Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại tổng công ty thép v...

Tài liệu Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại tổng công ty thép việt nam

.PDF
21
78
106

Mô tả:

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Môc lôc Môc lôc………………………………………………………………………..1 Lêi nãi ®Çu…………………………………………………………..2 Ch-¬ng I: C¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c v¨n th- ………….………………….. 3 I. Kh¸i niÖm, vÞ trÝ, ý nghÜa cña c«ng t¸c v¨n th- ………………………….3 1. Kh¸i niÖm vÒ c«ng t¸c v¨n th- ……………………………………. …….3 2. VÞ trÝ, ý nghÜa vµ yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th- ………………...………..3 II. Néi dung c«ng t¸c v¨n th- vµ tæ chøc qu¶n lý v¨n th- …………………4 1. Néi dung c«ng t¸c v¨n th- ………………………………………... …….4 2. HÖ thèng tæ chøc qu¶n lý v¨n th- ………………………………………..5 3. HÖ thèng c¸c c¬ quan ®µo t¹o, båi d-ìng nghiÖp vô …………………….5 4. C¬ quan qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ c«ng t¸c v¨n th- …………..……...5 III. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n …………………………….…....5 1. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i …………………………………………..…………...5 2. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn ........................................................................……..6 3. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu ............................................................……...7 Ch-¬ng II: Ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- t¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam..9 I. Giíi thiÖu tæng qu¸t vÒ Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam…………………….9 1. Qóa tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn....……………………………………..9 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Tæng C«ng ty..………………………………...9 3. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty …………………..10 4. T×nh h×nh ho¹t ®éng chung cña Tæng C«ng ty …………………..……...14 II. Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th- cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam…………15 1. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn t¹i Tæng C«ng ty ThÐp……………..15 2. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i taÞo Tæng C«ng ty ……………...……17 3. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt t¹i Tæng C«ng ty…………………...18 4. Tæ chøc vµ qu¶n lý sö dông con dÊu t¹i Tæng C«ng ty ………………...18 Ch-¬ng III : Mét sè gi¶i ph¸p vµ kiÕn nghÞ ……………………………..…19 KÕt luËn …………………………………………..………………………....20 Tµi liÖu tham kh¶o…………………………………………………………...21 B¸o c¸o thùc tËp 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lêi nãi ®Çu Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n th- ®· ®ãng gãp mét phÇn rÊt quan träng trong viÖc ph¸t triÓn cña c¸c Doanh nghiÖp. C«ng t¸c v¨n thlµ ho¹t ®éng b¶o ®¶m th«ng tin b»ng v¨n b¶n phôc vô ®¾c lùc cho c«ng t¸c chØ ®¹o, qu¶n lý, s¶n xuÊt kinh doanh cña ngµnh. HiÖn nay, t¹i mét sè Doanh nghiÖp vÉn cßn tån t¹i nh÷ng khuyÕt ®iÓm ch-a ®-îc kh¾c phôc nh- kh©u so¹n th¶o v¨n b¶n, xö lý v¨n b¶n ®i vµ ®Õn cßn chËm, c«ng t¸c b¶o mËt ë mét sè ®¬n vÞ ch-a ®-îc quan t©m. Ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n th- ®-îc lµm tèt sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan ®-îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, n¨ng suÊt, chÊt l-îng, ®óng chÝnh s¸ch, ®óng chÕ ®é, gi÷ g×n bÝ mËt cña §¶ng vµ Nhµ n-íc, h¹n chÕ ®-îc bÖnh quan liªu, giÊy tê, gi¶m bít giÊy tê v« dông vµ viÖc lîi dông s¬ hë trong viÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®Ó lµm nh÷ng viÖc tr¸i ph¸p luËt. Qua mét thêi gian ng¾n ®-îc thùc tËp t¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam, em ®· t×m hiÓu mäi ho³t ®éng t³i Tæng c«ng ty v× thÕ em ®± chän ®Ò t¯i: “Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n th­ t¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam”. Trong b¯i b²o c²o thùc tËp cña em trõ phÇn “lêi nãi ®Çu” v¯ phÇn “kÕt luËn” th× kÕt cÊu cña bµi b¸o c¸o nµy ®-îc chia ra lµm ba ch-¬ng: Ch-¬ng I: C¬ së lý luËn vÒ ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- Ch-¬ng II: Ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- t¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam Ch-¬ng III: Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p Trong thêi gian thùc tËp ®-îc sù gióp ®ì cña thÇy c« vµ c¸c c« chó trong C«ng ty ®· h-íng dÉn vµ gióp cho em hoµn thµnh bµi b¸o c¸o nµy. V× thêi gian cã h¹n nªn trong b¸o c¸o nµy kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ sai lÇm. Em kÝnh mong thÇy c« gióp ®ì em ®Ó b¸o c¸o cña em ®-îc hoµn chØnh h¬n n÷a. B¸o c¸o thùc tËp 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Ch-¬ng I: c¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c v¨n thI. Kh¸i niÖm, vÞ trÝ, ý nghÜa cña c«ng t¸c v¨n th-: 1. Kh¸i niÖm vÒ c«ng t¸c v¨n th-: C«ng v¨n, giÊy tê lµ mét trong nh÷ng ph-¬ng tiÖn quan träng vµ cÇn thiÕt ®èi víi ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ n-íc, do ®ã viÖc lµm c«ng v¨n giÊy tê vµ qu¶n lý chóng lµ hai c«ng t¸c kh«ng thÓ thiÕu ®-îc trong ho¹t ®éng ®ã. Nh÷ng ho¹t ®éng ®ã cÇn ®-îc tiÕn hµnh tu©n thñ chÕ ®é chÆt chÏ, nghiªm ngÆt theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c v¨n th-, tøc lµ c¸c quy ®Þnh vÒ toµn bé c¸c c«ng viÖc cña c¬ quan qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ n-íc vÒ x©y dùng v¨n b¶n vµ qu¶n lý, vµ gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n ®ã trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña m×nh. Quan ®iÓm vÒ c«ng t¸c v¨n th- theo nghÜa réng (tøc lµ bao gåm x©y dùng vµ qu¶n lý v¨n b¶n) vµ nªn ®-îc ¸p dông ë mäi lóc, mäi n¬i. C¸ch hiÓu nµy ®· ®-îc kh¼ng ®Þnh t¹i c«ng v¨n cña côc L-u tr÷ Nhµ n-íc sè 55 - CV / TCCB ngµy 01- 3 1991 vÒ viÖc h-íng dÉn thùc hiÖn QuyÕt ®Þnh sè 24 - CT cña Chñ tÞch Héi ®ång Bé tr­ëng, theo ®ã : “C«ng t²c v¨n th­ l¯ to¯n bé qu² tr×nh x©y dùng v¯ ban h¯nh v¨n b¶n, qu¸ tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý cña c¸c c¬ quan. Môc ®Ých chÝnh cña c«ng t¸c v¨n th- lµ b¶o ®¶m th«ng tin cho qu¶n lý. Nh÷ng tµi liÖu, v¨n kiÖn ®-îc so¹n th¶o, qu¶n lý vµ sö dông theo c¸c nguyªn t¾c cña c«ng t¸c v¨n th- lµ ph­¬ng tiÖn thiÕt yÕu ®Ó b°o ®°m cho ho³t ®éng cña c²c c¬ quan cã hiÖu qu°”. 2. VÞ trÝ, ý nghÜa vµ yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th- : + VÞ trÝ: C«ng t¸c v¨n th- lµ mét mÆt g¾n liÒn víi bé m¸y qu¶n lý vµ lµ néi dung quan träng trong ho¹t ®éng cña c¬ quan. Nh- vËy, c«ng t¸c v¨n th- cã ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn chÊt l-îng qu¶n lý Nhµ n-íc cña c¬ quan. + ý nghÜa: C«ng t¸c v¨n th- b¶o ®¶m viÖc cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô nhiÖm vô qu¶n lý Nhµ n-íc cña mçi c¬ quan, ®¬n vÞ nãi chung. Th«ng tin phôc vô B¸o c¸o thùc tËp 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 qu¶n lý ®-îc cung cÊp tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, trong ®ã nguån th«ng tin chñ yÕu nhÊt, chÝnh x¸c nhÊt lµ th«ng tin b»ng v¨n b¶n. Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c v¨n th- sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan ®-îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, n¨ng suÊt, chÊt l-îng, ®óng chÝnh s¸ch, ®óng chÕ ®é. + Yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th-: C«ng t¸c v¨n th- ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau : - Nhanh chãng: Qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan phô thuéc nhiÒu vµo viÖc x©y dùng v¨n b¶n. Do ®ã, x©y dùng v¨n b¶n vµ tæ chøc qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n kÞp thêi sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt nhanh c«ng viÖc cña c¬ quan . - ChÝnh x¸c: Néi dung v¨n b¶n ph¶i chÝnh x¸c tuyÖt ®èi theo yªu cÇu gi¶i quyÕt c«ng viÖc, kh«ng tr¸i víi v¨n b¶n qui ph¹m ph¸p luËt cã liªn quan. V¨n b¶n ban hµnh ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c thµnh phÇn do Nhµ n-íc quy ®Þnh. Tr×nh bµy v¨n b¶n ph¶i ®óng tiªu chuÈn Nhµ n-íc ban hµnh. C¸c yªu cÇu nghiÖp vô ®¸nh m¸y v¨n b¶n, in Ên v¨n b¶n ph¶i ®óng néi dung b¶n th¶o ®· ®-îc phª duyÖt . - BÝ mËt: Trong qu¸ tr×nh x©y dùng v¨n b¶n vµ tæ chøc qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n, bè trÝ phßng lµm viÖc cña c¸n bé v¨n th-, lùa chän c¸n bé v¨n th- cña c¬ quan ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu ®· ®-îc quy ®Þnh trong ph¸p lÖnh b¶o vÖ bÝ mËt Nhµ n-íc. - HiÖn ®¹i: ViÖc thùc hiÖn nh÷ng néi dung cô thÓ cña c«ng t¸c v¨n th- g¾n liÒn víi viÖc sö dông c¸c ph-¬ng tiÖn vµ kü thuËt hiÖn ®¹i.V× vËy hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n th- ®· trë thµnh mét trong nh÷ng tiÒn ®Ò b¶o ®¶m cho c«ng t¸c qu¶n lý Nhµ n-íc nãi chung vµ cña mçi c¬ quan nãi riªng cã n¨ng suÊt, chÊt l-îng cao . HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n th- ngµy nay, tr-íc hÕt nãi ®Õn viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng t¸c v¨n th- vµ thùc hiÖn c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng. II. Néi dung c«ng t¸c v¨n th- vµ tæ chøc qu¶n lý v¨n th- : 1. Néi dung c«ng t¸c v¨n thC«ng t¸c v¨n th- bao gåm: + Kü thuËt x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n: - Th¶o v¨n b¶n B¸o c¸o thùc tËp 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - DuyÖt v¨n b¶n - §¸nh m¸y, sao in v¨n b¶n - Ký vµ ban hµnh v¨n b¶n + Qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n: - §¨ng ký vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn - §¨ng ký v¨n b¶n ®i - LËp hå s¬ vµ giao lép hå s¬, tµi liÖu vµo l-u tr÷ c¬ quan. + Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu. 2. HÖ thèng tæ chøc qu¶n lý v¨n th+ C¬ quan qu¶n lý Nhµ n-íc c«ng t¸c v¨n th- ë trung -¬ng Côc l-u tr÷ Nhµ n-íc cã nhiÖm vô gióp ChÝnh phñ qu¶n lý thèng nhÊt c«ng t¸c v¨n th- tõ trung -¬ng ®Õn ®Þa ph-¬ng, chØ ®¹o trùc tiÕp c«ng t¸c v¨n th- ë c¸c Bé, c¬ quan ngang Bé, c¬ quan trùc thuéc ChÝnh phñ, c¸c tØnh vµ thµnh phè trùc thuéc trung -¬ng. + Tæ chøc v¨n th- ë c¸c c¬ quan, c¸c ngµnh, c¸c cÊp C«ng t¸c v¨n th- ë c¸c ngµnh c¸c cÊp ®-îc ph©n cÊp qu¶n lý nh- sau: - C¸c bé tr-ëng, thñ tr-ëng c¬ quan ngang Bé, c¬ quan trùc thuéc ChÝnh phñ cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th- trong toµn ngµnh vµ chØ ®¹o nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th- cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ChÝnh phñ. - Chñ tÞch uû ban nh©n d©n tØnh, thµnh phè trùc thuéc trung -¬ng cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th- trong toµn tØnh, thµnh phè trùc thuécTrung -¬ng vµ chØ ®¹o nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th- cña c¸c quËn, huyÖn, thµnh phè thuéc tØnh, thÞ x· vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. 3. HÖ thèng c¸c c¬ quan ®µo t¹o, båi d-ìng nghiÖp vô v¨n th4. C¬ quan qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ c«ng t¸c v¨n thIII. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n: 1. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i a. Nguyªn t¾c chung vÒ viÖc tæ chøc vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i B¸o c¸o thùc tËp 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 TÊt c¶ v¨n b¶n, giÊy tê do c¬ quan göi ra ngoµi ph¶i ®¨ng ký vµ lµm thñ tôc göi ®i ë v¨n th- c¬ quan. V¨n b¶n ®i nhÊt thiÕt ph¶i qua v¨n th- ®Ó ®¨ng ký, ®ãng dÊu vµ lµm thñ tôc göi ®i. b. Néi dung qu¶n lý v¨n b¶n ®i + §¨ng ký v¨n b¶n ®i §¨ng ký v¨n b¶n ®i lµ ghi chÐp mét sè th«ng tin cÇn thiÕt cña v¨n b¶n ®i nh-: sè, ký hiÖu, ngµy th¸ng, trÝch yÕu néi dung cña v¨n b¶n... vµo nh÷ng ph-¬ng tiÖn ®¨ng ký nh-: sæ ®¨ng ký, thÎ, m¸y vi tÝnh... nh»m qu¶n lý chÆt chÏ v¨n b¶n cña c¬ quan vµ tra t×m v¨n b¶n ®-îc nhanh chãng. + ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i C¸c v¨n b¶n ®i ph¶i ®-îc ®¨ng ký vµ chuyÓn ngay trong ngµy khi ®· cã ch÷ ký cña ng-êi cã thÈm quyÒn vµ ®ãng dÊu c¬ quan. ViÖc göi v¨n b¶n ph¶i ®óng víi n¬i nhËn ®· ghi trªn v¨n b¶n. Nh÷ng v¨n b°n cã dÊu hiÖu “khÈn” ph°i ®­îc chuyÓn tr­íc + S¾p xÕp vµ qu¶n lý v¨n b¶n l-u Mçi v¨n b¶n ®i ®Òu ph¶i l-u Ýt nhÊt 02 b¶n: mét b¶n ®Ò cËp hå s¬ vµ theo dâi c«ng viÖc ë ®¬n vÞ thõa hµnh, mét b¶n l-u ë v¨n th- ®Ó tra t×m, phôc vô khi cÇn thiÕt. Nh÷ng b¶n l-u ë v¨n th- ph¶i s¾p xÕp theo tõng lo¹i v¨n b¶n cña n¨m nµo ®Ó riªng n¨m Êy. B¶n l-u ph¶i lµ b¶n chÝnh. Tuú theo tÝnh chÊt vµ néi dung c«ng viÖc mµ cã thÓ l-u thªm mét sè b¶n sao. 2. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn a. Nguyªn t¾c chung vÒ viÖc tiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn + TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn c¬ quan ®Òu ph¶i ®¨ng ký vµo sæ, qu¶n lý thèng nhÊt ë v¨n th-. + V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®-îc xö lý nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt. + V¨n b¶n ®Õn ph¶i tr×nh thñ tr-ëng c¬ quan, qua v¨n phßng hoÆc tr-ëng phßng hµnh chÝnh tr-íc khi ph©n phèi cho ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n gi¶i quyÕt. B¸o c¸o thùc tËp 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 + C¸c c¸ nh©n, ®¬n vÞ khi nhËn v¨n b¶n ®Õn ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña v¨n th-. b. Néi dung qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn + TiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn - KiÓm tra: Khi tiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn c¬ quan, ng-êi trùc tiÕp nhËn v¨n b¶n ph¶i kiÓm tra xem cã ®óng v¨n b¶n, tµi liÖu göi cho c¬ quan m×nh kh«ng, sè l-îng v¨n b¶n cã ®ñ kh«ng. - Ph©n lo¹i s¬ bé: Sau khi ®· nhËn ®ñ sè l-îng v¨n b¶n göi cho c¬ quan m×nh, bé phËn v¨n th- ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i c¸c v¨n b¶n nhËn ®-îc thµnh hai lo¹i (lo¹i ph¶i ®¨ng ký vµ lo¹i kh«ng ph¶i ®¨ng ký). - Bãc b× v¨n b¶n: Nh÷ng phong b× cã dÊu hiÖu chØ møc ®é “khÈn” ph°i ®­îc bãc ngay sau khi nhËn. Khi bãc b× kh«ng ®Ó lµm r¸ch v¨n b¶n, kh«ng lµm mÊt phÇn sè, ký hiÖu cña c¸c v¨n b¶n ®· ®-îc ghi ë ngoµi phong b× vµ kh«ng lµm mÊt dÊu b-u ®iÖn trªn phong b×. + §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn - §ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn, ghi ngµy ®Õn DÊu ®Õn cã kÝch th-íc (3cm x 5cm) gåm : tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n ®Õn, sè ®Õn, ngµy ®Õn, chuyÓn (chuyÓn cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo gi¶i quyÕt), l-u hå s¬ sè… DÊu ®Õn ®-îc ®ãng râ rµng vµ thèng nhÊt vµo kho¶ng trèng d-íi sè vµ ký hiÖu, trÝch yÕu (cña c«ng v¨n) hoÆc kho¶ng trèng gi÷a t¸c gi¶ vµ tiªu ®Ò v¨n b¶n. Sè ®Õn ghi vµo dÊu ®Õn ph¶i khíp víi sè thø tù trong sæ ghi v¨n b¶n ®Õn; ngµy ®Õn lµ ngµy v¨n th- nhËn v¨n b¶n. Sè ®Õn ghi liªn tôc tõ sè 001 b¾t ®Çu tõ ngµy 01- 01 ®Õn hÕt ngµy 31- 12 mçi n¨m . Cã thÓ ghi sè ®Õn tuú theo tõng lo¹i v¨n b¶n. 3. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý Nhµ n-íc ®èi víi mäi mÆt cña ®êi sèng x· héi. Trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan v¨n B¸o c¸o thùc tËp 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 b¶n ban hµnh ®-îc ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng mét yÕu tè thÓ thøc quan träng lµ con dÊu. Con dÊu thÓ hiÖn quyÒn lùc cña chÝnh quyÒn c¸c cÊp. a. V¨n b¶n ph¸p luËt hiÖn hµnh vÒ con dÊu Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô quan träng trong c«ng t¸c v¨n th-, bëi lÏ con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n, thñ tôc hµnh chÝnh trong c¸c quan hÖ hµnh chÝnh Nhµ n-íc. b. Nh÷ng quy ®Þnh vÒ tæ chøc sö dông vµ qu¶n lý con dÊu + Sö dông con dÊu theo ®óng chøc n¨ng luËt ®Þnh + Mçi c¬ quan, tæ chøc chØ ®-îc dïng mét con dÊu theo mÉu quy ®Þnh. + Khi ®ãng dÊu vµo v¨n b¶n ph¶i ®¶m b¶o c¸c quy ®Þnh sau: - Néi dung cña con dÊu ph¶i trïng víi tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n. - Con dÊu chØ ®-îc ®ãng lªn c¸c v¨n b¶n, giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña cÊp cã thÈm quyÒn. - Kh«ng ®-îc ®ãng dÊu vµo c¸c v¨n b¶n kh«ng hîp lÖ; kh«ng ®-îc ®ãng dÊu khèng chØ. - DÊu ®-îc ®ãng râ nÐt lªn c¸c v¨n b¶n vµ trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ bªn tr¸i. - Mùc dÊu thèng nhÊt dïng mµu ®á (®á cê) - Tr-êng hîp cã c¸c b¶n phô lôc hay v¨n b¶n dù th¶o th× ®ãng dÊu treo. - DÊu ®ãng mê ph¶i ®-îc ®ãng l¹i. - Thùc hiÖn c¸c chÕ ®é qu¶n lý con dÊu B¸o c¸o thùc tËp 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Ch-¬ng II: Ho¹t ®éng vÒ c«ng t¸c v¨n thT¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam I. Giíi thiÖu tæng qu¸t vÒ Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña Tæng C«ng ty Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam ®-îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 344/TTg ngµy 04 th¸ng 7 n¨m 1994 cña Thñ t-íng ChÝnh phñ trªn c¬ së hîp nhÊt Tæng C«ng ty ThÐp vµ Tæng C«ng ty Kim khÝ thuéc Bé C«ng nghiÖp nÆng - nay lµ Bé C«ng nghiÖp. Thùc hiÖn chñ tr-¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n-íc vÒ tiÕp tôc ®æi míi, s¾p xÕp l¹i c¸c Doanh nghiÖp Nhµ n-íc ®Æc biÖt lµ c¸c Tæng C«ng ty n¾m gi÷ c¸c ngµnh then chèt cña nÒn kinh tÕ, ngµy 29 th¸ng 4 n¨m 1995, Thñ t-íng ChÝnh phñ ký quyÕt ®Þnh sè 255/TTg thµnh lËp l¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam tæ chøc ho¹t ®éng theo m« h×nh Tæng c«ng ty Nhµ n-íc - Tæng C«ng ty 91. Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã tªn giao dÞch ®èi ngo¹i : VIETNAM STEEL CORPORATION. Tªn viÕt t¾t: VSC. §Þa chØ: sè 91, phè L¸ng H¹, quËn §èng §a, Thµnh phè Hµ Néi. HiÖn nay, Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã 14 ®¬n vÞ thµnh viªn vµ 14 liªn doanh víi n-íc ngoµi. Tæng C«ng ty ®-îc Nhµ n-íc giao qu¶n lý vµ sö dông h¬n 1.400 tû ®ång. Lao ®éng b×nh qu©n 17.500 ng-êi; doanh thu 7.500 tû ®ång; s¶n l-îng thÐp c¸n ®¹t 650.000 tÊn/ n¨m 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Tæng C«ng ty Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam lµ mét trong 17 Tæng C«ng ty Nhµ n-íc ®-îc Thñ t-íng ChÝnh phñ thµnh lËp vµ ho¹t ®éng theo m« h×nh Tæng C«ng ty 91 - m« h×nh TËp ®oµn kinh doanh lín cña Nhµ n-íc. Môc tiªu cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam lµ x©y dùng vµ ph¸t triÓn m« h×nh TËp ®oµn kinh doanh ®a ngµnh trªn c¬ së s¶n xuÊt vµ kinh doanh ThÐp lµm nÒn t¶ng. Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam ho¹t ®éng kinh doanh hÇu hÕt trªn c¸c thÞ tr-êng träng ®iÓm trªn l·nh thæ ViÖt Nam vµ bao trïm hÇu hÕt c¸c c«ng ®o¹n tõ khai th¸c B¸o c¸o thùc tËp 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 nguyªn liÖu, vËt liÖu, s¶n xuÊt ThÐp vµ c¸c s¶n phÈm ThÐp cho ®Õn kh©u ph©n phèi, tiªu thô s¶n phÈm. C¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng kinh doanh chñ yÕu cña Tæng c«ng ty nhsau: - Khai th¸c quÆng s¾t, than mì, nguyªn liÖu trî dung phôc vô cho c«ng nghÖ luyÖn kim. - S¶n xuÊt gang, thÐp vµ c¸c kim lo¹i, s¶n phÈm ThÐp. - Kinh doanh xuÊt, nhËp khÈu ThÐp, vËt t- thiÕt bÞ vµ c¸c dÞch vô liªn quan ®Õn c«ng nghÖ luyÖn kim nh- nguyªn liÖu, vËt liÖu ®Çu vµo c¸c s¶n phÈm ThÐp, trang thiÕt bÞ luyÖn kim, chuyÓn giao c«ng nghÖ vµ hç trî kü thuËt. - ThiÕt kÕ, chÕ t¹o, thi c«ng x©y l¾p trang thiÕt bÞ c«ng tr×nh luyÖn kim vµ x©y dùng. - Kinh doanh kh¸ch s¹n, nhµ hµng ¨n uèng, x¨ng, dÇu, mì, gas, dÞch vô vµ vËt t- tæng hîp kh¸c. - §µo t¹o, nghiªn cøu khoa häc c«ng nghÖ phôc vô ngµnh c«ng nghiÖp luyÖn kim vµ lÜnh vùc s¶n xuÊt kim lo¹i, vËt liÖu x©y dùng. - §Çu t-, liªn doanh, liªn kÕt kinh tÕ víi c¸c ®èi t¸c trong n-íc vµ n-íc ngoµi. - XuÊt khÈu lao ®éng. Bªn c¹nh ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô ho¹t ®éng kinh doanh ®-îc Nhµ n-íc giao, Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cßn ®-îc Nhµ n-íc giao cho thùc hiÖn nhiÖm vô rÊt quan träng lµ c©n ®èi s¶n xuÊt ThÐp trong n-íc víi tæng nhu cÇu tiªu dïng cña nÒn kinh tÕ, x· héi kÕt hîp nhËp khÈu c¸c mÆt hµng ThÐp trong n-íc ch-a s¶n xuÊt ®-îc ®Ó b×nh æn gi¸ c¶ thÞ tr-êng ThÐp trong n-íc, b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn Nhµ n-íc giao, t¨ng nguån thu cho ng©n s¸ch Nhµ n-íc, t¹o viÖc lµm vµ b¶o ®¶m ®êi sèng cho ng-êi lao ®éng trong Tæng C«ng ty. 3. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty ®-îc tæ chøc theo quy ®Þnh cña LuËt Doanh nghiÖp Nhµ n-íc vµ §iÒu lÖ Tæng C«ng ty do ChÝnh phñ phª chuÈn. B¸o c¸o thùc tËp 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 HiÖn nay Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã bé m¸y qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh Tæng C«ng ty ®-îc ph©n bè trªn c¸c tØnh, thµnh phè trong n-íc nh- Hµ Néi, Høa Phßng, Qu¶n Ninh, Th¸i Nguyªn, NghÖ An, Thµ Thiªn HuÕ, §µ N½ng, Qu¶n Nam, Kh¸nh Hoµ, T©y Nguyªn, Thµnh phè Hå ChÝ Minh, Bµ rÞa - Vòng Tµu, CÇn Th¬, B×nh D-¬ng, Biªn Hoµ vµ c¸c khu c«ng nghiÖp lín. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng - c¬ cÊu qu¶n trÞ nµy ®ang ®-îc ¸p dông phæ biÕn hiÖn nay. Theo c¬ cÊu nµy, ng-êi l·nh ®¹o Doanh nghiÖp ®-îc sù gióp søc cña tËp thÓ l·nh ®¹o ®Ó chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh, h-íng dÉn vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh ®èi víi cÊp d-íi. Ng-êi l·nh ®¹o Doanh nghiÖp chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi lÜnh vùc ho¹t ®éng vµ toµn quyÒn quyÕt ®Þnh trong ph¹m vi Doanh nghiÖp. ViÖc truyÒn lÖnh, ra c¸c quyÕt ®Þnh, chØ thÞ vÉn theo tuyÕn ®· quy ®Þnh, ng-êi l·nh ®¹o ë c¸c bé phËn chøc n¨ng ( phßng, ban chuyªn m«n ) Tæng C«ng ty kh«ng ra mÖnh lÖnh trùc tiÕp, chØ thÞ cho ®¬n vÞ thµnh viªn cÊp d-íi. Bªn c¹nh m« h×nh c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng, ®Ó linh ho¹t, chñ ®éng trong ®iÒu hµnh c«ng viÖc vµ ph¸t huy ®-îc trÝ tuÖ, n¨ng lùc cña ®éi ngò chuyªn gia, Tæng C«ng ty cßn vËn dông c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp theo d¹ng ma trËn, tËp hîp ®éi ngò chuyªn gia cña nhiÒu bé phËn chøc n¨ng nh»m nghiªn cøu, x©y dùng dù ¸n, ph-¬ng ¸n, chiÕn l-îc hay ch-¬ng tr×nh cho tõng lÜnh vùc cô thÓ. VÝ dô nh-: Héi ®ång t- vÊn thÈm ®Þnh tµi chÝnh dù ¸n ®Çu t-, ban chØ ®¹o mét sè lÜnh vùc, tæ nghiªn cøu chiÕn l-îc kinh doanh, m¹ng l-íi tiªu thô s¶n phÈm v.v… B¸o c¸o thùc tËp 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 S¬ ®å tæ chøc c¬ quan v¨n phßng Tæng c«ng ty THÐP VIÖT NAM Héi §ång Qu¶n TrÞ Ban KiÓm So¸t Phã Tæng Gi¸m §èc Tæng Gi¸m §èc Phã Tæng Gi¸m §èc V¨n Phßng Phßng Tæ Chøc Lao §éng Phßng KÕ ho¹ch §Çu T- Phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n Phßng Kinh Doanh - XNK Phßng Kü ThuËt TT Hîp T¸c L§ Víi NN B¸o c¸o thùc tËp 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 3.1. Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty: Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty theo quy ®Þnh cña ®iÒu lÖ Tæng C«ng ty, LuËt doanh nghiÖp Nhµ n-íc vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc Thñ t-íng ChÝnh phñ, tr-íc ph¸p luËt vÒ ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn cña Tæng C«ng ty theo chøc n¨ng, nhiÖm vô ®-îc Nhµ n-íc giao. Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty cã 5 thµnh viªn do Thñ t-íng ChÝnh phñ bæ nhiÖm. Héi ®ång qu¶n trÞ gåm: Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ vµ 4 thµnh viªn, trong ®ã 1 thµnh viªn kiªm Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty, 1 thµnh viªn kiªm Tr-ëng ban kiÓm so¸t Tæng C«ng ty, 1 thµnh viªn phô tr¸ch c¸c lÜnh vùc tµi chÝnh, ®Çu t-, kinh doanh vµ 1 thµnh viªn phô tr¸ch nghiªn cøu khoa häc c«ng nghÖ vµ ®µo t¹o nh©n lùc. 3.2. Ban kiÓm so¸t Tæng C«ng ty: Ban kiÓm so¸t do Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty thµnh lËp ®Ó gióp Héi ®ång qu¶n trÞ kiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng ®iÒu hµnh cña Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty, Gi¸m ®èc c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn Tæng C«ng ty vµ Bé m¸y gióp viÖc cña Tæng gi¸m ®èc theo nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty. Ban kiÓm so¸t cã 5 thµnh viªn, gåm Tr-ëng ban lµ Uû viªn Héi ®ång qu¶n trÞ vµ 4 thµnh viªn gióp viÖc, trong ®ã 1 thµnh viªn chuyªn tr¸ch vµ 3 thµnh viªn kiªm nhiÖm. Thµnh viªn ban kiÓm so¸t do Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ bæ nhiÖm. 3.3. Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty: Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty lµ Uû viªn Héi ®ång qu¶n trÞ do Thñ t-íng ChÝnh phñ bæ nhiÖm. Tæng gi¸m ®èc lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña Tæng C«ng ty, cã quyÒn ®iÒu hµnh cao nhÊt trong Tæng C«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty, tr-íc Thñ t-íng ChÝnh phñ vµ tr-íc ph¸p luËt vÒ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty. Tæng C«ng ty cã 2 phã Tæng gi¸m ®èc do Bé tr-ëng Bé C«ng nghiÖp bæ nhiÖm. C¸c phã tæng gi¸m ®èc gióp Tæng gi¸m ®èc ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty ®-îc Tæng gi¸m ®èc ph©n c«ng hoÆc uû quyÒn vµ chÞu tr¸ch nhiÖm B¸o c¸o thùc tËp 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 tr-íc Tæng gi¸m ®èc, tr-íc Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty, tr-íc ph¸p luËt vÒ nhiÖm vô ®-îc ph©n c«ng thùc hiÖn. 3.4. Bé m¸y gióp viÖc Tæng c«ng ty: Tæng c«ng ty cã 6 phßng chuyªn m«n, nghiÖp vô vµ 1 Trung t©m do Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty thµnh lËp. C¸c phßng, Trung t©m Tæng C«ng ty cã 112 ng-êi, thùc hiÖn chøc n¨ng tham m-u, gióp viÖc Tæng gi¸m ®èc trong ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty. + Phßng tæ chøc lao ®éng + Phßng KÕ to¸n Tµi chÝnh + Phßng Kinh doanh vµ xuÊt nhËp khÈu + Phßng KÕ ho¹ch vµ §Çu t+ Phßng kü thuËt + V¨n phßng + Trung t©m hîp t¸c lao ®éng víi n-íc ngoµi 4. T×nh h×nh ho¹t ®éng chung cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam: N¨m 2001 lµ n¨m ®Çu tiªn thùc hiÖn NghÞ quyÕt §¹i héi §¶ng lÇn thø IX, triÓn khai kÕ ho¹ch 5 n¨m (2001 - 2005) vµ chiÕn l-îc ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi 10 n¨m (2001 - 2010). NÒn kinh tÕ ®Êt n-íc tiÕp tôc æn ®Þnh vµ cã b-íc ph¸t triÓn. §Çu tn-íc ngoµi vµ trong n-íc ®ang ®-îc phôc håi. C¸c chÝnh s¸ch kÝch cÇu cña ChÝnh phñ vµ sù ®æi míi c¬ chÕ qu¶n lý vÜ m« theo h-íng më réng quyÒn tù chñ cho c¸c doanH nghiÖp ®· t¸c ®éng tÝch cùc ®Õn sù t¨ng tr-ëng cña nhiÒu ngµnh kinh tÕ trong ®ã cã ngµnh ThÐp. N¨m 2001, l-îng ThÐp c¸n c¶ n-íc s¶n xuÊt 1.900.000 tÊn, trong ®ã Tæng c«ng ty (bao gåm c¶ liªn doanh) tham gia 1.554.400 tÊn, chiÕm 81,8%. N¨m nay c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt vµ liªn doanh tiÕp tôc gi÷ tèc ®é t¨ng tr-ëng cao. Tèc ®é t¨ng tr-ëng cña c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt thuéc Tæng c«ng ty cã kh¶ quan h¬n c¸c n¨m tr-íc. N¨m 2001 tæng l-îng ThÐp tiªu thô trªn thÞ tr-êng 3.864.200 tÊn, trong ®ã Tæng c«ng ty tham gia tiªu thô 2.143.300 tÊn, chiÕm 55,5%. ThÞ phÇn tham gia tiªu B¸o c¸o thùc tËp 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 thô cña Tæng C«ng ty gi¶m kho¶ng 10% so víi n¨m tr-íc, chñ yÕu do cã thªm mét sè nhµ m¸y s¶n xuÊt ThÐp x©y dùng míi ®i vµo ho¹t ®éng. §iÒu ®ã còng cho thÊy thÞ tr-êng ThÐp ngµy cµng cã nhiÒu ®èi thñ c¹nh tranh. II. Thùc tr¹ng ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam 1. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn t¹i Tæng C«ng ty V¨n b¶n ®Õn lµ c¸c c«ng v¨n, giÊy tê, tµi liÖu, v.v… do c¬ quan, ®¬n vÞ nhËn ®-îc tõ n¬i kh¸c göi ®Õn. ViÖc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn cÇn ®-îc tiÕn hµnh theo c¸c quy ®Þnh cña c¸c v¨n b¶n sau ®©y: §iÒu lÖ vÒ c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vµ c«ng t¸c l-u tr÷, ban hµnh kÌm theo NghÞ ®Þnh cña Héi ®ång ChÝnh phñ sè 142 - CP ngµy 28 - 9 - 1963; B¶n h-íng dÉn vµo sæ vµ chuyÓn giao c«ng v¨n ®i, ®Õn cña c¬ quan, ban hµnh kÌm theo C«ng v¨n cña Côc L-u tr÷ Phñ Thñ t-íng sè 30 - NV ngµy 09 - 02 - 1977, c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan ®èi víi tõng c¬ quan, tæ chøc cô thÓ. §èi víi bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo th× còng ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c sau: + TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn ®Òu ph¶i ®-îc qua v¨n th- cña Tæng c«ng ty ®Ó ®¨ng ký vµo sæ vµ qu¶n lý thèng nhÊt. + Khi nhËn ®-îc v¨n b¶n ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña nh©n viªn v¨n th-. + V¨n b¶n ph¶i ®-îc chuyÓn qua thñ tr-ëng c¬ quan, ch¸nh v¨n phßng hoÆc tr-ëng phßng hµnh chÝnh tr-íc khi ph©n phèi cho ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt. + V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®-îc xö lý nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt theo c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n-íc. T¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam nÕu tÝnh mét n¨m th× sè l-îng v¨n b¶n ®Õn Tæng C«ng ty kho¶ng 2.500 v¨n b¶n. Quy tr×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam gåm 6 b-íc: B-íc 1: S¬ bé ph©n lo¹i v¨n b¶n B¸o c¸o thùc tËp 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 + KiÓm tra v¨n b¶n xem cã ®óng lµ ®-îc göi cho c«ng ty kh«ng, nÕu nhÇm ph¶i göi tr¶ l¹i n¬i göi. + Ph©n lo¹i s¬ bé theo lo¹i h×nh v¨n b¶n (c«ng v¨n, tµi liÖu, s¸ch b¸o), ®Þa chØ vµ thÈm quyÒn nhËn v.v… B-íc 2: Bãc b× v¨n b¶n C«ng ®o¹n nµy ®-îc v¨n th- cña Tæng C«ng ty ThÐp tiÕn hµnh theo néi dung sau: + V¨n b°n cã dÊu “ho° tèc”, “th­îng khÈn”, “khÈn” cÇn ®­îc bãc b× tr-íc. + Khi bãc b× kh«ng lµm r¸ch v¨n b¶n, kh«ng lµm mÊt ®Þa chØ n¬i göi vµ dÊu b-u ®iÖn. + §èi chiÕu sè, ký hiÖu, sè l-îng v¨n b¶n ghi ngoµi b× víi c¸c thµnh phÇn t-¬ng øng cña v¨n b¶n lÊy trong b× ra vµ ®èi chiÕu víi phiÕu göi (tr-êng hîp v¨n b¶n kÌm theo phiÕu göi). B-íc 3: §ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn vµ ngµy ®Õn + DÊu ®Õn cã môc ®Ých x¸c nhËn v¨n b¶n ®· qua v¨n th-, ghi nhËn ngµy th¸ng, sè v¨n b¶n ®Õn. + DÊu ®Õn ®-îc ®ãng râ rµng vµ thèng nhÊt vµo kho¶ng trèng d-íi sè vµ ký hiÖu, trÝch yÕu (cña c«ng v¨n) hoÆc kho¶ng trèng gi÷a t¸c gi¶ vµ tiªu ®Ò v¨n b¶n. B-íc 4: Vµo sæ ®¨ng ký V¨n b¶n ®¨ng ký vµo sæ ngay trong ngµy ®Õn. Nãi chung, t¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam v¨n th- ®· lËp 2 sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn: 1 sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt vµ 1 sæ ®¨ng ký chung cho tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n göi ®Õn c¬ quan. B-íc 5: Tr×nh v¨n b¶n Vµo sæ xong v¨n th- tr×nh ch¸nh v¨n phßng xem toµn bé v¨n b¶n ®Õn ®Ó xin ý kiÕn ph©n phèi gi¶i quyÕt. Sau khi cã ý kiÕn v¨n b¶n ®-îc ®-a l¹i v¨n th- ®Ó vµo sæ tiÕp vµ ChuyÓn giao cho c¸c ®¬n vÞ. B-íc 6: ChuyÓn giao v¨n b¶n B¸o c¸o thùc tËp 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 V¨n b¶n ®Õn ®-îc giao ®óng, trùc tiÕp cho ®èi t-îng chÞu tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt vµ ®èi t-îng ®ã ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña v¨n th-. 2. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i t¹i Tæng c«ng ty TÊt c¶ v¨n b¶n, giÊy tê do c¬ quan göi ra ngoµi ph¶i ®¨ng ký vµ lµm thñ tôc göi ®i ë v¨n th- cña c«ng ty. T¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam mçi n¨m cã kho¶ng 2.000 v¨n b¶n ®-îc ph¸t hµnh ®i. Quy tr×nh qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam ®-îc thùc hiÖn qua 4 b-íc c¬ b¶n sau: B-íc 1: So¸t l¹i v¨n b¶n V¨n th- kiÓm tra c¸C phÇn vµ thÓ thøc v¨n b¶n ®· ®óng quy ®Þnh ph¸p luËt hay ch-a. B-íc 2: Vµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i Ghi sè cña v¨n b¶n. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ®-îc ®¸nh sè, ghi n¨m ban hµnh vµ ký hiÖu cho tõng lo¹i v¨n b¶n. Ghi ngµy th¸ng cña v¨n b¶n. V¨n b¶n göi ngµy nµo th× ghi ngµy Êy. Ngµy th¸ng ®-îc ghi phÝa trªn ®Çu cña mçi v¨n b¶n ®Ó tiÖn viÖc vµo sæ vµ t×m kiÕm v¨n b¶n ®-îc dÔ dµng. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ v¨n b¶n c¸ biÖt ®-îc ®Ò ngµy th¸ng lµ thêi ®iÓm ký ban hµnh. B-íc 3: ChuyÓn v¨n b¶n ®i V¨n b¶n ®-îc chuyÓn ngay trong ngµy hoÆc chËm nhÊt lµ s¸ng ngµy h«m sau ngµy vµo sæ vµ ®¨ng ký ph¸t hµnh. Riªng v¨n b¶n cã møc ®é khÈn th× lµm thñ tôc ph¸t hµnh ngay sau khi nhËn ®-îc tõ c¸c ®¬n vÞ. V¨n th- göi v¨n b¶n qua b-u ®iÖn hoÆc ®-a ®Õn ®Þa chØ n¬i nhËn, nh-ng ®Òu vµo sæ chuyÓn v¨n b¶n vµ ng-êi nhËn v¨n b¶n ph¶i ký nhËn vµo sæ. B-íc 4: S¾p xÕp b¶n l-u v¨n b¶n B¸o c¸o thùc tËp 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Mçi v¨n b¶n ®i ®Òu ph¶i l-u Ýt nhÊt 02 b¶n: mét b¶n ®Ó lËp hå s¬ vµ theo dâi c«ng viÖc ë c«ng ty, mét b¶n l-u ë v¨n th- ®Ó tra t×m phôc vô khi cÇn thiÕt. V¨n ths¾p xÕp nh÷ng b¶n l-u theo tõng lo¹i, v¨n b¶n cña n¨m nµo ®Ó riªng n¨m Êy. 3. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt t¹i Tæng C«ng ty V¨n th- cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c¸c dÊu mËt cña C«ng ty, rµ so¸t thñ tôc ®ãng dÊu ®é mËt, dÊu thu håi vµo tµi liÖu theo quy ®Þnh cña gi¸m ®èc t¹i quy chÕ tiÕp nhËn, xö lý vµ ban hµnh v¨n b¶n cña C«ng ty. Kh«ng ®-îc ®¸nh m¸y, in, sao chôp thõa sè b¶n tµi liÖu mËt ®· ®-îc quy ®Þnh. Tµi liÖu mËt so¹n th¶o, ®¸nh m¸y, in, sao chôp xong ph¶i b¶o mËt. Nh÷ng b¶n th¶o, ®¸nh m¸y, in thö, háng, thõa hoÆc giÊy than, giÊy nÕn, b¶n in nÕu kh«ng cÇn l-u l¹i t¹i c«ng ty th× v¨n th- huû ngay. Trong khi gi¶i quyÕt c«ng viÖc kh«ng ®-îc ghi chÐp nh÷ng ®iÒu bÝ mËt vµo giÊy hoÆc sæ tay ch-a ®-îc C«ng ty qu¶n lý vµo sæ vµ ®¸nh sè. ViÖc qu¶n lý, sö dông c¸c b¨ng ghi ©m, ghi h×nh, phim, ¶nh cã ®é mËt ph¶i ®-îc b¶o vÖ nh- chÕ ®é qu¶n lý tµi liÖu mËt. 4. Tæ chøc vµ qu¶n lý sö dông con dÊu t¹i Tæng C«ng ty Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vÒ mäi mÆt cña C«ng ty. Trong ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam v¨n b¶n ban hµnh ®-îc ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng mét yÕu tè thÓ thøc quan träng lµ con dÊu. Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô quan träng trong c«ng t¸c v¨n th-, bëi lÏ con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n, thñ tôc hµnh chÝnh trong c¸c quan hÖ qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ n-íc. B¸o c¸o thùc tËp 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Ch-¬ng III: Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p HiÖn nay c«ng t¸c v¨n th- ®· cã nh÷ng b-íc ph¸t triÓn nhÊt ®Þnh, song ë c¸c kh©u nghiÖp vô vÉn cßn nh÷ng h¹n chÕ. §Ó gi¶i quyÕt nh÷ng tån t¹i vµ ®æi míi c«ng t¸c v¨n th- cÇn nghiªn cøu mét sè gi¶i ph¸p sau: + Nghiªn cøu h-íng dÉn thi hµnh luËt ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, ban hµnh c¸c v¨n b¶n d-íi luËt ®Ó t¹o thµnh mét hÖ thèng c¸c v¨n b¶n chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th-. Xem xÐt l¹i c¸c v¨n b¶n d-íi luËt ®Ó b·i bá c¸c quy ®Þnh kh«ng phï hîp víi luËt. + Quy ®Þnh tr¸ch nhiÖm tõ gi¸m ®èc c«ng ty ®Õn nh©n viªn v¨n th- ®Òu ph¶i thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th-. §ång thêi gi¶i thÝch, yªu cÇu mäi ng-êi t«n träng c¸c quy ®Þnh; ph¸t hiÖn, ng¨n chÆn vµ ®Ò nghÞ xö lý nh÷ng vi ph¹m quy ®Þnh Nhµ n-íc vÒ c«ng t¸c v¨n th-. + §Èy m¹nh nghiªn cøu khoa häc, ph¸t huy s¸ng kiÕn, c¶i tiÕn kü thuËt, hîp lý ho¸ s¶n xuÊt vµ s¸ng chÕ trong ngµnh v¨n th-. Chó ý nh÷ng h-íng nghiªn cøu tËp trung vµo x©y dùng , ban hµnh v¨n b¶n, hÖ thèng ho¸ v¨n b¶n, tiªu chuÈn ho¸ v¨n b¶n qu¶n lý Nhµ n-íc, chu tr×nh v¨n b¶n, c«ng t¸c lËp hå s¬. C¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu ph¶i ®i tõ yªu cÇu thùc tÕ, ph¶i ®-îc thùc tÕ kiÓm nghiÖm. + CÇn ¸p dông c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu cã gi¸ trÞ nh»m ®æi míi c«ng t¸c v¨n th-. + Ph¸t huy s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt + Cã chÝnh s¸ch ®éng viªn b»ng tinh thÇn vµ vËt chÊt cho nh÷ng c«ng tr×nh khoa häc cã gi¸ trÞ thùc tiÔn cao. + VËn dông c¸c ph-¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i vµo c«ng t¸c v¨n th-. Trang bÞ c¸c kü thuËt hiÖn ®¹i nh»m ®em l¹i hiÖu qu¶ cao trong ch-¬ng tr×nh ¸p dông tin häc vµo c«ng t¸c v¨n th-. B¸o c¸o thùc tËp 19 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 KÕt luËn Tãm l¹i, c«ng t¸c v¨n th- gãp phÇn kh«ng nhá cho viÖc gi¶i quyÕt mäi c«ng viÖc cña c¬ quan ®-îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, cã n¨ng suÊt vµ chÊt l-îng. C«ng t¸c v¨n th- cã tr¸ch nhiÖm gióp cho thñ tr-ëng cña c¸c c¬ quan theo dâi, ®èi chiÕu kÕt qu¶ xö lý v¨n b¶n víi b¸o c¸o thèng kª hµng tuÇn cña v¨n phßng, cËp nhËt ®Çy ®ñ v¨n b¶n ®Õn, v¨n b¶n ®i cña c¬ quan. C«ng t¸c v¨n th- cña c¬ quan ®· gãp phÇn quan träng trong ho¹t ®éng cña v¨n phßng. Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè thiÕu xãt kh«ng thÓ tr¸nh khái nh-ng c«ng ty ®· dÇn hoµn thiÖn h¬n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- theo xu h-íng ®i lªn. Qua thêi gian thùc tËp t¹i Tæng C«ng ty em còng hiÓu ®-îc thùc tiÔn cña ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- ë ®©y. Qua ®ã còng gióp em mét phÇn nµo ®ã hiÓu ®-îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c v¨n th- t¹i Tæng C«ng ty. C«ng t¸c v¨n th- lµ mét trong nh÷ng ho¹t ®éng kh«ng thÓ thiÕu ®-îc, nã ®ãng gãp mét phÇn cho ban l·nh ®¹o C«ng ty gióp cho C«ng ty sím hoµn thiÖn h¬n ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt , kinh doanh cña Tæng C«ng ty. B¸o c¸o thùc tËp 20
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan