Tài liệu Luận văn phân tích đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty tnhh mtv cơ khí đông anh .

NG TIẾN ĐẠT --------------------------------------------- HOÀNG TIẾN ĐẠT LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH PHÂN TÍCH ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ ĐÔNG ANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI --------------------------------------------- HOÀNG TIẾN ĐẠT PHÂN TÍCH ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ ĐÔNG ANH Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. TRẦN THỊ BÍCH NGỌC HÀ NỘI - 2013 Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý LỜI CAM ĐOAN Tác giả của đề tài “Phân tích đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Một thành viên Cơ khí Đông Anh ” xin cam đoan đây là công trình do tác giả nghiên cứu các tài liệu, thu thập các thông tin của môi trường vĩ mô, môi trường ngành và quan sát, nghiên cứu thực trạng kiểm soát hệ thống sản xuất tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Một thành viên Cơ khí Đông Anh, nhìn ra điểm mạnh điểm yếu trong công tác kiểm soát để từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất cho Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Một thành viên Cơ khí Đông Anh với mong muốn nâng cao hiệu quả trong sản xuất, giảm chi phí, giúp cho công ty có cơ hội phát triển vững chắc trong tương lai. Đề tài này hoàn toàn không sao chép của bất kỳ ai. Hoàng Tiến Đạt 2 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ......................................................................................................2 MỤC LỤC..................................................................................................................3 DANH MỤC CÁC BẢNG ........................................................................................6 DANH MỤC HÌNH VẼ ............................................................................................7 PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................8 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT........................................................................................10 I.1. Khái niệm về hệ thống sản xuất:.........................................................................10 I.1.1. Khái niệm sản xuất ..........................................................................................10 I.1.2. Đặc điểm của sản xuất hiện đại .......................................................................11 I.1.3 Khái niệm quản trị sản xuất và tác nghiệp........................................................12 I.1.4. Mục tiêu của quản trị sản xuất .........................................................................14 I.2. Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát trong quản lý ................................15 I.2.1 Khái niệm kiểm soát ........................................................................................15 I.2.2. Mục đích cơ bản của kiểm soát .......................................................................15 I.2.3. Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát........................................................16 I.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội dung của quá trình kiểm soát hệ thống sản xuất.......................................................................17 I.3.1. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất ..........................................................17 I.3.2. Các chức năng của kiểm soát hệ thống sản xuất ............................................17 I.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất .................................19 I.3.3.1. Nhiệm vụ và nội dung của thống kê tác nghiệp sản xuất: ............................19 I.3.3.2 Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn kiểm tra, phân tích ..............................23 I.3.3.3 Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn điều chỉnh quá trình sản xuất..............28 I.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất và các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất. ...................................................................31 I.4.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất................................31 I.4.2. Các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất ...........................33 Hoàng Tiến Đạt 3 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý Kết luận cuối chương I ...........................................................................................34 CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ ĐÔNG ANH..............................35 II.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: ...........35 II.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: .....35 II.1.2. Các lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh:.........36 II.1.2. Tổ chức nhân sự của công ty công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: .......42 II. 2. Phân tích thực trạng về kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: ....................................................................................................43 II.2.1. Giới thiệu bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: ..........................................................................................................43 II.2.2. Các quy định chung về hoạt động kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: ..............................................................................45 II.2.3. Giới thiệu các chính sách về khen thưởng, kỷ luật trong hệ thống sản xuất của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh:...........................................................49 II.3. Phân tích thực trạng trong hoạt động thống kê tác nghiệp các thông tin kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh:......................52 II.3.1. Bộ máy thực hiện chức năng thống kê tác nghiệp. ........................................52 II.3.2. Hệ thống các loạ sổ sách,báo cáo, các chỉ tiêu kiểm soát và người tham gia báo cáo: .....................................................................................................................53 IV- .............................................................................................................................84 II.3.3. Quy định nộp báo cáo, lưu báo cáo, thời gian và nơi nhận:...........................96 II.4. Phân tích thực trạng công tác kiểm tra - phân tích thông tin trong kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh:..................................102 II.4.1. Bộ máy tham gia công tác kiểm tra, phân tích hoạt động sản xuất của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: ............................................................................109 II.4.2. Thực trạng chất lượng công tác kiểm tra:.....................................................110 II.4.3. Mức độ sai lệch so sánh giữa định mức kế hoạch với thực hiện sản xuất của công ty TNHH Cơ Khí Đông Anh. .........................................................................110 Hoàng Tiến Đạt 4 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý II.4.4. Mức độ quan tâm tới kết quả của việc kiểm tra - phân tích quá trình sản xuất của các lãnh đạo ......................................................................................................111 II.5. Phân tích các quy định, kỷ luật chung về kiểm soát hệ thống sản xuất và việc thực hiện các quy định đó tại công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh:................112 Kết luận chương II ................................................................................................113 CHƯƠNG III. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT CHO CÔNG TY TNHH MTV CKĐA...........................................114 III.1. Định hướng phát triển của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: ...........114 III.2. Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất cho công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh: ........................................................................................114 III.2.1: Giải pháp 1: Hoàn thiện hệ thống sổ sách, báo cáo: ...................................114 III.2.2: Giải pháp 2: Nâng cao tính chính xác của báo cáo:....................................122 III.2.3: Giải pháp 3: Hoàn thiện bộ máy kiểm soát :...............................................127 III.2.4 Giải pháp 4 : Hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin:........................................131 Kết luận và kiến nghị ............................................................................................133 Tài liệu tham khảo ................................................................................................134 Phụ lục....................................................................................................................135 Hoàng Tiến Đạt 5 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2-1: Bộ tiêu chuẩn mác thép Đúc 59 Bảng 2-2: Bộ tiêu chuẩn định mức vật tư 70 Bảng 2-3: Báo cáo kết quả kiểm tra bi đạn – phụ tùng Đúc II 75 Bảng 2-4: Kết quả kiểm tra hàng phụ tùng Đúc I 82 Bảng 2-5: Bảng biểu Sổ giao ca 85 Bảng 2-6: Bảng biểu Nhật ký hệ thống hốn hợp 87 Bảng 2-7: Bảng biểu Nhật ký máy làm khuôn 90 Bảng 2-8: Bảng quyết toán Vật tư Đúc II 92 Bảng 2-9: Bảng tổng hợp tuổi thọ lò 95 Bảng 2-10: Bảng quy định thời gian nộp báo cáo 96 Bảng 2-11: Bảng so sánh tiêu hao vật tư định mức và thực tế sản xuất 111 Bảng 2-12: Bảng tiêu hao vật tư phụ cho từng loại bi đạn 121 Hoàng Tiến Đạt 6 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý DANH MỤC HÌNH VẼ Sơ đồ 1-1: Quá trình sản xuất....................................................................................10 Sơ đồ 1-2: Hệ thống sản xuất/tác nghiệp ................................................................13 Sơ đồ 1-3. Mức độ hoàn thành chương trình sản xuất theo chủng loại sản phẩm tại PX gia công cơ khí ....................................................................................................25 Sơ đồ 1 - 4. Sơ đồ kiểm soát năng xuất lò nung clanke trong nhà máy sản xuất xi măng ..........................................................................................................................26 Sơ đồ 1-5: Nguyên tắc về quá trình ra các quyết định và phân tích tiến trình sản xuất. ...........................................................................................................................27 Hình 1-6: Logo Công ty ............................................................................................ 35 Hình 1-7: Bi đạn nghiền xi măng.............................................................................. 37 Hình 1-8: Hàng phụ tùng xi măng ........................................................................... 38 Hình 1-9: Giàn không gian và cầu giàn không gian ................................................. 39 Hình 1-10: Cửa nhôm do DAA sản xuất................................................................... 40 Hình 1-10: Hàng rào Vincom.................................................................................... 41 Hình 1-11: Mô hình tổ chức Công ty ........................................................................44 Hình 2-1: Giao diện phần mềm Bravo ......................................................................98 Hình 2-2: Hình ảnh thể hiện Xuất – nhập – tồn kho vật tư.....................................100 Hình 2-3: Thẻ kho công ty ......................................................................................101 Hình 2-4: Vật tư tồn kho .........................................................................................103 Hình 2-5: Nhập kho vật tư ......................................................................................105 Hình 2-6: Xuất kho vật tư cho sản xuất ..................................................................106 Hình 2-7: Nhập kho thành phẩm.............................................................................107 Hình 2-8: Xuất bán hàng .........................................................................................108 Hình 2-9: Sơ đồ dòng chảy .....................................................................................130 Hoàng Tiến Đạt 7 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Một đất nước muốn phát triển thì yêu cầu tiên quyết là hệ thống cơ sở hạ tầng đầy đủ, hiện đại. Từ thế kỷ XVII hàng loạt các nước trên thế giới như Anh, Mỹ, Đức, Pháp... đã nổ ra cuộc cách mạng công nghiệp, đẩy nền kinh tế của họ phát triển với tốc độ chóng mặt. Cho đến hiện tại, có thể nói những đất nước trên có những cơ sở hạ tầng hiện đại bậc nhất thế giới, là nền tảng vững chắc để phát triển kinh tế trong nước. Nước Việt Nam chúng ta còn nghèo, vẫn đang trên đà phát triển tiến lên xã hội chủ nghĩa. Những năm qua Đảng và Nhà nước vẫn xác định cần tiếp tục xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, đường xá cầu cống và tập trung vào các ngành công nghiệp nặng làm bước đà cho phát triển kinh tế. Nhận thức được nhu cầu xã hội, những năm qua Công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh tập trung chủ yếu vào công nghệ sản xuất hàng phụ tùng phục vụ cho các nhà máy xi măng, hiện đã mở rộng sản xuất các loại nhôm định hình, sản phẩm giàn không gian phục vụ nhu cầu xây dựng của đất nước. Ngày nay, mức độ cạnh tranh của thị trường là vô cùng khốc liệt, do đó đề tài: “PHÂN TÍCH ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ ĐÔNG ANH” sẽ góp phần giúp công ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát trên các quan điểm khoa học hơn, phù hợp hơn với thời đại, và hơn nữa nó giúp công ty tiết kiệm được chi phí, đưa ra những sản phẩm có giá thành thấp hơn, chất lượng cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài: Mục đích nghiên cứu của đề tài là phân tích và đánh giá thực trạng trong công tác kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh hiện tại, trên cơ sở đó đề xuất những biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát sản xuất của công ty nhằm tạo cho công ty có cơ hội phát triển vững chắc trong tương lai. Hoàng Tiến Đạt 8 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Đối trượng nghiên cứu: Hoạt động của hệ thống kiểm soát sản xuất công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh. - Phạm vi nghiên cứu: Các hoạt động liên quan tới kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh trong khoảng thời gian gần đây. 4. Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích thống kê; Phương pháp phân tích hệ thống; Phương pháp phân tích so sánh; Phương pháp nghiên cứu tài liệu. 5. Nội dung của đề tài: Luận văn được chia thành 3 chương như sau: Chương I : Cơ sở lý luận về sản xuất và kiểm soát hệ thống sản xuất. Chương II: Phân tích thực trạng kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh. Chương III: Một số đề xuất hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất cho công ty TNHH MTV Cơ Khí Đông Anh. Hoàng Tiến Đạt 9 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT I.1. Khái niệm về hệ thống sản xuất: I.1.1. Khái niệm sản xuất Theo quan niệm phổ biến trên thế giới thì sản xuất được hiểu là: “quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ ” [ 6,1 ] Một hệ thống sản xuất sử dụng các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác để chuyển đổi nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Sự chuyển đổi này là hoạt động trọng tâm và phổ biến của hệ thống sản xuất. Mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị hệ thống sản xuất là các hoạt động chuyển hoá của sản xuất. Đầu vào - Nguyên nhân lực - Nguyên liệu - Công nghệ - Máy móc, thiết bị - Tiền vốn - Khoa học và nghệ thuật quản trị Chuyển hoá Đầu ra - Hàng hoá - Dịch vụ - Biến đổi - Tăng thêm giá trị Sơ đồ 1-1: Quá trình sản xuất [ 6, 1 ] Như vậy, về thực chất sản xuất chính là quá trình chuyển hoá các yếu tố đầu vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra. Ta có thể hình dung quá trình này như trong sơ đồ 1-1. Theo nghĩa rộng, sản xuất bao hàm bất kỳ hoạt động nào nhằm thoả mãn nhu cầu của con người. Phân lọai các hoạt động sản xuất theo ba bậc: sản xuất bậc 1; sản xuất bậc 2 và sản xuất bậc 3. [6, 1-2] - Sản xuất bậc 1 (sản xuất sơ chế): là hình thức sản xuất dựa vào khai thác tài nguyên thiên nhiên hoặc là những hoạt động sử dụng các nguồn tài nguyên có sẵn, còn ở dạng tự nhiên như khai thác quặng mỏ, khai thác lâm sản, đánh bắt hải sản, trồng trọt.. Hoàng Tiến Đạt 10 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý - Sản xuất bậc 2 (công nghiệp chế biến): là hình thức sản xuất, chế tạo, chế biến các loại nguyên liệu thô hay tài nguyên thiên nhiên biến thành hàng hoá như gỗ chế biến thành bàn ghế, quặng mỏ chế biến thành sắt thép. Sản xuất bậc 2 bao gồm cả việc chế tạo các bộ phận cấu thành dùng để lắp ráp thành sản phẩm tiêu dùng và sản phẩm công nghiệp. - Sản xuất bậc 3 (công nghiệp dịch vụ): Cung cấp hệ thống các dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu đa dạng của con người. Trong nền sản xuất bậc 3, dịch vụ được sản xuất ra nhiều hơn các hàng hoá hữu hình. Các nhà sản xuất công nghiệp được cung cấp những điều kiện thuận lợi và dịch vụ trong phạm vi rộng lớn. Các công ty vận tải chuyên chở sản phẩm của các nhà máy sản xuất từ nhà máy đến các nhà bán lẻ. Các nhà buôn bán và nhà bán lẻ cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng. Ngoài ra còn nhiều loại dịch vụ khác như: bốc dỡ hàng hoá, bưu điện, viễn thông, ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục, nhà hàng, khách sạn... I.1.2. Đặc điểm của sản xuất hiện đại Quản trị sản xuất ngày nay ngày càng được các nhà quản trị cấp cao quan tâm, coi đó như là một vũ khí cạnh tranh sắc bén. Sự thành công chiến lược của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá, tạo dựng, phát triển các nguồn lực từ chức năng sản xuất. Sản xuất hiện đại có những đặc điểm sau: - Thứ nhất, sản xuất hiện đại yêu cầu phải có kế hoạch hợp lý khoa học, có đội ngũ kỹ sư giỏi, công nhân được đào tạo tốt và thiết bị hiện đại. - Thứ hai, quan tâm ngày càng nhiều đến thương hiệu và chất lượng sản phẩm. Đây là một tất yếu khách quan khi mà tiến bộ kỹ thuật ngày càng phát triển với mức độ cao và yêu cầu của cuộc sống ngày càng nâng cao. - Thứ ba, cần nhận thức rõ con người là tài sản quý nhất của công ty. Yêu cầu ngày càng cao của quá trình sản xuất, cùng với sự phát triển của máy móc thiết bị, vai trò năng động của con người trở nên chiếm vị trí quyết định cho sự thành công cho trong các hệ thống sản xuất. Hoàng Tiến Đạt 11 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý - Thứ tư, sản xuất hiện đại ngày càng quan tâm đến vấn đề kiểm soát chi phí. Việc kiểm soát chi phí được quan tâm thường xuyên hơn trong từng chức năng, trong mỗi giai đoạn quản lý. - Thứ năm, sản xuất hiện đại dựa trên nền tảng tập trung và chuyên môn hoá cao. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã làm các công ty thấy rằng không thể tham gia vào mọi lĩnh vực, mà cần phải tập trung vào lĩnh vực nào mình có thế mạnh để giành vị thế cạnh tranh. - Thứ sáu, sản xuất hiện đại cũng thừa nhận yêu cầu về tính mềm dẻo của hệ thống sản xuất. Sản xuất hàng loạt, quy mô lớn đã từng chiếm ưu thế làm giảm chi phí sản xuất. Nhưng khi nhu cầu ngày càng đa dạng, biến đổi càng nhanh thì các đơn vị vừa và nhỏ, độc lập mềm dẻo có vị trí thích đáng. - Thứ bảy, sự phát triển của cơ khí hoá trong sản xuất từ chỗ thay thế cho lao đông nặng nhọc, đến nay đã ứng dụng nhiều hệ thống sản xuất tự động điều khiển bằng chương trình. - Thứ tám, mô phỏng các mô hình toán học được sử dụng rộng rãi để hỗ trợ cho việc ra các quyết định sản xuất – kinh doanh. [6, 2]. I.1.3 Khái niệm quản trị sản xuất và tác nghiệp Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế tham gia các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thoả mãn nhu cầu thị trường và thu về cho mình một khoản lợi nhuận nhất định. Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống có mối quan hệ chặt chẽ với môi trường bên ngoài và có cấu trúc bên trong gồm nhiều phân hệ khác nhau. Để thực hiện mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải tổ chức tốt các bộ phận cấu thành nhằm thực hiện các chức năng cơ bản. Sản xuất là một trong những phân hệ chính có ý nghĩa quyết định đến việc tạo ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho xã hội. Quản lý hệ thống sản xuất sản phẩm, dịch vụ là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của từng doanh nghiệp. Hình thành, phát triển và tổ chức điều hành tốt là cơ sở và yêu cầu thiết yếu để mỗi doanh nghiệp có thể đứng vững và phát triển trên thị trường. “Quản trị sản xuất chính là quá trình thiết kế, hoạch Hoàng Tiến Đạt 12 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý định, tổ chức điều hành và kiểm tra theo dõi hệ thống sản xuất nhằm thực hiện mục tiêu sản xuất đã đề ra”. Cũng giống như những phân hệ khác, hệ thống sản xuất bao gồm nhiều yếu tố cấu thành, có mối quan hệ khăng khít, chặt chẽ với nhau. Toàn bộ phân hệ sản xuất được biểu diễn bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ 1-2: Hệ thống sản xuất/tác nghiệp [ 2, 6 ] Yếu tố trung tâm của quản trị sản xuất là quá trình biến đổi. Đó là quá trình chế biến, chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành hàng hoá hoặc dịch vụ mong muốn, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Kết quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc thiết kế, tổ chức và quản lý quá trình biến đổi này. Các yếu tố đầu vào rất đa dạng gồm có nguồn tài nguyên thiên nhiên, con người, công nghệ, kỹ năng quản lý và nguồn thông tin. Chúng là điều kiện cần thiết cho bất kỳ quá trình sản xuất hoặc dịch vụ nào, muốn quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả cần phải tổ chức, khai thác, sử dụng các yếu tố nguồn lực đầu vào hợp lý, tiết kiệm nhất. Đầu ra chủ yếu gồm hai loại là sản phẩm và dịch vụ. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, đầu ra được thể hiện dưới nhiều dạng khó nhận biết một cách cụ thể như trong sản xuất. Ngoài những sản phẩm và dịch vụ được tạo ra sau mỗi quá trình sản xuất, dịch vụ còn có các loại phụ phẩm khác có thể có lợi hoặc không có lợi cho Hoàng Tiến Đạt 13 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đôi khi đòi hỏi phải có chi phí rất lớn cho việc xử lý, giải quyết chúng, chẳng hạn: phế phẩm, chất thải...... Thông tin phản hồi là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp. Đó là những thông tin ngược cho biết tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất trong thực tế của doanh nghiệp. Các đột biến ngẫu nhiên làm rối loạn hoạt động của toàn bộ hệ thống sản xuất dẫn đến không thực hiện được những mục tiêu dự kiến ban đầu. Chẳng hạn thiên tai, hạn hán, lũ lụt, chiến tranh, hoả hoạn .v.v..... Nhiệm vụ của quá trình sản xuất và dịch vụ là thiết kế và tổ chức hệ thống sản xuất nhằm biến đổi đầu vào thành các yếu tố đầu ra sau mỗi quá trình biến đổi, nhưng với một lượng lớn hơn lượng đầu tư ban đầu. Giá trị gia tăng là yếu tố quan trọng nhất, là động cơ hoạt động của các doanh nghiệp và mọi tổ chức, cá nhân có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị gia tăng là nguồn gốc tăng của cải và mức sống của toàn xã hội; tạo ra nguồn thu nhập cho tất cả các đối tượng có tham gia đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp như những người lao động, chủ sở hữu, cán bộ quản lý và là nguồn tái đầu tư sản xuất mở rộng, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.[2, 5-7] I.1.4. Mục tiêu của quản trị sản xuất Các doanh nghiệp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu sinh lời. Lợi nhuận tối đa là mục tiêu chung nhất, mục tiêu cuối cùng của bất kỳ doanh nghiệp nào khi đầu tư tiền của và sức lực vào các hoạt động kinh doanh trên thị trường. Quản trị sản xuất đồng thời với tư cách là tổ chức quản lý sử dụng các yếu tố đầu vào và cung cấp đầu ra phục vụ nhu cầu của thị trường, vì vậy, mục tiêu tổng quát đặt ra là đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng trên cơ sở sử dụng hiệu quả nhất các yếu tố sản xuất. Nhằm thực hiện mục tiêu này, quản trị sản xuất có các mục tiêu cụ thể sau: - Bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ theo đúng yêu cầu của khách hàng. - Giảm chi phí sản xuất tới mức thấp nhất để tạo ra một đơn vị đầu ra. Hoàng Tiến Đạt 14 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý - Rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. - Xây dựng hệ thống sản xuất của doanh nghiệp có độ linh hoạt cao. Các mục tiêu cụ thể này gắn bó chặt chẽ với nhau, tạo ra sức mạnh tổng hợp, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.[2, 7-8] I.2. Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát trong quản lý I.2.1 Khái niệm kiểm soát - “Kiểm soát là quá trình áp dụng các cơ chế và phương pháp nhằm đảm bảo các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với những mục tiêu, kế hoạch đã định và các chuẩn mực đã đặt ra của tổ chức „ [3, 381] - “Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới.[3, 381] I.2.2. Mục đích cơ bản của kiểm soát - H.Fayol đã khẳng định: “Trong ngành kinh doanh, sự kiểm soát gồm có việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, với những chỉ thị những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sự sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự tái phạm. Nó đối phó với mọi sự vật, con người và hành động”. Goctr cho rằng: “Sự hoạch định quản trị tìm cách thiết lập những chương trình thống nhất, kết hợp và rõ ràng” và còn “Sự kiểm soát bắt buộc các công việc phải theo đúng kế hoạch”. Từ những quan điểm nói trên về kiểm soát có thể rút ra mục đích cơ bản của kiểm soát là: - Xác định rõ những mục tiêu, kết quả đã đạt được theo kế hoạch đã định. - Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu vào, các yếu tố chi phí sản xuất cũng như thị trường đầu ra. - Phát hiện chính xác, kịp thời những sai xót xảy ra và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện, quyết định, mệnh lệnh, chỉ thị. - Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền, chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân. Hoàng Tiến Đạt 15 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý - Hình thành hệ thống thống kê báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính xác, thích hợp. - Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm mục tiêu đã định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận, từng cấp, từng cá nhân trong bộ máy quản trị kinh doanh.[3, 381-382] I.2.3. Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát - Từ những thập niên 90 của thế kỷ XX, kiểm soát đã trở thành công cụ được các nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên dưới quyền và kiểm soát các hoạt động của chính họ. - Nhờ kiểm soát mà đo được mức độ chính xác, sự phù hợp của các quyết định, các mục tiêu chiến lược, chiến thuật đã được hoạch định của doanh nghiệp. - Nhờ kiểm soát mà đánh giá được kết quả đã đạt được, duy trì các hoạt động đang tiến hành, phát hiện nguyên nhân sai sót từ đó điều chỉnh các quyết định trong tương lai. - Thông qua các tài liệu kiểm soát, nhà quản trị sẽ có được hệ thống thông tin đầy đủ, cập nhật để làm căn cứ hoạch định mục tiêu cho tương lai. Tóm lại: Sự cần thiết của kiểm soát nảy sinh từ ý muốn của những người hoạch định và ra quyết định, muốn biết kết quả thực hiện những mệnh lệnh, quyết định của cấp dưới, qua đó thẩm định, mức độ chính xác, tính khả thi của những mục tiêu đã hoạch định. - Ngoài ra, tính tất yếu của kiểm soát cần xuất phát từ mối liên hệ tương tác giữa các hoạt động trong doanh nghiệp. Kiểm soát có ý nghĩa to lớn trong việc phối hợp các hoạt động quản trị từ: xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược, xác lập cơ cấu tổ chức, tạo động lực kích thích động cơ của người lao động trong doanh nghiệp. Hoàng Tiến Đạt 16 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý I.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội dung của quá trình kiểm soát hệ thống sản xuất. I.3.1. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất Kiểm soát sản xuất bao gồm có các nội dung chính là: thống kê; kiểm tra, phân tích và điều chỉnh các quyết định sản xuất, nó là giai đoạn cuối cùng của quản lý sản xuất. Nền tảng để thực hiện các công việc được bắt đầu từ thống kê tác nghiệp. Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các hoạt động sản xuất, thu được các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các kế hoạch sản xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả các nguồn lực để kiểm soát kịp thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn ra, nâng cao chất lượng quản trị sản xuất nói chung.[1, 1] I.3.2. Các chức năng của kiểm soát hệ thống sản xuất Kiểm soát hệ thống sản xuất bao gồm có ba chức năng đó là: Thống kê; kiểm tra, phân tích và điều chỉnh thực hiện vai trò phản hồi trong quá trình sản xuất. - Chức năng thống kê tác nghiệp tiến hành: Vào sổ các dữ liệu phản ánh hoạt động của các bộ phận sản xuất theo quy định, tích luỹ, phân loại, hệ thống hoá lại các dữ liệu đó. Những dữ liệu của thống kê tác nghiệp sẽ được sử dụng trong quá trình kiểm tra, phân tích và điều chỉnh ở các bước tiếp theo. Yêu cầu cần đảm bảo cho các nhà quản trị sản xuất các thông tin: đầy đủ, kịp thời và chính xác nhằm đánh giá chính xác quá trình sản xuất và có thể kịp thời đưa ra các tác động điều chỉnh. - Chức năng kiểm tra và phân tích: Đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị các thông tin phân tích để từ đó có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh quá trình sản xuất. Trong quá trình kiểm tra và phân tích đó cần thiết phải tiến hành phân tích và đánh giá toàn diện các đối tượng quản lý, phân tích các nguyên nhân phát sinh các sai lệch giữa tiến trình thực tế so với kế hoạch, tìm ra những tiềm năng của hệ thống sản xuất, đưa ra các phương án khác nhau của các quyết định quản lý nhằm điều chỉnh quá trình sản xuất (ví dụ: khi điều chỉnh lịch trình sản xuất, có thể xem xét các phương án sử dụng các tiềm năng Hoàng Tiến Đạt 17 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý bên trong và huy động các nguồn lực bên ngoài để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho quá trình sản xuất). Nhiệm vụ cơ bản của chức năng kiểm tra đó là: thông báo kịp thời cho các nhà quản trị biết về những phát sinh trong quá trình sản xuất bằng cách so sánh các dữ liệu về tình trạng thực tế với kế hoạch và các định mức quy định. Trong quá trình đó cần làm rõ ý nghĩa của những sai lệch và đưa ra các dự báo về khả năng có thể thực hiện các chương trình sản xuất mà không cần thực hiện các tác động điều chỉnh lên tiến trình sản xuất. Trong trường hợp có khả năng đó xảy ra thì có thể coi như những sai lệch là không đáng kể. Để đưa ra được các quyết định điều chỉnh có hiệu quả các nhà quản trị cần phải biết được nguyên nhân thực sự của các phát sinh, mức độ ảnh hưởng đến tiến trình sản xuất, và khả năng có thể loại bỏ những sai lệch đó nhằm đạt được những kết quả mong muốn trong thời hạn đề ra. Chuẩn bị thông tin phân tích phản ánh hoạt động của đối tượng quản lý sẽ thực hiện trong quá trình phân tích hoạt động sản xuất. Thông tin phân tích cần chứa đựng các dữ liệu về tình hình thực hiện chương trình sản xuất (kế hoạch sản xuất), các nguyên nhân và các nhân tố gây ra các rối loạn trong quá trình sản xuất, các tiềm năng có thể khai thác. Trong quá trình phân tích đó có thể phân tích những bất cập của kế hoạch sản xuất và sự không phù hợp của những định mức đang sử dụng. Thông tin phân tích được tích luỹ và sử dụng nhằm làm rõ quy luật diễn ra của quá trình sản xuất, dự báo các tình huống của sản xuất với mục tiêu đưa ra các cảnh báo về sự phát triển bất lợi và loại trừ các tổn thất có thể xảy ra. - Chức năng điều chỉnh các quyết định sản xuất: Thực hiện các công việc như đưa ra các quyết định, các biện pháp nhằm loại trừ các sai lệch, rối loạn trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng không phải thực hiện sự điều chỉnh để đạt mục tiêu ban đầu bằng bất cứ giá nào vì như thế sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất.[1, 2-5] Hoàng Tiến Đạt 18 Cao học quản trị kinh doanh Luận văn thạc sỹ kỹ thuật Viện kinh tế và quản lý I.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất I.3.3.1. Nhiệm vụ và nội dung của thống kê tác nghiệp sản xuất: Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các hoạt động sản xuất, thu được các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các kế hoạch sản xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả các nguồn lực để kiểm soát kịp thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn ra, nâng cao chất lượng quản trị sản xuất nói chung. Thống kê tác nghiệp sản xuất cần phải bao quát được tất cả các đối tượng quản lý: từ khâu chuẩn bị sản xuất, đến các khân sản xuất chính, phụ và phụ trợ, tất cả các nguồn lực sản xuất (máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực...), tiêu thụ sản phẩm hoàn chỉnh... Và điều đó có nghĩa là cần thiết thống kê tác nghiệp sản xuất phải phản ánh đầy đủ và kịp thời các phương diện hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ như thông tin dành cho nhà quản trị tác nghiệp về chuẩn bị sản xuất cần phải có: về tình hình thực hiện kế hoạch chuẩn bị sản xuất trên toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận sản xuất, từng người thực hiện, các thống kê về sự tương thích với các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí nhân công, thời gian thực chạy của các máy móc thiết bị sản xuất, thống kê về tình hình thực hiện các biện pháp nhằm ứng dụng kỹ thuật mới, tình hình chuẩn bị sản xuất các sản phẩm mới, tăng chất lượng các sản phẩm đang sản xuất. Trong lĩnh vực đảm bảo vật tư và kỹ thuật cho sản xuất cần thiết có: thông tin về thực hiện các kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, bán thành phẩm mua ngoài, thông tin về sự vận động của dòng vật chất trong các xưởng và sử dụng chúng trong sản xuất, ... Thống kê tác nghiệp sản xuất bao gồm tính toán theo các nguyên công của quy trình công nghệ tại các xưởng: vận động của đối tượng lao động trong các kho của các xưởng, trong kho trung tâm, tính toán về sự chuyển giao giữa các kho, thông tin về phế phẩm sản xuất, thời gian ngừng lãng phí của máy móc thiết bị, công nhân, thông tin về số lượng sản phẩm sản xuất ra, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất tại các phân xưởng, thông tin về số lượng bán thành phẩm trong sản xuất. Trong quá Hoàng Tiến Đạt 19 Cao học quản trị kinh doanh