Tài liệu Luận văn thạc sĩ giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại sở tài chính bến tre

i BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH ------ LEÂ THÒ LUYEÁN GIAÛI PHAÙP NHAÈM HOAØN THIEÄN QUAÛN TRÒ NGUOÀN NHAÂN LÖÏC TAÏI SÔÛ TAØI CHÍNH BEÁN TRE LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ Naêm 2012 i BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH ------ LEÂ THÒ LUYEÁN GIAÛI PHAÙP NHAÈM HOAØN THIEÄN QUAÛN TRÒ NGUOÀN NHAÂN LÖÏC TAÏI SÔÛ TAØI CHÍNH BEÁN TRE Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.05 LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS HỒ TIẾN DŨNG Naêm 2012 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả, kết luận nghiên cứu chưa được công bố trong tất cả các công trình khoa học nào. Các số liệu, tài liệu tham khảo được trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng. Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 10 năm 2011 Học viên Lê Thị Luyến ii LỜI CẢM ƠN Đề tài “Giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre” đã hoàn thành, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS. Hồ Tiến Dũng, người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện. Xin trân trọng cảm ơn tất cả thầy, cô đã truyền đạt nhiều kiến thức quý giá cho tôi trong suốt khóa học để tôi có được nền tảng lý luận cơ bản khi nghiên cứu đề tài này. Để có kết quả này, tôi xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám đốc cùng toàn thể anh chị em công tác tại Sở Tài chính Bến Tre đã giúp đỡ, xây dựng và đóng góp ý kiến rất nhiều trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Cuối cùng tôi muốn chia sẻ đến gia đình, bạn bè là những người đã luôn động viên, ủng hộ và giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành tốt luận văn này. Trân trọng cảm ơn. iii MỤC LỤC Trang Lời mở đầu 1 Chương 1 Cơ sở lý luận về quản trị nguồn nhân lực 4 1.1 Tổng quan về quản trị nguồn nhân lực 4 1.1.1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của Quản trị nguồn nhân lực 4 1.1.2 Chức năng cơ bản của Quản trị nguồn nhân lực 5 1.1.3 Ứng dụng lý thuyết quản trị kinh doanh vào đơn vị hành chính 7 1.2 Nội dung chủ yếu của Quản trị nguồn nhân lực 1.2.1 Thu hút nguồn nhân lực 7 7 1.2.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 14 1.2.3 Duy trì nguồn nhân lực 19 Chương 2 Thực trạng họat động quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính 25 2.1 Giới thiệu khái quát về Sở Tài chính Bến Tre 25 2.1.1 Đôi nét về Sở Tài chính 25 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Sở 25 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận 27 2.2 Thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre. 30 2.2.1. Chất lượng đội ngũ cán bộ công chức tại Sở Tài chính Bến Tre 30 2.2.1.1 Thống kê công chức theo tính chất công việc 30 2.2.1.2 Thống kê công chức theo trình độ và giới tính 30 2.2.1.3 Thống kê công chức theo độ tuổi 31 2.2.1.4 Thống kê công chức theo trình độ chuyên môn 32 2.2.2. Thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính 35 2.2.2.1 Công tác thu hút nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre 35 2.2.2.2 Công tác đào tạo và phát trỉên nguồn nhân lực 41 2.2.2.3 Công tác duy trì nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre 46 2.2.2.4 Đánh giá chung 52 Chương 3: Những giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre 56 3.1 Cơ sở xây dựng các giải pháp 56 iv 3.1.1. Mục tiêu xây dựng và phát triển nguồn nhân lực tỉnh Bến Tre 56 3.1.2.Quan điểm và mục tiêu phát triển nguồn nhân lực Sở Tài chính 58 3.2 Những giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre. 60 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút, bố trí nguồn nhân lực 60 3.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực 60 3.2.1.2 Phân tích công việc 62 3.2.1.3 Hoàn thiện công tác tuyển dụng 64 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện chức năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực tại Sở Tài chính 69 3.2.2.1 Cơ sở giải pháp 69 3.2.2.2 Mục tiêu giải pháp 69 3.2.2.3 Đề xuất giải pháp 69 3.2.3. Giải pháp hoàn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực 74 3.2.3.1 Cơ sở giải pháp 74 3.2.3.2 Mục tiêu giải pháp 74 3.2.3.3 Đề xuất giải pháp 75 3.3 Một số kiến nghị 77 3.3.1 Đối với Nhà nước 77 3.3.2 Đối với Tỉnh Bến Tre 78 KẾT LUẬN 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 v DANH MỤC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực 8 Sơ đồ 1.2: Quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực 14 Sơ đồ 1.3: Hệ thống đánh giá năng lực của nhân viên 20 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Sở Tài chính Bến Tre 26 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT NS-HCVX: Ngân sách hành chính văn xã NSNN: Ngân sách nhà nước TCDN: Tài chính doanh nghiệp QLCS: Quản lý công sản ĐT-XDCB: Đầu tư xây dựng cơ bản vi DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 2.1: Thống kê công chức theo công việc 30 Bảng 2.2: Thống kê công chức theo trình độ quản lý 30 Bảng 2.3: Thống kê công chức theo độ tuổi và giới tính 31 Bảng 2.4: Thống kê công chức lãnh đạo theo độ tuổi và giới tính 31 Bảng 2.5: Thống kê công chức theo trình độ chuyên môn từ 2009-2011 32 Bảng 2.6: Thống kê công chức theo trình độ chuyên môn quản lý 33 Bảng 2.7: Thống kê tình hình biến động công chức từ 2009 đến 2011 39 Bảng 2.8: Tổng hợp điểm trung bình chức năng “Tuyển dụng, phân công, bố trí công việc” 40 Bảng 2.9: Tổng hợp điểm trung bình chức năng “Quá trình đào tạo, phát triển” 43 Bảng 2.10: Thống kê tình hình sử dụng kinh phí đào tạo 45 Bảng 2.11: Tổng hợp điểm trung bình chức năng “Tình hình đánh giá kết quả công việc” 49 Bảng 2.12: Tổng hợp điểm trung bình chức năng “Tiền lương và thu nhập” 51 Bảng 3.1: Bảng mô tả công việc của chuyên viên thẩm định vốn đầu tư 63 Bảng 3.2: Bảng tiêu chuẩn công việc của chuyên viên thẩm định vốn 64 Bảng 3.3: Dự toán chi phí đào tạo 73 Bảng 3.4: Đánh giá chất lượng công chức 75 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Để đáp ứng cho nhu cầu phát triển kinh tế - văn hóa - xã hội trong tình hình mới, Đảng ta khẳng định: Con người là vốn quý nhất, chăm lo hạnh phúc con người là mục tiêu phấn đấu cao nhất của chế độ ta, coi việc nâng cao dân trí, bồi dưỡng và phát huy nguồn lực to lớn của con người Việt Nam là nhân tố quyết định thắng lợi công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa; khẳng định con người Việt Nam phát triển toàn diện cả về thể lực, trí lực, cả về khả năng lao động, năng lực sáng tạo và tính tích cực chính trị - xã hội, cả về đạo đức, tâm hồn và tình cảm chính là mục tiêu, là động lực của sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa…Mọi chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước đều nhằm quán triệt tư tưởng chăm lo bồi dưỡng và phát huy nhân tố con người, hướng tới mục tiêu phát triển toàn diện con người Việt Nam….Vấn đề trên các Nghị quyết của Đảng và chiến lược phát triển phát triển kinh tế - xã hội của nhà nước nhất là chiến lược phát triển nguồn nhân lực đã trở thành một trong những nhiệm vụ hàng đầu của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Bất kỳ một tổ chức hay cơ quan chuyên môn nào hoạt động của nó cũng đều cần đến yếu tố con người, vấn đề quản lý, phát triển và sử dụng con người có thể nói là quan trọng và không thể thiếu đối với các nhà quản trị. Thực tế chứng minh rằng chất lượng nguồn nhân lực đã trở thành lợi thế cạnh tranh chủ yếu của các tổ chức, các doanh nghiệp, các cơ quan chuyên môn của nhà nước đã có rất nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng dù công nghệ tiên tiến, khoa học tiến bộ đến đâu nhưng việc sử dụng, phân công bố trí không phù hợp, đào tạo không có kế hoạch thì kết quả chất lượng nguồn nhân lực sẽ không cao. Hiện nay cả nước đang quan tâm đến vấn đề giáo dục và phát triển đội ngũ tri thức với mong muốn nước ta sớm có được một nền giáo dục tiên tiến, đội ngũ lao động trí óc đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng cao của đất nước, vì lẻ đó hoàn thiện và phát triển nguồn nhân lực đang trở thành đòi hỏi bức thiết hàng đầu và là vấn đề thời sự nóng bỏng trên chặng đường công nghiệp hóa - hiện đại hóa của đất nước, nước ta đang bước vào một thời kỳ phát triển mới sau khi đã hội nhập toàn diện vào nền kinh tế toàn cầu, đòi hỏi cần phải có một nguồn nhân lực thích ứng. Từ xưa đến nay, mọi người đều cho rằng: “Con người là nhân tố trung tâm và là mục đích của nền sản xuất xã hội”. Vì thế, bất kỳ một tổ chức nào, một xã hội 2 nào muốn tồn tại và phát triển lâu dài đòi hỏi nhà quản Trị phải đưa nhân tố con người lên vị trí hàng đầu, để khai thác và sử dụng nguồn tài nguyên quý giá này một cách hữu hiệu là cả một nghệ thuật của những nhà quản trị, làm sao để cho công việc quản trị thành công, tạo ra được quyền của nhà lãnh đạo đồng thời cũng có sự thỏa mãn của cấp dưới đó là một vấn đề mà không phải bất kỳ ai cũng có thể làm được. “Chảy máu chất xám” hiện nay đang là vấn đề mà chúng ta cần quan tâm, làm sao chúng ta có thể làm cho mọi người thấy được rằng, ở nước ta sẽ có những điều kiện mà mình có thể phát huy hết được tiềm năng và khả năng hiện có, hay ngay cả trong những cơ quan quản lý nhà nước cũng có thể chuyển đổi nhân sự từ đơn vị này sang đơn vị khác. Chính vì vậy muốn quản lý và sử dụng yếu tố con người cũng như phát triển nguồn nhân lực thật sự có hiệu quả thì cần phải nghiên cứu, tìm hiểu nhiều khía cạnh khác nhau. Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Bến Tre và tình hình thực tế nguồn nhân lực tại Sở Tài chính hiện nay, công tác thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực chưa thể hiện hết vai trò của nhà quản trị, cán bộ lãnh đạo chưa có chính sách thật sự giữ cán bộ giỏi… Với lý do nêu trên tôi xin chọn đề tài “Giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre” để làm đề tài nghiên cứu trong Luận văn với hy vọng góp một phần nhỏ phân tích, đánh giá tình hình thực tiển việc sử dụng công chức, cơ cấu tổ chức, biện pháp quản lý nguồn nhân lực của Sở Tài chính. Từ đó nhận định, đánh giá những mặt ưu điểm, nhược điểm và đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại đơn vị. 2. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu: Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực Sở Tài chính Bến Tre. Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài là quản trị nguồn nhân lực tại Sở tài chính Bến Tre Phạm vi nghiên cứu đề tài là nghiên cứu công tác thu hút, duy trì và đào tạo, phát triển nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre. 3 4. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu được tác giả sử dụng trong luận văn này bao gồm: Phương pháp nghiên cứu và tổng hợp các tài liệu lý thuyết về quản trị nguồn nhân lực, từ đó tiến hành thu thập các số liệu có liên quan đến luận văn; Phương pháp thu thập số liệu: Số liệu sơ cấp được thu thập thông qua hình thức điều tra bằng câu hỏi phỏng vấn; số liệu thứ cấp được lấy từ bộ phận quản lý nhân sự của Văn phòng Sở Tài chính. 5. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo…Nội dung của Luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị nguồn nhân lực . Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre. Chương 3: Những giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Bến Tre. 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.1 Tổng quan về quản trị nguồn nhân lực 1.1.1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực liên quan đến hai vấn đề “quản trị” và “ nguồn nhân lực”. Quản trị là quá trình làm cho những hoạt động được hoàn thành với hiệu quả cao hơn, bằng và thông qua người khác. Vấn đề quản trị có sự phối hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật lãnh đạo. Về phương diện khoa học, quản trị gia thành công là người nắm vững các kiến thức và kỹ năng quản trị. Về phương diện nghệ thuật, quản trị gia thành công là người có các năng lực bẩm sinh như thông minh, có tài thuyết phục, lôi cuốn người khác làm theo, có khả năng mau chóng nắm bắt vấn đề và ra quyết định, dễ hòa hợp với mọi người, tự tin, linh hoạt xử lý các tình huống trong thực tế…Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. Nguồn nhân lực khác với nguồn lực khác của doanh nghiệp là do chính bản chất của con người, con người có năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức công đoàn để bảo vệ quyền lợi của họ. Do đó, quản trị nguồn nhân lực khó khăn và phức tạp hơn nhiều so với quản trị các yếu tố khác của một quá trình sản xuất kinh doanh. Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản: Một là: Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. Hai là: Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp. Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho nhà quản trị đạt được mục đích, kết quả thông qua người khác. Một quản trị gia có thể lập kế hoạch hoàn chỉnh, xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra hiện đại, chính xác… nhưng nhà quản trị đó vẫn có thể thất bại nếu không biết tuyển đúng người cho đúng việc, hoặc không biết cách khuyến khích nhân viên làm việc. Để quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần biết cách làm việc và hòa hợp với người khác, biết cách lôi kéo người 5 khác làm theo mình, nhiều khi các quản trị gia có thế mạnh trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật nhưng lại không được đào tạo hoàn chỉnh trong cách lãnh đạo nhân viên. Họ điều khiển giỏi và giành nhiều thời gian làm việc với các máy móc, trang bị kỹ thuật hơn làm việc với con người. Thực tế cho thấy, một lãnh đạo giỏi cần phải giành nhiều thời gian nghiên cứu giải quyết các vấn đề nhân sự hơn các vấn đề khác. Nghiên cứu quản trị nguồn lực giúp cho các nhà quản trị học được cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được sai lầm trong tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của các cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức và dần dần có thể đưa chiến lược con người trở thành một bộ phận hữu cơ trong chiến lược phát triển của đơn vị. 1.1.2 Chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực Hoạt động quản trị nguồn nhân lực liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Trong thực tiễn những họat động này rất đa dạng, phong phú và rất khác biệt tùy theo các đặc điểm về cơ cấu tổ chức, công nghệ kỹ thuật, nhân lực, tài chính, trình độ phát triển ở các tổ chức. Tất cả các tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động cơ bản như: xác định nhu cầu nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân viên, đào tạo, khen thưởng kỷ luật nhân viên, trả công, v.v… Tuy nhiên có thể phân chia các họat động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau: Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực. Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Để có thể tuyển được đúng người cho đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế họach sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong đơn vị nhằm xác định được công việc nào cần tuyển thêm người. Thực hiện phân tích công việc sẽ cho biết doanh nghiệp cần tuyển bao nhiêu người và yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viên là như thế nào. Do đó, nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động như: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về nguồn lực của doanh nghiệp. 6 Nhóm chức năng đào tạo, phát triển. Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp có kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Nhóm chức năng này thường thực hiện các họat động như hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân; bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực. Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Bao gồm hai chức năng nhỏ là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. Chức năng kích thích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao. Giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết sự đánh giá của cán bộ lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành công việc của nhân viên đối với hoạt động của doanh nghiệp, trả lương cao và công bằng, kịp thời khen thưởng các cá nhân có sang kiến, cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp, v.v…là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì đội ngũ lao động lành nghề cho doanh nghiệp. Do đó, xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những họat động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên. Chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như ký kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu tố, tranh chấp lao động, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động... Giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ vừa giúp doanh nghiệp tạo ra bầu không khí tâm lý tập thể và các g ía trị truyền thống tốt đẹp, vừa làm cho nhân viên được thỏa mãn với công việc và doanh nghiệp. 7 1.1.3 Ứng dụng lý thuyết quản trị kinh doanh vào đơn vị hành chính Quản trị nguồn nhân lực trong đơn vị hành chính mà cụ thể là quản lý nhà nước cũng là việc nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong tổ chức ở tầm vi mô và có mục tiêu cơ bản là sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất công việc và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công chức, tạo điều kiện cho công chức phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với đơn vị mình công tác. Để quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần biết cách làm việc và hòa hợp với người khác, một lãnh đạo giỏi cần phải giành nhiều thời gian nghiên cứu giải quyết các vấn đề nhân sự hơn các vấn đề khác. Nghiên cứu quản trị nguồn lực giúp cho các nhà quản trị học được cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được sai lầm trong tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của các cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức. Vì vậy, tác giả vận dụng lý thuyết trong quản trị kinh doanh trong đơn vị hành chính là vì mục tiêu chính trị xã hội ngày càng phát triển. 1.2 Nội dung chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực 1.2.1 Thu hút nguồn nhân lực 1.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần được thực hiện trong mối quan hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình hoạch định được thực hiện theo các bước sau (sơ đồ 1.1) 8 Dự báo/phân tích công việc Dự báo/ xác định nhu cầu nhân lực Phân tích môi trường, xác định mục tiêu, lựa chọn chiến lược Chính sách Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực Phân tích cung cầu, khả năng điều chỉnh Thực hiện -Thu hút - Đào tạo và P.T - Trả công và kích thích - Quan hệ lao động Kế họach/ chương trình Sơ đồ 1.1: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực Nguồn: Trần Kim Dung, Quản Trị Nguồn Nhân Lực,NXB tổng hợp TP HCM, 2011 Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện 9 Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực. Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực nhằm xác định được các điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của doanh nghiệp. Quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp vừa có tính chất hệ thống, vừa có tính chất quá trình. Về phương diện hệ thống, quản trị nguồn nhân lực của một doanh nghiệp bao gồm các yếu tố: Nguồn nhân lực: số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm, khả năng hoàn thành nhiệm vụ và các phẩm chất cá nhân khác như mức độ nhiệt tình, tận tâm, sang kiến trong công việc. Cơ cấu tổ chức: lọai hình tổ chức, phân công chức năng quyền hạn giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp. Các chính sách: Chính sách tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, khen thưởng, v.v… Về phương diện quá trình, quản trị nguồn nhân lực là tổng hợp các quá trình thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Việc phân tích quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp đòi hỏi phải đặt các yếu tố của hệ thống và quá trình họat động quản trị nguồn nhân lực vào trong mooi trường làm việc cụ thể với các yếu tố: công việc, phong cách lãnh đạo, các giá trị văn hóa, tinh thần trong doanh nghiệp Hiệu quả quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp thường được thể hiện qua các chỉ tiêu: năng suất lao động, giá trị gia tăng bình quân đầu người, chi phí lao động, mức độ sử dụng quỹ thời gian lao động, hiệu quả sử dụng công suất máy móc, thiết bị, tai nạn lao động, tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên, mức độ thỏa mãn của nhân viên đối với công việc, mức độ vắng mặt, ý thức thực hiện kỷ luật lao động, v.v… Dự báo nhu cầu và các phương pháp dự báo nguồn nhân lực. Vấn đề dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp thường áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn và được thực hiện trên cơ sở của các dự báo về cung cầu nhân lực. Nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp phụ thuộc vào các yếu tố: Khối lượng công việc cần thiết phải thực hiện; trình độ trang bị kỹ thuật và khả năng thay đổi về công nghệ kỹ thuật; sự thay đổi về tổ chức hành chính làm nâng cao năng suất lao động như áp dụng nhóm chất lượng, nhóm tự quản, luân phiên thay đổi công việc…; cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc; khả năng nâng cao chất lượng nhân viên; tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên; yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ; khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động lành nghề trên thị trường lao động. 10 Trong thực tế các tổ chức thường áp dụng các phương pháp định lượng hoặc phương pháp định tính để dự báo nhu cầu nhân viên: Một là phương pháp định lượng. Phân tích xu hướng. Dự báo sơ khởi một cách logic đó là nghiên cứu xu hướng tuyển dụng của công ty qua các năm và vào cuối kỳ mỗi năm. Mục đích nhằm xác định xu hướng mà nhà quản trị nghĩ rằng nó sẽ tiếp diễn trong tương lai. Nghiên cứu nhu cầu nhân viên trong các năm qua để dự báo nhu cầu nhân viên trong giai đoạn sắp tới. Phương pháp này mang tính định hướng, kém chính xác do dự báo chỉ dựa vào yếu tố thời gian và xu hướng phát triển, thường chỉ áp dụng ở những nơi có tình hình sản xuất kinh doanh tương đối ổn định. Dự báo nhu cầu nhân viên theo một nhân tố nguyên nhân bằng phương pháp phân tích tương quan. Xác định mối tương quan giữa hai đại lượng có thể so sánh như số nhân viên và một đại lượng về quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Từ đó có thể dự báo được nhu cầu nhân viên theo quy mô kinh doanh tương ứng. Phương pháp sử dụng máy tính để dự báo nhu cầu. Nhiều công ty hiện nay tại Việt Nam đã bắt đầu thấy tầm quan trọng của máy vi tính trong quản trị. Một số lớn công ty tại Mỹ sử dụng các hệ thống computer hóa trong việc triển khai dự báo nhu cầu nhân lực. Hai là phương pháp định tính. Phương pháp theo đánh giá của các chuyên gia. Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn và giữ vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân viên. Một nhóm nhỏ các chuyên gia được mời đến thảo luận và dự báo nhu cầu nhân viên trên cơ sở đánh giá, phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường và khả năng thích ứng của doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng của các sản phẩm dịch vụ. Việc thảo luận trực tiếp giúp cho các chuyên gia có cơ hội hiểu rõ, đánh giá tình hình khách quan và dự đoán tình hình chính xác hơn. Sau đó, các chuyên gia sẽ cho ý kiến đánh giá của cá nhân họ về nhu cầu nhân lực trong tương lai. Kết quả đánh giá sẽ được xử lý và thông báo lại cho nhóm. Nhóm sẽ thảo luận lại và ra quyết định. Tuy nhiên, phương pháp trao đổi trực tiếp này có thể không khách quan nếu các chuyên gia chịu ảnh hưởng có tính chất chi phối của một cá nhân có chức vụ hoặc vai trò đặc biệt quan trọng nào đó trong nhóm. Phương pháp chuyên gia có sự hỗ trợ của phương tiện kỹ thuật. Dựa trên ý kiến trao đổi của các chuyên gia, các phương án dự báo về nhu cầu nhân viên được 11 phát triển và cài đặt với sự hỗ trợ với sự hỗ trợ của các công cụ kỹ thuật. Khi đó, các chuyên gia có thể tự do lựa chọn các kết quả dự báo khác nhau và không bị chi phối bởi quyết định của những người khác. Phương pháp Delphi. Đây cũng là một hình thức dự báo nhu cầu trên cơ sở nhận định của các chuyên gia nhưng không để họ gặp gỡ, thảo luận. Các chuyên gia sẽ được mời dự báo riêng lẻ. Kết quả dự báo sẽ được tổng hợp và thong báo lại cho họ. Kết quả của các chuyên gia khác sẽ giúp mỗi chuyên gia tự suy ngẫm, điều chỉnh lại dự báo của họ. Sau vài vòng như vậy kết quả dự báo đạt được có thể tương đối khách quan và tin cậy. 1.2.1.2 Quá trình tuyển dụng. Tuyển chọn nhân viên là cả một quá trình phức tạp và tốn kém vì nó đòi hỏi phải có thời gian, sức lực, trình độ khả năng tài chính. Việc tuyển chọn nhân viên bị ảnh hưởng môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Môi trường bên trong như phẩm chất của người sắp được tuyển dụng, tính chất của từng loại công việc, bầu không khí văn hoá, ảnh hưởng của công đoàn. Môi trường bên ngoài như: yếu tố khung cảnh kinh tế, dân số, lực lượng lao động, luật lệ của nhà nước, văn hoá - xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng và chính quyền - đoàn thể. Bao gồm: Thứ nhất là nguồn tuyển dụng Nguồn ứng viên từ trong nội bộ. Có nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ hoặc công việc trống của doanh nghiệp như tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp; tuyển người theo các hình thức quảng cáo; tuyển người thông qua các trung tâm dịch vụ lao động v.v… Khác với đề bạt, bổ nhiệm nội bộ, hình thức tuyển dụng nội bộ được thực hiện công khai, với các tiêu chuẩn rõ rang đối với tất cả các ưng viên từ bên trong doanh nghiệp. Đây là hình thức ưu tiên hang đầu do có các ưu điểm sau so với việc tuyển ứng viên từ bên ngoài: Tạo sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tốt hơn, sáng tạo hơn, nhiệt tình, tận tâm hơn và hiệu suất cao hơn; Nhân viên trong đơn vị dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc thực hiện công việc nhất là trong thời gian đầu ở cương vị mới; nhân viên trong đơn vị là những người đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc. Tuy nhiên, việc tuyển nhân viên trực tiếp từ những người đang làm việc cũng có một số hạn chế như việc tuyển nhân viên vào một chức vụ trống trong doanh nghiệp 12 theo kiểu thăng chức nội bộ do các nhân viên được thăng chức có thể quá quen với cách làm việc của cấp trên và họ sẵn sàng rập khuôn lại cách làm việc đó, thiếu sáng tạo. Mặt khác, trong đơn vị dễ hình thành nhóm “những ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển chọn từ đó có tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo, dễ chia bè phái, khó làm việc. Nguồn ứng viên từ bên ngoài. Nguồn ứng viên từ bên ngoài khi lựa chọn chúng ta cần phải dựa trên cơ sở dự báo tình hình kinh tế, điều kiện thị trường địa phương và điều kiện thị trường nghề nghiệp, trước hết cần phải dự báo được tình hình kinh tế và tỷ lệ lao động thất nghiệp, tỷ lệ lao động thất nghiệp ngày càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên càng nhiều và doanh nghiệp càng dễ tuyển nhân viên. Dự báo về điều kiện thị trường sức lao động địa phương rất quan trọng, việc làm có thể tăng hay giảm rõ rệt trong một thành phố hoặc một vùng nào đó do kết quả phát triển hoặc đóng cửa của đơn vị. Các hình thức chủ yếu để tuyển chọn ứng viên từ bên ngoài như thông qua quảng cáo, thông qua văn phòng dịch vụ lao động, tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, các hình thức khác… Nguồn ứng viên từ các nguồn khác. Trong thực tế các đơn vị có tuyển ứng viên bên ngoài từ hình thức giới thiệu của chính quyền, qua hệ thống Internet từ các trang Web giới thiệu việc làm. Thứ hai là nội dung và trình tự tuyển chọn Tiêu chuẩn để tuyển dụng nhân viên. Các tiêu chuẩn để tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên chiến lược sử dụng nhân sự, định hướng viễn cảnh của công ty, bầu không khí văn hoá của doanh nghiệp. Một cách tổng quát, nếu công ty tuyển ứng viên vào các chức vụ càng cao bao nhiêu, đòi hỏi ứng viên có kỹ năng quản trị rộng và bao quát bấy mhiêu. Ngược lại, ứng viên muốn ứng cử vào chức vụ càng thấp bao nhiêu, càng đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên môn, chuyên sâu bấy nhiêu. Nội dung và trình tự của quá trình tuyển dụng. Nội dung và trình tự của quá trình tuyển dụng trong các doanh nghiệp thường tiến hành theo 9 bước ( Sơ đồ 1.2 ) Bước 1 Chuẩn bị tuyển dụng. Trong bước chuẩn bị cần thiết phải thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần, quyền hạn của hội đồng tuyển dụng; nghiên cứu kỹ các loại