Tài liệu Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng thép nhập khẩu từ thị trường nhật bản của công ty cổ phần thanh bình htc việt nam

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ......................................... 1 1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu. .............................................................. 1 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu. .......................................................................... 2 1.3 Mục đích nghiên cứu. ......................................................................................... 3 1.4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. .................................................................... 3 1.5 Kết cấu của khóa luận. ....................................................................................... 3 CHƢƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ............................................................................................... 4 2.1 Khái niệm và các hình thức giao nhận hàng hóa. .......................................... 4 2.1.1 Khái niệm về giao nhận hàng. ........................................................................ 4 2.1.2 Vai trò của giao nhận hàng hóa trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu. ........... 4 2.1.3 Các đối tƣợng liên quan trong quy trình nhận hàng nhập khẩu................ 5 2.1.3.1 Các chứng từ khi tiến hành giao nhận. .......................................................... 5 2.1.3.2 Vai trò của người giao nhận hàng nhập khẩu. .............................................. 7 2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu. ............................................................ 8 2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng biển. .................................... 8 2.2.1.1 Đối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng.............................................. 8 2.2.1.2 Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng. ................................................. 8 2.2.1.3 Hàng nhập bằng container............................................................................ 10 2.2.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng hàng không. ..................... 10 2.3 Các nhân tố tác động tới quy trình nhận hàng nhập khẩu. ........................ 11 2.3.1 Các nhân tố thuộc môi trƣờng bên ngoài. .................................................. 11 2.3.1.1 Môi trường chính trị, luật pháp. .................................................................. 11 2.3.1.2 Môi trường kinh tế........................................................................................ 11 2.3.1.3 Môi trường văn hóa, tự nhiên, xã hội. ......................................................... 11 2.3.2 Các nhân tố thuộc môi trƣờng bên trong. .................................................. 12 2.3.2.1 Nguồn vốn và cơ sở vật chất. ....................................................................... 12 2.3.2.2 Công tác quản lý và nguồn nhân lực ........................................................... 12 SVTH: Lê Thị Lan Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế 2.4 Phân định nội dung nghiên cứu. .................................................................... 13 CHƢƠNG 3 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN THÉP NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƢỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CP THANH BÌNH HTC VIỆT NAM ......................................................................................................................... 14 3.1 Giới thiệu chung về công ty. ........................................................................... 14 3.1.1 Khái quát về công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam. ............................. 14 3.1.2 Khái quát hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây của công ty. ....... 16 3.2 Thực trạng quy trình nhận thép nhập khẩu từ thị trƣờng Nhật Bản của công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam. .............................................................. 17 3.2.1 Chuẩn bị tiếp nhận. ....................................................................................... 17 3.2.1.1 Nhận thông báo tàu. ..................................................................................... 17 3.2.1.2 Nhận thông báo giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa. ...................... 18 3.2.1.3 Theo dõi lịch tàu........................................................................................... 19 3.2.1.4 Lập bộ hồ sơ nhận hàng. .............................................................................. 19 3.2.2 Tiếp nhận hàng hóa tại cảng. ....................................................................... 21 3.2.2.1 Làm thủ tục hải quan.................................................................................... 21 3.2.2.2 Thủ tục trình tự giao nhận hàng với cảng.................................................... 22 3.2.3 Nhập kho. ....................................................................................................... 23 3.2.4 Khiếu nại. ....................................................................................................... 23 3.2.4.1 Khiếu nại người bảo hiểm. ........................................................................... 23 3.2.4.2 Khiếu nại người bán. .................................................................................... 23 3.2.4.3 Khiếu nại cảng. ............................................................................................ 24 3.2.4.4 Khiếu nại người vận tải. ............................................................................... 24 3.3 Ảnh hƣởng của nhân tố môi trƣờng đến quy trình tiếp nhận thép nhập khẩu của Công ty từ thị trƣờng Nhật Bản. ........................................................... 25 3.3.1 Nhân tố bên ngoài. .......................................................................................... 25 3.3.2 Nhân tố bên trong. .......................................................................................... 25 3.4 Đánh giá chung về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty. ...... 26 3.4.1 Những thành công đạt đƣợc. ........................................................................ 26 3.4.2 Những hạn chế tồn tại và nguyên nhân....................................................... 26 SVTH: Lê Thị Lan Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế CHƢƠNG 4: ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN THÉP NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƢỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CP THANH BÌNH HTC VIỆT NAM................................. 28 4.1 Định hƣớng phát triển của công ty và quan điểm về hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu. ............................................................................................ 28 4.1.1 Định hƣớng về sự phát triển của công ty trong thời gian tới. .................... 28 4.1.2 Quan điểm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu. .......................... 28 4.2 Các giải pháp cụ thể và kiến nghị. ................................................................. 29 4.2.1 Các giải pháp cụ thể. ..................................................................................... 29 4.2.1.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ. ...................................................... 29 4.2.1.2 Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan. .................................................. 29 4.2.1.3 Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng. ............................................... 30 4.2.1.4 Hoàn thiện công tác bốc xếp và vận chuyển hàng. ...................................... 30 4.2.1.5 Hoàn thiện nghiệp vụ nhận hàng với tàu. .................................................... 30 4.2.1.6 Kịp thời xử lý các khiếu nại. ........................................................................ 31 4.2.2 Các giải pháp khác. ....................................................................................... 31 4.2.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ tại công ty. ............................... 31 4.2.2.2 Tăng cường đầu tư để hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ tiếp nhận hàng nhập khẩu. ........................................................................................................ 31 4.2.3 Kiến nghị. ....................................................................................................... 32 4.2.3.1 Đối với Nhà nước. ......................................................................................... 32 4.2.3.2 Đối với doanh nghiệp. .................................................................................. 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO SVTH: Lê Thị Lan Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn tới Cô giáo – Ths. Lê Thị Thuần là người trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian thực tập cuối khóa trước khi ra trường. Em cảm ơn Cô đã hướng dẫn và chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình một cách tốt nhất. Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các Cô Bác, Anh Chị đang công tác tại Công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam đã tạo điều kiện cho em có cơ hội thực tập tại Công ty, trong thời gian thực tập tại Công ty, những kiến thức thực tế mà em học tập được là vô cùng bổ ích, nó sẽ tạo điều kiện cho em nhanh chóng tiếp cận với thực tế khi bắt tay vào làm việc. Do thời gian cùng với kiến thức và kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi các sai sót. Em mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cùng các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Lê Thị Lan SVTH: Lê Thị Lan Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU STT Tên Trang 1 Sơ đồ 3.1 Bộ máy tổ chức của công ty Thanh Bình HTC Việt Nam 25 2 Bảng 3.1: Kim ngạch nhập khẩu của công ty ( 2010 – 2012) 25 3 Bảng 3.2: Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu 26 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa 1 CP Cổ phần 2 VNĐ Việt Nam Đồng 3 NK Nhập khẩu 4 X Xưởng 5 KD Kinh doanh 6 HC Hành chính 7 XNK Xuất nhập khẩu 8 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 9 USD Đô la Mỹ 10 TMQT Thương Mại Quốc Tế SVTH: Lê Thị Lan Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu. Ngày nay trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thì hoạt động thương mại quốc tế cũng ngày càng phát triển và khẳng định được vai trò to lớn của nó, Thương mại quốc tế giúp cho các quốc gia ngày càng trở nên gần nhau hơn và phụ thuộc vào nhau nhiều hơn. Thương mại quốc tế giúp cho nhu cầu của con người ngày càng được thỏa mãn đầy đủ hơn, bởi lẽ không phải quốc gia nào cũng có thể tự sản xuất để phục vụ cho nhu cầu trong nước, đặc biệt là khi nền kinh tế tự cấp được thay thế bằng nền sản xuất chuyên môn hóa. Thương mại quốc tế giúp cho các quốc gia có thể tận dụng được các lợi thế so sánh của mình, đồng thời từ đó khai thác được các lợi thế theo quy mô thông qua nền sản xuất chuyên môn hóa kết hợp với hoạt động xuất nhập khẩu. Ở Việt Nam, chúng ta đang tiến hành công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, phấn đấu đến năm 2020 sẽ trở thành một nước công nghiệp với nền kinh tế phát triển cao. Đặc biệt là kể từ khi Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO thì hoạt động xuất nhập khẩu càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Nhờ có hoạt động thương mại quốc tế mà chúng ta có thể nhập được các mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được mà chủ yếu là các loại máy móc thiết bị. Đó là những mặt hàng thiết yếu, là cơ sở để chúng ta xây dựng một nền công nghiệp hiện đại, là tiền đè để phát triển đất nước. Theo thống kế thì kim nghạch nhập khẩu của nước ta trong các năm gần đây liên tục tăng, trong năm 2009 tổng kim nghạch nhập khẩu là 80,83 tỷ USD, năm 2011 là 100,32 tỷ USD. Trong đó mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là máy móc thiết bị, dụng cụ, phụ tùng, xăng dầu. Thị trường nhập khẩu chủ yếu là Châu Á, trong đó nổi bật là các thị trường Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc… Như vậy, nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng với sự phát triển kinh tế đất nước và sự phát triển chung của các doanh nghiệp nói riêng. Tuy nhiên, để hoạt động nhập khẩu được thực hiện tốt thì phải có một quy trình nhận hàng nhập khẩu khoa học và phù hợp với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp. Đặc điểm của nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu là phức tạp và dễ gặp rủi ro nên việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu là tất yếu bởi lẽ: do các doanh nghiệp phải quan hệ với các đối tác nước ngoài, trong quá trình thực hiện nghiệp vụ SVTH: Lê Thị Lan 1 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế rất dễ gặp phải sai xót liên quan đến các quy định, luật pháp trong nước và quốc tế. Đây cũng là khâu gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa nhận về gây thiệt hại cho doanh nghiệp nếu không tiến hành nghiệp vụ một cách khoa học và đúng quy trình. Những rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu có thể xuất hiện trong quá trình chuẩn bị nhận hàng, tổ chức dỡ hàng và nhận hàng từ người vận tải…Muốn quy trình nhập hàng nhập khẩu có hiệu quả thì mỗi khâu trong quy trình nhận hàng phải được tiến hành có hiệu quả, mỗi khâu đều phải hoàn thiện. Qua thời gian thực tập tổng hợp tại Công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam, em nhận thấy rằng trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu nói chung và nhập khẩu thép nói riêng – là mặt hàng nhập khẩu chủ lực của Công ty còn rất nhiều hạn chế đặc biệt là trong một số khâu như làm thủ tục hải quan nhập khẩu, theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng từ người vận tải. Qua thời gian học tập và tiếp xúc thực tế tại Công ty, em nhận thấy việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu là có vai trò vô cùng to lớn nhằm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. Bởi vậy, với mong muốn nâng cao nhận thức cho bản thân và góp phần vào việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty, em xin đưa ra đề tài nghiên cứu là : “ Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng thép nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần Thanh Bình HTC Việt Nam” 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu. Những vấn đề về hoạt động giao nhận hàng hóa trong thương mại quốc tế được nghiên cứu với số lượng không nhỏ. Trong phạm vi đề tài luận văn tốt nghiệp của sinh viên, có thể kể đến các đề tài như: - “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nhận hàng nhập khẩu hương liệu của công ty CP Tràng An”, khoa Thương Mại Quốc Tế, Đại học Thương Mại. - “Hoàn thiện quy trình tiếp nhận hàng mỹ phẩm tại công ty TNHH thị trường quốc tế”, khoa Thương Mại Quốc Tế, Đại học Thương Mại. Cả hai đề tài này đều đã đề cập đến những lý thuyết chung về quy trình giao nhận, nội dung quy trình giao nhận hàng và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tại doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, hai đề tài này có phạm vi nghiên cứu rộng và phạm vi thị trường cũng chưa được giới hạn. Do đó, đề tài chưa làm nổi bật được mục tiêu nghiên cứu. SVTH: Lê Thị Lan 2 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế Nhiều đề tài nghiên cứu chưa làm nổi bật được vấn đề nghiên cứu và đề ra các giải pháp hoàn thiện và hiệu quả. Với kinh nghiệm rút ra từ những công trình năm trước kết hợp với quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế về quy trình nhận hàng thép nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của Công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam, em đi sâu nghiên cứu đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng thép nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của Công ty cổ phần Thanh Bình HTC Việt Nam”. 1.3 Mục đích nghiên cứu. - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu. - Thực trạng tiếp nhận thép nhập khẩu tại công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam trong những năm qua, từ đó phân tích được các ưu nhược điểm trong quá trình tiếp nhận hàng hoá của công ty từ thị trường Nhật Bản. - Trên cơ sở kết quả phân tích đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tiếp nhận thép nhập khẩu tại công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam. 1.4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. - Thời gian nghiên cứu: Do thời gian nghiên cứu có hạn cũng như lượng thông tin thu thập được nên trong đề tài của mình em tập trung phân tích các số liệu cũng như đánh giá hiệu quả của quy trình nhận hàng nhập khẩu thép từ thị trường Nhật Bản trong 3 năm từ 2010 đến 2012. - Thị trường nghiên cứu: Nhật Bản. - Sản phẩm nghiên cứu: Thép. - Nội dung (đối tượng) nghiên cứu: Công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam. 1.5 Kết cấu của khóa luận. Ngoài phần lời cảm ơn, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình vẽ thì luận văn gồm có 4 chương chính: Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu. Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình nhận hàng nhập khẩu. Chương 3: Thực trạng quy trình nhận thép nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam. Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng thép nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản của công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam. SVTH: Lê Thị Lan 3 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế CHƢƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU 2.1 Khái niệm và các hình thức giao nhận hàng hóa. 2.1.1 Khái niệm về giao nhận hàng. Trong hoạt động thương mại quốc tế, giao nhận hàng hóa là một hoạt động có vai trò quan trọng. Sau khi kí kết hợp đồng, người mua và người bán ở những quốc gia khác nhau, để cho hàng hóa từ người bán có thể chuyển đến tay người mua cần phải thực hiện dịch vụ giao hàng. Có rất nhiều khái niệm về giao nhận hàng hóa. Theo luật thương mại Việt Nam thì “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”. Bên cạnh đó, dịch vụ giao nhận theo “Quy tắc mẫu của FLATA về dịch vụ giao nhận” là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Nói tóm lại, giao nhận là những nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận chuyển nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng tới người nhận hàng. Người nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ ba khác. 2.1.2 Vai trò của giao nhận hàng hóa trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa có mối quan hệ với một số các nghiệp vụ khác như bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, kiểm tra bộ chứng từ, khiếu nại trong đó có một số nghiệp vụ thuộc nghĩa vụ của bên nhập khẩu đã được hai bên thỏa thuận và ghi chép vào trong hợp đồng nhập khẩu. Đồng thời các nghĩa vụ này cũng được thông qua trong lịch tàu đến, các thông số của tàu, bộ chứng từ mà bên bán cung cấp cùng với số lượng và chất lượng của hàng giao mà bên mua tiến hành tiếp nhận, xem xét mức độ, tình hình thực hiện nghĩa vụ như hợp đồng quy định của bên bán. Trên cơ sở đó khiếu nại đến các bên có liên quan. SVTH: Lê Thị Lan 4 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế Trong công tác giao nhận hàng hóa thì hoạt động quản trị, điều hành, giám sát là rất quan trọng. Việc quy chuẩn quy trình nghiệp vụ giúp thuận tiện cho việc tiến hành nhận, tránh mắc phải sai lầm và nêu rõ trách nhiệm của người giao nhận. Tùy từng tình hình cung – cầu trên thị trường nhu cầu đối với từng loại mặt hàng và sức ép giá cả mà có thể tiếp nhận hàng không hạ bãi hoặc cần nhận hàng gấp cho việc cung cấp sản xuất thì lãnh đạo của công ty hoặc phòng kế hoạch kinh doanh có thể yêu cầu ngân hàng phát hành “ Bảo lãnh nhận hàng”, tiến hành nhận hàng cho dù hàng hóa được chuyên chở có thể thiếu về chất lượng, số lượng, bộ chứng từ có lỗi, hàng hóa được chuyên chở về kho riêng của công ty hay thuê bãi cảng hoặc giao nhận tay ba tại cảng. 2.1.3 Các đối tƣợng liên quan trong quy trình nhận hàng nhập khẩu. 2.1.3.1 Các chứng từ khi tiến hành giao nhận. Trong quá trình tiếp nhận hàng hóa tùy theo khối lượng, đặc điểm và cách thức chuyên chở, giao nhận mà có thể có các chứng từ khác nhau. Song về cơ bản khi nhận hàng nhập khẩu thường gồm các chứng từ sau: * Những chứng từ về hàng hóa. Thường bao gồm các loại như: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận bảo hiểm. * Bản đăng ký hàng chuyên chở. Khi muốn được xếp hàng lên tàu, chủ hàng phải lập trình cho đại diện của người vận tải một bản kê khai hàng hóa mà mình gửi đi, còn gọi là danh mục chuyên chở, trong đó ghi rõ tên tàu chở hàng, tên người nhận, ký mã hiệu và số lượng hàng hóa. Trên cơ sở của bản đăng ký này người vận tải sẽ vạch sơ đồ xếp hàng, người giao nhận cũng có kế hoạch cho việc làm hàng. * Bản lƣợc khai hàng. Đây là bản tóm tắt về hàng được vận chuyển trên tàu, nó được người vận tải lập khi có hàng chuyên chở trên tàu. Nội dung của bản lược khai hàng thường gồm các chi tiết như tên tàu, ngày sẽ vào bến, số thứ tự các chuyến đi, ký mã hiệu, tên hàng, số kiện, trọng lượng, tên của người gửi và người nhận, tên cảng đến. SVTH: Lê Thị Lan 5 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế * Sơ đồ xếp hàng. Đây là bản vẽ về vị trí xếp hàng trên tàu biển. Bản này thường được lập bởi thuyền trưởng và nhân viên khi hàng được xếp lên tàu nhằm tận dụng dung tích và trọng tải của tàu. Trên bản vẽ này thể hiện đầy đủ các nội dung như: tên hàng hóa và vị trí của nó trên tàu, trọng lượng và số thứ tự vận đơn của từng kiện hàng. Người giao nhận hoặc doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm vững sơ đồ xếp hàng để biết được vị trí hàng hóa của mình trên tàu từ đó có kế hoạch cụ thể cho việc giao nhận cũng như kiểm tra hàng hóa một cách kịp thời. * Thông báo sẵn sàng. Đây là văn bản mà người thuyền trưởng gửi cho người giao hay người nhận hàng với mục đích thông báo rằng tàu của họ đã sẵn sàng làm hàng. Nội dung gồm 2 vấn đề quan trọng: một là thông báo ngày, giờ tàu đến cảng; hai là ngày giờ mà chủ hàng hoặc người đại diện của họ chấp nhận thông báo sẵn sàng. * Lịch trình xếp dỡ. Đây là bản thống kê tổng hộp việc sử dụng thời gian xếp dỡ để tính tiền thưởng hoặc phạt xếp dỡ. Lịch trình xếp dỡ thường có 2 phần: phần 1 gồm các chi tiết về tàu và điều khoản xếp dỡ của cargo plan, ngày giờ tàu đến cảng; phần 2 là một bản kê thời gian xếp dỡ hàng hóa ghi rõ ngày tháng số giờ làm hàng. * Vận đơn đƣờng biển. Vận đơn là chứng từ do người chuyên chở cung cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận và vận chuyển. Nội dung bao gồm: ở mặt trước có ghi rõ tên người gửi, người nhận, tên tàu, cảng bốc hàng, cảng bốc dỡ hàng, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, giá cả… mặt sau là trách nhiệm và nghĩa vụ của người chuyên chở, thông báo tổn thất. * Lệnh giao hàng. Người chủ hàng chỉ có thể nhận hàng khi có lệnh giao hàng. Muốn có lệnh giao hàng phải mang bản chính B/L đến hãng tàu hay đại lý của họ nộp lệ phí cần để đổi lấy lệnh giao hàng. * Biên bản kết toán nhận hàng với tàu. Đây là biên bản được lập giữa cảng và thuyền trưởng của tàu sau khi hoàn việc giao hàng từ tàu lên bờ. Nội dung chủ yếu gồm: số lượng hàng căn cứ theo manifest, số lượng hàng thực nhận, chênh lệch với số lượng hàng hóa. SVTH: Lê Thị Lan 6 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế * Phiếu thiếu hàng. Chứng từ này được đại lý tàu biển cấp cho chủ hàng khi phát hiện hàng bị thiếu. Nội dung gồm: tên tàu, số vận đơn, số lượng hàng hóa, ký mã hiệu hàng hóa, số lượng hàng hóa còn thiếu, số vào ngày tháng của biên bản kết toán nhận hàng với tàu được dùng làm căn cứ để lập phiếu thiếu hàng. * Giấy chứng nhận hàng hƣ hỏng. Đây là chứng từ được lập trong khi dỡ hàng nếu phát hiện hàng hư hỏng và việc lập giấy chứng nhận hàng hư hỏng chỉ được tiến hành khi có xảy ra tổn thất rõ rệt. Nội dung gồm: tên tàu, số hiệu hành trình, cảng neo đậu, ngày đi và ngày đến, số vận đơn… * Thƣ dự kháng. Đây là thư của chủ hàng gửi cho thuyền trưởng của tàu để bảo lưu quyền khiếu nại của mình đối với việc tổn thất của hàng hóa. Thư dự kháng thường được lập trong lúc đang dỡ hàng hoặc trong vòng 3 ngày sau khi dỡ hàng. Nội dung của thư dự kháng thường có các chi tiết như: mô tả hàng hóa, nhận xét sơ bộ về hàng hóa, sự ràng buộc trách nhiệm của người vận tải với tình trạng của hàng hóa. 2.1.3.2 Vai trò của người giao nhận hàng nhập khẩu. Ngày nay cùng với sự mở rộng trong thương mại quốc tế thì các phương thức vận tải ngày càng phát triển: vận tải container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ làm đại lý, người nhận ủy thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trò như một vai chính – người chuyên chở. Người giao nhận đã đóng vai trò: - “Môi giới hải quan”: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan. - Đại lý: Người giao nhận đóng vai trò như một đại lý của người chuyên chở để thực hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho… trên cơ sở hợp đồng ủy thác. - Người gom hàng: Người chuyên chở đóng vai trò là đại lý hoặc người chuyên chở. Đặc biệt là không thể thiếu trong vận tải container nhằm thu gom hàng lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải. - Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế). Hoặc trong trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức. SVTH: Lê Thị Lan 7 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế 2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu. 2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng biển. 2.2.1.1 Đối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng. Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu. - Để có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ: + Bản khai lược hàng hóa: 2 bản. + Sơ đồ xếp hàng: 2 bản. + Chi tiết hầm hàng: 2 bản. + Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có). - Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu. - Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như: + Biên bản giám định hầm tàu nhằm quy định trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy ra sau này. + Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt. + Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất rõ rệt. + Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC). + Biên bản giám định. + GIấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập). - Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hóa. Nếu hàng không có niêm phong kẹp chì thì phải mời hải quan áp tải về kho. - Làm thủ tục hải quan. - Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hóa. 2.2.1.2 Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng.  Cảng nhận hàng từ tàu. - Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm). - Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận. - Đưa hàng về kho, bãi cảng. SVTH: Lê Thị Lan 8 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế  Cảng giao hàng cho các chủ hàng. - Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. - Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai. - Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hóa đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O. - Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Làm thủ tục hải quan qua các bước sau: + Xuất trình và nộp các giấy tờ sau:  Tờ khai hàng nhập khẩu.  Giấy phép nhập khẩu.  Bản kê chi tiết.  Lệnh giao hàng của người vận tải.  Hợp đồng mua bán ngoại thương.  Một bản chính và 1 bản sao vận đơn.  Giấy chứng nhận xuất xứ.  Giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch nếu có.  Hóa đơn thương mại. Ngoài ra còn một số giấy tờ phát sinh đi kèm đối với từng trường hợp giao nhận đặc biệt. + Hải quan kiểm tra chứng từ. + Kiểm tra hàng hóa. + Tính và thông báo thuế. + Chủ hàng ký nhận vào giấy thông báo thuế và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan. - Sau khi hải quan xác nhận “ hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng. SVTH: Lê Thị Lan 9 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế 2.2.1.3 Hàng nhập bằng container * Nếu là hàng nguyên (FLC): - Khi nhận được thông báo hàng đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O. - Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hóa. - Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. - Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. * Nếu là hàng lẻ (LCL) Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại địa điểm được quy định theo điều kiện CFR và làm các thủ tục như trên. 2.2.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng hàng không. Theo ủy thác của người giao nhận nước ngoài hay người nhập khẩu, người đại lý hay người giao nhận hàng không sẽ tiến hành giao nhận hàng hóa bằng chứng từ được gửi từ nước xuất khẩu và những chứng từ do nước nhập khẩu cung cấp. - Nếu chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người nhập khẩu tại kho hay trạm giao nhận hàng hóa của sân bay thì sau khi nhận được thông báo đó đến cửa hàng vận chuyển cấp vận đơn thì : + Người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng hóa đó + Sau khi thu hồi bản vận đơn gốc số 2, người giao nhận cùng người nhập khẩu làm các thủ tục nhận hàng ở sân bay. + Nếu người giao nhận là đại lý gom hàng thì phải nhận lô hàng nguyên bằng vận đơn chủ sau đó chia hàng giao cho các chủ hàng lẻ và thu hồi lại vận đơn gom hàng. - Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến đích, thì ngoài việc thu hồi các bản số 2 của vận đơn chủ hoặc vận đơn gom hàng, người giao nhận còn phải yêu cầu người nhập khẩu cung cấp các chứng từ sau : + Giấy phép nhập khẩu. + Bản kê khai chi tiết hàng hóa. + Hợp đồng mua bán ngoại thương. + Chứng từ xuất xứ. SVTH: Lê Thị Lan 10 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế + Hóa đơn thương mại. + Lược khai hàng nếu gửi hàng theo HAWB. + Tờ khai hàng nhập khẩu. + Giấy chứng nhận phẩm chất… Người giao nhận tiến hành nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không, thông quan cho hàng hóa. Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho của người nhập khẩu cùng giấy tờ hải quan và thông báo thuế. Người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán các chi phí mà người giao nhận đó nộp cùng phí giao nhận cho người giao nhận. 2.3 Các nhân tố tác động tới quy trình nhận hàng nhập khẩu. 2.3.1 Các nhân tố thuộc môi trƣờng bên ngoài. 2.3.1.1 Môi trường chính trị, luật pháp. Môi trường quốc tế ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả của công tác giao nhận hàng hóa. Trong đó môi trường chính trị và luật pháp có tác động lớn nhất. Các quy định của luật pháp có thể gây khó khăn, cản trở hoặc ngược lại, thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Môi trường chính trị trong nước có ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp. Một quốc gia có nền kinh tế chính trị luật pháp cho phép hoạt động nhập khẩu, trong đó có hoạt động giao nhận hàng hóa sẽ nhanh chóng, ổn định, hiệu quả và hạn chế nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện. 2.3.1.2 Môi trường kinh tế. Môi trường kinh tế phản ánh qua cơ cấu kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế, lạm phát, tỷ giá hối đoái, các chiến lược phát triển kinh tế của chính phủ… Môi trường kinh tế chính là nơi mà các hoạt động nhập khẩu diễn ra, do đó có thể nói môi trường kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu nói chung mà cụ thể hơn là quy trình giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp. 2.3.1.3 Môi trường văn hóa, tự nhiên, xã hội. Môi trường tự nhiên bao gồm hệ thống các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng nhiều mặt tới nguồn lực đầu vào cho quá trình sản xuất như các nguồn nguyên liệu thô, SVTH: Lê Thị Lan 11 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế nguyên liệu đầu vào như thép hay các điều kiện ảnh hưởng tới vận tải và bảo quản hàng hóa. Môi trường văn hóa – xã hội bao gồm các nhân tố thu nhập, dân số, phân phối thu nhập, xu hướng chuyển dịch dân cư, đặc điểm văn hóa, trình độ văn hóa…Đây là những nhân tố quyết định nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng, là cơ sở để công ty dựa vào đó để xúc tiến và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu nói chung và hoạt động giao nhận hàng hóa nói riêng. 2.3.2 Các nhân tố thuộc môi trƣờng bên trong. 2.3.2.1 Nguồn vốn và cơ sở vật chất. Nguồn vốn của mỗi công ty ảnh hưởng đến quy mô và chất lượng của dịch vụ. Với những công ty có nguồn vốn hạn chế, nhu cầu phát triển của doanh nghiệp không thể đáp ứng được, do vậy, việc thuê phương tiện vận tải doanh nghiệp đều phải thuê và làm cho lợi nhuận của công ty không cao. Thêm vào đó, nguồn vốn hạn chế cũng là nguyên nhân mà công ty không có các hệ thống kho bãi, trong khi đó các công ty xuất nhập khẩu phải có kho bãi của mình để chứa hàng nhập hoặc hàng xuất đi. Việc này khiến công ty sẽ khó quản lý được lượng hàng và chất lượng hàng hóa. 2.3.2.2 Công tác quản lý và nguồn nhân lực Nguồn nhân lực, trình độ chuyên môn của người tiếp nhận có tác động rất lớn đến hiệu quả của quy trình giao nhận. Nhân viên giao nhận phải tìm hiểu kỹ các nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, tin học, nắm vững và sử dụng linh hoạt các điều kiện cơ sở giao hàng, phong tục tập quán, luật pháp trong nước cũng như quốc tế có thể đạt được hiệu quả kinh tế, tránh gây tổn thất cho công ty nhập khẩu. Bên cạnh đó, công tác quản lý của doanh nghiệp cũng cần phải chuyên nghiệp và hiệu quả, như vậy các công việc và hoạt động của công ty và ban giám đốc sẽ được thông tin nhanh chóng, các quyết định của cấp lãnh đạo cũng được các nhân viên thực hiện ngay.Nhân viên được hưởng các chế độ đãi ngộ nhân sẹ tốt như hưởng các chế độ bảo hiểm của Nhà nước, nhân viên có mức lương cao và ổn định, được hưởng các đãi ngộ tinh thần khác một cách xứng đáng, có như vậy nhân viên có động lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn. SVTH: Lê Thị Lan 12 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế 2.4 Phân định nội dung nghiên cứu. Qua quá trình thực tập tại công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam, em nhận thấy hoạt động nhận hàng nhập khẩu chưa thực sự phát triển một cách có hiệu quả, nguồn doanh thu từ hoạt động này thu được rất ít . Chính vì thế đề tài này sẽ đi vào nghiên cứu thực trạng nhận thép nhập khẩu thông qua những nội dung sau : - Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển - Các nhân tố tác động tới quy trình nhận hàng nhập khẩu. SVTH: Lê Thị Lan 13 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế CHƢƠNG 3 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN THÉP NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƢỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CP THANH BÌNH HTC VIỆT NAM 3.1 Giới thiệu chung về công ty. 3.1.1 Khái quát về công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam. - Tên tiếng Việt/ Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN THANH BÌNH HTC VIỆT NAM - Tên tiếng Anh: Thanh Binh H.T.C Viet Nam Join Stock Company - Ngày thành lập: 02/05/1998 - Địa chỉ: Số 109, Ngõ 53, Phường Đức Giang, Quận Long Biên, Thành Phố Hà Nội - Điện Thoại: 043.877.1887 - Fax: 043.655.8116 - Website: www.thanhbinhhtc.com.vn - Email: [email protected] • Ngành nghề sản xuất và kinh doanh: - Mặt hàng kinh doanh: Các loại thép công nghiệp: thép lá/cuộn cán nóng, cán nguội các loại; thép hợp kim, thép mạ kẽm, mạ điện… • Mặt hàng sản xuất: thép kết cấu, thép định hình, thép cắt cán phẳng Khách hàng cung cấp: các nhà cung cấp lớn từ Nhật Bản, Trung Quốc, Đài Loan, Mỹ, Nga, Hàn Quốc, Anh... • Khách hàng tiêu thụ: các nhà thương mại và sản xuất lớn trong nước Được thành lập ngày 02/05/1998 với mô hình hoạt động là công ty trách nhiệm hữu hạn nhiều thành viên. Khi mới thành lập, công ty có tên đầy đủ là “Công ty TNHH Thanh Bình H.T.C”, tuy nhiên do yêu cầu phát triển, đến tháng 9 năm 2010 công ty chính thức đổi tên thành "Công ty Cổ phần Thanh Bình H.T.C Việt Nam". SVTH: Lê Thị Lan 14 Lớp: K45E5 Trường Đại học Thương Mại Khoa: Thương mại quốc tế Sản phẩm Thép Thanh Bình không những đã có mặt trên khắp thị trường trong nước mà còn mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước như Indonesia, Tây Ban Nha, Đài Loan, Thổ Nhĩ Kỳ, Ai Cập… Phương châm hoạt động của Công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam là “Lấy khách hàng làm tâm điểm” vì vậy công ty luôn nỗ lực hết mình trong việc phục vụ khách hàng nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Để làm được điều đó, Công ty luôn coi trọng việc gia tăng giá trị sản phẩm bằng việc gia công chế biến sản phẩm hay tư vấn, cung cấp và hoàn thiện một số khâu dịch vụ như: vận chuyển đến nơi, thanh toán linh hoạt, hỗ trợ nhu cầu phụ...cho khách hàng. Sản phẩm HITACOM được sản xuất trên dây chuyền, thiết bị hiện đại, tự động hóa và có nguồn gốc từ các tập đoàn nổi tiếng trên thế giới. Tất cả các loại sản phẩm mang nhãn hiệu HITACOM đều được sản xuất từ thép mạ kẽm, mạ nhôm kẽm, mạ sơn màu chất lượng cao, nguyên liệu được nhập khẩu từ Tập đoàn Bluescope Steel và các nhà sản xuất thép lớn trên thế giới. Dây chuyền sản xuất hiện đại kết hợp với nguyên liệu chất lượng cao đã tạo ra sản phẩm HITACOM mang đẳng cấp Quốc tế. Với số lượng ban đầu mới chỉ là 12 cán bộ công nhân viên hiện nay công ty đã có số nhân viên là gần 120 người. Từ chỗ chưa có bộ máy tổ chức đã có cơ cấu tổ chức rõ ràng với các phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toán tài chính, phòng hành chính, phòng tổ chức nhân sự… Qua 14 năm phát triển công ty đã có cơ cấu bộ máy rõ ràng với các bộ phận chức năng sau: SVTH: Lê Thị Lan 15 Lớp: K45E5