Tài liệu Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp việt nam 1

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 môc lôc Lêi nãi ®Çu ....................................................................................................... 2 Ch-¬ng I: Mét sè vÊn ®Ò vÒ thiÕt kÕ vµ x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp trong m«i tr-êng kinh tÕ x· héi hiÖn ®¹i .......................................... 3 I. Lý luËn chung ............................................................................................ 3 1. Kh¸i niÖm vÒ tæ chøc vµ c¬ cÊu tæ chøc ................................................ 3 2. Vai trß cña c¬ cÊu tæ chøc ..................................................................... 4 3. Nh÷ng c¬ cÊu tæ chøc c¬ b¶n ................................................................ 4 4. C¸c nh©n tè ¶nh h-ëng tíi c¬ cÊu tæ chøc ........................................... 15 5. ThiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc........................................................................ 16 II. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc trong m«i tr-êng kinh tÕ x· héi hiÖn ®¹i ......... 19 1. §Æc ®iÓm m«i tr-êng kinh tÕ x· héi hiÖn ®¹i ...................................... 19 2. Mét sè nguyªn t¾c vµ yªu cÇu ®èi víi mét c¬ cÊu tæ chøc hiÖn ®¹i .... 19 III. Mét sè m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc n-íc ngoµi .......................................... 21 1. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc cña Amazon.com ......................................... 21 Ch-¬ng II: Thùc tr¹ng c¬ cÊu tæ chøc trong m«i tr-êng kinh tÕ x· héi hiÖn ®¹i t¹i ViÖt Nam .................................................................................... 24 I. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc c«ng ty S÷a ViÖt Nam - Vinamilk .................... 24 1. S¬ ®å tæ chøc ....................................................................................... 24 2. Ph©n tÝch s¬ ®å tæ chøc ........................................................................ 24 II. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc Tæng C«ng ty X¨ng dÇu ViÖt Nam .................. 25 1. S¬ ®å tæ chøc ....................................................................................... 26 2. Ph©n tÝch tæ chøc ................................................................................. 27 Lêi kÕt ............................................................................................................. 29 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lêi nãi ®Çu Trong ®iÒu kiÖn héi nhËp nÒn kinh tÕ hiÖn nay, ®Ó ®¸p øng ®-îc yªu cÇu cña thÞ tr-êng c¹nh tranh th× c¬ cÊu tæ chøc trong doanh nghiÖp cÇn ph¶i hoµn thiÖn ®Ó cã thÓ n©ng cao vÞ thÕ vµ kh¶ n¨ng c¹nh tranh trªn thÞ tr-êng. Khai th¸c ®Çy ®ñ tiÒm n¨ng nh- thÕ nµo ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ n¨ng lùc qu¶n lý doanh nghiÖp tèi ®a lµ vÊn ®Ò nhiÒu nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp chó ý. Vµ mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p ®Ó ®¹t ®-îc môc tiªu trªn lµ ë c«ng t¸c tæ chøc vµ thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp. Mét c¬ cÊu tæ chøc phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh th× sÏ gi¶m thiÓu ®-îc chi phÝ, t¨ng kh¶ n¨ng thùc hiÖn môc tiªu, t¨ng -u thÕ c¹nh tranh. ChÝnh v× vËy em ®· chän ®Ò tµi: "Mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc trong doanh nghiÖp ViÖt Nam". 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Ch-¬ng I: Mét sè vÊn ®Ò vÒ thiÕt kÕ vµ x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp trong m«i tr-êng kinh tÕ x· héi hiÖn ®¹i I. Lý luËn chung 1. Kh¸i niÖm vÒ tæ chøc vµ c¬ cÊu tæ chøc a. Tæ chøc lµ mét chøc n¨ng cña qu¸ tr×nh qu¶n lý (®éng tõ theo nghÜa hÑp) bao gåm viÖc ph©n bæ, s¾p xÕp nguån lùc con ng-êi vµ g¾n liÒn víi con ng-êi lµ c¸c nguån lùc kh¸c nh»m thùc hiÖn thµnh c«ng c¸c kÕ ho¹ch cña tæ chøc 3. Qu¸ tr×nh qu¶n lý LËp kÕ ho¹ch C¸c nguån lùc: * Nh©n lùc * Tµi lùc * VËt lùc * Th«ng tin Tæ chøc KiÓm tra L·nh ®¹o KÕt qu¶: * §¹t môc ®Ých * §¹t môc tiªu - S¶n phÈm - DÞch vô *Môc tiªu ®óng * HiÖu qu¶ cao H×nh 1: Logic cña qu¸ tr×nh qu¶n lý tæ chøc (Nguån: Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý I – trang 26) Trong s¬ ®å trªn ta thÊy qu¸ tr×nh qu¶n lý lµ sù lÆp ®i lÆp l¹i cña 4 c«ng viÖc: LËp kÕ ho¹ch, tæ ch-c, l·nh ®¹o. Nh»m môc ®Ých biÕn c¸c nguån lùc ®Çu vµo lµ: Nh©n lùc, tµi lùc, vËt lùc, th«ng tin thµnh kÕt qu¶ ®Çu ra ®¹t môc ®Ých, ®¹t vµ ®óng môc tiªu víi hiÖu qu¶ cao nhÊt. Kh«ng thÓ kh¼ng ®Þnh chøc n¨ng nµo quan träng nhÊt trong qu¸ tr×nh qu¶n lý nh-ng cã thÓ kh¼ng ®Þnh chøc n¨ng tæ chøc lµ chøc n¨ng c¬ b¶n trong qu¸ tr×nh qu¶n lý ®ãng vai trß s¾p xÕp nguån lùc vµ thÓ chÕ ho¸ c¬ cÊu tæ chøc ®Ó hoµn thµnh kÕ ho¹ch còng nh- môc tiªu cña tæ chøc. 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 b. C¬ cÊu tæ chøc (chÝnh thøc) lµ mét tæng thÓ c¸c bé phËn (®¬n vÞ vµ c¸ nh©n) cã mèi quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®-îc chuyªn m«n ho¸, cã nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm nhÊt ®Þnh, ®-îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc vµ tiÕn tíi c¸c môc tiªu ®· x¸c ®Þnh. 2. Vai trß cña c¬ cÊu tæ chøc - X¸c ®Þnh râ mèi t-¬ng quan gi÷a c¸c ho¹t ®éng cô thÓ - X¸c ®Þnh nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm nhÊt ®Þnh ®-îc g¾n liÒn víi c¸c c¸ nh©n, bé phËn, ph©n hÖ cña c¸c tæ chøc - X¸c ®Þnh c¸c mèi quan hÖ quyÒn lùc trong tæ chøc. 3. Nh÷ng c¬ cÊu tæ chøc c¬ b¶n a. C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn C¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn lµ tæ chøc qu©n sù. Ýt nhÊt lµ tõ FrÐderic §¹i ®Õ cña n-íc Phæ (trÞ v× tõ n¨m 1740 – 1786) qu©n ®éi cña «ng ®· trë thµnh h×nh mÉu cña c¸ch tæ chøc m¸y mãc. Suèt thÕ kû 19 cã nhiÒu ý ®Þnh quy t¾c ho¸ vµ khuyÕn khÝch c¸c t- t-ëng dÉn ®Õn tæ chøc vµ qu¶n lý lao ®éng cã hiÖu qu¶. Tuy vËy, ph¶i ®Õn ®Çu thÕ kû 20 th× tÊt c¶ c¸c t- t-ëng nµy míi ®-îc tæng hîp l¹i vµ mét lý thuyÕt tæng qu¸t vÒ tæ chøc vµ qu¶n lý míi ®-îc ®Ò ra h×nh thµnh tr-êng ph¸i qu¶n lý cæ ®iÓn. Nh÷ng ®¹i diÖn tiªu biÓu cho lý thuyÕt qu¶n lý cæ ®iÓn lµ Henri Fayol- ng-êi Ph¸p, F.W. Mooney – ng-êi Mü vµ Lyndall Urwick – ng-êi Anh. B¶ng 1: Nh÷ng nguyªn t¾c cña tr-êng ph¸i qu¶n lý cæ ®iÓn (Gareth Morgan: C¸ch nh×n nhËn tæ chøc tõ nhiÒu gãc ®é) Thèng nhÊt ®iÒu khiÓn: Ng«i thø: Mét nh©n viªn chØ nhËn lÖnh tõ mét cÊp ®é trªn duy nhÊt QuyÒn cña cÊp trªn ®èi víi cÊp d-íi ®i tõ trªn xuèng d-íi trong tæ chøc. D©y chuyÒn nµy, b¾t nguån tõ nguyªn t¾c trªn, ph¶i phôc vô cho viÖc truyÒn ®¹t vµ ra quyÕt ®Þnh. Sè nh©n viªn d-íi Sè l-îng c¸c c¸ nh©n d-íi quyÒn mét ng-êi kh«ng ®-îc quyÒn kiÓm tra cña mét qu¸ ®«ng, nÕu kh«ng sÏ g©y ra c¸c vÊn ®Ò vÒ truyÒn ®¹t 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ng-êi: vµ chi phèi. Ng-êi qu¶n lý cè vÊn vµ Ng-êi qu¶n lý cè vÊn cã thÓ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc quan qu¶n lý kinh doanh: träng nh-ng ph¶i l-u ý kh«ng bao giê lÊn quyÒn ng-êi qu¶n lý tuyÕn. TÝnh chñ ®éng: KhuyÕn khÝch ë mäi cÊp cña tæ chøc Ph©n c«ng lao ®éng: Sù chØ ®¹o ph¶i t×m c¸ch ®¹t tíi mét møc ®é chuyªn s©u cho phÐp thùc hiÖn môc ®Ých cña tæ chøc mét c¸ch hiÖu qu¶. QuyÒn lùc vµ tr¸ch Ph¶i tÝnh ®Õn quyÒn ®iÒu khiÓn vµ ®ßi hái sù chÊp hµnh, nhiÖm: ph¶i ®¹t ®Õn sù c©n b»ng gi÷a quyÒn lùc vµ tr¸ch nhiÖm. TËp trung quyÒn lùc: Ýt nhiÒu ph¶i lu«n lu«n cã viÖc tËp trung quyÒn lùc nh-ng ph¶i thay ®æi ®Ó sö dông tèi -u kh¶ n¨ng cña ®éi ngò c¸n bé. Kû luËt: Sù tu©n lÖnh, sù thùc hiÖn, sù c-¬ng quyÕt, c¸ch xö sù vµ dÊu hiÖu bªn ngoµi ph¶i phï hîp víi quy chÕ vµ tËp qu¸n tæ chøc. Lîi Ých riªng ph¶i phôc Nhê tÝnh c-¬ng quyÕt, tÝnh g-¬ng mÉu, sù th«ng c¶m tïng lîi Ých chung: ®óng ®¾n, vµ sù th-êng xuyªn gi¸m s¸t. C«ng lý: Dùa trªn lßng tèt vµ c«ng b»ng nh»m ®-a ®éi ngò c¸n bé ®i ®Õn thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô chøc n¨ng cña m×nh: tr¶ c«ng ®øng ®¾n nh»m khuyÕn khÝch tinh thÇn, kh«ng r¬i vµo tr¶ c«ng qu¸ møc. TÝnh æn ®Þnh cña ®éi Nh»m khuyÕn khÝch n¨ng lùc ngò c¸n bé: Sù ®oµn kÕt cña ®éi ngò §Ó thóc ®Èy sù hµi hoµ - nguån gèc cña søc m¹nh. c¸n bé: C¸c s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn: H×nh 2a: C¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn gi¶n ®¬n 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 M« h×nh nµy th-êng thÊy ë c¸c hé kinh doanh nhá, c¸c nhãm lµm viÖc. VÝ dô: nhãm n«ng d©n gÆt lóa trªn ruéng hoÆc hé gia ®×nh kinh doanh dÞch vô xay x¸t lóa g¹o. H×nh 2b : C¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn më réng theo chiÒu Nh¾c ®Õn qu¶n lý khoa häc, c¬ cÊu tæ chøc m¸y mãc kh«ng thÓ kh«ng nh¾c tíi Frederick Taylor – ng­êi ®i tiªn phong trong “tæ chøc lao ®éng mét c²ch khoa häc” hay “l±nh ®³o doanh nghiÖp mét c²ch khoa häc”. Taylor chñ tr-¬ng 5 nguyªn lý7 c¬ b¶n cã thÓ tãm t¾t nh- sau: 1. Ng-êi l·nh ®¹o ph¶i ®¶m nhËn tÊt c¶ tr¸ch nhiÖm tæ chøc c«ng viÖc: ng-êi l·nh ®¹o ph¶i ®¶m nhËn hoµn toµn viÖc suy nghÜ vµ kª ho¹ch ho¸, thiÕt kÕ suy nghÜ c«ng viÖc, cßn ng-êi lao ®éng chØ thùc hiÖn nhiÖm vô mµ th«i. 2. Ph¶i dïng c¸c ph-¬ng ph¸p khoa häc: ®Ó x¸c ®Þnh ph-¬ng ph¸p hiÖu qu¶ nhÊt khi thùc hiÖn c«ng viÖc, chuÈn bÞ nhiÖm vô cña ng-êi c«ng nh©n theo quan ®iÓm nµy, ®ång thêi nªu râ c¸ch thøc thùc hiÖn mét c¸ch chÝnh x¸c. 3. Lùa chän ng-êi giái nhÊt ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô 4. §µo t¹o ng-êi c«ng nh©n lµm viÖc hiÖu qu¶ 5. Gi¸m s¸t kÕt qu¶ cña ng-êi lao ®éng ®Ó ®¶m b¶o cho hä sö dông ®-îc c¸c ph-¬ng ph¸p thÝch hîp vµ ®¹t kÕt qu¶ mong muèn. §-îc sö dông cã hÖ thèng, 5 nguyªn lý cña Taylor h×nh thµnh c¸c tæ chøc m¸y mãc, trong ®ã mäi ng-êi thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô nhá, chuyªn s©u theo hÖ thèng thiÕt kÕ, ph©n c«ng lao ®éng vµ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ kh¸ phøc t¹p. Nã lµm t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, thóc ®Èy thay thÕ nh©n lùc chuyªn m«n b»ng c«ng nh©n c«ng kh«ng lµnh nghÒ. C¸ch thøc tæ chøc nµy ngù trÞ c¸c nhµ m¸y, xÝ nghiÖp ph-¬ng t©y suèt nöa thÕ kû 20, lµm n©ng cao ®¸ng kÓ n¨ng suÊt lao ®éng. §iÓn h×nh cã thÓ kÓ 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ®Õn c¸c cöa hµng thøc ¨n nhanh Mc §onal vµ d©y chuyÒn s¶n xuÊt « t« cña Henry Ford. D©y chuyÒn Mc Donald’s kh² næi tiÕng v× ­u ®iÓm cña nã trong phôc vô thøc ¨n nhanh. Doanh nghiÖp nµy ®· c¬ giíi ho¸ tæ chøc lao ®éng ®èi víi tÊt c¶ c¸c c«ng ty con cña m×nh trªn toµn thÕ giíi ®Ó chç nµo s¶n phÈm còng gièng nhau. H·ng chó ý ®Õn mét c«ng chóng ®-îc lùa chän kü cµng vµ phôc vô hä mét c²ch chÝnh x²c theo “ khoa häc b²nh m× kÑp thÞt”. Mc Donald’s cã riªng “Tr­êng ®³i häc b²nh mú kÑp thÞt”, ë ®ã d³y m«n häc n¯y cho gi²m ®èc c¸c c«ng ty con, ®· xuÊt b¶n 1 tËp chØ dÉn chi tiÕt cho gi¸m ®èc c¸c c«ng ty con vÒ c¸c c«ng viÖc hµng ngµy trong néi bé hÖ thèng kinh doanh. Nh×n mét c¸ch toµn diÖn c¬ cÊu tæ chøc ktheo tuyÕn mang h×nh ¶nh mét tæ chøc m¸y mãc cã nh÷ng mÆt m¹nh vµ ®iÓm yÕu nhÊt ®Þnh. C¸c mÆt m¹nh cña c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn: 1. Phï hîp víi c¸c nhiÖm vô ®¬n gi¶n 2. Khi m«i tr-êng æn ®Þnh ®¹t tíi tr¹ng th¸i ®¶m b¶o th× vËn hµnh tèt. 3. Khi muèn s¶n xuÊt mét s¶n phÈm nhÊt ®Þnh trong mét thêi gian dµi 4. Khi ®é chÝnh x¸c lµ mét tiªu chuÈn quan träng 5. Khi c²c yÕu tè con ng­êi cña “m²y mãc” ®-îc tu©n thñ vµ ho¹t ®éng nh- dù kiÕn. 6. BÊt kú thµnh viªn nµo trong tæ chøc còng biÕt ®Ých x¸c thñ tr-ëng trùc tiÕp vµ duy nhÊt cña m×nh. Nh÷ng h¹n chÕ cña c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn: 1. §©y lµ mét lo¹i h×nh tæ chøc rÊt khã thÝch nghi víi hoµn c¶nh v× nã thiÕt kÐ ®Ó ®¹t ®-îc môc tiªu ®Þnh tr-íc chø kh«ng ph¶i ®Ó ®æi míi. 2. G©y t×nh tr¹ng quan liªu, thiÓn cËn, cøng nh¾c 3. Cã nh÷ng hËu qu¶ bÊt ngê ngoµi mong muèn nÕu nh- lîi Ých ng-êi lµm viÖc ®øng trªn môc tiªu cña tæ chøc. 4. Cã t¸c ®éng kh«ng tèt ®Õn søc khoÎ t©m thÇn cña nh©n viªn cÊp d-íi cho c«ng viÖc ®¬n ®iÖu. 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 5. Ng-êi qu¶n lý ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng nhiÖm vô phøc t¹p vµ ph¶i chØ ®¹o cho thuéc cÊp cña m×nh mäi vÊn ®Ò trong c«ng t¸c. Mét sè m« h×nh thùc tÕ tæ chøc theo tuyÕn: H×nh 2c: C¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn trong qu¸n ¨n nhá Tæng gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Chi nh¸nh 1 Gi¸m ®èc Chi nh¸nh 2 Qu¶n ®èc ph©n x-ëng 1 Gi¸m ®èc Chi nh¸nh 3 Gi¸m ®èc Chi nh¸nh 4 Qu¶n ®èc ph©n x-ëng 2 H×nh 2d: C¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt Nh- ®· tr×nh bµy ë trªn, c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn víi c¸c mÆt m¹nh vµ yÕu cña nã chØ phï hîp víi mét sè tæ chøc nhÊt ®Þnh. §Ó thay thÕ c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn ng-êi ta ®-a ra c¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng. b. C¬ cÊu tæ chøc n¨ng: Mét trong nh÷ng h¹n chÕ cña c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn lµ ®ßi hái ng-êi qu¶n lý ph¶i cã tÇm hiÓu biÕt réng v× nÕu h¹n chÕ vÒ mét mÆt chuyªn m«n nµo ®ã, ng-êi qu¶n lý cã thÓ cã nh÷ng chØ ®¹o sai. §Ó kh¾c phôc h¹n chÕ trªn, ng-êi ta sö dông c¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng, chuyªn m«n ho¸ viÖc chØ ®¹o c«ng viÖc, ®-îc giao cho nh÷ng ng-êi ®· nghiªn cøu cÈn thËn tõng mÆt cña c«ng viÖc, vµ do ®ã mµ sÏ cho ®¹o ®óng ®¾n h¬n vµ cã khoa häc h¬n. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng c¬ b¶n nhÊt lµ m« h×nh tæ chøc trong mét tr-êng häc nhá 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 HiÖu tr-ëng GV v¨n häc GV to¸n GV Lý Häc sinh H×nh 3a: C¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng trong tr-êng häc Trong m« h×nh trªn, mçi häc sinh trùc thuéc 3 gi¸o viªn phô tr¸ch 3 m«n kh¸c nhau. Trong giê häc cña gi¸o viªn nµo th× häc sinh nhËn sù chØ dÉn vµ l·nh ®¹o trùc tiÕp tõ gi¸o viªn ®ã. Gi¶ sö gi¸o viªn m«n to¸n ®ång thêi lµ gi¸o viªn chñ nhiÖm th× ngoµi giê häc cña c¸c gi¸o viªn kh¸c, gi¸o viªn to¸n còng phô tr¸ch kiªm c«ng t¸c qu¶n lý häc sinh cña líp. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng ë c¸c doanh nghiÖp cã chi nh¸nh: Tæng gi¸m ®èc PTG§ Marketing PTG§ S¶n xuÊt PTG§ nh©n sù PTG§ Tµi chÝnh Chi nh¸nh H×nh 3b: C¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng trong doanh nghiÖp Theo m« h×nh trªn, gi¸m ®èc phô tr¸ch chung, c¸c phã gi¸m ®èc chuyªn m«n phô tr¸ch tõng vÊn ®Ò chuyªn m«n cô thÓ. Mçi chi nh¸nh cña c«ng ty chÞu sù qu¶n lý ®ång thêi cña c¶ 4 phã gi¸m ®èc chuyªn m«n. Sù kh¸c nhau gi÷a c¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng ë trªn so víi c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn (h×nh 2d) ®-îc thÓ hiÖn kh¸ râ. Trong h×nh 2d, tæng gi¸m ®èc vµ gi¸m ®èc c¸c chi nh¸nh ph¶i cã kiÕn thøc ®Çy ®ñ vÒ c¸c chuyªn m«n tõ 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 marketing, nh©n sù, s¶n xuÊt ®Õn tµi chÝnh. Trong khi ®ã ë h×nh 3b, tõng chuyªn m«n cã c¸c phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch, tæng gi¸m ®èc chØ cßn nh÷ng nhiÖm vô vÒ hµnh chÝnh vµ tæ chøc chung. C¸c mÆt m¹nh cña c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn: 1. Ph¸t huy ®Çy ®ñ -u thÕ nh©n lùc tµi nguyªn vµ -u thÕ kü thuËt, hiÖu suÊt cao. 2. X©y dùng c¸c ngµnh chøc n¨ng, gi¶m nhÑ ¸p lùc ng-êi qu¶n lý cao nhÊt, cã lîi cho viÖc tËp trung søc lùc gi¶i quyÕt vÊn ®Ò chiÕn l-îc. Nh÷ng h¹n chÕ cña c¬ cÊu tæ chøc theo tuyÕn: 1. NhiÒu ®Çu cuèi l·nh ®¹o, cÊp d-íi kh«ng biÕt l¾ng nghe ai, khã lùa chän. 2. Kh«ng cã lîi cho viÖc ®µo t¹o qu¶n lý toµn diÖn. c. C¸c c¬ cÊu tæ chøc kÕt hîp (Ma trËn) Trong c¸c m« h×nh ®· nghiªn cøu ë trªn, ngo¹i trõ m« h×nh tæ chøc häc tËp, chóng ta ch-a xÐt kü mét sè vÊn ®Ò thùc tÕ mµ c¸c tæ chøc vÉn gÆp ph¶i: * Mçi tæ chøc ®Òu ho¹t ®éng trong mét m«i tr-êng lu«n biÕn ®æi, t¸c ®éng qua l¹i víi tæ chøc, trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp lµm thay ®æi sù vËn hµnh cña tæ chøc kh¸c víi dù tÝnh ban ®Çu cña ng-êi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc. Theo Gareth Morgan trong ch­¬ng 3 cña cuèn s²ch “C²c c²ch nh×n nhËn tæ chøc tõ nhiÒu gãc ®é” th× tæ chøc ®­îc xem nh­ mét hÖ më, mét c¬ thÓ sèng. * Tæ chøc lµ tËp hîp cña hai hoÆc nhiÒu ng-êi cïng ho¹t ®éng trong mét h×nh th¸i nhÊt ®Þnh ®Ó ®¹t ®ù¬c nh÷ng môc ®Ých chung. Mµ chóng ta ®Òu biÕt r»ng mäi ng-êi sÏ lµm viÖc tèt h¬n khi mµ nhiÖm vô hä ®-îc giao lµm hä phÊn chÊn vµ qu¸ tr×nh kÝch thÝch dùa trªn kh¶ n¨ng cña mäi ng-êi thùc hiÖn c«ng viÖc vµ ®-îc ®·i ngé ®óng víi nhu cÇu c¸ nh©n cña hä. Mçi con ng-êi lµ mét chØnh thÓ sinh häc vµ x· héi phøc t¹p, cã nh÷ng nhu cÇu vµ ®éng lùc kh¸c nhau. MÆt kh¸c, chóng ta cã thÓ thÊy râ rµng r»ng mçi m« h×nh tæ chøc ®¬n thuÇn ®· nªu trªn ®Òu cã nh÷ng nh-îc ®iÓm do ®ã chØ cã thÓ ho¹t ®éng nh÷ng ®iÒu kiÖn m«i tr-êng t-¬ng ®èi æn ®Þnh, Ýt biÕn ®éng. Xong, trªn thùc tÕ, m«i 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 tr-êng quanh tæ chøc lu«n phøc t¹p. Do ®ã, ng-êi qu¶n lý khi thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc kh¾c phôc b»ng c¸ch phèi hîp hai hoÆc nhiÒu tæ chøc d¬n gi¶n thµnh mét m« h×nh tæ chøc hçn hîp th-êng ®-îc gäi lµ m« h×nh tæ chøc ma trËn. H×nh 4: HÖ thèng tæ chøc hçn hîp (theo tuyÕn vµ chøc n¨ng) Nguån: P.M Kec-Gien-Xtep, Nh÷ng nguyªn lý cña c«ng t¸c tæ chøc, Nhµ xuÊt b¶n Lao ®éng, 1974, trang 48. Gi¸m ®èc PG§ Nh©n sù PG§ S¶n xuÊt Kü s- m¸y Qu¶n ®èc Tr-ëng phßng kÕ ho¹ch §èc c«ng §èc c«ng C«ng nh©n PG§ Tµi chÝnh C«ng nh©n QuyÒn h¹n trùc tuyÕn QuyÒn h¹n chøc n¨ng 11 C«ng nh©n C«ng nh©n Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 H×nh 5: S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc ma trËn Gi¸m ®èc T.phßng tµi chÝnh Qu¶n lý s¶n xuÊt T.phßng Kü thuËt Chñ nhiÖm dù ¸n 1 Chñ nhiÖm dù ¸n 2 H×nh 6: D¹ng tæng qu¸t cña mét c¬ cÊu tæ chøc ma trËn M« h×nh ma trËn lµ sù kÕt hîp nhiÒu m« h×nh cho phÐp tæ chøclîi dông ®-îc -u thÕ cña c¸c m« h×nh tæ chøc chÝnh ®ång thêi gi¶m ®ù¬c ¶nh h-ëng cña c¸c nh-îc ®iÓm cña nã. Mét sè -u ®iÓm kh¸c cña c¬ cÊu tæ chøc hçn hîp (ma trËn) * Gióp xö lý c¸c t×nh huèng hÕt søc phøc t¹p * Cã t¸c dông tèt víi c¸c tæ chøc lín * Cho phÐp chuyªn m«n ho¸ mét sè c¬ cÊu tæ chøc Mét sè h¹n chÕ cña c¬ cÊu tæ chøc hçn hîp (ma trËn) * C¬ cÊu tæ chøc phøc t¹p * C¸c bé phËn, ph©n hÖ cã thÓ qu¸ nhá lµm t¨ng thªm nh-îc ®iÓm cña c¬ cÊu tæ chøc chÝnh. §Ó h¹n chÕ nh-îc ®iÓm cña m« h×nh ma trËn, viÖc kÕt hîp c¸c c¬ cÊu tæ chøc thuÇn tuý ph¶i ®óng ®¾n, phï hîp. Th«ng th-êng th× lÊy mét m« h×nh lµ c¬ së sau ®ã ®-a thªm c¸c c¬ cÊu tæ chøc kh¸c nÕu thÊy cÇn thiÕt. d. C¸c c¬ cÊu kh¸c * Tæ chøc häc tËp (learning organization) Tæ chøc häc tËp mang d¸ng dÊp m« h×nh tæ chøc ®-îc Baden Powell thiÕt lËp cho phong trµo H-íng ®¹o sinh tõ n¨m 1907, lµ m« h×nh tæ chøc dùa 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 trªn sù tù ho¹t ®éng cña c¸c nhãm ®ång nhÊt (The patrol) liªn kÕt víi nhau thµnh hÖ thèng nhãm ®èng nhÊt (The patrol system) ho¹t ®éng v× môc tiªu ph¸t triÓn kü n¨ng sèng cho thanh thiÕu niªn 9. Tæ chøc häc tËp còng ®-îc ¸p dông thµnh c«ng cho doanh nghiÖp. §iÓn h×nh lµ tËp ®oµn thøc ¨n nhanh Taco Bell – thuéc tËp ®oµn quèc tÕ PepsiCo. Trong nöa ®Çu thËp niªn 90 cña thÕ kû 20, m« h×nh nµy ®· ®-a Taco Bell trë thµnh th-¬ng hiÖu thøc ¨n nhanh ®øng thø 3 thÕ giíi (Website: www.tacobell.com). H×nh 7: M« h×nh tæ chøc häc tËp Tæ chøc häc tËp lµ h×nh mÉu tæ chøc ®iÓn h×nh nhÊt g¾n víi Èn dô tæ chøc lµ mét bé n·o. Trong ®ã th«ng tin th«ng suèt lµ ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt cho sù duy tr× tæ chøc nh- t¸c gi¶ Gareth Morgan ®± kÕt luËn trong “C²ch nh×n nhËn tæ chøc tõ nhiÒu gãc ®é”, ch­¬ng 4: H­íng tíi kh° n¨ng tù tæ chøc, trang 86. M« h×nh tæ chøc häc tËp lµm cho tæ chøc chøc nªn linh ho¹t h¬n víi biÕn ®éng cña m«i tr-êng, gi¶m thiÓu chi phÝ qu¶n lý do c¾t gi¶m c¸c vÞ trÝ qu¶n lý trung gian. Xong còng kh«ng ph¶i lµ m« h×nh tèi -u v× mét sè lý do sau: tr-íc hÕt ®Ó duy tr× th«ng tin h÷u Ých ®Õn tõng ®¬n vÞ nhãm c¬ b¶n lµ viÖc kh«ng dÔ 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 thùc hiÖn, ®Æc biÖt lµ tæ chøc lín vµ tr¶i réng trªn nhiÒu khu vùc ®Þa lý c¸ch xa nhau; mÆt kh¸c nhãm c¬ b¶n kh«ng cÇn ng-êi qu¶n lý chØ khi néi dung c«ng viÖc ®¬n gi¶n ®Ó mçi thµnh viªn trong nhãm cã thÓ lµm tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc cña nhãm, ®èi víi c¸c nhiÖm vô phøc t¹p cÇn chuyªn m«n ho¸ th× kh«ng thÓ x©y dùng c¸c nhãm c¬ b¶n nµy, do ®ã tæ chøc häc tËp trë nªn phi thùc tÕ. * HÖ thèng tæ chøc l·nh ®¹o 2 chiÒu: (Nguån: P.M Kec-gien-txep, Nh÷ng nguyªn lý cña c«ng t¸c tæ chøc, Nhµ xuÊt b¶n lao ®éng – 1974, trang 57)_ cã ®iÒu chØnh tªn gäi hµnh chÝnh cho phï hîp víi thùc tÕ ViÖt Nam. H×nh 8: HÖ thèng tæ chøc l·nh ®¹o 2 chiÒu: ChÝnh Phñ Bé Bé Bé Bé UBND TØnh Së Së Së Së Phßng Phßng UBND HuyÖn Phßng Phßng 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 4. C¸c nh©n tè ¶nh h-ëng tíi c¬ cÊu tæ chøc C¸c ph©n hÖ cña tæ chøc xÐt theo Èn dô sinh häc – tæ chøc nh- mét hÖ më – cã thÓ xem nh- lµ c¬ së ®Ó xem xÐt c¸c yÕu tè ¶nh h-ëng c¬ cÊu tæ chøc. a. ChiÕn l-îc B¶ng 2: Mèi quan hÖ gi÷a chiÕn l-îc vµ c¬ cÊu tæ chøc ChiÕn l-îc C¬ cÊu tæ chøc Kinh doanh ®¬n ngµnh nghÒ Chøc n¨ng §a d¹ng ho¹t ®éng däc theo d©y Chøc n¨ng víi c¸c trung t©m lîi Ých chuyÒn s¶n xuÊt – chi phÝ §a d¹ng ho¸ ngµnh nghÒ cã mèi §¬n vÞ quan hÖ chÆt chÏ §a d¹ng ho¸ ngµnh nghÒ cã mèi C¬ cÊu hçn hîp quan hÖ kh«ng chÆt chÏ §a d¹ng ho¸ c¸c ho¹t ®éng ®éclËp C«ng ty mÑ n¾m gi÷ cæ phÇn (Holding company) b. Quy m« tæ chøc vµ møc ®é phøc t¹p trong ho¹t ®éng cña tæ chøc. Tæ chøc cã quy m« lín, ho¹t ®éng phøc t¹p th-êng cã møc ®é chuyªn m«n ho¸, h×nh thøc ho¸ cao h¬n, nh-ng l¹i Ýt tËp trung h¬n c¸c tæ chøc nhá, thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng kh«ng qu¸ phøc t¹p. c. C«ng nghÖ TÝnh chÊt vµ møc ®é phøc t¹p cña c«ng nghÖ mµ tæ chøc sö dông ¶nh h-ëng tíi c¬ cÊu tæ chøc. VÝ dô: Tæ chøc theo tuyÕn (m« h×nh tæ chøc m¸y mãc) h×nh thµnh lµ do c¸c d©y chuyÒn s¶n xuÊt. Tæ chøc häc tËp mµ Taco Bell ¸p dông nh- tr×nh bµy ë phÇn trªn sÏ kh«ng thÓ hiÖu qu¶ nÕu kh«ng cã hç trî cña c«ng nghÖ th«ng tin, do tæ chøc häc tËp ®ßi hái ph¶i cËp nhËt th«ng tin chÝnh x¸c vµ liªn tôc th× c¸c nhãm míi ra quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n. Còng cÇn chó ý lµ th-êng th× c¬ cÊu tæ chøc th-êng ®i sau c¸c nhu cÇu c«ng nghÖ, g©y sù chËm trÔ viÖc khai th¸c c«ng nghÖ míi. 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 d. Th¸i ®é cña l·nh ®¹o cÊp cao vµ n¨ng lùc cña ®éi ngò nh©n lùc Th¸i ®é cña l·nh ®¹o cao cÊp, phong c¸ch vµ ph-¬ng ph¸p l·nh ®¹o ®-îc lùa chän sÏ chi phèi c¸ch x©y dùng tæ chøc - ®· ph©n tÝch trong phÇn t¸c ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc ®Õn ph-¬ng ph¸p l·nh ®¹o. Bªn c¹nh ®ã, n¨ng lùc cña ®éi ngò nh©n viªn còng t¸c ®éng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc. Tr×nh ®é nh©n lùc cao th× cÇn trao quyÒn tù chñ nhiÒu h¬n, khuyÕn khÝch s¸ng t¹o vµ ng-îc l¹i. e. M«i tr-êng M«i tr-êng æn ®Þnh hay m«i tr-êng nhiÒu biÕn ®éng, m«i tr-êng cã nguån lùc phong phó vµ m«i tr-êng khan hiÕm nguån nh©n lùc ph¶i cã c¬ cÊu tæ chøc kh¸c nhau ®Ó thÝch øng víi m«i tr-êng. 5. ThiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc a. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu: * TÝnh thèng nhÊt trong môc tiªu *TÝnh tèi -u nghÜa lµ c¬ cÊu tæ chøc cã ®Çy ®ñ c¸c ph©n hÖ, bé phËn vµ con ng-êi (kh«ng thõa, kh«ng thiÕu) ®Ó thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt. * TÝnh tin cËy: c¬ cÊu tæ chøc ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, kÞp thêi, ®Çy ®ñ cho th«ng tin cña tæ chøc * TÝnh linh ho¹t: tæ chøc ph¶i cã kh¶ n¨ng thÝch øng víi m«i tr-êng vµ cã kh¶ n¨ng ph¶n øng tèt víi thay ®æi cña m«i tr-êng trong còng nh- ngoµi tæ chøc. VÝ dô: mét sè l·nh ®¹o cña tæ chøc bÊt ngê bÞ lo¹i ra th× vÉn cã thÓ cã ng-êi thay thÕ. * TÝnh hiÖu qu¶: c¬ cÊu tæ chøc ®¶m b¶o thùc hiÖn môc tiªu víi chi phÝ nhá nhÊt. * TÝnh ®ång d¹ng trong c¬ cÊu tæ ch-c12. Nh÷ng ng-êi cã cïng mét c-¬ng vÞ nh- nhau cã tªn gäi gièng nhau b. Nh÷ng nguyªn t¾c tæ chøc * Nguyªn t¾c x¸c ®Þnh theo chøc n¨ng * Nguyªn t¾c giao quyÒn cho kÕt qu¶ mong muèn 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 * Nguyªn t¾c bËc thang * Nguyªn t¾c thèng nhÊt mÖnh lÖnh * Nguyªn t¾c quyÒn h¹n theo cÊp bËc * Nguyªn t¾c t-¬ng xøng gi÷a quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm * Nguyªn t¾c vÒ tÝnh tuyÖt ®èi trong tr¸ch nhiÖm * Nguyªn t¾c qu¶n lý sù thay ®æi * Nguyªn t¾c c©n b»ng c. ThiÕt kª c¬ cÊu tæ chøc H×nh 9: Qu¸ tr×nh thiÕt kÐ c¬ cÊu tæ chøc Nghiªn cøu vµ dù b¸o c¸c yÕu tè ¶nh h-ëng lªn c¬ cÊu tæ chøc nh»m x¸c ®Þnh m« h×nh c¬ cÊu tæng qu¸t Chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc X©y dùng c¸c bé phËn vµ ph©n hÖ cña c¬ cÊu ThÓ chÕ ho¸ c¬ cÊu tæ chøc (1) Nghiªn cøu vµ dù b¸o c¸c yÕu tè ¶nh h-ëng lªn c¬ cÊu tæ chøc nh»m x¸c ®Þnh m« h×nh c¬ cÊu tæng qu¸t (2) Chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc (3) X©y dùng c¸c bé phËn vµ ph©n hÖ cña c¬ cÊu (4) ThÓ chÕ ho¸ c¬ cÊu tæ chøc 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 H×nh 10: Qu¸ tr×nh chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc Ph©n tÝch c¸c môc tiªu chiÕn l-îc Ph©n tÝch c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng Ph©n tÝch c«ng viÖc H×nh 11: Qu¸ tr×nh x©y dùng c¸c bé phËn vµ ph©n hÖ c¬ cÊu Bé phËn ho¸ c¸c c«ng viÖc H×nh thµnh cÊp bËc qu¶n lý Giao quyÒn h¹n Phèi hîp ho¹t ®éng 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 H×nh 12: Qu¸ tr×n thÓ chÕ ho¸ c¬ cÊu tæ chøc S¬ ®å tæ chøc: - DÔ hiÓu - M« t¶ c¸c mèi quan hÖ chÝnh thøc M« t¶ vÞ trÝ c«ng viÖc: - Giíi thiÖu vÞ trÝ - NhiÖm vô, quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm - §ßi hái c«ng viÖc - Tr×nh ®é cÇn thiÕt QuyÒn h¹n quyÕt ®Þnh: - NhiÖm vô - QuyÒn h¹n cña tõng vÞ trÝ øng víi nhiÖm vô. II. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc trong m«i tr-êng kinh tÕ x· héi hiÖn ®¹i 1. §Æc ®iÓm m«i tr-êng kinh tÕ x· héi hiÖn ®¹i - Sù bïng næ cña th«ng tin vµ kü thuËt th«ng tin, dÊu hiÖu b¾t ®Çu mét kû nguyªn míi – kû nguyªn kinh tÕ s¸ng t¹o - Sè h·ng c¹nh tranh ngµy cµng nhiÒu, cuéc c¹nh tranh ngµy cµng gay g¾t. - H×nh thµnh hÖ thèng gi¸ trÞ quan míi - Xu h-íng héi nhËp kinh tÕ, v¨n ho¸ 2. Mét sè nguyªn t¾c vµ yªu cÇu ®èi víi mét c¬ cÊu tæ chøc hiÖn ®¹i Mét sè nguyªn t¾c: 19 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - LÊy n¨ng lùc cèt lâi lµm trung t©m: Bé m¸y tæ chøc cÇn ph¶i cã n¨ng lùc cã lîi cho n¨ng lùc h¹t nh©n (lµ n¨ng lùc ®éc ®¸o trong mçi tæ chøc mµ kh«ng dÔ m« t¶ - sÏ ®-îc ph©n tÝch trong c¸c vÝ dô m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc mét sè tæ chøc kinh tÕ n-íc ngoµi phÇn d-íi) lµm -u thÕ ph¸t huy trong c¹nh tranh. - TÝnh linh ho¹t cña tæ chøc: Khi m«i tr-êng cã nhiÒu sù thay ®æi, bÊt cø tæ chø nµo kh«ng kÞp ph¶n øng cã thÓ sÏ bÞ ®µo th¶i. V× thÕ, tæ chøc hiÖn ®¹i cÇn cã sù linh ho¹t ®èi víi sù thay ®æi cña m«i tr-êng. - Tèi ®a ho¸ gi¸ trÞ kiÕn thøc: Trong tæ chøc hiÖn ®¹i, tri thøc lµ nguån tµi nguyªn quan träng nhÊt. Do ®ã, viÖc tèi ®a ho¸ gi¸ trÞ kiÕn thøc lµ mét nguyªn t¾c quan träng trong thiÕt kÕ tæ chøc. - Nguyªn t¾c Ýt tÇng thø nhÊt: TÇng thø cÊp bËc trong c¸c tæ chøc truyÒn thèng nhתu, viÖc phæ biÕn th«ng tin trong néi bé chËm, th«ng tin kh«ng ch©n thËt, ph¶n øng tr-íc sù thay ®æi cña m«i tr-êng chËm ch¹p dÉn ®Õn hiÖu qu¶ vËn hµnh thÊp. V× thÕ cÇn thiÕt kÕ tæ chøc theo nguyªn t¾c Ýt tÇng thø nhÊt. §iÓn h×nh nhÊt lµ c¬ cÊu tæ chøc kiÓu ma trËn. - TÝnh chÊt cã thÓ x©y dùng ®-îc cña tæ chøc: lµ tÝnh linh ho¹t ®iÒu chØnh bé m¸y trong néi bé tæ chøc. Do ®ã, c¬ cÊu tæ chøc nªn thiÕt kÕ cã thÓ ®iÒu chØnh linh ho¹t phï hîp víi chiÕn l-îc kh«ng ngõng thay ®æi. Mét sè yªu cÇu - Râ rµng: gäi lµ râ rµng kh«ng cã nghÜa lµ ®¬n gi¶n mµ cã nghÜa lµ mçi ng-êi, mçi bé phËn trong tæ chøc ®iÒu hiÓu râ m×nh thuéc ®¬n vÞ nµo? c¸c mèi liªn hÖ cña m×nh trong tæ chøc ra sao? th«ng tin h÷u Ých ®-îc nhËn vµ chuyÓn ®i tõ ®©u ®Õn ®©u? quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm?... NÕu kh«ng râ rµng sÏ dÉn ®Õn m©u thuÉn néi bé. Tæ chøc nh- vËy sÏ thµnh lùc c¶n. - HiÖu qu¶ tæ chøc ph¶i sö dông Ýt nh©n lùc nhÊt, víi nh©n lùc tèi thiÓu ph¶i ®¹t hiÖu qu¶ cao, Ýt tèn thêi gian vµ søc lùc nhÊt nh»m duy tr× cho doanh nghiÖp vËn hµnh. - §Þnh h-íng tÇm nh×n hµnh ®éng vµ tÇm nh×n tæ chøc: gióp cho mçi thµnh viªn hiÓu ®-îc ý nghÜa cña lµm viÖc lµ ®Ó ®¹t ®-îc thµnh qu¶ tèt trong 20