Së gi¸o dôc vµ ®µo t¹o lµo cai
tr−êng THPT sè 1 tp lµo cai
NguyÔn Anh ThuÊn
SÁNG KIÊẾN KINH NGHIỆM
THIÊẾT LẬP VÀ SỬ DỤNG
DỊCH VỤ GOOGLE APPS FOR EDUCATION CỦA TRƯỜNG THPT SÔẾ 1
(Quản lý giáo dục)
Lµo cai 5- 2011
MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của ñề tài
3
2. Tình hình nghiên cứu
4
3. Mục ñích và nhiệm vụ nghiên cứu
4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4
NỘI DUNG
1. Một số tính năng của dịch vụ Google Apps for Education
5
2. Thiết lập dịch vụ Google Apps for Education
5
2.1. Điêều kiện ñể có thể thiêết lập dịch vụ
5
2.2. Đăng ký dịch vụ
6
2.3. Kích hoạt dịch vụ
6
7
3. Sử dụng dịch vụ Google Apps for Education
Tạo tài khoản email
8
3.1.
3.2. Quy ñịnh vêề mã sôế học sinh và mã sôế cha mẹ của học sinh
3.3.
uy ñịnh vêề việc sử dụng hệ thôếng thông tin ñiện tử trong
nhà trường
3.4. Tạo lập một sôế dịch vụ trực tuyêến
9
Q
10
11
KẾT LUẬN
11
t− liÖu tham kh¶o
12
2
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của ñề tài
Công tác ứng dụng CNTT và ñào tạo nguôền nhân lực CNTT là công tác
thường xuyên và lâu dài của ngành giáo dục, tiêếp tục phát huy các kêết quả
ñạt ñược của "Năm học ñẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin" trong
năm học 2008 - 2009, Nhà nước ñã có các văn bản chỉ ñạo quan trọng
vêề ứng dụng CNTT:
- Quyêết ñịnh 698/QĐ-TTg ngày 1/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ vêề
việc phê duyệt Kêế hoạch tổng thể phát triển nguôền nhân lực công nghệ
thông tin ñêến năm 2015 và ñịnh hướng ñêến năm 2020;
- Chỉ thị sôế 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ
GDĐT vêề tăng cường giảng dạy, ñào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin
trong ngành giáo dục giai ñoạn 2008-2012;
Nhăềm ñẩy mạnh việc ñổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và ứng
dụng CNTT một cách thiêết thực và hiệu quả trong công tác quản lý, dạy và
học của nhà trường, chúng tôi ñã thiêết lập và sử dụng dịch vụ Google Apps
for Education của trường THPT sôế 1 thành phôế Lào Cai.
Google Apps for Education (http://www.google.com/a/edu/) là một gói
phầền mêềm Web dành riêng cho lĩnh vực Giáo dục. Với Google Apps, nhà
trường có thể cung cầếp hoàn toàn miêễn phí những dịch vụ như email, chia
sẻ tài liệu, tạo lập các dịch vụ trực tuyêến, chat IM, lịch học và làm việc.
Đáng chú ý nhầết, nhà trường có thể thiêết lập và quản lý hòm thư cho tầết
cả các giáo viên, học sinh, cha mẹ học sinh,... với ñịa chỉ tên trường thay cho
Gmail (ví dụ:
[email protected]) mà không cầền phải thuê máy
chủ (host) hoặc ñầều tư máy chủ mail. Nêếu nhà trường thuê và vận hành host
hoặc máy chủ mail thì cầền chi phí khoảng 30 triệu ñôềng/năm.
Nhà trường có thể vận dụng sáng tạo nhóm dịch vụ Google Docs ñể
tạo lập một sôế dịch vụ trực tuyêến ñáp ứng các yêu cầều làm việc của
trường THPT. Đây là một ñiểm mới, ñã ñược phát triển trong ñêề tài của
chúng tôi trong năm học 2010-2011.
Bộ dịch vụ Google App mang ñêến cho các nhà quản lý, giáo viên và
học sinh rầết nhiêều công cụ vêề chia sẻ thông tin, liên lạc và kêết nôếi như: Mail
server, Google Docs, Google Talk, Google Calendar, Google Page Creator,
Google Start Page.
2. Tình hình nghiên cứu
Hiện nay, mới chỉ có hướng dầễn văến tăết của Google hoặc một sôế bài
viêết sơ lược vêề việc thiêết lập dịch vụ Google Apps nói chung. Chưa có
hướng dầễn cụ thể việc thiêết lập và sử dụng dịch vụ Google Apps for
Education cho trường THPT. Cho ñêến nay, chưa có nghiên cứu việc sử
dụng Google App tạo lập dịch vụ trực tuyêến ñáp ứng các yêu cầều làm
việc của trường THPT.
3. Mục ñích và nhiệm vụ nghiên cứu
Thiêết lập và sử dụng dịch vụ Google Apps for Education của trường
THPT sôế 1 thành phôế Lào Cai nhăềm tạo lập, quản trị tài khoản email cho cán
bộ giáo viên, học sinh, cha mẹ học sinh; tạo lập và vận hành một sôế dịch vụ
trực tuyêến ñáp ứng các yêu cầều làm việc của nhà trường.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Dịch vụ Google Apps for Education
- Quá trình quản lý, dạy học của trường THPT sôế 1 thành phôế Lào Cai
NỘI DUNG
1. Một số tính năng của dịch vụ Google Apps for Education
Hệ thôếng Mail server như Gmail: mang ñêến cho người dùng những
hòm thư hoàn toàn miêễn phí, dung lượng cực lớn (7GB), tôếc ñộ nhanh, ít
thư rác.
Google Docs là ứng dụng theo mô hình ñiện toán ñám mây (Cloud
computing). Google Docs cho phép chúng ta khởi tạo, sử dụng, chia sẻ tài
liệu từ bầết kỳ máy tính nào kêết nôếi Internet. Các tài liệu này ñược lưu trữ
trên Google và có thể ñược cầếu hình phân quyêền sử dụng.
Google Talk: cho phép người dùng giữ liên lạc với nhau thông qua
công nghệ tin nhăến nhanh (IM) và ñiện thoại Internet (VoIP).
Google Calendar: cho phép người dùng săếp xêếp thời gian biểu của họ
một cách dêễ dàng, chủ ñộng, ñôềng thời chia sẻ nó với những người khác.
Việc xêếp lịch học nhóm, làm thí nghiệm hay nghiên cứu chung rầết ñơn giản.
Ngoài ra, giáo viên, học sinh và cha mẹ học sinh còn có thể ñăng ký nhận
biểu lịch của nhà trường, xem và cập nhật thông tin vêề giờ giảng song song
với thông tin cá nhân của mình.
Google Page Creator: cho phép lập trang web mới, trên nêền tên miêền
của trường một cách nhanh chóng và dêễ dàng. Công cụ thiêết kêế website hêết
sức trực quan.
Google Start Page: ñiểm hẹn trung tâm của tầết cả các học sinh, nơi tin
tức của nhà trường có thể ñược ñăng tải và cập nhật theo từng phút. Học
sinh có thể duyệt trước hòm thư, thời gian biểu của họ cũng như tìm kiêếm
web.
2. Thiết lập dịch vụ Google Apps for Education
2.1.Điều kiện ñể có thể thiết lập dịch vụ
Nhà trường cầền phải sở hữu:
- Tên miêền (domain name), ví dụ thptlaocai1.edu.vn
- Dịch vụ máy chủ lưu trữ tên miêền (hosting).
2.2.Đăng ký dịch vụ
- Truy cập vào ñịa chỉ http://www.google.com/a/cpanel/education/new
- Khai báo các thông tin vêề nhà trường mà Google Apps yêu cầều
- Kêết quả, nhà trường sẽễ ñược cầếp gói dịch vụ Google Apps. Các ñịa
chỉ
của
từng
dịch
vụ
như:
mail.thptlaocai1.edu.vn;
docs.thptlaocai1.edu.vn; calendar.thptlaocai1.edu.vn; …
2.3.Kích hoạt dịch vụ
Bước 1: Đăng nhập
Truy cập vào ñịa chỉ dịch vụ Google Apps của nhà trường (ví dụ:
https://www.google.com/a/cpanel/thptlaocai1.edu.vn/Dashbo
ard), ñăng nhập băềng tài khoản và mật khẩu của bạn ñã ñăng ký với
Google Apps.
Bước 2: Lựa chọn tính năng cầền kích hoạt: Email, Google Talk,
Google Calendar,...
Để kích hoạt tính năng Email, Google Apps băết buộc chúng ta phải trải
qua hai giai ñoạn: xác minh quyêền sở hữu tên miêền và chuyển hướng email
vêề máy chủ Google.
Xác minh quyền sở hữu tên miền:
- Có hai cách ñể xác minh quyêền sở hữu tên miêền là "Upload a HTML
file" hoặc "Change your CNAME record". Chúng tôi chọn phương án tải lên
trang web của nhà trường một tệp tin theo quy ñịnh của Google Apps
(Upload a HTML file).
- Sau khi ñăng nhập vào Google Apps, chọn Email Active, chọn
Verifying Domain Ownership, chọn Uploading an HTML file. Google Apps
sẽễ yêu cầều tạo một file có chuôễi ký tự dành riêng tài khoản của bạn. Trường
hợp của tôi có chuôễi ký tự là google477668b634d357aa.
- Dùng
phầền
mêềm Notepad
tạo file có chứa chuôễi ký tự
google477668b634d357aa, ñặt tên file là googlehostedservice.html.
- Đăng nhập vào trang quản trị máy chủ lưu trữ trang tên miêền của nhà
trường (hosting) và tải file googlehostedservice.html lên thư mục gôếc của
trang web.
- Quay lại Google Apps chọn Verify.
Chuyển hướng email về máy chủ Google:
Để chuyển hướng email vêề máy chủ Google, ta phải thay ñổi bản ghi
MX trong máy chủ lưu trữ tên miêền (Change Mail Exchange
Records).
- Đăng nhập vào trang quản trị máy chủ lưu trữ tên miêền của nhà
trường (hosting). Chọn hệ thôếng quản lý DNS (Domain Name
System management). Tạo các bản ghi MX theo cầếu trúc sau:
Record Value
MX Value
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5
ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.
10
ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.
10
ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM.
10
ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM.
10
- Đăng nhập vào Google Apps, chọn Email Active, chọn Set Up Email
Delivery for Google Apps, chọn Change MX Records, Chọn Verify. Sau ñó
48 giờ, hệ thôếng mail của Google Apps ñã ñược kích hoạt.
3. Sử dụng dịch vụ Google Apps for Education
Chúng tôi trình bày việc sử dụng dịch vụ Google Apps for Education
ñể tạo tài khoản email cho cán bộ giáo viên, học sinh, cha mẹ học sinh; tạo
lập một sôế dịch vụ trực tuyêến trong công tác quản lý, dạy và học của nhà
trường.
3.1.
Tạo tài khoản email
Google Apps cho phép tạo từng tài khoản email hoặc tải lên một danh
sách tài khoản email.
Tạo một tài khoản email:
- Sau khi ñăng nhập vào Google Apps, chọn Users and groups,
Users, Create a new user.
- Gõ vào họ tên, tên tài khoản email, mật khẩu; chọn Create a new user.
Tạo nhiều tài khoản email cùng một lúc:
- Chuẩn bị một file text có cầếu trúc như sau: dòng ñầều tiên gôềm
Username,first name,last name,password; môễi dòng tiêếp theo là các thông tin
tương ứng của người dùng. Lưu ý răềng, sau môễi dầếu phảy không có dầếu
cách. File text này có thể tạo ra dêễ dàng từ file excel với hàm ghép dữ liệu
các cột như sau:
A
1
Username
B
C
First
Last
name
name
D
Password
E
F
Dấu
Ghép
phảy
2
,
=A2&E2&B2&E2&C2&D2
3
,
=A3&E3&B3&E3&C3&D3
Copy cột Ghép và dán sang file text, lưu file này dưới dạng File type
Unicode.
- Đăng nhập vào Google Apps, chọn Users and groups, Upload
many users at once.
- Chọn Require a password change when new or updated users sign in
ñể yêu cầều người dùng khi ñăng nhập lầền ñầều tiên phải thay ñổi mật khẩu.
- Nhầến Browse ñể chỉ ñêến file text ñã chuẩn bị ở trên.
- Chọn Upload and continue.
Tạo các nhóm email:
- Đăng nhập vào Google Apps, chọn Users and groups, Groups, Create
a new group.
- Gõ vào tên nhóm, ñịa chỉ email của nhóm và tên tài khoản email của
các thành viên trong nhóm.
Ví dụ nhóm 10A1 có ñịa chỉ HS10a1@ thptlaocai1.edu.vn gôềm các học
sinh
của
lớp
10a1;
khi
giáo
viên
chủ nhiệm gửi
mail
ñêến
[email protected] thì tầết cả học sinh 10a1 ñêều nhận ñược mail.
3.2. Quy ñịnh về mã số học sinh và mã số cha mẹ của học sinh
- Mã sôế của học sinh (hoặc cha mẹ học sinh) ñược mã hóa theo dạng
thức sau:
[Mã trường].[Năm trúng tuyển lớp 10].[Sôế thứ tự HS].[HS/CM]
- Địa chỉ email của học sinh (hoặc cha mẹ học sinh) sẽễ có dạng thức
sau:
[Mã sôế học sinh (cha mẹ học sinh)]@thptlaocai1.edu.vn
- Ví dụ 1:
LC1.11.123.HS
Mô tả:
LC1
Kí hiệu trường THPT sôế 1 TP Lào Cai
11
Năm 2011, học sinh ñã trúng tuyển vào lớp 10.
123
Sôế thứ tự của học sinh trong danh sách vào trường trong năm
học ñó (do nhà trường quy ñịnh)
HS
Viêết tăết của từ “Học sinh”
Địa chỉ email của học sinh này:
[email protected]
- Ví dụ 2:
LC1.11.123.CM
Mô tả:
LC1
Kí hiệu trường THPT sôế 1 TP Lào Cai
11
Năm 2011, học sinh ñã trúng tuyển vào lớp 10.
123
Sôế thứ tự của học sinh trong danh sách vào trường trong năm
học ñó (do nhà trường quy ñịnh)
CM
Viêết tăết của từ “Cha mẹ”
Địa
chỉ
email
của
cha
(mẹ)
học
sinh
này:
[email protected]
- Ví dụ 3: Danh sách mã sôế học sinh, mã sôế cha mẹ học sinh lớp 10A1
STT
Họ
tên
Lớp
Mã số HS
Mã số CMHS
1 Nguyêễn Đức
Anh
10A1
LC1.11.001.HS
LC1.11.001.CM
2 Phan Thêế
Anh
10A1
LC1.11.002.HS
LC1.11.002.CM
3 Hoàng Việt
Anh
10A1
LC1.11.003.HS
LC1.11.003.CM
4 Công Hoàng
Cường
10A1
LC1.11.004.HS
LC1.11.004.CM
5 Lê Hưởng
Đạo
10A1
LC1.11.005.HS
LC1.11.005.CM
Đôếi với cán bộ giáo viên nhà trường thì ñịa chỉ email có dạng:
[email protected].
3.3.
Quy ñịnh về việc sử dụng hệ thống thông tin ñiện
tử trong nhà trường
Để sử dụng dịch vụ Google Apps for Education, nhà trường ñã có quy
10
ñịnh vêề việc sử dụng hệ thôếng thông tin ñiện tử trong nhà trường. Đôềng
thời, nhà trường ñã có các biện pháp ñộng viên, khuyêến khích cán bộ giáo
viên và học sinh sử dụng hệ thôếng thông tin ñiện tử trong việc quản lý, dạy
và học.
3.4. Tạo lập một số dịch vụ trực tuyến
Chúng tôi ñã sử dụng dịch vụ Google Apps for Education tạo lập ñược
các dịch vụ trực tuyêến như: quản lý ñiểm, quản lý ñiểm các kỳ thi, quản lý
thông tin sinh hoạt lớp, quản lý dạy học phụ ñạo, ...
Quá trình sử dụng các dịch vụ trực tuyêến ñã góp phầền ñổi mới công tác
quản lý của nhà trường, nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào quá trình dạy học của cán bộ giáo viên.
KẾT LUẬN
Việc thiêết lập và sử dụng dịch vụ Google Apps for Education
của trường THPT sôế 1 thành phôế Lào Cai ñã ñem lại hiệu quả bước ñầều,
thiêết thực trong việc ñổi mới công tác quản lý, dạy và học của nhà trường.
Trong năm học tiêếp theo (2011-2012), chúng tôi có kêế hoạch tiêếp tục
phát triển, ñẩy mạnh việc sử dụng, nâng cầếp tính năng của các dịch vụ
trực tuyêến của nhà trường, trong ñó, tập trung tạo lập dịch vụ quản lý
chương trình dạy học trực tuyêến.
Chúng tôi hy vọng răềng, ñêề tài góp phầền vào việc ñổi mới công tác
quản lý, dạy và học ở trường phổ thông. Những kêết quả ñạt ñược của ñêề tài
có thể là một tài liệu tham khảo bổ ích cho các trường bạn trong việc ứng
dụng CNTT trong trường THPT.
t− liÖu tham
kh¶o
[1]. Chỉ thị sôế 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ
GDĐT vêề tăng cường giảng dạy, ñào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin
trong ngành giáo dục giai ñoạn 2008-2012.
[2]. Quyêết ñịnh 698/QĐ-TTg ngày 1/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ
vêề việc phê duyệt Kêế hoạch tổng thể phát triển nguôền nhân lực công nghệ
thông tin ñêến năm 2015 và ñịnh hướng ñêến năm 2020.
[3]. http://cp.nhanhoa.com
Lào Cai, ngày 15 tháng 6 năm
2011
Nguyễn Anh Thuấn