Tài liệu Một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần xây dựng khánh hoà

Lời Mở Đầu 1. Sự cần thiết của đề tài: Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp luôn muốn đứng vững trên thị trường, phát triển ổn định và lâu dài. Muốn đạt được điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện đồng bộ, chặt chẽ và phải luôn tối ưu hoá các hoạt động của mình từ khâu tổ chức, quản lý đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó, công tác tổ chức hạch toán kế toán là một trong những bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý kinh tế - tài chính rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, nó liên quan đến rất nhiều hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán là một công cụ quan trọng có vai trò tích cực đối với việc quản lý vốn, tài sản và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nguồn thông tin đáng tin cậy để các cấp lãnh đạo, điều hành, quản lý và kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh. Là một công cụ thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về các hoạt động Kinh tế - Tài chính cho nhiều đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp, nên kế toán cũng trải qua nhiều cải biến sâu sắc, dần dần phù hợp hơn với thực trạng của nền kinh tế trong giai đoạn hiện nay và đã có những tác động tích cực đến hoạt động kinh tế. Việc tổ chức công tác kế toán tốt hay không đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung trong các doanh nghiệp. Để tổ chức công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp thì không chỉ phụ thuộc vào qui mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động, đặc thù quản lý hay trang thiết bị của doanh nghiệp mà còn căn cứ vào các chính sách, chế độ và hướng dẫn được nhà nước ban hành. Chính vì vậy, việc không ngừng đổi mới và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán để thích nghi với yêu cầu và nội dung của các quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thực sự rất quan trọng và cần thiết. Đối với Công ty Cổ phần Xây Dựng Khánh Hoà hiện nay, việc tổ chức công tác kế toán mặc dù vẫn luôn được đổi mới, hoàn thiện theo các quy định mới của nhà nước nhưng trong quá trình thực hiện vẫn còn gặp phải một số khó khăn, vướng mắt làm ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán trong công ty. Xuất phát từ những vấn đề trên cũng như nhu cầu cần bổ sung kiến thức kế toán thực tiễn cho bản thân, được sự đồng ý của công ty, em đã quyết định chọn đề tài: “ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG KHÁNH HOÀ ”. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 2. Mục tiêu của đề tài: Vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn nhằm củng cố, bổ sung, trang bị thêm cho bản thân vốn kiến thức thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán. Phân tích đánh giá đúng thực trạng về hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty, từ đó tìm ra những ưu điểm để phát huy và phát hiện những tồn tại khó khăn cần khắc phục, đồng thời căn cứ vào hệ thống cơ sở lý luận được học tập ở trường, cũng như các cơ chế chính sách tài chính kế toán hiện hành của nhà nước để đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán ở Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác tổ chức hạch toán kế toán tại phòng kế toán của Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đề tài nghiên cứu tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng chứng từ, tổ chức vận dụng tài khoản, tổ chức sổ sách kế toán và tổ chức 3 phần hành kế toán tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà, bao gồm: + Phần hành kế toán nguyên vật liệu. + Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. + Phần hành kế toán tài sản cố định. 4. Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu khác nhau như: phương pháp phân tích tổng hợp, phân tích thống kê, liên hệ so sánh, tham khảo ý kiến của các bộ chuyên môn làm công tác thực tế,… để trình bày các vấn đề lý luận và thực tiễn. 5. Nội dung nghiên cứu và kết cấu của đề tài: Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài bao gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán. - Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà. - Chương 3: Một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 6. Những đóng góp của đề tài: - Đề tài đã hệ thống hoá những vấn đề lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán, làm rõ hơn vai trò, vị trí và tầm quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà nói riêng và của sự phát triển kinh tế xã hội nói chung. - Đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty trên một số lĩnh vực: tổ chức nhân sự phòng kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức các phần hành kế toán: vật tư, nhân công và tài sản cố định. - Đề tài đã dưa ra nhận xét về kết quả tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà. - Đề tài mạnh dạn đề ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà. Với thời gian thực tập còn hạn chế, chưa có điều kiện đi sâu vào tất cả các hoạt động của công ty mà chỉ quan tâm đến việc tổ chức công tác kế toán tại công ty là chủ yếu. Bên cạnh đó, do kiến thức bản thân còn có hạn nên đề tài của em không sao tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn Phan Thị Dung, các thầy cô giáo trong khoa kinh tế, các cô chú cán bộ công nhân viên của toàn công ty và các bạn sinh viên để đề tài được hoàn thiện hơn. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hướng dẫn và dạy dỗ tận tình của cô Phan Thị Dung cùng toàn thể các thầy cô trong khoa kinh tế, các cô chú, anh chị tại Công ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà đã tạo điều kiện giúp em hoàn t hành tốt đề tài tốt nghiệp này. Nha Trang, tháng 11 năm 2006 Sinh viên thực hiện Bùi Phạm Thanh Bình PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ về tổ chức công tác hạch toán kế toán 1.1.1.1. Khái niệm Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp cân đối kế toán. Do đó nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: - Tổ chức bộ sổ kế toán. - Tổ chức công tác kế toán. - Tổ chức bộ máy kế toán. 1.1.1.2. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là sự liên hệ giữa các bộ phận. Vì vậy đối tượng chung của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố phù hợp với nội dung, hình thức và bộ máy kế toán. Xét về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tượng hạch toán kế toán có thể chia công tác kế toán thành các phần hành riêng biệt. Việc phân chia các phần hành kế toán trước hết phải dựa vào đặc điểm của vốn trong quá trình vận động cũng như quy mô nghiệp vụ ở từng đơn vị kế toán cơ sở. Từ đó các phần hành kế toán được phân chia một cách lôgic từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý TSCĐ, từ thu mua đến dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, từ hạch toán chi phí trực tiếp kinh doanh cho từng loại hoạt động cụ thể cho đến phân chia chi phí chung cho từng loại hoạt động, từ dự trữ đến tiêu thụ sản phẩm hàng hoá để có lợi nhuận và phân phối lợi nhuận đó. Xét về hình thức kế toán, việc tổ chức bộ sổ kế toán từ bản chứng từ đến bản tổng hợp là quy trình có tính nguyên tắc, song việc kết hợp các hình thức riêng biệt trên từng mẫu biểu cụ thể lại hết sức đa dạng. Xét về mẫu biểu kế toán, mỗi con người làm nghề kế toán cũng như mỗi loại máy móc dùng trong kế toán phải thực hành quy trình từ chứng từ đến tổng hợp - cân đối kế toán - tuy nhiên số lượng cũng như kết cấu của từng bộ máy cụ thể lại hết sức đa dạng tuỳ thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức kế toán, trình độ của nhân viên làm công tác kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 1.1.1.3. Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán - Ban hành các văn bản pháp lý về kế toán: bao gồm cả pháp luật về kế toán và các văn bản dưới luật của quốc tế và của quốc gia. - Nghệ thuật tổ chức đưa các văn bản đó vào thực tế hoạt động kế toán thông qua hệ thống các cấp và mối liên hệ giữa các cấp trong hệ thống. 1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức hạch toán kế toán 1.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý Nguyên tắc này được thể hiện qua : - Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý. - Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý. - Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý. - Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần quy mô thông tin và sự hài hoà giữa kế toán và quản lý. - Đảm bảo hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động kế toán, doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ phận kế toán. 1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán. Lúc đó các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hoá thích hợp với từng phần hành cụ thể. Tuỳ tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để định các bước của quy trình kế toán, lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán. 1.1.2.3. Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một nghành kỹ thuật quản lý chuyên sâu Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải hướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế. Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế: đơn vị hạch toán, giá hạch toán, tính thận trọng nguyên tắc hạch toán liên … PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 1.2. NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp. Suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công phân nhiệm của các nhân viên trong bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nói chung, khi tổ chức bộ máy kế toán với các bộ phận cần phải căn cứ quy mô của doanh nghiệp, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sản xuất, và điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. 1.2.1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán - thống kê một cấp, tức là mỗi doanh nghiệp độc lập chỉ có một bộ máy thống nhất - một đơn vị kế toán độc lập đứng đầu là kế toán trưởng. Trường hợp dưới đơn vị kinh tế độc lập có các bộ phận có tổ chức kế toán thì những đơn vị này gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc. - Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán thống kê và nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến thông tin kinh tế - Gọn nhẹ và hợp lý theo hướng chuyên môn hoá, đúng năng lực. - Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị. 1.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán - Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của nhà nước. - Lập các báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập. - Giúp giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng theo chế độ, phương pháp. - Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên. - Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi doanh nghiệp. - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp và trong các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường bao gồm các bộ phận (tổ, nhóm hoặc cá nhân chuyên trách) sau đây: - Bộ máy kế toán lao động và tiền lương. - Bộ máy kế toán vật liệu và tài sản cố định. - Bộ máy kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Bộ máy kế toán xây dựng cơ bản. - Bộ máy kế toán vốn bằng tiền và công nợ. - Bộ máy kế toán tổng hợp. Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng như đội, ngành sản xuất…. thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng. Các nhân viên này thuộc biên chế công tác kế toán thống kê ở phân xưởng. Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán được quy định như sau: a) Bộ phận kế toán lao động và tiền lương: + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động thời gian và kết quả lao động ; tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp; phân bổ tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động. + Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán lao động phân xưởng, các phòng ban trực thuộc đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, mở sổ sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, phương pháp. + Lập báo cáo về lao động, tiền lương. + Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động. b) Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định: + Tổ chức gi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về số lượng, chất lượng mặt hàng… + Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng , các kho và các phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ, phương pháp. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com thừa, ứ đọng, kém mất phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao và phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng. + Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu và số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ. + Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt đông. + Tham gia dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ. + Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ, phương pháp. + Tham gia kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo quy định của Nhà Nước, lập các báo cáo về TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kế toán TSCĐ. c) Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: + Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của doanh nghiệp. + Tổ chức ghi chép, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. + Tham gia vào việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phận có liên quan. + Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kế hoạch kinh tế của các phân xưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm. + Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân loại các chi phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành nhanh chóng, khoa học. + Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. d) Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản: + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com + Tính toán chi phí xây dựng mua sắm TSCĐ + Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ và chất lượng công trình. + Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản. + Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư. e) Bộ phận kế toán tổng hợp: + Tổ chức việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước, với Ngân sách, với khách và nội bộ doanh nghiệp. + Ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận kể trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại chính xác, trung thực của các báo cáo của doanh nghiệp trước khi giám đốc ký duyệt. + Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phòng ban, phân xưởng áp dụng các chế độ ghi chép ban đầu. Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: quy định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban… + Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm. + Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. + Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán - thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài. f) Nhân viên hạch toán phân xưởng: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, nhân viên hạch toán phân xưởng có nhiệm vụ: + Ghi chép, thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng lao động, vật tư, thiết bị, máy móc, số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm trong phạm vi phân xưởng (Tuỳ tình hình có thể được giao tính lương, chi phí sản xuất, giá thành của phân xưởng) để phục vụ việc chỉ đạo sản xuất của quản đốc phân xưởng, và tổ trưởng sản xuất phục vụ sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất, tập trung công tác kế toán thống kê của kế toán trưởng. Tham gia kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra có liên quan. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com + Cung cấp các tài liệu thuộc về phần việc mình phụ trách cho quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất, cho phòng kế toán doanh nghiệp và các phòng ban có liên quan. + Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng. 1.2.1.4. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung : Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế … đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán - thống kê của doanh nghiệp. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu và một số ghi chép ban đầu cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc và cho doanh nghiệp. Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung được thể hiện theo sơ đồ: Phòng kế toán Chứng từ kế toán các phân xưởng, tổ đội sản xuất Chứng từ kế toán các quầy hàng, cửa hàng, đại lý Chứng từ kế toán các kho hàng, trại, trạm Chứng từ kế toán các bộ phận kỹ thuật nghiệp vụ khác Sơ đồ bộ máy kế toán tập trung + Ưu nhược điểm : Bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các biện pháp tính toán hiện đại có hiệu quả. Nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ doanh nghiệp. + Điều kiện áp dụng : Hình thức này áp dụng ở những đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng bảo đảm việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất kinh doanh lên doanh nghiệp được nhanh chóng, kịp thời. b) Hình thức kế toán phân tán: Theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thì ngoài phòng kế toán doanh nghiệp, các bộ phận , đơn vị trực thuộc còn tổ chức bộ phận kế toán riêng với nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lí chứng từ ban đầu và hạch toán chi tiết, tổng PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com hợp các chi tiết, tổng hợp các hoạt động của bộ phận mình tuỳ theo sự phân cấp quản lí trong doanh nghiệp, định kỳ gửi tài liệu đã hạch toán của bộ phận về phòng kế toán doanh nghiệp.Phòng kế toán trong doanh nghiệp thực hiện việc tổng hợp số liệu báo cáo của đơn vị trực thuộc và hạch toán các nghiệp vụ chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính theo quy định. Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức phân tán được thể hiện theo sơ đồ : Phòng kế toán Chứng từ kế toán các đơn vị không tổ chức kế toán riêng Báo cáo kế toán đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán kế toán độc lập Sơ đồ bộ máy kế toán phân tán + Ưu nhược điểm: Tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng nhược điểm là số luợng nhân viên trong bộ máy lớn. + Điều kiện áp dụng: Đối với những đơn vị mà quy mô sản xuất kinh doanh lớn, có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động của đơn vị này lại xa trung tâm chỉ huy. c) Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp là hình thức tổ chức phối hợp ưu điểm của cả hai hình thức tập trung và phân tán. Theo hình thức tổ chức này, công việc kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc xa văn phòng doanh nghiệp thì do các đơn vị trực thuộc đó thực hiện, định kỳ tập hợp số liệu gửi về văn phòng kế toán doanh nghiệp. Còn công việc kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trực thuộc gần văn phòng thì do phòng kế toán doanh nghiệp thực hiện cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. + Điều kiện áp dụng : Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh thành nhiều bộ phận, đơn vị, bộ phận trực thuộc ở xa văn phòng doanh nghiệp. Hình thức kế toán hỗn hợp có nhiều ưu điểm và phù hợp với điều kiện thực tế hiện nay. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 1.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán 1.2.2.1. Những vấn đề chung về tổ chức chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. Đối tượng của kế toán rất đa dạng và thường xuyên biến động do hoạt động kinh doanh mang lại, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ kế toán. Số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên số lượng chứng từ cũng lớn tương tự. Vì vậy, lập chứng từ kế toán theo mẫu quy định là giai đoạn đầu tiên quan trọng của công tác tổ chức kế toán. Sau khi chứng từ được lập, phải được kiểm tra, luân chuyển, sử dụng cung cấp thông tin cho lãnh đạo, ghi sổ và cuối cùng là lưu giữ chứng từ. Đó chính là đường dây vận động của chứng từ kế toán. Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. a) Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán: - Về mặt quản lý: Việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để ra được các quyết định hợp lý. Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ các chứng từ hợp lệ hợp pháp mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán. - Về mặt pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác nhận trách nhiệm pháp lý của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. b) Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán: - Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô của sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng chủng loại, chứng từ thích hợp. Thông thường nó tỉ lệ thuận với quy mô sản xuất, trình độ quản lý. - Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động của tài sản, nguồn hình thành và các quá trình. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com - Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phải quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau. - Căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẫu chứng từ. 1.2.2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán a) Tổ chức quá trình lập chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số. + Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ: - Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc xác định số lượng người có trách nhiêm đến việc lập chứng từ một cách kịp thời đúng đắn, nói chung cần giảm bớt tối đa số lượng người lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứng từ. - Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Khi chứng từ lập xong có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. b) Tổ chức quá trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiêp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. + Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau : - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán , đinh khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. + Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán : PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện đồng thời báo cáo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. c) Tổ chức quá trình sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán: Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán. d) Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ chứng từ: Tài liệu bảo quản của kế toán bao gồm: Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan. Trong năm, khi các chứng từ này đã được ghi vào sổ kế toán thì chứng từ được bảo quản tại nơi người giữ sổ, vì nó còn sử dụng lại để tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phân tích sự sai sót tìm nguyên nhân dẫn đến nhầm lẫn. Do vậy người giữ sổ kế toán phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ. Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì lúc đó tài liệu kế toán trong đó có chứng từ kế toán được đưa vào lưu giữ theo chế độ. + Nội dung của tổ chức bảo quản, lưu giữ chứng từ: PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com - Trong năm kế toán, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, phải đánh số thứ tự theo thời gian. Người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, nếu có sự thay đổi về nhân sự thì phải có biên bản bàn giao. - Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu giữ. Phải sắp xếp thứ tự theo nội dung kinh tế để tiện kiểm tra đối chiếu. Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ nếu cần sử dụng phải có sự đồng ý của kế toán trưởng. 1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 1.2.3.1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán a) Ý nghĩa: Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại vốn kinh doanh, nguồn vốn kinh doanh và các quá trình kinh doanh. Tổ chức hệ thống tài khoản thực chất là xây dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế. b) Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản : - Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà nước, cấp trên cũng như quản lý doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp. -Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý gián tiếp của Nhà nước, cấp trên cũng như quản lý doanh nghiệp -Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp ; kiểm tra phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng có căn cứ khoa học dựa trên các nguyên tắc sau : + Nguyên tắc 1: Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương diện số lượng, trên cơ sở đó, đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn + Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quản lý. + Nguyên tắc 3: Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanh chủ yếu cũng như của từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thể hiện theo trình tự sau : PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com - Mở tài khoản : Các tài khoản mô tả trên cơ sở của việc chuyển số liệu từ bảng cân đối kế toán vào các tài khoản có liên quan. - Ghi chép trong năm : Số liệu các chứng từ được ghi chép vào các bên của các tài khoản đối ứng trên cơ sở của các định khoản. - Kết thúc tài khoản : Cuối niên độ, kế toán cần phải kết thúc tài khoản (khoá sổ kế toán), đó là công việc tính tổng phát sinh, số dư cuối kỳ của từng tài khoản . + Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết (tài khoản phân tích ) cho từng doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng cũng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng. Sự thống nhất giữa hệ thống tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết là cơ sở kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. 1.2.4. Tổ chức các loại sổ kế toán 1.2.4.1. Khái niệm, nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán a) Khái niệm: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có lien quan đến doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp với từng đơn vị phải căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu và trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán, vào khả năng trang bị phương tiện tính toán của đơn vị. b) Nhiệm vụ: - Xác đinh rõ đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh (đơn giản hay phức tạp), quy mô đơn vị (lớn hay nhỏ) khối lượng nghiệp vụ nhiều hay ít.... Đồng thời, căn cứ vào trình độ quản lý, trình độ kế toán, điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. - Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán như số lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu. - Nắm vững các nguyên tắc tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn, cách thức thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ các loại sổ sách khác nhau. 1.2.4.2. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán - Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com - Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực và trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi cho kiểm tra kế toán. - Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở 1 hệ thống sổ kế toán chính thức theo 1 trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định. - Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán. Hết kỳ kế toán phải tiến hành cộng sổ, khoá sổ tài khoản. - Ghi chép trên sổ sách kế toán phải rõ ràng, dễ đọc. Số liệu phản ánh trên sổ sách phải liên tục, có hệ thống, không bỏ cách dòng hoặc viết xen kẽ. 1.2.4.3. Các loại sổ kế toán Mỗi doanh nghiệp chỉ có 1 hệ thống sổ kế toán cho 1 kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp gồm : Sổ Nhật ký, Sổ Cái. - Sổ kế toán chi tiết gồm : Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nhà nước quy bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, Sổ Nhật ký, quy định mang tính bắt buộc đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. a) Sổ kế toán tổng hợp: - Sổ Nhật ký : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp. - Sổ Cái : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. b) Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết các yêu cầu quản lí. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lí từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ Nhật ký và Sổ Cái. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Số lượng, kết cấu trên sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lí của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp 1.2.4.4. Hệ thống sổ kế toán Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. 1.2.4.5. Các hình thức sổ kế toán Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau : - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Nhật ký -Sổ Cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ - Hình thức kế toán trên máy vi tính Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất,kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán gồm : Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. a) Hình thức kế toán Nhật Ký Chung: + Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau : - Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết + Trình tự, ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung : PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Giải thích: (1) Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp dp một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có) (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com