LỜI MỞ ĐẦU
Cuộc sống ngày càng hiện đại và phát triển, nhu cầu tìm kiếm việc làm
của con người cũng ngày càng tăng lên, để đáp ứng lại điều đó, đòi hỏi mỗi
chúng ta phải tự trang bị cho mình những kỹ năng giao tiếp thật tốt, trong đó kỹ
năng giao tiếp trong phỏng vấn xin việc cũng là một nghệ thuật và rất cần thiết
cho những ai có nhu cầu tìm kiếm việc làm trong xã hội hiện nay – một xã hội
mà đòi hỏi ở bạn một kỹ năng giao tiếp ứng xử trong tất cả các mối quan hệ,
công việc cũng như đời sống. Nó là một trong những yếu tố không nhỏ tạo nên
sự thành công cho mỗi người góp phần tìm được một công việc tốt thích hợp với
năng lực và chuyên môn của bản thân, và là một trong những tiêu chuẩn được
đặt ra trên hàng đầu của tất cả các nhà tuyển dụng hiện nay.
Nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp cho người xin việc khi tham dự phỏng
vấn nhóm chúng em đã chủ động lựa chọn đề tài “Kỹ năng giao tiếp cho người
xin việc khi tham dự phỏng vấn”. Qua quá trình thu thập, tham khảo và nghiên
cứu từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Chọn lọc ra những vấn đề mà nhóm
chúng em cảm thấy đó là vấn đề quan trọng cần quan tâm.
Kết cấu của đồ án gồm:
+ Chương I : Cơ sở lý luận.
+ Chương II : Thực trạng kỹ năng phỏng vấn xin việc ngày nay.
+ Chương III: Nâng cao kỹ năng phỏng vấn trong xin việc.
Tuy nhiên, do trình độ và thời gian có hạn nên nhóm em không thể tránh
khỏi những thiếu sót. Vì vậy, nhóm em rất mong các quý thầy cô đóng góp ý
kiến để bài đồ án được hoàn thiện hơn.
Nhóm xin chân thành cảm ơn cô Lê Thị Hải Vân đã giúp đỡ chúng em
trong suốt quá trình làm đồ án.
NHẬN XÉT
(Của giảng viên hướng dẫn)
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................0
PHẦN 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN................................................................................1
1.1. Khái quát về giao tiếp...............................................................................1
1.1.1. Khái niệm về giao tiếp.........................................................................1
1.1.2. Vai trò của giao tiếp............................................................................1
1.1.2.1. Vai trò trao đổi thông tin...............................................................1
1.1.2.2. Vai trò trao đổi tình cảm...............................................................1
1.1.3. Đặc điểm của giao tiếp........................................................................2
1.1.3.1. Tính mục đích................................................................................2
1.1.3.2. Tính chuẩn mực.............................................................................2
1.1.4. Phương tiện giao tiếp..........................................................................2
1.1.4.1. Phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ...........................................2
1.1.4.2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ..............................................3
1.1.5. Kỹ năng giao tiếp cơ bản....................................................................4
1.1.5.1. Kỹ năng nghe.................................................................................4
1.1.5.2. Kỹ năng nói...................................................................................4
1.1.5.3. Kỹ năng đọc...................................................................................5
1.1.5.4. Kỹ năng viết...................................................................................5
1.2. Kỹ năng phỏng vấn...................................................................................6
1.2.1. Phỏng vấn là gì?.................................................................................6
1.2.1.1. Khái niệm về phỏng vấn................................................................6
1.2.1.2. Các loại hình phỏng vấn...............................................................7
1.2.2. Vai trò của phỏng vấn.........................................................................8
1.2.3. Quy trình một buổi phỏng vấn...........................................................8
1.2.3.1. Màn chào hỏi.................................................................................8
1.2.3.2. Trao đổi thông tin..........................................................................9
1.2.3.3. Tổng kết.........................................................................................9
PHẦN II: THỰC TRẠNG KỸ NĂNG PHỎNG VẤN XIN VIỆC NGÀY
NAY.....................................................................................................................10
2.1. Thực tế.....................................................................................................10
2.2. Nguyên nhân...........................................................................................10
2.2.1. Yếu về giao tiếp lẫn chuyên môn.....................................................10
2.2.2. Áp lực tâm lý.....................................................................................10
2.2.2.1. Tâm lý tự ti..................................................................................11
2.2.2.2. Tâm lý tự tin một cách mù quáng................................................11
2.2.2.3. Tâm lý tính toán được gì mất gì..................................................11
2.2.2.4. Tâm lý nóng vội muốn đạt được thành công...............................11
2.2.3. Văn hóa trong giao tiếp.....................................................................11
2.3. Đánh giá...................................................................................................12
PHẦN III: NÂNG CAO KỸ NĂNG PHỎNG VẤN TRONG XIN VIỆC...13
3.1 Những điều nên và không nên trong phỏng vấn...................................13
3.1.1. Những điều nên trong phỏng vấn....................................................13
3.1.2. Những điều không nên trong phỏng vấn.........................................15
3.2. Kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ trong phỏng vấn......................................17
3.2.1. Đặc điểm của việc biểu đạt ngôn ngữ trong phỏng.........................17
3.2.2. Ứng dụng ngôn ngữ biểu đạt trong phỏng vấn...............................17
3.3. Kỹ năng biểu đạt phi ngôn ngữ trong phỏng vấn..............................17
3.3.1. Tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ...................................18
3.3.2. Giao tiếp phi ngôn ngữ trong phỏng vấn.........................................18
3.3. Nghệ thuật trả lời những câu hỏi phỏng vấn......................................19
KẾT LUẬN........................................................................................................21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................22
PHẦN 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN
1.1. Khái quát về giao tiếp
1.1.1. Khái niệm về giao tiếp
Là những thông điệp về nhận thức và tình cảm thực về ý thức hay vô
thức.
Là những chuỗi hành động nghe, nói, cảm nhận và phản ứng với nhau. Nó
là việc quản lí thông điệp nhằm tạo ra sự hiểu biết.
Là cách ta trao đổi tin tức và thông điệp cho nhau. Đó là những gì ta nói
và cách mà ta nói, thông qua từ ngữ, âm sắc, giọng điệu, tiếng hát, điệu bộ, hiệu
lệnh, tư thế, phục trang, sự biểu lộ cảm xúc, lắng nghe, hành động, khiêu vũ, và
thậm chí cả… bằng cách im lặng.
Vậy giao tiếp là một quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những người nhất
định trong xã hội, có mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi,
ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, từ ngữ, vốn sống…tạo nên những
ảnh hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với
nhau.
1.1.2. Vai trò của giao tiếp
1.1.2.1. Vai trò trao đổi thông tin
- Vai trò thu thập thông tin
Tiếp nhận, xử lý, phân tích và đánh giá thông tin trong và ngoài liên quan
đến các hoạt động giao tiếp của con người. Thông qua việc trao đổi, tiếp xúc
với mọi người qua các văn bản, báo chí…để nắm bắt thông tin, thường xuyên
xem xét, phân tích bối cảnh chung quanh để kịp thời nhận ra và vận dụng
những cơ hội tốt, né tránh những đe dọa bất lợi trong quá trình giao tiếp.
- Vai trò truyền đạt thông tin
Chuyển tải thông tin liên quan đến các hoạt động giao tiếp của con người.
Việc phổ biến thông tin được thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau như nói
chuyện thường ngày, điện thoại, bản thông báo, báo cáo thông qua các cuộc
họp, các mệnh lệnh, các bản thuyết trình…
1.1.2.2. Vai trò trao đổi tình cảm
Con người sinh ra và lớn lên không thể thiếu được hoạt động giao tiếp.
Nó giúp phân biệt loài người với loài vật, giảm bớt phần "con" trong con người,
và làm tăng thêm phần "người”,bên cạnh đó hoạt động giao tiếp còn giúp con
người mở rộng thêm được kiến thức, phát triển các mối quan hệ xã hội-thứ
không thể thiếu được trong cuộc sống sinh hoạt hằng ngày.Nếu con người
không giao tiếp thì sẽ ngày càng trở nên ù lì, chậm chạp, không tiến bộ.Điều này
làm con người càng ngày càng trở về với thời kỳ nguyên thủy hơn.
Nhờ có hoạt động giao tiếp mà con người có thể hiểu được tâm tư, tình
cảm, nguyện vọng của nhau. Từ đó tạo nên các mối quan hệ trong công việc
cũng như cuộc sống hàng ngày.Tính cách và tâm lí của mỗi người khác nhau,
nên biểu hiện các hành vi,cử chỉ, thái độ của cá nhân cũng khác nhau. Chính vì
vậy các hoạt động giao tiếp cũng thể hiện các cung bậc tình cảm phong phú và
đa dạng hơn.
1.1.3. Đặc điểm của giao tiếp
1.1.3.1. Tính mục đích
Giao tiếp của con người luôn mang tính mục đích. Mục đích ở đây chính
là nhằm trao đổi thông tin. Tính mục đích luôn được thể hiện rõ nhất khi đối
tượng tham gia giao tiếp đạt được mục đích đó là truyền tải được thông tin,suy
nghĩ của mình cho người khác. Khi đó là họ đã giao tiếp thành công.
1.1.3.2. Tính chuẩn mực
Trong hoạt động giao tiếp tính chuẩn mực cũng được thể hiện khá rõ nét.
Đó chính là thứ bậc, địa vị xã hội hay nói cách khác đó chính là sự điều tiết cách
giao tiếp phù hợp với từng đối tượng để từ đó góp phần đạt được hiệu quả cao
trong giao tiếp.
1.1.4. Phương tiện giao tiếp
1.1.4.1. Phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ
Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người, bằng ngôn ngữ
con người có thể truyền đi bất cứ một loại thông tin nào, như diễn tả tình cảm,
ám chỉ, miêu tả sự vật.
- Ngôn ngữ nói
Là ngôn ngữ hướng vào người khác, biểu hiện bằng âm thanh và được
tiếp nhận phân tích bằng cơ quan phân tích thị giác nó tồn tại dưới 2 hình
thức:
+ Độc thoại: là ngôn ngữ nói một chiều, liên tục và ít khi không có sự phụ
trợ hay phản hồi trực tiếp.
Ưu điểm:
- Người nói được chuẩn bị trước, nội dung và hình thức được thể hiện
chính xác.
-Không có sự đối thoại-> người nói chủ động, kiểm soát được thời gian và
nội dung.
Nhược điểm:
- Chỉ giao tiếp một chiều nên khiến người nghe thụ động.
+ Đối thoại: là ngôn ngữ trao đổi, đối đáp giữa 2 hay nhiều người trở nên 1
cách trực tiếp và gián tiếp.
Ưu điểm:
- Quá trình đối thoại phải dựa vào diễn biến cuộc tiếp xúc nên phải chuẩn bị
trước nội dung
- Có sự đối thoại nên mọi đối tượng giao tiếp chủ động trao đổi thông tin
- Giao tiếp hai chiều nên làm cho người nghe chủ động trao đổi thông tin và
quá trình giao tiếp mang tính tự nhiên
Nhược điểm:
- Đối thoại có sự tiếp nhận thông tin qua lại tuy nhiên đôi khi vẫn tạo nên sự
cố như hiểu sai ý của người nói....
- Ngôn ngữ viết
Là ngôn ngữ thể hiện các ký hiệu chữ viết và được tiếp nhận và phân tích
bằng cơ quan thị giác.
Yêu cầu đối với ngôn ngữ viết:
+ Chính xác, rõ ràng, ngắn gọn và logic
+ Tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc, ngữ pháp, cấu trúc câu, chính tả.
+ Những từ ngữ phát triển cao hơn so với những lời nói bóng bẩy, nói so
sánh hàm ngôn, hiển ngôn.
1.1.4.2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ
Là tất cả kích thích bên ngoài và tâm lý bên trong của con người, không
phải lời nói và chữ viết,bao gồm sự chuyển động của thân thể, các đặc điểm của
cơ thể được biểu lộ ra bên ngoài, các đặc điểm về giọng nói và sự sử dụng
không gian và thời gian.
- Ngôn ngữ thân thể:
Sự biểu cảm
+Nét mặt: Biểu lộ thái độ cảm xúc của con người, các công trình nghiên cứu
thống nhất rằng nét mặt của con người biểu lộ 6 cảm xúc: Vui mừng, buồn, ngạc
nhiên, tức giận, sợ hãi, ghê tởm. Ngoài ra, nét mặt còn cho ta biết về cá tính của
con
người.
+Nụ cười: Trong giao tiếp, người ta có thể dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm,
thái độ của mình. Con người có bao nhiêu kiểu cười thì có bấy nhiêu cá tính. Do
đó, trong giao tiếp ta phải biết tinh nhạy quan sát nụ cười của đối tượng giao
tiếp.
+ Ánh mắt: Nó phản ánh trạng thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng và ước
nguyện của con người. Trong giao tiếp, nó phụ thuộc vào vị trí xã hội của mỗi
bên.
+ Các cử chỉ: Gồm các chuyển động của đầu, bàn tay, cánh tay… vận động của
chúng có ý nghĩa nhất định trong giao tiếp.
+Tư thế: Nó liên quan mật thiết với vai trò vị trí xã hội của cá nhân, thông
thường một các vô thức nó bộc lộ cương vị xã hội mà cá nhân đảm nhận.
+ Diện mạo: Là những đặc điểm tự nhiên ít thay đổi như: Dáng người, màu da
và những đặc điểm thay đổi được như tóc, râu, trang điểm trang sức.
- Đặc điểm cơ thể:
+ Ngoại hình là những đặc điểm tự nhiên như tạng người, sắc da, mùi….
+Dựa vào ngoại hình để lựa chọn trang phục phù hợp trong mỗi môi trường
giao tiếp
Tư thế:
+ Sự đi đứng: dáng đi, thế đứng nói lên được phong cách của người giao tiếp
+Thế ngồi: thể hiện được đức tính và bản chất của người giao tiếp
Giọng nói:
Là nhịp điệu, âm thanh, ngữ điệu được sử dụng khi nói để thể hiện tâm
trạng, suy nghĩ của người nói đồng thời tạo tâm lý thoải mái và hứng thú cho
người nghe.
1.1.5. Kỹ năng giao tiếp cơ bản
Giao tiếp là điều có tính sống còn đối với bất kì sự quan hệ nào của nhân
loại. Và kỹ năng giao tiếp là phương tiện tiên quyết cho sự thành bại trong giao
tiếp, nó là chìa khóa để bắt đầu những thành công khác. Quan trọng hơn nữa, nó
hoàn toàn có thể được hình thành trong quá trình rèn luyện bản thân.
1.1.5.1. Kỹ năng nghe
- Biết lắng nghe.
Trong quá trình hoạt động giao tiếp chúng ta cần biết lắng nghe thông
tin, ý kiến từ người khác, để có thể nắm bắt và hiểu nội dung mà mình đang
nghe, đang tiếp nhận. Đó không chỉ là kỹ năng mà qua đó còn thể hiện thái độ là
bạn đang tôn trọng người nói. Điều đó cũng làm cho người nói được thoải mái
và tự tin hơn. Để khởi sự một cuộc nói chuyện tốt, hãy bắt đầu bằng sự lắng
nghe thật nhiệt tình .
- Tập trung cao độ.
Khi giao tiếp thì việc tập trung không được nhiều người chú ý, để tâm.
Đa số luôn coi nhẹ yếu tố này, họ luôn nghĩ rằng nó không cần thiết.Nhưng
để có được kỹ năng này thì điều cần ở người nói cũng như người nghe tập
cho bản thân thói quen
1.1.5.2. Kỹ năng nói
- Nói ra suy nghĩ
Ở những thời điểm khác, trừ phi bạn là người có khả năng đọc suy
nghĩ của người khác, bạn cũng có thể bỏ qua những thông tin then chốt và khiến
tình huống từ xấu thành tồi tệ. Nếu bạn nghĩ có một vấn đề nào đó ảnh hưởng tới
mối quan hệ thì nên nói ra. Trước khi nói ra suy nghĩ của mình bạn cần phải có
sự chuẩn bị trước hoặc cân nhắc trước khi phát ngôn. Rằng nội dung mình nói
có trọng tâm và then chốt không? Có phù hợp với môi trường hiện tại không?
Để kỹ năng này được hiệu quả yêu cầu đối với người nói cần thể hiện nội dung
rõ ràng, rành mạch, tránh gây sự hiểu lầm từ người nghe là bạn đang áp đặt suy
nghĩ cho mọi người.
- Quan sát
Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi
đi và nhận về những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt
thông tin phải học cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên
phong thực hiện việc giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại
những gì họ được nhận. Trong khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối
thoại. Hãy đọc ngôn ngữ của cơ thể, âm thanh của giọng nói, những lời nói và cả
những sự im lặng.
- Hỏi những câu hỏi mở
Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thông tin để bạn có thể
làm việc với người khác nhằm giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất
làm việc. Một câu hỏi Có/ Không (hay một câu hỏi đóng) sẽ chỉ đem lại cho bạn
một câu trả lời Có hay Không mà thôi. Một câu hỏi được bắt đầu với từ „Tại
sao” có thể đặt người khác vào thế phòng thủ. Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ
như thế nào khi được hỏi câu hỏi như “tại sao bạn lại đến muộn?”, “tại sao bạn
lại hành động như vậy?”...
- Tránh xen vào những vấn đề của người khác
Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải
quyết cho những vấn đề của người khác trong khi họ thực sự không muốn nhận
lời khuyên, nhưng thay vào đó đơn giản là họ muốn được lắng nghe. Một khi
người ta cảm thấy được lắng nghe một cách thực sự, họ sẽ trao cho bạn nhiều
thông tin hơn, đó là những gì mà bạn muốn bởi vì nó đem lại cho bạn quyền
điều khiển.
- Nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ của cơ thể
Nếu bạn là một người chân thật, ngôn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng
định điều đó. Nếu bạn cảm thấy giận dữ và phủ nhận nó, âm thanh giọng nói của
bạn có thể đưa bạn đi xa. Là một người chân thật, sau đó thực hiện một cuộc
kiểm tra cơ thể để chắc chắn rằng những lời nói của bạn phù hợp với những cử
chỉ phi lời nói của bạn. Vì vậy việc nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ
cơ thể là điều rất cần thiết và hữu dụng trong quá trình giao tiếp.
1.1.5.3. Kỹ năng đọc
- Đọc nhanh
Đọc nhanh (đọc lướt): mục đích của việc đọc lướt nhằm tìm hiểu thông tin
một cách khái quát.Việc đọc lướt này chỉ mất khoảng từ 15 – 30 phút, nhưng sẽ
giúp cho người đọc hiểu được tổng thể nội dung. Tiến hành các bước trong quá
trình đọc lướt có nhiều ý nghĩa, tạo dấu ấn, tăng thêm độ tin tưởng ban đầu, gây
sự hưng phấn cho việc tìm hiểu sâu hơn.
- Đọc kỹ
Sau khi đọc lướt để nắm sơ bộ, khái quát nội dung của thông tin cần tìm
hiểu. người đọc có thể đọc một lần, hoặc đọc nhiều lần, đọc nhanh hay đọc
chậm, tất cả đều phụ thuộc vào mục đích và khả năng của mỗi cá nhân.Nếu chỉ
mục đích lấy tư liệu trích dẫn thì có thể đọc một lần, nếu với mục đích đọc
nghiên cứu, học tập thì phải đọc nhiều lần. Đối với từng loại thông tin thì cần có
những kỹ năng đọc khác nhau.Tuy nhiên, khi đọc các lần sau không phải đọc
như lần đầu đọc kỹ mà các lần sau chỉ đi sâu vào các luận điểm cơ bản hoặc đi
sâu vào những chỗ mà lần đầu chưa hiểu. Việc đọc đi đọc lại nhiều lần đối một
tài liệu rất cần thiết với những cá nhân đang đi sâu nghiên cứu vào một vấn đề
nào đó, nó giúp cho người đọc thông hiểu sâu sắc và ghi nhớ lâu hơn.
1.1.5.4. Kỹ năng viết
- Sử dụng các đại từ quan hệ thật sự rõ ràng
Khi viết cần nhớ chú ý đến các đại từ sử dụng vì nó sẽ cho người đọc
biết ai hoặc cái gì đang được bạn đề cập đến? Nếu không thích trình bày theo
cách nối câu bằng các đại từ quan hệ thì bạn có thể viết lại một câu mới để diễn
đạt rõ ràng hơn.
- Ngắn gọn và chính xác
Kỹ năng viết không hề đơn giản, đó là một quá trình phức tạp bao gồm
nhiều giai đoạn khác nhau. Bạn sẽ nhận được những gì bạn nói, do vậy bạn cần
phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính xác. Để có được một bài viết
thành công dù đó là một bức thư, một công văn, một báo cáo hay bất cứ thứ gì
khác cũng cần phải có một công tác chuẩn bị kỹ lưỡng, sau đó là sự thống nhất
và tầm quan trọng, kế đến là bố cục và cách làm nổi bật, sự mạch lạc và cuối
cùng là độ dài vừa phải
1.2. Kỹ năng phỏng vấn.
Tìm việc làm là một quá trình xây dựng. Đó là một bài toán đố. Đó là
việc gieo hạt trồng cây. Đó là một trò chơi với những con số.
Đó có thể là tất cả những đặc tính trên hoặc nhiều hơn thế nữa, nhưng
cho dù bạn coi đó là gì thì đó vẫn là một quá trình cần có những buổi phỏng vấn
vì nếu không có chúng bạn sẽ không nhận được việc làm. Kể cả trong trường
hợp khả năng thắng cuộc của bạn là dễ dàng do có “tay trong” thì bạn vẫn cần
trải qua vòng phỏng vấn trong xin việc.
Vài năm trước đây tại một ngân hàng lớn diễn ra cuộc cắt giảm nhân
công. Một công chức quản lý bậc trung đã được đề nghị nghỉ hưu sớm mặc dù
ông ta đã có thời gian phục vụ 20 năm. Ngân hàng đó đãi ngộ tử tế với người
này bằng cách tính thêm thâm niên công tác để ông ta có chế độ hưu trí tốt hơn
đồng thời có thể nhận được những trợ cấp y tế khi về hưu. Ngân hàng cũng giúp
ông ta tìm một công việc mới. Sau khi ông rời ngân hàng này, ông nhận được
việc làm tại một ngân hàng khác quy mô nhỏ hơn với mức lương thấp hơn. Ông
vẫn giữ liên lạc với người chủ củ của mình, người ông từng có quan hệ rất tốt.
Tám năm sau, người chủ cũ của ông đề nghị hai người cùng dung bữa trưa.
Trong bữa trưa, người chủ cũ ấy đã đề nghị làm một việc tương tự như trước
đây. Điểm mấu chốt ở đây là mặc dù người chủ cũ đã rất hiểu ông nhưng cuộc
gặp gỡ để thảo luận vẫn rất cần thiết. Nếu buổi thảo luận đó không đạt kết quả
tốt, người đàn ông kia cũng sẽ không nhận được việc làm. Như vậy để có được
việc làm, bạn luôn luôn cần một cuộc phỏng vấn.
1.2.1. Phỏng vấn là gì?
1.2.1.1. Khái niệm về phỏng vấn.
Phỏng vấn là một kỹ năng cho cả hai phía ngồi bên bàn phỏng vấn,
phương thức hỏi đáp trong hội thoại nhằm thu nhận trực tiếp thông tin từ một
đối tượng.
Một buổi phỏng vấn tuyển dụng là một nổ lực của công ty tuyển dụng
nhằm đánh giá ba tiêu chuẩn quan trọng sau của người xin việc.
Bạn khó có thể kiểm soát được những định kiến và kinh nghiệm của nhà
tuyển dụng, nhưng chắc chắn bạn có thể trở thành một người được phỏng vấn có
kinh nghiệm, hoạt bát, tự tin và thể hiện được năng lực của mình. Bạn sẽ đạt
đựợc điều này nếu nhận thức rằng cả hai phía, bạn và nhà tuyển dụng, đều có
trách nhiệm tạo dựng một cuộc trao đổi thoải mái và hiệu quả.
Tỷ lệ thất bại của những người mới được tuyển dụng thường rất cao,
khoảng 40% những ngừơi mới nhận nhiệm vụ quản lý đã thất bại ngay trong
vòng 18 tháng đầu tiên. Tại sao lại như vậy? Hãy chứ ý vào những lý do quan
trọng mà nhà tuyển dụng đưa ra dưới đây:
+ Những trục trặc giữa các cá nhân. Họ không thể tạo dựng được các
mối quan hệ trong công viêc với đồng nghiệp hoặc tập thể.
+ Họ không hiểu được những gì người khác kỳ vọng ở mình
+ Thiếu nhạy cảm về những vấn đề nội bộ trong công ty
+ Khong hoàn thành được những ưu tiên hay mục tiêu chính của công
việc
+ Chậm thích ứng với công việc mới
+ Mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư
Bạn có thể tránh những vấn đề trên như thế nào?
+ Giải quyết tận gốc vấn đề hiện có, chứ không phải chỉ chú ý vào những
dấu hiệu của vấn đề với hy vọng nó sẽ không xảy ra.
+ Thoát khỏi cái “ vỏ ốc” của mình và nghĩ đến những điều xung quanh.
Hãy ra khỏi khu vực an toàn và thoải mái của mình để làm việc gì đó khác lạ.
+ Hãy là một người linh hoạt và thích ứng với nhiều loại người, nhiều
cách tổ chức và nhiều cách làm việc.
+ Hãy giữ bình tĩnh. Đừng để hoàn cảnh chế ngự bạn.
+ Khi phải đưa ra một quyết định quan trọng, hãy nghiên cứu rồi đưa ra
quyết định.
Những nhà tuyển dụng và chuyên gia tiến hành phỏng vấn đều
ý thức được những tiêu chí trên. Họ biết công ty của mình đang gặp phải khó
khăn gì và rất mong muốn tìm kiếm được nguồn nhân lực thích hợp. Đây chính
là những yếu tố sẽ tác động đến nội dung câu hỏi trong buổi phỏng vấn.
1.2.1.2. Các loại hình phỏng vấn.
Phỏng vấn sơ bộ có thể chỉ đơn giản là một người nào đó sẽ hỏi xem bạn
có X năm kinh nghiệm sử dụng một máy móc hay công nghệ nào đó hay không,
hay hỏi bạn có bằng tốt nghiệp đại học hay không. Phỏng vấn sơ bộ có thể nhằm
xác định ứng viên đó được vào danh sách hoặc loại khỏi danh sách nhóm ứng
viên vòng 1. Những buổi phỏng vấn này có thể được thực hiện qua điện thoại
bởi người tiếp nhận bản sơ yếu lí lịch. Tất nhiên hình thức phỏng vấn này không
nên để cho một nhân viên lễ tân hay thư ký cấp dưới chưa được huấn luyện tiến
hành, tuy nhiên trên thực tế, trường hợp này thường xảy ra. Nó có thể được thực
hiện bởi những thành viên trong công ty chịu trách nhiệm thu hút người nộp đơn
xin việc, và thậm chí bới giám đóc nhân sự hoặc chính người phụ trách tuyển
dụng. Hình thức phỏng vấn cơ bản này nhằm xác định xem các yêu cầu cần thiết
có được đáp ứng hay không, chủ yếu tập trung vào kinh nghiệm làm việc, kỹ
năng và trình độ học vấn. Những cuộc phỏng vấn có tính kiểm tra thường được
nhà tuyển dụng thực hiện ở trường đại học hoặc hội chợ việc làm. Đôi khi, quá
trình kiểm tra này sẽ loại bỏ nhu cầu cần tổ chức một cuộc phỏng vấn, việc công
ty tuyển dụng xem qua bản sơ yếu lý lịch có thể sẽ đưa bạn vào hoặc loại bạn ra
khỏi danh sách.
Phỏng vấn kĩ lưỡng được tiến hành khi nhà tuyển dụng đã xác định được
ứng viên “ lý tưởng” và phỏng vấn người đó chỉ để đưa ra quyết định cuối cùng,
hoặc để đáp ứng yếu cầu của Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng. Cơ may tuyển
dụng vẫn còn dù cuộc phỏng vấn diễn ra ngắn ngủi và người ta nói với bạn luc
ra về “ anh không cần liên hệ lại, có gì chúng tôi sẽ gọi”. Quá trình này tuy làm
mất thời gian của bạn nhưng cũng là cơ hội giúp bạn biết về công ty tuyển dụng
và mài giũa khẳ năng phỏng vấn của mình.
Buổi phỏng vấn xã giao diễn ra khi đồng nghiệp của một người bạn khác
giới thiệu bạn. Ông chủ hiện tại là một người hàng xóm. Họ hàng của bạn là
thành viên cùng câu lạc bộ với trường phòng PR của công ty tuyển dụng. Dù
bạn có đến phỏng vấn chẳng nữa thì có thể có hoặc không có vị trí làm việc phù
hợp đang cần người. Tuy vậy, bạn có ưu thế đặc biệt, đó là hầu hết vị trí tuyển
dụng đều dựa trên sự giới thiệu. Ngay cả khi hiện tại bạn chưa có cơ hội nhân
việc làm thì đó cũng là cơ hội vàng để gây ấn tượng tốt, tạo dựng kênh liên lạc
hữu ích và thực hiện một cuộc phỏng vấn tuyệt vời.
1.2.2. Vai trò của phỏng vấn.
Khi mọi thứ đều diễn ra và mọi người đều gặp nhau trên mạng internet,
bạn cảm thấy giao tiếp trực diện bên ngoài thật đáng sợ và ít quan trọng như
trước đây. Bạn có thể nhận giấy tờ của dịch vị bảo hiểm, mua sản phẩm của
hang mỹ phẩm Avon hay mua thuốc chăm sóc sức khỏe mà chẳng rời khỏi máy
tính của mình. Các công việc bán thời gian, công việc tự do, làm việc tại nhà,
hợp đồng và những vị trí làm cả ngày của bất cứ ngành nghề nào đều được
quảng cáo trên internet.Các bản sơ yếu lí lịch sẽ được quét vào hệ thống dữ liệu,
những băng hình ghi lại buổi phỏng vấn được chiếu cho những ông chủ tương
lai và vô vàng đơn xin việc xuất hiện ở thị trường việc làm.
Cho dù có tất cả những công nghệ hiện đại như vậy, buổi phỏng vấn luôn
là một công cụ quan trọng. Cuộc gặp gỡ trực tiếp, đối cả người phỏng vấn và
người được phỏng vấn, vấn là một phương pháp để lựa chọn và tuyển dụng.
Những bài báo gần đây đăng tin rằng ngay cả các công ty hoạt đông trên mạng
internet cũng đang tổ chức các hội chợ việc làm. Mặc dù các cuộc phỏng vấn
vẫn tồn tại, cái có thể thay đổi chính là khẳ năng của người phỏng vấn và người
được phỏng vấn tìm ra được một ứng viên phù hợp với công việc. Tuy vậy do
ngày càng nhiều hoạt động kinh doanh được thực hiện trên mạng internet, kỹ
năng giao tiếp các nhân có thể bị suy giảm.
Dù thế đi nữa, bạn vẫn muốn gặp người sẽ sửa xe cho bạn, muốn biết
quá trình làm việc trước đây của bác sĩ nha khoa mới của mình, muốn tìm hiểu
về những đồng nghiệp sẽ làm việc cùng. Vì thế giao tiếp bằng lời hay bằng
cử chỉ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm. Tất cả
các thông tin bạn có được trong quá trình tìm kiếm, cả trên mạng ảo hay ngoài
đời sống thật đều quan trọng, những buổi phỏng vấn vẫn sẽ là yếu tố quyết định.
Buổi phỏng vấn là cơ hội cho cả 2 bên xem xét và đánh giá những yếu liên quan
đến công ty tuyển dụng, đến công việc, và bản thân ứng viên.
Tất cả những vấn đề sẽ được đánh giá trong một buổi phỏng vấn điển
hình kéo dài từ 30 – 45 phút cũng trong thời gian này, nhà tuyển dụng sẽ đánh
giá được sự trung thực, khả năng hòa nhập, lòng nhiệt huyết, sự quyết đoán,
nhân cách, đạo đức và tiềm năng của ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể bổ sung
đánh giá của mình bằng cách xem qua bản sơ yếu lý lịch của ứng viên giấy giới
thiệu, mẫu sản phẩm công việc hay bộ hồ sơ xin việc.
1.2.3. Quy trình một buổi phỏng vấn.
1.2.3.1. Màn chào hỏi
Có thể coi như đây là phần khởi động. Trong những phút đầu tiên, nhà
tuyển dụng có vẻ như không có “ý đồ” gì, nhưng thực ra họ đang ngầm quan sát
bạn đấy. Cách chào hỏi, cái bắt tay chuyên nghiệp, cách ăn mặc, thậm chí cả
hương thơm của bạn, sẽ tạo ra ấn tượng ban đầu.
Nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu bằng những câu hỏi liên quan đến sở thích của
bạn, về thời tiết ngày hôm đó thế nào, bạn đi bằng phương tiện gì, bạn nghĩ gì về
quang cảnh của buổi phỏng vấn hôm nay,… Một số người luôn vào đề bằng câu
hỏi: “Có thể nói cho tôi biết thêm về bản thân bạn không?”. Những câu hỏi
tưởng như vô thưởng vô phạt đấy, những cử chỉ, hành vi không lời của bạn thực
chất lại rất có ý nghĩa đối với sự thành bại của buổi nói chuyện. Đây là lúc để
bạn thể hiện trí thông minh, tài giao tiếp, khả năng phân tích câu hỏi của bạn
đấy.
1.2.3.2. Trao đổi thông tin.
Đây mới là lúc “vào trận” thật sự. Nhà tuyển dụng sẽ tận dụng triệt để
thời gian để khai thác bạn. Họ sẽ lật bạn qua lại như đang lật một chú cá trên
chảo lửa. Vì vậy, bạn cần hết sức bản lĩnh, cứng rắn, sẵn sàng với mọi thử
thách. Để vượt qua được phần 2 này, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Thường
thì các câu hỏi đều quen thuộc, bạn có thể học trong các cuốn sách hướng dẫn
xin việc làm. Đây cũng là lúc bạn thể hiện khả năng, chuyên môn, năng lực của
mình. Đừng bỏ lỡ cơ hội “khoe” tài năng trước nhà tuyển dụng nhé.
1.2.3.3. Tổng kết
Sau khi đã thỏa mãn mọi điều muốn biết, nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn: “Bạn
có câu hỏi nào không?”. Nhớ là hãy chủ động đặt câu hỏi, càng liên quan đến
chuyên môn và công ty càng tốt, điều đó chứng tỏ bạn quan tâm thật sự tới công
việc này. Nếu bạn im lặng, rụt rè lắc đầu hoặc e lệ: “Dạ không ạ”, nhà tuyển
dụng sẽ cho rằng bạn thiếu tự tin và không chủ động trong công việc.
Đây cũng có thể là cơ hội bàn về chuyện lương bổng. Tốt hơn hết là đợi
nhà tuyển dụng tự mở lời. Nếu bạn muốn là người chủ động thì cũng nên học
cách nói thật tế nhị, lịch sự, đừng tỏ ra là người quá đam mê tiền bạc.
Bạn cũng nên lợi dụng thời gian ở phần ba này để nói lời cảm ơn với
người phỏng vấn bạn. Đừng để đến lúc ra đến cửa rồi mới vội vàng quay lại: “À
quên, tôi rất muốn nói lời cảm ơn…” - thật bất lịch sự!
PHẦN II: THỰC TRẠNG KỸ NĂNG PHỎNG VẤN XIN VIỆC NGÀY
NAY
2.1. Thực tế
Hiện nay, hầu hết sinh viên chưa nhận thức được tầm quan trọng của kỹ
năng mềm(cụ thể ở đây là kỹ năng phỏng vấn) bên cạnh kỹ năng chuyên
môn.Thực tế trong hoạt động phỏng vấn của sinh viên mới ra trường hiện nay là
còn bỡ ngỡ, thụ động trong quá trình trao đổi thông tin với người phỏng vấn.
Đối với họ, phỏng vấn như một cái gì đó thật xa xỉ và mới lạ, thậm chí là đáng
sợ. Không ít bạn sinh viên tốt nghiệp với tấm bằng khá, giỏi, đạt yêu cầu về hồ
sơ, thậm chí rất tốt nhưng lại bị loại ngay từ đầu, đơn giản vì sinh viên đó thiếu
những kỹ năng cơ bản trong quá trình trả lời phỏng vấn và mắc những sai lầm
đáng tiếc để rồi lại không thể hiện được năng lực của mình. Đối mặt với người
phỏng vấn họ luôn mang nặng tư tưởng “sống còn”, “được và mất”. Vì vậy, một
thực tế hiện nay là sinh viên ra trường không tìm được việc làm không phải là vì
thiếu kiến thức mà vấn đề chính ở đây đó là do thiếu kỹ năng phỏng vấn, nói
cách khác kỹ năng phỏng vấn trong xin việc của họ còn kém và hạn chế.
Qua tổng kết Chương trình Việc làm (CTVL) của Báo Người Lao Động
sau một năm hoạt động, trong phần nhận xét ứng viên, một điều gây nhiều bất
ngờ nhất đó là có đến 50% ứng viên bị nhà tuyển dụng (NTD) đánh rớt chỉ vì
một lý do duy nhất đó là thiếu kỹ năng phỏng vấn.Cũng một nghiên cứu gần đây
cho thấy cứ 100 sinh viên tốt nghiệp ra trường chỉ có khoảng 10 người tìm được
công việc đúng chuyên môn. Số còn lại làm những công việc khác để lo cho
cuộc sống và chờ cơ hội. Vậy “bài toán” đặt ra cho chúng ta là vì sao họ lại
không tìm được việc? Lời giải ở đây chính là vì sinh viên đã không trang bị
cho bản thân những kỹ năng mềm cơ bản, cụ thể ở đây là kỹ năng phỏng vấn
trong xin việc ,vì vậy họ đã bị “ rớt” ngay từ vòng đầu của phỏng vấn. Thậm chí
nhiều bạn trước ngày đi phỏng vấn vẫn còn lóng ngóng, không biết ngoài kiến
thức được học trong nhà trường họ cần phải làm gì để công tác phỏng vấn được
trôi chảy và mình được “lọt” vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng.
- Xem thêm -