Mới hệ thống thông tin kế toán phần 3

  • Số trang: 108 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 36 |
  • Lượt tải: 0
e-lyly

Đã đăng 5275 tài liệu

Mô tả:

Slide 1 Giới thiệu học phần ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Hệ thống thông tin Kế toán P.3 ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. GV: Nguyễn Ngọc Minh Email: minhhoangtell@yahoo.com Khoa Kế toán – Kiểm toán ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 2 Mục tiêu môn học Cung cấp cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cơ bản về: CSLL về hệ thống thông tin Quản lý, Kế toán Xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Nghiên cứu quy trình Hệ thống TT kế toán Phân tích, thiết kế, đánh giá, sử dụng HTTT kế toán ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 3 Nhiệm vụ sinh viên ................................................................................................. ................................................................................................. y Tham dự học, thảo luận, kiểm tra, thi theo qui chế tín chỉ hiện hành của nhà trường. y Dự lớp: trên 80% thời gian y Bài tập: trên lớp và ở nhà y Trao đổi thông tin qua email ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 4 Yêu cầu sinh viên ................................................................................................. ................................................................................................. y Có kiến thức về kế toán, kiểm toán ................................................................................................. y Có kiến thức và kỹ năng sử dụng công nghệ ................................................................................................. thông tin (Microsoft Office, Cơ sở dữ liệu …) ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 5 Tài liệu học tập ................................................................................................. ................................................................................................. y Sách, giáo trình chính y [1] Trần Phước, giáo trình Hệ thống thông tin Kế Toán, lưu hành nội bộ, 2009. y Tài liệu tham khảo [1] Hệ thống thông tin kế toán. Tập thể giáo viên Bộ môn Kế toán Trường Đại học Kinh tế TP.HCM - NXB Thống kê 2002. y [2] Bagranoff, Simkin, Strand (2005), Accounting Information Systems, 9th Edition, John Wiley & Sons, Inc. y ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 6 Nội dung chi tiết học phần ................................................................................................. ................................................................................................. Phân bổ thời gian TT 1 2 Nội dung Tổng quan hệ thống thông tin kế toán Hệ thống kiểm soát nội bộ và Kiểm soát hệ thống thông tin Số tiết Lý thuyết Thực hành Tự học Ghi chú ................................................................................................. 6 6 12 ................................................................................................. 9 9 18 ................................................................................................. 3 Các quy trình kế toán 9 9 18 ................................................................................................. 4 Cơ sở dữ liệu về HTTT kế toán 6 6 12 ................................................................................................. 5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 9 9 18 6 Phần mềm kế toán 6 6 12 45 45 90 TỔNG CỘNG ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 7 Kiểm tra đánh giá ................................................................................................. y Kiểm tra thường kỳ: Buổi học thứ 5 (chương 1-3) y Tiểu luận: - Làm bài tập lớn trên phần mềm (mỗi sinh viên 1 tiểu luận) – hướng dẫn ................................................................................................. SSP (nộp vào buổi học thứ 7) - Tiểu luận nhóm, mỗi lớp chia 8 nhóm, mỗi nhóm làm 1 đ ề tài (theo thứ tự - chọn 1 công ty bất kỳ) (nộp vào buổi học thứ 9) 1. Lập quy chế nhân sự - tiền lương ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. 2. Lập quy chế quản lý tài sản 3. Lập quy chế chi tiêu nội bộ 4. Lập quy chế thi đua – khen thưởng – kỷ luật 5. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa 6. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công nợ 7. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lương ................................................................................................. ................................................................................................. 8. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định ................................................................................................. y Thi cuối kỳ: Sau khi kết thúc môn 1 tuần ................................................................................................. Slide 8 Chương 1 ................................................................................................. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. y Hệ thống thông tin quản lý ................................................................................................. ................................................................................................. y Hệ thống thông tin kế toán ................................................................................................. y Các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống thông tin ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 9 1.1 Hệ thống thông tin quản lý ................................................................................................. ................................................................................................. 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems – viết tắt MIS) Hệ thống là một nhóm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. B A Mục tiêu C ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 10 1.1 Hệ thống thông tin quản lý 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems – viết tắt MIS) ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Thông tin là một khái niệm rất trừu tượng. Tuy ................................................................................................. nhiên có thể định nghĩa cổ điển về thông tin: ................................................................................................. “Thông tin là sự hiểu biết có được từ dữ liệu”. (Dữ liệu được định nghĩa là sự kiện hoặc con số ghi nhận được). ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 11 1.1 Hệ thống thông tin quản lý y 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý ................................................................................................. (Management Information Systems – viết tắt ................................................................................................. MIS) y ................................................................................................. Định nghĩa thứ hai về thông tin: “Thông tin là sự phát biểu về cơ c ấu của một thực thể mà nó giúp ................................................................................................. cho con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam ................................................................................................. kết”. - Thực thể là những phần tử xác định có chứa thông tin. - Phần tử là chất liệu cơ bản của hệ thống, được định tính bởi các vật, các bộ phận, đơn vị, các thành viên, các thành phần.” Slide 12 ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. 1.1 Hệ thống thông tin quản lý ................................................................................................. ................................................................................................. Dữ liệu Xử lý thông tin Dữ liệu: là những sự kiện, con số, hình ảnh…chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng Thông tin Ng.Sử dụng Ví dụ. Hoạt động xuất kho 100 SpA là thông tin với thủ kho và kế toán vật tư. Là dữ liệu với giám đốc (cần biết tổng vật tư nhập, xuất, tồn) ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Thông tin: DL được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng Với người này là dữ liệu, với người khác là thông tin ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 13 1.1 Hệ thống thông tin quản lý ................................................................................................. ................................................................................................. Dữ liệu Xử lý thông tin Xử lý thông tin là quá trình: Thu thập D.liệu Phân loại D.liệu Tổng hợp D.liệu Lưu trữ D.liệu/thông tin Truyền thông tin Quá trình xử lý thông tin tạo dòng thông tin: Thông tin gì luân chuyển? Theo hướng nào? Slide 14 Thủ kho Thông tin Ng.Sử dụng Ví dụ. Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế toán, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp báo cáo xuất vật tư, chuyển báo cáo cho giám đốc . Xuất SP A Kế toán Xuất SP A Giám đốc Thông tin gì luân chuyển: Dòng thông tin Từ đâu tới đâu: 1.1 Hệ thống thông tin quản lý y =>Khái niệm Hệ thống thông tin y Hệ thống thông tin là một nhóm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm tạo ra dữ liệu để thực hiện một mục tiêu nhất định. => Thành phần hệ thống thông tin: Con người Quá trình Dữ kiện. Dữ kiện là sự ghi nhận các số liệu của quan sát. Con người theo các quá trình để xử lý dữ kiện tạo thông tin. y y y ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 15 1.1 Hệ thống thông tin quản lý y Khái niệm về quản lý y Theo J.W.Forsestor: “Quản lý là một quá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định …”. y Theo F.Kast và Rosenweig thì quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích …” . ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 16 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý y H ệ thống thông tin quản lý là một nhóm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm tạo ra dữ liệu để thực hiện việc ra quyết định, đáp ứng mục tiêu đã đề ra. y ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. T hành phần Hệ thống thông tin quản lý gồm: các thiết bị, ................................................................................................. con người, dữ liệu thông tin và các thủ tục quản lý tổ chức ................................................................................................. nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết Con ngườ i ng định. Thiết bị thô ng n lý ố h ả t Hệ in qu t Ra ết đị ịnh quy đ Ra quyế quyết định Dữ liệu Thủ tục quản lý ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 17 1.1.2 Các loại hệ thống thông tin quản lý ................................................................................................. ................................................................................................. Hệ thống thông tin thị trường Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin tài chính ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Hệ thống thông tin nhân lực Hệ thống thông tin kế toán ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 18 1.1.2 Các loại hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin thị trường y Cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ. Vd: Thông tin về tiêu thụ sản phẩm, khách hàng, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh tranh … Hệ thống thông tin sản xuất y Cung cấp thông tin liên quan đến sản xuất. Vd: Hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ… Hệ thống thông tin tài chính y Cung cấp thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính. Vd: Tình hình thanh toán, chi phí lãi vay, thị trường chứng khoán… Hệ thống thông tin nhân lực y Cung cấp thông tin nguồn nhân lực và cách sử dụng nhân lực. Vd: Thông tin về lương, tuyển dụng … ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 19 Các hệ thống thông tin trong DN Phụ trách sản xuất Phụ trách kinh doanh Thông tin: •SL bán? •Quảng cáo •Khuyến mãi •… HT TT TT Sự kiện Bán hàng HT TT KT HT TT SX Thông tin: •SL bán? •Y/C chất lượng …. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Thông tin: •Lợi nhuận •Đầu tư •…. ................................................................................................. ................................................................................................. Phụ trách DN Slide 20 ................................................................................................. ................................................................................................. 1.2 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS) y 1.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán y Hệ thống thông tin kế toán là một thành phần của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích, thông tin và cung cấp thông tin kinh tế tài chính hữu ích phục vụ người sử dụng. y Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán: - Con người. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. - Các thủ tục và chỉ dẫn ................................................................................................. - Dữ liệu - Phương tiện xử lý ................................................................................................. - Các thủ tục kiểm soát. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 21 1.2 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS) Chức năng của HTTTKT đối với doanh nghiệp: ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. 1 2 Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các sự kiện và nghiệp vụ trong doanh nghiệp Xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định 3 Thiết lập các thủ tục kiểm soát để bảo vệ tài sản, bao gồm cả việc bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 22 Mối liên hệ giữa Hệ thống thông tin kế toán và Công nghệ thông tin ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. KẾ TOÁN CÔNG HỆ THỐNG THÔNG TIN NGHỆ KẾ TOÁN THÔNG TIN ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 23 1.2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán Sơ đồ 1.2 quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Thông tin đầu vào Dữ liệu/Thông tin từ nguồn chứng từ bên trong hay bên ngoài Xử lý Thông tin đầu ra ................................................................................................. ................................................................................................. Sắp xếp, tổ chức, tính toán Cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoài để ra quyết định ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 24 Hệ thống thông tin đầu vào ................................................................................................. Cấu trúc cơ bản của hệ thống thông tin đầu vào ................................................................................................. có hai thành phần cơ bản: ................................................................................................. Hệ thống chứng từ gốc ................................................................................................. ................................................................................................. Hệ thống thu nhận chứng từ gốc. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 25 Chứng từ gốc Là một cơ sở quan trọng để tạo lập hệ thống thông tin đầu vào, vì: y Chứng từ mô tả hệ thống công việc được thực hiện như thế nào y Chứng từ là bản thông tin hướng dẫn người sử dụng y chứng từ là các hướng dẫn để ngư ời lập điền thông tin và y Chứng từ làm cơ sở cho việc thiết kế những hệ thống mới y Chứng từ là bảng thông tin đã tiêu chuẩn hóa vấn đề giao tiếp y Chứng từ là bằng chứng kiểm toán hệ thống thông tin kế toán. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 26 Hệ thống thu nhận chứng từ gốc ................................................................................................. ................................................................................................. y Hệ thống kế toán làm bằng thủ công : được thu nhận, sắp xếp và xử lý theo trật tự của người thực thi công việc. y Hệ thống kế toán được xử lý bằng máy: được thể hiện trên máy. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 27 Hệ thống cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, đư ợc lưu trữ trên các vật mang tin, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều nười sử dụng. Xử lý ™Dữ liệu lưu trữ trên các vật mang tin là giấy và bằng cấu trúc của các dữ liệu là các mẫu chứng từ, thủ công mẫu sổ kế toán. Xử lý bằng máy ™Dữ liệu được lưu trữ bằng đĩa hay băng từ dưới dạng các tập tin (file) hay một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Database management systemsDBMS). ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 28 Sự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT y Có 3 giai đọan trong quá trình kết hợp CNTT vào HTTTKT Giai đọan1. Những năm đầu 1960s, các DN ứng dụng IT vào một số họat động tính tóan nhiều VD tiền lương, kế toán phải thu, phải trả ->hiệu quả Hệ QTSCDL phân cấp và mạng ra đời.. Tuy nhiên đặc trưng của nó là tính độc lập yếu giữa dữ liệu và chương trình xử lý ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 29 Sự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT ................................................................................................. ................................................................................................. Giai đọan2. những năm 1970s-1980s, • Phạm vi ứng dụng vào KT mở rộng, cung cấp thêm một số thông tin hữu ích ngòai thông tin truyền thống ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. • Ứng dụng vào một số vùng xử lý khác marketing, SX • Chi phí dầu tư vào CNTT lớn hơn hiệu quả mang lại ................................................................................................. • Đòi hỏi có thiết kế mô hình KT và dữ liệu hiệu quả ................................................................................................. • Hệ QTCSDL quan hệ ra đời. Tính độc lập DL và chương trình cao ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 30 Sự kết hợp của công nghệ thông tin trong HTKT ................................................................................................. ................................................................................................. Giai đọan3. Bắt đầu cuối 1980s ................................................................................................. • Giai đọan3. Bắt đầu cuối 1980s, ................................................................................................. • Nghiên cứu đưa ra khái niệm rõ ràng mô hình tổ chức kế tóan ................................................................................................. • Mạng máy tính được áp dụng phổ biến ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 31 Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan ................................................................................................. ................................................................................................. 1. Xử lý bán thủ công: trợ giúp của các bảng tính Excel • Chứng từ giấy • Có thể Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết nhưng mức độ giới hạn • Phù hợp DN nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu giữa các phần hành kế tóan không lớn ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 32 Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan 2. Tự động xử lý kế tóan ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc nhập DL để in ấn chứng từ ................................................................................................. ................................................................................................. Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết DL không chia sẻ với các bộ phận khác ngòai phòng kế tóan ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 33 Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan 3. Tự động họat động quản lý (ERPEnterprise Resource Planning System) • Tích hợp các chức năng kế tóan, marketing, nguồn lực nhân sự , họat động kinh doanh, sản xuất và lập kế họach. • Sử dụng mạng máy tính xử lý • Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu > Kt có thể chia sẻ DL với các phòng ban, bộ phận khác • DL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau: các bộ phận, KT; Bằng hệ thống nhập liệu thông thường hay mạng, chứng từ điện tử ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 34 1.3 Các công cụ kỹ thuật mô tả HT thông tin 1.3.1 Lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. Lưu đồ là hình vẽ mô tả quy trình luân chuyển dữ liệu, thông tin hoặc trình tự các hoạt động xử lý trong hệ thống thông tin. ™ Đồng thời mô tả: Phương thức truyền dữ liệu Các đối tượng bộ phận liên quan ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Phương thức xử lý Phương thức và tính chất lưu trữ ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 35 Lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. Hãy xem tình huống … ................................................................................................. Về một quy trình Hệ thống bán hàng tại Công ty Cổ phần Cơ điện lạnh REE … ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 36 Lưu đồ Nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên Bộ phận Kinh doanh kiểm tra xem xét công ty có thể đ áp ứng được yêu cầu hay không (về số lư ợng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng …), sau đó lập lệnh xuất hàng gồm 3 liên , liên 1 lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển qua bộ phận Kho, liên 3 chuyển qua bộ phận Kế toán. Căn cứ vào lệnh xuất hàng, bộ phận Kho kiểm tra (thực tế trong kho đủ về số lượng, chủng loại) và lập phiếu xuất kho gồm 2 liên, liên 1 lưu tại kho, liên 2 qua bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào lệnh xuất hàng và phiếu xuất kho để xuất hóa đơn và lập phiếu thu. Hóa đơn đỏ (liên 2) và phiếu thu liên 2 được gởi cho khách hàng, phiếu thu liên 1, liên 3 và hóa đơn liên 3 được chuyển qua thủ quỹ. Căn cứ vào phiếu thu, Thủ quỹ thu tiền và xác nhận vào chứng từ, ghi sổ quỹ và chuyển phiếu thu liên 1 và hóa đơn cho phong kế toán lưu trữ ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 37 BP kinh doanh BP kế toán Kho Thủ quỹ ................................................................................................. ................................................................................................. Nhận ĐĐH ................................................................................................. ................................................................................................. Xuất hóa đơn, phiếu thu Xử lý ĐĐH ................................................................................................. Kiểm tra và xuất hàng Hóa đơn Hóa đơn 3 Phiếu thu 2 Hóa đơn 1 Phiếu thu 3 Phiếu thu 1 Hóa 3 đơn Phiếu thu 2 Lưu ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Phiếu thu 1 Khách hàng 3 Ghi sổ ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 38 Các ký hiệu Lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. y Phân thành 5 loại: Dữ liệu/thông tin Vào, Ra 1. Ký hiệu đầu vào đầu ra ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. 2. Ký hiệu xử lý ................................................................................................. Xử lý bằng máy Xử lý bằng tay ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 39 Các ký hiệu Lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. 3. Ký hiệu lưu trữ Lưu trữ bằng tay ................................................................................................. Lưu trữ bằng máy các lọai ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Lưu trữ bằng đĩa cứng máy tính ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 40 Các ký hiệu Lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. 4. Ký hiệu đường luân chuyển ................................................................................................. 1 Điểm nối trong trang lưu đồ Đường luân chuyển Nối ngoài trang Đường luân chuyển Bắt đầu/kết thúc. Người, bộ phận gửi DL, nhận thôngtin Ghi chú ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 41 Các ký hiệu Lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. 5. Ký hiệu khác Chứng từ, báo cáo ................................................................................................. A: Chữ cái D: ngày tháng N: số ................................................................................................. Quyết định ................................................................................................. ................................................................................................. Nhập liệu qua bàn phím, máy quét Hiển thị mn hình ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 42 Cách sử dụng ký hiệu trong lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. y Chiều thông thường của lưu đồ từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. ................................................................................................. y Mũi tên nên dùng trong trường hợp hướng ................................................................................................. luân chuyển trong lưu đồ là ngư ợc chiều ................................................................................................. thông thường. ................................................................................................. y Mỗi ký hiệu xử lý nên nối với một ký hiệu đầu vào và ký hiệu đầu ra của xử lý. y Ví dụ: Lưu đồ kiểm tra đánh giá học phần ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 43 Các loại lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. yLưu đồ chứng từ: Mô tả luân chuyển của chứng ................................................................................................. từ và thông tin giữa các vùng trách nhiệm của ................................................................................................. một tổ chức (một hệ thống). Lưu đồ chứng từ ................................................................................................. rất hữu ích trong phân tích thủ tục kiểm soát. ................................................................................................. Ví dụ: Lưu đồ Quy trình bán hàng ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 44 BP kinh doanh BP kế toán Kho Thủ quỹ ................................................................................................. ................................................................................................. Nhận ĐĐH ................................................................................................. ................................................................................................. Xuất hóa đơn, phiếu thu Xử lý ĐĐH ................................................................................................. Kiểm tra và xuất hàng Hóa đơn Hóa đơn 3 Phiếu thu 2 Hóa đơn 1 Phiếu thu 3 Phiếu thu 1 Hóa 3 đơn Lưu ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Khách hàng 3 Ghi sổ ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 45 Cách vẽ lưu đồ chứng từ ................................................................................................. ................................................................................................. y Mô tả hệ thống hiện hành y Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả y Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó Thực thể ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Hoạt động Khách hàng Gởi đơn đặt hàng, trả tiền Bộ phận bán hàng Nhận đơ n đặt hàng Bộ phận kế toán Ghi số tiền, số hóa đơ n, lập phiếu thu …… …….. Thủ quỹ Thu, chi tiền, mang tiền nộp ngân hàng ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. 45 ................................................................................................. Slide 46 Cách vẽ lưu đồ chứng từ ................................................................................................. ................................................................................................. y Vẽ lưu đồ y Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột ................................................................................................. y Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ y Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các ................................................................................................. Bước 4: Xác định các thành phần của từng cột ................................................................................................. hoạt động từ trái sang phải y y Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động y Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hư ớng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. 46 Slide 47 ................................................................................................. Cách vẽ lưu đồ chứng từ ................................................................................................. ................................................................................................. y Vẽ lưu đồ y Bước 5: Hoàn thành lưu đồ ................................................................................................. y Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin ................................................................................................. y Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc y Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. 47 Slide 48 Các loại lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. yLưu đồ hệ thống: y Mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, xử lý và đầu ra của một hệ thống thông tin kế toán. ................................................................................................. ................................................................................................. Nó mô tả toàn bộ các hoạt động trong một ................................................................................................. hệ thống, nhấn mạnh tới phương tiện và ................................................................................................. chức năng xử lý trong hệ thống. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 49 Các loại lưu đồ ................................................................................................. ™ Một lưu đồ hệ thống mô tả dòng lưu chuyển vật lý của dữ liệu, và các bước thực hiện cũng như quy trình xử lý trong một hệ thống thông tin kế toán. ™ Sử dụng các ký hiệu đã được chuẩn hóa toàn cầu. ™ Mỗi phần trong quy trình của lưu đồ hệ thống luôn liên quan đến việc lập một hoặc nhiều báo cáo cho mục đích kiểm soát. ™ Những lưu đồ dạng này thường dùng mô tả dòng xử lý dữ liệu điện tử trong các phần của chu trình trong hệ thống, và mô tả cũng như để lại những dấu vết kiểm toán. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 50 Ví dụ: Lưu đồ Kiểm soát xử lý. ................................................................................................. ................................................................................................. Nhập liệu K.tra DL hợp lệ B.cáokhác Baùo caùo KS Sắp xếp TT ngh.vụ B.cáokhác Báo cáo KS Sắp xếp TT ngh.vụ B.cáokhác Báo cáo KS Cập nhật TT chính Bo co KS Báo cáo KS Tổng mẫu tin được xử lý: 87 Tổng giá trị được xử lý: 15.000.000 ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 51 Các loại lưu đồ ................................................................................................. ................................................................................................. yLưu đồ chương tr ình: là lưu đ ồ mô tả một logic chi tiết để thực hiện một xử lý trình bày trong lưu đồ hệ thống. ................................................................................................. ................................................................................................. Ví dụ: Lưu đồ Thiết kế màn hình nhập liệu ................................................................................................. chứng từ Chi ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 52 Lưu đồ Thiết kế màn hình nhập liệu chứng từ Chi ................................................................................................. ................................................................................................. Lập P.Chi ................................................................................................. Đọc tập tin liên quan đến Chi SDCK_TM < 0 ................................................................................................. Hết tiền không thể chi! Đ ................................................................................................. S ................................................................................................. Hiển thị P.Chi ................................................................................................. 2 In Phiếu Chi 1 Lưu Kết thúc ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 53 1.3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) DFD là hình vẽ mô tả luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. y Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản: ................................................................................................. ................................................................................................. y ƒ Nguồn, đích dữ liệu ƒ Luân chuyển dữ liệu ƒ Xử lý ƒ Lưu trữ dữ liệu DFD thường được chia thành nhiều cấp độ nhỏ hơn với mục đích mô tả chi tiết nhiều hơn. y DFD cấp cao nhất mô tả phạm vi của hệ thống y ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 54 1.3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) y Thường nó đư ợc sử dụng như là một công cụ trong chu trình phát triển hệ thống, nhằm mục đích thiết kế hệ thống mới. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 55 Các ký hiệu ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Nguồn/ Đích dữ liệu Xử lý ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Dữ liệu luân chuyển Dữ liệu luân chuyển Dữ liệu lưu trữ ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 56 Ví dụ sơ đồ dòng dữ liệu về “Quy trình SX” Báo cáo tình hình sản xuất Phân xưởng Sản xuất Tập tin hàng tồn kho Yêu cầu sản xuất Thiết lập kế hoạch sản xuất Lệnh sản xuất, Phiếu xuất kho Kiểm soát hàng tồn kho Kiểm soát sản xuất Báo cáo đối chiếu hàng tồn kho Báo cáo chi phí sản xuất Báo cáo tình hình hàng tôn kho ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Quản đốc Phân xưởng Phiếu tính giá thành Bộ phận kế toán giá thành ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 57 1.3.3 Sự khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu y Lưu đồ •Nhấn mạnh khiá cạnh vật lý của dữ liệu luân chuyển cũng như xử lý •Trình bày người tham gia trong quá trình luân chuyển và xử lý dữ liệu •Được dùng nhiều hơn khi mô tả hệ thống hiện hành •Sử dụng nhiều ký hiệu hơn y Sơ đồ dòng dữ liệu • Nhấn mạnh sự luân chuyển logic của dữ liệu • Không trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý, luân chuyển dữ liệu • Thường không trình bày người tham gia trong hệ thống • Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ thống mới • Sử dụng ít ký hiệu hơn ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 58 Công cụ để vẽ lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu ................................................................................................. ................................................................................................. y Dùng phần mềm Microsoft Word, Vào Ribbon Insert, chọn mục Shapes/Flowchart. y ................................................................................................. Dùng phần mềm Visio trong bộ Microsoft ................................................................................................. Office. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 59 Tóm tắt: Công dụng của lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu ................................................................................................. ................................................................................................. y Lập hồ sơ, tài liệu về một hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế mới hệ thống. y ................................................................................................. Công việc này rất quan trọng trong quá trình ................................................................................................. phát triền hệ thống. Vì: ................................................................................................. y Mô tả hoạt động của hệ thống y Huấn luyện cho người sử dụng y Phân tích, đánh giá hệ thống y Thiết kế hệ thống ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Slide 60 ................................................................................................. ................................................................................................. Chương 2: ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. .................................................................................................
- Xem thêm -