Tài liệu Luận văn tìm hiểu và triển khai hệ thống quản trị nhân sự dựa trên nền tảng ofbiz

TRƯỜNG …………………. KHOA………………………. -----[\ [\----- Báo cáo tốt nghiệp Đề tài: Tìm hiểu và triển khai hệ thống quản trị nhân sự dựa trên nền tảng OFBiz Lời cảm ơn Lời đầu tiên, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo - Tiến sĩ Nguyễn Hà Nam và Thạc sĩ Dương Văn Phúc đã tận tình hướng dẫn, đôn đốc tôi trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin được chân thành cảm ơn các thầy, cô và các cán bộ của trường Đại Học Công Nghệ đã tạo cho tôi những điều kiện thuận lợi để học tập và nghiên cứu. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các bạn trong tập thể lớp K51CB và K51CHTTT đã ủng hộ và khuyến khích tôi trong suốt quá trình học tập tại trường. Cuối cùng, tôi muốn được gửi lời cảm ơn vô hạn tới gia đình và bạn bè, những người thân yêu luôn bên cạnh và động viên tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Duy Khánh 1 Tóm tắt nội dung Chương 1: Tổng quan về quản trị nhân sự Giới thiệu tổng quan về hệ quản trị doanh nghiệp (ERP) và hệ quản trị nhân sự (1 phần của hệ quản trị doanh nghiệp) và vai trò của hệ quản trị nhân sự trong doanh nghiệp hiện nay. Chương 2: Phân tích một số hệ HR đã có ở Việt Nam Giới thiệu một số hệ thống quản trị nhân sự được phát triển và sử dụng tại Việt Nam hiện nay, đồng thời nêu nhân xét đánh giá về ưu điểm nhược điểm của các hệ quản trị nhân sự trong nước, từ đó rút ra kết luận lợi ích khi sử dụng hệ quản trị nhân sự của OFBiz. Chương 3 : Hệ mã mở OFBiz Giới thiệu tổng quan về hệ mã mở OFBiz, kiến trúc 3 tầng của ứng dụng. Mô hình làm việc, workflow của hệ quản trị nhân sự trong OFBiz, đồng thời giới thiệu cách thức quản lý từng chức năng trong hệ quản trị nhân sự. Chương 4 : Triển khai và thử nghiệm Giới thiệu từng thành phần trong hệ thông OFBiz(vị trí, chứ năng từng thành phần), từng thành phần trong HR(vị trí, chức năng từng thành phần) Các bước triển khai : Việt hóa hệ quản trị nhân sự OFBiz, các bước thêm một module mới Thử nghiệm các ứng dụng và cách thức quản lý trên nền tảng OFBiz. Kết quả đánh giá hệ quản trị nhân sự OFBiz. 2 Mục lục Lời cảm ơn .................................................................................................................................. 1 Tóm tắt nội dung ........................................................................................................................ 2 Tóm tắt nội dung ........................................................................................................................ 2 Chương 1: Tổng quan về quản trị nhân sự ................................................................................. 6 1.1. Tổng quan hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp ............................... 6 1.1.1. Khái niệm Enterprise resource planning (ERP) ................................................... 6 1.1.2. ERP cải thiện tốt hoạt động kinh doanh của công ty ............................................ 6 1.1.3. Lợi ích khi sử dụng ERP ...................................................................................... 7 1.1.3.1. Tích hợp thông tin tài chính ........................................................................ 7 1.1.3.2 Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng ................................................ 7 1.1.3.3. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất .................................................. 8 1.1.3.4. Giảm hàng hoá tồn kho................................................................................ 8 1.1.3.5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự ................................................................ 8 1.1.4. Lý do ERP thường thất bại ................................................................................... 8 1.2. Quản trị nhân sự là gì ? ............................................................................................... 9 1.3. Vai trò của quản trị nhân sự ....................................................................................... 11 1.3.1. Quản lý chính sách và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự doanh nghiệp. 11 1.3.2. Tư vấn cho các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp ........................................ 11 1.3.3. Cung cấp các dịch vụ .......................................................................................... 11 1.3.4. Kiểm tra nhân viên ............................................................................................. 12 1.4. Hệ quản trị nhân sự là gì và lợi ích của hệ quản trị nhân sự. .................................... 12 1.4.1. Hệ quản trị nhân sự là gì ..................................................................................... 12 1.4.2. Lợi ích của hệ quản trị nhân sự .......................................................................... 13 Chương 2: Phân tích một số hệ HR ở Việt Nam ..................................................................... 15 2.1. Giới thiệu về phần mềm HRM tại Việt Nam ............................................................. 15 2.1.1. SaiGon Software Park – HRM ........................................................................... 15 2.1.2. Fast - HRM ......................................................................................................... 15 2.1.3. MISA - HRM ...................................................................................................... 16 2.1.4. 3S – HRM ........................................................................................................... 17 2.2. Ưu điểm của phần mềm HRM Việt Nam .................................................................. 17 2.3. Nhược điểm của phần mềm HRM Việt Nam ............................................................ 17 2.4. Lợi ích khi dùng hệ quản trị nhân sự của Ofbiz......................................................... 17 Chương 3 : Hệ mã mở OFbiz .................................................................................................. 19 3.1. Giới thiệu hệ mã mở OFbiz ....................................................................................... 19 3.2. Kiến trúc 3 tầng và cách thức phát triển ứng dụng với Ofbiz .................................... 21 3.2.1. Kiến trúc 3 tầng của Ofbiz .................................................................................. 21 3.2.2. Phát triển ứng dụng với OfBiz – Overview ........................................................... 22 3.3. Phân hệ HR sẵn có của Ofbiz .................................................................................... 25 3.4. Phân tích cụ thể các chức năng hiện có trong HRM 3.4.1. Employees – Quản lý nhân viên ......................................................................... 28 3.4.2. Employments – Quản lý thời gian làm việc của nhân viên ................................ 28 3.4.3. Employee Position – Chức vụ nhân viên trong công ty ..................................... 29 3.4.4. Performance Review – Kết quả làm việc ........................................................... 31 3.4.5. Skill – Kỹ năng làm việc .................................................................................... 31 3.4.6. Qualification – Trình độ chuyên môn ................................................................ 32 3.4.7. Training – Quá trình đào tạo............................................................................... 33 3 3.4.8. Employment Application – Quản lý tuyển dụng ................................................ 34 3.4.9. Resume – Tiếp tục công việc.............................................................................. 34 3.4.10. Leave – Quản lý thời gian nghỉ việc ................................................................... 35 3.4.11. Global HR Settings – Cài đặt HR ....................................................................... 36 Chương 4 : Triển khai và thử nghiệm ...................................................................................... 37 4.1. Tìm hiểu các thành phần và chạy các ứng dụng sẵn có trên OFBiz .......................... 37 4.1.1. Các thành phần chính của OFBiz ....................................................................... 37 4.1.2. Các thành phần trong Humanres ........................................................................ 38 4.1.3. Chạy các ứng dụng trên OFBiz .......................................................................... 40 4.2. Các bước triển khai .................................................................................................... 41 4.2.1. Việt hóa Humanres ............................................................................................. 41 4.2.2. Thêm module mới .............................................................................................. 43 4.2.2.1. Xác định mô hình dữ liệu ............................................................................ 44 4.2.2.2. Tạo dữ liệu gốc ............................................................................................ 47 4.2.2.3. Tạo Business Logic ..................................................................................... 50 4.2.2.4. Tạo Web Application .................................................................................. 52 4.2.2.5. Duy trì ứng dụng ......................................................................................... 53 4.3. Thử nghiệm ................................................................................................................ 54 4.4. Kết luận ...................................................................................................................... 57 4 Danh mục các từ viết tắt Kí hiệu Diễn giải Customer Relationship Management - Quản Lý Quan Hệ Khách HRM Hàng CSDL Cơ sở dữ liệu ERP Enterprise Resource Planning 5 Chương 1: Tổng quan về quản trị nhân sự 1.1. Tổng quan hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm Enterprise resource planning (ERP) Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu. Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau. 1.1.2. ERP cải thiện tốt hoạt động kinh doanh của công ty ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó cung cấp bản đồ chỉ dẫn đường đi của phần mềm để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến khi kết thúc quy trình. Khi nhân viên phòng giao dịch nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, khách hàng sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn hàng (sự xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng) Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. 6 Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quá trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Với ERP, các nhân viên giao dịch sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà doanh nghiệp. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và mức tồn kho hàng hóa từ Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể xuất hàng đúng kỳ hạn không? Đó là những vấn đề mà bộ phận giao dịch chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hoá, xuất hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm việc trên phần mềm mới. 1.1.3. Lợi ích khi sử dụng ERP Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là: 1.1.3.1. Tích hợp thông tin tài chính Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hàng năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống. 1.1.3.2 Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ 7 thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm. 1.1.3.3. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất. Việc tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc. 1.1.3.4. Giảm hàng hoá tồn kho ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó. 1.1.3.5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó. 1.1.4. Lý do ERP thường thất bại Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay thậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn. Những cuộc tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nên cài đặt nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người 8 sẽ tiếp diễn như một điệp khúc dài. Đừng quên rằng việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững chắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình. Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp. Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theo các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và phạm vi của các phương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nào mới phát triển phần mềm của nó. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong công ty bạn sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là một thử thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất bại nhiều hơn. 1.2. Quản trị nhân sự là gì ? Kể từ khi hình thành xã hội loài người, con người biết hợp quần thành tổ chức thì vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện. Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với một phương thức sản xuất nhất định, xu hướng của quản trị ngày càng phức tạp cùng với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế xã hội. Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú , hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hóa của tổ chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng cso căng thẳng bất ổn định Nghiên cứu môn quản trị căn bản cho chúng ta nắm được các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm : - Chức năng hoạch định - Chức năng tổ chức - Chức năng lãnh đạo - Chức năng kiểm tra Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở 9 nên quan trọng. Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cách hiệu quả nhất để hoành thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực. Vì vậy. quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản. Chức năng của tổ chức chính là quản trị tài nguyên nhân sự, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây: - Phân tích công việc - Tuyển dụng nhân viên - Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên - Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên. Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với việc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức. Vì vậy, việc quản trị nhân sự là quản trị tài nguyên nhân sự cùng với việc phân tích công việc, tuyển dụng nhân viên, đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức (Xem hình 1) Hình 1 : Quan hệ giữa chức năng tổ chức và quản trị nhân sự Sơ đồ trên mô tả nội dung của quản trị nhân sự chính là thực hiện chức năng tổ chức. Đối với mọi loại hình của doanh nghiệp đều phải quản trị tài nguyên nhân sự, nhưng mức độ phức tạp của các nội dung phụ thuộc vào tính chất và qui mô của từng loại hình kinh doanh. 10 1.3. Vai trò của quản trị nhân sự 1.3.1. Quản lý chính sách và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự doanh nghiệp. Bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách, nhằm đảm bảo rằng chính sách do Nhà nước quy định được thực hiện đúng và đầy đủ trong doanh nghiệp. Bộ phận quản trị nhân sự còn đề ra và giải quyết các chính sách trong phạm vi của doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Chính sách nhân sự được thực hiện thông qua việc cố vấn cho người đứng đầu tổ chức trong việc đề ra và giải quyết những ván đề liên quan đến con người trong doanh nghiệp. 1.3.2. Tư vấn cho các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp Một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp có thể có vấn đề chông nhân bỏ việc, bộ phận có tỷ lệ công nhân vắng mặt cao, bộ phận khác có vấn đề thắc mắc về chế độ phụ cấp… Trong tất cả các vấn đề trên, người phụ trách về nhân sự và nhân viên bộ phận nhân sự nắm vững chính sách nhân sự của Nhà nước và doanh nghiệp đảm nhận việc giải quyết các vấn đề khó khăn cụ thể và tư vấn cho người đứng đầu doanh nghiệp giải quyết những vấn đề phức tạp. Như vậy bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò tư vấn cho các nhà quản trị. 1.3.3. Cung cấp các dịch vụ Vai trò cung cấp các dịch vụ tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho cá bộ phận khác của quản trị nhân sự. Chẳng hạn như quản trị nhân sự giúp đỡ các bộ phận khác trong việc tuyển mộ trức nghiệm và tuyển chọn nhân viên. Do tính chất chuyên môn hóa, nên quản trị nhân sự thực hiện hay tư vấn phần lớn công việc nhân sự sẽ có hiệu quả hơn các bộ phận khác đảm nhiệm. Thường không mấy khi các bộ phận khác đứng ra trực tiếp làm các chức năng của quản trị nhận sự, các bộ phận khác cũng nhờ bộ phận quản trị nhân sự cung cấp các dịch vụ liên quan đến việc quản trị nhân viên. Quyết định việc tuyển chọn nhân viên trong điều kiện cơ chế thị trường là do các bộ phận chuyên môn quyết định, nhưng để có đầy đủ các thông tin cho việc quyết định là do bộ phận dịch vụ quản trị nhân sự cung cấp. Ngoài ra, các chương trình đào tạo đều được bộ phận nhân viên sắp đặt kế hoạch và tổ chức và thường được các bộ phận khác tham khảo ý kiến. Bộ phận quản trị nhân sự cũng quản lý các chương trình lương hưu, lương bổng, an toàn lao động. Lưu trữ và bảo quản các hồ sơ nhân viên có hiệu quả , giúp cho các bộ phận khác đánh giá chính xác việc hoàn thành công việc của nhân viên. 11 1.3.4. Kiểm tra nhân viên Bộ phận quản trị nhân sự đảm bảo chức năng kiểm tra quan trọng bằng cách giám sát , các bộ phận khác đảm bảo việc thực hiện các chính sách, các chương trình thuộc về nhân sự đề ra hay không. Kiểm tra các thủ tục, kiểm tra cá bộ phận khác đánh giá thành tích nhân viên có đúng không, hay có bỏ sót một phần thành tích nào đó hay không. Kiểm tra thông qua việc đo lường, đánh giá, phân tích, các đơn khiếu nại, các tai nạn lao động, các kỳ hạn chấm dứt hợp đồng, lý do vắng mặt của nhân viên, các biện pháp kỷ luật, thúc đẩy các bộ phận khác quản trị tài nguyên nhân sự có hiệu quả hơn. Các cuộc kiểm tra các bộ phận quản trị nhân sự phải được thực hiện bằng văn bản thông báo cho các bộ phận được kiểm tra và báo cáo lên nhà quản trị cấp trên của doanh nghiệp. 1.4. Hệ quản trị nhân sự là gì và lợi ích của hệ quản trị nhân sự. 1.4.1. Hệ quản trị nhân sự là gì Hệ quản trị nhân sự là một phần mềm được tạo ra bởi mối quan hệ giữa quản trị nhân sự và công nghệ thông tin. Hệ quản trị nhân sự cho phép các doanh nghiệp tự động điều chỉnh quản lý theo đúng mục đích doanh nghiệp của mình, với lợi ích kép là giảm khối lượng công việc của phòng quản lý nhân sự cũng như tăng hiệu quả của bộ phận quản lý. Các lĩnh vực về nguồn nhân lực thường bị bỏ qua trong quản lý doanh nghiệp. Tình trạng này là thực tế . Tuy nhiên thực tế thì không phải vậy. Quản trị nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc vân hành công việc của 1 doanh nghiệp – quan trọng nhất là đã theo dõi và phân tích thời gian làm việc và hiệu suất của người lao động, từ đó cho người quản lý những thông tin tốt hơn phục vụ cho việc hình thành chiến lược cho doanh nghiệp. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự đã không được chú ý bởi ngành công nghệ phần mềm. Hiện nay, một loạt các ứng dụng có sẵn để hỗ trợ phòng nhân sự công việc của mình, làm tốt việc tự động hóa các công việc nhất định và hỗ trợ trong việc tổ chức nhiều công việc khác. 12 Hệ thống phần mềm quản trị nhân sự (Từ nhà cung cấp như Oracle và Ascentis ) được định nghĩa rộng bởi 4 trách nhiệm cơ bản của phòng nhân sự, và do đó thường chứa những module riêng biệt để giải quyết từng công việc : Module tính lương : Module tính lương làm giảm khối lượng công việc của phòng nhân sự bằng cách tự động hóa quá trình tính lương, cho phép nhân sự đảm bảo chức năng tính lương được hoành thành đúng thời gian và không có lỗi. Ở cấp độ cơ bản của module tính lương được hỗ trợ bằng cách nhập tay của việc chấm công và dữ liệu số người có mặt từ bảng chấm công trên giấy được gửi bởi những người lao động. Ngoài ra còn thêm các hệ thống tiên tiến theo dõi chấm công nhân viên thông qua hệ thống tự động,kết nối với 1 hệ thống “clocking in” hoặc máy theo dõi kết nối với máy tính của nhân viện. Mỗi khi dữ liệu về số người có mặt được đưa vào hệ thống, module tính lương sẽ tự động tính số tiền thanh toán và các khoản trích nộp như thuế thu nhập trước khi tính ra tiền lương và báo cáo lại cho nhân viên. Module quản lý thời gian và lao động : Module quản lý thời gian và lao động được thiết kế để đối chiếu và phân tích với thông tin chấm công nhân viên phục vụ cho công tác tính toán chi phí. Bằng nguồn dữ liệu trực tiếp từ thiết bị chấm công và phương pháp được sử dụng module tính lương có thể cung cấp quản lý với các dữ liệu có giá trị liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực lao động trong doanh nghiệp. Module lợi ích quản lý : Module lợi ích quản lý cung cấp cho nhân viên nhân sự có khả năng theo dõi và quản lý sự tham gia của nhân viên trong 1 loạt chương trình. Các chương trình này có thể từ các chương trình liên quan đến an sinh của lực lượng lao động (chẳng hạn như bảo hiểm y tế và đề án trợ cấp) để thực hiện các chương trình lợi nhuận (như kế hoạch lựa chọn cổ phiếu và chia sẻ lợi nhuận). Module Quản lý nhân sự : Các module quản lý nhân sự cung cấp một loạt các giải pháp nhân sự khác nhau, từ phân tích dữ liệu ứng dụng thông qua các dữ liệu nhân khẩu học cơ bản của nhân viên. 1.4.2. Lợi ích của hệ quản trị nhân sự Trong khi những module cung cấp lợi ích cho chính bộ phận nhân sự đó, các ứng dụng cũng hỗ trợ các doanh nghiệp nói chung. 13 Hệ thống HRM chuyển đổi nguồn nhân lực thông tin vào một định dạng kỹ thuật số, cho phép thông tin mới được cho vào các hệ thống quản lý kiến thức của doanh nghiệp. Kết quả của việc này là các dữ liệu nhân sự có thể được tích hợp vào hệ thống lớn hơn (ERP) của doanh nghiệp. 14 Chương 2: Phân tích một số hệ HR ở Việt Nam 2.1. Giới thiệu về phần mềm HRM tại Việt Nam 2.1.1. SaiGon Software Park – HRM - Phân hệ Quản lý cơ cấu tổ chức nhân sự: Sắp xếp vị trí từng nhân viên trong cơ cấu tổ chức. - Phân hệ Quản lý hồ sơ nhân viên: Bao gồm quản lý các mục chính như : Sơ yếu lý lịch, Quá trình công tác, ngày nghỉ có phép, không phép. Hợp đồng lao động, khen thưởng và kỉ luật. - Phân hệ Đánh giá nhân viên: Quản lý các thang điểm , tiêu chí đánh giá nhân viên. - Phân hệ Chấm công: Dựa trên số buổi nghỉ, vắng mặt, ra/ vào muộn để chấm công theo giờ, ngày hoặc tháng. - Phân hệ Tính lương: Có chức năng tính lương cho từng bộ phận, do yêu cầu của mỗi bộ phận là khác nhau. - Phân hệ Quản lý tuyển dụng – đào tạo: Lên kế hoạch tuyển dụng, xác định cần bao nhiêu nhân viên và yêu cầu cụ thể vào từng công việc. - Phân hệ Quản lý chế độ chính sách: Lập các biểu mẫu báo cáo bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quá trình khám chữa bệnh, tai nạn giao thông. - Hệ thống Báo biểu, phân tích thống kê: Phân tích công việc và quá trình công tác của từng nhân viên để phục vụ cho quá trình đánh giá và quản lý. - Tiện ích hệ thống: Phân quyền rõ ràng cho từng cá nhân trong công ty, bảo mật quyền quản lý cho người dùng. 2.1.2. Fast - HRM - Quản lý tuyển dụng , quảng cáo các thông tin công việc cần thiết để tuyển nhân viên. - Thay đổi thông tin người xin việc thành thông tin nhân viên (nếu nhân viên trúng tuyển) - Hiển thị sơ đồ và cấu trúc doanh nghiệp theo dạng đồ thị. - Lưu các số liệ cần thiết để quản lý nhân viên như : Thời gian thử việc, Thời gian nghỉ việc, Thời gian kí hợp đồng, Thời gian hết hạn hợp đồng. 15 - Tra cứu và lập báo cáo thuận tiện cho việc phân tích và lên kế hoạch. - Kết nối chặt chẽ với bảng lương để dễ dàng cập nhật. 2.1.3. MISA - HRM MISA HRM.NET 2010 là phần mềm Quản trị nguồn nhân lực trên nền tảng web. Quản lý nhân viên - Quản lý thông tin dựa vào thông tin cá nhân, quá trình đào tạo, công tác. - Tự lập hợp đồng lao động - Tìm kiếm hồ sơ nhân viên - Tự động thông báo các sự kiện cần lưu ý. Nhân viên tự cập nhật thông tin - Nhân viên tự tìm được tông tin, kiểm tra thông tin về phúc lợi, đệ trình đơn nghỉ phép, hoàn thiện việc đánh giá nhân viên trực tuyến. - Đem lại hiểu quả công việc đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Quản lý tuyển dụng - Có thể nộp hồ sơ xin việc trực tuyến - Quản lý , phân tích dễ dàng các khâu trong quá trình tuyển dụng, lập hồ sơ kỹ năng, lập kế hoạc tuyển dụng, theo dõi thông tin chi tiết ứng viên. - Chuyển hồ sơ ứng viên đạt yêu cầu thành hồ sơ nhân viên Quản lý đào tạo - Theo dõi chi tiết quá trình đào tạo bao gồm danh sách nhân viên cần đào tạo, các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo, các kỹ năng được đề cập, các thiết bị yêu cầu, chi phí, địa điểm đính kèm, kết quả đánh giá…. - Nhân viên tự cập nhật được các bản đánh giá về khoá học, chứng chỉ đạt được. Đánh giá nhân viên - Quản lý các kỳ đánh giá, người đánh giá, các tiêu chí đánh giá, các biểu mẫu đánh giá, kết quả đánh giá…giúp người dùng dễ dàng tổ chức, quản lý việc đánh giá thành tích, năng lực cũng như các yếu tố khác của nhân viên. - Tạo các bản đánh giá theo từng đợt đánh giá khác nhau. 16 2.1.4. 3S – HRM Quản lý hồ sơ nhân viên - Quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp các thông tin sau : Mã số nhân viên, Họ tên, Ngày sinh, Điện thoai, Nguyên quán, Nơi thường trú, Đơn vị/Phòng ban, Nơi sinh, CMND, Ngày bắt đầu công việc, Giới tính, Ngày nghỉ việc, Dân tộc, Trình độ ngoại ngữ… - Cung cấp tất cả các thông tin hồ sơ liên quan đến nhân viên,thuận tiện cho việc tìm kiếm nhân viên. Thực hiện các chức năng tìm kiếm thông tin dựa trên thông tin chính xác hoặc gần đúng, ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên 2.2. Ưu điểm của phần mềm HRM Việt Nam - Đầy đủ các chức năng cho một chương trình quản lý nhân sự. - Thích hợp với môi trường làm việc tại các công ty Việt Nam. - Dễ dàng thay đổi chức năng phù hợp với từng yêu cầu của mỗi công ty. - Dễ sử dụng do dùng ngôn ngữ mặc định là Tiếng việt, giao diện gần gũi với người dùng. 2.3. Nhược điểm của phần mềm HRM Việt Nam - Thừa 1 số chức năng không cần thiết trong quá trình quản lý do đó gây rắc rối cho nhà quản lý. - Không nên có chức năng tự đọng thay đổi thông tin nhân viên, do nhân viên có thể đưa thông tin không chính xác lên hệ thống. - Một số hệ thống quản trị nhân sự có chi phí quá cao so với khả năng kinh tế của 1 công ty vừa và nhỏ. - Người quản trị không có quyền thêm module mới thích hợp với nhu cầu từng giai đoạn phát triển của công ty. Việc thay đổi phải phụ thuộc vào nhà cung cấp gói sản phẩm quản lý nhân sự. 2.4. Lợi ích khi dùng hệ quản trị nhân sự của Ofbiz - Đẩy đủ chức năng cho hệ quản trị nhân sự nói chung, có thể viết thêm 1 số chức năng phù hợp với từng công ty Việt Nam. 17 - Chi phí đầu tư cho hệ thống rẻ hơn nhìue phần mềm quản trị nhân sự tại Việt nam do OFBiz là hệ quản trị nhân sự sử dụng Open Source. - Có tính hệ thống : Do hệ thống quản trị nhân sự (HR) chỉ là 1 phần trong hệ thống quản trị doanh nghiệp của Ofbiz. Điều đó khiến cho công ty thuận lợi hơn khi muốn mở rộng việc quản lý về sau mà không sợ gây xung đột trong hệ thống (Quản lý khách hàng, Quản lý lương, phần mềm kế toán.) - Liên tục được cập nhật theo xu hướng công nghệ mới trên thế giới. 18 Chương 3 : Hệ mã mở OFbiz 3.1. Giới thiệu hệ mã mở OFbiz OFbiz là một mã nguồn mở cung cấp framework cho việc phát triển một ứng dụng web trên nền Java. OFbiz cung cấp sẵn các thành phần cần thiết cho ứng dụng. Phát triển ứng dụng dựa trên OFbiz đơn giản chỉ là việc viết mã sử dụng các thành phần có sẵn để phối hợp chúng hoạt động thành một ứng dụng hoàn chỉnh. Công việc xây dựng một ứng dụng web trên OFbiz cũng tương tự xây một ngôi nhà mà ở đây người thợ chỉ làm những công việc hết sức đơn giản. Ngôi nhà đã có sẵn nền móng và các thành phần khác như tường, cửa, v.v… Công việc của người thợ chỉ đơn giản là kết hợp các bức tường theo một cách nào đó và đặt các ô cửa ở các vị trí thích hợp. Kiến trúc OFbiz gồm 04 lớp: Công nghệ cơ sở (Basic technology), Công cụ chung (common tool), ứng dụng chung (Common application) và ứng dụng (Application) (Hình 2). Hình 2 . Kiến trúc OFbiz Lớp công nghệ cơ sở cung cấp các công nghệ mới nhất để phát triển phần mềm trên J2EE, OFbiz hỗ trợ JavaBean, CORBA, Web Service, các cơ sở dữ liệu quan hệ, các công cụ để phát triển và quản trị hệ thống. Lớp thứ nhất của OFbiz là chức năng tương tự như một Application Server phục vụ các chức năng cơ bản của máy chủ dữ liệu. 19