Tài liệu Luận văn quản trị nhân lực quá trình tuyển dụng nhân viên của các doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU Trong các giai đoạn phát triển của xã hội, từ trình độ thấp lên trình độ cao yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng, giữ vị trí chủ chốt trong các hoạt động xã hội cũng như thay đổi các hình thức hoạt động, công nghệ kỹ thuật. Với sự phát triển ngày càng cao của khoa học – công nghệ, máy móc dần thay thế sức lao động của con người. Gio đây con người không phải tham gia vào tất cả các quy trình sản xuất, thay vào đó con người sử dụng trí tuệ của mình để cải tiến công nghệ làm cho nó ngày càng hiện đại hơn, hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Hiện nay trên thế giới, sự phát triển của các phương thức quản lý đã tạo nên nhiều sự khác biệt trong sự phận phối và sử dụng nguồn nhân lực. Ở mỗi quốc gia có một phương thức quản lý riêng và trong các quốc gia đó mỗi doanh nghiệp lại có một phương pháp quản lý riêng của mình. Tùy vào lĩnh vực hoạt động của mình mà các nhà quản trị chọn áp dụng phương thức quản lý sao chob phương thức ấy phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.Trong quá trình sử dụng nhất thiết phải có sự luân chuyển vị trí làm việc của các nhân viên do nhu cầu của công việc luôn thay đổi. Đôi khi việc luân chuyển trong nội bộ công ty không đủ nguồn lực cho các hoạt động, lúc này doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu nhân lực và để đáp ứng đủ nhu cầu này thì bắt buộc doanh nghiệp phải tuyển them nhân viên. Tuy nhiên việc chọn lựa nhân viên có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của công ty không phải việc đơn giản, đôi khi công ty không lựa chọn được người phù hợp hay lựa chọn sai lầm người cần tuyển. Vì vậy nhất thiết doanh nghiệp phải chuẩn bị cho mình một quá trình chặt chẽ để có thể tuyển được người thực sự có khả năng đảm nhiệm công việc thực tế. Để tìm hiểu rõ hơn về quá trình tuyển dụng của các doanh nghiệp tôi chọn đề tài “Quá trình tuyển dụng nhân viên của các doanh nghiệp” để tìm hiểu. Tuy nhiên, bài viết chỉ dừng lại ở vấn đề lý thuyết nên không đi vào phân tích tình hình cụ thể ở các doanh nghiệp và không thể tránh khỏi những sai sót. Kính mong thầy góp ý cho bài viết. PHỤ LỤC I. Vai trò của yếu tố con người trong tổ chức: ………………………1 1. Nhân viên………………………………………….1 2. Quản lý…………………………………………….1 II. Qúa trình tuyển dụng nhân viên: ……………………………….....2 1. Chuẩn bị:…………………………………………………….3 2. Nghiên cứu và phân loại hồ sơ ứng viên…………………….4 3. Phỏng vấn sơ bộ……………………………………………..5 4. Trắc nghiệm………………………………………………….5 5. Phỏng vấn sâu………………………………………………..7 6. Khám sức khỏe và thẩm tra ứng viên………………………..9 7. Quyết định tuyển dụng……………………………………….9 NHẬN XÉT………………………………………………………10 I. Vai trò của yếu tố con người trong tổ chức: Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. Nguồn nhân lực khác với các nguồn lực khác của doanh nghiệp do chính bản chất của con người. Nhân viên có năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức công đoàn để bảo vệ họ. Với tầm quan trọng của nguồn nhân lực với tổ chức. Mỗi tổ chức phải có chính sách phù hợp để đảm bảo nhu cầu về con người cho tổ chức mình. Vì thế phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều tiết cơ chế điều hành về con người trong doanh nghiệp. 1. Nhân viên: Là những người trực tiếp thực hiện những công việc của tổ chức, các dự án, kế hoạch của ban quản trị công ty. Nhân viên là những người có mối quan hệ lợi ích với công ty theo cách nói thông thường nhân viên là những người làm công ăn lương trong tổ chức. Vì vậy khi doanh nghiệp có chính sách thỏa đáng sẽ tạo ra tâm lý tốt cho nhân viên đối với doanh nghiệp và dễ dàng thu hút nguồn ứng viên từ cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Ngược lại, khi doanh nghiệp chỉ có được chính sách lương còn lại các chính sách khác không đảm bảo cho nhân viên thì khi lợi ích của nhân viên và doanh nghiệp không còn gắn liền với nhau thì lòng trung thành của nhân viên sẽ giảm đi, việc này rất nguy hiểm cho doanh nghiệp đặc biệt là trong giai đoạn kinh tế suy thoái, thị trường kinh doanh bất ổn định. 2. Quản lý: Ban quản lý là những người trực tiếp quyết định mọi chính sách trong công ty trong đó có chính sách nhân viên. Việc thực hiện các quyết định về nhân lực của công ty đều do phòng nhân lực của công ty đó thực hiện. Các công việc này bao gồm:  Thiết lập, tham gia thiết lập các chính sách về nhân sự  Thực hiện hoặc phối hợp cùng các lãnh đạo trực tuyến hoặc các phòng ban thực hiện các chức năng, hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp  Cố vấn cho các lãnh đạo trực tuyến về các kỹ năng quản trị nguồn nhân sự  Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chính sách và thủ tục về nguồn nhân sự Với nhu cầu ngày càng phức tạp của công việc, các chính sách đốivới nhân viên của các doanh ngiệp cũng trở nên linh hoạt hơn. Các phòng chức năng của công ty luôn có nhu cầu vế nhân lực, nguồn ứng viên đáp ứng nhu cầu này có thể từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Công việc của các nhà tuyển dụng là tìm đuọc những ứng viên thực sự có khả năng đáp ứng được nhu cầu của công việc, việc này phải trải qua một quá trình cụ thể. Ta sẽ tìm hiểu sâu về quá trình này trong phần hai. II. Qúa trình tuyển dụng nhân viên: Tuyển dụng nhân viên là việc doanh nghiệp làm để bổ sung nguồn lực cho tổ chức mình. Vậy thế nào là tuyển dụng nhân viên và nó có vai trò như thế náo đối với tổ chức. Tuyển dụng là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức. Mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động nhằm đạt được các mục tiêu của mình. Quá trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn. Trong thực tế sẽ có người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển chọn vì họ không được biết các thông tin tuyển mộ, hoặc họ không có cơ hội nộp đơn xin việc. Chất lượng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt được như các yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu như số lượng người nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cần tuyển chọn. Công tác tuyển dụng có ảnh hường lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức. Tuyển dụng không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn, mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như: Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; các mối quan hệ lao động . . . Sự tác động của tuyển dụng đối với các chức năng khác. Các nguồn và phương pháp tuyển dụng nhân lực Khi có nhu cầu tuyển người, các tổ chức có thể tuyển dụng từ lực lượng do động ở bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động ở bên ngoài, nguồn bên trong thường được ưu tiên hơn. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài có ý nghĩa hơn. Đối với nguồn tuyển dụng từ bên trong tổ chức chúng ta có thể sử dụng các phương pháp sau (i) Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển dụng, đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người. Bản thông báo này được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức. Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về trình độ cần tuyển dụng. (li) Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh. (iii)phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: "Danh mục các kỹ năng", mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần mềm nhân sự của các tổ chức. Trong bảng này thường bao gồm các thông tin như: các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động cần tuyển mộ. Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài chúng ta có thể áp dụng các phương pháp thu hút sau đây . (i) Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức (tương tự như trên). (li) Phương pháp thu hút nguồn tuyển mộ qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh của các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác. Nội dung quảng cáo tuỳ thuộc vào số lượng cũng như chất lượng lao động cần tuyển mộ và tính chất của công việc mà có thể tập trung thành chiến địch quảng cáo với sự kết hợp của nhiều phương tiện khác nhau hay quảng cáo riêng biệt. Đối với phương pháp thu hút này nên chú ý nội dung quảng cáo để người xin việc khấn trương liên lạc với cơ quan tuyển dụng. (in) Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm. Đây là phương pháp thu hút đang áp dụng phổ biến ở nước ta nhất là đối với các doanh nghiệp hay tổ chức không có bộ phận chuyên trách về Quản trị nhân lực. .Các trung tâm này thường được đặt trong các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và các tổ chức quần chúng cũng như các cơ quan quản lý lao động ở địa phương và Trung ương. (iv) Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm. Đây là phương pháp mới đang được nhiều các tổ chức áp dụng. Phương pháp thu hút này cho phép các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn rộng hơn với quy mô lớn hơn. Cùng một thời điểm các ứng viên và các nhà tuyển dụng sẽ nhận được nhiều thông tin hơn, tạo ra những căn cứ xác đáng hơn để đi tới những quyết định đúng nhất cho các ứng viên và nhà tuyển dụng. (v) Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển dụng trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề. Để đạt được thắng lợi, quá trình tuyển dụng cần được tiến hành có kế hoạch và mang tính chiến lược rõ ràng. Quá trình tuyển dụng bao gồm các bước sau:  Chuẩn bị  Nghiên cứu và phân loại hồ sơ ứng viên  Phỏng vấn sơ bộ  Trắc nghiệm  Phỏng vấn sâu  Khám sức khỏe và thẩm tra ứng viên  Quyết định tuyển dụng 1. Chuẩn bị: Đây là bước đầu tiên của quá trình tuyển dụng và cũng là bước then chốt, nó quyết định những tiêu chuẩn doanh nghiệp áp dụng để tuyển chọn nhân viên cho mình. Trong bước chuẩn bị cần thiết phải: Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng. Hiện nay ở nước ta một số tài liệu quan trọng liên quan đến tuyển dụng của Nhà nước gồm có:  Bộ luật Lao động  Pháp lệnh ngày 30/8/1990 của Hội đồng Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam về hợp đồng lao động.  Nghị đinh số 165/HĐBT ngày 12/5/1992 của Hội đồng bộ trưởng về quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng lao động.  Điều lệ tuyển dụng và cho thôi việc đối với công nhân, viên chức Nhà nước.  Tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức, viên chức Nhà nước. Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: theo Lewis tiêu chuẩn tuyển chọn cần được hiểu ở bao khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp; tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc. Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc là những tiêu chuẩn liệt kê trong bảng tiêu chuẩn công việc của công ty. Ví dụ ứng viên muốn vào làm trong một công ty đa quốc gia nhất thiết phải đáp ứng đủ các điều kiện của công ty như:  Từ 18 tuổi trở lên  Có đơn dự tuyển, lý lịch rõ ràng và có đủ các văn bàng, chứng chỉ trong yêu cầu  Có đủ sức khỏe để đảm nhận công việc  Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hay đang phải thi hành án  Phải đạt trình độ ngoại ngữ như quy định Sau khi nộp hồ sơ các ứng viên tham dự kỳ thi tuyển của công ty, nếu như cá nhân đáp ứng được các yêu cầu của công ty thì sẽ được tuyển chọn để làm việc tại công ty. 2. Nghiên cứu và phân loại hồ sơ ứng viên Khi đã chuẩn bị xong mọi thứ doanh nghiệp có thể thông báo tuyển dụng, một số các hình thức có thể sử dụng:  Quảng cáo trên báo đài, các phương tiện thông tin đại chúng.  Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động  Thông báo trước cổng cơ quan, doanh nghiệp  Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong công việc  Các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc để người xin việc có thể hình dung được công việc mà họ dự định xin tuyển  Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển  Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với công ty…. Sau khi thông báo tuyển dụng donh nghiệp bắt đầu nhận hồ sơ từ những ứng viên. Khi nhận hồ sơ thì tất cả hồ sơ xin việc đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện sử dụng sau này. Người xin tuyển dụng phải nộp cho doanh nghiệp những giấy tờ theo quy định của Nhà nước, bao gồm:  Đơn xin tuyển dụng.  Bản khai lý lịch có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã hoặc phường, thị trấn.  Giấy chứng nhận sức khỏe do y bác sỹ của co quan y tế có thẩm quyền cấp.  Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật. Hiện nay, theo mẫu chung của các doanh nghiệp nhà nước thường chưa chú ý đến các thông tin quan trọng nhất của ứng viên về các trách nhiệm cụ thể trong các chức vụ mà ứng viên đã từng đảm nhận, quá trình thăng tiến, các khóa đào tạo, huấn luyện đã tham gia và nội dung kết quả đào tạo của ứng viên…Các mẫu hồ sơ được dùng cho tất cả các ứng viên nên chưa thể hiện được các yêu cầu khác nhau liên quan đến yêu cầu của doanh nghiệp đỏi hỏi ở các ứng viên đối với các chức danh. Để có thể chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng mỗi tổ chức, doanh nghiệp nên có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau.Sau khi kiểm tra, phỏng vấn và khám bệnh các kết quả tương ứng sẽ được bổ sung vào hồ sơ. Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm:  Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác.  Khả năng tri thức  Sức khỏe  Mức độ lành nghề, sự khéo léo về tay chân  Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng đối với công việc Nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt những ứng viên hoàn toàn không đáp ứng tiêu chuẩn của công việc, không cần phải làm tiếp những thủ tục khác trong tuyển dụng, từ đó có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp. 3. Phỏng vấn sơ bộ. Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài khoảng từ 5 – 10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém hơn những ứng viên khác mà trong quá trình nghiên cứu hồ sơ không nhận ra 4. Trắc nghiệm. Áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bào kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Áp dụng các hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay….  Trắc nghiệm kiến thức tổng quát: nhằm kiểm tra trình độ hiểu biết kiến thức tổng quát của ứng viên. Những câu hỏi trắc nghiệm loại này thuộc nhiều lĩnh vực như: toán học, văn học, lịch sử, địa lý, triết học, quản trị học và các lĩnh vực văn hóa, xã hội….  Trắc nghiệm tâm lý: nhằm tìm hiểu tâm lý, tình cảm của ứng viên. Có ba phương pháp để trắc nghiệm tâm lý: 1.Bút vấn trắc nghiệm; 2. Khẩu vấn trắc nghiệm; 3. Trắc nghiệm bằng hình vẽ, màu sắc, các dụng cụ liên quan.  Trắc nghiệm về độ thông minh: nhằm đánh giá khả năng suy luận, óc phán đoán, khả năng phán quyết vấn đề…của ứng viên. Thông minh trí tuệ: khả năng nhận biết và thích ứng với hoàn cảnh mới của con ngừơi. Khi đánh giá về mức độ thông minh của con người các nhà tuyển dụng luôn phải chú ý đến 3 yếu tố: thứ nhất là độ nhanh thể hiện ở mức thời gian ứng viên sử dụng để suy nghĩ và tìm ra cách giải quyết vấn đề nào đó; thứ hai là độ sâu thể hiện ở mức độ hiểu biết sâu về một vần đồ nào đó, sự hiểu biết đó có thể là việc hiểu rõ ràng cặn kẽ tất cả những yếu tố của vấn đề hay là hiểu biết sâu về một vấn đề nào đó về mặt lý thuyết; thứ ba là độ rộng thể hiện ở khoảng kiến thức mà ứng viên nắm bắt được, đó có thể là những kiến thức liên quan đến lý thuyết hay những kiến thức về văn hóa xã hội, ở đây ta không xét tới mức độ hiểu biết sâu về vấn đề đó mà xét ở lượng kiến thức mà người đó biết được. Thông minh cảm xúc: khả năng cảm nhận những tình cảm của người khác để điều chỉnh nhửng cảm xúc của bản thân cho phù hợp. Trước kia khi tuyển chọn ứng viên các nhà tuyển dụng thường chú ý đến thông minh trí tuệ nhiều hơn thông minh cảm xúc nhưng trong điều kiện kinh tế như hiện nay thông minh cảm xúc đóng vai trò quan trọng hơn thông minh trí tuệ với lập luận là con tim quan trọng hơn trí óc. Vì thế những người thông minh cảm xúc thường đễ thành công hơn những người có độ thông minh cảm xúc thấp bởi họ có thể tránh khỏi những xung đột không đáng có trong công việc và trong cuộc sống đặc biệt là những xung đột liên quan đến việc kinh doanh.  Trắc nghiệm cá tính: quan trọng trong việc tuyển chọn, bố trí, thuyên chuyển nhân viên. Trắc nghiệm này nhằm tìm hiểu những đặc điểm về cá tính của ứng viên, bao gồm: thứ nhất là yếu tố bẩm sinh do di truyền từ gia đình, cha mẹ vì thế ứng viên sẽ có một số đặc điểm về tính cách giống với những thánh viên trong gia đình mình tuy nhiên những tính cách do bẩm sinh không phải yếu tố quan trọng quyết định nên tích cách của ứng viên, thứ hai là do môi trường sống: mội trường sống bao gồm gia đình, bạn bè, trường học, thầy cô và các mối quan hệ của xã hội, đây là yếu tố quyết định hình thành nên tính cách của một con người. Mội trường sống giúp con người hình thành các kỹ năng sống vì thế những người trưởng thành ở những mội trường khác nhau sẽ hình thành cho mình những tính cách riêng. Cụ thể những người trưởng thành ở các vùng nông thôn có tính trọng tình cảm hơn, sống gần gũi với thiên nhiên thể hiện ở tính tình hiền hòa đối xử với người khác nhẹ nhàng, tình cảm còn những người trưởng thành ở thành thị thì quen với cuộc sống nhanh, mọi t hứ đều phải rõ ràng, không trọng tình cảm bằng người sống ở nông thôn.  Trắc nghiệm năng khiếu: năng khiếu là khả năng vượt trội mang tính bẩm sinh của mỗi cá nhân. Năng khiếu có thể được rèn luyện nhưng việc rèn luyện chỉ có thể giúp cá nhân hoàn thiện và làm nổi bật những năng khiếu sẵn có chứ không thể tạo ra năng khiếu mới được. Một số đặc tính của người vượt trội như: (1) chìm đắm trong tư duy: những người này có khả năng tư duy rất tốt, khi gặp một vấn đề gí đó cần phải dùng tư duy để gỉai quyết thì những người này có thể giải quyết rất nhanh; (2) chấp nhận, chịu được những lỗi lầm: họ có mối quan hệ khá tốt với những người xung quanh và dễ dàng khoan dung cho những lỗi lầm của người khác và giúp người khác có thể tự hoàn thiện bản thân; (3) yêu thích công việc của mình; (4) có mục tiêu rõ ràng; (5) thích thú, thưởng ngoạn công việc của mình; (6) cảm giác thoải mái khi là người thiểu số; (7) là người khác biệt; (8) không hoàn hảo; (9)cảm giác về sứ mạng và tầm nhìn một cách đúng đắn; (10) dũng cảm trong sáng tạo. Trong công việc những người có năng khiếu đặc biệt thường bộ lộ năng khiếu của mình trong cách tiếp cận và giải quyết vấn đề, đối với những sáng tạo hay những sai phạm họ luôn đối diện với nó để có thể giải quyết vấn đề một cách triệt để nhất có thể tuy nhiên một số người bộc lộ một cách thái quá làm cho những người xung quanh cảm giác rằng họ không được tôn trọng trong tổ chức vì thế nhà tuyển dụng cũng phải chú ý tuyển dụng và bố trí nhân viên sao cho hợp lý nhất. 5. Phỏng vấn sâu. Phỏng vấn sâu được sử dụng để tìm hiểu thực sự ứng viên có đầy đủ khả năng để đảm nhiệm công việc sau này hay không như trình độ thực sự, kinh nghiệm, các đặc diểm về cá nhân; xác định các nguyện vọng nghề nghiệp các múc tiêu trước mắt và dài hạn, khả năng thăng tiến của ứng viên; đánh giá sắc thái bên ngoài của ứng viên; tạo điều kiện cho ứng viên và cấp trên của ứng viên trong tương lai có cơ hội gặp gỡ nhau để hiểu biết nhau hơn. Phỏng vấn sâu gồm các loại sau:  Phỏng vấn không có chuẩn bị trước: loại phỏng vấn này nhằm tìm hiểu các vấn đề về cá nhân ứng viên, các câu hỏi thường không được chuẩn bị trước, mọi câu hỏi đều được xác định trong lúc phỏng vấn do sự tương tác giữa ngưới phỏng vấn và ứng viên. Phản vấn dạng này có thể làm chệch hướng đoán của ứng viên làm họ có thể trả lời thật những câu hỏi vì thế độ chính xác cao. Tuy nhiên hình thức này chỉ có thể áp dụng nếu phỏng vấn ít người, nếu phỏng vấn một lượng ứng viên lớn thì người phỏng vấn sẽ mệt mỏi và những câu hỏi sẽ không thể đưa ra những câu hỏi hay, chính xác cho từng đối tượng vì thế kết quả phỏng vấn có thể không chính xác.  Phỏng vấn có chuẩn bị trước: dạng phỏng vấn này được dùng khi phải phỏng vấn nhiều ứng viên và không có nhiều thời gian. Các câu hỏi được dùng trong phỏng vấn đều được nhà tuyển dụng chuẩn bị từ trước. Những câu hỏi có thể dùng để hỏi về những kinh nghiệm của ứng viên về công việc dự tuyển hay những việc ứng viên đã từng làm…  Phỏng vấn có chuẩn bị một phần: dạng phỏng vấn này cho phép nàh tuyển dụng hiểu sâu sắc hơn câu trả lời của ứng viên, thường sử dụng khi có nhiều thời gian cho việc phỏng vấn và thường sử dụng những câu hỏi mở: những câu hỏi này buộc các ứng viên phải đưa ra quan điểm hay ý kiến cá nhân về một vấn đề cụ thề mà nàh tuyển dụng đưa ra từ đó có thể xác định được một số đặc điểm của ứng viên từ đó nàh tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn trong việc ra quyết định tuyển dụng ứng viên.  Phỏng vấn tình huống: nhà tuyển dụng sẽ đưa ra các tình huống cho ứng viên giải quyết nhằm tìm hiểu khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên. Các tình huống có thể là trong cuộc sống hằng ngày hay trong công việc từ đó có thể đánh giá ứng viên.  Phỏng vấn căng thẳng: không nhẹ nhàng như các cách phỏng vấn trước. Dạng phỏng vấn này được dùng trong các cuộc phỏng vấn tuyển nhân viên cho những công việc đòi hỏi sức chịu đựng tâm lý cao. Những câu hỏi được dùng thường mang tính phản cảm nhiều khi còn rất gay gắt với ứng viên. vì thế dạng phỏng vấn này ít được sử dụng nhất, trong những điều kiện bình thường sử dụng những câu hỏi này có thể gây cho các ứng viên ấn tượng không tốt, làm ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Với các dạng phỏng vấn như trên việc sử dụng hình thức nào là tùy từng điều kiện của từng doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể lựa chọn dùng một phương pháp hay phối hợp các phương pháp với nhu sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Để phát huy hết tác dụng của các phương pháp tuyển dụng và có thể tuyển được người phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc phỏng vấn. Cụ thể:  Bước 1: chuẩn bị cho phỏng vấn: nhà tuyển dụng phải nghiên cứu kỹ lưỡng bản mô tả công việc, hồ sơ cá nhân của các ứng viên, chuẩn bị trước những câu hỏi sẽ sử dụng trong quá trình phỏng vấn, dự tính trước thời gian cho từng phần và từng ứng viên, xác định địa điểm phỏng vấn.  Bước 2: thiết lập mối quan hệ với ứng viên nhằm giúp ứng viên bớt căng thẳng, tạo ấn tượng tốt về tổ chức với ứng viên. Những việc có thể làm trong bước này như: đánh giá cao sự quan tâm của ứng viên với tổ chức của mình, khen ngợi ứng viên về những kinh nghiệm và thành công trong công việc, mong muốn thu thập được nhiều thông tin từ ứng viên; cảm ơn ứng viên đã sắp xếp thời gian tham dự phỏng vấn.  Bước 3: đặt câu hỏi. Những câu hỏi đã được chuẩn bị trước hoặc chưa được chuẩn bị, những câu hỏi đưa ra phải lấy được nhiều thông tin nhất từ ứng viên. Các câu hỏi có thể là: (1) Câu hỏi mở: là những câu hỏi rất rộng và không cấu trúc, ngưới đặt câu hỏi thường xác định chủ đề và ứng viên là những người đưa ra câu trả lời. (2) Câu hỏi đóng: được sử dụng để lấy thông tin cụ thể, người đưa ra câu hỏi thường giới hạn câu trả lời của ứng viên trong một khuôn đã được định sẵn. (3) Câu hỏi điều tra: đây là những câu hỏi mở thường phát sinh trong quá trình thảo luận để thu thập thông tin khi các câu trả lời của ứng viên chưa đầy đủ, rõ ràng như mong muốn của nhà tuyển dụng. (4) Câu hỏi hành vi: dùng để tìm hiểu khả năng giải quyết các tình huống của các ứng viên. Những câu hỏi được sử dụng có thể hỏi về công việc ứng viên đã từng thực hiện trong quá khứ hay những tình huống mà nhà tuyển dụng đưa ra. (5) Câu hỏi mớm: câu hỏi này thường định hướng cho ứng viên trả lời theo hướng mà nàh tuyển dụng mong muốn. Khi sử dụng câu hỏi này nhà tuyển dụng không thể lấy được thông tin từ ứng viên mà chỉ có thể gây thiện cảm với ứng viên.  Bước 4: chấm dứt phỏng vấn. Đây là bước cuối cùng nhà tuyển dụng làm việc với ứng viên, trong bước này nhà tuyển dụng cần phải cố gắng chấm dứt bằng các nhận xét tích cực có thể trả lời một số thắc mắc của ứng viên về công ty hay công việc cụ thể ứng viên có thể đảm nhiệm trong tương lai và đưa ra thời gain cụ thể sẽ thông báo kết quả của cuộc phỏng vấn cho ứng viên.  Bước 5: xem xét lại phỏng vấn. Ngay sau khi kết thúc phỏng vấn với ứng viên nhà tuyển dụng cần phải ghi chú phần nhận xét của mình về ứng viên vào sổ phỏng vấn để tránh những lầm lẫn khi phỏng vấn ứng viên khác. Cần tránh những sai lệch khi phỏng vấn như việc đánh giá ứng viên theo hành vi của họ, mặc dù hành vi cũng có tác động trong phân tích đánh giá nhưng không thể chỉ nhìn vào hành vi mà đưa ra nhận xét toàn diện về họ. Điều cơ bản cần tránh là nhà tuyển dụng không hề hiểu biết về công việc cần tuyển mà chỉ tuyển nhân viên theo kinh nghiệm của mình, trường hợp này có thể rơi vào nhân viên phòng nhân sự khi họ phỏng vấn tuyển dụng nhân viên cho vị trí đó trong khi họ chưa tìm hiều về yêu cầu của công việc. 6. Khám sức khỏe và thẩm tra ứng viên Sức khỏe là yếu tố quyết định ứng viên có thể đáp ứng yêu cầu công việc hay không. Bởi vì dù có đáp ứng đầy đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách tốt nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo theo yêu cầu công việc thì doanh nghiệp cũng không nên tuyển dụng ứng viên đó. Nhận một người không đủ sức khỏe vào làm việc không những không có lợi về mặt chất lượng công việc và hiệu quả kinh tế mà còn có thể gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho tổ chức, doanh nghiệp đó. 7. Quyết định tuyển dụng. Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Bởi vì nhà tuyển dụng sẽ quyết định nhận ai, loại bỏ ai đối với công việc cần tuyển. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định, cần xem xét một cách hệ thống thông tin về ứng viên, phát triển bảng tóm tắt ứng viên rồi đối chiếu với yêu cầu công việc. Các doanh nghiệp thường quan tâm đến khả năng ứng viên có thể làm được những gì và muốn làm như thế nào. Cách thức ra quyết định tuyển chọn cũng ảnh hưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn. Do đó hội đồng tuyển chọn nên có sự thống nhất trước về cách thức ra quyết định.Ở cách ra quyết định giản đơn hội đồng hoặc cá nhân có thẩm quyền tuyển chọn sẽ thu thập, xem xét lại các thông tin về ứng viên. Sau đó dựa trên sự hiểu biết về công việc cần tuyển để ra quyết định tuyển ứng viên. Trong thực tế, mỗi nhà quản trị có cách quản lý, nhìn nhận vấn đề riêng nên mỗi người sẽ có nhận xét về yêu cầu công việc khác nhau vì thế ra quyết định theo cách này thường ít chính xác, không thể mang lại hiệu quả tối ưu cho công việc. Tuy nhiên cách này lại được áp dụng rất phổ biến. Ngược lại, ra quyết định bằng hội đồng tuyển chọn sẽ chính xác hơn, tất cả các yêu cầu của công việc và những đặc điểm của ứng viên sẽ được đem ra xem xét, đánh giá và đánh giá ứng viên trên suốt quá trình phỏng vấn nên việc tuyển chọn sẽ, đem lại hiệu quả tuyển chọn tốt hơn. Sau khi ra quyết định tuyển chọn, không phải tất cả các ứng viên được chọn đều có thể làm việc cho doanh nghiệp bởi vì có những ứng viên đi thi tuyển trong khi họ vẫn đang còn làm cho một tổ chức kinh doanh khác, việc họ đi phỏng vấn chỉ là vì họ muốn thử sức mình với vị trí mới ở một địa điểm mới. Có thể những điề kiện doanh nghiệp đưa ra không phù hợp với mục tiêu hay mong muốn của họ, khi đó những người này sẽ không làm cho doanh nghiệp. Vì thế khi tuyển dụng doanh nghiệp cần phải đưa ra được những điều kiện cụ thể để có thể tuyển dụng được nhân viên làm việc cho tổ chức mình. Người lao động được nhận vào làm việc tại công ty và công ty khi làm việc, ký hợp đồng lao động nhất thiết phải ghi rõ: lương bổng, chức vụ tuyển dụng, thời gian thử việc, những điều khoản có liên quan đến công việc, ràng buộc giữa hai bên. Sau khi được nhận vào làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp nhân viên mới sẽ được giới thiệu với người phụ trách và các đồng nghiệp trong công ty. Doanh nghiệp dẽ thực hiện hình thức giới thiệu về doanh nghiệp, hướng dẫn về công việc. Nhân viên mới thường ngại ngùng với môi trường làm việc mới, nhiều khi họ cảm thấy thất vọng vì công việc không được như mong đợi của họ. Vì thế quản lý trong bộ phận có nhân viên mới và các bộ phận khác phải hướng dẫn nhiệt tình, tạo tâm lý thoải mái cho họ khi bước vào môi trường làm việc mới: hướng dẫn vế các hoạt động của công ty, các phòng ban, chi nhánh, công việc cụ thể của các bộ phận đặc biệt là bộ phận mà ứng viên đang làm việc. NHẬN XÉT: Người tuyển dụng luôn muốn tuyển cho doanh nghiệp mình những ứng viên ưu tú nhất phù hợp với nhu cầu tuyển chọn của công ty. Khi có nhu cầu tuyển dụng các doanh nghiệp bắt đầu quy trình tuyển chọn gồm nhiều bước như trên, tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng lựa chọn được những người như ý muốn. Nguyên nhân có thể là do nguồn ứng viên dự tuyển cho vị trí mới không đáp ứng đầy đủ nhu cầu công việc nhưng công việc gấp rút nên doanh nghiệp phải tuyển dụng, có thể do quy trình tuyển chọn của doanh nghiệp không hợp lý, trog quá trình tuyển chọn xảy ra một số sai sót, trong quá trình ra quyết định tuyển dụng, nhà quản trị đã không xem xét kỹ nhu cầu công việc đối chiếu với điều kiện của ứng viên nên ra những quyết định chưa chính xác. Thực tế ở các doanh nghiệp hiện nay là, doanh nghiệp không dự trữ sẵn nguồn nhân lực dự bị cần thiết cho mình, khi doanh nghiệp cần tuyển chọn sẽ có nguồn nhân lực sẵn có đáp ứng cho nhu cầu đến khi cần tuyển nhân viên doanh nghiệp mới bắt đầu thông báo tuyển dụng. Điều này gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và đáp ứng nguồn nhân lực. Để có thể tuyển chọn được nhân viên phù hợp với nhu cầu của công việc các doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một cơ chế tuyển dụng hiện đại, có thể cung cấp nguồn ứng viên cho doanh nghiệp mọi lúc doanh nghiệp cần bổ sung nhân lực. Thiết lập cho mình một nguồn nhân lực dự trữ với những thông tin, chế độ rõ ràng và luôn cập nhật thông tin về nhu cầu công việc cũng nhu thông tin trên thị trường lao động hiện tại. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giao trình “Quản trị nguồn nhân lực” – Nhà xuất bản Thống kê. 2. vietbao.com 3. xaluan.com.vn