HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG -THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TM & XNK THĂNG LONG
TR¦êNG §¹I HäC N¤NG NGHIÖP Hµ NéI
Khoa kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh
----------
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
TM & XNK THĂNG LONG
NGƯỜI THỰC HIỆN : ĐÀO THỊ GIANG
KHÓA
: 55
NGÀNH
: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
NGƯỜI HƯỚNG DẪN: ThS. NGUYỄN THỊ THU TRANG
HÀ NỘI - 2013
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của thầy, cô
Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh trường Đại học Nông nghiệp Hà
Nội, cùng toàn thể các cán bộ, công nhân viên trong Công ty Cổ phần
Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long, tôi đã hoàn thành khóa
luận với đề tài: “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
tại công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long”.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa Kế toán và
Quản trị kinh doanh nói riêng và toàn thể các thầy, cô giáo trong trường
Đại học Nông nghiệp Hà Nội nói chung đã truyền đạt cho tôi những kiến
thức quý báu, những bài học thực tiễn quan trọng trong suốt quá trình
học tập và rèn luyện tại trường.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới người trực tiếp
hướng dẫn tôi là cô giáo ThS Nguyền Thị Thu Trang, người đã dành
nhiều thời gian và công sức để hướng dẫn giúp đỡ tôi trong quá trình
làm bài khóa luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân
viên trong Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long
đã tạo điều kiện và giúp đỡ cho tôi hoàn thành đề tài thực tập.
Cuối cùng, tôi xin gửi đến gia đình, người thân và bạn bè, những
người đã luôn động viên, giúp đỡ tôi trong thời gian thực hiện đề tài,
lòng biết ơn chân thành nhất.
Do điều kiện về thời gian và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế
luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự gúp
đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, cùng toàn thể các bạn đọc để
bài luận văn của tôi hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 12 năm 2013
Sinh viên
i
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.........................................................................................................i
MỤC LỤC.............................................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU...................................................................................v
DANH MỤC SƠ ĐỒ...........................................................................................vi
DANH MỤC BIỂU ĐỒ.......................................................................................vi
DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT...................................................................vii
PHẦN I. MỞ ĐẦU................................................................................................1
1.1 Đặt vấn đề.............................................................................................1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................2
1.2.1 Mục tiêu chung............................................................................2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể............................................................................3
1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................3
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu..................................................................3
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu.....................................................................3
1.4 Kết quả nghiên cứu dự kiến..................................................................4
PHẦN II. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG
PHÁP NGHIÊN CỨU..................................................................................5
2.1. Tổng quan tài liệu................................................................................5
2.1.1 Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống
kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền............................5
2.1.2 Cơ sở thực tiễn...........................................................................44
2.2. Phương pháp nghiên cứu...................................................................48
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu...................................................48
2.2.2. Phương pháp xử lý số liệu........................................................49
2.2.3. Phương pháp phân tích số liệu..................................................49
2.2.4. Khung phân tích........................................................................52
PHẦN III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN................................53
3.1. Khái quát chung về công ty cổ phần TM & XNK Thăng Long
............................................................................................................53
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần
TM & XNK Thăng Long...........................................................53
3.1.1.1. Đặc điểm và quá trình hình thành công ty cổ phần
TM & XNK Thăng Long.................................................53
ii
3.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty....................................54
3.1.1.3. Thị trường tiêu thụ và đặc điểm mạng lưới tiêu thụ
của công ty.......................................................................55
3.1.1.4. Quá trình phát triển của công ty CP TM & XNK
Thăng Long......................................................................56
3.1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của
công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long................................57
3.1.2.1. Ngành nghề kinh doanh của công ty................................57
3.1.2.2. Đặc điểm quy trình hoạt động kinh doanh.......................59
3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý công ty................................................60
3.1.4. Tình hình lao động của công ty................................................63
3.1.5. Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty.................................64
3.1.6. Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty................69
3.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ bán hàng – thu tiền tại công
ty cổ phần TM & XNK Thăng Long...................................................72
3.2.1. Bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong
công ty.......................................................................................72
3.2.1.1. Môi trường kiểm soát.......................................................72
3.2.1.2. Hệ thống kế toán..............................................................75
3.2.1.3. Các thủ tục kiểm soát.......................................................81
3.2.1.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ................................................81
3.2.2. Các quy định liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền
tại công ty..................................................................................82
3.2.2.1. Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ bán
hàng tại công ty................................................................82
3.2.2.2. Phương thức thanh toán...................................................85
3.2.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng –
thu tiền tại công ty.....................................................................85
3.2.3.1. Chu trình bán hàng – thu tiền theo đơn đặt hàng,
hợp đồng..........................................................................85
3.2.3.2 Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền mặt trực tiếp
........................................................................................101
3.2.3.3 Quy trình xử lý bán chịu cho khách hàng.......................108
iii
3.2.3.4 Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu và các khoản
phải thu khó đòi..............................................................110
3.3. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại công ty................................................................113
3.3.1 Ưu điểm của hệ thống..............................................................113
3.3.2. Hạn chế của hệ thống KSNB công ty đối với chu trình
bán hàng – thu tiền...................................................................114
3.3.3. Đánh giá rủi ro của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng – thu tiền tại công ty........................................116
3.3.3.1. Rủi ro tiềm tàng trong hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng – thu tiền..........................................116
3.3.3.2. Rủi ro kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng – thu tiền..........................................117
3.4 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình
bán hàng – thu tiền tại công ty.........................................................118
3.4.2. Giải pháp.................................................................................119
3.4.2.1. Giải pháp chung.............................................................119
3.4.2.2. Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện môi trường kiểm soát
........................................................................................119
3.4.2.3. Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện hệ thống các thông
tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
thu tiền tại công ty..........................................................120
3.4.2.4. Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.............121
3.4.2.5. Giải pháp thứ tư: Hạn chế rủi ro....................................123
PHẦN IV. KẾT LUẬN......................................................................................125
4.1. Kết luận............................................................................................125
4.2. Kiến nghị..........................................................................................126
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................128
PHỤ LỤC..........................................................................................................130
iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1.
Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền [3]...........30
Bảng 3.1.
Danh sách cổ đông sáng lập..........................................................54
Bảng 3.2.
Tình hình chung về lao động của công ty qua 3 năm 2010 – 2012
.........................................................................................................63
Bảng 3.3.
Tình hình tài sản nguồn vốn 2010 – 2012......................................66
Bảng 3.4.
Kết quả sản xuất kinh doanh 3 năm 2010 – 2012.........................70
Bảng 3.5.
Phương thức bán hàng của công ty qua 3 năm 2010 - 2013
.........................................................................................................84
v
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ [3]...............................................16
Sơ đổ 2.2. Quy trình bán hàng thu tiền [5]..............................................27
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và
thu tiền [5]..............................................................................31
Sơ đồ 2.4. Quá trình luân chuyển chứng từ [2].......................................42
Sơ đồ 3.1. Chu trình hoạt động kinh doanh của công ty.......................59
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý..............................................61
Sơ đồ 3.3. Môi trường kiểm soát của công ty.......................................72
Sơ đồ 3.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán..............................................77
Sơ đồ 3.5. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng,
đơn đặt hàng.........................................................................86
Sơ đồ 3.6. Kiểm soát nội bộ đối với cáck hoản phải thu khách hàng
..............................................................................................96
Sơ đồ 3.7. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng tại
công ty..................................................................................98
Sơ đồ 3.8. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng theo trường hợp
bán lẻ..................................................................................102
Sơ đồ 3.9. Quy trình kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt............105
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 3.1. Cơ cấu tài sản của công ty năm 2011 – 2012...............................67
Biểu đồ 3.2. Cơ cấu nguồn vốn của công ty năm 2011 – 2012........................68
Biểu đồ 3.3. Biến động doanh thu thuần và LNKE trước thuế của công
ty trong 3 năm 2010 – 2012..........................................................71
vi
DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
BCTC
CKTM
CP TM & XNK
ĐĐH
DN
ĐTDH
GTGT
HĐBH
HĐQT
HTK
KSNB
NV
PXK
SXKD
TGNH
TM
TS
TSCĐ
TSDH
TSNH
XNK
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Báo cáo tài chính
Chiết khấu thương mại
Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu
Đơn đặt hàng
Doanh nghiệp
Đầu tư dài hạn
Giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Hội đồng quản trị
Hàng tồn kho
Kiểm soát nội bộ
Nguồn vốn
Phiếu xuất kho
Sản xuất kinh doanh
Tiền gửi ngân hàng
Tiền mặt
Tài sản
Tài sản cố định
Tài sản dài hạn
Tài sản ngắn hạn
Xuất nhập khẩu
vii
PHẦN I
MỞ ĐẦU
1.1 Đặt vấn đề
Có thể thấy một điều thực tế rằng, tất cả các doanh nghiệp SXKD
hiện nay đều chịu sự tác động của hai luồng yếu tố là môi trường bên
ngoài và môi trường bên trong của từng DN. Các yếu tố từ môi trường
bên ngoài như cơ chế, chính sách của Nhà nước, các quy định, ưu đãi
kinh doanh đều là những cơ hội hoặc thách thức dành cho các DN.
Nhưng tại sao với cùng một cơ hội hoặc thách thức đó, có DN lại phát
triển hoặc không bị ảnh hưởng, có DN lại đứng trên bờ vực phá sản
hoặc không tận dụng được cơ hội? Nguyên nhân xuất phát từ môi
trường bên trong của mỗi DN. Môi trường bên ngoài tạo ra cơ hội thì
môi trường nội bộ bên trong DN phải biết nắm bắt và phát triển cơ hội
đó. Việc phản ứng trước những cơ hội có được từ bên ngoài rất quan
trọng, chính vì vậy, hệ thống quản lý nội bộ của DN cần được hoàn
thiện và nâng cao. DN phải dựa vào nội lực của chính mình mới có thể
vượt trội và tạo sự khác biệt với các DN khác, tạo sự cạnh tranh cao và
phát triển lâu bền sau này.
Để thắng trong cạnh tranh, các DN không những phải tự lực vươn lên
trong quá trình SXKD mà đòi hỏi còn phải hoàn thiện tăng cường kiểm
tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những sai sót gian
lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý
kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt
dựa vào kiểm soát nội bộ, các nhà quản trị có thể quản lý hữu hiệu và
1
hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế góp phần hạn chế tối đa những rủi ro
phát sinh trong quá trình SXKD, đồng thời giúp DN xây dựng được một
nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển
đi lên của DN. Với DN kinh doanh, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
là vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của DN,
quá trình tạo ra thu nhập, tạo điều kiện cho hoạt động tái SXKD và thu về
lợi nhuận. Tuy nhiên đây cũng là chu trình dễ xảy ra sai sót và gian lận,
chính vì vậy việc kiểm soát nội bộ chu trình này là rất cần thiết.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong từng DN là vô cùng quan trọng và
không thể thiếu, với công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long cũng
không phải ngoại lệ. Bởi sức ép của nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh
khốc liệt của các DN trong và ngoài nước, công ty đã gặp không ít khó
khăn. Nhưng với sự đẩy mạnh hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng - thu tiền, công ty vẫn khẳng định được uy tín cũng
như chỗ đứng của mình trên thị trường.
Nhận biết được vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng - thu tiền và qua thời gian thực tập tại công ty Cổ phần TM
& XNK Thăng Long, tôi đã lựa chọn đề tài : “Hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần TM & XNK Thăng
Long’’
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1 Mục tiêu chung
Tìm hiểu thực trạng xây dựng và hoạt động của hệ thống kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần TM & XNK
Thăng Long. Từ đó, đề ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động
của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.
2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
-
Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn về hệ thống kiểm soát
nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền.
Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại công ty cổ phần TM & XNK Thăng Long.
Phân tích và đánh giá thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng – thu tiền tại công ty CP TM & XNK Thăng Long
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động của hệ thống
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.
1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu
- Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
cổ phần TM & XNK Thăng Long
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu
1.3.2.1 Phạm vi nội dung
Đề tài thực hiện nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại công ty cổ phần TM & XNK Thăng Long
1.3.2.2 Phạm vi không gian
Đề tài được tập trung nghiên cứu tại công ty cổ phần TM & XNK
Thăng Long
1.3.2.3 Phạm vi thời gian
Thời gian thực hiện của đề tài 01/07/2013 – 30/11/2013
Số liệu nghiên cứu của đề tài trong 3 năm 2010 - 2012
3
1.4 Kết quả nghiên cứu dự kiến
- Báo cáo lý luận và thực tiễn của hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng – thu tiền.
- Báo cáo thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại công ty CP TM & XNK Thăng Long.
- Báo cáo nhận xét, đánh giá về thực trạng của hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty CP TM &
XNK Thăng Long.
- Báo cáo đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ tại công ty CP TM & XNK Thăng Long.
4
PHẦN II
TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU VÀ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan tài liệu
2.1.1 Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiếm soát
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
2.1.1.1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp
a. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Khái niệm
“Kiểm soát” là một chức năng của quản lý, nó hòa lẫn vào các giai
đoạn của quá trình quản lý nhưng nó không phải là một giai đoạn nào của
quá trình quản lý.[9]
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị,
do đó các nhà quản lý thường quan tâm nhiều hơn đến việc hình thành và
duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Với
ý nghĩa đó, kiểm soát có thể được hiểu theo nhiều chiều: cấp trên quản lý
cấp dưới thông qua chính sách hoặc biện pháp cụ thể, đơn vị này kiểm
soát đơn vị khác thông qua chi phối đáng kể về quyền sở hữu và lợi ích
tương ứng, nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tục
quản lý v.v…Tuy nhiên, thông dụng nhất vẫn là kiểm soát nội bộ đơn vị.
Khái niệm kiểm soát nội bộ đã được hình thành và phát triển dần trở
thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Quá trình
nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các quy định
khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Chính vì vậy, hiện
5
nay có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm
soát nội bộ, có thể nêu ra một vài quan điểm chủ yếu sau:
-
Theo quan điểm của COSO (Conmmettee of Sponsoring
Organzation): “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý,
HĐQT và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết kế để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây
Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Các luật lệ và quy định được tuân thủ
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Theo Chuẩn mực thực hành của Viện Kiểm toán viên nội bộ quốc
tế (IIA), các mục tiêu của kiểm soát nội bộ lại được diễn tả như sau:
Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin
Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và qui định
Bảo vệ tài sản
Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực
Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc
chương trình
Có thể thấy bản chất của hai quan điểm nêu trên đều giống nhau, chỉ
là khác nhau về thứ tự sắp xếp các mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
Theo liên đoàn quốc tế (IFAC), “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế
hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các
nhà quản lý DN tuân theo. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp cho nhà quản
lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có
hiệu quả cả việc tôn trọng các quy chế quản lý: giữ an toàn tài sản, ngăn
chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác,
lập báo cáo tài chính kịp thời đáng tin cậy”
Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên
của các đơn vị tổ chức, và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong
từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có
hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị
6
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát
nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán
xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị:
Tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn
ngừa và phát hiện gian lận, sai sót;
Lập Báo cáo tài chính trung thực, hợp lý;
Bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” [8]
Về bản chất, có thể hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
+ Kiểm soát nội bộ là một quá trình, bao gồm một chuỗi hoạt động
kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau
thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp đơn
vị đạt được các mục tiêu của mình.
+ Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Kiểm
soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu
mà bao gồm cả con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban Giám
đốc, các nhân viên khác… Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ
chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
+ Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không
bảo đảm tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Do trong khi vận
hành hệ thống kiểm soát các sai phạm có thể xảy ra làm cho các mục tiêu
không thực hiện được, hệ thống kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn các sai
phạm nhưng không thể đảm bảo chúng không bao giờ xảy ra.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức được thiết lập để đảm
bảo thực hiện các mục tiêu sau:
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là
căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý vì
7
vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính
chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách
quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động. Một hệ thống kiểm
soát nội bộ tốt phải đảm bảo thông tin là chính xác, trung thực, hợp lý,
hợp pháp trong các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, góp phần giúp các
nhà quản trị đưa ra những quyết định chính xác.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong DN phải đảm bảo các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động SXKD của DN phải
được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
-
Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt
động của DN.
Ngăn chặn phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận trong
hoạt động của DN.
Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác, lập BCTC trung thực khách
quan.
Đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp (bảo vệ tài
sản trong doanh nghiệp)
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần đưa ra các biện pháp nhằm đánh giá
các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động của
DN. Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nhằm vào bảo vệ tài sản và các
nguồn lực trong doanh nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp
lệ, sử dụng trái phép hoặc chống mất mát. Tài sản nhắc đến ở đây không
chỉ là tài sản hữu hình, vô hình mà còn có cả những tài sản phi vật chất
như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. Tất cả đều phải được bảo vệ,
tránh mất cắp hay hư hại nhằm đảo đảm hiệu quả của hoạt động của DN.
Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải hướng tới tối đa hóa hiệu quả trong
hoạt động kinh doanh của DN thông qua việc vận dụng hợp lý các TS và
8
các nguồn lực khác, ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết của các tác
nghiệp và đồng thời giúp các doanh nghiệp tránh khỏi rủi ro thua lỗ.
Bốn mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ tuy nằm trong một thể
thống nhất nhưng cũng dễ dàng nhìn thấy sự mâu thuẫn với nhau giữa các
mục tiêu. Nhắc đến hiệu quả SXKD là nhắc đến lợi nhuận trước tiên, một
khi đầu tư quá nhiều cho một hệ thống kiểm soát, điều hiển nhiên là chi phí
của doanh nghiệp cũng sẽ tăng và làm giảm lợi nhuận có được của DN.
Kiểm tra, kiểm soát quá gắt gao có thể dẫn đến tâm lý làm việc không tốt
của nhân viên và có thể dẫn đến nhầm lẫn, ảnh hưởng đến độ tin cậy của
thông tin. Chính vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ hợp lý cần dung hòa
được các mục tiêu trong chính bên trong hệ thống đó, làm cho các mục tiêu
đều được thực hiện một cách hài hòa, phù hợp và hiệu quả với DN.
b. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên
tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực
tế của mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ
tục kiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó.
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ
biến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm
và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu
quả hoạt động cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống kiểm
soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại.
c. Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của DN có các chức năng và nhiệm vụ sau:
9
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có
hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện
đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh như phát hiện kịp
thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động,
các bộ phận của DN.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các
nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ
thống xử lý nghiệp vụ. Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế sao
cho có thể hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng nguyên tắc quy
định, nhằm khắc phục kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý
gây ra thiệt hại trong kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu
cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục
đích.
d. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của DN mà hệ
thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau. Nhưng thông thường, hệ
thống này được chia làm 4 bộ phận như sau:
- Môi trường kiểm soát
- Hệ thống kế toán
- Các thủ tục kiểm soát
- Hệ thống kiểm toán nội bộ.
Môi trường kiểm soát.
10
- Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và
bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động
và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
- Các nhân tố trong môi trường kiểm soát.
Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác
nhau trong điều hành hoạt động DN của các nhà quản lý. Các quan điểm
đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách
thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong DN. Bởi vì chính các nhà quản lý
này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định,
chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại DN.
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong DN sẽ
góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo
một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các
quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc
thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ
chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai
sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát
trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của DN sao cho không bị chồng
chéo hoặc bỏ trống. Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức
năng; bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm
tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả,
các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động
của DN, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ,
ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
11
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự: Sự phát triển của một DN luôn gắn liền với đội
ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm
soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt
động của DN. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm
soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra
của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù DN có thiết kế và vận hành
các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên
kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức
thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.
Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần
có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề
bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt
nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức,
đồng thời mang tính kế tục và liên tiếp.
Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế
hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa
chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối
tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương
lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát. Nếu việc lập và
thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống
kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì
vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực
hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập
nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch
kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong
kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệt trong việc áp dụng các
thủ tục phân tích.
12
- Xem thêm -