Tài liệu Luận văn định biên nhân sự tại tổng cục dạy nghề bộ lao động thương binh và xã hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ --------o0o--------- NGUYỄN LINH CHI ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ TẠI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ --------o0o--------- NGUYỄN LINH CHI ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ TẠI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Chuyên ngành: Quản trị Công nghệ và Phát triển doanh nghiệp Mã số: Chuyên ngành thí điểm LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRƢƠNG MINH ĐỨC XÁC NHẬN CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN XÁC NHẬN CỦA CHỦ TỊCH HĐ CHẤM LUẬN VĂN Hà Nội - 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện dƣới sự hƣớng dẫn của thầy giáo hƣớng dẫn khoa học. Các số liệu và trích dẫn đƣợc sử dụng trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và đáng tin cậy. LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn này, em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ quan, các tổ chức và các cá nhân. Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tất cả các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu luận văn này. Trƣớc hết em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội, Phòng Đào tạo và Khoa Sau đại học của nhà trƣờng cùng các thầy cô giáo, những ngƣời đã trang bị kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập. Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, em xin trân trọng cảm ơn Tiến sĩ Trƣơng Minh Đức, ngƣời thầy đã trực tiếp chỉ bảo, hƣớng dẫn khoa học và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu, hoàn thành luận văn này. Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các đồng chí lãnh đạo Tổng cục dạy nghề, một số các trƣờng đào tạo nghề đã giúp đỡ em thu thập thông tin, số liệu trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu luận văn. Xin chân thành cảm ơn tất các bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, giúp đỡ nhiệt tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để em hoàn thành luận văn này. Do thời gian nghiên cứu có hạn, luận văn của em chắc hẳn không thể tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót, em rất mong nhận đuợc sự đóng góp của các thầy cô giáo cùng toàn thể bạn đọc. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội ngày tháng năm 2015 Tác giả luận văn Nguyễn Linh Chi MỤC LỤC Danh mục các từ viết tắt .............................................................................................. i Danh mục các bảng .................................................................................................... ii Danh mục biểu đồ ..................................................................................................... iii Danh mục hình vẽ .......................................................................................................v PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ .......................................................................................4 1.1. Nhƣ̃ng khái niê ̣m cơ bản về đinh ̣ biên nhân sƣ̣ ....................................................4 1.1.1. Khái niệm định biên nhân sự .........................................................................4 1.1.2. Bản chất của định biên nhân sự trong một tổ chức .......................................6 1.1.3. Vai trò của công tác đi ̣nh biên nhân sự đố i với tổ chức ................................7 1.2. Xác định đinh ̣ biên nhân sƣ̣..................................................................................8 1.2.1. Cơ sở cho viê ̣c xây dựng đi ̣nh biên nhân sự ..................................................8 1.2.2. Các phương pháp xác định nhân sự ............................................................11 1.2.3. Quy trình xây dựng định biên nhân sự ........................................................13 1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc định biên nhân sự ..............................................16 1.3.1. Các yếu tố bên trong ...................................................................................17 1.3.2. Các yếu tố bên ngoài ...................................................................................18 1.4. Nguyên tắ c đinh ̣ biên trong đơn vi ̣nhà nƣớc .....................................................22 1.5. Tình hình nghiên cứu hiện nay……………………………………………….26 1.6. Bài học kinh nghiệm ..........................................................................................28 CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CƢ́U .............................30 2.1. Các phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................30 2.2. Phƣơng pháp thu thập thông tin .........................................................................31 2.2.1. Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp ......................................................31 2.2.2. Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp.....................................................34 2.3. Mô hiǹ h áp du ̣ng ................................................................................................35 2.4. Quy trình nghiên cứu .........................................................................................36 CHƢƠNG 3: THƢ̣C TRẠNG TÌNH HÌNH ĐINH ̣ BIÊN NHÂN SƢ̣ TẠI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ .....................................................................................................40 3.1. Giới thiệu về Tổng cục Dạy nghề ......................................................................40 3.2. Thực trạng định biên nhân sự tại Tổng cục Dạy nghề .......................................40 3.2.1. Cơ cấu tổ chức .............................................................................................40 3.2.2. Thực trạng về định biên nhân sự của Tổng cục Dạy nghề ..........................41 3.3. Các yếu tố tác động đến tình hình định biên nhân sự tại TCDN .......................65 3.3.1. Các yếu tố bên ngoài ...................................................................................65 3.3.2. Các yếu tố bên trong ...................................................................................72 3.4. Đánh giá chung về công tác định biên nhân sự tại TCDN .................................74 CHƢƠNG 4: GIẢI PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ TẠI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ ..............................................................................................................77 4.1. Chiến lƣợc phát triển và mục tiêu, nhiê ̣m vu ̣ của Tổng cục Dạy nghề ..............77 4.1.1. Chiến lược phát triển của Tổng cục Dạy nghề ...........................................77 4.1.2. Các mục tiêu và nhiệm vụ của Tổng cục Dạy nghề giai đoạn 2015 - 2020 78 4.2. Giải pháp để xây dựng định biên nhân sự của Tổng cục Dạy nghề ...................81 4.2.1. Phân tích và mô tả công việc .......................................................................82 4.2.2. Xác định công việc và vị trí việc làm...........................................................85 4.2.3. Đào tạo, huấ n luyê ̣n và bồ i dưỡng cán bộ ..................................................87 4.2.4. Tuyển dụng đúng người, đúng việc .............................................................90 4.2.5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá, kiểm soát ..................................................90 4.2.6. Xây dựng hệ thống chính sách đãi ngộ, chế độ cho người lao động ..........93 4.2.7. Xây dựng hê ̣ thố ng đồ ng bộ, thuận tiê ̣n, hợp lý, giảm bớt thủ tục ..............97 4.2.8. Xem xét và đánh giá hoạt động định biên nhân sự………………………..100 4.3. Các kiến nghị với nhà nƣớc, các bộ, ngành có liên quan ...................................99 KẾT LUẬN .............................................................................................................103 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................104 DANH MỤC CÁC TƢ̀ VIẾT TẮT Ký hiệu STT Nguyên nghĩa 1 BLĐTBXH Bộ lao động thƣơng binh và xã hội 2 CBQLDN Cán bộ quản lý dạy nghề 3 CNH, HĐH Công nghiệp hóa, hiện đại hóa 4 CSVC và TBDN Cơ sở vật chất và thiết bị dạy nghề 5 CT HS-SV Công tác học sinh, sinh viên 6 ĐBNNS Định biên nhân sự 7 DNCQ Dạy nghề chính quy 8 DNTX Dạy nghề thƣờng xuyên 9 ĐTN Đào tạo nghề 10 GV – CB QLDN Giáo viên và cán bộ quản lý dạy nghề 11 JD Bảng phân tích, mô tả công việc (Job description) 12 KĐCLDN Kiểm định chất lƣợng dạy nghề 13 KHTC Kế hoạch tài chính 14 KNN Kỹ năng nghề 15 KT-XH Kinh tế - Xã hội 16 NCKHDN Nghiên cứu khoa học dạy nghề 17 PCTT Pháp chế thanh tra 18 QLCDADN ODA Quản lý các dự án dạy nghề vốn ODA 19 QLDADNCTMTQG 20 TCCB Tổ chức cán bộ 21 TCDN Tổng cục dạy nghề Quản lý dự án dạy nghề vốn chƣơng trình mục tiêu quốc gia i DANH MỤC CÁC BẢNG STT Bảng Nội dung Trang 1 Bảng 3.1 Tổng số cán bộ công chức của TCDN năm 2014 41 2 Bảng 3.2 3 Bảng 4.1 Thay đổi số lƣợng cán bộ công chức của TCDN từ 2011 – 2014 Ƣớc tính số lƣợng nhân sự TCDN đến năm 2020 ii 45 81 DANH MỤC BIỂU ĐỒ STT Bảng Nội dung 1 Biểu đồ 3.1 Cơ cấu cán bộ công chức theo trình độ 42 2 Biểu đồ 3.2 Tháp độ tuổi và giới tính của cán bộ viên chức TCDN. 43 3 Biểu đồ 3.3 Biến động nhân sự tại tại TCDN từ 2011 – 2014 48 4 Biểu đồ 3.4 Thay đổi tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại TCDN từ 2011 – 2014 48 5 Biểu đồ 3.5 Biến động nhân sự tại vụ TCCB từ 2011 – 2014 49 6 Biểu đồ 3.6 7 Biểu đồ 3.7 8 Biểu đồ 3.8 9 Biểu đồ 3.9 Biến động nhân sự tại vụ Dạy nghề chính quy từ 2011 – 2014 52 10 Biểu đồ 3.10 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ Dạy nghề chính quy từ 2011 – 2014 52 11 Biểu đồ 3.11 Biến động nhân sự tại Văn phòng TCDN từ 2011 – 2014 53 12 Biểu đồ 3.12 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Văn phòng TCDN từ 2011 – 2014 54 13 Biểu đồ 3.13 Biến động nhân sự tại Vụ giáo viên và cán bộ quản lý dạy nghề từ 2011 – 2014 54 14 Biểu đồ 3.14 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ giáo viên và CBQLDN từ 2011 – 2014 55 15 Biểu đồ 3.15 Biến động nhân sự tại Vụ Kế hoạch tài chính từ 2011 – 2014 56 16 Biểu đồ 3.16 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ Kế hoạch tài chính từ 2011 – 2014 56 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ TCCB từ 2011 – 2014 Biến động nhân sự tại vụ Pháp chế - thanh tra từ 2011 – 2014 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ Pháp chế - thanh tra từ 2011 – 2014 iii Trang 50 51 51 Biến động nhân sự tại Vụ Kỹ năng nghề từ 2011 – 2014 17 Biểu đồ 3.17 18 Biểu đồ 3.18 19 Biểu đồ 3.19 20 Biểu đồ 3.20 21 Biểu đồ 3.21 22 Biểu đồ 3.22 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ cơ sở vật chất và thiết bị dạy nghề từ 2011 – 2014 59 23 Biểu đồ 3.23 Biến động nhân sự tại Vụ công tác học sinh, sinh viên từ 2011 – 2014 60 24 Biểu đồ 3.24 25 Biểu đồ 3.25 Biến động nhân sự tại Vụ dạy nghề thƣờng xuyên từ 2011 – 2014 61 26 Biểu đồ 3.26 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ dạy nghề thƣờng xuyên từ 2011 – 2014 61 27 Biểu đồ 3.27 Biến động nhân sự tại Ban quản lý các dự án dạy nghề vốn chƣơng trình mục tiêu quốc gia từ 2011 – 2014 62 28 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Ban Biểu đồ 3.28 quản lý các dự án dạy nghề vốn chƣơng trình mục tiêu quốc gia từ 2011 – 2014 29 Biểu đồ 3.29 Biến động nhân sự tại Viện nghiên cứu khoa học dạy nghề từ 2011 – 2014 63 30 Biểu đồ 3.30 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Viện nghiên cứu khoa học dạy nghề từ 2011 – 2014 63 31 Biểu đồ 3.31 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ Kỹ năng nghề từ 2011 – 2014 Biến động nhân sự tại Cục kiểm định chất lƣợng dạy nghề từ 2011 – 2014 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Cục kiểm định chất lƣợng dạy nghề từ 2011 – 2014 Biến động nhân sự tại Vụ cơ sở vật chất và thiết bị dạy nghề từ 2011 – 2014 Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ công tác học sinh, sinh viên từ 2011 – 2014 Biến động nhân sự tại Ban quản lý các dự án dạy nghề vốn ODA từ 2011 – 2014 iv 57 57 58 58 59 60 62 64 DANH MỤC HÌNH VẼ Nội dung STT Hình 1 Hình 1.1 2 Hình 1.2 3 Hình 2.1 Mô hình nghiên cứu định biên nhân sự tại TCDN 35 4 Hình 2.2 Quy trình nghiên cứu 36 5 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức tại Tổng cục dạy nghề 41 6 Hình 4.1 7 Hinh 4.2 Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc định biên nhân sự Các yếu tố ảnh hƣởng bên ngoài của việc định biên nhân sƣ̣ Mô hình quản trị nhân sự bằng bảng mô tả công việc (JD) Lƣu đồ đào tạo Trang 19 22 82 89 v PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Dạy nghề Việt nam có lịch sử phát triển lâu đời, gắn liền với sự xuất hiện, tồn tại của nền văn minh lúa nƣớc, của các làng nghề truyền thống và quá trình CNH, HĐH đấ t nƣớc. Dạy nghề có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt đố i với phát triển vốn con ngƣời, nguồ n nhân lực, tăng trƣởng kinh tế , tạo viê ̣c làm, tăng thu nhâ ̣p cho ngƣời lao đô ̣ng, giảm nghèo, thực hiê ̣n công bằng xã hô ̣i, góp phần phát triển KTXH bền vững. Dạy nghề là mô ̣t trong những giải pháp đột phá của chiến lƣợc phát triể n kinh tế – xã hô ̣i nhằm phát triển nhanh đôị ngũ nhân lực kỹ thuật trực tiếp, phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại hoá; góp phần đảm bảo an sinh xã hội và phát triể n day nghề đƣợc coi là quốc sách hàng đầu. Phát triển và Đổi mới toàn diện dạy nghề là chủ trƣơng lớn của Đảng và Nhà nƣớc ta, đƣợc thể thiện trong các Văn kiện của Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng và trong các Nghị quyết, Kết luận của Bộ Chính trị, của Ban chấp hành TW Đảng, trong đó đã xác định rõ vị trí quan trọng của đào tạo nghề trong phát triển nguồn nhân lực, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế. Đặc biệt Chiến lƣợc phát triển kinh tế- xã hội 2011-2020 nêu rõ: Phát triển nhanh nguồn nhân lực, nhất là nguồn nhân lực chất lƣợng cao, tập trung vào việc đổi mới căn bản, toàn diện nền giáo dục quốc dân là một trong ba khâu đột phá chiến lƣợc… Theo Mục tiêu này, đến năm 2020 nƣớc ta trở thành nƣớc công nghiệp có trình độ phát triển trung bình (tỷ trọng các ngành công nghiệp và dịch vụ chiếm khoảng 85% trong GDP; tỷ lệ lao động nông nghiệp còn khoảng 30% trong lao động xã hội). Đây cũng là thách thức to lớn đối với dạy nghề và đòi hỏi dạy nghề phải đi trƣớc một bƣớc để chuẩn bị nguồn nhân lực cho đất nƣớc trong giai đoạn mới này. Đến năm 2020 dạy nghề đáp ứng nhu cầu về nhân lực kỹ thuật trực tiếp trong sản xuất, kinh doanh với trình độ cao, lành nghề, đủ về số lƣợng, đảm bảo chất lƣợng, đáp ứng yêu cầu về phẩm chất, nhân cách, năng lực nghề nghiệp và thể chất phục vụ cho các ngành kinh tế, vùng kinh tế, đặc biệt là các ngành kinh tế mũi nhọn, vùng kinh tế trọng điểm và xuất khẩu lao động; mở rộng quy mô dạy nghề cho ngƣời lao động, phục vụ có hiệu quả cho chuyển dịch cơ cấu lao động nông nghiệp, 1 nông thôn, tạo nhiều việc làm có thu nhập cao, cải thiện đời sống cho ngƣời lao động.Đến năm 2020 trong lực lƣợng lao động có 27,5 triệu ngƣời đƣợc đào tạo nghề, trong đó khoảng 10 triệu lao động nông thôn; nâng tỷ lệ lao động qua đào tạo nghề đạt 55%, trong đó 28%-30% có trình độ từ trung cấp nghề trở lên; khoảng 90% số ngƣời học nghề có việc làm và 70% có việc làm đúng với nghề đƣợc đào tạo. Tồng cục dạy nghề (TCDN) là tổ chức thuộc Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội, thực hiện chức năng tham mƣu giúp Bộ trƣởng Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội quản lý nhà nƣớc về dạy nghề. Chính vì vậy để có thể thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ đƣợc nhà nƣớc giao phó thì Tổng cục dạy nghề cần phải có một bộ máy nhân sự phù hợp, có khả năng thực hiện các nhiệm vụ với hiệu suất cao nhất. Đó cũng là lý do mà tôi lựa chọn đề tài: “Định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề Bộ Lao động Thương binh và Xã hội” - cơ quan nơi tôi đang công tác. Để thực hiện đƣợc những điều này cần nghiên cứu trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau: 1) Các yếu tố tác động tới công tác định biên nhân sự? 2) Các yếu tố trên ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến công tác định biên nhân sự tại Tổng cục Dạy nghề, Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội? 3) Giải pháp đề hoàn thiện công tác định biên nhân sự tại Tổng cục Dạy nghề, Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội? 2. Mục đích và nhiêm ̣ vu ̣ nghiên cƣ́u Mục đích của đề tài: Xác định định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề để đạt năng suất, hiệu quả tốt trong tổ chức. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về định biên nhân sự - Nghiên cứu các mô hình định biên nhân sự hiện đang đƣợc áp dụng tại Việt Nam và trên thế giới, qua đó rút ra mô hình phù hợp áp dụng tại TCDN. - Nghiên cứu tình hình hoạt động và nhân sự thực tế tại TCDN, các thuận lợi, khó khăn và thách thức. - Đề xuất kế hoạch định biên nhân sự tại TCDN sao cho phù hợp với phƣơng hƣớng phát triển, mục tiêu trong giai đoạn 2015-2020. 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Việc xây dựng định biên nhân sự tại TCDN chủ yếu dựa trên việc nghiên cứu các đối tƣợng và phạm vị nghiên cứu sau: - Đối tƣợng nghiên cứu: Định biên nhân sự tại đơn vị là Tổng cục dạy nghề. - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài dựa vào các dữ liệu của các năm trƣớc đây và đề xuất các giải pháp hoàn thiện mang tính nghiên cứu. - Phạm vi nội dung: Hoàn thiện công tác định biên nhân sự tại Tổng cục Dạy nghề, Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội - Phạm vi không gian: Luận văn đƣợc nghiên cứu tại Tổng cục Dạy nghề, Bộ Lao động – Thƣơng và Xã hội. Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong 4 năm 2011 - 2014 4. Những đóng góp của luận văn nghiên cứu Luận văn nghiên cứu đã tổng hợp và hệ thống hóa các vấn đề cơ sở lý luận liên quan đến công tác định biên nhân sự tại tổ chức nhà nƣớc Luận văn có ý nghĩa thực tiễn đối với Tổng cục Dạy nghề trong việc đánh giá thực trạng tình hình nhân sự tại tổ chức Luận văn có ý nghĩa thực tiễn trong việc đề xuất các nhóm giải pháp trong công tác định biên nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tổ chức 5. Kế t cấ u của luâ ̣n văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Tài liệu tham khảo, Luận văn đƣợc trình bày trong bốn chƣơng: - Chƣơng 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lí luận về định biên nhân sự - Chƣơng 2: Phƣơng pháp và thiết kế nghiên cứu - Chƣơng 3: Thực trạng tình hình định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề - Chƣơng 4: Giải pháp xây dựng định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề 3 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ 1.1. Nhƣ̃ng khái niêm ̣ cơ bản về đinh ̣ biên nhân sƣ ̣ 1.1.1. Khái niệm định biên nhân sự Cho đến nay đã có rất nhiều định nghĩa về đinh ̣ biên nhân sƣ̣ và những định nghĩa này thể hiện nhiều cách hiểu về đinh ̣ biên . Đinh ̣ biên nhân sƣ̣ là một hệ thống nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu của chiến lƣợc kinh doanh (Mile & Snow, 1984). Khái niệm khác lại cho rằng định biên nhân sự là các đặc tính của các hành động liên quan tới nhân sự nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp đạt đƣợc các mục tiêu kinh doanh (Write & MacMahan, 1992). Định biên nhân sự có thể đƣợc định nghĩa nhƣ là sự liên kết của nguồn lực con ngƣời với những mục đích và mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức để cải thiện quá trình kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức để thúc đẩy sự đổi mới, tính linh hoạt và lợi thế cạnh tranh. Trong một tổ chức viê ̣c đinh ̣ biên nhân sƣ̣ có nghĩa là chƣ́c năng nguồ n nhân lƣ̣c đóng vai trò quan tro ̣ng trong viê ̣c thi hành chiế n lƣơ ̣c của công ty thông qua các hoạt động nhƣ tuyể n mô,̣ tuyể n cho ̣n, đào ta ̣o và đaĩ ngô ̣ nhân sƣ̣. Do đó đinh ̣ biên nhân sƣ̣ đƣợc xem nhƣ là chìa khóa để cải thiện doanh nghiệp (Armstrong, M and Baron, A, 2002, Strategic HRM: the key to improved business performance.). Theo Truss, C and Gratton, L (1994, Trang 663) những đặc tính quan trọng của đinh ̣ biên nhân sƣ̣ bao gồm: - Có sự liên kết rõ ràng giữa một vài chính sách nguồ n nhân lƣ̣c và việc thực hành và toàn bộ chiến lƣợc chính của tổ chức và môi trƣờng của tổ chức. - Có những phƣơng án tổ chức liên kết những sự can thiệp nguồ n nhân lƣ̣c riêng lẻ để chúng hỗ trợ lẫn nhau. - Phần lớn trách nhiệm của quản lý nguồn nhân lực là đƣợc khoán theo sản phẩm. Do có nhiề u quan niê ̣m khác nhau về biên chế , nên viê ̣c phân lo ̣ai đinh biên nhân sƣ̣ ở các quố c gia cũng khác nhau . Tại Việt Nam, định biên nhân sự là cụm từ 4 thịnh hành tại các doanh nghiệp Nhà nƣớc hoặc các tổ chức của Nhà nƣớc. Cụm từ này còn đƣợc biết đến với tên gọi Biên chế lao động hoặc Biên chế cán bộ. Đi ̣nh nghiã biên chế Hiế n pháp năm 1946 tại điều 52 và Điều 61 đều dùng cụm từ chung là “nhân viên”, tiế p đó Hiế n pháp năm 1959 tại điều 74 vẫn sƣ̉ du ̣ng cu ̣m tƣ̀ „ nhân viên nhà nƣớc” để chỉ đố i tƣơ ̣ng biên chế là nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c trong các cơ quan nhà nƣớc. Hiế n pháp năm 1992 sƣ̉ du ̣ng đinh ̣ nghiã về biên chế nhƣ sau “ cán bô ̣ , viên chƣ́c nhà nƣớc”, “ cán bô ̣ , công chƣ́c nhà nƣớc” để chỉ chung biên chế là nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c ta ̣i các cơ quan nhà nƣớc, tổ chƣ́c chin ́ h tri ̣ – xã hội và đơn vị kinh tế nhà nƣớc. Nhƣ vâ ̣y , Hiế n pháp với tính chấ t là đa ̣o luâ ̣t gố c , luâ ̣t cơ bản của Nhà nƣớc ta đã quy đinh ̣ nhƣ̃ng vấ n đề quan tro ̣ng nhâ ̣t làm nề n tảng , căn cƣ́ , pháp lý cho các đa ̣o luâ ̣t khác về biên chế nhà nƣớc . Tuy nhiên trong điề u kiê ̣n , hoàn cảnh cụ thể của đất nƣớc, các quy định về biên chế còn khác nhau. Ở nƣớc ta, ngay sau Cách ma ̣ng tháng Tám thành công , Nhà nƣớc Việt Nam Dân chủ cô ̣ng hòa đƣơ ̣c thành lâ ̣p . Trong khi chƣa có Hiế n pháp , Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký nhiề u sắ c lê ̣nh quan tro ̣ng để quản lý đấ t nƣớc và xã hô ̣i trong đó yêu cầ u về xây dƣ̣ng đô ̣i ngũ cán bô ̣ , viên chƣ́c Viê ̣t Nam là rấ t quan tro ̣ng vì vâ ̣y ngày 20 tháng 5 năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ban hành sắc lệnh số 76/SL ban hành “ Quy chế công chƣ́c Viê ̣t Nam” Đi ều 1 của quy chế quy định công chức là “ Những công dân Viê ̣t Nam đƣơ ̣c chính quyề n nhân dân tuyể n để giƣ̃ mô ̣t chƣ́c vu ̣ thƣờng xuyên trong các cơ quan Chiń h phủ ở trong hay ngoài nƣớc đề u là công chƣ́c theo quy chế nay, trƣ̀ trƣờng hơ ̣p riêng biê ̣t do chin Nhƣ vâ ̣y pha ̣m vi biên ̣ ́ h phủ quy đinh”. chế hành chính rấ t he ̣p chỉ bao gồ m số lƣơ ̣ng chƣ́c danh của nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c trong các cơ quan Chiń h phủ , tƣ́c cơ quan hành chin ́ h nhà nƣớc nhƣ Chin ́ h phú , Ủy ban hành chính các cấp , cơ quan hoă ̣c ngƣời đa ̣i diê ̣n cho Chính phủ ở nƣớc ngoài . Nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c trong ty tòa án hay cơ quan dân cƣ̉ không đƣơ ̣c coi là biên chế hành chính nhà nƣớc. Do hoàn cảnh đấ t nƣớc chiế n tranh ác liê ̣t , quy chế công chƣ́c không đƣơ ̣c áp du ̣ng trong thƣ̣c tế mà thay vào đó là chế đô ̣ quản lý biên chế và chúng ta sử dụng thuật ngữ chung là “ cán bộ , công nhân, viên chƣ́c” để chỉ tấ t cả 5 nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c trong các cơ quan nhà nƣớc, tổ chƣ́c xã hô ̣i, đơn vi ̣kinh tế nhà nƣớc. Nhƣ vâ ̣y khái niê ̣m này không phản ánh đƣơ ̣c các chƣ́c danh , vị trí công việc, đă ̣c trƣng nghề nghiê ̣p , chƣ́c năng của mỗi loa ̣i hin ̀ h công viê ̣c , tƣ̀ đó dẫn đế n viê ̣c thiế u thố ng nhấ t trong quản lý và bố trí cán bô, ̣ công chƣ́c. Nghiên cƣ́u Nghi ̣đinh ̣ 169/HĐBT ngày 25 tháng 5 năm 1991 của Hội đồng Bô ̣ trƣởng (nay là Chiń h phủ ) về biên chế nhà nƣớc thì : công dân Viê ̣t Nam đƣơ ̣c tuyể n du ̣ng và bổ nhiê ̣m mô ̣t công vu ̣ thƣờng xuyên trong mô ̣t công sở của nhà nƣớc ở TW hay điạ phƣơng ; ở trong hay ngoài nƣớc ; đã đƣơ ̣c sắ p xế p vào mô ̣t ngạch bậc, hƣởng lƣơng do ngân sách nhà nƣớc cấ p go ̣i là biên chế . Nhƣ vâ ̣y , Đinh ̣ biên nhân sƣ̣ trong cơ qu an hành chính nhà nƣớc là xác định số lƣợng và cơ cấu cán bộ, công chức (số lượng, chất lượng cán bộ, công chức ) cần cho một tổ chức, một cơ quan HCNN hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. 1.1.2. Bản chất của định biên nhân sự trong một tổ chức Ở Viê ̣t Nam, biên chế đƣơ ̣c phân thành biên chế hành chin . ̣p ́ h và biên chế sƣ̣ nghiê Theo quy đinh ̣ của Pháp lê ̣nh cán bô ̣ công chƣ́c sƣ̉a đổ i bổ sung năm 2003, biên chế hành chiń h là số lƣơ ̣ng , cơ cấ u , chƣ́c danh, vị trí công việc của nhƣ̃ng công dân Viê ̣t Nam đƣơ ̣c tuyể n du ̣ng, bổ nhiê ̣m vào nga ̣ch hành chin ́ h hoă ̣c đƣơ ̣c giao giƣ̃ để thực hiện nhiệm vụ thƣờng xuyên trong các cơ quan nhà nƣớc từ TW đến địa phƣơng, trong nƣớc hay ngoài nƣớc hƣởng lƣơng và phu ̣ cấ p lƣơng (nế u có) tƣ̀ ngân sách nhà nƣớc . Biên chế sƣ̣ nghiê ̣p là số lƣơ ̣ng , cơ cấ u , chƣ́c danh, vị trí công việc của những công dân Việt Nam đƣợc tuyển dụng chƣ́c, hoă ̣c giao giƣ̃ mô ̣t nhiê ̣m vu ̣ thƣờng , bổ nhiê ̣m vào mô ̣t nga ̣ch viên xuyên trong các đơn vi ̣sƣ̣ nghiê ̣p nhà nƣớc về giáo du ̣c , và đào tạo , khoa ho ̣c, y tế , văn hóa , nghê ̣ thuâ ̣t, thể du ̣c thể thao và các đơn vị sự nghiệp khác do cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập để phục vụ nhiệm vụ qu ản lý nhà nƣớc hoặc để thực hiện một số dịch vụ công của bộ , cơ quan ngang bô ̣ , cơ quan thuô ̣c Chin ́ h phủ và Hô ̣i đồ ng nhân dân , Ủy ban nhân dân cấ p tin̉ h, cấ p huyê ̣n theo quy đinh ̣ của pháp luâ ̣t . 6 1.1.3. Vai trò của công tác đinh ̣ biên nhân sự đố i với tổ chức Đinh ̣ biên nhân sƣ̣ đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại, tạo lợi thế cạnh tranh và phát triển trên thị trƣờng. Tầm quan trọng của đinh ̣ biên nhân sƣ̣ trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con ngƣời . Con ngƣời là yếu tố cấu thành nên tổ chức , vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức . Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu đƣợc của tổ chức nên đinh ̣ biên nhân sƣ̣ chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức . Mặt khác , quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không đinh ̣ biên tốt nguồn nhân lực , vì suy đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con ngƣời. - Giải quyết nhiệm vụ, công việc của tổ chức Bất kỳ một tổ chƣ́c nào khi ti ến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng đều phải hội đủ hai yếu tố, đó là nhân lực và vật lực. Trong đó, nhân lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng, có tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Đinh ̣ biên nhân sƣ̣ trong tổ chƣ́c là mô ̣t nhiê ̣m vu ̣ không thể thiế u và hế t sƣ́c quan tro ̣ng bởi công tác định biên là cơ sở để tuyển dụng , bổ nhiê ̣m, đề bạt, đào ta ̣o nhân sƣ̣ của cơ quan hay chính là cơ sở để xây dƣ̣ng kế hoa ̣ch phát triể n nguồ n nhân lƣ̣c, tạo lập lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Đinh ̣ biên còn là cơ sở xây dƣ̣ng kế hoa ̣ch ngân sách tiề n lƣơ ng, các chi phí xã hội khác có liên quan đến con ngƣời (bảo hiểm, phúc lợi xã hội). - Nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trƣờng nên các tổ chức muốn tồn tại và phát triển buộc phải cải tiến tổ chức của mình theo hƣớng tinh giảm gọn nhẹ, năng động, trong đó yếu tố con ngƣời mang tính quyết định. Không có những con ngƣời làm việc có hiệu quả thì mọi tổ chức đều không thể nào đạt đến các mục tiêu của mình. Viê ̣c đinh ̣ biên nhân sƣ̣ chính xác giúp cho tổ chƣ́c đ ạt đƣợc mục đích, kết quả thông qua ngƣời khác. Một nhà lañ h đa ̣o có th ể lập kế hoạch hoàn chỉnh, xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra hiện đại chính xác, … nhƣng tổ chƣ́c đó v ẫn có thể thất bại nếu không biết tuyển đúng ngƣời cho đúng việc, hoặc 7 không biết cách khuyến khích nhân viên làm việc. Để quản lý có hiệu quả, nhà lañ h đa ̣o cần biết cách làm việc và hòa hợp với ngƣời khác, biết cách lôi kéo ngƣời khác làm cho mình. - Phát triển cá nhân làm việc trong tổ chức Bất cứ nhân viên nào khi làm việc trong một tổ chức cũng cần : + Việc làm ổn định + Đánh giá đúng năng lực, đúng sự đóng góp + Đƣợc đối xử công bằng + Có triển vọng trong công việc, thu nhập + An toàn trong công việc + Đƣợc tôn trọng, đƣợc quan tâm Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự phát triển kinh tế buộc các nhà lañ h đa ̣o ph ải biết làm cho tổ chức của mình thích ứng. Do đó, việc thực hiện các nội dung hoạch định, tuyển dụng, duy trì, phát triển, đào tạo, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con ngƣời thông qua tổ chức, nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã định trƣớc là vấn đề quan tâm hàng đầu. Tƣ̀ng cá nhân làm viê ̣c trong tổ chƣ́c phải phát triển thì cả tổ chức mới phát triển đƣợc. 1.2. Xác định đinh ̣ biên nhân sƣ ̣ 1.2.1. Cơ sở cho viê ̣c xây dựng đinh ̣ biên nhân sự 1.2.1.1. Dựa trên chiến lược phát triển của tổ chức Chiế n lƣơ ̣c phát triể n của tổ chức rấ t quan tro ̣ng , đó là nền tảng cơ bản cho việc thiết kế một kết cấu bao gố m chƣ́c năng , nhiê ̣m vu ̣ cơ cấ u tổ chƣ́c , cơ cấ u nhân sƣ̣ của tổ chƣ́c . Khi lựa chọn hoạt động nguồn nhân lực phải dựa vào chiến lƣơ ̣c phát triển của tổ chức . Việc xây dựng định biên nhân sự phải thích ứng đồng thời với các chiến lƣợc phát triển khác của tổ chức: • Định hướng phát triển của tổ chức:Việc định hƣớng phát triển tổ chức theo hƣớng phi lợi nhuận, phục vụ mục tiêu xã hội, hay nâng cao doanh thu là yếu tố ảnh hƣởng rất lớn đến việc xây dựng định biên nhân sự. Số lƣợng khách hàng 8 tiềm năng, số lƣợng và chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ, cung cấp ra thị trƣờng là điều kiện tiên quyết để tuyển dụng và đào tạo lực lƣợng lao động. • Chi trả thù lao: Quyết định thù lao và thƣởng có tầm quan trong đặc biệt trong việc thực thi chiến lƣợc. Nhằm tạo ra lợi thế cho mình trong việc sử dụng nguồn nhân lực, nhiều tổ chức tiến hành trả mƣ́c lƣơng cơ bản khi có tính đến tƣơng quan với bên ngoài, và một trong những vấn đề có tính nguyên tắc mà các tổ chức này cân nhắc là bảo đảm sự công bằng với bên ngoài. • Chiến lược đào tạo và phát triển: Triết lý kinh doanh và chiến lƣợc của tổ chức phải đƣợc kết nối chặt chẽ với cách thức cải thiện thành tích hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai của nhân viên. Đa số các tổ chƣ́c đều hƣớng đế n viê ̣c phát triển trình đô ̣ chuyên môn cho đô ̣i ngũ nhân viên của min ̀ h . Tuy nhiên, tiến trình đào tạo và phát triển nhân viên cầ n cả hai yế u tố là tiề n và thời gian . Để đạt đƣợc hiệu quả, đào tạo và lựa chọn phải đƣợc gắn chặt vào mục tiêu chiến lƣợc chung của tổ chức và của hệ thống nguồn nhân lực bên ngoài tổ chƣ́c. Việc định biên nhân sự phải xuất phát từ chiến lƣợc phát triển của tổ chức, đƣợc thể hiện qua các mục tiêu cụ thể của từng giai đoạn. Việc áp dụng một khuôn mẫu cứng nhắc cho việc định biên nhân sự không phù hợp cho mọi tổ chức bởi xuất phát điểm khác nhau dựa trên tầm nhìn, sứ mạng và giá trị cốt lõi của bản thân nội tại từng doanh nghiệp. Cho nên không thể “nhân bản” hoặc “sao y” chiến lƣợc nhân lực này cho một doanh nghiệp khác và cũng không thể trải đều nguồn lực, ngân sách và kế hoạch hành động của doanh nghiệp cho từng chiến lƣợc thành phần cụ thể: tuyển dụng, đào tạo & phát triển, quản lý thành tích, lƣơng bổng và đào tạo kế thừa. 1.2.1.2. Dựa trên nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức Với mỗi tổ chức khác nhau thì sẽ có các nhiệm vụ mục tiêu khác nhau. Các tổ chức thƣờng có các nhiệm vụ chung sau : + Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng; + Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi; 9