Tài liệu Luận văn thạc sĩ hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh bình định. (full)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HỒ THỊ TỐ QUYÊN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HỒ THỊ TỐ QUYÊN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả Hồ Thị Tố Quyên MỤC LỤC MỞ ĐẦU.................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1 2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................. 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu....................................................................... 3 5. Cấu trúc của luận văn ............................................................................ 3 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI ................7 1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI........................7 1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán .............................................................. 7 1.1.2. Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội ........... 12 1.2. TỔNG QUAN VỀ CHI BHXH ...................................................... 19 1.2.1. Khái niệm ...................................................................................... 19 1.2.2. Đặc điểm chi BHXH ..................................................................... 19 1.2.3. Quy trình quản lý chi BHXH ........................................................ 20 1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH .................................................................................................... 24 1.3.1. Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi BHXH ................ 24 1.3.2. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH hàng tháng .............................................................................................. 27 1.3.3. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH một lần .................................................................................................... 30 1.3.4. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK ...................................................................... 32 1.3.5. Tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH ..................................................................................................... 34 1.3.6. Tổ chức thông tin trong khâu Thẩm định, xét duyệt chi các chế độ BHXH ..................................................................................................... 35 1.3.7. Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH ............... 36 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ...................................................................... 37 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH 38 2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH ........ 38 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển................................................. 38 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ................................................................. 38 2.1.3. Tình hình thực hiện chi BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định........... 39 2.1.4. Bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định.................................. 40 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định....... 42 2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH .................................................................................................... 43 2.2.1. Chức năng cơ bản của chu trình chi BHXH.................................. 43 2.2.2. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH................. 435 2.2.3. Một số ưu điểm và tồn tại cần khắc phục của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị............................................... 76 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ...................................................................... 78 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH.......................................................... 79 3.1. MỤC TIÊU NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI ĐƠN VỊ..................... 79 3.1.1. Mục tiêu ngắn hạn ......................................................................... 79 3.1.2. Mục tiêu dài hạn ............................................................................ 80 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ...................................................... 81 3.2.1. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong thẩm định và xét duyệt hồ sơ......................................................................................................... 82 3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong khâu Tổ chức chi trả BHXH...................................................................................................... 83 3.2.3. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH .................................................................... 84 3.2.4. Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định ............................................ 85 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ .................................................................... 88 3.3.1. Về tổ chức nhân sự ........................................................................ 89 3.3.2. Về nâng cấp cơ sở hạ tầng thiết bị, máy móc, đường truyền ........ 91 3.3.3. Về quản trị mạng ........................................................................... 93 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ...................................................................... 94 KẾT LUẬN........................................................................................... 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội BHTN Bảo hiểm thất nghiệp NLĐ Người lao động SDLĐ Sử dụng lao động (đơn vị) NSNN Ngân sách nhà nước KHTC Kế hoạch – tài chính ĐDCT Đại diện chi trả DSPHSK Dưỡng sức phục hồi sức khỏe DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 1.1. Thông tin phục vụ việc Lập dự toán chi BHXH 26 2.1. Tổng số tiền chi BHXH (tính đến cuối tháng 6/2013) 40 2.2. Dự toán chi BHXH 46 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. Danh sách giải quyết hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp cán bộ xã hàng tháng Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của BHXH TP Quy Nhơn Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của phường, xã (giao cho đại lý chi trả) Ủy nhiệm chi cấp kinh phí Sổ cái tài khoản 354- Thanh toán về chi BHXH giữa tỉnh với huyện Sổ cái TK 67123 – Chi hưu trí, tử tuất (do Quỹ BHXH đảm bảo) Sổ chi tiết tài khoản 664 - Chi BHXH do NSNN đảm bảo 52 53 54 56 56 58 58 2.10. Sổ chi tiết lương hưu và trợ cấp BHXH 59 2.11. Quyết định vv hưởng chế độ một lần 62 2.12. Danh sách hưởng trợ cấp BHXH một lần từ quỹ BHXH 63 2.13. Phiếu Chi 65 2.14. Sổ cái tài khoản 67123 – Chi hưu trí, tử tuất 65 2.15. Sổ chi tiết lương hưu và trợ cấp BHXH 66 2.16. Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm đau 69 Số hiệu bảng 2.17. 2.18. 2.19. 2.20. 2.21. 3.1. Tên bảng Danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau, thai sản được duyệt Phiếu duyệt chi và bàn giao chứng từ Tổng hợp quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động Sổ chi tiết tài khoản 67121 - Chi ốm đau, thai sản – Năm nay Sổ cái tài khoản 3432- Thanh toán về chi BHXH với đơn vị SDLĐ Cấu trúc các tập tin Cơ sở dữ liệu trong chu trình chi BHXH Trang 70 71 73 74 75 86 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu hình Tên hình Trang 1.1. Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH 21 1.2. Sơ đồ chu trình quản lý chi BHXH 24 1.3. Sơ đồ chu trình lập dự toán chi BHXH 24 1.4. Sơ đồ chu trình chi trả chế độ hàng tháng 29 1.5. Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH một lần 31 1.6. 2.1. 2.2. Sơ đồ chu trình chi trả chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK Sơ đồ bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của BHXH tỉnh Bình Định 33 41 42 2.3. Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chi BHXH 44 2.4. Quy trình xét duyệt chế độ hưu 48 2.5. Giao diện nhập thông tin của đối tượng 49 2.6. Giao diện nhập quá trình tham gia BHXH 50 2.7. Quy trình xét duyệt chế độ tuất 61 2.8. Quy trình xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK 68 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, trong điều kiện phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, tất cả các lĩnh vực, các ngành nghề đều ứng dụng tin học để thực hiện công việc quản lý, điều hành hoạt động của mình. Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán là công việc rất quan trọng và cần thiết đối với tất cả các đơn vị, các thành phần kinh tế, giúp cho các đơn vị thực hiện tốt các chức năng của kế toán, góp phần vào việc hoạch định và kiểm soát toàn hệ thống, qua đó tạo nên các báo cáo có chất lượng chuyên môn cao, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị. Nhằm thực hiện tốt mục tiêu của quản lý chi bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định đã tập trung chú trọng công tác cải cách thủ tục hành chính, đưa công nghệ thông tin vào quản lý chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, chuyển đổi tác phong làm việc từ tác phong hành chính sang tác phong phục vụ. Tuy nhiên, công tác chi bảo hiểm xã hội vẫn còn nhiều hạn chế. Với quy mô ngày càng mở rộng, đối tượng tham gia BHXH ngày càng tăng, hoạt động chi bảo hiểm xã hội tại đơn vị diễn ra nhiều hơn với các nội dung đa dạng, xuất hiện nhiều các trường hợp gian lận làm giả chứng từ để hưởng chế độ ốm đau-thai sản, chế độ tai nạn lao động nhằm trục lợi tiền BHXH gây thất thoát quỹ BHXH và mới nhất là làm giả hồ sơ để hưởng bảo hiểm thất nghiệp đang diễn ra phức tạp trên địa bản tỉnh. Mặc dù công tác chi bảo hiểm xã hội được tin học hóa song các phần mềm này mới chỉ đáp ứng các xử lý nghiệp vụ độc lập tại các đơn vị BHXH cấp huyện và một phần ở cấp tỉnh, hiện tại các phần mềm này đang hoạt động theo cơ chế độc lập, dữ liệu nghiệp vụ bị phân tán, chia cắt và ít có sự liên thông dữ liệu với nhau, chưa được tập trung tại cấp tỉnh, tính bảo mật chưa được đảm bảo. Đối với công tác phân quyền 2 trong bộ phận kế toán tại đơn vị khi sử dụng phần mềm kế toán còn chưa quy định rõ, dễ xảy ra gian lận nếu như có sự thông đồng. Bên cạnh đó, sự thay đổi các chính sách về bảo hiểm xã hội, chế độ kế toán làm cho phần mềm không cập nhật kịp thời cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác chi trả cũng như công tác kế toán. Từ những hạn chế trong thực tế nêu trên, xét thấy việc tìm hiểu cặn kẽ chu trình chi trả bảo hiểm xã hội tại đơn vị để nhận diện những khuyết điểm, tồn tại của hệ thống thông tin kế toán, qua đó đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hệ thống trong chu trình chi trả bảo hiểm xã hội là thật sự cần thiết nên tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt nghiệp cao học. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH. - Về thực tiễn: Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình BHXH; tìm hiểu các mối quan hệ về thông tin kế toán giữa các bộ phận nghiệp vụ với bộ phận kế toán trong chu trình chi BHXH, xác định những bất cập còn tồn tại trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định; đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH. - Phạm vi nghiên cứu: thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định. Trong đó, luận văn nghiên cứu chế độ hưu trí để minh họa cho các chế độ BHXH hàng tháng; chế 3 độ trợ cấp tuất và mai táng phí 1 lần để minh họa cho các chế độ BHXH 1 lần; chế độ thai sản để minh họa cho chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK. Đối với phạm vi không gian nghiên cứu, luận văn chỉ nghiên cứu tại Văn phòng BHXH tỉnh và BHXH TP Quy Nhơn để minh họa cho BHXH các huyện. 4. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như: quan sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan; sử dụng các sơ đồ, lưu đồ để mô tả các quy trình và hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị; phương pháp nghiên cứu mô tả kết hợp giải thích để làm rõ tình hình thực trạng cũng như đề xuất các giải pháp cụ thể. * Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài - Về phương diện khoa học: Luận văn xác định được ý nghĩa quan trọng của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH thông qua việc hệ thống hóa, phân tích những cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH. - Về phương diện thực tiễn: Thông qua đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH, rút ra những ưu, nhược điểm của công tác tổ chức nhằm đề ra các phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định. 5. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn được tổ chức thành 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội. 4 - Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định. - Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao. Chính vì vậy, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều xây dựng cho mình hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, việc tổ chức và ứng dụng hệ thống thông tin kế toán như thế nào để mang lại hiệu quả trong quá trình hoạt động vẫn còn là vấn đề lớn. Luận văn đã tham khảo đến một số tài liệu có liên quan đến việc tổ chức thông tin kế toán như: Các tài liệu, bài giảng, giáo trình cung cấp cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin quản lý của nhiều tác giả khác nhau như: Hệ thống thông tin kế toán - TS. Nguyễn Mạnh Toàn – Chủ biên, Th.S Nguyễn Thị Hồng Hạnh – NXB tài chính – 2010. Hệ thống thông tin kế toán TS. Ngô Hà Tấn – Chủ biên, Th.S Nguyễn Hữu Cường – NXB giáo dục Việt Nam – 2010. Hệ thống thông tin kế toán - Đại học quốc gia TP HCM – Trường đại học Kinh tế - NXB Tài Chính – 1998. Hệ thông tin kế toán Nguyễn Thế Hồng – NXB Thống kê – 2005. Phân tích thiết kế hệ thống ThS.Nguyễn Thị Thanh Huyền – Đại học Công nghiệp Hà Nội. Ngoài ra, luận văn còn tham khảo và kế thừa một số nghiên cứu trước đây có nội dung liên quan đến vấn đề này như: - Đề tài “Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Maesk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009). Luận văn này đã nghiên cứu lý luận và thực trạng về tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại đơn 5 vị và hoàn thiện phương pháp tổ chức theo chu trình kế toán. Mục đích của đề tài là phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Maesk Việt Nam. Tìm hiểu mối quan hệ về thông tin kế toán giữa các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận kế toán, xác định những bất cập còn tồn tại trong các quy trình quản lý tại công ty và đưa ra phương hướng, giải pháp hoàn thiện. - Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị cước viễn thông – công nghệ thông tin tại Viễn thông Quảng Bình” (Trương Thùy Vân, 2011). Xuất phát từ những bất cập trong công tác quản lý cước viễn thông tại đơn vị, sự cần thiết của việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán để phục vụ công tác quản lý, tác giả đã đi tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác quản lý cước tại đơn vị. Qua đó thiết lập lại quy trình quản lý cước viễn thông và xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác quản trị. - Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty CP Gạch men COSEVCO – Đà Nẵng” (Nguyễn Lê Nhân, 2012). Luận văn đã nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các khâu cơ bản của quá trình sản xuất tại đơn vị. Thông qua đánh giá thực trạng, tác giả đã rút ra những ưu, nhược điểm của hệ thống nhằm đề ra phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại đơn vị. - Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TP Hồ Chí Minh” (Lương Đức Thuận, 2012). Tác giả đi sâu vào nghiên cứu thực trạng tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TP Hồ Chí Minh. Vận dụng cơ sở lý luận và tình hình thực tiễn tác giả đã đưa ra các giải pháp, kiến nghị mang tính nguyên tắc, định hướng giúp các đơn vị sự nghiệp có thu hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán. 6 Mỗi luận văn như đã nêu, ở một khía cạnh, một mặt nào đó đã khẳng định được tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán. Tuy nhiên, vẫn chưa có công trình nghiên cứu cụ thể về việc ứng dụng tổ chức thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội. Nhận thấy điều này, luận văn đã vận dụng những lý thuyết và nghiên cứu trước đây để nghiên cứu tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác chi BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định. Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán tại đơn vị. 7 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết lập để thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu qua đó biến những thông tin rời rạc thành những thông tin kế toán phù hợp và hữu ích phục vụ cho nhu cầu người sử dụng. Ngày nay khi nói đến hệ thống thông tin kế toán chúng ta hay nói đến hệ thống trong môi trường máy tính, trong môi trường có ứng dụng CNTT. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
Tổ chức thông tin đầu vào Đây là một hệ thống thu thập các thông tin rời rạc từ quá trình hoạt động của tổ chức được thể hiện bằng việc thu thập dữ liệu từ các sự kiện kinh tế tài chính phát sinh thông qua đối tượng quản lý chi tiết, đối tượng kế toán và các chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho quá trình xử lý thông tin được tổ chức theo quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Cũng có thể xem đây là hệ thống thu thập dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lý và cung cấp thông tin đầu ra, do đó việc chọn lọc, phân loại, tổng hợp nguồn dữ liệu đầu vào cũng rất quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán. Có thể nói dữ liệu đầu vào là thành phần quan trọng quyết định đến khả năng cung cấp thông tin của hệ thống do đó dữ liệu đầu vào phải được thu thập đầy đủ, chính xác và hợp lệ.
Tổ chức cơ sở dữ liệu Đây là hệ thống xử lý dữ liệu bao gồm tập hợp tất cả các yếu tố tham gia 8 vào quá trình xử lý dữ liệu để có được thông tin kế toán hữu ích. Hệ thống này được tổ chức thực hiện gắn liền hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán và phương pháp ghi chép, tính toán, các quy định về phân tích, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó là các quy trình kế toán, phương thức xử lý kế toán bằng máy, phần mềm hay là ghi chép thủ công được các đơn vị vận dụng theo mục tiêu và yêu cầu quản lý. Nói đến cơ sở dữ liệu trong điều kiện tin học hóa ngày nay thì chủ yếu là cơ sở dữ liệu trong các chương trình, phần mềm phục vụ công tác kế toán. Cơ sở dữ liệu trong phần mềm kế toán có thể được thiết kế theo rất nhiều phương án khác nhau. Với mỗi phương án thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu thì quy trình xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin cũng sẽ khác nhau. Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán. Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có vai trò như bộ sổ sách kế toán trong điều kiện hạch toán thủ công. Toàn bộ dữ liệu kế toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán. Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin chính và các tập tin nghiệp vụ. Thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu thì các dữ liệu, thông tin được thu thập qua hệ thống thông tin đầu vào sẽ được phân loại, tổng hợp, xử lý và hệ thống để phản ánh được quá trình vận động, thay đổi của từng đối tượng kế toán, từng quá trình và chu trình hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán. Trong 9 điều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là hệ thống các quy trình xử lý, phương thức xử lý kế toán bằng tay, các sổ sách kế toán dùng đề ghi chép bằng tay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ kế toán. Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán thì đây là hệ thống các cơ sở dữ liệu và các quy trình xử lý kế toán trên các phần mềm được thiết kế và tổ chức cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô của mỗi tổ chức và yêu cầu quản lý của đơn vị. Như vậy để đảm bảo cho hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động tốt thì phải tổ chức hữu hiệu về bộ máy xử lý, tổ chức các quy trình xử lý của kế toán tương ứng với các hoạt động trong chu trình kế toán và cùng với việc tổ chức phương thức xử lý kế toán là thủ công hay xử lý trên nền máy tính.
Tổ chức thông tin đầu ra Đây là hệ thống thực hiện việc tổng hợp số liệu được cung cấp từ hệ thống xử lý để hình thành nên hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính và tình hình hoạt động của đơn vị kế toán thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính được quy định bởi nhà nước nhằm cung cấp các thông tin về kế toán tài chính cho bên trong và bên ngoài đơn vị (chủ yếu là bên ngoài) như các thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động của đơn vị… và các báo cáo kế toán quản trị được đơn vị thiết lập để phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ như các thông tin về dự toán kế hoạch, định hướng phát triển trong tương lai. Hệ thống thông tin đầu ra tạo ra những thông tin theo mục tiêu đã được xác định trước và những thông tin này sẽ được chuyển tải đến các đối tượng sử dụng tương ứng thông qua các hình thức khác nhau. Chất lượng của thông tin đầu ra được sử dụng đề làm căn cứ đánh giá chất lượng và hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kế toán, là thước đo đánh giá sự thành công của hệ thống kế toán. Do vậy, để đạt được chất lượng mong muốn thì tất cả các hệ thống khác trong toàn hệ thống thông tin kế toán phải luôn đảm bảo mối quan hệ lẫn nhau một cách tốt nhất, các hệ thống phải đảm 10 bảo công việc hoạt động một cách hữu hiệu tạo ra dòng thông tin xuyên suốt giữa các hệ thống với nhau. Các hệ thống con trong toàn hệ thống được thiết lập phải phù hợp với môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, điều kiện hoạt động và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng khác nhau. Ngoài ra trong hệ thống thông tin kế toán, ngoài việc tổ chức phục vụ cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra thì để đảm bảo cho chất lượng thông tin cũng như an toàn hệ thống và dữ liệu thì cần phải lưu ý đến các vấn đề về lưu trữ dữ liệu, thông tin và hệ thống các hoạt động kiểm soát mà đơn vị tổ chức. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan, trong đó chủ yếu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các nhà quản trị thực hiện các quyết định của mình, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kiểm tra kế hoạch, đưa ra các quyết định ở tất cả các cấp quản lý khác nhau từ những vấn đề có cấu trúc đến những vấn đề không có cấu trúc. Thông qua việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ đảm bảo trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý đầy đủ, chính xác dữ liệu về các hoạt động trong tổ chức. Đây là cơ sở rất quan trọng trong việc cung cấp các thông tin hữu ích phục vụ cho tiến trình ra quyết định. Với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT như hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt của thị trường hay những vấn đề đặt ra về sự hữu ích của thông tin thì việc trang bị phần mềm, phần cứng cho việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán có một vai trò rất quan trọng là hoạch định và kiểm soát nguồn lực của tổ chức thông qua việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả, qua đó có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy, đảm bảo được sự tuân thủ các luật lệ, quy định của nhà nước.