Tài liệu Kỹ năng quản lý dự án

KỸ NĂNG QUẢN LÝ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Th.S Trần Trung Hậu 06/2007 Người Quản Lý: Anh là ai?    Chủ nhiệm Dự án: Anh là ai? Là ông chủ hay là ôsin- do CĐT cử hay do BQLDA cử, thông thường Chủ nhiệm dự án do CĐT cử làm trưởng Ban QLDA. Công việc Anh sẽ phân công cho cấp dưới hay cấp dưới phân lại cho Anh? Quyên hạn của Chủ nhiệm dự án: có thể được thay mặt toàn bộ hay một phần được uỷ quyền từ Chủ đầu tư Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án: chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật về những phần việc được uỷ quyền hay được giao nhiệm vụ Những công việc của Quản Lý     Hoạch định: Xác định mục tiêu, Kế hoạch, thiết lập chiến lược và cách phát triển các kế hoạch Tổ chức:Xác định điều cần làm, ai làm, cách làm theo nguyên tắc 5W+ 1H Điều khiển, chỉ đạo: Điều khiển, động viên nhân viên và giải quyết các mâu thuẫn Kiểm soát: Theo dõi hoạt động để bảo đảm thực hiện theo kế hoạch Những kỹ năng Quản lý cần có Lập kế hoạch Tổ chức, sắp xếp công việc Tuyển dụng người tài Giữ chân người giỏi Giao phó, Ủy quyền, phân công cấp dưới Quản lý thời gian hiệu quả         Quản lý nhóm Đánh giá và huấn luyện Xử lý những nhân viên có vấn đề Giải quyết khủng hoảng Phát triển nghề nghiệp Trở thành nhà lãnh đạo Chiến lược          Dự thảo ngân sách Hiểu các báo cáo tài chính Hiện giá thuần và tỷ suất thu nhập nội bộ Phân tích hoà vốn và đòn bẩy hoạt dộng Kỹ năng hoạch định        Nhận thức cơ hội, thách thức Lập các mục tiêu, mục đích Xem xét các tiền đề hoạch định Xác định các phương án thực hiện So sánh các phương án, dựa trên mục tiêu Chọn một phương án, và hoạch định các cách phụ trợ Số hoá tài chính, ngân sách của phương án chọn Kỹ năng Tổ chức      Khảo sát và phân tích hệ thống hiện hành ( hoặc dự kiến mô hình tổ chức mới) Xác định mục tiêu của tổ chức, phương hướng hoạt động, các yếu tố ảnh hưởng Xác định thành phần chủ chốt: các bộ phận chức năng, quy mô, số lượng Xác định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của từng cấp, từng bộ phận Xác định quan hệ hàng dọc, hàng ngang, quan hệ bên trong, bên ngoài Kỹ năng Điều khiển (chỉ đạo)  Các tính cách của người quản lý hiệu quả: Chu đáo, Cảm thông, Nhanh thích ứng, Kiên trì, Giỏi giao tiếp, Đàm phán hiệu quả, hài hước, Bình tĩnh, Thuyết phục, Định hướng chiến lược cho tương lai, Dám Ra QĐ, dám chịu trách nhiệm.  Cân bằng Sự căng thẳng: sự thôi thúc cạnh tranh nội bộ, Ra Qđ theo nhóm hay tự mình    Xây dựng tầm nhìn để người khác đi theo Làm một tác nhân thay đổi Giữ cho tổ chức sẵn sàng thay đổi Kỹ năng Kiểm soát    Xác định tiêu chuẩn, mục tiêu, kế hoạch hành động ( chất lượng, số lượng) để kiểm soát: Đo lường việc thực hiện: Phương pháp đo lường, phân tích định tính, định lượng Điều chỉnh sai lệch: Phân tích nguyên nhân, đưa ra chương trình điều chỉnh, tiến hành điều chỉnh sai lệch Quá trình Lập Kế Hoạch 1. Keá hoaïch nhaân söï 2. Laäp ngaân saùch 3. Hoaïch ñònh keá toaùn 4. Hoaïch ñònh kyõ thuaät 5. Hoaïch ñònh haønh chính 6. Keá hoaïch vaät tö Công tác Nhân sự       Hoạch định tổng quát nguồn nhân lực: Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực,dự báo khối lượng công việc và phân tích công việc cần thực hiện, dự báo nhu cầu nhân lực cần để hoàn thành công việc… Tuyển dụng: Xác định yêu cầu cần tuyển, thông báo tuyển, các hình thức thu hút nguồn ứng viên Chọn lựa: Thu nhận hồ sơ, nghiên cứu, bộ phân nhân sự phỏng vấn, (có thể kết hợp với BP chuyên môn, Khám sức khoẻ, QĐ chọn, bố trí công việc. Hướng dẫn người mới đến: Những vấn đề của tổ chức, nét văn hoá tổ chức, quyền lợi, trách nhiệm, giới thiệu với đồng nghiệp, cấp trên, dưới và mối quan hệ làm việc bên trong, bên ngoài. Đào tạo và phát triển: Phân tích nhu cầu đào tạo, hoạch định chương trình đào tạo, Thực hiện chương trình, đánh giá chướng trình Đánh giá lao động và thù lao đãi ngộ: xem xét năng lực và thành quả, xem xét các yếu tố ảnh hưởng, xem mức lương, thưởng, chức vụ, niềm vui. Kỹ năng Phỏng vấn    Chuẩn bị buổi phỏng vấn: Xác định yêu cầu, quyết định cách tuyển dụng, đánh giá CV của ứng viên, sắp xếp lịch hẹn, Soạn câu hỏi, lắng nghe và explore thông tin, chuẩn bị cho cá nhân mình sẽ phỏng vấn gì, làm như thế nào Thực hiện phỏng vấn: Mở màn buổi PV, đánh giá ứng viên, điều khiển buổi PV, Dùng ngôn ngữ cơ thể, kết thúc buổi PV Phân tích các nội dung đã phỏng vấn: Lập danh ngắn, đối chiếu với những tiêu chí đã đặt ra, có lời mời ứng viên, đánh giá tiềm năng của ứng viên CÁC KỸ NĂNG NHÀ QUẢN LÝ CẦN CÓ Giao tiếp rõ ràng Quản lý thời gian hiệu quả Phân công, giao việc cho cấp dưới Động viên, khích lệ cấp dưới Quản lý nhóm hành động/công tác Quản lý cuộc họp hiệu quả Trình bày xúc tích, thành công Thương thảo thành công Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp Quản lý Tài chính Ra Quyết Định Biện pháp giảm stress Giao tiếp rõ ràng     Học cách giao tiếp với từng đối tượng: cần hiểu ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe, hỏi lại câu hỏi cho rõ, đọc hiểu nhanh và hiệu quả Trao đổi thông tin: Liên hệ, truyền thông tin, sử dụng ĐT, fax, mail, viết thư. Rèn luyện thêm nhiều kỹ năng: bản đề xuất, giao tiếp bằng mặt, bằng thư tư- văn bản, viết báo cáo, Giao tiếp để đạt kết quả: Sử dụng truyền thông công cộng, quan hệ xã hội, quảng cáo, Quản lý thời gian hiệu quả     Hiểu giá trị của thời gian Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả Tạo ra các thay đổi tức thì Quản lý thời gian của người khác Quản lý thời gian hiệu quả  Hiểu giá trị của thời gian     Phân tích thời gian Phân tích cách sử dụng thời gian Phân tích khả năng của bạn trong việc sử dụng thời gian Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả      Phân tích mục đích của bạn Đặt ra mục tiêu ưu tiên Đánh giá cách làm việc của bạn Sử dụng công cụ Kế hoạch quản lý thời gian Suy nghĩ cách tích cực Quản lý thời gian hiệu quả  Tạo ra các thay đổi tức thì           Dọn dẹp văn phòng của bạn Sắp xếp giấy tờ gọn gàng Tránh những sự gián đoạn, đan xen, làm phiền Làm việc với những người khác Gọi Đt/ Nghe Đt như thế nào cho hiệu quả Đọc tài liệu và viết lách ( kế hoạch, báo cáo, nhận xét, chương trình hành động, thư cho đối tác…) Sử dụng các công cụ hiện đại Tổ chức buổi họp hiệu quả Đi công tác sao cho đảm bảo hiệu công việc và sức khoẻ tốt Lên tiến độ thực hiện công việc Quản lý thời gian hiệu quả  Quản lý thời gian của người khác     Giao tiếp tốt, hiệu quả Phân công công việc cho cấp dưới hiệu quả Quản lý các đồng nghiệp hiệu quả Quản lý cấp trên hiệu quả …!...? (hihi…)smile… Phân công, giao việc cho cấp dưới  Hiểu rõ quá trình, mục tiêu sự phân công      Định nghĩa sự phân công Tại sao lại pahỉ phân công cho cấp dưới làm? Nhận diện ra những Ưu/ nhược của cấp dưới Xây dựng mối quan hệ và những tương quan làm việc Phân công cấp dưới hiệu quả       Lựa chọn công việc nào sẽ phân công Quyết định giữ lại công tác nào sẽ do chính mình thực hiện Lập kế hoạch nhân sự gắn liền với cơ cấu phân cấp Quan tâm đến vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của cấp dưới Sự lựa chọn đúng người, đúng việc, đúng lúc, đúng nơi Soạn thảo một kế hoạch chiến lược nhân sự cấp liền kề để bồi dưỡng Phân công, giao việc cho cấp dưới  Giám sát quá trình thực hiện của cấp dưới          Làm việc nhưng có sự kiểm soát Giảm thiểu rủi ro thấp nhất Củng cố vai trò, trách nhiệm của cấp dưới Hỗ trợ, cung cấp, huấn luyện Giúp đỡ nhưng vẫn duy trì ranh giới Phản hồi kết quả thực hiện của cấp dưới Phân tích khó khăn, thuận lợi Đánh giá thành quả của cấp dưới: khen/ chê, thưởng / phạt Tăng cường năng lực, kỹ năng cho cấp dưới    Phát triển cấp dưới có tiềm năng Bổ nhiệm cấp phó Phát triển chính bản thân mình thông qua quá trình giao quyền, phân cấp, phân nhiệm Động viên, khích lệ cấp dưới     Phân tích sự động viên, khuyến khích Xây dựng cách động viên Ghi nhận những khả năng tốt nhất của những người xung quanh Tán thưởng những thành tựu