Tài liệu Luận văn khoa quản trị doanh nghiệp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh tm&dv tin học at

Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV TIN HỌC AT 1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài Ngày nay, nền kinh tế thị trường phát triển với tốc độ chóng mặt, kéo theo rất nhiều doanh nghiệp được mọc nên. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cho dù doanh nghiệp đó kinh doanh dịch vụ hay hàng hóa. Quá trình hội nhập đã và đang đặt ra cho doanh nghiệp nhiều thách thức và đe dọa cho sự tồn tại và phát triển của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân. Sự gia tăng của những doanh nghiệp lớn, nhỏ và vừa làm cho sức cạnh tranh trên thị trường ngày một tăng. Điều đó buộc các doanh nghiệp không thể đứng yên một chỗ, mà doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện mình hơn để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Muốn vậy, doanh nghiệp cần đưa ra những mục tiêu, chiến lược và sách lược đúng đắn và thực hiện một cách nghiêm túc để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra. Một doanh nghiệp phát triển khi họ có sự thay đổi về quy mô, mở rộng thị trường hay sản phẩm hiện tại, phát triển thị trường hay sản phẩm mới của mình vv…Những sự thay đổi đó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thay đổi, hay nói cách khác doanh nghiệp muốn phát triển, muốn thực hiện tốt những chiến lược của mình thì cần phải điểu chỉnh cơ cấu tổ chức mình một cách phù hợp để đáp ứng tốt với những chiến lược đó. Ngoài ra, Môi trường kinh doanh bao gồm nhiều yếu tố, môi trường kinh doanh bên ngoài và môi trường bên trong doanh nghiệp như kinh tế- xã hội, chính trị, pháp luật, khách hàng, đối thủ cạnh tranh vv… những yếu tố này đều có mối liên hệ mật thiết với doanh nghiệp và luôn biến động không ngừng mang đến cho doanh nghiệp những cơ hội và thách thức. Nên môi trường kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho doanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi của môi trường để có thể tận dụng tối đa cơ hội trước mắt và đưa ra biện pháp tốt đối phó được với những thách thức. Việc nâng Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp cao công tác tổ chức, quản lý hiệu quả sẽ tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, các cấp trong doanh nghiệp, đồng thời tạo ra sự liên kết chặt chẽ, gắn bó giữa các thành viên đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vì vậy, hoàn thiện cơ cấu tổ chức là nhu cầu cấp thiết đặt ra trong các doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển trên thị trường. Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT là một trong những công ty kinh doanh mặt hàng công nghệ máy tính, mới được thành lập trên thị trường nên quy mô của công ty còn nhỏ. Công ty đã không ngừng phấn đấu để cạnh tranh với các đối thủ của mình và tìm chỗ đứng trên thị trường. Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty TNHH TM&DV Tin Học AT với kết quả điều tra sơ bộ em nhận thấy bên cạnh những thành công vẫn còn tồn tại những yếu kém về cơ cấu tổ chức, công ty có ít phòng ban dẫn đến các phòng phải đảm nhiệm quá nhiều công việc, sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, chưa liên kết được với nhau. Cơ cấu tổ chức của công ty kém hiệu quả làm chi phí quản lý tăng lên, lãng phí thời gian làm việc dẫn đến lợi nhuận chưa tối ưu. Do đó, nhu cầu bức thiết đặt ra cho công ty là phải hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức để có thể đáp ứng được mục tiêu đã đề ra. Công ty luôn quan tâm tới việc hoàn thiện có cấu tổ chức, cho nên công ty đang thực hiện các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức nhưng vẫn còn bị hạn chế. Vì vậy, hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn là vấn đề cấp thiết cần giải quyết trong mỗi doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH TM&DV Tin Học AT nói riêng. 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu trong đề tài Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề trên cả hai phương diện cơ sở lý luận và thực tiễn, em thấy được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong các công ty nói chung và trong công ty TNHH TM&DV Tin Học AT nói riêng, nên vấn đề cơ cấu tổ chức là vấn đề cấp thiết cần được giải quyết tại công ty. Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT" 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu Xuất phát từ hệ thống lý luận về cơ cấu tổ chức và thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty, mục tiêu nghiên cứu của đề tài là: đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1.4. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty trong thời gian 3 năm từ năm 2008-2010. - Phạm vi không gian: Nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH TM&DV tin học AT. - Phạm vi nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV tin học AT, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty trong thời gian tới. 1.5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp Luận văn, ngoài tóm lược, lời cảm ơn, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, được kết cấu làm 4 chương, cụ thể: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp CHƢƠNG 2 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 2.1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản 2.1.1. Khái niệm tổ chức Tổ chức là một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng hoạt động trong một lĩnh vực, một hình thái cơ cấu tổ chức nhất định để đạt được mục đích chung. Theo Harold Kooltz ("những vấn đề cốt yếu của quản lý", năm 1993, trang 267); "công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là sự tạo điều kiện liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức". Từ các quan điểm trên có thể rút ra khái niệm chung nhất: Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung cho tổ chức. 2.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định. 2.1.3. Khái niệm phân quyền và tầm hạn quản trị Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất. 2.2. Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Theo Lorsch [6] Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp không phải là cái gì bất biến. Ngược lại nó là một hiện tượng phức tạp, về mặt này vai trò, ảnh hưởng của người quản lý rất quan trọng. Theo nhà tâm lý học tổ chức Edgar Schein [5] Có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: (1) kết hợp các nỗ lực, (2) có mục tiêu hay mục đích chung, (3) phân công lao động, (4) hệ thống thứ bậc quyền lực. Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp [4] Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi các nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thnahf mục tiêu chung của tổ chức. Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ [7] Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Theo Nguyễn Hải Sản[8] Cơ cấu tổ chức là hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể. Sự phan chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào. 2.3. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trƣớc Cơ cấu tổ chức là nền móng của doanh nghiệp, bởi nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các doanh nghiệp luôn cố gắng ngày Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để đưa doanh nghiệp mình phát triển. Do đó các đề tài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn là những đề tài mang tính cấp thiết tại mỗi doanh nghiệp. Sau đây là một số công trình nghiên cứu năm trước: Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty CP kính Viglacera Đáp Cầu" do sinh viên Nguyễn Thị Nga K39A1 ĐHTM thực hiện. Luận văn này đã đưa ra được một số lý thuyết như: khái niệm, tầm quan trọng, đặc điểm,vv… về cơ cấu tổ chức và phân quyền. Luận văn này có phân tích thêm các tiêu chí đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết của hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, về thực trạng của công ty và những hạn chế thì phân tích sơ sài, không đưa ra nguyên nhân cụ thể dẫn đến không rõ ràng. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần xây lắp và thương mại Coma 25" do sinh viên Mai Thị Hồng Ngọc thực hiện. Luận văn đã phân tích khá đầy đủ lý thuyết về cơ cấu tổ chức, nhưng chưa có khái niệm về phân quyền và tầm hạn quản trị. Nhưng các giải pháp đưa ra chưa đầy đủ, chưa giải quyết được những tồn tại của công ty. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt" do sinh viên Lê Anh Quang k42A1 thực hiện. Luận văn này khi phân tích đã lệch hướng so với đề tài: Trong suốt quá trình làm, luận văn chỉ nói về bộ máy quản trị của công ty chứ không phải cơ cấu tổ chức của công ty. Do đó, một số giải pháp đưa ra chưa hợp lý. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần may Hưng Yên" do sinh viên Đào Thị Nhinh K42A2 thực hiện. Luận văn này đã đưa ra được một số lý luận về cơ cấu tổ chức và những giải pháp hay. Tuy nhiên, luận văn chưa có lý luận về phân quyền và tầm hạn quản trị. Ngoài các đề tài trên còn có rất nhiều những đề tài khác nghiên cứu về cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp. Trong các đề tài nghiên cứu về cơ cấu tổ chức thì chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách cụ thể về Công ty em. Do đó em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT" làm đề tài luận văn tốt nghiệp. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 2.4. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 2.4.1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 2.4.1.1. Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức. Quyền lực chỉ tập trung trong tay một số cá nhân hay bộ phận thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tập trung cao và ngược lại. 2.4.1.2. Tính phức tạp Tính phức tạp của cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua số lượng các cấp, các đầu mối, các khâu trong tổ chức. Một cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao là cơ cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu và các mối liên hệ phức tạp. Ngược lại, cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít đầu mối là cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp. 2.4.1.3. Tính tiêu chuẩn hóa Các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều bị chi phối và rằng buộc bởi các quy chế, các chính sách và các thủ tục của tổ chức. Nếu mức độ rằng buộc và chi phối cao thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tiêu chuẩn hóa cao và ngược lại. 2.4.2. Những nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 2.4.2.1. Tính tƣơng thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải tương thích nhằm thực hiện các chức năng. 2.4.2.2. Tính thống nhất chỉ huy Mỗi một cơ cấu tổ chức được cấu thành bởi các bộ phận và phòng ban. Các đơn vị, các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho đơn vị của mình, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ tổ chức, tránh tình trạng mâu thuẫn. 2.4.2.3. Tính cân đối Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ chức năng, phạm vi và nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp. Tính cân đối thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, các cá nhân với nhau. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 2.4.2.4. Tính linh hoạt Theo nguyên tắc này thì cơ cấu tổ chức phải linh hoạt không được cứng nhắc, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yêu tố tác động. Sự linh hoạt trong việc thiết kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của các cán bộ công nhân viên trong mỗi bộ phận. 2.4.2.5. Tính hiệu quả Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định. Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu hướng tới của bất kỳ tổ chức nào. Một cơ cấu tổ chức tốt là một cơ cấu tổ chức mà tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoạt động có hiệu quả. 2.4.3. Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 2.4.3.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến là kiểu cơ cấu đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiên chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hàn toàn trách nhiệm và kết quả công việc của người dưới quyền. Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến Tổng Giám đốc Giám Đốc Tuyến 1 Giám Đốc Tuyến 2 Giám Đốc Tuyến 3 Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng của người quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh của một người phụ trách và chỉ thi hành mệnh của người đó. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp  Ƣu điểm Mô hình cơ cấu tổ chức này gọ nhẹ, ít đầu mối và các mối quan hệ, linh hoạt nên tiết kiệm được chi phí quản lý. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. Người lãnh đạo nắm bắt được trực tiếp hoạt động của người dưới quyền và phải chịu trách nhiệm về hoạt động đó. Do đó, người lãnh đạo dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh tổ chức của mình.  Nhƣợc điểm Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp. Đồng thời làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao. Kiểu cơ cấu chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. 2.4.3.2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý. Mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng nhất định. Mô hình cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy kiểu cơ cấu này khác cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới. Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng Tổng Giám đốc Giám Đốc Chức Năng A Giám Đốc Chức Năng B Giám Đốc Chức Năng C  Ƣu điểm: Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt các cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo. Cơ cấu này giúp cho tổ chức tiết kiệm được chi phí vì nó là một tổ chức khá đơn Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp giản, thích hợp với những doanh nghiệp chỉ kinh doanh một loại sản phẩm hay dịch vụ trong một khu vực thị trường nào đó. Do đó các chi phí quản trị thấp, các thành viên của tổ chức có cơ hội nâng cao kỹ năng, tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng bộ phận. Với cơ cấu này thì việc đào tạo và huấn luyện nhân viên sẽ đơn giả hơn, dễ dàng hơn trong kiểm soát.  Nhƣợc điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều nhà lãnh đạo khác nhau. Kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo chỉ lo lắng cho bộ phận mà họ phụ trách nên rất khó đồng tình với quan điểm của các nhà lãnh đạo khác. Các nhân viên do trung thành với bộ phận của họ nên cũng rất khó hợp tác với nhan viên của các bộ phận khác. 2.4.3.3. Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng Tổng Giám đốc Giám Đốc Marketing Giám Đốc Tuyến 1 Khâu sx 1 đốc Nguyễn Thị Xuyến Khâu sx 2 đốc Giám Đốc Tuyến 2 Khâu sx 3đốc Giám Đốc Tài Chính Khâu sx 4 Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp  Ƣu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng. Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của cá bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.  Nhƣợc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Các nhà lãnh đạo chức năng luôn có ý kiến khác nhau khiến lãnh đạo cấp cao thường xuyên phải họp bàn và tổng hợp ý kiến. Cho nên việc ra quyết định thường xuyên không kịp thời và hiệu quả. 2.4.3.4. Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý Các hoạt động kinh doanh trong một khu vực cần giao cho một nhà quản trị. Người này sẽ phải chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động tiến hành trên địa bàn cụ thể đó. Hình thức này thích hợp với những tổ chức phân tán về mặt địa lý, bởi vì rất khó có thể tập trung những hoạt động diễn ra cách xa nhau. Sơ đồ 2.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý Tổng Giám đốc Giám Đốc Khu Vực Miền Bắc Giám Đốc Khu Vực Miền Nam Giám Đốc Khu Vực Miền Trung  Ƣu điểm: Việc phân chia bộ phận theo địa lý đảm bảo cơ sở để đào tạo nhân sự quản trị. Doanh nghiệp có thể bố trí những nhà quản trị làm việc tại các địa bàn rồi đánh giá sự tiến bộ của họ tại các địa bàn đó. Các nhà quản trị có thể phát triển các kỹ năng chuyên môn để giải quyết các vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế. Doanh nghiệp có thể tận dụng được các nguồn nguyên liệu vật liệu, lao động tại chỗ cho phép tiết kiệm chi phí thời gian và tiền bạc. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp Doanh nghiệp có điều kiện tìm hiểu thị trường tại mỗi khu vực do đó hiểu rõ đặc điểm của từng loại khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp có thể thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng của mình.  Nhƣợc điểm: Cơ cấu tổ chức theo hình thức này bộ máy quản lý khá cồng kềnh bởi vì tất cả các bộ phận chức năng đều được thiết lập tại mỗi văn phòng khu vực. Mục tiêu của mỗi văn phòng khu vực có thể không đồng nhất do mỗi văn phòng khu vực đáp ứng một thị trường nhất định với những nguồn lực riêng. Do đó, rất dễ xảy ra sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu của các văn phòng khu vực với tổ chức. Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, nhất là giữa các bộ phận khu vực, khó kiểm soát được hoạt động của các bộ phận. Cơ cấu tổ chức này không khuyến khích nhân viên phát triển những kiến thức kỹ năng, hạn chế việc trao đổi và học hỏi giữa các nhân viên trong việc giải quyết vấn đề tại các khu vực. 2.4.3.5. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay dịch vụ Khi doanh nghiệp mở rộng hay phát triển sản phẩm, dịch vụ thì cơ cấu tổ chức theo chức năng hay khu vực địa lý đều tỏ ra không còn phù hợp bằng cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay dich vụ. Những nhà quản trị của nhiều công ty lớn đa dạng hóa thường phân nhóm các công việc trên cơ sở sản phẩm. Tất cả các công việc gắn liền với sản xuất và bán một sản phẩm hay một chủng loại sản phẩm sẽ được đặt dưới sự lãnh đạo của một nhà quản trị. Sơ đồ 2.5: Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay dịch vụ Tổng Giám đốc Giám Đốc Sản Phẩm A Sản Xuất Marketing Nguyễn Thị Xuyến Giám Đốc Sản Phẩm B Tài Chính Sản Xuất Marketing Tài Chính Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp  Ƣu điểm: Hình thức tổ chức này cho phép nhân viên phát triển trình độ hiểu biết chuyên môn trong nghiên cứu, sản xuất và phân phối một chủng loại sản phẩm. Việc tập trung quyền hạn, trách nhiệm khả năng chịu trách nhiệm vào một bộ phận cụ thể theo sản phẩm cho phép ban lãnh đạo tối cao phối hợp các hoạt động. Mô hình này xác định một cách chính xác các yếu tố như: Chi phí, doanh thu, vv..., những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công trong mỗi tuyến sản phẩm. Mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lược của mỗi sản phẩm. Các nhà quản trị có thể phản ứng linh hoạt với sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng cũng như sự thay đổi về môi trường. Do đó chỉ phải chú trọng vào một hoặc một vài sản phẩm.  Nhƣợc điểm: Theo mô hình này tổ chức phải đối mặt với những vấn đề khó khăn trong việc quyết định xem cần thiết phải chấp nhận mức độ dư thừa công nhân viên nào đó, bởi mỗi chi nhánh đều muốn có riêng các bộ phận nghiên cứu, kỹ thuật, marketing, sản xuất và tất cả các chức năng khác cần thiết cho quá trình kinh doanh. Nên các nhân viên kỹ thuật và nghiệp vụ đều có mặt ở các cấp chi nhánh trong toàn bộ tổ chức. Nhân viên thường chú trọng đến sản phẩm hay dịch vụ của họ hơn là mục tiêu của doanh nghiệp nên rất khó có thể phối hợp hoạt động giữa các bộ phận sản phẩm. do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của tổ chức. Cơ cấu tổ chức này làm giảm sự điều động linh hoạt về nhân sự. Sự chuyên môn hóa ở các bộ phận không cho phép nhân viên có thể thuyên chuyển sang các chức vụ thuộc các bộ phận sản phẩm khác. 2.4.3.6. Cơ cấu tổ chức theo ma trận Cấu trúc ma trận được tạo bởi sự kết hợp của hai cơ cấu theo chức năng và theo mặt hàng hoặc theo chức năng và theo cơ cấu khách hàng hay theo khu vực lãnh thổ. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp Sơ đồ 2.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận Tổng Giám đốc Giám Đốc Các Dự án Giám Đốc Marketing Giám Đốc Sản xuất Giám Đốc Tài chính Trưởng Dự Án A Trưởng Dự Án B Trưởng Dự Án C  Ƣu điểm Cho phép doanh nghiệp tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ ràng. Tạo thuận lợi cho việc sử dụng đội ngũ nhân viên và trang bị được chuyên môn hóa cao. Nhà quản trị được rèn luyện nhiều các kỹ năng tổng hợp. Tạo sự gắn bó giữa các nhân viên, làm tăng khả năng hợp tác của các nhân viên trong phòng ban.  Nhƣợc điểm: Có thể xuất hiện sự xung đột giữa lòng trung thành đối với bộ phận và lòng trung thành đối với nhóm dự án của nhân viên. Nhân viên vừa phải hoàn thành trách nhiệm và công việc của bộ phận chức năng vừa phải có trách nhiệm nâng cao tính hiệu quả của nhóm dự án. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 2.4.4. Phân quyền trong tổ chức Trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa lính với xếp luôn tồn tại song hành với nhau. Trong đó việc giao quyền và phân quyền cho nhân viên là những điều hết sức đơn giản, nhưng vẫn luôn là bài toán cho cho mỗi doanh nghiệp. Việc phân quyền trong các cấp quản trị có thể tiến hành theo hai hình thức: phân quyền trực tiếp hay qua các trung gian tùy thuộc vào từng công việc hay cơ cấu tổ chức. Cùng với việc giao quyền nhà quản trị phải giao cho nhân viên những quyền hạn cần thiết để họ hoàn thành nhiệm vụ được giao. 2.4.4.1. Nguyên tắc khi phân quyền: Nguyên tắc phân quyền theo kết quả mong muốn: quyền được giao cho từng người quản lý cần phải tương xứng nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành với kết quả mong muốn. Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao. Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một đơn vị hay một bộ phận có được sự xác định rõ ràng về các kết quả mong đợi, về các hoạt động cần tiến hành. Nguyên tắc tuyệt đối trong trách nhiệm: Trách nhiệm của cấp dưới với cấp trên của mình về việc thực hiện nhiệm vụ là tuyệt đối, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và chấp nhận quyền thực thi nó và cấp trên không thể lẩn trốn trách nhiệm về các hoạt động của cấp dưới trong tổ chức mình. 2.4.4.2. Quá trình phân quyền Các nhà quản trị muốn giao quyền hay phân quyền cho nhân viên cấp dưới một cách hiệu quả không chỉ phải đáp ứng các các nguyên tắc mà trong khi giao quyền cũng phải thực hiện theo một quy trình nhất định. Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp được tiến hành theo 4 bước sau:  Xác định mục tiêu phân quyền hay xác định thành quả dự kiến.  Tiến hành giao nhiêm vụ.  Giao quyền cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó thấy được chức trách của mình.  Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện trách nhiệm Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 2.4.5. Những nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp  Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của cơ cấu tổ chức, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến cơ cấu tổ chức cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.  Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để cơ cấu tổ chức không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì cơ cấu tổ chức phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp.  Công nghệ: Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, cơ cấu tổ chức phải được thiết lập sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp.  Môi trường kinh doanh: cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường. Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nếu môi Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng phải biến đổi để thích nghi được với môi trường, ngược lại môi trường kinh doanh ổn định thì cơ cấu tổ chức ổn định  Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý: Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn mà vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý.  Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên: Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn dẫn đến cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp hơn. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp CHƢƠNG 3 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV TIN HỌC AT 3.1. Phƣơng pháp hệ nghiên cứu các vấn đề thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT Trong quá trình thực tập và nghiên cứu, em đã sử dụng hai phương pháp chủ yếu để tìm hiểu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT, đó là phương pháp thu thập dữ liệu và phương pháp phân tích dữ liệu. 3.1.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu 3.1.1.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Để thu thập được dữ liệu thứ cấp thì phải thông qua các phương pháp điều tra, do đó em đã sử dụng phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn nhằm mục đích thu thập được dữ liệu này. Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động kinh doanh và con người doanh nghiệp. Do đó để đảm bảo thu thập được các thông tin chính xác và đầy đủ, em đã xây dựng phiếu điều tra và phát phiếu cho hai đối tượng: nhà quản trị và nhân viên trong công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Với tổng số phiếu là 11, trong đó 3 phiếu dành cho nhà quản trị, 8 phiếu dành cho nhân viên. Phương pháp phỏng vấn: Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng 6 câu hỏi phỏng vấn dành cho các nhà quản trị của công ty. Đối tượng phỏng vấn là Giám đốc và hai phó Giám đốc của công ty, bởi nhà quản trị là người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và những mục tiêu, chiến lược dài hạn trong thời gian tới. 3.1.1.2. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu có sẵn được thu thập từ trước và đã qua xử lý. Những thông tin trong luận văn được thu thập từ các nguồn sau đây: Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp  Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT trong 3 năm 2008-2010.  Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và các bảng số liệu về tổng số lao động trong công ty.  Quy chế tổ chức hoạt động, quy chế khen thưởng của công ty  Ngoài ra em còn sử dụng một số thông tin trên website. 3.1.2. Phƣơng pháp phân tích dữ liệu Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em sử dụng các phương pháp phân tích dữ liệu sau:  Phương pháp phân tích kinh tế  Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu  Phương pháp phân tích tổng hợp Phương pháp phân tích kinh tế: Dựa vào bảng so sánh các chỉ tiêu qua 3 năm đưa ra các nhận xét và rút ra các kết luận về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu: Thông qua dữ liệu thứ cấp đã thu thập được, lập bảng thống kê so sánh để đối chiếu các số liệu qua các năm với nhau để nhận thấy tình trạng mà công ty đang gặp phải. Phương pháp phân tích tổng hợp: Đối với dữ liệu sơ cấp tổng hợp phiếu điều tra và đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng quan thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty. Qua phỏng vấn các nhà quản trị đưa ra những quan điểm khác nhau từ đó tổng hợp các ý kiến và quan điểm đánh giá để đưa ra các giải pháp phù hợp. 3.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hƣởng nhân tố môi trƣờng đến cơ cấu tổ chức của Công ty. 3.2.1. Tổng quan về Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT  Lịch sử hình thành và phát triển  Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT  Trụ sở: Số 3/8 Ngõ 69A Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội  Chi nhánh: 234 Lê Thanh Nghị, Hai Bà Trưng, Hà Nội.  Tel: 04. 3628.1896 - Fax: 04. 3628.1897  Website: http://www.atcomputer.vn Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp  Email: [email protected]  Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Công ty được thành lập vào năm 2007, là một tập hợp của đội ngũ các kỹ sư và kỹ thuật viên trẻ năng động tốt nghiệp từ Đại học Bách Khoa, Đại học kinh tế Thành phố Hà Nội. Với quan điểm kinh doanh: "giá cả vừa phải, phục vụ chu đáo" công ty ngày càng được đánh giá là một công ty có tên tuổi trong lĩnh vực công nghệ thông tin.  Ngành nghề kinh doanh Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệ, cụ thể các sản phẩm bao gồm:  Máy tính xách tay các hãng nổi tiếng trên thế giới.  Các thiết bị linh kiện Máy tính xách tay (Notebook), máy chiếu (Projector), máy tính bỏ túi (PDA / PocketPC GSM/GPRS (O2 XDA IIs / HP/ Palm Tungsten/ TREO).  Các thiết bị nghe nhạc, ghi âm bỏ túi WMA/MP3/MP4/VIDEO + USB HDD + RECORDER.  Các thiết bị mạng: ADSL / HUB / SWITCH / Wireless LAN cửa 3Com, Cisco, TP-link, LinkSYS, NETGEAR. điện thoại internet (VoIP) dùng để gọi quểc tế  Các dịch vụ: Bảo trì, sửa chữa, nâng cấp máy xách tay (Notebook), Pocket PC, Monitor, CD Rom, UPS, Printer.  Mạng máy tính: Thiết kế, cài đặt mạng máy tính các loại. 3.2.2. Ảnh hƣởng của nhân tố môi trƣờng đến cơ cấu tổ chức của công ty  Môi trƣờng vĩ mô Kinh tế: Toàn cầu hóa đang là một thực tế, các quốc gia đang cấu trúc lại nền kinh tế, tổ chức lại thị trường nên nước ta không thể đứng ngoài xu thế chung đó. Những năm trở lại đây, nền kinh tế Việt Nam duy trì tốc độ tăng trưởng ở mức khá cao so với các nước trong khu vực và trên thế giới. Theo nhận định của các chuyên gia phân tích kinh tế, tốc độ tăng trưởng GDP của Việt Nam sẽ tiếp tục tăng trưởng và duy trì ở mức cao từ 7 - 8%/năm. Sự phát triển lạc quan của nền kinh tế đã thúc đẩy sự tăng trưởng mạnh về công nghệ máy tính và dịch vụ mạng, điều này sẽ thúc đẩy sự phát triển của công ty. Nhưng để làm được điều đó, công ty phải không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6