Tài liệu Luận văn quản lý các dự án về công nghệ thông tin ở ngân hàng tmcp công thương việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ --------------------- HOÀNG THÀNH SƠN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH Hà Nội – 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ --------------------- HOÀNG THÀNH SƠN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM Chuyên ngành: Quản lý kinh tế Mã số: 60 34 04 10 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN ĐỨC TRUNG Hà Nội - 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các thông tin trong luận văn là do tôi thu thập, tìm hiểu, phân tích và phản ánh một cách trung thực, phù hợp với tình hình thực tế. Trong luận văn này có sử dụng các tài liệu, số liệu tại các báo cáo tình hình triển khai các dự án Công Nghệ Thông Tin của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và các giáo trình, tài liệu liên quan trong quá trình học tập, nghiên cứu tại khóa 21, cao học, quản lý kinh tế - Trường Đại học kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội. Học viên Hoàng Thành Sơn LỜI CẢM ƠN Tôi xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với thầy hướng dẫn TS. Nguyễn Đức Trung đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cho tôi vê chuyên môn, truyền đạt kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo của khoa Kinh tế chính trị và phòng Đào Tạo, trường Đại học kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi trong quá trình học tập cũng như nghiên cứu đề tài. Tôi cũng xin trân trọng cảm ơn Trung tâm công nghệ thông tin – Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã cung cấp số liệu, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài. Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến những người thân trong gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn. Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Học viên Hoàng Thành Sơn MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT .............................................................. i DANH MỤC BẢNG BIỂU ...................................................................................... ii DANH MỤC HÌNH VẼ .......................................................................................... iii PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ...............................................................4 1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu .......................................................................4 1.2. Khái niệm về quản lý dự án ..............................................................................6 1.2.1. Khái niệm dự án .........................................................................................7 1.2.2. Các thuộc tính của dự án ...........................................................................7 1.2.3. Dự án công nghệ thông tin .........................................................................9 1.2.4. Khái niệm quản lý dự án ..........................................................................10 1.2.5. Đặc điểm quản lý dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực ngân hàng. 10 1.2.6. Mục tiêu của quản lý dự án ......................................................................12 1.3. Các giai đoạn và các bên tham gia trong dự án ..............................................12 1.3.1. Các giai đoạn của dự án ..........................................................................12 1.3.2. Các bên tham gia trong Dự Án ................................................................16 1.4. Các tiêu chí đánh giá quản lý dự án công nghệ thông tin tại các ngân hàng thương mại. ............................................................................................................18 1.4.1. Thứ nhất là sự tuân thủ của các quy trình trong kế hoạch thực hiện dự án ............................................................................................................................18 1.4.2. Thứ hai là việc hoàn thành mục tiêu của dự án .......................................18 1.4.3. Thứ ba là hiệu quả sử dụng nguồn lực của dự án ....................................18 1.4.4. Thứ tư là năng lực của cán bộ chủ chốt của dự án ..................................19 1.4.5. Thứ năm là chi phí thực hiện dự án .........................................................19 1.4.6. Thứ sáu là mức độ hài lòng của khách hàng ...........................................19 1.4.7. Thứ bảy là sự phối hợp giữa các bộ phận của dự án. ..............................19 1.5. Các Nhân tố ảnh hưởng và các kỹ năng cần có trong Quản Lý Dự Án .........20 1.5.1. Quản lý vĩ mô ...........................................................................................20 1.5.2. Quản lý vi mô đối với các hoạt động dự án .............................................20 1.5.3. Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản lý dự án .............................22 1.6. Các lĩnh vựcquản lý dự án công nghệ thông tin .............................................23 1.6.1. Quản lý phạm vi .......................................................................................23 1.6.2. Quản lý thời gian ......................................................................................29 1.6.3. Quản lý chi phí .........................................................................................38 1.6.4. Quản lý chất lượng ...................................................................................42 CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..................................................48 2.1. Phương pháp phân tích tổng hợp ....................................................................48 2.2. Phương pháp điều tra khảo sát ........................................................................49 CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM ...............52 3.1. Tổng quan về ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam .............................52 3.1.1. Lịch sử phát triển .....................................................................................52 3.1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh ..............................................................53 3.1.3. Cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ..............54 3.2. Thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ........................................................................................55 3.2.1. Tổng quan về quản lý dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ......................................................................................55 3.2.2. Phân tích thực trạng về quản lý dự án công nghệ thông tin tại Vietinbank ............................................................................................................................66 3.2.3. Đánh giá chung về công tác quản lý dự án tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ...............................................................................................95 CHƢƠNG 4: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM ..............................................................................98 4.1. Định hướng phát triển công nghệ thông tincủa ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ..................................................................................................98 4.1.1. Định hướng về phát triển công nghệ thông tin của ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ......................................................................................98 4.1.2. Định hướng về công tác quản lý các dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam .................................................................99 4.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ...........................................................99 4.2.1. Giải phải chung hoàn thiện công tác quản lý dự án ..............................100 4.2.2. Giải pháp hoàn thiệnquản lý phạm vi ....................................................101 4.2.3. Giải pháp hoàn thiện quản lý thời gian .................................................102 4.2.4. Giải pháp hoàn thiện quản lý chi phí .....................................................103 4.2.5. Giải pháp hoàn thiện quản lý chất lượng...............................................103 4.2.6. Giải pháp hoàn thiện kiểm tra, giám sát dự án CNTT. ..........................104 4.3. Một số kiến nghị với Ngân hàng nhà nước Việt Nam ..................................104 KẾT LUẬN ............................................................................................................106 TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................107 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nguyên nghĩa 1. CNTT Công nghệ thông tin 2. QLRRTD Quản lý rủi ro tín dụng 3. TMCP Thương mại cổ phần 4. TTCNTT Trung tâm công nghệ thông tin 5. Vietinbank Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 6. CAM Centre Application Management - Quản lý ứng dụng tập trung 7. ECM Enterprise Content Management - Quản lý nội dung doanh nghiệp 8. EDW Enterprise Datawarehouse – Kho dữ liệu doanh nghiệp 9. ERP Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 10. ESM Enterprise Security Management - Quản lý bảo mật doanh nghiệp 11. LOS Loan Original System - Hệ thống khởi tạo khoản vay 12. PM Project Manager – Cán bộ quản lý dự án 13. PBS Product Break-down Structure - Cấu trúc phân rã sản phẩm 14. SDLC System Development Life Cycle – Vòng đời phát triển của hệ thống. 15. SOA Service Orient Architecture - Kiến trúc hướng dịch vụ 16. WBS Work Break-down Structure - Cấu trúc phân rã công việc i DANH MỤC BẢNG BIỂU Stt Bảng Nội dung 1 Bảng 1.1 Chi phí thời gian của Lập trình viên 2 Bảng 1.2 3 Bảng 1.3 Ảnh hưởng môi trường tới ước lượng thời gian 4 Bảng 1.4 5 Bảng 3.1 Số lượng yêu cầu ngoài phạm vi của các dự án Chi phí thời gian của Lập trình viên (Điều tra của IBM) Ảnh hưởng số năm kinh nghiệm tới ước lượng thời gian ii Trang 26 26 27 27 73 DANH MỤC HÌNH VẼ Stt Hình 1 Hình 1.1 Cấu trúc bảng kê công việc chi tiết 21 2 Hình 2.1 Các bước thực hiện phương pháp phân tích tổng hợp 42 3 Hình 2.2 Các bước thực hiện nghiên cứu định tính 43 4 Hình 3.1 Hình 3.1. Mô hình quản trị của Vietinbank 47 5 Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành của Vietinbank 48 6 Hình 3.3 Mô hình khối Công Nghệ Thông Tin Vietinbank 49 7 Hình 3.4 Mô hình quản lý dự án tại Vietinbank. 51 8 Hình 3.5 Lịch trình triển khai các dự án trọng điểm CNTT tại 9 Hình 3.6 Quy trình định nghĩa dự án ở Vietinbank 62 10 Hình 3.7 Quy trình lập kế hoạch dự án ở Vietinbank 63 11 Hình 3.8 Quy trình quản lý sản phẩm tại Vietinbank 69 12 Hình 3.9 Quy trình quản lý thay đổi tại Vietinbank 71 13 Hình 3.10 Lịch trình dự án Ngân hàng lõi (file Microsoft Project) 77 14 Hình 3.11 Quy trình quản lý chất lượng tại Vietinbank 83 15 Hình 3.12 Quy trình quản lý kiểm thử tại Vietinbank 85 Nội dung Vietinbank giai đoạn 2011 - 2015 iii Trang 59 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Công nghệ thông tin (CNTT) đã và đang đóng vai không thể thiếu trong sự phát triển của xã hội hiện đại. Trong thực tế ở mọi ngành nghề, lĩnh vực, doanh nghiệp nào nắm trong tay thế mạnh về CNTT sẽ có được lợi thế cạnh tranh vượt trội so với các đối thủ. Vì vậy việc đẩy mạnh, nâng cao khả năng ứng dụng CNTT vào hoạt động, quản trị điều hành đang là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp thức thời tại Việt Nam. Không nằm ngoài xu thế trên, ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Vietinbank) với tư cách là một trong bốn Ngân hàng thương mại nhà nước lớn đang đứng trước nhiều thách thức về việc đổi mới, nâng cao năng lực toàn diện của hệ thống công nghệ thông tin xứng tầm là ngân hàng hiện đại hàng đầu Việt Nam cũng như vươn tầm thế giới nhằm khẳng định, nâng cao tầm vóc và thương hiệu của Vietinbank nói riêng cũng như ngành ngân hàng Việt Nam nói chung. Để đạt được mục tiêu trên, bên cạnh việc đổi mới quy trình, nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực, tối ưu hoá năng lực của các hệ thống đang có, trong giai đoạn 2010 – 2015,Vietinbank đã và đang tiếp tục triển khai 16 dự án Công Nghệ Thông Tin chiến lược trong nhiều mảng lĩnh vực từ ngân hàng lõi tới các mảng dịch vụ thanh toán, tài trợ thương mại, quan hệ khách hàng, báo cáo quản trị điều hành ... Đây đều là các dự án lớn về quy mô, tầm vóc và chi phí của Vietinbank. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện triển khai do các nguyên nhân chủ quan và khách quan mà một số dự án bị chậm tiến độ, vượt chi phí dự toán , chất lượng sản phẩm của dự án không đạt yêu cầu, ...Vì vậy, với mong muốn nhanh chóng hoàn thiện triển khai các dự án chiến lượcCNTTđể đưa vào sử dụng tạo lợi thế cạnh tranh với các ngân hàng khác cũng như tối ưu hoá, tiết kiệm các chi phí, phòng ngừa các rủi ro có thể phát 1 sinh trong quá trình thực hiện, triển khai dự án,Vietinbank đang đứng trước các bức xúc không thể tránh được trong công tác quản lý các dự án về công nghệ thông tin. Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài: “Quản lý các dự án về Công Nghệ Thông Tin ở Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Công Thương Việt Nam”. Đề tài trên là phù hợp với chương trình đào tạo chuyên ngành quản lý kinh tế mà tôi đã học tại Trường Đại học kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội. Câu hỏi nghiên cứu của đề tài là: “Làm thế nào để Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Công Thương Việt Nam có thể hoàn thiện công tác quản lý các dự án về công nghệ thông tin?” 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục Đích: Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết về quản lý dự án công nghệ thông tin cũng như thực trạng các dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, luận văn sẽ đề xuất các phương hướng và giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý các dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu, hệ thống hoá cơ sở lý luận về quản lý dự án và quản lý dự án công nghệ thông tin. - Nghiên cứu, phân tích thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam giai đoạn 2010 – 2015. - Đề xuất phương hướng, giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: - Việc quản lý các dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam. 2 Phạm vi nghiên cứu: - Không gian nghiên cứu: Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam. - Thời gian: Các nội dung nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2010-2015 4. Kết cấu luận văn. Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn được trình bày trong 4 chương: Chương 1. Tổng quan nghiên cứu và cơ sở lý luận về quản lý dự án công nghệ thông tin Chương 2. Phương pháp và thiết kế nghiên cứu luận văn Chương 3. Thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin ởngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam Chương 4. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án công nghệ thông tin ở ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 3 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu Có một số bài báo, đề tài viết về quản lý dự án công nghệ thông tin, tuy nhiên số lượng các đề tài nghiên cứu chuyên sâu về quản lý dự án CNTT không nhiều, chủ yếu mang tính định hướng, trong khuôn khổ luận văn này, tác giả chỉ nêu một vài bài tiêu biểu: (1) – Đàm Lê Anh, 2013, Quản trị dự án công nghệ thông tin. Đề tài đã nêu được một số khái niệm cơ bản về quản lý dự án công nghệ thông tin: định nghĩadự án là nỗ lực nhằm tạo nên các sản phẩm mới hoặc các dịch vụ mới, duy nhất. Đề tài cũng nêu được một số đặc trưng của dự án, chủ thể của dự án, các quy trình quản lý dự án, các đặc điểm, mục tiêu của quản lý dự án trong đó quản lý dự án bao gồm hai cấu phần chính: Quản lý về kỹ thuật, bao gồm công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng kỹ thuật; Quản lý về con người, bao gồm con người và các tổ chức tham gia thực hiện dự án và sự trao đổi người. Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của dự án bên cạnh các kỹ năng kỹ thuật, cần phát triển các kỹ năng con người trên cơ sở các chuẩn kỹ năng như suy nghĩ, trao đổi, trình bày, giao tiếp, … Ngoài ra đề tài cũng đưa ra các ý tưởng về bản đồ tư duy (Mindmaps); phân tích chiến lược từ trên xuống(top-down), phân tích chi phí – lợi ích (BCA hoặc CBA) và đưa ra các nhóm quy trình để thực hiện một dự án gồm quy trình khởi đầu, quy trình lập kế hoạch, quy trình thực hiện, quy trình kiểm soát, quy trình kết thúc. Đề tài đã xây dựng các chương trình hành động, lập kế hoạch, xây dựng mục tiêu để hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật, đề tài đã đưa lên khung lý thuyết về các kiến thức cơ sở của người quản lý dự án, kiến thức về quản lý luồng công việc dự án: 4 xây dựng kế hoạch dự án, theo dõi dự án và kiểm soát thực hiện, quản lý thay đổi, kết thúc dự án, đánh giá hoàn thành dự án. Kiến thức về kiểm soát tiến độ: Quản lý nguồn lực, quản lý tổ chức và nhân viên, quản lý mua sắm, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro. (2) – Trương Vĩnh Hảo, 2011. Phương pháp Quản lý dự án Công nghệ thông tin. Nội dung của đề tài bao gồm: Khái niệm về quản lý dự án công nghệ thông tin; Quy trình quản lý chi phí dự án, phần mềm quản lý chi phí dự án, mô hình COCOMO Khái niệm về quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó và thường được đo bằng đơn vị tiền tệ. Đề tài đã giải quyết được một số vấn đề khó khăn sẽ gặp khi thực hiện các công việc cụ thể trong dự án, xác định được phạm vi nhất định nào ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên phục vụ cho dự án, tổ chức thực hiện dự án. (3) – Nguyễn Hữu Quốc, 2007, Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông. Quản lý dự án. Đề tài đã nêu lên các khái niệm cơ bản về dự án, dự án công nghệ thông tin, quản lý dự án. Tác giả đã xác định thuộc tính của các dự án, mục tiêu và tác dụng của quản lý dự án, các giai đoạn, vòng đời của dự án trong đó tác giả nêu lên một số trường hợp các dự án thất bại và nguyên nhân của nó. Các dự án công nghệ thông tin là riêng biệt, độc lập có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, có sản phẩm cụ thể cuối cùng và duy nhất về sản phẩm hoặc về môi trường của nó. Quản lý dự án là để đưa ra một sản phẩm cuối cùng đúng hạn trong phạm vi ngân sách hay nguồn tài chính cho phép phù hợp theo các đặc tả với 5 một mức độ chất lượng để phục vụ các nhu cầu kinh doanh để đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn và kỳ vọng của công tác quản lý. Định nghĩa về dự án bị thất bại là không đạt được các mục tiêu của dự án hoặc bị vượt quá ngân sách ít nhất 30%, không rõ ràng các mục tiêu 18%, thiếu thông tin là 17%, quản lý dự án không tốt là 32%, lý do khác là 12%. Những nguyên nhân thất bại do nhà cung cấp phần cứng/phần mềm kém, nhân viên cao cấp trong nhóm làm việc không hiệu quả, lập kế hoạch các mục tiêu không được rõ ràng, đầy đủ, đáp ứng số liệu đầu vào không đạt yêu cầu. Tác giả đã nêu những sáng kiến về việc cải tổ trong công tác quản lý dự án công nghệ thông tin. Trong đó đặc biệt lưu ý trọng tâm là nắm chắc các thuộc tính đặc trưng của dự án công nghệ thông tin. Bên cạnh các đề tài trên còn có một số bài báo, đề tài nghiên cứu về các dự án liên quan đến quản lý dự án công nghệ thông tin. Như vậy, trong những năm qua đã có một vài công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề quản lý dự án nói chung và quản lý dự án công nghệ thông tin nói riêng. Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện về quản lý dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam. Vì vậy, với đề tài luận văn “Quản lý các dự án về Công nghệ thông tin ở Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam” học viên mong muốn được góp một phần nhỏ vào khoảng trống nghiên cứu còn lại cho vấn đề quản lý dự án công nghệ thông tin qua đó hi vọng sẽ giúp ích cho mục tiêu giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa hệ thống, quy trình nhằm mục tiêu phát triển bền vững của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam. 1.2. Khái niệm về quản lý dự án Quản lý dự án là lĩnh vực mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng đối với bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành quản lý. 6 Để có thể hiểu rõ và làm chủ được những kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt động của quản lý dự án (cụ thể là các dự án công nghệ thông tin), trước tiên chúng ta cần nắm rõ các kiến thức, khái niệm, thuật ngữ trong quản lý dự án. 1.2.1. Khái niệm dự án Theo quan điểm chung, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới. Theo PMBOK® Guide 2000, trang 4, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Với cách định nghĩa này có thể hiểu hoạt động dự án tập trung vào hai đặc tính chính: Thứ nhất là nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại. Thứ hai là sản phẩm và dịch vụ của dự án là duy nhất: điều này thể hiện sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác. Tóm lại,dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách. 1.2.2. Các thuộc tính của dự án Dự án có mục đích và kết quả rõ ràng: Tất cả các dự án thành công đều phải có kết quả được xác định rõ ràng như một đoạn đường, một cây cầu, một khu đô thị, ... Mỗi dự án bao gồm tập hợp các nhiệm vụ cần thực hiện, mỗi nhiệm vụ cụ thể này khi thực hiện sẽ thu được kết quả độc lập và tập hợp các kết quả đó tạo thành kết quả chung của dự án. Các kết quả này có thể theo 7 dõi, đánh giá bằng hệ thống các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác nhau được quản lý, thực hiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực (chi phí) và chất lượng. Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: Dự án là một sự sáng tạo. Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển và kết thúc. Nó không kéo dài mãi, khi dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao, đưa và khai thác, sử dụng, tổ chức dự án giải tán. Sản phẩm, kết quả của dự án mang tính độc đáo và mới lạ: Khác với các quá trình sản xuất liên tục, có tính di truyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính mới, thể hiện sức sáng tạo của con người. Do đó sản phẩm và dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại. Tuy nhiên trong nhiều dự án, tính duy nhất thường khó nhận ra. Vì vậy mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau ... Từ đó cho thấy nếu 2 dự án giống nhau hoàn toàn và không tạo được giá trị mới nào, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, đây là tình trạng phổ biến của các dự án nói chung và dự án CNTT nói riêng. Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên liên quan như nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công ...) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước. Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ mà sự tham gia của các thành phần trên có sự khác nhau. Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận liên quan đó. 8 Dự án thường mang tính chất không chắc chắn: Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật liệu và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn. Đặc biệt đối với các dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi liên tục (định luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao. Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ giữa các dự án trong một tổ chức là quan hệ chia sẻ cùng một nguồn lực khan hiếm như đội ngũ lập yêu cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo chuyển giao ... Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn nhau cả về tiền vốn, thiết bị. Đặc biệt, trong một số trường hợp các lãnh đạo trong ban quản lý dự án có quan điểm lập trường khác nhau dẫn đến việc cấp dưới không biết phải thực hiện theo mệnh lệnh của lãnh đạo nào. Từ đó có thể thấy rằng môi trường pháp lý dự án có nhiều mối quan hệ phức tạp nhưng hết sức năng động. 1.2.3. Dự án công nghệ thông tin Công nghệ Thông Tin là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. (Trích Wikipedia tiếng Việt) Ở Việt Nam, khái niệm công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Luật Công Nghệ Thông Tin ban hành ngày 29/06/2006: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”. Như vậy dự án công nghệ thông tin là các dự án liên quan đến việc xây dựng, phát triển, áp dụng các hệ thống phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông ... 9 1.2.4. Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Theo PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide, 2000, trang 6), Quản lý dự án là việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thoả mãn các yêu cầu của dự án. Xét một khía cạnh khác, quản lý dự án là một quả trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Các lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển phương pháp quản lý dự án là: Thứ nhất,nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với các hàng hoá, dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức, quản lý sản xuất và chất lượng sản phẩm dịch vụ. Thứ hai,kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật ... 1.2.5. Đặc điểm quản lý dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực ngân hàng. Quản lý dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực ngân hàng có một số đặc điểm sau: Thứ nhất là, chịu sự tác động quản lý vĩ mô của Ngân hàng nhà nước. Các dự án CNTT trong ngân hàng đặc biệt là các ngân hàng TMCP nhà nước cần phải tuân thủ kiến trúc công nghệ, các nghị định, thông tư hướng dẫn của 10