Tài liệu Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại công ty tnhh watabe wedding việt nam luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh

1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế bao trùm, chi phối toàn bộ quá trình phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia. Xu thế khách quan này đã đặt các doanh nghiệp đứng trước những cơ hội và thách thức lớn lao. Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh diễn ra gay gắt hơn đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới phương thức quản trị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và đặc biệt có ý nghĩa vì công tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho việc tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu. Đồng thời, đảm bảo cho việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường. Hiện nay, công tác quản trị tồn kho tuy rất quan trọng nhưng chưa thực sự quan tâm đúng mức tại các doanh nghiệp nói chung cũng như tại Công ty TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM (WAT) đang gặp một số vấn đề khó khăn, cần tháo gỡ, để có biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu cho công ty. Chính vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam” để làm đề tài luận văn tốt nghiệp. 2 2. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI - Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho, các mô hình tồn kho nguyên vật liệu, chức năng và chỉ tiêu đánh giá đến công tác quản trị của doanh nghiệp, chọn lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài. - Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT trong những năm từ 2009 -2011. - Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT trong thời gian tới. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU  Đối tượng nghiên cứu Luận văn nghiên cứu hoạt động Quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam.  Phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại WAT. - Phân tích thực trạng tồn kho nguyên vật liệu tại WAT giai đoạn từ năm 2009- 2011 và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho tại WAT. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phần lý thuyết, tác giả tham khảo các tài liệu liên quan đến đề tài như: sách Quản trị sản xuất và điều hành của tác giả Hồ Tiến Dũng, sách Quản trị sản xuất và dịch vụ, sách Quản trị sản xuất và tác nghiệp của tác giả Trương Đoàn Thể…, từ đó chọn lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài. - Phần đánh giá công tác quản trị tồn kho được thực hiện trên cơ sở phân tích thông tin thứ cấp từ các báo cáo của Watabe Wedding Việt Nam, các nguồn từ hiệp hội thương mại dệt may, cục thống kê, mạng internet…Sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp số liệu thu thập. 3 - Tham khảo ý kiến chuyên gia bằng cách trao đổi với bộ phận sản xuất, quản lý chất lượng và các chuyên gia người nước ngoài … để tìm hiểu rõ nguyên nhân làm ảnh hưởng đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT . - Phần giải pháp được thực hiện dựa vào kết quả phân tích thực trạng, các mục tiêu và tham khảo ý kiến của một số phòng ban của Watabe Wedding Việt Nam. 5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI Ngoài mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị tồn kho. Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam từ năm 2009 -2011. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam. 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1.1 Khái niệm về quản trị hàng tồn kho Chính sách tồn kho rất quan trọng làm cho các nhà quản trị sản xuất, quản trị marketing và quản trị tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Hầu hết, các loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại không kể quy mô lớn hay nhỏ đều có hàng tồn kho. Các nhà nghiên cứu đã đưa nhiều khái niệm về hàng tồn kho khác nhau. Theo tác giả Hồ Tiến Dũng (Quản trị sản xuất và điều hành, 2009) cho rằng “ Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ” Theo tác giả Trần Đức Lộc, Trần Văn Phùng (Quản trị sản xuất và tác nghiệp, 2008) định nghĩa “ Hàng dự trữ bao gồm các loại nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm…. Giá trị hàng dự trữ thường chiếm từ 40-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp” Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp, nhưng theo tác giả “Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công. Thành phẩm tồn kho và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi phí dịch vụ dở dang” 1.1.2 Mục tiêu quản trị tồn kho Là giữ mức tồn kho đủ đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng với chi phí hiệu quả nhất. Để quản trị nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần quan tâm đặc biệt đến 2 vấn đề cơ bản sau: - Xác định mức nguyên vật liệu dự trữ hợp lý nhất. 5 - Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và lựa chọn mô hình cung ứng hợp lý nhất. 1.1.3 Chức năng của quản trị tồn kho 1.1.3.1 Chức năng liên kết Là chức năng cơ bản của hàng tồn kho, liên kết giữa sản xuất và sản phẩm tiêu thụ. Việc duy trì một lượng tồn kho sẵn có là cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn và liên tục khi mức cung của doanh nghiệp và cầu của thị trường không cân đối. 1.1.3.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát. Với tình hình biến động liên tục của nền kinh tế như hiện nay, thì việc đầu tư vào hàng tồn kho sẽ có lợi hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng. Hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá bởi sự mất giá của đồng tiền. Trong trường hợp này hàng tồn kho là một hoạt động đầu tư tốt khi doanh nghiệp tính toán được các chi phí và rủi ro có thể xảy ra. Đây là chức năng bảo toàn vốn của hàng tồn kho. 1.1.3.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng Theo chính sách của nhà cung cấp, nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu hay hàng hóa với số lượng lớn thì sẽ hưởng một tỷ lệ giảm giá được gọi là khấu trừ theo số lượng. Để đầu tư hàng tồn kho một cách có hiệu quả và tránh được chi phí tồn trữ cũng như ứ đọng quá nhiều lượng hàng tồn kho thì các nhà quản trị phải tính toán được lượng đặt hàng tối ưu nhưng chi phí tồn trữ tăng lên không đáng kể. 1.1.4 Vai trò của hàng tồn kho Trong sản xuất kinh doanh, tồn kho nguyên vật liệu hay hàng hóa là cần thiết khách quan vì duy trì hàng tồn kho có những vai trò sau: - Đảm bảo sự gắn bó liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn trong quá trình sản xuất. Khi cung và cầu về một loại hàng tồn kho không giống nhau giữa các khoảng thời gian khác nhau, thì việc duy trì lượng hàng tồn kho nhằm tích lũy đủ là việc hết sức cần thiết. Nhờ có hàng tồn kho mà quá trình sản xuất được tiến hành đều đặn và liên tục, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng của quá trình sản xuất. - Đảm bảo kịp thời nhu cầu của khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào. Đây cũng là cách tốt nhất để duy trì và tăng lượng khách hàng cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, việc duy trì lượng khách hàng là rất khó khăn, ngược lại để mất đi 6 một khách hàng là rất dễ. Vì vậy doanh nghiệp cũng cần bỏ ra một số chi phí nhất định để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, không phải loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào cũng có lượng tồn kho như nhau, được quan tâm bảo quản như nhau. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu về hiệu quả kinh tế hàng tồn kho các nhà quản trị của doanh nghiệp cần phải phân tích để áp dụng các kỹ thuật của phương pháp phân tích hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp mình. 1.1.5 Các chi phí trong quản trị hàng tồn kho 1.1.5.1 Chi phí mua hàng Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng. 1.1.5.2 Chi phí đặt hàng Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng ( giao dịch, ký kết hợp đồng, chi phí hoa hồng cho người môi giới…) cùng các chi phí chuẩn bị và thực hiện vận chuyển nguyên vật liệu hay hàng hóa tới kho của doanh nghiệp. Chi phí này thường cố định cho một lô hàng cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lượng đặt hàng nhiều và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lượng đặt hàng nhỏ. Vì thế, tổng chi phí đặt hàng sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi. Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian chuẩn bị là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất. 1.1.5.3 Chi phí tồn trữ Là những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động tồn trữ. Chi phí tồn trữ được thống kê thể hiện qua bảng 1.1 7 Bảng 1.1: Chi phí tồn trữ Nhóm chi phí 1. Chi phí về nhà cửa và kho hàng Tỷ lệ so với giá trị dự trữ Chiếm 3- 10% - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng - Chi phí thuê đất 2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chiếm 1- 4% - Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị - Chi phí năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ Chiếm 3- 5% 4. Phí tổn cho việc đầu tư hàng dự trữ Chiếm 6- 24% - Thuế đánh vào hàng dự trữ - Chi phí vay vốn - Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ 5. Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được Chiếm 2- 5% Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 285) Tỷ lệ loại chi phí tồn trữ chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí tồn trữ hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho. 8 1.1.6 Các dạng tồn kho và các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho 1.1.6.1 Các dạng tồn kho Các dạng tồn kho trong doanh nghiệp có thể biểu thị qua sơ đồ hình 1.1 Cung ứng Người cung ứng Tiêu thụ Sản xuất Nguyên vật liệu trên đường vận chuyển Dự trữ Bán thành phẩm trên đường vận chuyển Dự trữ X X Ngườicung ứng x Phụ tùng thay thế trên đường vận Ngườicung chuyển Dự trữ x X Sản phẩm dở dang Thành phẩm trong kho thành phẩm Thành phẩm trong kho người bán ứng Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008,P 169) Hình 1.1: Các dạng tồn kho Hàng tồn kho trong hệ thống cungxứng - sản xuất và phân phối đều nhằm mục Ngườicung ứng có thể xảy ra như thiếu hụt làm đình trệ quá trình sản đích đề phòng những bất trắc xuất, mất uy tín với khách hàng do không đủ lượng hàng để cung ứng cho khách hàng. 1.1.6.2 Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho Mỗi doanh nghiệp đều có loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau. Việc nghiên cứu lựa chọn cho doanh nghiệp mình một hay nhiều biện pháp giảm lượng tồn kho là cần thiết. Nhằm tối đa hóa nguồn lực hiện có cũng như sử dụng vốn hiệu quả. Để giảm số lượng hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, về lý thuyết có thể áp dụng các biện pháp theo hình 1.2 9 1. Áp dụng các mô hình tồn kho Giảm tối đa lượng vật tư 2. Áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng Xác định lượng phụ tùng dự trữ hợp lý 3. Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền Giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang 4. Áp dụng chế độ hợp đồng chặt chẽ với khách hàng Xác định đúng số lượng thành phẩm và thời điểm giao hàng 5. Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế Xác định khi nào cần tăng thêm hàng tránh tồn kho Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008, P 170) Hình 1.2: Các biện pháp giảm lượng tồn kho 1.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU HÀNG TỒN KHO 1.2.1 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho Dựa vào nguyên tắc Pareto, kỹ thuật phân tích ABC phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp thành 3 nhóm: Nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng. - Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm. - Số lượng chủng loại hàng là: số các loại nguyên vật liệu hay hàng hóa của doanh nghiệp hàng năm. + Nhóm A bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị dự trữ hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng số giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chủng loại chúng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ. 10 + Nhóm B bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15 – 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về số lượng, chủng loại chúng chiếm khoảng 30% so với tổng số loại hàng tồn kho. + Nhóm C bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, số lượng chủng loại chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho. Kỹ thuật phân tích ABC được biểu diễn qua hình 1.3 % về giá trị hàng dự trữ 100% Nhóm A 80% 50% Nhóm B 20% Nhóm C 5% 15% % về số chủng loại 100% 45% Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 287) Hình 1.3: Đồ thị của các nhóm hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC - Từ kỹ thuật phân tích ABC trong quản trị hàng tồn kho có thể rút ra: + Các nguồn vốn dùng mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần có sự đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A. + Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất. + Trong dự báo nhu cầu hàng tồn kho cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác. 11 + Trình độ của nhân viên giữ kho luôn được cải thiện do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng trong kỹ thuật phân tích ABC. Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ Ngoài phương pháp phân nhóm dựa vào giá trị hàng năm của hàng tồn kho, người ta còn có thể xét đến những yếu tố khác như: - Những thay đổi về số liệu dự báo nhu cầu - Chất lượng sản phẩm - Hệ thống phân phối sản phẩm - Giá cả đơn vị hàng tồn kho. Những nhân tố này có thể làm thay đổi vị trí của hàng tồn kho, việc phân nhóm hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng vì nó là cơ sở đề ra các chính sách tồn kho. 1.2.2 Các mô hình tồn kho 1.2.2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) Mô hình EOQ do Fort.W. Harris nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915, cho tới nay nó vẫn được rất nhiều các doanh nghiệp áp dụng. Mô hình được xây dựng với các giả thuyết sau: - Nhu cầu biết trước và không thay đổi. - Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận hàng phải biết trước và cũng không thay đổi. - Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng, một thời điểm đã định trước. - Chỉ xét hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ. - Mua hàng với bất kỳ khối lượng nào đều không được giảm giá. - Không xảy ra thiếu hụt hàng dự trữ nếu đơn hàng được thực hiện đúng thời gian. Từ các giả thuyết trên, mô hình được biểu diễn dưới dạng đồ thị qua hình 1.4 12 Sản lượng (Q) Q Q A 0 B Thời gian (T) C Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2008, P 384) Hình 1.4: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản Trong đó: Q: Lượng dự trữ tối đa (lượng hàng của một đơn hàng) 0: Lượng dự trữ tối thiểu = : Lượng dự trữ trung bình. 0A =AB = BC là khoảng thời gian từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết lượng hàng của một đơn hàng. Ở mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỷ lệ không thay đổi do nhu cầu không thay đổi theo thời gian. Mục tiêu của việc nghiên cứu mô hình EOQ là nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ vì hai loại chi phí này thuộc chi phí biến đổi, còn chi phí mua hàng được xem như không đổi. Cđh xS Ctt xH 13 Trong đó: D: Nhu cầu hàng năm về loại hàng dự trữ Q: Lượng hàng của một đơn hàng S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng H: Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng dự trữ trong 1 năm Cđh: Tổng chi phí đặt hàng Ctt: Tổng chi phí tồn trữ Ý nghĩa: Chi phí đặt hàng tỷ lệ nghịch với lượng hàng của một đơn hàng, còn chi phí tồn trữ lại tỷ lệ thuận với lượng hàng đó. Mối quan hệ giữa các loại chi phí được biểu diễn qua hình 1.5 Chi phí (C) TC Ctt Cđh Q* Sản lượng (Q) Nguồn:Quản trị sản xuất và tác nghiệp ( 2008, P 386) Hình 1.5: Đồ thị lượng đặt hàng tối ưu Q*: Mức sản lượng mà tại đó chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn trữ (Cđh = Ctt ) TC: Tổng chi phí dự trữ (TC = Cđh + Ctt ) Ý nghĩa: Tương ứng với mức sản lượng Q* thì chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn trữ và lúc đó chi phí tồn trữ là thấp nhất đó chính là lượng đặt hàng tối ưu. 14 Đồng thời, khi xác định điểm đặt hàng lại (ROP) để duy trì sự liên tục quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì việc quyết định khi nào sẽ đặt hàng là rất quan trọng và được xác định theo công thức: ROP = d.L Trong đó: d: là nhu cầu hàng ngày L: là thời gian vận chuyển đơn hàng, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm nhận hàng. Đồ thị ROP được biểu diễn qua hình 1.6 Q* ROP L t Nguồn:Quản trị điều hành (2009, P 209) Hình 1.6: Đồ thị xác định điểm đặt hàng lại Ý nghĩa: Để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian giao hàng. 1.2.2.2 Mô hình lượng đặt hàng sản xuất (POQ) Mô hình POQ được áp dụng trong các trường hợp sau: - Lượng hàng đưa đến liên tục và được tích lũy dần trong một thời kỳ cho tới khi kết thúc đơn hàng. 15 - Doanh nghiệp thực hiện đồng thời việc sản xuất sản phẩm và bán ra thị trường hoặc tự chế tạo vật tư để dùng. Vì vậy, phải quan tâm tới mức sản lượng cung ứng hàng ngày của nhà sản xuất hay nhà cung ứng. - Mô hình POQ đặc biệt thích hợp với những hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên được gọi là mô hình đặt hàng theo sản xuất. Trong mô hình POQ, các giả thuyết cơ bản giống mô hình EOQ, chỉ khác biệt duy nhất giữa chúng chỉ ở điều kiện giao hàng. Mô hình POQ được biểu diễn qua hình 1.7 Lượng hàng Q Q 0 Thời gian t t T T Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2008, P 391) Hình 1.7: Mô hình lượng đặt hàng sản xuất Qmax = (p x t) – (d x t) Trong đó : Qmax : Mức dự trữ tối đa p : Mức cung ứng (mức sản xuất) hàng ngày d : Nhu cầu sử dụng hàng ngày t : Thời gian sản xuất (hoặc thời gian cung ứng) đủ số lượng cho một đơn hàng 16 1.2.2.3 Mô hình lượng đặt hàng để lại (BOQ) Các mô hình EOQ và POQ được áp dụng trong điều kiện không có sự thiếu hụt hàng dự trữ. Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chủ động thực hiện việc thiếu hụt này vì họ cho rằng nếu duy trì thêm một đơn hàng dự trữ thì phát sinh thêm các khoản chi phí lớn hơn giá trị thu được. Mô hình BOQ cơ bản không khác nhiều lắm so với mô hình EOQ và POQ, chỉ khác biệt duy nhất ở điểm là BOQ phải xem xét thêm chi phí hàng năm cho lượng hàng để lại nơi cung ứng để bổ sung vào tổng chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm. Mô hình BOQ được thể hiện qua hình 1.8 Lượng dự trữ Q* b* Q* - b* Thời gian Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 302) Hình 1.8: Mô hình lượng đặt hàng để lại Gọi: B: Chi phí cho một đơn hàng để lại nơi cung ứng hàng năm b: Lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng thiếu hụt có chủ định Tổng chi phí dự trữ gồm 3 loại: - Chi phí đặt hàng (Q*) - Chi phí lưu kho (b*) - Chi phí cho lượng hàng để lại (Q*- b*) 17 Áp dụng các công thức để tìm ra Q* và b* cũng như (Q* - b*) Q* = b* = Q* – b* = Q* - Q* = Q* =Q* 1.2.2.4 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QD) Để tăng doanh số bán nhiều Công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi khách hàng mua với số lượng lớn. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua. Khi lượng hàng tồn kho tăng thì chi phí lưu kho sẽ tăng, nhưng chi phí đặt hàng sẽ giảm đi. Từ đó, mục tiêu được đặt ra là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng tồn kho hàng năm là thấp nhất. Để xác định được lượng hàng tối ưu trong 1 đơn hàng, chúng ta phải tiến hành 4 bước sau: - Bước 1: Xác định lượng hàng tối ưu Q* ở từng mức giá I theo công thức: Q* = = Trong đó: I: % chi phí lưu kho tính theo giá mua Pri: Giá mua một đơn vị hàng dự trữ mức i i: Các mức giá - Bước 2: Xác định lượng điều chỉnh Q** theo mỗi mức khấu trừ khác nhau. Ở mỗi mức khấu trừ, nếu lượng hàng đã tính ở bước một thấp không đủ điều kiện hưởng mức khấu trừ, chúng ta điều chỉnh lượng hàng lên mức tối thiểu để được hưởng giá khấu trừ. Ngược lại, nếu lượng hàng cao hơn thì điều chỉnh xuống mức tối đa. 18 - Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí dự trữ nêu trên để tổng chi phí cho các lượng đặt hàng đã được xác định ở bước 2. - Bước 4: Chọn Q** nào có tổng chi phí dự trữ thấp đã xác định ở bước 3. Đó chính là lượng hàng tối ưu của đơn hàng. 1.2.2.5 Mô hình xác xuất với thời gian phân phối không đổi Mô hình đề cập đến vấn đề nhu cầu cả năm không chắc chắn. Mức độ đáp ứng nhu cầu có quan hệ với xác suất xảy ra. Để giảm bớt khả năng thiếu hụt này là duy trì một lượng tồn kho tăng thêm để gọi là lượng tồn kho an toàn (B), về thực chất tăng thêm lượng tồn kho an toàn là thay đổi điểm đặt hàng lại (ROPb) ROPb = ROP + B Để xác định ROPb và B ta tiến hành qua các bước - Xác định ROP = d.L, thường là điểm xác suất xảy ra lớn nhất - Tính lượng tồn kho an toàn và lượng thiếu hụt ở từng mức (Qh) - Tính chi phí tồn kho tăng thêm ở từng mức (Cth) bằng công thức: Ct = - *H Tính chi phí xảy ra thiếu hụt từng mức (Cth) bằng công thức: Cth = Pth: Xác suất xảy ra thiếu hụt ở từng mức cpth: Chi phí thiếu hụt cho một đơn vị hàng tồn kho Đh: Số đơn hàng trong năm ( số lần thiếu hụt) - Tính tổng chi phí tăng thêm ở từng mức (TCt) TCt = Ct + Cth - Chọn mức ROPb và B có TCt thấp nhất. 1.2.3 Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.2.3.1 Những thông tin cần có khi tiến hành lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần phải lập dựa trên kế hoạch sản xuất hàng ngày của doanh nghiệp như số lượng sản phẩm, thời điểm giao hàng.... Các thông tin cần có: 19 - Cấu tạo của sản phẩm mới để có thể tính toán nhu cầu nguyên vật liệu. - Lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. - Những đơn hàng cung cấp theo tiến độ của đơn hàng. - Thời gian sản xuất của từng loại nguyên liệu cấu tạo nên sản phẩm 1.2.3.2 Trình tự lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu Trình tự lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần tiến hành 3 bước: - Bước 1: Tính nhu cầu tất cả các loại nguyên liệu cho 1 loại sản phẩm phải biết được + Cơ cấu sản phẩm + Thời gian sản xuất các loại nguyên liệu cấu tạo nên sản phẩm A - Bước 2: Tính nhu cầu ròng Nhu cầu ròng = Nhu cầu – tồn kho - Bước 3: Lập kế hoạch nhu cầu từng loại nguyên liệu cho các loại sản phẩm sản xuất trong xí nghiệp 1.2.4 Hệ thống tồn kho kịp thời JIT (Just in time) 1.2.4.1 Khái niệm và lịch sử hình thành hệ thống JIT JIT( Just in time) là một hình thức quản lý dựa trên cơ sở cải tiến không ngừng và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong tất cả các bộ phận của Công ty. Mục đích của JIT là sản xuất ra những mặt hàng cần thiết tại một thời điểm nhất thiết nào đó. Đạt được mục đích này sẽ giúp Công ty đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và giúp Công ty có đủ khả năng để cạnh tranh với các đối thủ khác về mặt giá cả, chất lượng, độ tin cậy, sự linh hoạt và thời gian. Phương pháp JIT do Ông Taiichi Ohno, Phó Tổng giám đốc sản xuất và nhiều đồng nghiệp triển khai ở hãng Toyota Motor. Sự phát triển của JIT ở Nhật có thể là do đặc điểm nước Nhật đông dân cư, ít tài nguyên. Vì vậy, người Nhật trở nên nhạy cảm với việc lãng phí và kém hiệu quả. JIT là một hình thức quản lý dựa trên sự cải tiến không ngừng và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong tất cả bộ phận của Công ty. 20 Mục đích của JIT là chỉ sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng nơi và đúng thời điểm. JIT là một hệ thống sản xuất mà trong đó các hoạt động bao gồm quá trình sản xuất, quá trình di chuyển nguyên vật liệu và hàng hóa… chỉ xảy ra khi cần thiết và được yêu cầu, kết quả là rất ít hàng tồn kho. 1.2.4.2 Các yếu tố của hệ thống JIT Bản chất của sản xuất JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất. Các yếu tố chủ yếu của hệ thống JIT là: - Mức độ sản xuất đều, cố định - Hàng tồn kho thấp - Kích thước lô hàng nhỏ - Việc tổ chức nhanh, chi phí thấp - Bố trí mặt bằng hợp lý - Sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ - Công nhân đa năng - Chất lượng đảm bảo - Có tinh thần hợp tác cao - Sử dụng những người bán hàng tin cậy - Sử dụng “ hệ thống kéo” trong việc di chuyển hàng hóa - Giải quyết vấn đề nhanh chóng - Sự cải tiến liên tục Vấn đề cơ bản của phương pháp JIT là hướng tới sự cải tiến liên tục trong hệ thống như: giảm lượng tồn kho, giảm chi phí lắp đặt, giảm thời gian sản xuất, cải tiến chất lượng, tăng năng suất lao động….