Luận văn công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty may hà nội 2

  • Số trang: 27 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 10 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

Lê Thu Hương Dây truyền dệt thoi Sợi Dệt Vải Nhuộm May Sản phẩm nhập Vải dệt Nhập Cắt Do mặt hàng sản xuất của công ty phong phú và đa dạng sản xuất hàng loạt nên bộ phận sản xuất chia thành các phân xưởng như: phân xưởng dệt, phân xưởng nhuộm... Để tiếp cận được mục tiêu kế hoạch sản xuất tiến trình sản xuất được chia làm các ca sản xuất 1, 2, 3. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt may Hà Nội Công ty Dệt may Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước lớn hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam. Tổ chức của công ty thống nhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động được chỉ đạo thống nhất từ cơ quan giám đốc tới khối phòng ban điều hành và xuống các nhà máy. Thông tin được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình như sau -28- Lê Thu Hương Tổng Giám đốc Phó Tổng GĐ1 Phó Tổng GĐ2 Phòng KTĐT Phòng TM Phòng KHTT TTTN và KTCL Nhà máy sợi NM Dệt Nhuộm Nhà máy dệt Vải DEMIN Nhà May 1 Nhà máy sợi Vinh Nhà May2 Nhà máy dệt Hà Đông Phòng KTTC Phó Tổng GĐ3 Phòng XNK Phòng TCHC T T Y tế Phòng Đời Sống Nhà May3 Nhà Máy May Mẫu NM May * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận Đông Mỹ - Tổng giám đốc công ty do tổng công ty dệt may bổ nhiệm. Tổng giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời là người đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật. - Giúp việc cho Tổng giám đốc là 3 phó Tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc đồng thời là cán bộ tham mưu cao nhất cho tổng giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh. - Dưới sự điều hành công ty có các phòng ban chức năng. + Phòng xuất nhập khẩu: đảm đương toàn bộ công tác xuất nhập khẩu tại công ty như: Nhập nguyên liệu máy móc, phụ tùng thiết bị, hoá chất nhôm, -29- Lê Thu Hương xuất khẩu các sản loại sản phẩm sợi, dệt kim, khăn bông.. Có kế hoạch xuất nhập khẩu để phòng kế toán tài chính cân đối kế hoạch thu chi ngoại tệ xây dựng dự thảo hợp đồng xuất nhập khẩu, các phương thức thanh toán lập báo cáo xuất nhập khẩu. + Phòng tổ chức hành chính: là phòng tham mưu cho tổng giảm đốc về lĩnh vực tổ chức lao động khoa học, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, đào tạo cán bộ quản lý và sử dụng có hiệu quả quản lý quỹ tiền lương trên cơ sở quy chế đã ban hành. Bên cạnh đó, phòng còn có nhiệm vụ tổ chức lực lượng đảm bảo an toàn cho công ty với cơ quản công an trong công tác bảo vệ sự an toàn. + Phòng kế toán tài chính: có đầy đủ chức năng nhiệm vụ như luật định, điều lệ, kế toán của nhà nước quy định, giám sát kiểm tra hoạt động kinh tế của công ty đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh. Phòng có kế hoạch thu chi cho từng kỳ, ghi chép đầy đủ và phản ánh một cách chính xác kịp thời liên tục có hệ thống về tình hình luân chuyển của vật tư, tiền vốn thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, lập và thực hiện kế hoạch tài chính. + PhòngTTTN và KTCL: Có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ các loại nguyên vật liệu dựa vào nhà máy các loại bán phế phẩm trong quá trình sản xuất và các loại sản phẩm do Công ty sản xuất ra, đồng thời đóng góp các biện pháp đề tài, sáng kiến để nâng cao chất lượng sản phẩm. + Phòng kế hoạch thị trường: có nhiệm vụ tiếp cận và mở rộng thị trường cho Công ty, tìm kiếm khách hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, quản lý các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và các đại lý của Công ty. + Phòng kỹ thuật đầu tư: có nhiệm vụ triển khai kỹ thuật sản xuất tới các nhà máy và xây dựng mục tiêu phát triển của Công ty. Hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh theo cơ cấu trực tiếp là rất phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh lớn của Công ty, đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động đồng thời đảm bảo tính gọn nhẹ trong tổ chức tránh việc chồng chéo trong chỉ đạo, phân công… II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. -30- Lê Thu Hương Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có thể hiện như một tập hợp những cán bộ nhân viên kế toán cùng với trang thiết bị kỹ thuật phương tiện ghi chép tính toán, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý trong doanh nghiệp. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Dệt may Hà Nội Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán thanh toán công nợ Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Các nhân viên kinh tế nhà máy -31- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Kế toán NVL Kế toán tiền lương và các khoản BH Lê Thu Hương - Phòng kế toán tài chính của Công ty gồm 21 người: kế toán trưởng, phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 18 nhân viên kế toán, 1 thủ quỹ, nhiệm vụ được phân công như sau: + Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính Công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và giám đốc Công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính, công tác kế toán của Công ty, có nhiệm vụ quản lý và điều hành thựchiện kế toán tài chính theo hoạt động chức năng chuyên môn, chỉ đạo công tác quản lý sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn Công ty theo đúng chế độ tài chính mà nhà nước ban hành. + Phó phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán tổng hợp) có nhiệm vụ hàng tháng căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ (do kế toán nguyên vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp CT và tính giá thành chuyển lên) để vào sổ tổng hợp cân đối thu chi và các khoản, lập bảng cân đối sau đó vào sổ cái các tài khoản có liên quan lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước. Phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng với kế toán trưởng quyết toán cũng như thanh tra kiểm tra công tác kế toán của Công ty. - Kế toán nguyên vật liệu: hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3, bảng tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ và từ các hoá đơn (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán lên nhật ký chứng từ số 5. - Kế toán TSCĐ và XDCB: tổ chức ghi chép phản ánh số liệu chất lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ, tình hình mua bán và thanh lý TSCĐ. - Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp do các tổ nghiệp vụ các nhà máy các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ và các khoản bảo hiểm Tổ chức công tác kế toán theo lĩnh vực này, mọi công việc của hạch toán kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp. Do đó giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được kịp thời toàn bộ thông tin. -32- Lê Thu Hương - Kế toán chi phí và tính giá thành căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu CC-DC bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lương và các nhật ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tổng hợp chi phí sản xuất (có chi tiết cho từng nhà máy) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ thực hiện tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thu, theo dõi công nợ của khách hàng. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn thành phẩm sau đó theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. - Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt tiền gửi ngân hàng của Công ty, mở sổ theo dõi chi tiết tiền mặt mặt hàng ngày đối chiếu số chi trên tài khoản của Công ty ở ngân hàng coi số ngân hàng, theo dõi tình hình thanh toán của Công ty với các đối tượng như: khách hành, nhà cung cấp, nội bộ Công ty. - Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt nhằm phát hiện sai sót và sửa chữa kịp thời khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có chịu trách nhiệm về mọi trường hợp thừa thiễu quỹ tiền mặt của công ty. - Các nhân viên kinh tế nhà máy: Chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của Công ty. Qua mô hình trên ta thấy: Công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức tập chung phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu đầu đến khâu cuối cùng, thu nhận chứng tù, luân chuyển sổ ghi kế toán chi tiết tổng hợp và lập các báo cáo kế toán phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị trực thuộc. Các nhân viên kinh tế ở các nhà máy thành viên có nhiệm vụ thu thập chứng từ kiểm tra, xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ lập báo cáo thống kê, tài chính theo sự phân công, dưới sự chỉ đạo giám sát của kế toán trưởng. Với đặc điểm đó Công ty đã thực hiện hình thức kế toán nhật ký chứng từ và hạch toán tình hình biến động của tài sản theo phương pháp kê khai thường xuyên. -33- Lê Thu Hương Hình thức này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi sổi, đối chiếu số liệu tiến hành thường xuyên kịp thời, cung cấp các số liệu cho việc tập hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính lập bảng báo cáo kế toán. Về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp. Sự chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất, chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kinh tế kịp thời tạo điều kiện trong phân công lao động nâng cao trình độ chuyên môn hoá lao động hạch toán 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt may Hà Nội Công ty Dệt may Hà Nội là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Hà Nội Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 30/6. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng .Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chứng từ.Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty . Hình thức này dựa theo nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, đẩm bảo cho các phần hành kế roán được tiến hành song song và phối hợp nhịp nhàng . Theo hình thức này,quy trình hạch toán vật liệu tại công ty Dệt May Hà Nội sử dụng các chứng từ sổ sách sau: Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như : phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá,phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành vào sổ tiết vật liêu, sổ chi tiết thanh toán với người bán.... và các bảng kê nhập và bảng kê xuất. Dựa vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ để vào cột thực tế, kế toán tiến hành lập bản kế số 3. Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật liệu và bảng kê số 3, cuối tháng kế toán tổng hợp và đưa ra bảng phân bổ vật liệu. Bảng này phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối -34- Lê Thu Hương tượng sử dụng hàng tháng. Bảng phân bổ số 2 là cơ sở để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lấy số liệu để ghi vào các sổ kế toán liên quan như bảng kê số 4, 5, 6 Cuối mỗi niên độ, kế toán tập hợp số liệu vào nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 4, số 5, số 7, số 10 và vào sổ cái TK152 Chứng từ nhập - xuất NK – CT liên quan 1,2,4,10 Bảng kê chi tiết nhập vật tư Số chi tiết số 2 (TK 331) Bảng kê xuất vật tư Bảng tổng hợp nhập vật tư NK-CT số 5 Bảng tổng hợp xuất vật tư Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3 Ghi đối chiếu Bảng kê số 4,5,6 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Số cái TK 152, Báo cáo -35- NK - CT số 7 Lê Thu Hương III. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 1. Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội 1.1. Đặc điểm của vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội Công ty Dệt - May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại như: sợi, sản phẩm dệt kim, sản phẩm dệt thoi.... do đó vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với tính năng lý hoá học cũng hết sức khác nhau. Thực tế đó đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu. Do nhu cầu kế hoạch sản xuất là rất linh động nên sự biến động của vật liệu là thường xuyên liên tục. Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại công ty được chia thành các loại sau: - Vật liệu chính: gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nước ngoài như xơ PE (Eslon), xơ PE (Sunkyong), bông Nga cấp I,II, bông Uc cấp I, bông Việt Nam. - Vật liệu phụ: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phecmơtuya, phấn may, băng dính, hoá chất, thuốc nhuộm... - Nhiên liệu : Điện, xăng, dầu công nghiệp... - Phụ tùng thay thế: Máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dây củaoa. - Văn phòng phẩm: Giấy, mực in, bút bi, máy tính... các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng - Bao bì đóng gói: Bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton... - Phế liệu: phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém phẩm chất không sử dụng được, bông phế F1, F3, xơ hôi, vón cục sợi tụt lõi, sợi rối các loại, sắt vụn. -36- Lê Thu Hương 1.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu Do đặc điểm khác biệt của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, công ty có kế hoạch thu mua một cách hợp lý để dự trữ đủ sản xuất và vừa đủ để hạn chế, ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên vật liệu chính, hiểu ra điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu chính hợp lý và gần phân xưởng sản xuất. Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ phương tiện cân, đo, đong đếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện hiện nay, cùng với việc sản xuất, Công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho. - Kho bông xơ - Kho hoá chất. - Kho xăng dầu - Kho vật liệu phụ - Kho vật tư bao gói - Kho phụ liệu dệt kim - Kho thiết bị - Kho vật liệu xây dựng - Kho phế liệu Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ sáu tháng một lần công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng giá trị của từng thứ vật liệu Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 người . Thủ kho . Thống kế kho . Kế toán vật liệu Sau khi kết thức kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phòng sản xuất kinh doanh lập. -37- Lê Thu Hương Thực tế cho thấy có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty Dệt may Hà Nội hầu như không có sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách. 2. Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu. Với đặc điểm vật tư, vật liệu của mình là mật độ nhập xuất lớn có sự giám sát bảo quản thường xuyên và hệ thống kho tàng được bố trí tập trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng này nên Công ty Dệt may Hà Nội đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật tư là phải cung cấp thường xuyên về hiện vật về tiền của từng loại vật liệu. 2.1. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu. 2.1.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu. Muốn tính giá được chính xác thì mỗi doanh nghiệp làm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. Về nguyên tắc đánh giá vật liệu nhập kho là phải theo đúng giá mua thực tế của vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật tư Công ty Dệt may Hà Nội, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khâu nhập kho Công ty đã sử dụng giá thực tế. Giá này được xác định theo từng nguồn nhập. - Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước và chủ yếu là ngoại nhập. + Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng giá mua ghi trên hoá đơn với chi phí thu mua phát sinh (nếu có). + Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên cộng với thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho Công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ. - Đối với nguyên vật liệu do Công ty sản xuất gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu khập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng với các chi phí chế biến phát sinh. -38- Lê Thu Hương - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính. - Vật liệu do Công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng với chi phí liên quan. 2.1.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch thị trường là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và trực tiếp với bên bán vật tư khi nhận được hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi lên phòng kế hoạch thị trường sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu phòng cũng lập biên bản kiểm nghiệm. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên: 1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập va chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi số kế toán 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. 1 liên giao còn lại gủi về phòng kinh doanh Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kế hoạch thị trường căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng Biểu 2.1 HOÁ ĐƠN (GTGT) -39- Lê Thu Hương Mẫu chứng từ số 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 02-GTGT Liên 2: (Giao cho khách hàng) số 398956 Ngày 17 tháng 7 năng 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TM Dệt may Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh Địa chỉ: Số tài khoản 7310.0563 MST: Họ tên người mua: Trần Văn Tiến Đơn vị: Công ty Dệt may Hà Nội Địa chỉ : Số 1 Mai Động Hà Nội Số tài khoản 710A-00022 tại Ngân hàng Công thương II - Hai Bà Trưng Hà Nội Hình thức thanh toán MST: 01 00100826-1 ST T Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá A B C 1 2 3=1x2 1 Bông Nga cấp 1 kG 4171 20566,44 85782621 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 10% 8578262,1 Thành tiền 85782621 Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thanh toán: 94360883,1 Số tiền viết bằng chữ: Chín tư triệu ba trăm sáu mươi nghìn tám trăm tám ba đồng Người mua hàng (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) -40- Thủ trưởng đơn vị (Đã kỹ) Lê Thu Hương Biểu 2.2 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số 05-VT Ngày 18 tháng 7 năm 2002 Đơn vị: Công ty Dệt may Hà Nội Căn cứ vào hoá đơn số 398956 ngày 17/7/2002 của Công ty Dệt may Hà Nội Thành phần kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Vũ Hải Sơn, Phòng KHTT - Trưởng ban 2. Ông Lê Tuấn , Phòng KTCL - Uỷ viên 3. Ông Trần Văn Lợi, Thủ kho - Uỷ viên Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ 1 2 3 4 1 Bông Nga cấp 1 kg kg Kết quả kiểm nghiệm Số lượng thực tế kiẻm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 5 6 7 8 4171 4171 4171 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho -41- Lê Thu Hương Biểu 2.3 PHIẾU NHẬP KHO Đơn vị bán: Công ty Thương mại Dệt may Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh Chứng từ số: 398956 ngày 17 tháng 7 năm 2002 Nhập vào kho: Bông xơ. Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Bông Nga cấp 1 Đvị tính kg Số lượng nhập kho Theo Thực nhập chứng từ 4171 4171 Cộng Giá đơn vị Thành tiền 20566,44 85782621 Ghi chú 85782621 Số tiền viết bằng chữ: Tám lăm triệu bảy trăm tám hai nghìn sáu trăm hai mốt đồng chẵn Thủ kho (Đã ký) Người nhập (Đã ký) -42- Phụ trách KHTT (Đã ký) Lê Thu Hương Biểu 2.4 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI CHẾ BIẾN Số 5 Ngày 25 tháng 7 năm 2002 Đơn vị chế biến: Công ty Minh Anh Hợp đồng số 02-99 /HĐKT ngày Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến số 2 ngày 20/7 2002 Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 19/7/2002 Tên quy cách vật tư Đơn vi tính Số lượng Giá thực tế nhập kho Giá đơn vị nhập kho Theo chứng từ Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyể n Giá vật tư dùng để chế biến Cộng 6 7 8 1 2 3 4 5 Thoi suót kg 200 200 18500 0 24315 87 26165 87 Xơ PE kg 300 300 25000 0 37512 00 40012 00 9 2.2. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu: 2.2.1. Tính giá vật liệu xuất kho: Bông xơ xuất kho chủ yếu dùng để sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty, viẹc xuất bán ra ngoài là rất hãn hữu, ví dụ như xuất bán bông, phế liệu sợi… Để phản ánh giá vật liệu xuất kho cho được chính xác, Công ty đã sử dụng phương pháp giá trung bình để tạm tính giá vật liệu xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản được thực hiện để đưa ra một mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, phát sinh trong kỳ hạch toán. Lý do Công ty sử dụng phương pháp này -43- Lê Thu Hương là vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ nhập từ nước ngoài luôn có sự biến động nó phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu tình hình kinh tế trong và ngoài nước…..). Nhờ có hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn việc tính toán được thực hiện nhanh gọn hơn kế toán chỉ việc cập nhật số liệu thực tế của một loại vật liệu nào đó xuất kho, máy tính sẽ tự động tính ra trung bình theo công thức sau. Giá trung bình = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ Giá hạch toán vật tư = giá trung bình x số lượng nhập trong kỳ. Giá trung bình được dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán dùng phương pháp hệ số giá điều chỉnh giữa giá tạmtính và giá hạch toán theo công thức sau: Hệ số giá vật liệu = Giá vật liệu thực tế xuất trong kỳ Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giá 2.2.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác thì xuất kho vật liệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì để phản ánh kịp thời, tính toán và bổ xung chính xác cho đối tượng vật liệu dùng để phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ đúng quy cách. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Dệt may Hà Nội sử dụng nhiều loại vật liệu các loại vật liệu này được bảo quản ở nhiều kho khác nhau. Trong đó loại vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là bảng, loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ cháy, khó bảo quả nêu việc bảo quản và sử dụng vật liệu ở Công ty phải được theo dõi chặt chẽ dựa trên cơ sở các chứng từ vật liệu. ở Công ty Dệt may Hà Nội việc xuất kho sử dụng các chứng từ phiếu xuất kho -44- Lê Thu Hương Việc xuất kho vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau. Khi các phòng ban, phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua Tổng giám đốc Công ty kí duyệt. Nếu là vật tư xuất kho định kỳ thì không cần qua ký duyệt của lãnh đạo Công ty. Khi đó yêu cầu xuất vật tư được chuyển lên phòng kế hoạch thị trường, xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật tư. Các phiếu này được lập thành 3 liên. 1 liên lưu tại phòng kinh doanh thị trường. 1 liên giao cho người lĩnh vật tư. 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để luân chuyển và ghi sổ lưu. Mẫu phiếu xuất kho như biểu 2.5 Biểu 2.5 PHIẾU XUẤT KHO Số 18 (Ngày 25 tháng 8 năm 2002) Họ tên người nhận: Lê Thị Mai Lý do xuất: Sản xuất Xuất tại kho: Bông xơ ST T Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư ĐV tính 1 Xơ Sunkyon 2 Bông Trung Quốc Nợ TK 621 Có TK 1521 S lượng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Đơn giá kg 193500 193500 12571,66 24326162 10 kg 39500, 5 39500,5 19476,12 76931647 8 Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba tỉ hai trăm linh một triệu chín trăm ba hai nghìn sáu trăm tám tám đồng -45- Lê Thu Hương Thủ kho Người nhận Phụ trách cung tiêu (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Phụ trách bộ phận sử dụng (Đã ký) Trên các phiếu này phòng kế hoạch thị trường chỉ ghi số lượng xuất kho cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi sổ. Tại kho thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Nếu thấy trong kho không đủ hoặc không còn loại vật tư đó thì phải tiến hành thủ tục mua và nhập kho vật liệu, sau đó mới làm nghiệp vụ xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất và thẻ kho. Đối với vật liệu xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là "Hoá đơn bán hàng", "Hoá đơn thuế GTGT", "Phiếu xuất kho", "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Căn cứ vào những thoả thuận với khách hàng, phòng sản xuất kinh doanh lập "Hoá đơn GTGT", phiếu này lập thành 3 liên. Công ty kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên hai. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và khách hàng ký vào ba bản: Liên một lưu ở phòng kế hoạch thị trường, liên hai giao cho khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ 3. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội 3.1. Tài khoản sử dụng: Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau: - Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. TK152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm: TK 1521. Nguyên liệu chính. TK 1522. Vật liệu. TK 1522.1 Hoá chất. TK 1522.2. Phụ liệu. -46- Lê Thu Hương TK 1523. Nhiên liệu TK 1524. Phụ tùng sửa chữa thay thế. TK 1526. Phụ tùng khác. TK 1527. Phế liệu. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 111,112,133,331... 3.2. Phương pháp hạch toán 3.2.1 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nẵm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dự liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên "Sổ chi tiết số 2" và các nhật ký chứng từ liên quan khác như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10 Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên "Sổ chi tiết số 2" với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2: Sổ này được mở hàng tháng. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của công ty - Cơ sở số liệu: từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán - Phương pháp ghi: Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ. -47-
- Xem thêm -