Tài liệu Kỹ năng tổ chức event

event Event Event là hoạt động nhằm cụ thể hóa những thông điệp mà chúng ta đang muốn đưa đến đối tượng mục tiêu Chương trình tiêu bểu Các loại event Theme party Launching (Product/service) Ceremony Conference Public show Entertainment show Team building Sales Promotion Sales Promotion       Roadshow Sampling (wet & dry) Direct sales Exhibition Booth activation(wet market/supermarket) Leaflet delivery Marketing – PR - Event • Marketing – Phân khúc – Định vị – 7P  PR o Người thứ 3  Event o BÙM Client – Agency - Supplier • Client: khách hàng sử dụng dịch vụ • Agency: đơn vị cung cấp dịch vụ • Supplier: đơn vị cung cấp sản phẩm hữu hình • Vendor AGENCY? – Chương trình QUY MÔ LỚN: client không đủ nguồn lực tổ chức (public, diễn ra ở nhiều điểm cùng một lúc hoặc nhiều tỉnh – local roadshow) – Chương trình cần sự ĐỘT PHÁ: client không đủ sáng tạo – Chương trình có nhiều RỦI RO: client không đủ kinh nghiệm, chuyên môn kỹ thuật CÔNG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Cty event hoạt động thế nào? Clients First Meeting Credential Brief Check giá Internal meeting Ideas Fail Planning Feedback Proposal Quotation Get Project Contract EVENT MANAGEMENT Venue F&B Entertainment Report Production Human Payment CLOSE PROJECT Brainstorm Viết proposal Quản lý thực thi dự án Entertainment Venue Equipment (sound / light / visual) Production F&B Human Resource Quản lý tài chính dự án • Bảng chi phí Supplier In ấn offset In ấn hiflex, PP Thi công Cung cấp nhân sự Cung cấp các tiết mục entertainment Cung cấp âm thanh, ánh sáng, máy chiếu (kỹ thuật) • Khác: quà tặng, hoa cài áo, đồng phục, bộ đàm… • • • • • • Supplier QUY TRÌNH LÀM VIỆC Nguồn supplier/agency Đánh giá và bước đầu chọn để brief Brief supplier/agency Supplier/Agency đề xuất, báo giá Thương lượng với supplier/agency (xác định dịch vụ/sản phẩm cần cung cấp, chi phí, thời gian, thời hạn thanh toán) 6. Đánh giá các đề xuất (proposal) & báo giá (quotation), chọn supplier thực hiện dự án 7. Xúc tiến về mặt chứng từ (hợp đồng, báo giá, phụ lục) 8. Quản lý quá trình tổ chức/ sản xuất (duyệt mẫu color proof, mẫu thật, test random tại nơi sản xuất, kiểm tra thành phẩm) 9. Nhận hàng/ thực hiện chương trình 10. Thanh toán chi phí, thanh lý dự án 1. 2. 3. 4. 5.