Tài liệu Một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại ngân hàng chính sách xã hội chi nhánh tỉnh khánh hòa

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH ---------- BÙI THỊ CẨM NHUNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI CHI NHÁNH TỈNH KHÁNH HÒA KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH KẾ TOÁN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ HIỂN NHA TRANG, NĂM 2012 2 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Trong nền kinh tế hiện nay, các Ngân hàng luôn muốn đứng vững, phát triển ổn định và lâu dài. Muốn đạt được điều này đòi hỏi mỗi Ngân hàng phải thực hiện đồng bộ, chặt chẽ và phải tối ưu hóa các hoạt động của mình từ khâu tổ chức, quản lý đến hoạt động kinh doanh. Trong đó, khâu tổ chức hạch toán kế toán là một trong những bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý kinh tế - tài chính rất quan trọng đối với tất cả các Ngân hàng, nó liên quan đến rất nhiều hoạt động và kết quả kinh doanh của Ngân hàng. Kế toán là một công cụ quan trọng có vai trò tích cực đối với việc quản lý vốn, tài sản và điều hành hoạt động kinh doanh, nó là nguồn thông tin đáng tin cậy để các cấp lãnh đạo điều hành, quản lý và kiểm tra tình hình kinh doanh. Là công cụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế - tài chính cho nhiều đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngoài Ngân hàng, nên kế toán cũng trải qua nhiều quá trình để ngày càng hoàn thiện để phù hợp hơn với thực trạng của nền kinh tế hiện nay. Việc tổ chức công tác kế toán tốt hay không đều ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung trong các Ngân hàng. Để tổ chức công tác tổ chức hạch toán kế toán trong Ngân hàng thì không chỉ phụ thuộc vào qui mô hoạt động, đặc điểm của Ngân hàng mà còn căn cứ vào các chính sách, chế độ và hướng dẫn được Nhà nước ban hành. Chính vì vậy, việc không ngừng đổi mới và hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán để thích nghi với yêu cầu và nội dung của các quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thực sự rất quan trọng và cần thiết. 3 Đối với Ngân hàng chính sách xã hội chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa hiện nay, việc tổ chức công tác tổ chức hạch toán kế toán mặc dù luôn được đổi mới, hoàn thiện theo các quy định mới của Nhà nước nhưng trong quá trình thực hiện vẫn còn gặp phải một số khó khăn làm ảnh hướng đến chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán trong Ngân hàng. Xuất phát từ những vấn đề trên cũng như nhu cầu bổ sung kiến thức kế toán thực tiễn cho bản thân, được sự đồng ý của Ngân hàng, em đã quyết định chọn đề tài: “MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI CHI NHÁNH TỈNH KHÁNH HÒA”. 2. Mục tiêu của đề tài - Vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn nhằm củng cố, bổ sung, trang bị thêm cho bản thân vốn kiến thức thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán. - Phân tích đánh giá đúng thực trạng về hoạt động kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Ngân hàng, từ đó tìm ra những ưu điểm để phát huy và phát hiện những tồn tại khó khăn cần khắc phục, đồng thời căn cứ vào hệ thống cơ sở lý luận được học tập tại trường, cũng như các cơ chế chính sách tài chính kế toán hiện hành của Nhà nước để đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán ở NHCSXH. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài: công tác tổ chức hạch toán kế toán tại phòng kế toán của Ngân hàng chính sách xã hội chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa. Phạm vi nghiên cứu đề tài: đề tài nhiên cứu tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng chứng từ, tổ chức vận dụng tài khoản, tổ chức sổ sách kế toán và tổ chức các phần hành tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa, bao gồm: 4 - Phần hành kế toán cho vay - Phần hành kế toán giao dịch - Phần hành kế toán tài sản cố định - Phần hành kế toán công cụ lao động - Phần hành kế toán các khoản thu nhập - Phần hành kế toán tiền lương - Phần hành kế toán chi tiêu - Phần hành kế toán chuyển vốn - Phần hành kế toán thuế thu nhập cá nhân - Phần hành kế toán xác định kết quả kinh doanh 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp khác nhau như: phương pháp phân tích tổng hợp, phân tích thống kê, liên hệ so sánh, tham khảo ý kiến của các bộ phận chuyên môn công tác thực tế… để trình bày các vấn đề lý luận và thực tiễn. 5. Nội dung nghiên cứu và kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài bao gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong Ngân hàng. - Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa. - Chương 3: Một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa. 5 6. Những đóng góp của đề tài - Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán, làm rõ hơn vai trò, vị trí và tầm quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa nói riêng và của sự phát triển của kinh tế xã hội nói chung. - Đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán kế toán tại Ngân hàng trên một số lĩnh vực: tổ chức nhân sự phòng kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, tổ chức các phần hành kế toán. - Đề tài đưa ra nhận xét về kết quả tìm hiểu thực trạng công tác kế toán tại NHCSXH. - Đề tài mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán kế toán tại NHCSXH. Với thời gian thực tập còn hạn chế, chưa có điều kiện đi sâu vào tất cả các hoạt động của Ngân hàng mà chỉ quan tâm đến việc tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng là chủ yếu. Bên cạnh đó, do kiến thức bản thân còn có hạn nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Hiển, và các thầy cô trong khoa kế toán – tài chính và các cô chú cán bộ của Ngân hàng và các bạn sinh viên để đề tài được hoàn thiện hơn. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hướng dẫn và dạy bảo tận tình của cô Nguyễn Thị Hiển cùng toàn thể thầy cô trong khoa kế toán – tài chính, các cô chú, anh chị tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt đề tài tốt nghiệp này. 6 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG NGÂN HÀNG 7 1.1. Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong ngân hàng 1.1.1. Khái niệm, đối tượng, mục tiêu về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong ngân hàng - Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối kế toán. Do đó nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm:  Tổ chức chứng từ  Tổ chức tài khoản  Tổ chức bộ sổ kế toán  Tổ chức công tác kế toán  Tổ chức bộ máy kế toán  Tổ chức báo cáo - Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là sự liên hệ giữa các bộ phận, vì vậy đối tượng chung của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố phù hợp với nội dung, hình thức và bộ máy kế toán. - Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán:  Ban hành các văn bản pháp lý về kế toán: bao gồm cả về pháp luật kế toán và các văn bản dưới luật, của quốc tế và quốc gia.  Nghệ thuật tổ chức đưa các văn bản đó vào thực tế hoạt động kế toán: thông qua hệ thống các cấp và mối liên hệ giữa các cấp trong hệ thống 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác tổ chức hạch toán kế toán trong ngân hàng - Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý 8  Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý.  Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.  Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý.  Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý.  Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn kế với kế toán. - Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán  Trong các phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán.  Tùy tính phức tạp của đối tượng để định các bước quy trình kế toán và chọn hình thức kế toán phù hợp.  Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán. - Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật, quản lý chuyên sâu:  Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải hướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế.  Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế: đơn vị hạch toán, giá hạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc kế toán liên tục. 9 1.2. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán trong ngân hàng 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán ở Ngân hàng. Suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công nhiệm vụ của các nhân viên trong bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nói chung, khi tổ chức bộ máy kế toán với các bộ phận cần phải căn cứ quy mô của Ngân hàng, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. - Ngân hàng thực hiện công việc kế toán theo các công văn:  Công văn số 109/NHCS – KT ngày 5/3/ 2003  Công văn số 126/NHCSXH – KT ngày 10/3/2003  Công văn số 1684/NHCS – KT ngày 30/10/2003  Công văn số 737/NHCS – KT ngày 5/9/2005  Công văn số 2679/ NHCS – KT ngày 10/10/2005  Công văn số 2064a/NHCS – TD ngày 22/4/2007  Công văn số 132/NHCS – HĐQT ngày 23/7/2007  Công văn số 3152/ NHCS – KT ngày 10/11/2008  Công văn số 794/NHCS – KT ngày 9/4/2010 1.2.1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán – thống kê một cấp, tức là mỗi Ngân hàng độc lập chỉ có một bộ máy thống nhất – một đơn vị kế toán độc lập đứng đầu là kế toán 10 trưởng. Trường hợp dưới đơn vị kinh tế độc lập có các bộ phận có tổ chức kế toán thì những đơn vị này gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc. - Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán thốn kê và nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến thông tin kinh tế. - Gọn nhẹ và hợp lý theo hướng chuyên môn hóa, đúng năng lực. - Phù hợp với yêu cầu của quản lý đơn vị. 1.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán - Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của Nhà nước. - Lập báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập. - Giúp giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng theo chế độ, phương pháp. - Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động và quyết toán với cấp trên. - Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi Ngân hàng. - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong Ngân hàng và trong các cấp cơ quan quản lý cấp trên theo quy định. 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của các Ngân hàng thường bao gồm: - Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp - Kế toán TSCĐ, CCLĐ 11 - Kế toán giao dịch - Kế toán chuyển tiền 1.2.1.4. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Ngân hàng thực hiện hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức phối hợp ưu điểm của cả hai hình thức tập trung và phân tán. Theo hình thức tổ chức này, công việc kế toán ở các đơn vị trực thuộc xa văn phòng thì do các đơn vị trực thuộc đó thực hiện, định kỳ tập hợp số liệu gửi về văn phòng kế toán Ngân hàng. - Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thích hợp với những Ngân hàng có quy mô vừa và lớn, tổ chức hoạt động thành nhiều đơn vị, bộ phận. - Hình thức kế toán này có nhiều ưu điểm và phù hợp với điều kiện thực tế hiện nay. 1.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 1.2.2.1. Ý nghĩa tổ chức chứng từ kế toán - Về mặt quản lý: việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo được nhanh chóng, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ. - Về kế toán: chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, tạo diều kiện mã hóa thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán. - Về pháp lý: chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết các tranh chấp. 12 1.2.2.2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán - Phải căn cứ vào trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp. - Căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin tình hình biến động của tài sản nguồn hình thành và các quá trình. - Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phải quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau. - Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẫu chứng từ. - Căn cứ vào trang thiết bị phục vụ kế toán. - Căn cứ vào trình độ và số lượng nhân viên làm công tác kế toán, thống kê. 1.2.2.3. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 1.2.2.3.1. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ - Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ kế toán. Do vậy, phải lựa chọn chứng từ phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản. Do tính đa dạng của sự vận động tài sản nên cần thiết nhiều loại chứng từ để đáp ứng yêu cầu này tập hợp các chủng loại chứng từ sử dụng trong đơn vị và hệ thống bảng chứng từ kế toán. - Khi lựa chọn các chứng từ trong đơn vị phải căn cứ vào các yêu cầu sau:  Phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết.  Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này.  Phải dựa trên biểu mẫu quy định do Nhà nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ chưa có trong quy định của Nhà nước thì phải có văn bản Nhà nước cho phép sử dụng. 13  Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tùy theo yêu cầu của đơn vị. 1.2.2.3.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ - Tổ chức qua trình lập chứng từ là sử dụng các chứng từ hoàn thiện, nhất là việc lựa chọn các phương thức hợp lý ghi chứng từ, đồng thời là việc tuân thủ theo chế độ Nhà nước về sử dụng các chứng từ kế toán. - Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ:  Lựa chọn chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.  Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ.  Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế. 1.2.2.3.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ - Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và có thể phát hiện sai sót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ. Nội dung của quá trình kiểm tra chứng từ cần xem xét các khía cạnh:  Kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và tuân thủ theo các yêu cầu do Nhà nước ban hành  Kiểm tra nội dung kinh tế của các nghiệp vụ có đúng với sự thật hoặc có hợp pháp hay không. Cần đối chiếu, kiểm tra nội dung của nghiệp vụ với chế độ, thể chế tài chính hiện hành.  Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, đối chiếu với chế độ, thể lệ hiện hành để phát hiện sai sót. Việc kiểm tra định khoản sẽ là căn cứ quan trọng cho việc phân loại tổng hợp các thông tin kế toán ở các giai đoạn sau. - Bên cạnh đó chứng từ còn được kiểm tra bởi kiểm toán nội bộ và kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập. Những lần kiểm tra này sẽ bổ sung cho nhau nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. 14 1.2.2.3.4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ - Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hoặc theo đối tượng được chi phí để xác định hoặc ghi số kế toán cho phù hợp. - Ghi kịp thời, chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung của tài khoản tổng hợp hoặc phân tích, đồng thời có thể cung cấp thông tin cho lãnh đạo hoặc tích lũy nghiệp vụ để tạo ra thông tin tổng hợp cho lãnh đạo. - Kết hợp việc ghi vào sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán. - Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế hoạch của đơn vị nhằm làm giảm thời gian và tăng nhanh tính tổng hợp của số liệu kế toán. 1.2.2.3.5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ - Trong năm kế toán, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự theo thời gian. - Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu trữ. Phải phân loại tất cả các chứng từ theo nội dung kinh tế để lưu giữ các chứng từ cùng loại. - Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ, nếu cần sử dụng phải có sự đồng ý của kế toán trưởng. Nếu đem tài liệu ra bên ngoài phải được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký giấy cho phép. 1.2.2.3.6. Danh mục chứng từ (phụ lục) 1.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 1.2.3.1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán - Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại, phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại vốn, nguồn vốn. 15 - Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản:  Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết cho quản lý Nhà nước, cũng như nội bộ và các cấp lãnh đạo của ngân hàng.  Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý gián tiếp của Nhà nước.  Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ; kiểm tra phân tích hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. 1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán - Nguyên tắc 1: Bảo đảm phản ánh tình hình TS, NV trên các phương diện số lượng, phân bố để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn. - Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoản gắn với cơ chế quản lý. - Nguyên tắc 3: Đảm bảo phản ánh được tính liên tục của các quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo quy trình sau  Mở tài khoản  Ghi chép trong năm  Kết thúc tài khoản - Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng. 1.2.3.3. Hệ thống Tài Khoản ( phụ lục) Hệ thống tài khoản được ban hành kèm theo QĐ 2098/2004/NHCS – KT 1.2.4. Tổ chức vận dụng các loại sổ kế toán 1.2.4.1. Khái quát chung về công tác tổ chức sổ kế toán - Khái niệm: Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. 16 1.2.4.2. Sổ kế toán và các kỹ thuật ghi sổ - Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến ngân hàng. 1.2.4.3. Các loại sổ sách sử dụng - Bảng cân đối tài khoản kế toán - Sổ phụ tài khoản kế toán - Sổ theo dõi xuất, nhập vật liệu, ấn chỉ trong kho - Sổ theo dõi TSCĐ - Sổ theo dõi CCLĐ 1.2.4.4. Các hình thức kế toán Ngân hàng sử dụng kế toán máy: Phần mềm có tên là Kế Toán Giao Dịch (Foxpro for dos) được viết trên hệ điều hành dos. Trên giao diện của phần mềm có 7 menu lệnh:  Menu hệ thống có chức năng khai báo các đường dẫn, tham số hệ thống xử lý các dữ liệu vào phần mềm. Trong menu hệ thống gồm các mục  Phân chia nhóm  Người sử dụng  Chép lại hồ sơ  Các tiện ích  Ra khỏi hệ thống…..  Menu đầu ngày có chức năng mở và khóa sổ kế toán mỗi ngày đồng thời tích lũy số dư phát sinh trong ngày. Trong menu đầu ngày gồm các mục:  Mở sổ đầu ngày  Tích lũy phát sinh 17  Khóa sổ cuối ngày  Phục hồi khóa sổ  Menu đăng ký được dùng để đăng ký các dữ liệu chính của hệ thống như: tài khoản, khách hàng, khế ước … Trong menu đăng ký gồm các mục:  Đăng ký khách hàng  Đăng ký tài khoản  Đăng ký khế ước  Nhập tài khoản chi hoa hồng  Lưu vụ, gia hạn  Menu ngoại tệ gồm các nghiệp vụ giao dịch của Ngân hàng liên quan đến ngoại tệ. Trong menu này gồm các mục:  Cho vay, thu nợ  Tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn  Mua bán ngoại tệ  Xử lý nợ rủi ro  Tiết kiệm…  Menu ngoại tệ gồm các nghiệp vụ giao dịch của Ngân hàng liên quan đến nội tệ. … Trong menu này gồm các mục:  Cho vay, thu nợ  Tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn  Lập giấy báo và chuyển tiền khác  Chứng từ ngoại bảng  Giao dịch nội bộ...  Menu phục vụ được dùng để phục vụ cho công tác báo cáo, kiểm soát … Trong menu phục vụ có các mục: 18  Bảng kê tích số nội tệ / ngoại tệ  Thông tin khách hàng  Thông tin tài khoản  Liệt kê giao dịch  Thẻ lưu khế ước, sổ phụ theo kỳ…  Menu cuối ngày có chức năng lưu trữ cập nhật, kiểm tra và xử lý dữ liệu cuối ngày. Trong menu cuối ngày có các mục:  Khế ước  Tiết kiệm  Bù trừ  Quyết toán nội tệ  Kiểm tra dữ liệu hàng ngày… 1.2.5. Tổ chức các phần hành kế toán 1.2.5.1. Kế toán cho vay - Nội dung: hạch toán các nghiệp vụ cho vay theo từng chương trình. - Tài khoản sử dụng: TK 1011: Tiền mặt tại đơn vị. TK 211: Cho vay ngắn hạn bằng đồng VN TK 212: Cho vay trung hạn bằng đồng VN TK 213: Cho vay dài hạn bằng đồng VN TK 702: Thu lãi cho vay - Quy trình luân chuyển chứng từ khi giải ngân: Khách hàng thông qua tổ trưởng tổ vay vốn liên hệ với cán bộ tín dụng làm thủ tục vay vốn. Cán bộ tín dụng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ vay vốn. Khi hồ sơ vay vốn đảm bảo yêu cầu. Cán bộ tín dụng lập và chuyển hồ sơ tín dụng gồm 19 hợp đồng tín dụng sổ tiết kiệm và vay vốn cho cán bộ kế toán. Cán bộ kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính đầy đủ của hồ sơ. Khi hồ sơ đảm bảo yêu cầu thì kế toán nhập và đăng ký hồ sơ cho vay, hồ sơ khế ước vào máy vi tính. Tổ trưởng tổ giải ngân lập giấy tạm ứng số tiền giải ngân được duyệt. Kế toán ghi các yếu tố cần thiết vào sổ tiết kiệm và vay vốn, hợp đồng tín dụng, đồng thời căn cứ vào đó lập phiếu chi theo từng hộ vay. Kế toán chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Phiếu chi sau khi được duyệt, sổ vay vốn và tiết kiệm, hồ sơ tín dụng cho tổ trưởng tổ giải ngân kiểm soát. Tổ giải ngân yêu cầu người vay xuất trình CMND để kiểm tra, yêu cầu khách hàng ký nhận trên các chứng từ, hồ sơ, giao tiền và sổ vay vốn và tiết kiệm cho người vay. Kết thúc buổi giải ngân, tổ trưởng tổ giải ngân sẽ phải hoàn ứng toàn bộ số tiền đã tạm ứng, chuyển phiếu chi và hồ sơ tín dụng cho kế toán. Kế toán căn cứ phiếu chi hạch toán vào tài khoản tiền mặt tại đơn vị và tài khoản cho vay thích hợp. Phiếu chi được lưu tại đây theo ngày, hồ sơ tín dụng được lưu tại đây theo loại chứng từ. - Quy trình luân chuyển chứng từ khi thu nợ: Người vay xuất trình sổ vay vốn và tiết kiệm. Kế toán rút thẻ lưu tờ rời mẫu 02B ra khỏi hồ sơ và vào máy kiểm tra số tiền gốc, lãi của món vay, nhập dữ liệu vào hồ sơ kế toán giao dịch. Căn cứ vào tiền gốc, lãi do khách hàng trả nợ. Kế toán kiểm tra và xác định số gốc lãi khách hàng phải trả, ghi nội dung thu nợ gốc, lãi vào sổ vay vốn và tiết kiệm, in và ký vào 2 liên PT. Kế toán chuyển PT, sổ vay vốn và tiết kiệm của khách hàng sang cho thủ quỹ thu tiền. Thủ quỹ căn cứ vào PT nhận tiền của khách hàng và ký vào PT. Thủ quỹ trả sổ vay vốn và tiết kiệm cùng với PT liên 2 cho khách hàng, trả liên 1 PT cho kế toán. Kế toán căn cứ vào PT ghi số tiền 20 khách hàng trả vào thẻ lưu tờ rời 02B và lưu liên 1 PT tại đây theo ngày. Thẻ lưu tờ rời 02B được kẹp lại vào hồ sơ lưu. 1.2.5.2. Kế toán tiền gửi tiết kiệm dân cư - Nội dung: hạch toán các khoản tiền gửi tiết kiệm từ dân cư - Tài khoản sử dụng TK 423: Tiền gửi tiết kiệm bằng đồng Việt Nam TK 1011: Tiền mặt tại đơn vị - Quy trình luân chuyển chứng từ gửi tiết kiệm: Khách hàng viết giấy gửi tiền thông báo số tiền cần gửi tiết kiệm. Kế toán nhận, kiểm tra các thông tin trên giấy gửi tiền do khách hàng lập đồng thời thông báo số tiền cần gửi của khách hàng, hướng dẫn khách hàng đăng ký mẫu chữ ký vào thẻ lưu tiền gửi tiết kiệm. Sau đó, ghi số tiền của khách hàng vào sổ tiết kiệm và thẻ lưu để theo dõi, giấy gửi tiền được lưu tại đây theo ngày. Sổ tiết kiệm và thẻ lưu sẽ được chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ hướng dẫn khách hàng kê tiền và ký tên vào bảng kê nộp tiền. Khách hàng nộp bảng kê cùng với tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào bảng kê và các chứng từ kế toán chuyển sang để nhận và kiểm đếm tiền rồi ký vào sổ tiết kiệm. Sổ tiết kiệm cùng với bảng kê nộp tiền, giấy gửi tiền tiết kiệm và thẻ lưu chuyển cho kế toán. Thẻ lưu được lưu tại đây theo số. Kế toán nhập số tiền khách hàng gửi vào máy tính lấy chữ ký của giám đốc và đóng dấu vào sổ tiết kiệm rồi trả sổ tiết kiệm cho khách hàng. Bảng kê nộp tiền và giấy gửi tiền tiết kiệm được lưu tại đây theo ngày. - Quy trình luân chuyển chứng từ rút tiết kiệm: Khách hàng viết giấy rút tiền tiết kiệm, xuất trình sổ tiết kiệm, giấy chứng minh nhân dân. Kế toán nhận giấy rút tiền, sổ tiết kiệm và chứng minh nhân dân, đối chiếu chữ ký của người rút tiền với chữ ký đã lưu trên thẻ lưu. Nếu đúng khớp thì làm thủ tục chi trả tiết