LUẬN VĂN:
Hoàn thiện kế toán tiền lương và các
khoản trích theo lương tại Công ty
TNHH TRANDA
Lời mở đầu
Tiền lương (tiền công) là thù lao lao động, thể hiện hao phí lao động đã bỏ ra về thể
lực và trí lực của người lao động. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc thanh toán chi trả
tiền lương cho công nhân viên mang một ý nghĩa quan trọng: Nó đảm bảo nhu cầu tiêu
dùng sinh hoạt hàng ngày của người lao động và phần nào thoả mãn nhu cầu giải trí của họ
trong xã hội. Ngoài ra việc trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công
đoàn theo lương của doanh nghiệp vừa thực hiện theo đúng chế độ lại vừa thể hiện sự
quan tâm, chăm lo đến đời sống, sức khoẻ, của người lao động mỗi khi họ ốm đau, tai nạn,
tử tuất… Chính những khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp...được nhận kịp thời, đúng
lúc và sự quan tâm nhiệt tình của doanh nghiệp, tạo động lực cho họ hăng say với công
việc, làm ra nhiều sản phẩm hơn. Nhận thức được vấn đề này, các doanh nghiệp đã không
ngừng nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp tính lương và hình thức trả lương cho phù
hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
Bên cạnh đó, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng luôn
được coi trọng bởi lẽ tiền lương cũng là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm. Việc
tính toán chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm nhiều hay ít sẽ ảnh hưởng đến giá thành
cao hay thấp. Vì thế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp một
mặt vừa phản ánh chính xác chi phí nhân công trong kỳ, mặt khác vừa phải không ngừng
hoàn thiện, đổi mới công tác kế toán sao cho phù hợp với xu thế vận động phát triển của đất
nước.
Trong nền kinh tế thị trường đầy năng động và cạnh tranh gay gắt, sẽ chỉ có chỗ
đứng cho những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, biết tiết kiệm chi phí, biết giải quyết
hài hoà lợi ích giữa doanh nghiệp và lợi ích người lao động.
Thấy được tầm quan trọng của tiền lương cũng như công tác tổ chức quản lý và
hạch toán tiền lương đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, em đã
chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
TNHH TRANDA ” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Nội dung của chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận gồm các phần chính sau
đây:
Phần I: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong
doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
TNHH TRANDA .
Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại Công ty TNHH TRANDA .
Phần I:
Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp.
I. Bản chất tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
1. Bản chất và chức năng của tiền lương trong doanh nghiệp.
1.1. Bản chất của tiền lương.
Quá trình sản xuất là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao
động và tư liệu lao động). Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc
của con người lao động tác động vào đối tượng lao động, nhằm biến đổi các đối tượng lao
động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình.
Theo Mác thì giá trị hàng hoá được tạo ra trong quá trình sản xuất chứ không phải
trong quá trình lưu thông. Giá trị hàng hoá được công nhận bao gồm: Giá trị lao động sống
+ giá trị lao động vật hoá + giá trị thặng dư. Trong đó giá trị thặng dư là giá trị dôi ra (tăng
thêm) còn giá trị của lao động vật hoá là chi phí về tư liệu sản xuất mà đầu vào của quá
trình sản xuất cần phải có để tiến hành được quá trình sản xuất. Mặt khác sức lao động có
đặc điểm là khi tiêu dùng thì nó tạo ra giá trị mới lớn hơn. Như vậy, nguồn gốc duy nhất
để tạo ra giá trị thặng dư là sức lao động. Do đó có thể khẳng định rằng: Lao động là một
yếu tố giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình sản xuất.
Với vai trò như vậy, chi phí cho lao động sống ngày càng được nâng cao, điều này
được biểu hiện trong toàn bộ chi phí sản xuất thì chi phí tiền lương và các khoản trích
theo lương ngày càng chiếm tỷ lệ lớn dần. Về phía người sử dụng lao động có xu hướng
tiết kiệm chi phí lao động bằng cách tăng năng suất lao động với việc đổi mới tư liệu sản
xuất cho phù hợp và hiệu quả nhất. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình sản xuất,
trước hết cần tái sản xuất sức lao động mà con người bỏ ra trong quá trình sản xuất và
phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động.
Đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là một yếu tố chi phí đầu vào của một quá
trình sản xuất, còn đối với người cung ứng sức lao động thì đó là nguồn thu nhập chủ yếu
của họ. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích của người lao động là
tiền lương. Do vậy, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí, mà nó đã trở thành
phương tiện để tạo ra giá trị mới, hay nói cách khác tiền lương là nguồn cung ứng sức lao
động, năng lực của người lao động trong quá trình sản xuất.
Đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là công cụ, biện pháp, đòn bẩy kích thích
năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Khi tăng năng suất lao động thì lợi
nhuận của doanh nghiệp cũng tăng. Do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người
lao động nhận được cũng tăng lên, nó là phần bổ sung cho tiền lương, làm tăng thu nhập
và lợi ích của người cung ứng sức lao động.
Hơn nữa khi lợi ích của người lao động được đảm bảo bằng các mức lương thoả
đáng sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng những người lao động với lợi ích và mục tiêu cuả
doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa người chủ doanh nghiệp với người cung ứng sức
lao động làm cho người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt động của
doanh nghiệp.
1.2. Chức năng của tiền lương
- Chức năng tái sản xuất sức lao động:
Chúng ta biết rằng quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả
công cho người lao động thông qua tiền lương. Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch
sử luôn được hoàn thiện, nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển. Còn bản
chất của tái sản xuất sức lao động là có một tiền lương sinh họat nhất định để họ có thể duy
trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau nhằm tích luỹ kinh
nghiệm, nâng cao trình độ và hoàn thiện kỹ năng lao động).
- Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp:
Mục đích của các nhà quản trị đó là lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục đích đó
họ phải kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách nghệ thuật các yếu tố trong quá trình sản
xuất kinh doanh, ngưới sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi và giám sát
người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình thông qua trả lương cho họ, phải
đảm bảo chi phí tiền lương mà mình bỏ ra đem lại kết quả và hiệu quả cao. Qua đó người
sử dụng lao động sẽ quản lý một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của
mình để trả công xứng đáng cho người lao động.
- Chức năng kích thích sức lao động:
Với một mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng
năng suất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm
việc, họ sẽ gắn chặt lợi ích của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Do vậy tiền lương là
một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu
quả cao. Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái
lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của
họ. Nói cách khác, tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động.
2. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp.
Tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý
của các doanh nghiệp mà việc tính và trả lương cho người lao động được thể hiện theo
nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, trên thực tế thường áp dụng 3 hình thức:
2.1. Tiền lương theo thời gian.
Hình thức thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như: tổ chức lao
động, thống kê, tài vụ... Việc trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian lao động
thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật, chuyên môn của
người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề, nghiệp vụ có
thể có một thang lương riêng. Trong mỗi thang lương lại tuỳ theo trình độ nghiệp vụ, kỹ
thuật chuyên môn mà chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương lại có một mức lương
nhất định. Tiền lương theo thời gian có thể được chia theo các loại sau:
- Trả lương theo tháng (lương tháng) số tiền lương trả trong tháng được tính bằng
mức lương tối tiểu do Nhà nước quy định x hệ số cấp bậc + tiền phụ cấp (nếu có). Tiền phụ
cấp đây có thể là: phụ cấp chức vụ, phụ cấp ngành nghề, phụ cấp độc hại...
- Mức lương một ngày (ngày công): Theo quy định số 188 - 1999 QĐTTCP ngày
17/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ quy định tuần làm việc 40 giờ, ngày công làm việc
trong tháng trung bình là 22 ngày công.
Mức lương một ngày
=
Số lương phải trả trong tháng
Số ngày làm việc trong tháng
Tiền lương phải trả trong tháng = Số ngày làm việc x Mức lương một ngày
Lương ngày thường được áp dụng để tính lương trong những ngày hội họp, học tập,
ngày làm nhiệm vụ khác hoặc để trả lương cho người lao động làm theo hợp đồng.
- Mức lương một giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc, được xác định bằng
lấy tiền lương ngày chia cho số giờ chuẩn theo quy định của Luật lao động (không quá 8
giờ một ngày).
Số lương phải trả một ngày
Mức lương một giờ (lương giờ)
=
Số giờ làm việc trong ngày
Số tiền phải trả trong tháng = Số giờ làm việc trong tháng x Mức lương một giờ.
Mức lương một giờ còn được sử dụng để tính ra đơn giá tiền lương cho một sản
phẩm.
Số lương 1 giờ
Mức lương một sản phẩm
=
Số sản phẩm
Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang nặng
tính bình quân, chưa thực sự gắn với quá trình sản xuất), để khắc phục phần nào hạn chế
đó trả lương theo thời gian có thể kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích người
lao động hăng say làm việc. Đo đó:
Tiền lương phải trả cho người lao động = Tiền lương + Tiền thưởng.
2.2. Tiền lương theo sản phẩm.
Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng sản
phẩm đã hoàn thành. Hình thức này đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao
động, gắn chặt số lượng lao động với chất lượng lao động, động viên và khuyến khích người
lao động nhiệt tình say mê làm việc, tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Tiền lương theo sản
phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương một sản phẩm, công đoạn chế biến và số lượng sản
phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn quy định. Để thực hiện tính
lương theo sản phẩm cần phải có các điều kiện sau:
- Xây dựng được đơn giá tiền lương.
- Phải tổ chức hạch toán ban đầu sao cho xác định được chính xác kết quả của
từng người hoặc từng nhóm lao động (càng chi tiết càng tốt).
- Doanh nghiệp phải tổ chức, bố trí đầy đủ công việc cho người lao động.
- Phải có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ.
Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo các hình thức:
+ Tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: theo hình thức này, tiền
lương còn phải trả cho người lao động còn được tính:
Số tiền phải trả
trong tháng
=
Sản lượng sản phẩm
hoàn thành
x
Đơn giá tiền lương cho
một sản phẩm
Hình thức này áp dụng đối với lao động trực tiếp, sản xuất hàng loạt và có ưu
điểm đánh giá đúng được kết quả lao động.
+ Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: Thường áp dụng để trả lương cho công
nhân phục vụ cho công nhân chính và cùng sản xuất ra sản phẩm.
Cách tính như sau:
Tiền lương = i% x Tiền lương của người lao động sản xuất trực tiếp.
Trong đó i% là tỷ lệ tiền lương của công nhân phụ với tiền lương của công nhân
trực tiếp sản xuất.
+ Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng, phạt: Là tiền lương trả theo sản phẩm
có gắn với chế độ tiền thưởng trong sản xuất như: Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng
cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng. Hao phí vật tư không đảm bảo
ngày công quy định, không hoàn thành kế hoạch được giao.
Cách tính như sau:
Tiền lương theo sản phẩm
Tiền lương
=
+ Tiền thưởng
-
Tiền phạt
Trực tiếp (gián tiếp)
+ Tiền lương trả theo sản phẩm luỹ tiến: Cách tính lương theo hình thức này gồm
hai phần:
Phần thứ nhất: Căn cứ vào mức độ hoàn thành quy định lao động tính ra tiền
lương phải trả theo sản phẩm trong định mức.
Phần thứ hai: Căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ
lệ luỹ tiến, tỷ lệ hoàn thành vượt định mức càng cao thì suất luỹ tiến càng nhiều.
Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động và cường độ
lao động đến mức tối đa. Do vậy, hình thức này thường được áp dụng để trả lương cho
những người làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi doanh nghiệp phải hoàn thành
gấp một đơn đặt hàng.
2.3. Tiền lương khoán
Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công
việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho những công việc nếu giao cho từng
chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi, phải giao tất cả khối lượng công việc cho cả nhóm
hoàn thành trong thời gian nhất định.
* Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản
phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến
công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản
xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến
chất lượng sản phẩm.
* Trả lương khoán thu nhập: Tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. Khi tiền lương
không thể hạch toán riêng cho từng lao động thì phải trả cho cả tập thể đó, sau đó mới
chia cho từng người. Tiền công có thể dựa vào các yếu tố sau:
+ Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc (phương pháp này được áp dụng
khi cấp bậc công việc được giao phù hợp với cấp bậc kỹ thuật).
+ Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc kết hợp với cộng điểm (áp dụng
khi công việc được giao không phù hợp với cấp bậc kỹ thuật).
+ Dựa trên cơ sở số điểm để tính lương tương ứng (áp dụng khi không thực hiện
việc trả lương theo sản phẩm vì khối lượng công việc hoàn thành thường không phụ
thuộc vào chất lượng tay nghề mà phụ thuộc vào sức khoẻ và thái độ lao động của từng
người. Khi áp dụng hình thức này tiền lương thực tế của người lao động chỉ xác định khi
kết thúc kỳ hạch toán. Vì vậy, việc trả lương cho người lao động thực chất là tạm phân
phối thu nhập.
2.4. Một số chế độ khác khi tính lương
a. Chế độ thưởng: Ngoài chế độ tiền lương các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền
thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong sản xuất kinh doanh.
Tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ nguyên
tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động thì tiền lương có
tính ổn định thường xuyên còn tiền thưởng chỉ là phần thu nhập thêm và phụ thuộc vào
các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh.
* Các loại tiền thưởng: Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen
thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm,
thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến...)
- Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh: Đây thực chất là một phần quỹ lương
được trích ra để trả cho người lao động dưới hình thức tiền thưởng với một tiêu chí nhất
định.
+ Tiền thưởng về chất lượng sản phẩm: khoản tiền này được tính trên cơ sở tỷ lệ quy
định chung và phần chênh lệch giá giữa sản phẩm cấp cao với sản phẩm cấp thấp.
+ Tiền thưởng tiết kiệm vật tư: Là khoản tiền thưởng tính trên cơ sở tiết kiệm
được so với mức tỷ lệ quy định.
- Tiền thưởng thi đua: Loại tiền thưởng này được lấy ra từ quỹ tiền thưởng của
doanh nghiệp, quỹ tiền thưởng trích từ lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế lợi tức, thanh
toán các khoản tiền phạt công nợ...
Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích vật chất phải kết hợp chặt chẽ các
hình thức và chế độ thưởng. Đồng thời trước khi chi trả phải xác định rõ quỹ tiền thưởng
hiện có của doanh nghiệp.
b. Chế độ phụ cấp.
- Phụ cấp làm đêm: Nếu người lao động làm việc vào ban đêm (22 giờ - 6 giờ
sáng) thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm người lao động còn được hưởng phụ
cấp làm đêm.
Tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ tháng
Phụ cấp
làm đêm
= (kể cả phụ cấp công việc)
x
% phụ cấp
được hưởng
x
Số
giờ
làm đêm
Số giờ tiêu chuẩn quy hoạch trong tháng
- Phụ cấp lưu động: Nhằm bù đắp cho những người làm một hoặc một số nghề
hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi nơi ở và nơi làm việc, điều kiện sinh hoạt
không ổn định và khó khăn. Loại phụ cấp này chỉ áp dụng đối với những ngành nghề và
công việc mà tính chất lưu động chưa xác định trong mức lương. Nghề hoặc công việc
lưu động nhiều, phạm vi lưu động rộng, địa hình phức tạp và khó khăn thì được hưởng
phụ cấp cao, loại phụ cấp này được trả theo số ngày lao động thực tế lao động và được
tính cùng kỳ với trả lương. Trong doanh nghiệp phụ cấp lưu động được tính vào đơn giá
tiền lương và hạch toán vào giá thành hoặc chi phí lưu động.
- Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất hoặc
làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức
vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa
được xác định trong mức lương, phụ cấp trách nhiệm được tính trả cùng kỳ lương tháng.
Đối với doanh nghiệp, loại phụ cấp này được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán
vào chi phí giá thành hoặc chi phí lưu động.
- Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc ở những vùng
kinh tế mới và các hải đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ
sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động.
Cách tính:
Phụ cấp thu hút
=
Lương cấp bậc công việc
(kể cả phụ cấp công việc)
x % phụ cấp được hưởng
Phần trăm phụ cấp được hưởng có các mức: 20%, 30%, 50%, 70% tính trên lương
cấp bậc, chức vụ, lương chuyên môn nghiệp vụ. Thời gian hưởng phụ cấp từ 3 - 5 năm
tuỳ theo vào điều kiện sinh hoạt khó khăn, dài hoặc ngắn của từng vùng kinh tế mới, cơ
sở kinh tế và đảo xa đất liền.
- Phụ cấp đắt đỏ: áp dụng đối với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt cao hơn chỉ số
sinh hoạt bình quân chung của cả nước là 19% trở lên.
- Phụ cấp khu vực: áp dụng đối với những nơi xa xôi, hẻo lánh gặp nhiều điều kiện
khó khăn.
- Phụ cấp độc hại: áp dụng đối với những doanh nghiệp có điều kiện độc hại hoặc
nguy hiểm chưa xác định trong mức lương.
3. Quỹ lương và các khoản trích theo lương.
3.1. Quỹ lương.
Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền phải trả cho tất cả các loại lao động
mà doanh nghiệp quản lý, sử dụng kể cả lao động trong và ngoài danh sách.
- Quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:
+ Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán.
+ Tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do
nguyên nhân khách quan, trong thời gian điều động công tác, làm nghĩa vụ chế độ quy
định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học...
Ngoài ra, trong tiền lương kế hoạch còn tính trợ cấp BHXH cho công nhân viên
trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...
- Về phương diện hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất chia làm 2 loại:
+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm
nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm: Lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường
xuyên và tiền thưởng trong hoạt động sản xuất.
+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm
việc chính nhưng vẫn hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian
nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, thời gian ngừng sản xuất...
Quản lý chi tiêu quỹ lương phải trong quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản
xuất kinh doanh của đơn vị nhằm vừa chi tiêu hợp lý tiết kiệm tiền lương vừa đảm bảo
hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2. Các khoản trích theo lương.
a. Quỹ BHXH.
Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ
lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân
viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%,
trong đó:
+ 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, và được tính vào chi phí kinh
doanh.
+ 5% do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng.
* Hiện nay ở Việt Nam BHXH đang thực hiện các nghĩa vụ sau:
- Trợ cấp ốm đau
- Trợ cấp thai sản
- Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp
- Trợ cấp mất sức lao động và trợ cấp tàn tật có giấy nhận của cơ quan chức năng.
Trong các doanh nghiệp đi đôi với quỹ tiền lương là quỹ BHXH. Quỹ này được
dùng để đài thọ cho cán bộ công nhân viên có đóng góp vào quỹ trong các trường hợp:
- Người lao động mất khả năng lao động: Hưu trí, trợ cấp thôi việc, tử tuất.
- Người lao động mất khả năng lao động tạm thời: ốm đau, thai sản, bệnh nghề
nghiệp.
Quỹ BHXH do cơ quan sử dụng lao động thống nhất quản lý. Khi các doanh
nghiệp trích được BHXH thì nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp được cơ quan
BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp
chi tiêu BHXH gửi cho cơ quan cấp trên duyệt.
b. Quỹ BHYT.
Mục đích của BHYT là tập hợp mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng
bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. Quỹ này được hình thành bằng cách trích
theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh
trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3% trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh
và 1% trừ vào thu nhập người lao động.
c. Quỹ KPCĐ.
Là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Quỹ này được hình thành do
việc trích lập vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ quy
định trên tổng số tiền lương của công nhân viên trong doanh nghiệp là 2%. KPCĐ cũng
được phân cấp quản lý và chi tiêu theo cấp độ quy định. Một phần được nộp cho cơ quan
cấp trên là 1%, còn lại để chi tiêu hoạt động công Đoàn ở doanh nghiệp. Toàn bộ số tiền
trích theo quỹ này được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản
phẩm.
II. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
1. Nguyên tắc hạch toán.
Tại các doanh nghiệp sản xuất, kế toán chi phí về lao động là một bộ phận công
việc phức tạp trong công việc kế toán kinh doanh bởi vì cách trả thù lao thường không
thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị các thời kỳ... Việc hạch toán chi phí về lao động
có vị trí quan trọng là cơ sở xác định giá thành và giá bán sản phẩm. Đồng thời là căn cứ
để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách, cho cơ quan phúc lợi xã hội vì
thế để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý đòi hỏi kế toán lao động và tiền
lương phải quán triệt các nguyên tắc sau:
* Nguyên tắc 1: trả lương ngang nhau cho ccác lao động như nhau, nguyên tắc này
xuất phát từ nguyên tắc phân phối theo lao động. Theo nguyên tắc này thì tất cả những
người lao động khác nhau về tuổi tác, giới tính, trình độ,... nhưng có mức hao phí lao
động như nhau thì được trả lương như nhau.
* Nguyên tắc 2: Đảm bảo năng suất tăng nhanh hơn tiền lương bình quân. Tiền
lương là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm. Nếu tăng năng suất lao động
chậm hơn tiền lương bình quân thì thu sẽ không đủ chi, sản xuất bị đình trệ.
* Nguyên tắc 3: đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao
động làm những ngành nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân. Nguyên tắc này đảm
bảo sự công bằng trong trả lương cho người lao động.
Từ các nguyên tắc trên dẫn đến yêu cầu khi hạch toán tiền lương và các khoản
trích theo lương là phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đời
sống vật chất và tinh thần cho người lao động, làm cho năng suất lao động không ngừng
được nâng cao. Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu.
2. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
2.1. Hạch toán chi tiết tiền lương.
a. Hạch toán số lượng lao động.
Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lượng
lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm: số lượng từng loại lao động theo nghề
nghiệp công việc, theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả số lượng lao động
dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp gián tiếp và cả lao động
thuộc khu vực khác ngoài sản xuất.
Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến đổi
tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc
tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động. Việc hạch toán số lượng lao
động được hạch toán trên sổ “Danh sách lao động” của doanh nghiệp và sổ “Danh sách
lao động” của từng bộ phận. Sổ này do phòng tổ chức lao động lập theo mẫu quy định và
được lập thành 2 bản: 1 bản do phòng tổ chức lao động, 1 bản do phòng kế toán quản lý.
Căn cứ để lập danh sách này là các hợp đồng lao động và các quy định của cấp
trên có thẩm quyền duyệt theo yêu cầu của doanh nghiệp (khi chuyển công tác hoặc thôi
việc).
Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp
thời, đầy đủ vào sổ danh sách lao động của doanh nghiệp đến từng phòng ban, tổ sản xuất
đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình
hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý tuỳ theo yêu cầu
quản lý cấp trên.
b. Hạch toán thời gian lao động.
Là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động,
trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho người lao động được chính xác. Hạch toán thời
gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế, số giờ ngừng sản xuất,
nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm: Bảng chấm công, phiếu làm thêm
giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH.
* Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi thời gian lao động hàng ngày của
từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động
thực tế (số ngày công), số ngày nghỉ để tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao
động của từng người trong từng bộ phận. Bảng chấm công phải được treo công khai để
mọi người kiểm tra giám sát.
c. Hạch toán kết quả lao động.
Là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm của từng công
nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp
của tiền lương phải trả với kết quả thực tế, kiểm tra tình hình định mức lao động của từng
người, từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản
xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có
thể sử dụng là “phiếu khoán”, “bảng kê khối lượng công việc hoàn thành”, “giấy báo ca”,
“bảng kê khối lượng từng người”... Các chứng từ này được phòng kế toán lấy làm căn cứ
để tính lương, tính thưởng.
Để tổng hợp được tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên hàng tháng
kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương”, cho từng đối tượng, từng tổ sản xuất, từng bộ
phận sản xuất dựa vào kết quả lương đã có.
2.2. Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương
Theo chế độ hiện hành các khoản trích theo lương được tính với tỷ lệ quy định như sau:
19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 6% trừ vào lương của công nhân viên.
Mức trích =
Tổng số tiền lương x Tỷ lệ trích các
các khoản
phải trả trong tháng
khoản theo lương
Tỷ lệ trích các khoản như sau:
- BHXH 20% trong đó: 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào lương.
- BHYT 3% trong đó: 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào lương.
- KPCĐ 2% trong đó: 2% tính vào chi phí kinh doanh.
Sau khi tính được các khoản trích theo lương kế toán lập bảng phân bổ KPCĐ,
BHXH, BHYT. Bảng phân bổ này dùng chung cho phân bổ tiền lương. Trên cơ sở các
chứng từ về lao động và tiền lương liên quan, kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp tiền
lương phản ánh cho từng đối tượng sử dụng (tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất, tiền
lương nhân viên phân xưởng, nhân viên quản lý cùng các khoản khác ghi vào cột tương
ứng thuộc TK 334). Sau đó căn cứ vào tiền lương thực tế (lương chính, lương phụ) và tỷ
lệ quy định về các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ để trích và ghi vào cột TK 338 ở các
dòng thích hợp. Số liệu về tổng hợp phân phối tiền lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ
được kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi vào bảng kê tập hợp chi phí “Bảng kê số 4”.
Căn cứ vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH do cơ quan y tế cấp, các phiếu chi liên quan
đến chi BHYT, chi cho hoạt động công Đoàn, kế toán lập báo cáo KPCĐ, BHXH, BHYT
gửi cấp trên.
III. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
1. Hạch toán tổng hợp tiền lương.
1.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng.
a, Chứng từ
Kế toán thanh toán tiền lương với người lao động phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ,
hợp pháp để ghi chép vào sổ sách kế toán. Những chứng từ chủ yếu được sử dụng trong
kế toán bao gồm: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành,
phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán tiền lương. Khi thanh
toán với người lao động kế toán sử dụng các chứng từ như phiếu chi báo nợ…các chứng
từ trên là cơ sở kiểm tra, tính toán và hạch toán tiền lương đối với người lao động trong
và ngoài quốc doanh đồng thời nó cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra đánh
giá tình hình thực hiện các quy định chế độ chính sách tiền lương, tiền thưởng của doanh
nghiệp.
b, Tài khoản
Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng tài khoản 334 “phải trả công nhân viên”.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh
nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khác thuộc thu nhập
của họ.
Kết cấu TK 334:
Bên nợ:
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.
- Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên.
- Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh.
Bên có:
- Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức
Dư có:
- Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức.
Dư nợ:
- Số trả thừa cho công nhân viên chức.
1.2. Phương pháp hạch toán.
- Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên chức qua sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNVC
TK 138, 141
TK 334
Các khoản khấu trừ
Vào thu nhập của CNVC
(Tạm ứng, bồi thường
vật chất, thuế TN…)
TK 3382, 3383, 3384
Phần đóng góp cho quỹ
BHXH, BHYT, KPCĐ
TK 622
Tiền
CNTT sản xuất
lương,
TK 6271
tiền
thưởng Nhân viên PX
BHXH
và các
khoản
TK 641,642
phải trả
CNVC
Nhân viên bán
hàng, quản lý DN
TK 4311
Tiền thưởng
TK 111
Thanh toán lương, thưởng
Khác các CNVC
TK 3383
BHXH phải trả
trực tiếp
2. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương.
2.1. Tài khoản kế toán sử dụng.
Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 “phải trả
và phải nộp khác” dùng để phản ánh tình hình thanh toán, trích lập, sử dụng các quỹ
BHXH, BHYT, KPCĐ.
Kết cấu tài khoản 338:
Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ
- Các khoản chi về KPCĐ
- Các khoản đã trả, đã nộp khác
Bên có:
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại
Dư nợ (nếu có):
- Số trả thừa, nộp thừa, nộp vượt chi chưa được thanh toán
TK 338 chi tiết làm 5 tiểu khoản:
+ 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết
+ 3382: KPCĐ
+ 3383: BHXH
+ 3384: BHYT
+ 3388: Phải trả phải nộp khác.
2.2. Phương pháp hạch toán.
Sơ đồ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ
TK 111, 112
TK 3382, 3383, 3384
TK 622, 627, 641, 642...
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Định kỳ trích BHXH, BHYT, KPCĐ
- Xem thêm -