Tài liệu Luận văn hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc tổng công ty khoáng sản và thương mại hà tĩnh

1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hội nhập ngày càng sâu, rộng là một xu thế tất yếu của các nền kinh tế Thế giới. Mọi quốc gia không thể phát triển mà nằm ngoài xu thế đó. Việt Nam không là một ngoại lệ, nhận thức rõ tầm quan trọng của hội nhập ngay từ khi đổi mới nền kinh tế Việt Nam đã không ngừng mở rộng quan hệ ngoại giao với các nước trên Thế giới. Với nỗ lực không ngừng sau 11 năm đàm phán chúng ta đã gia nhập được Tổ chức Thương mại Thế Giới (WTO), cánh cửa nền kinh tế Thế giới mở rộng đưa Việt Nam hội nhập một cách nhanh hơn. Đó là thời cơ tuy nhiên đi kèm với nó là những thách thức hết sức khó khăn mà chúng ta phải đối mặt. Những thách thức đó không chỉ nằm ở tầm vĩ mô mà ngay cả những doanh nghiệp, muốn tồn tại trong nền kinh tế này cũng phải thay đổi cách nhìn nhận, tư duy, thay đổi những cách làm không còn phù hợp với xu thế mới này nữa. Hà Tĩnh, một tỉnh nghèo nhất trong các tỉnh nghèo trong cả nước, với quy mô các doanh nghiệp không nhiều và hầu như là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chỉ có một số rất ít những doanh nghiệp lớn nhưng hầu như là các doanh nghiệp Nhà nước đang được cổ phần hóa. Tiêu biểu trong số những doanh nghiệp lớn ấy là Tổng công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh. Doanh nghiệp đã có đóng góp rất lớn cho GDP của tỉnh nhà trong những năm qua nhờ vào khai thác khoáng sản. Tuy nhiên nguồn tài nguyên thiên nhiên này đang ngày càng cạn kiệt và doanh nghiệp đang phải từng bước chuyển đổi cơ cấu kinh doanh thành nhiều ngành nghề kể cả thương mại và dịch vụ. Cùng với sự chuyển đổi ngành nghề thì đơn vị cũng không ngừng hoàn thiện tổ chức quản lý, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho phù hợp. Hiện nay doanh nghiệp đang từng bước cổ phần hóa. Do vậy thông tin kế toán ngày càng quan trọng, bởi nó cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời thông tin tình 2 hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm như khách hàng, nhà đầu tư, ngân hàng,… Chính vì vậy, việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh” đang là một đòi hỏi cấp thiết, có ý nghĩa cả về lý luận và thực tế. 2. Mục đích nghiên cứu của luận văn Về mặt lý luận, luận văn hệ thống hóa và khái quát hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp Về thực tiễn, trên cơ sở khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh và các đơn vị thành viên, luận văn sẽ nêu ra được những ưu điểm, tồn tại và các nguyên nhân chủ yếu. Từ đó có đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại công ty nhằm phù hợp với nền kinh tế mở cửa và hội nhập sâu rộng hiện nay. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu của luận văn là tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh va các doanh nghiệp thuộc Tổng. 4. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử kết hợp với các phương pháp cụ thể trong quá trình nghiên cứu như phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh,… để phân tích các vấn đề lý luận và thực tiễn của tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. 5. Những đóng góp của luận văn Những đóng góp của luận văn được thể hiện chủ yếu ở các nội dung sau: 3 - Phân tích, hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp - Nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh, nêu rõ những ưu điểm, tồn tại, tìm ra những nguyên nhân tồn tại để đề xuất các giải pháp hoàn thiện. - Đề xuất được những giải pháp hoàn thiện cho các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trong tiến trình hội nhập. 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu gồm ba chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Chương 3: Định hướng và những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh 4 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, bản chất, ý nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về tổ chức hạch toán kế toán Trong bất cứ hình thái kinh tế xã hội nào, hoạt động sản xuất luôn là cơ sở tồn tại và phát triển của con người, và nhu cầu phải thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất là một nhu cầu tất yếu. Xã hội càng phát triển thì sự quan tâm đến hoạt động sản xuất của con người càng tăng và càng cần thiết phải tăng cường quản lý hoạt động sản xuất. Để có được thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý kinh tế, cần thiết phải thực hiện hoạt động quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động đó, nghĩa là phải hạch toán các quá trình kinh tế. Mục đích của hạch toán là cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất, cho quản lý nền kinh tế. Các thông tin này có thể thu từ nhiều nguồn khác nhau như hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, tuy nhiên hạch toán kế toán là một nguồn thông tin quan trọng. Với chức năng thông tin và kiểm tra, kế toán đòi hỏi phải thiết kế một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu của các quá trình kinh tế diễn ra trong đơn vị kế toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ tốt nhất cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, của Nhà nước và các đối tượng liên quan. Đó chính là tổ chức hạch toán kế toán (HTKT). Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức HTKT, mỗi quan điểm được xét trên một góc độ khác nhau: Quan điểm thứ nhất: Xuất phát từ bản chất của HTKT là hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp, các tổ chức bằng hệ thống phương pháp khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và 5 tổng hợp cân đối, một số nhà nghiên cứu cho rằng: Tổ chức HTKT là việc thiết lập những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của HTKT: Chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp – cân đối kế toán. Theo quan điểm này, tổ chức hạch toán kế toán thực chất là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của HTKT. Quan điểm thứ hai: Xuất phát từ nội dung công việc cụ thể và đối tượng của HTKT là ghi chép, tính toán, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài sản và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức HTKT là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán (phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán) trong từng nội dung hạch toán cụ thể và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Quan điểm này thể hiện cụ thể hơn về tổ chức HTKT, tuy nhiên lại chưa nêu rõ yếu tố con người là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và áp dụng các phương pháp HTKT, đó chính là bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức HTKT. Quan điểm thứ ba: Xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức HTKT phải giải quyết cả hai phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện công tác kế toán. 6 Nhìn chung các quan điểm trên đều đã thể hiện được những nội dung, phương diện cơ bản của tổ chức HTKT trong mỗi đơn vị tuy nhiên vẫn chưa đầy đủ. Từ những quan điểm trên có thể nêu lên khái niệm về tổ chức HTKT như sau: Tổ chức HTKT là việc sắp xếp hợp lý các khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán theo một mô hình nào đó, trên cơ sở vận dụng hệ thống phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định và trong những điều kiện, đặc điểm cụ thể của đơn vị nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán. Như vậy từ khái niệm trên có thể thấy được nội dung cơ bản của tổ chức HTKT là: Xác lập mô hình tổ chức HTKT; Tổ chức các khối lượng công tác kế toán; Tổ chức bộ máy kế toán; Tổ chức kiểm tra kế toán. 1.1.2. Bản chất của tổ chức hạch toán kế toán Hạch toán kế toán nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức và đơn vị. Nhờ đó mà hạch toán kế toán thực hiện được sự giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn. Để thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc của mình, hạch toán kế toán cũng sử dụng ba loại thước đo, trong đó thước đo tiền tệ được coi là chủ yếu. Để nghiên cứu đối tượng của mình, hạch toán đã sử dụng hệ thống phương pháp khoa học như chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán. Có thể khái quát bản chất của HTKT như sau: - Thứ nhất, HTKT là một loại hạch toán, nghĩa là nó cũng thực hiện chức năng phản ánh, quan sát, đo lường, ghi chép và giám đốc các quá trình kinh tế, nhưng nó khác với các loại hạch toán là thực hiện chức năng hạch toán toàn diện liên tục và tổng hợp. 7 - Thứ hai, HTKT nghiên cứu quá trình tái sản xuất trên góc độ cụ thể là tài sản với tính hai mặt (giá trị tài sản và nguồn hình thành) và tính vận động (tuần hoàn) trong các tổ chức, doanh nghiệp cụ thể. Trong điều kiện sản xuất hàng hóa tài sản được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ vì vậy trong hạch toán kế toán thước đo tiền tệ được sử dụng có tính bắt buộc. - Thứ ba, Trên cơ sở của phép biện chứng về nhận thức hiện thực khách quan và phù hợp với đối tượng độc lập của mình, HTKT xây dựng hệ thống phương pháp khoa học riêng gồm các yếu tố: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp – cân đối kế toán. - Thứ tư, Vị trí, nội dung và phương pháp hạch toán quyết định hai chức năng của phân hệ HTKT riêng trong hệ thống quản lý là thông tin và kiểm tra về tài sản trong các tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.3. Ý nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán Từ những phân tích trên đây có thể thấy HTKT là một công cụ quan trọng không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế nhằm quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để thực hiện được điều đó thì đòi hỏi HTKT phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp. Đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay với các quan hệ kinh tế ngày càng đa dạng phức tạp thì thông tin phục vụ cho quản lý ngày càng phải kịp thời và chính xác. Do vậy, việc tổ chức HTKT một các khoa học, hợp lý càng trở nên cần thiết: - Tổ chức HTKT tốt sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, các chủ đầu tư, cổ đông, khách hàng,… giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả nhất. 8 - Bố trí con người để thực hiện các khối lượng công tác kế toán là một nội dung của tổ chức HTKT. Vì vậy, tổ chức HTKT khoa học, hợp lý còn giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, góp phần tinh giản bộ máy quản lý của đơn vị, nâng cao hiệu suất lao động của kế toán và hiệu lực của bộ máy quản lý. - Tổ chức HTKT khoa học, hợp lý phù hợp với đặc điểm của đơn vị trên cơ sở những quy định, chế độ chung của Nhà nước về quản lý tài chính sẽ tạo ra sự thống nhất trong quản lý, cung cấp thông tin tin cậy cho công tác quản lý vĩ mô, giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ thích hợp. Từ những phân tích trên đây, có thể thấy rõ ý nghĩa của việc tổ chức HTKT và tính tất yếu phải tổ chức HTKT một cách khoa học, hợp lý. Thông tin của HTKT phải có độ tin cậy cao, mô tả được thực trạng hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, là một bộ phận cấu thành rất quan trọng trong hệ thống thông tin kinh tế của doanh nghiệp, có ý nghĩa to lớn cả tầm vi mô và vĩ mô. 1.2. Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán 1.2.1. Yêu cầu của tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức HTKT là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật để tạo ra bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả. HTKT được coi là hoạt động sản xuất ra các thông tin có ích cho người sử dụng với nguyên liệu đầu vào là các thông tin chưa qua chế biến. Cũng như mọi quá trình sản xuất khác, tổ chức HTKT đòi hỏi phải đạt được các yêu cầu cơ bản sau: - Tổ chức HTKT phải đảm bảo yêu cầu bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Đây là điều kiện cần thiết để giúp cho bộ máy kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ với chi phí thấp nhất. Tổ chức bộ máy gọn nhẹ sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, giảm bớt các bộ phận hoặc thao tác 9 trung gian tạo điều kiện để bộ phận kế toán cung cấp thông tin nhanh, kịp thời. - Tổ chức HTKT phải đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời và phù hợp cho quản lý. Mục đích chính của hệ thống kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý vì vậy tổ chức HTKT phải quan tâm thực hiện tốt yêu cầu này. Các thông tin kế toán phải được cung cấp phù hợp theo từng đối tượng sử dụng đồng thời cần phải đảm bảo về mặt thời gian. - Tổ chức HTKT góp phần kiểm tra, bảo vệ tài sản của đơn vị tránh được các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản. Cùng với chức năng thông tin, chức năng kiểm tra, giám sát của kế toán cần được chú trọng trong tổ chức HTKT nhằm tránh được các hiện tượng tiêu cực làm tổn hại đến tài sản, lợi ích của doanh nghiệp. 1.2.2. Nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán Các nguyên tắc kế toán là những tuyên bố chung như là sự hướng dẫn để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính đạt được các mục tiêu: dễ hiểu, đáng tin cậy và dễ so sánh. Do các nguyên tắc kế toán tiến triển trong môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi, cho nên không thể có một danh mục đầy đủ những nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, chúng ta chỉ xét đến những nguyên tắc chính đang chi phối các quá trình kế toán: - Nguyên tắc thực thể kinh doanh (đơn vị kế toán) Mục đích của kế toán là ghi nhận lại quá trình kinh doanh và báo cáo định kỳ về tình hình tài chính và lợi nhuận của từng doanh nghiệp riêng biệt. Nên số liệu ghi chép và báo cáo của mỗi doanh nghiệp không được bao gồm bất kỳ quá trình kinh doanh hoặc tài sản của doanh nghiệp khác, hoặc tài sản cá nhân hay quá trình kinh doanh của chủ sở hữu doanh nghiệp, để các yếu tố này không làm sai lệch các thông tin về tình hình tài chính và lợi nhuận của doanh nghiệp. 10 Do đó trong lĩnh vực kế toán, đơn vị kế toán được hiểu là một tổ chức độc lập kể cả đối với chủ sở hữu và tổ chức này thực hiện một quy trình kế toán khép kín từ khâu lập chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo tài chính. - Nguyên tắc hoạt động liên tục Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán giả định hoạt động này là liên tục. Là một doanh nghiệp hoạt động liên tục nên tài sản được dùng vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không được bán. Do đó tài sản của doanh nghiệp không ghi nhận theo giá thị trường thay đổi vì chúng thật sự không thích hợp và không cần thiết. Hơn nữa, không có việc mua bán xảy ra thì giá trị thị trường thường không thể được xác lập một cách khách quan như yêu cầu của nguyên tắc khách quan. - Nguyên tắc thước đo tiền tệ Là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán chỉ phản ánh nhưng gì có thể biểu hiện bằng tiền. Nguyên tắc tiền tệ có nghĩa là tiền được sử dụng như một đơn vị đo lường cơ bản trong các báo cáo tài chính. - Nguyên tắc khách quan Thông tin báo cáo tài chính cần phải ghi nhận một cách thực tế khách quan. Hay nói cách khác kế toán chỉ được phép phản ánh những nghiệp vụ kinh tế có thực (đã xảy ra), có tính kiểm tra được. - Nguyên tắc kỳ kế toán Mục đích của kế toán là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, để phục vụ cho việc ra các quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp và của các nhà đầu tư, do đó yêu cầu doanh nghiệp cung cấp báo cáo tài chính định kỳ, ít nhất là hàng năm. Điều đó có nghĩa là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được xem như tiến hành trong từng khoảng thời gian nhất định như: tháng, quý, năm (mặc dù trong 11 thực tế quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trong nhiều năm). Do đó báo cáo tài chính của doanh nghiệp được lập cho mỗi kỳ kế toán. - Nguyên tắc giá phí Theo nguyên tắc này, việc tính toán tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải dựa trên giá trị thực tế (giá gốc) mà không quan tâm đến giá trị thị trường. Khi vận dụng nguyên tắc giá gốc thì giá trị tài sản hay dịch vụ mua được đánh giá trên cơ sở tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt mà doanh nghiệp phải trả để trao đổi lấy tài sản hoặc dịch vụ mua. Nếu doanh nghiệp dùng tiền mặt để chi trả, thì giá trị tài sản hay dịch vụ đó được đánh giá theo số tiền mặt chi ra. Nếu doanh nghiệp dùng tài sản khác để trao đổi lấy tài sản hoặc dịch vụ cần mua thì giá trị tài sản hay dịch vụ đó được đánh giá theo giá trị tiền mặt tương đương số tiền đã định sẵn hoặc theo giá trị tiền mặt tương đương của tài sản hoặc dịch vụ nhận được. - Nguyên tắc nhất quán Để báo cáo tài chính có thể thực hiện được mục đích là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu hữu ích cho số đông những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế, thì việc trình bày và phân loại các khoản mục trong báo cáo tài chính phải nhất quán từ niên độ này sang niên độ khác. Nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng các phương pháp kế toán giống nhau từ kỳ này sang kỳ khác nhằm mục đích đảm bảo tính so sánh của các thông tin trên báo cáo tài chính của các kỳ liên tiếp nhau. - Nguyên tắc phù hợp Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra khoản doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh 12 thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. - Nguyên tắc trọng yếu Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. 1.3. Nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán Khi nói đến tổ chức hạch toán kế toán phải đứng trên cả hai phương diện kế toán tài chính và kế toán quản trị. Hiện nay các doanh nghiệp chủ yếu chỉ quan tâm tới kế toán tài chính chứ không quan tâm tới kế toán quản trị nhiều, có chăng chỉ là các doanh nghiệp lớn. Trong khi đó kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Đây là bộ phận kế toán rất quan trọng đối với bản thân các doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán chính là tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán. 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức hạch toán kế toán. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông 13 tin kinh tế về các hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ công tác quản lý. Trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp có bộ máy kế toán tài chính và bộ máy kế toán quản trị. Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp được thực hiện theo những mô hình khác nhau, phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp. 1.3.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tài chính doanh nghiệp Từ lý luận cũng như thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán có thể khái quát thành ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán tài chính, đó là: Tập trung, phân tán và bộ máy kế toán hỗn hợp. a. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp. Theo hình thức này, đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Các đơn vị kế toán trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, không mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, chỉ có nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và định kỳ gửi các chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp. Điều kiện áp dụng: Mô hình kế toán tập trung tồn tại trong các đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ hoặc trong các doanh nghiệp lớn có tổ chức các đơn vị thành viên độc lập hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Ưu điểm của mô hình này là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất thuận lợi cho việc phân công công tác kế toán, trang bị máy móc, kỹ thuật hiện đại. Tuy nhiên mô hình này không thích hợp với những doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn phân tán, trình độ trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật chưa cao, bởi vì sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra của kế toán trưởng và 14 lãnh đạo doanh nghiệp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị trực thuộc. Kế toán đơn vị cấp trên Các nhân viên kế toán phần tài sản Các phần hành kế toán hoạt động trung tâm Bộ phận tài chính và tổng hợp tại trung tâm Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ từ đơn vị trực thuộc Sơ đồ 1.1. Tổ chức bộ máy theo mô hình kế toán tập trung b. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán Theo mô hình tổ chức kế toán phân tán, bộ máy kế toán được phân thành nhiều cấp: Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc trước nhà nước, các bạn hàng, nhà cung cấp,… 15 Kế toán trưởng đơn vị cấp trên Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán hoạt động thực hiện ở đơn vị cấp trên Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán… Sơ đồ 1.2. Tổ chức bộ máy theo mô hình kế toán phân tán Điều kiện áp dụng: Mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp và địa bàn hoạt động rộng, phân tán. Trong những điều kiện kinh doanh như vậy, các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp trong quản lý điều hành do vậy buộc phải phân cấp trong tổ chức kế toán. Ưu điểm của mô hình này là tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh về công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc 16 được nhanh nhạy, kịp thời. Đồng thời, phát huy được chức năng, vai trò của kế toán ở đơn vị trực thuộc. Mô hình này có nhược điểm là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo toàn doanh nghiệp thường bị chậm, không tập trung trong khâu chỉ đạo kiểm tra nghiệp vụ của kế toán trưởng, bộ máy kế toán cồng kềnh, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán. c. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp Trong thực tế kinh doanh, có khá nhiều doanh nghiệp tồn tại cả những điều kiện của mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán. Vì thế mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong trường hợp này là bộ máy kế toán hỗn hợp hay nói cách khác là sự kết hợp đặc biệt của cả mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán. Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc lớn, phân tán tùy theo tình hình thực tế để có thể cấu thành các bộ phận phù hợp (kế toán vật tư, tài sản cố định,…) để thực hiện việc ghi chép kế toán khá hoàn chỉnh các hoạt động của đơn vị mình theo sự phân cấp quản lý của phòng kế toán trung tâm. Còn phòng kế toán trung tâm thực hiện tổng hợp tài liệu từ phòng kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên, tiến hành các hoạt động kế toán chung của toàn doanh nghiệp rồi tổng hợp lập báo cáo, cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều kiện áp dụng: Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán. Ưu điểm của mô hình này là khắc phục được những hạn chế của hai hình thức tập trung và phân tán, tạo điều kiện tăng cường công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc lớn cũng như toàn bộ doanh nghiệp phù hợp với việc phân công kế toán và phân cấp quản lý tài chính. Tuy nhiên nhược điểm của hình thức này là bộ máy cồng kềnh. 17 Kế toán trưởng đơn vị cấp trên Kế toán các hoạt động cấp trên Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Đơn vị trực thuộc Nhân viên hạch toán ban đầu tại đơn vị trực thuộc Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực thuộc Sơ đồ 1.3. Tổ chức bộ máy theo mô hình kế toán hỗn hợp 1.3.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị doanh nghiệp Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp căn cứ vào các điều kiện cụ thể của mình (Quy mô; Trình độ cán bộ; Đặc điểm sản xuất, kinh doanh, quản lý, phương tiện kỹ thuật...) để tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo một trong các hình thức sau: a. Hình thức kết hợp Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng,… Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế 18 toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán và phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Các nội dung công việc này có thể bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm. b. Hình thức tách biệt Hình thức tách biệt là tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế,... c. Hình thức hỗn hợp Đây là hình thức kết hợp hai hình thức nêu trên như: Tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp. 1.3.2. Tổ chức công tác kế toán 1.3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Tại Điều 4 Chương I Luật Kế toán, giải thích: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ được làm căn cứ ghi sổ kế toán là chứng từ đã được kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chúng. Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. a. Phân loại chứng từ kế toán 19 - Căn cứ vào tính chất pháp lý: + Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc là các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính có mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. + Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn là chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính có mối quan hệ kinh tế nội bộ đơn vị, có tính chất riêng biệt, không phổ biến. Chứng từ kế toán hướng dẫn được nhà nước hướng dẫn các yếu tố đặc trưng, các ngành, các thành phần kinh tế, các đơn vị có thể thêm bớt các chỉ tiêu, linh hoạt áp dụng cho phù hợp yêu cầu quản lý của ngành, của đơn vị nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ kế toán. - Căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ có các loại chứng từ kế toán sau: + Chứng từ lao động, tiền lương + Chứng từ hàng tồn kho + Chứng từ bán hàng + Chứng từ tiền tệ + Chứng từ tài sản cố định - Căn cứ vào trình tự lập chứng từ: + Chứng từ gốc: Là chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó, do đó chứng từ gốc là cơ sở ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. + Chứng từ kế toán tổng hợp là chứng từ kế toán được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Thuộc chứng từ tổng hợp có chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ phải kèm theo các chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý. 20 b. Vai trò của chứng từ kế toán - Về phương diện quản lý: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ. Do đó chứng từ kế toán là phương tiện thông tin nhanh cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế từ đó có thể đưa ra được những quyết định quản lý phù hợp. - Về phương diện kế toán, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cho việc ghi sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. - Về mặt pháp lý, chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của các cá nhân và đơn vị liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đồng thời là căn cứ để giải quyết các mối quan hệ kinh tế - pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán. c. Lập chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Ngoài ra doanh nghiệp có thể cụ thể hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu