Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Môc lôc
Môc lôc………………………………………………………………………..1
Lêi nãi ®Çu…………………………………………………………..2
Ch-¬ng I: C¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c v¨n th- ………….………………….. 3
I. Kh¸i niÖm, vÞ trÝ, ý nghÜa cña c«ng t¸c v¨n th- ………………………….3
1. Kh¸i niÖm vÒ c«ng t¸c v¨n th- ……………………………………. …….3
2. VÞ trÝ, ý nghÜa vµ yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th- ………………...………..3
II. Néi dung c«ng t¸c v¨n th- vµ tæ chøc qu¶n lý v¨n th- …………………4
1. Néi dung c«ng t¸c v¨n th- ………………………………………... …….4
2. HÖ thèng tæ chøc qu¶n lý v¨n th- ………………………………………..5
3. HÖ thèng c¸c c¬ quan ®µo t¹o, båi d-ìng nghiÖp vô …………………….5
4. C¬ quan qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ c«ng t¸c v¨n th- …………..……...5
III. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n …………………………….…....5
1. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i …………………………………………..…………...5
2. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn ........................................................................……..6
3. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu ............................................................……...7
Ch-¬ng II: Ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- t¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam..9
I. Giíi thiÖu tæng qu¸t vÒ Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam…………………….9
1. Qóa tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn....……………………………………..9
2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Tæng C«ng ty..………………………………...9
3. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty …………………..10
4. T×nh h×nh ho¹t ®éng chung cña Tæng C«ng ty …………………..……...14
II. Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th- cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam…………15
1. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn t¹i Tæng C«ng ty ThÐp……………..15
2. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i taÞo Tæng C«ng ty ……………...……17
3. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt t¹i Tæng C«ng ty…………………...18
4. Tæ chøc vµ qu¶n lý sö dông con dÊu t¹i Tæng C«ng ty ………………...18
Ch-¬ng III : Mét sè gi¶i ph¸p vµ kiÕn nghÞ ……………………………..…19
KÕt luËn …………………………………………..………………………....20
Tµi liÖu tham kh¶o…………………………………………………………...21
B¸o c¸o thùc tËp
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lêi nãi ®Çu
Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n th- ®· ®ãng gãp
mét phÇn rÊt quan träng trong viÖc ph¸t triÓn cña c¸c Doanh nghiÖp. C«ng t¸c v¨n thlµ ho¹t ®éng b¶o ®¶m th«ng tin b»ng v¨n b¶n phôc vô ®¾c lùc cho c«ng t¸c chØ ®¹o,
qu¶n lý, s¶n xuÊt kinh doanh cña ngµnh. HiÖn nay, t¹i mét sè Doanh nghiÖp vÉn cßn
tån t¹i nh÷ng khuyÕt ®iÓm ch-a ®-îc kh¾c phôc nh- kh©u so¹n th¶o v¨n b¶n, xö lý
v¨n b¶n ®i vµ ®Õn cßn chËm, c«ng t¸c b¶o mËt ë mét sè ®¬n vÞ ch-a ®-îc quan t©m.
Ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n th- ®-îc lµm tèt sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬
quan ®-îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, n¨ng suÊt, chÊt l-îng, ®óng chÝnh s¸ch, ®óng chÕ
®é, gi÷ g×n bÝ mËt cña §¶ng vµ Nhµ n-íc, h¹n chÕ ®-îc bÖnh quan liªu, giÊy tê, gi¶m
bít giÊy tê v« dông vµ viÖc lîi dông s¬ hë trong viÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®Ó lµm nh÷ng
viÖc tr¸i ph¸p luËt.
Qua mét thêi gian ng¾n ®-îc thùc tËp t¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam, em ®·
t×m hiÓu mäi ho³t ®éng t³i Tæng c«ng ty v× thÕ em ®± chän ®Ò t¯i: “Mét sè biÖn ph¸p
nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n th t¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam”.
Trong b¯i b²o c²o thùc tËp cña em trõ phÇn “lêi nãi ®Çu” v¯ phÇn “kÕt luËn” th×
kÕt cÊu cña bµi b¸o c¸o nµy ®-îc chia ra lµm ba ch-¬ng:
Ch-¬ng I:
C¬ së lý luËn vÒ ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th-
Ch-¬ng II: Ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- t¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam
Ch-¬ng III: Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p
Trong thêi gian thùc tËp ®-îc sù gióp ®ì cña thÇy c« vµ c¸c c« chó trong C«ng
ty ®· h-íng dÉn vµ gióp cho em hoµn thµnh bµi b¸o c¸o nµy. V× thêi gian cã h¹n nªn
trong b¸o c¸o nµy kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ sai lÇm. Em kÝnh mong
thÇy c« gióp ®ì em ®Ó b¸o c¸o cña em ®-îc hoµn chØnh h¬n n÷a.
B¸o c¸o thùc tËp
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Ch-¬ng I: c¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c v¨n thI. Kh¸i niÖm, vÞ trÝ, ý nghÜa cña c«ng t¸c v¨n th-:
1. Kh¸i niÖm vÒ c«ng t¸c v¨n th-:
C«ng v¨n, giÊy tê lµ mét trong nh÷ng ph-¬ng tiÖn quan träng vµ cÇn thiÕt ®èi
víi ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ n-íc, do ®ã viÖc lµm c«ng v¨n giÊy tê vµ qu¶n lý chóng lµ
hai c«ng t¸c kh«ng thÓ thiÕu ®-îc trong ho¹t ®éng ®ã. Nh÷ng ho¹t ®éng ®ã cÇn ®-îc
tiÕn hµnh tu©n thñ chÕ ®é chÆt chÏ, nghiªm ngÆt theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ c«ng
t¸c v¨n th-, tøc lµ c¸c quy ®Þnh vÒ toµn bé c¸c c«ng viÖc cña c¬ quan qu¶n lý hµnh
chÝnh Nhµ n-íc vÒ x©y dùng v¨n b¶n vµ qu¶n lý, vµ gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n ®ã trong
ho¹t ®éng qu¶n lý cña m×nh.
Quan ®iÓm vÒ c«ng t¸c v¨n th- theo nghÜa réng (tøc lµ bao gåm x©y dùng vµ
qu¶n lý v¨n b¶n) vµ nªn ®-îc ¸p dông ë mäi lóc, mäi n¬i. C¸ch hiÓu nµy ®· ®-îc
kh¼ng ®Þnh t¹i c«ng v¨n cña côc L-u tr÷ Nhµ n-íc sè 55 - CV / TCCB ngµy 01- 3 1991 vÒ viÖc h-íng dÉn thùc hiÖn QuyÕt ®Þnh sè 24 - CT cña Chñ tÞch Héi ®ång Bé
trëng, theo ®ã : “C«ng t²c v¨n th l¯ to¯n bé qu² tr×nh x©y dùng v¯ ban h¯nh v¨n
b¶n, qu¸ tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý cña c¸c c¬ quan. Môc
®Ých chÝnh cña c«ng t¸c v¨n th- lµ b¶o ®¶m th«ng tin cho qu¶n lý. Nh÷ng tµi liÖu, v¨n
kiÖn ®-îc so¹n th¶o, qu¶n lý vµ sö dông theo c¸c nguyªn t¾c cña c«ng t¸c v¨n th- lµ
ph¬ng tiÖn thiÕt yÕu ®Ó b°o ®°m cho ho³t ®éng cña c²c c¬ quan cã hiÖu qu°”.
2. VÞ trÝ, ý nghÜa vµ yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th- :
+ VÞ trÝ:
C«ng t¸c v¨n th- lµ mét mÆt g¾n liÒn víi bé m¸y qu¶n lý vµ lµ néi dung quan
träng trong ho¹t ®éng cña c¬ quan. Nh- vËy, c«ng t¸c v¨n th- cã ¶nh h-ëng trùc tiÕp
®Õn chÊt l-îng qu¶n lý Nhµ n-íc cña c¬ quan.
+ ý nghÜa:
C«ng t¸c v¨n th- b¶o ®¶m viÖc cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô
nhiÖm vô qu¶n lý Nhµ n-íc cña mçi c¬ quan, ®¬n vÞ nãi chung. Th«ng tin phôc vô
B¸o c¸o thùc tËp
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
qu¶n lý ®-îc cung cÊp tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, trong ®ã nguån th«ng tin chñ yÕu
nhÊt, chÝnh x¸c nhÊt lµ th«ng tin b»ng v¨n b¶n.
Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c v¨n th- sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan
®-îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, n¨ng suÊt, chÊt l-îng, ®óng chÝnh s¸ch, ®óng chÕ ®é.
+ Yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th-:
C«ng t¸c v¨n th- ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau :
- Nhanh chãng: Qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan phô thuéc nhiÒu vµo
viÖc x©y dùng v¨n b¶n. Do ®ã, x©y dùng v¨n b¶n vµ tæ chøc qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n
b¶n kÞp thêi sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt nhanh c«ng viÖc cña c¬ quan .
- ChÝnh x¸c: Néi dung v¨n b¶n ph¶i chÝnh x¸c tuyÖt ®èi theo yªu cÇu gi¶i quyÕt
c«ng viÖc, kh«ng tr¸i víi v¨n b¶n qui ph¹m ph¸p luËt cã liªn quan. V¨n b¶n ban hµnh
ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c thµnh phÇn do Nhµ n-íc quy ®Þnh. Tr×nh bµy v¨n b¶n ph¶i ®óng
tiªu chuÈn Nhµ n-íc ban hµnh. C¸c yªu cÇu nghiÖp vô ®¸nh m¸y v¨n b¶n, in Ên v¨n
b¶n ph¶i ®óng néi dung b¶n th¶o ®· ®-îc phª duyÖt .
- BÝ mËt: Trong qu¸ tr×nh x©y dùng v¨n b¶n vµ tæ chøc qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n
b¶n, bè trÝ phßng lµm viÖc cña c¸n bé v¨n th-, lùa chän c¸n bé v¨n th- cña c¬ quan
ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu ®· ®-îc quy ®Þnh trong ph¸p lÖnh b¶o vÖ bÝ mËt Nhµ n-íc.
- HiÖn ®¹i: ViÖc thùc hiÖn nh÷ng néi dung cô thÓ cña c«ng t¸c v¨n th- g¾n liÒn
víi viÖc sö dông c¸c ph-¬ng tiÖn vµ kü thuËt hiÖn ®¹i.V× vËy hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n
th- ®· trë thµnh mét trong nh÷ng tiÒn ®Ò b¶o ®¶m cho c«ng t¸c qu¶n lý Nhµ n-íc nãi
chung vµ cña mçi c¬ quan nãi riªng cã n¨ng suÊt, chÊt l-îng cao . HiÖn ®¹i ho¸ c«ng
t¸c v¨n th- ngµy nay, tr-íc hÕt nãi ®Õn viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng
t¸c v¨n th- vµ thùc hiÖn c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng.
II. Néi dung c«ng t¸c v¨n th- vµ tæ chøc qu¶n lý v¨n th- :
1. Néi dung c«ng t¸c v¨n thC«ng t¸c v¨n th- bao gåm:
+ Kü thuËt x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n:
- Th¶o v¨n b¶n
B¸o c¸o thùc tËp
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- DuyÖt v¨n b¶n
- §¸nh m¸y, sao in v¨n b¶n
- Ký vµ ban hµnh v¨n b¶n
+ Qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n:
- §¨ng ký vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn
- §¨ng ký v¨n b¶n ®i
- LËp hå s¬ vµ giao lép hå s¬, tµi liÖu vµo l-u tr÷ c¬ quan.
+ Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu.
2. HÖ thèng tæ chøc qu¶n lý v¨n th+ C¬ quan qu¶n lý Nhµ n-íc c«ng t¸c v¨n th- ë trung -¬ng
Côc l-u tr÷ Nhµ n-íc cã nhiÖm vô gióp ChÝnh phñ qu¶n lý thèng nhÊt c«ng t¸c
v¨n th- tõ trung -¬ng ®Õn ®Þa ph-¬ng, chØ ®¹o trùc tiÕp c«ng t¸c v¨n th- ë c¸c Bé, c¬
quan ngang Bé, c¬ quan trùc thuéc ChÝnh phñ, c¸c tØnh vµ thµnh phè trùc thuéc trung
-¬ng.
+ Tæ chøc v¨n th- ë c¸c c¬ quan, c¸c ngµnh, c¸c cÊp
C«ng t¸c v¨n th- ë c¸c ngµnh c¸c cÊp ®-îc ph©n cÊp qu¶n lý nh- sau:
- C¸c bé tr-ëng, thñ tr-ëng c¬ quan ngang Bé, c¬ quan trùc thuéc ChÝnh phñ cã
tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th- trong toµn ngµnh vµ chØ ®¹o nghiÖp vô c«ng t¸c
v¨n th- cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ChÝnh phñ.
- Chñ tÞch uû ban nh©n d©n tØnh, thµnh phè trùc thuéc trung -¬ng cã tr¸ch
nhiÖm qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th- trong toµn tØnh, thµnh phè trùc thuécTrung -¬ng vµ
chØ ®¹o nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th- cña c¸c quËn, huyÖn, thµnh phè thuéc tØnh, thÞ x·
vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc.
3. HÖ thèng c¸c c¬ quan ®µo t¹o, båi d-ìng nghiÖp vô v¨n th4. C¬ quan qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ c«ng t¸c v¨n thIII. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n:
1. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i
a. Nguyªn t¾c chung vÒ viÖc tæ chøc vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i
B¸o c¸o thùc tËp
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
TÊt c¶ v¨n b¶n, giÊy tê do c¬ quan göi ra ngoµi ph¶i ®¨ng ký vµ lµm thñ tôc göi
®i ë v¨n th- c¬ quan.
V¨n b¶n ®i nhÊt thiÕt ph¶i qua v¨n th- ®Ó ®¨ng ký, ®ãng dÊu vµ lµm thñ tôc göi
®i.
b. Néi dung qu¶n lý v¨n b¶n ®i
+ §¨ng ký v¨n b¶n ®i
§¨ng ký v¨n b¶n ®i lµ ghi chÐp mét sè th«ng tin cÇn thiÕt cña v¨n b¶n ®i nh-:
sè, ký hiÖu, ngµy th¸ng, trÝch yÕu néi dung cña v¨n b¶n... vµo nh÷ng ph-¬ng tiÖn
®¨ng ký nh-: sæ ®¨ng ký, thÎ, m¸y vi tÝnh... nh»m qu¶n lý chÆt chÏ v¨n b¶n cña c¬
quan vµ tra t×m v¨n b¶n ®-îc nhanh chãng.
+ ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i
C¸c v¨n b¶n ®i ph¶i ®-îc ®¨ng ký vµ chuyÓn ngay trong ngµy khi ®· cã ch÷ ký
cña ng-êi cã thÈm quyÒn vµ ®ãng dÊu c¬ quan.
ViÖc göi v¨n b¶n ph¶i ®óng víi n¬i nhËn ®· ghi trªn v¨n b¶n.
Nh÷ng v¨n b°n cã dÊu hiÖu “khÈn” ph°i ®îc chuyÓn tríc
+ S¾p xÕp vµ qu¶n lý v¨n b¶n l-u
Mçi v¨n b¶n ®i ®Òu ph¶i l-u Ýt nhÊt 02 b¶n: mét b¶n ®Ò cËp hå s¬ vµ theo dâi
c«ng viÖc ë ®¬n vÞ thõa hµnh, mét b¶n l-u ë v¨n th- ®Ó tra t×m, phôc vô khi cÇn thiÕt.
Nh÷ng b¶n l-u ë v¨n th- ph¶i s¾p xÕp theo tõng lo¹i v¨n b¶n cña n¨m nµo ®Ó riªng
n¨m Êy. B¶n l-u ph¶i lµ b¶n chÝnh. Tuú theo tÝnh chÊt vµ néi dung c«ng viÖc mµ cã thÓ
l-u thªm mét sè b¶n sao.
2. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn
a. Nguyªn t¾c chung vÒ viÖc tiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn
+ TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn c¬ quan ®Òu ph¶i ®¨ng ký vµo sæ, qu¶n lý thèng nhÊt ë
v¨n th-.
+ V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®-îc xö lý nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt.
+ V¨n b¶n ®Õn ph¶i tr×nh thñ tr-ëng c¬ quan, qua v¨n phßng hoÆc tr-ëng phßng
hµnh chÝnh tr-íc khi ph©n phèi cho ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n gi¶i quyÕt.
B¸o c¸o thùc tËp
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
+ C¸c c¸ nh©n, ®¬n vÞ khi nhËn v¨n b¶n ®Õn ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao
v¨n b¶n cña v¨n th-.
b. Néi dung qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn
+ TiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn
- KiÓm tra: Khi tiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn c¬ quan, ng-êi trùc tiÕp nhËn v¨n b¶n
ph¶i kiÓm tra xem cã ®óng v¨n b¶n, tµi liÖu göi cho c¬ quan m×nh kh«ng, sè l-îng v¨n
b¶n cã ®ñ kh«ng.
- Ph©n lo¹i s¬ bé: Sau khi ®· nhËn ®ñ sè l-îng v¨n b¶n göi cho c¬ quan m×nh,
bé phËn v¨n th- ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i c¸c v¨n b¶n nhËn ®-îc thµnh hai lo¹i (lo¹i
ph¶i ®¨ng ký vµ lo¹i kh«ng ph¶i ®¨ng ký).
- Bãc b× v¨n b¶n: Nh÷ng phong b× cã dÊu hiÖu chØ møc ®é “khÈn” ph°i ®îc bãc
ngay sau khi nhËn.
Khi bãc b× kh«ng ®Ó lµm r¸ch v¨n b¶n, kh«ng lµm mÊt phÇn sè, ký hiÖu cña c¸c
v¨n b¶n ®· ®-îc ghi ë ngoµi phong b× vµ kh«ng lµm mÊt dÊu b-u ®iÖn trªn phong b×.
+ §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn
- §ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn, ghi ngµy ®Õn
DÊu ®Õn cã kÝch th-íc (3cm x 5cm) gåm : tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n ®Õn, sè
®Õn, ngµy ®Õn, chuyÓn (chuyÓn cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo gi¶i quyÕt), l-u hå s¬
sè…
DÊu ®Õn ®-îc ®ãng râ rµng vµ thèng nhÊt vµo kho¶ng trèng d-íi sè vµ ký hiÖu,
trÝch yÕu (cña c«ng v¨n) hoÆc kho¶ng trèng gi÷a t¸c gi¶ vµ tiªu ®Ò v¨n b¶n.
Sè ®Õn ghi vµo dÊu ®Õn ph¶i khíp víi sè thø tù trong sæ ghi v¨n b¶n ®Õn; ngµy
®Õn lµ ngµy v¨n th- nhËn v¨n b¶n. Sè ®Õn ghi liªn tôc tõ sè 001 b¾t ®Çu tõ ngµy 01- 01
®Õn hÕt ngµy 31- 12 mçi n¨m . Cã thÓ ghi sè ®Õn tuú theo tõng lo¹i v¨n b¶n.
3. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu
Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý
Nhµ n-íc ®èi víi mäi mÆt cña ®êi sèng x· héi. Trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan v¨n
B¸o c¸o thùc tËp
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
b¶n ban hµnh ®-îc ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng mét yÕu tè thÓ thøc quan träng lµ con
dÊu. Con dÊu thÓ hiÖn quyÒn lùc cña chÝnh quyÒn c¸c cÊp.
a. V¨n b¶n ph¸p luËt hiÖn hµnh vÒ con dÊu
Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô quan träng
trong c«ng t¸c v¨n th-, bëi lÏ con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n, thñ
tôc hµnh chÝnh trong c¸c quan hÖ hµnh chÝnh Nhµ n-íc.
b. Nh÷ng quy ®Þnh vÒ tæ chøc sö dông vµ qu¶n lý con dÊu
+ Sö dông con dÊu theo ®óng chøc n¨ng luËt ®Þnh
+ Mçi c¬ quan, tæ chøc chØ ®-îc dïng mét con dÊu theo mÉu quy ®Þnh.
+ Khi ®ãng dÊu vµo v¨n b¶n ph¶i ®¶m b¶o c¸c quy ®Þnh sau:
- Néi dung cña con dÊu ph¶i trïng víi tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n.
- Con dÊu chØ ®-îc ®ãng lªn c¸c v¨n b¶n, giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña cÊp
cã thÈm quyÒn.
- Kh«ng ®-îc ®ãng dÊu vµo c¸c v¨n b¶n kh«ng hîp lÖ; kh«ng ®-îc ®ãng dÊu
khèng chØ.
- DÊu ®-îc ®ãng râ nÐt lªn c¸c v¨n b¶n vµ trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ bªn tr¸i.
- Mùc dÊu thèng nhÊt dïng mµu ®á (®á cê)
- Tr-êng hîp cã c¸c b¶n phô lôc hay v¨n b¶n dù th¶o th× ®ãng dÊu treo.
- DÊu ®ãng mê ph¶i ®-îc ®ãng l¹i.
- Thùc hiÖn c¸c chÕ ®é qu¶n lý con dÊu
B¸o c¸o thùc tËp
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Ch-¬ng II: Ho¹t ®éng vÒ c«ng t¸c v¨n thT¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam
I. Giíi thiÖu tæng qu¸t vÒ Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam
1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña Tæng C«ng ty
Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam ®-îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 344/TTg ngµy
04 th¸ng 7 n¨m 1994 cña Thñ t-íng ChÝnh phñ trªn c¬ së hîp nhÊt Tæng C«ng ty
ThÐp vµ Tæng C«ng ty Kim khÝ thuéc Bé C«ng nghiÖp nÆng - nay lµ Bé C«ng nghiÖp.
Thùc hiÖn chñ tr-¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n-íc vÒ tiÕp tôc ®æi míi, s¾p xÕp l¹i c¸c
Doanh nghiÖp Nhµ n-íc ®Æc biÖt lµ c¸c Tæng C«ng ty n¾m gi÷ c¸c ngµnh then chèt
cña nÒn kinh tÕ, ngµy 29 th¸ng 4 n¨m 1995, Thñ t-íng ChÝnh phñ ký quyÕt ®Þnh sè
255/TTg thµnh lËp l¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam tæ chøc ho¹t ®éng theo m« h×nh
Tæng c«ng ty Nhµ n-íc - Tæng C«ng ty 91.
Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã tªn giao dÞch ®èi ngo¹i : VIETNAM STEEL
CORPORATION. Tªn viÕt t¾t: VSC. §Þa chØ: sè 91, phè L¸ng H¹, quËn §èng §a,
Thµnh phè Hµ Néi.
HiÖn nay, Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã 14 ®¬n vÞ thµnh viªn vµ 14 liªn
doanh víi n-íc ngoµi. Tæng C«ng ty ®-îc Nhµ n-íc giao qu¶n lý vµ sö dông h¬n
1.400 tû ®ång. Lao ®éng b×nh qu©n 17.500 ng-êi; doanh thu 7.500 tû ®ång; s¶n l-îng
thÐp c¸n ®¹t 650.000 tÊn/ n¨m
2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Tæng C«ng ty
Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam lµ mét trong 17 Tæng C«ng ty Nhµ n-íc ®-îc
Thñ t-íng ChÝnh phñ thµnh lËp vµ ho¹t ®éng theo m« h×nh Tæng C«ng ty 91 - m« h×nh
TËp ®oµn kinh doanh lín cña Nhµ n-íc. Môc tiªu cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam lµ
x©y dùng vµ ph¸t triÓn m« h×nh TËp ®oµn kinh doanh ®a ngµnh trªn c¬ së s¶n xuÊt vµ
kinh doanh ThÐp lµm nÒn t¶ng.
Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam ho¹t ®éng kinh doanh hÇu hÕt trªn c¸c thÞ tr-êng
träng ®iÓm trªn l·nh thæ ViÖt Nam vµ bao trïm hÇu hÕt c¸c c«ng ®o¹n tõ khai th¸c
B¸o c¸o thùc tËp
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
nguyªn liÖu, vËt liÖu, s¶n xuÊt ThÐp vµ c¸c s¶n phÈm ThÐp cho ®Õn kh©u ph©n phèi,
tiªu thô s¶n phÈm. C¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng kinh doanh chñ yÕu cña Tæng c«ng ty nhsau:
- Khai th¸c quÆng s¾t, than mì, nguyªn liÖu trî dung phôc vô cho c«ng nghÖ
luyÖn kim.
- S¶n xuÊt gang, thÐp vµ c¸c kim lo¹i, s¶n phÈm ThÐp.
- Kinh doanh xuÊt, nhËp khÈu ThÐp, vËt t- thiÕt bÞ vµ c¸c dÞch vô liªn quan ®Õn
c«ng nghÖ luyÖn kim nh- nguyªn liÖu, vËt liÖu ®Çu vµo c¸c s¶n phÈm ThÐp, trang thiÕt
bÞ luyÖn kim, chuyÓn giao c«ng nghÖ vµ hç trî kü thuËt.
- ThiÕt kÕ, chÕ t¹o, thi c«ng x©y l¾p trang thiÕt bÞ c«ng tr×nh luyÖn kim vµ x©y
dùng.
- Kinh doanh kh¸ch s¹n, nhµ hµng ¨n uèng, x¨ng, dÇu, mì, gas, dÞch vô vµ vËt
t- tæng hîp kh¸c.
- §µo t¹o, nghiªn cøu khoa häc c«ng nghÖ phôc vô ngµnh c«ng nghiÖp luyÖn
kim vµ lÜnh vùc s¶n xuÊt kim lo¹i, vËt liÖu x©y dùng.
- §Çu t-, liªn doanh, liªn kÕt kinh tÕ víi c¸c ®èi t¸c trong n-íc vµ n-íc ngoµi.
- XuÊt khÈu lao ®éng.
Bªn c¹nh ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô ho¹t ®éng kinh doanh ®-îc Nhµ n-íc
giao, Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cßn ®-îc Nhµ n-íc giao cho thùc hiÖn nhiÖm vô
rÊt quan träng lµ c©n ®èi s¶n xuÊt ThÐp trong n-íc víi tæng nhu cÇu tiªu dïng cña nÒn
kinh tÕ, x· héi kÕt hîp nhËp khÈu c¸c mÆt hµng ThÐp trong n-íc ch-a s¶n xuÊt ®-îc
®Ó b×nh æn gi¸ c¶ thÞ tr-êng ThÐp trong n-íc, b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn Nhµ n-íc
giao, t¨ng nguån thu cho ng©n s¸ch Nhµ n-íc, t¹o viÖc lµm vµ b¶o ®¶m ®êi sèng cho
ng-êi lao ®éng trong Tæng C«ng ty.
3. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty
C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty ®-îc tæ chøc theo quy
®Þnh cña LuËt Doanh nghiÖp Nhµ n-íc vµ §iÒu lÖ Tæng C«ng ty do ChÝnh phñ phª
chuÈn.
B¸o c¸o thùc tËp
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
HiÖn nay Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã bé m¸y qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh Tæng
C«ng ty ®-îc ph©n bè trªn c¸c tØnh, thµnh phè trong n-íc nh- Hµ Néi, Høa Phßng,
Qu¶n Ninh, Th¸i Nguyªn, NghÖ An, Thµ Thiªn HuÕ, §µ N½ng, Qu¶n Nam, Kh¸nh
Hoµ, T©y Nguyªn, Thµnh phè Hå ChÝ Minh, Bµ rÞa - Vòng Tµu, CÇn Th¬, B×nh D-¬ng,
Biªn Hoµ vµ c¸c khu c«ng nghiÖp lín.
C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam theo m«
h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng - c¬ cÊu qu¶n trÞ nµy ®ang ®-îc ¸p dông phæ biÕn hiÖn nay.
Theo c¬ cÊu nµy, ng-êi l·nh ®¹o Doanh nghiÖp ®-îc sù gióp søc cña tËp thÓ l·nh ®¹o
®Ó chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh, h-íng dÉn vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh ®èi
víi cÊp d-íi. Ng-êi l·nh ®¹o Doanh nghiÖp chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi lÜnh vùc ho¹t
®éng vµ toµn quyÒn quyÕt ®Þnh trong ph¹m vi Doanh nghiÖp. ViÖc truyÒn lÖnh, ra c¸c
quyÕt ®Þnh, chØ thÞ vÉn theo tuyÕn ®· quy ®Þnh, ng-êi l·nh ®¹o ë c¸c bé phËn chøc
n¨ng ( phßng, ban chuyªn m«n ) Tæng C«ng ty kh«ng ra mÖnh lÖnh trùc tiÕp, chØ thÞ
cho ®¬n vÞ thµnh viªn cÊp d-íi.
Bªn c¹nh m« h×nh c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng, ®Ó linh ho¹t, chñ ®éng trong
®iÒu hµnh c«ng viÖc vµ ph¸t huy ®-îc trÝ tuÖ, n¨ng lùc cña ®éi ngò chuyªn gia, Tæng
C«ng ty cßn vËn dông c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp theo d¹ng ma trËn, tËp hîp
®éi ngò chuyªn gia cña nhiÒu bé phËn chøc n¨ng nh»m nghiªn cøu, x©y dùng dù ¸n,
ph-¬ng ¸n, chiÕn l-îc hay ch-¬ng tr×nh cho tõng lÜnh vùc cô thÓ. VÝ dô nh-: Héi ®ång
t- vÊn thÈm ®Þnh tµi chÝnh dù ¸n ®Çu t-, ban chØ ®¹o mét sè lÜnh vùc, tæ nghiªn cøu
chiÕn l-îc kinh doanh, m¹ng l-íi tiªu thô s¶n phÈm v.v…
B¸o c¸o thùc tËp
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
S¬ ®å tæ chøc c¬ quan v¨n phßng
Tæng c«ng ty THÐP VIÖT NAM
Héi §ång Qu¶n TrÞ
Ban KiÓm So¸t
Phã Tæng Gi¸m §èc
Tæng Gi¸m §èc
Phã Tæng Gi¸m §èc
V¨n Phßng
Phßng Tæ Chøc Lao §éng
Phßng KÕ ho¹ch §Çu T-
Phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n
Phßng Kinh Doanh - XNK
Phßng Kü ThuËt
TT Hîp T¸c L§ Víi NN
B¸o c¸o thùc tËp
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
3.1. Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty:
Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý ho¹t ®éng cña
Tæng C«ng ty theo quy ®Þnh cña ®iÒu lÖ Tæng C«ng ty, LuËt doanh nghiÖp Nhµ n-íc
vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc Thñ t-íng ChÝnh phñ, tr-íc ph¸p luËt vÒ ho¹t ®éng vµ ph¸t
triÓn cña Tæng C«ng ty theo chøc n¨ng, nhiÖm vô ®-îc Nhµ n-íc giao.
Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty cã 5 thµnh viªn do Thñ t-íng ChÝnh phñ bæ
nhiÖm. Héi ®ång qu¶n trÞ gåm: Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ vµ 4 thµnh viªn, trong ®ã 1
thµnh viªn kiªm Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty, 1 thµnh viªn kiªm Tr-ëng ban kiÓm
so¸t Tæng C«ng ty, 1 thµnh viªn phô tr¸ch c¸c lÜnh vùc tµi chÝnh, ®Çu t-, kinh doanh
vµ 1 thµnh viªn phô tr¸ch nghiªn cøu khoa häc c«ng nghÖ vµ ®µo t¹o nh©n lùc.
3.2. Ban kiÓm so¸t Tæng C«ng ty:
Ban kiÓm so¸t do Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty thµnh lËp ®Ó gióp Héi ®ång
qu¶n trÞ kiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng ®iÒu hµnh cña Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty,
Gi¸m ®èc c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn Tæng C«ng ty vµ Bé m¸y gióp viÖc cña Tæng gi¸m
®èc theo nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty.
Ban kiÓm so¸t cã 5 thµnh viªn, gåm Tr-ëng ban lµ Uû viªn Héi ®ång qu¶n trÞ vµ
4 thµnh viªn gióp viÖc, trong ®ã 1 thµnh viªn chuyªn tr¸ch vµ 3 thµnh viªn kiªm
nhiÖm. Thµnh viªn ban kiÓm so¸t do Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ bæ nhiÖm.
3.3. Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty:
Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty lµ Uû viªn Héi ®ång qu¶n trÞ do Thñ t-íng ChÝnh
phñ bæ nhiÖm. Tæng gi¸m ®èc lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña Tæng C«ng ty, cã quyÒn ®iÒu
hµnh cao nhÊt trong Tæng C«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng
C«ng ty, tr-íc Thñ t-íng ChÝnh phñ vµ tr-íc ph¸p luËt vÒ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña
Tæng C«ng ty.
Tæng C«ng ty cã 2 phã Tæng gi¸m ®èc do Bé tr-ëng Bé C«ng nghiÖp bæ nhiÖm.
C¸c phã tæng gi¸m ®èc gióp Tæng gi¸m ®èc ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc ho¹t ®éng cña
Tæng C«ng ty ®-îc Tæng gi¸m ®èc ph©n c«ng hoÆc uû quyÒn vµ chÞu tr¸ch nhiÖm
B¸o c¸o thùc tËp
13
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
tr-íc Tæng gi¸m ®èc, tr-íc Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty, tr-íc ph¸p luËt vÒ nhiÖm
vô ®-îc ph©n c«ng thùc hiÖn.
3.4. Bé m¸y gióp viÖc Tæng c«ng ty:
Tæng c«ng ty cã 6 phßng chuyªn m«n, nghiÖp vô vµ 1 Trung t©m do Tæng gi¸m
®èc Tæng C«ng ty thµnh lËp. C¸c phßng, Trung t©m Tæng C«ng ty cã 112 ng-êi, thùc
hiÖn chøc n¨ng tham m-u, gióp viÖc Tæng gi¸m ®èc trong ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña
Tæng C«ng ty.
+ Phßng tæ chøc lao ®éng
+ Phßng KÕ to¸n Tµi chÝnh
+ Phßng Kinh doanh vµ xuÊt nhËp khÈu
+ Phßng KÕ ho¹ch vµ §Çu t+ Phßng kü thuËt
+ V¨n phßng
+ Trung t©m hîp t¸c lao ®éng víi n-íc ngoµi
4. T×nh h×nh ho¹t ®éng chung cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam:
N¨m 2001 lµ n¨m ®Çu tiªn thùc hiÖn NghÞ quyÕt §¹i héi §¶ng lÇn thø IX, triÓn
khai kÕ ho¹ch 5 n¨m (2001 - 2005) vµ chiÕn l-îc ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi 10 n¨m
(2001 - 2010). NÒn kinh tÕ ®Êt n-íc tiÕp tôc æn ®Þnh vµ cã b-íc ph¸t triÓn. §Çu tn-íc ngoµi vµ trong n-íc ®ang ®-îc phôc håi. C¸c chÝnh s¸ch kÝch cÇu cña ChÝnh phñ
vµ sù ®æi míi c¬ chÕ qu¶n lý vÜ m« theo h-íng më réng quyÒn tù chñ cho c¸c doanH
nghiÖp ®· t¸c ®éng tÝch cùc ®Õn sù t¨ng tr-ëng cña nhiÒu ngµnh kinh tÕ trong ®ã cã
ngµnh ThÐp.
N¨m 2001, l-îng ThÐp c¸n c¶ n-íc s¶n xuÊt 1.900.000 tÊn, trong ®ã Tæng c«ng
ty (bao gåm c¶ liªn doanh) tham gia 1.554.400 tÊn, chiÕm 81,8%. N¨m nay c¸c ®¬n vÞ
s¶n xuÊt vµ liªn doanh tiÕp tôc gi÷ tèc ®é t¨ng tr-ëng cao. Tèc ®é t¨ng tr-ëng cña c¸c
®¬n vÞ s¶n xuÊt thuéc Tæng c«ng ty cã kh¶ quan h¬n c¸c n¨m tr-íc.
N¨m 2001 tæng l-îng ThÐp tiªu thô trªn thÞ tr-êng 3.864.200 tÊn, trong ®ã
Tæng c«ng ty tham gia tiªu thô 2.143.300 tÊn, chiÕm 55,5%. ThÞ phÇn tham gia tiªu
B¸o c¸o thùc tËp
14
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
thô cña Tæng C«ng ty gi¶m kho¶ng 10% so víi n¨m tr-íc, chñ yÕu do cã thªm mét sè
nhµ m¸y s¶n xuÊt ThÐp x©y dùng míi ®i vµo ho¹t ®éng. §iÒu ®ã còng cho thÊy thÞ
tr-êng ThÐp ngµy cµng cã nhiÒu ®èi thñ c¹nh tranh.
II. Thùc tr¹ng ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam
1. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn t¹i Tæng C«ng ty
V¨n b¶n ®Õn lµ c¸c c«ng v¨n, giÊy tê, tµi liÖu, v.v… do c¬ quan, ®¬n vÞ nhËn
®-îc tõ n¬i kh¸c göi ®Õn. ViÖc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn cÇn ®-îc tiÕn hµnh
theo c¸c quy ®Þnh cña c¸c v¨n b¶n sau ®©y: §iÒu lÖ vÒ c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vµ
c«ng t¸c l-u tr÷, ban hµnh kÌm theo NghÞ ®Þnh cña Héi ®ång ChÝnh phñ sè 142 - CP
ngµy 28 - 9 - 1963; B¶n h-íng dÉn vµo sæ vµ chuyÓn giao c«ng v¨n ®i, ®Õn cña c¬
quan, ban hµnh kÌm theo C«ng v¨n cña Côc L-u tr÷ Phñ Thñ t-íng sè 30 - NV ngµy
09 - 02 - 1977, c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan ®èi víi tõng c¬ quan, tæ chøc
cô thÓ.
§èi víi bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo th× còng ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c sau:
+ TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn ®Òu ph¶i ®-îc qua v¨n th- cña Tæng c«ng ty ®Ó ®¨ng
ký vµo sæ vµ qu¶n lý thèng nhÊt.
+ Khi nhËn ®-îc v¨n b¶n ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña nh©n
viªn v¨n th-.
+ V¨n b¶n ph¶i ®-îc chuyÓn qua thñ tr-ëng c¬ quan, ch¸nh v¨n phßng hoÆc
tr-ëng phßng hµnh chÝnh tr-íc khi ph©n phèi cho ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt.
+ V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®-îc xö lý nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt theo
c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n-íc.
T¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam nÕu tÝnh mét n¨m th× sè l-îng v¨n b¶n ®Õn
Tæng C«ng ty kho¶ng 2.500 v¨n b¶n.
Quy tr×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam gåm 6
b-íc:
B-íc 1: S¬ bé ph©n lo¹i v¨n b¶n
B¸o c¸o thùc tËp
15
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
+ KiÓm tra v¨n b¶n xem cã ®óng lµ ®-îc göi cho c«ng ty kh«ng, nÕu nhÇm ph¶i
göi tr¶ l¹i n¬i göi.
+ Ph©n lo¹i s¬ bé theo lo¹i h×nh v¨n b¶n (c«ng v¨n, tµi liÖu, s¸ch b¸o), ®Þa chØ
vµ thÈm quyÒn nhËn v.v…
B-íc 2: Bãc b× v¨n b¶n
C«ng ®o¹n nµy ®-îc v¨n th- cña Tæng C«ng ty ThÐp tiÕn hµnh theo néi dung
sau:
+ V¨n b°n cã dÊu “ho° tèc”, “thîng khÈn”, “khÈn” cÇn ®îc bãc b× tr-íc.
+ Khi bãc b× kh«ng lµm r¸ch v¨n b¶n, kh«ng lµm mÊt ®Þa chØ n¬i göi vµ dÊu b-u
®iÖn.
+ §èi chiÕu sè, ký hiÖu, sè l-îng v¨n b¶n ghi ngoµi b× víi c¸c thµnh phÇn t-¬ng
øng cña v¨n b¶n lÊy trong b× ra vµ ®èi chiÕu víi phiÕu göi (tr-êng hîp v¨n b¶n kÌm
theo phiÕu göi).
B-íc 3: §ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn vµ ngµy ®Õn
+ DÊu ®Õn cã môc ®Ých x¸c nhËn v¨n b¶n ®· qua v¨n th-, ghi nhËn ngµy th¸ng,
sè v¨n b¶n ®Õn.
+ DÊu ®Õn ®-îc ®ãng râ rµng vµ thèng nhÊt vµo kho¶ng trèng d-íi sè vµ ký
hiÖu, trÝch yÕu (cña c«ng v¨n) hoÆc kho¶ng trèng gi÷a t¸c gi¶ vµ tiªu ®Ò v¨n b¶n.
B-íc 4: Vµo sæ ®¨ng ký
V¨n b¶n ®¨ng ký vµo sæ ngay trong ngµy ®Õn. Nãi chung, t¹i Tæng C«ng ty
ThÐp ViÖt Nam v¨n th- ®· lËp 2 sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn: 1 sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt vµ
1 sæ ®¨ng ký chung cho tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n göi ®Õn c¬ quan.
B-íc 5: Tr×nh v¨n b¶n
Vµo sæ xong v¨n th- tr×nh ch¸nh v¨n phßng xem toµn bé v¨n b¶n ®Õn ®Ó xin ý
kiÕn ph©n phèi gi¶i quyÕt. Sau khi cã ý kiÕn v¨n b¶n ®-îc ®-a l¹i v¨n th- ®Ó vµo sæ
tiÕp vµ ChuyÓn giao cho c¸c ®¬n vÞ.
B-íc 6: ChuyÓn giao v¨n b¶n
B¸o c¸o thùc tËp
16
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
V¨n b¶n ®Õn ®-îc giao ®óng, trùc tiÕp cho ®èi t-îng chÞu tr¸ch nhiÖm gi¶i
quyÕt vµ ®èi t-îng ®ã ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña v¨n th-.
2. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i t¹i Tæng c«ng ty
TÊt c¶ v¨n b¶n, giÊy tê do c¬ quan göi ra ngoµi ph¶i ®¨ng ký vµ lµm thñ tôc göi
®i ë v¨n th- cña c«ng ty.
T¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam mçi n¨m cã kho¶ng 2.000 v¨n b¶n ®-îc ph¸t
hµnh ®i.
Quy tr×nh qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam
®-îc thùc hiÖn qua 4 b-íc c¬ b¶n sau:
B-íc 1: So¸t l¹i v¨n b¶n
V¨n th- kiÓm tra c¸C phÇn vµ thÓ thøc v¨n b¶n ®· ®óng quy ®Þnh ph¸p luËt hay
ch-a.
B-íc 2: Vµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i
Ghi sè cña v¨n b¶n. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ®-îc ®¸nh sè, ghi n¨m ban
hµnh vµ ký hiÖu cho tõng lo¹i v¨n b¶n.
Ghi ngµy th¸ng cña v¨n b¶n. V¨n b¶n göi ngµy nµo th× ghi ngµy Êy. Ngµy th¸ng
®-îc ghi phÝa trªn ®Çu cña mçi v¨n b¶n ®Ó tiÖn viÖc vµo sæ vµ t×m kiÕm v¨n b¶n ®-îc
dÔ dµng. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ v¨n b¶n c¸ biÖt ®-îc ®Ò ngµy th¸ng lµ thêi
®iÓm ký ban hµnh.
B-íc 3: ChuyÓn v¨n b¶n ®i
V¨n b¶n ®-îc chuyÓn ngay trong ngµy hoÆc chËm nhÊt lµ s¸ng ngµy h«m sau
ngµy vµo sæ vµ ®¨ng ký ph¸t hµnh. Riªng v¨n b¶n cã møc ®é khÈn th× lµm thñ tôc ph¸t
hµnh ngay sau khi nhËn ®-îc tõ c¸c ®¬n vÞ.
V¨n th- göi v¨n b¶n qua b-u ®iÖn hoÆc ®-a ®Õn ®Þa chØ n¬i nhËn, nh-ng ®Òu vµo
sæ chuyÓn v¨n b¶n vµ ng-êi nhËn v¨n b¶n ph¶i ký nhËn vµo sæ.
B-íc 4: S¾p xÕp b¶n l-u v¨n b¶n
B¸o c¸o thùc tËp
17
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Mçi v¨n b¶n ®i ®Òu ph¶i l-u Ýt nhÊt 02 b¶n: mét b¶n ®Ó lËp hå s¬ vµ theo dâi
c«ng viÖc ë c«ng ty, mét b¶n l-u ë v¨n th- ®Ó tra t×m phôc vô khi cÇn thiÕt. V¨n ths¾p xÕp nh÷ng b¶n l-u theo tõng lo¹i, v¨n b¶n cña n¨m nµo ®Ó riªng n¨m Êy.
3. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt t¹i Tæng C«ng ty
V¨n th- cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c¸c dÊu mËt cña C«ng ty, rµ so¸t thñ tôc ®ãng
dÊu ®é mËt, dÊu thu håi vµo tµi liÖu theo quy ®Þnh cña gi¸m ®èc t¹i quy chÕ tiÕp nhËn,
xö lý vµ ban hµnh v¨n b¶n cña C«ng ty. Kh«ng ®-îc ®¸nh m¸y, in, sao chôp thõa sè
b¶n tµi liÖu mËt ®· ®-îc quy ®Þnh. Tµi liÖu mËt so¹n th¶o, ®¸nh m¸y, in, sao chôp
xong ph¶i b¶o mËt. Nh÷ng b¶n th¶o, ®¸nh m¸y, in thö, háng, thõa hoÆc giÊy than, giÊy
nÕn, b¶n in nÕu kh«ng cÇn l-u l¹i t¹i c«ng ty th× v¨n th- huû ngay.
Trong khi gi¶i quyÕt c«ng viÖc kh«ng ®-îc ghi chÐp nh÷ng ®iÒu bÝ mËt vµo giÊy
hoÆc sæ tay ch-a ®-îc C«ng ty qu¶n lý vµo sæ vµ ®¸nh sè. ViÖc qu¶n lý, sö dông c¸c
b¨ng ghi ©m, ghi h×nh, phim, ¶nh cã ®é mËt ph¶i ®-îc b¶o vÖ nh- chÕ ®é qu¶n lý tµi
liÖu mËt.
4. Tæ chøc vµ qu¶n lý sö dông con dÊu t¹i Tæng C«ng ty
Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý
vÒ mäi mÆt cña C«ng ty. Trong ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam v¨n b¶n
ban hµnh ®-îc ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng mét yÕu tè thÓ thøc quan träng lµ con
dÊu.
Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô quan träng
trong c«ng t¸c v¨n th-, bëi lÏ con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n, thñ
tôc hµnh chÝnh trong c¸c quan hÖ qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ n-íc.
B¸o c¸o thùc tËp
18
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Ch-¬ng III: Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p
HiÖn nay c«ng t¸c v¨n th- ®· cã nh÷ng b-íc ph¸t triÓn nhÊt ®Þnh, song ë c¸c
kh©u nghiÖp vô vÉn cßn nh÷ng h¹n chÕ. §Ó gi¶i quyÕt nh÷ng tån t¹i vµ ®æi míi c«ng
t¸c v¨n th- cÇn nghiªn cøu mét sè gi¶i ph¸p sau:
+ Nghiªn cøu h-íng dÉn thi hµnh luËt ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt,
ban hµnh c¸c v¨n b¶n d-íi luËt ®Ó t¹o thµnh mét hÖ thèng c¸c v¨n b¶n chØ ®¹o c«ng
t¸c v¨n th-. Xem xÐt l¹i c¸c v¨n b¶n d-íi luËt ®Ó b·i bá c¸c quy ®Þnh kh«ng phï hîp
víi luËt.
+ Quy ®Þnh tr¸ch nhiÖm tõ gi¸m ®èc c«ng ty ®Õn nh©n viªn v¨n th- ®Òu ph¶i
thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th-. §ång thêi gi¶i thÝch, yªu cÇu mäi
ng-êi t«n träng c¸c quy ®Þnh; ph¸t hiÖn, ng¨n chÆn vµ ®Ò nghÞ xö lý nh÷ng vi ph¹m
quy ®Þnh Nhµ n-íc vÒ c«ng t¸c v¨n th-.
+ §Èy m¹nh nghiªn cøu khoa häc, ph¸t huy s¸ng kiÕn, c¶i tiÕn kü thuËt, hîp lý
ho¸ s¶n xuÊt vµ s¸ng chÕ trong ngµnh v¨n th-. Chó ý nh÷ng h-íng nghiªn cøu tËp
trung vµo x©y dùng , ban hµnh v¨n b¶n, hÖ thèng ho¸ v¨n b¶n, tiªu chuÈn ho¸ v¨n b¶n
qu¶n lý Nhµ n-íc, chu tr×nh v¨n b¶n, c«ng t¸c lËp hå s¬. C¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu
ph¶i ®i tõ yªu cÇu thùc tÕ, ph¶i ®-îc thùc tÕ kiÓm nghiÖm.
+ CÇn ¸p dông c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu cã gi¸ trÞ nh»m ®æi míi c«ng t¸c v¨n
th-.
+ Ph¸t huy s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt
+ Cã chÝnh s¸ch ®éng viªn b»ng tinh thÇn vµ vËt chÊt cho nh÷ng c«ng tr×nh
khoa häc cã gi¸ trÞ thùc tiÔn cao.
+ VËn dông c¸c ph-¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i vµo c«ng t¸c v¨n th-. Trang bÞ
c¸c kü thuËt hiÖn ®¹i nh»m ®em l¹i hiÖu qu¶ cao trong ch-¬ng tr×nh ¸p dông tin häc
vµo c«ng t¸c v¨n th-.
B¸o c¸o thùc tËp
19
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
KÕt luËn
Tãm l¹i, c«ng t¸c v¨n th- gãp phÇn kh«ng nhá cho viÖc gi¶i quyÕt mäi c«ng
viÖc cña c¬ quan ®-îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, cã n¨ng suÊt vµ chÊt l-îng. C«ng t¸c
v¨n th- cã tr¸ch nhiÖm gióp cho thñ tr-ëng cña c¸c c¬ quan theo dâi, ®èi chiÕu kÕt
qu¶ xö lý v¨n b¶n víi b¸o c¸o thèng kª hµng tuÇn cña v¨n phßng, cËp nhËt ®Çy ®ñ v¨n
b¶n ®Õn, v¨n b¶n ®i cña c¬ quan.
C«ng t¸c v¨n th- cña c¬ quan ®· gãp phÇn quan träng trong ho¹t ®éng cña v¨n
phßng. Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè thiÕu xãt kh«ng thÓ tr¸nh khái nh-ng c«ng ty ®· dÇn
hoµn thiÖn h¬n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- theo xu h-íng ®i
lªn.
Qua thêi gian thùc tËp t¹i Tæng C«ng ty em còng hiÓu ®-îc thùc tiÔn cña ho¹t
®éng c«ng t¸c v¨n th- ë ®©y. Qua ®ã còng gióp em mét phÇn nµo ®ã hiÓu ®-îc tÇm
quan träng cña c«ng t¸c v¨n th- t¹i Tæng C«ng ty. C«ng t¸c v¨n th- lµ mét trong
nh÷ng ho¹t ®éng kh«ng thÓ thiÕu ®-îc, nã ®ãng gãp mét phÇn cho ban l·nh ®¹o C«ng
ty gióp cho C«ng ty sím hoµn thiÖn h¬n ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt , kinh doanh
cña Tæng C«ng ty.
B¸o c¸o thùc tËp
20