định mức hiệu quả, chính xác và giám sát thực hiện theo định mức đó.  Phân tích biến động định mức chi phí xung quanh định mức hiệu quả Xuất phát từ sự biến động của lợi nhuận doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ nhận thấy sự biến động của chi phí. Biến động có thể là bất lợi nếu chi phí thực sự lớn hơn chi phí định mức và sẽ có lợi nếu chi phí thực nhỏ hơn chi phí định mức. Nhưng dù là có lợi hay bất lợi thì điều quan trọng với nhà quản lý là phải hiểu sự biến động đó, xem xét nguyên nhân sâu xa của sự biến động để có thể có những quyết định đúng đắn tiếp theo. Muốn làm điều đó nhà quản lý cần phải phân tích sự biến động chi phí. Đặt giả thiết rằng trong kỳ kinh doanh vừa qua lợi nhuận của doanh nghiệp giảm. Sau khi xem xét kỹ các số liệu kế toán thấy rằng chi phí nguyên vật liệu tăng lên quá nhiều. Nhà quản lý cần phải trả lời câu hỏi tại sao chi phí lại tăng lên? Do yếu tố khách quan – giá cả nguyên vật liệu tăng lên, do yếu tố chủ quan – lượng phế liệu quá nhiều. Đó là một ví dụ phân tích biến động chi phí, nhưng khi chi phí biến đổi thì có thể do một hoặc tập hợp các loại chi phí khác nhau như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung. Việc tính giá thành sản phẩm theo định mức từng chi phí sẽ giúp ta thấy được các biến động chi phí. Như vậy ta sẽ biết cụ thể chi phí nào biến động và do nguyên nhân nào, biến động chi phí nguyên vật liệu có thể do giá tăng hoặc sử dụng nguyên vật liệu không hiệu quả tạo ra nhiều phế liệu, cũng như vậy chi phí lao động trực tiếp tăng có thể do lương tăng vì khấu hao lao động hoặc do năng suất lao động giảm cũng có thể vì biến động thời gian nhàn rỗi tăng lên khi mất điện, thiếu nguyên liệu… Từ đó chúng ta sẽ có những giải pháp thay đổi chứ không phải quy trách nhiệm cho ai đó. Tuy nhiên, các biến động thường có quan hệ tương tác với nhau. Chẳng hạn khi ta giải quyết biến động giá bằng cách sử dụng nguyên vật liệu 18 giá rẻ, điều này thường dẫn đến việc tạo ra nhiều phế liệu hơn và biến động lượng sử dụng sẽ tăng. Vì vậy cần xem xét kỹ những hậu quả kèm theo những giải pháp. 1.3.6. Các bước kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 1.3.6.1. Xác định chi phí trong doanh nghiệp. Để tính giá thành xây dựng, trong doanh nghiệp xây dựng giao thông thường xác định chi phí sản xuất kinh doanh gồm : chi phí trực tiếp và chi phí chung. - Chi phí trực tiếp + Chi phí vật liệu + Chi phí nhân công + Chi phí máy thi công + Trực tiếp phí khác - Chi phí chung + Chi phí quản lý hành chính + Chi phí phục vụ công nhân + Chi phí phục vụ thi công + Chi phí chung khác 1.3.6.2. Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định. Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hiện nay, giải pháp thông thường mà các doanh nghiệp áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí… Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của doanh nghiệp và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt”. Đặc biệt, vấn đề doanh nghiệp, nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, doanh nghiệp thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Từ đó, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa. Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi doanh nghiệp tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây: 19 - Trước hết, doanh nghiệp phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty. - Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng, ban khác để doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể. - Ngoài ra, doanh nghiệp phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, doanh nghiệp sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên. Chủ doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý.  Vai trò của người chủ doanh nghiệp, bộ phận quản lý chi phí và các chương trình cắt giảm chi phí đối với việc kiểm soát chi phí doanh nghiệp. - Chủ doanh nghiệp quản lý chi phí Một số gợi ý về quản lý chi phí cho người chủ doanh nghiệp là kiểm soát việc mọi người sử dụng tài sản công, phân chia lợi nhuận hợp lý cho các thành viên công ty và đảm bảo không có kẽ hở tài chính. Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty: Công việc này giám đốc thường giao cho một bộ phận nào đó chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, đôi khi người chủ doanh nghiệp cũng nên để mắt tới tình hình sử dụng tài sản công ty để tránh tình trạng sử dụng sai gây lãng phí tài sản doanh nghiệp. Ví dụ như ô tô của công ty chỉ được phép sử dụng vào việc chung như đi ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng, nhân viên tuyệt đối không được dùng để làm việc riêng như đi du lịch, đi về quê hay chở hàng thuê bỏ tiền túi... Có chính sách về việc phân chia lợi nhuận hợp lý: Đối với giám đốc, cổ đông, nhân viên... thì điều này rất quan trọng. Cần phải thiết lập một chính sách phân chia lợi nhuận sao cho vừa hợp pháp và hợp lý đối với họ để vừa đảm bảo được quyền lợi cho họ đồng thời vẫn tạo điều kiện cho công ty được mở rộng sản xuất hay đầu tư sang các lãnh vực mới với mục tiêu tăng trưởng cao và ổn định. 20
- Xem thêm -