Tài liệu Kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty tnhh kiểm toán fac chi nhánh nha trang thực hiện

i LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập tại Trường Đại học Nha Trang và ba tháng thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán FAC chi nhánh Nha Trang, em đã nhận được sự hướng dẫn hết lòng của các thầy cô giáo và sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo và các anh chị nhân viên trong Công ty. Những kiến thức về lý thuyết cũng như thực tế mà thầy cô và các anh chị truyền đạt đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này và đó cũng là nền tảng hiểu biết để em có thể phát triển nghề nghiệp tương lai. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô Trường Đại học Nha Trang, đặc biệt là các thầy cô Khoa Kế toán – Tài chính đã hết lòng giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho em. Em xin cảm ơn Anh Nguyễn Minh Trí – Phó Giám Đốc Công ty TNHH Kiểm toán FAC chi nhánh Nha Trang đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực hiện chuyên đề tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh chị nhân viên công ty TNHH Kiểm toán FAC, đặc biệt là các anh chị KTV phòng Kiểm toán chi nhánh Nha Trang đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dẫn, truyền đạt kinh nghiệm nghề nghiệp, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại công ty. Xin kính chúc Quý thầy cô, Ban lãnh đạo và các anh chị nhân viên Công ty TNHH Kiểm toán FAC sức khỏe dồi dào, hạnh phúc và thành đạt. Nha Trang, ngày 02 tháng 06 năm 2012 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thúy Vẩn ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ..........................................................................................................i MỤC LỤC ..............................................................................................................ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................iv DANH MUC BẢNG BIỂU ..................................................................................... v DANH MỤC SƠ ĐỒ..............................................................................................vi LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH....................................4 1.1. Nội dung, đặc điểm của khoản mục và những lỗi có thể xảy ra trong khoản mục ........4 1.1.1. Nội dung của khoản mục ........................................................................4 1.1.2. Đặc điểm của khoản mục........................................................................4 1.1.3. Những lỗi có thể xảy ra trong khoản mục ...............................................5 1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nợ phải thu khách hàng tại doanh nghiệp.........6 1.3. Kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong Kiểm toán BCTC......................... 14 1.3.1. Mục tiêu Kiểm toán đối với khoản mục ................................................ 14 1.3.2. Đặc điểm .............................................................................................. 14 1.3.3. Nội dung............................................................................................... 15 CHƯƠNG 2: KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC CỦA CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN FAC CHI NHÁNH NHA TRANG, NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ ....... 16 2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Kiểm toán FAC.................................... 16 2.1.1. Sơ lược về công ty ................................................................................ 16 2.1.2. Lich sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kiểm toán FAC... 17 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh ........................................................................ 19 2.1.4. Tình hình hoạt động của công ty TNHH Kiểm toán FAC ..................... 19 2.1.5. Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Kiểm toán FAC .............................. 21 2.1.6. Phương hương phát triển của công ty trong thời gian tới....................... 23 iii 2.2. Quy trình Kiểm toán chung tại công ty TNHH Kiểm toán FAC: ................. 25 2.2.1.Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán ................................................................ 25 2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán .............................................................. 33 2.2.3. Giai đoạn hoàn thành kiểm toán............................................................ 35 2.3. Quy trình Kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong Kiểm toán BCTC ......... 39 2.3.1. Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩn bị ................................................... 39 2.3.2. Các thủ tục kiểm toán ........................................................................... 39 2.3.3. Kết luận và kiến nghị............................................................................ 44 2.4. Kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong Kiểm toán BCTC nghiên cứu điển hình tại Công ty Cổ phần XYZ .......................................................................... 44 2.4.1. Tìm hiểu về Công ty Cổ phần XYZ ...................................................... 45 2.4.2. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................. 45 2.4.3. Xác định mức trọng yếu........................................................................ 54 2.4.4. Thực hiện kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng...................... 56 2.5. Nhận xét chung rút ra qua thực tiễn Kiểm toán nợ phải thu khách hàng của công ty:............................................................................................................... 77 2.5.1. Các mặt đã đạt được ............................................................................. 77 2.5.2. Các mặt còn hạn chế............................................................................. 81 CHƯƠNG 3: NHỮNG ĐỀ XUẤT PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY ... 83 Đề xuất 1: Thực hiện chuyên môn hóa công tác kiểm toán................................. 83 Đề xuất 2: Xây dựng chương trình kiểm toán riêng cho từng loại hình doanh nghiệp ................................................................................................................ 83 Đề xuất 3: Một số chú ý nhằm sử dụng thời gian kiểm toán hữu ích hơn.................... 85 Đề xuất 4: Về việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ....................................... 85 Đề xuất 5: Nâng cao hiệu quả của các thử nghiệm kiểm soát ............................. 85 KẾT LUẬN.......................................................................................................... 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 87 PHỤ LỤC............................................................................................................... I iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BCKT Báo cáo kiểm toán BCTC Báo cáo tài chính DN Doanh nghiệp HĐSXKD Hoạt động sản xuất kinh doanh HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KH Khách hàng KTV Kiểm toán viên NHTM Ngân hàng thương mại TNHH Trách nhiệm hữu hạn v DANH MUC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu .................. 46 Bảng 2.2: Bảng tìm hiểu về đơn vị và hệ thống kiểm soát nội bộ........................... 51 Bảng 2.3: Bảng đánh giá mức trọng yếu ................................................................. 55 Bảng 2.4: Bảng các thủ tục kiểm toán.................................................................... 57 Bảng 2.5: Bảng các ký hiệu và giải thích kiểm toán quy ước ................................. 61 vi DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.........................................7 Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo hệ thống ..................................................... 17 Sơ đồ 2. 2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Kiểm toán FAC ... 21 Sơ đồ 2.3: Quy trình Kiểm toán chung tại Công ty ................................................ 25 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ minh họa các rủi ro..................................................................... 29 Sơ đồ 2.5: Quy trình xác định mức trọng yếu ........................................................ 31 Sơ đồ 2.6: Trình tự lập chương trình kiểm toán ..................................................... 33 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài: Những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước phát triển mạnh mẽ, đang chuyển sang kinh tế thị trường và dần dần hòa nhập vào nền kinh tế khu vực và trên thế giới theo xu hướng toàn cầu hóa. Đồng thời sự kiện Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO đã mang lại rất nhiều cơ hội cũng như thách thức cho kinh tế Việt Nam. Đứng trước những thuận lợi nêu trên, một trong những điều kiện để thúc đẩy kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển và đồng thời thu hút ngày càng nhiều vốn đầu tư thì nhu cầu minh bạch hóa tài chính ngày càng trở nên cấp thiết kéo theo sự phát triển tất yếu của ngành kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp bao gồm rất nhiều các hoạt động trao đổi, mua bán giữa doanh nghiệp với các công ty khách hàng khác nhau, từ trong nước đến ngoài nước, trong đó bao gồm cả chu trình bán hàng - thu tiền. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, chu trình này được coi là chu trình cuối cùng không những đánh giá hiệu quả của những chu trình trước đó mà còn đánh giá cả hiệu quả của toàn bộ chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp thực hiện hiệu quả chu trình này tức là vốn đã được huy động đúng mức tạo tiền đề cho sản xuất và cho các chu kì tiếp theo được thực hiện hợp lý. Chính vì thế, việc ghi chép minh bạch các khoản phải thu đặc biệt là phải thu khách hàng ở chu trình bán hàng – thu tiền có ý nghĩa rất lớn vì nó ảnh hưởng không nhỏ đến tài sản, khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Bởi vậy, đối với bất kì một cuộc kiểm toán tài chính nào thì kiểm toán phần hành nợ phải thu khách hàng cũng luôn được coi là một phần hành trọng yếu và rất được lưu ý. Vì thế, trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Kiểm toán FAC chi nhánh Nha Trang, được sự hướng dẫn gợi ý và giúp đỡ tận tình của Giáo viên 2 hướng dẫn – Anh Nguyễn Minh Trí cùng các anh chị kiểm toán viên của công ty, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán FAC chi nhánh Nha Trang thực hiện”. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý thuyết về Kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC nói chung, và việc xem xét thực tiễn công tác kiểm toán của công ty nói riêng. Từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC do công ty thực hiện. 3. Nội dung của đề tài Nội dung của chuyên đề ngoài phần Mở đầu và Kết luận gồm có các phần chính sau:  Chương 1: Cơ sở lý luận về Kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong Kiểm toán BCTC.  Chương 2: Kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong Kiểm toán BCTC của công ty TNHH Kiểm toán FAC chi nhánh Nha Trang nghiên cứu điển hình tại Công ty Cổ phần XYZ.  Chương 3: Những đề xuất phương hướng nhằm hoàn thiện công tác Kiểm toán nợ phải thu khách hàng của công ty. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu quy trình Kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong Kiểm toán BCTC của Công ty TNHH Kiểm toán FAC chi nhánh Nha Trang, nghiên cứu điển hình tại Công ty Cổ phần XYZ với những số liệu minh họa cụ thể. 5. Phương pháp nghiên cứu  Phân tích, tổng hợp, lý luận, điển cứu : đọc, sưu tầm và nghiên cứu các tài liệu có liên quan để xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài, đồng thời nghiên cứu điển hình thực tế và từ đó xác định nội dung nghiên cứu cụ thể sử dụng phương pháp phân tích, đánh giá Quy trình kiểm toán đang áp dụng tại công ty. 3  Tham khảo và trao đổi ý kiến với giáo viên hướng dẫn, cùng các nhân viên trong công ty để có được những tư liệu cần thiết. 6. Những đóng góp khoa học của đề tài  Về mặt lý luận Hệ thống lại cơ sở lý luận về Quy trình kiểm toán nói chung và Quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng nói riêng tại công ty TNHH Kiểm toán FAC chi nhánh tại Nha Trang.  Về mặt thực tiễn Thực tiễn đồ án đã tìm hiểu thực trạng Quy trình kiểm toán nói chung và Quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng nói riêng tại công ty TNHH Kiểm toán FAC chi nhánh Nha Trang. Do khả năng và kiến thức có hạn, kinh nghiệm thực tế còn ít, thời gian thực hiện đề tài ngắn, việc thiếu sót trong việc thực hiện đề tài là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô, Ban Giám đốc Công ty và các anh chị KTV để đề tài trở nên hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Nha Trang, ngày 02 tháng 06 năm 2012 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thúy Vẩn 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1. Nội dung, đặc điểm của khoản mục và những lỗi có thể xảy ra trong khoản mục 1.1.1. Nội dung của khoản mục  Phải thu khách hàng là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu khách hàng về tiền bán sản phẩm hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu tiền. Thông thường trong doanh nghiệp, khoản nợ phải thu khách hàng thường phát sinh nhiều nhất, chiểm tỷ trọng cao nhất và cũng chứa đựng nhiều rủi ro nhất.  Khi thực hiện kế toán khoản phải thu khách hàng cần đảm bảo:  Khoản mục phải thu khách hàng cần được chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp, về mua sản phẩm hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư.  Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng).  Khoản mục phải thu khách hàng phải được phân loại: loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. 1.1.2. Đặc điểm của khoản mục  Phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô. 5  Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị.  Nợ phải thu khách hàng phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được.Tuy nhiên, do việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng thường dựa vào sự ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra. 1.1.3. Những lỗi có thể xảy ra trong khoản mục  Hạch toán công nợ và giảm trừ công nợ nhầm mã khách hàng.  Cấn trừ công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán không cùng đối tượng.  Phân loại nợ theo kỳ hạn không đúng với các điều khoản của hợp đồng.  Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập BCTC.  Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý.  Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.  Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay theo phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số.  Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.  Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ.  Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.  Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu.  Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng… 6  Có những khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp lại nên bị nhân viên chiếm dụng vốn, hoặc biển thủ.  Nhiều khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, không rõ đối tượng, tồn đọng từ nhiều năm nhưng chưa xử lý.  Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.  Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả.  Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.  Không hạch toán lãi thanh toán nợ quá hạn.  Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn.  Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.  Theo dõi khoản thu các đại lý về lãi trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng chưa xác định chi tiết từng đối tượng để có biện pháp thu hồi.  Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.  Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.  Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.  Tổng mức lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi lớn hơn 20% tổng dư nợ phải thu cuối kì.  Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm. 1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nợ phải thu khách hàng tại doanh nghiệp.  Hệ thống kiểm soát nội bộ là những nội qui, chính sách, các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ngăn chặn và phát hiện các sai phạm.  Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ:  Điều hành và quản lý hoat động sản xuất kinh doanh có hiệu quả  Khuyến khích nhân viên gắn bó với nội qui chính sách đề ra.  Phát hiện và ngăn chặn sai phạm. 7  Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời.  Lập BCTC trung thực, đúng pháp luật và kịp thời.  Bảo vệ tài sản và số sách của đơn vị.  Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Thiết lập mục tiêu Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự HT chứng từ gốc HT BC kế toán Nhận diện và đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro Hệ thống thông tin HT sổ sách kế toán Môi trường kiểm soát Kiểm soát tổng quát Kiểm toán nội bộ Hệ thống KSNB Ủy ban kiểm toán Các thủ tục kiểm soát Kiểm soát trực tiếp HT kế hoạch và dự toán Các nhân tố bên ngoài Giám sát Kiểm soát vật chất Giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ Sơ đồ 1.1: Bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ  Cụ thể là:  Môi trường kiểm soát: là bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ; gồm có 6 yếu tố cấu thành:  Đặc thù quản lý: Đặc điểm về quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản lý. 8  Cơ cấu tổ chức: là bộ máy tổ chức để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt các mục tiêu của nhà doanh nghiệp. Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiêu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động. Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản. Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.  Chính sách nhân sự: Toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của đơn vị liên quan đến công nhân viên tại DN, bao gồm: chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo, chính sách sử dụng, chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng, chính sách kỷ luật, chính sách thôi việc, sa thải.  HT kế hoạch và dự toán: bao gồm hệ thống dự toán tiêu thụ, hệ thống dự toán sản xuất, hệ thống dự toán tiền, hệ thống dự toán báo cáo KQKD, hệ thống dự toán Bảng CĐKT.  Kiểm toán nội bộ: là một bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, thực hiện giám sát và đánh giá toàn bộ hoạt động đơn vị trong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống thông tin kế toán  Ủy ban kiểm toán: là một nhóm KTV thuộc 1 Cty kiểm toán thực hiện giám sát hoạt động các đơn vị thành viên của Công ty Đa Quốc gia, Công ty xuyên Quốc gia, Tập đoàn kinh tế.  Các nhân tố bên ngoài: những nhân tố bên ngoài có ảnh hưởng đến HTKSNB.  Đánh giá rủi ro: Nhận dạng, đánh giá và quản lý rủi ro có thể phát sinh trong quá trình HĐSXKD.Để đánh giá rủi ro cần phải:  Thiết lập mục tiêu đơn vị: gồm mục tiêu chung toàn đơn vị và mục tiêu riêng từng bộ phận.  Nhận diện và đánh giá rủi ro: nhận diện, phân tích và quản lý rủi ro khiến cho các mục tiêu đơn vị không thực hiện được. 9  Hệ thống thông tin: Một hệ thống kế toán hiệu quả phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau: Tính có thực: chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực. Sự phê chuẩn: tất cả hoạt động, nghiệp vụ và chứng từ đều phải được phê duyệt theo đúng nguyên tắc. Tính đầy đủ: phải ghi chép đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán. Sự đánh giá: ghi chép nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị. Tính đúng kỳ: đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đúng kỳ, đúng niên độ kế toán. Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng tài khoản, đúng sổ sách kế toán, trình bày và công bố đúng chuẩn mực trên BCTC.  Hệ thống chứng từ gốc: có vai trò quan trọng trong quy trình kế toán và HTKSNB quyết định tính trung thực và chính xác trong hệ thống thông tin kế toán. o Cơ sở chứng minh cho NVKT đã thực sự phát sinh. o Cơ sở ghi chép NVKT phát sinh vào sổ sách kế toán. o Cơ sở kiểm tra, kiểm soát, thanh tra, kiểm toán trong kế toán.  Hệ thống sổ sách kế toán: bao gồm hệ thống tài khoản kế toán, sổ chi tiết, sổ cái. o Dùng để ghi chép NVKT phát sinh. o Cơ sở lập BCTC. o Cơ sở phục vụ công tác quản lý ngắn hạn.  Hệ thống BC kế toán: bao gồm BCTC, BC thuế, Quyết toán XDCB, BC khác. Đây là cơ sở phục vụ quản lý dài hạn và cung cấp thông tin ra bên ngoài.  Thủ tục kiểm soát: là những thủ tục kiểm tra giúp cho những nội quy, chính sách của DN được thực hiện.  Kiểm soát trực tiếp: là những thủ tục kiểm soát trên từng nghiệp vụ, từng hoạt động tại DN. Chủ yếu do những nhân viên (bộ phận) thực hiện nghiệp vụ, thực hiện hoạt động đó tiến hành. 10  Kiểm soát tổng quát: là những thủ tục kiểm soát trên hệ thống công việc, trên quy trình xử lý nghiệp vụ, được tiến hành bởi các cá nhân khác với cá nhân tiến hành nghiệp vụ, dựa trên 3 nguyên tắc: o Nguyên tắc phân công phân nhiệm o Nguyên tắc bất kiêm nhiệm o Nguyên tắc ủy quyền  Kiểm soát vật chất: thủ tục kiểm soát đảm bảo an toàn tài sản, thông tin doanh nghiệp.  Giám sát: là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của HTKSNB, xem xét nó có vận hành theo đúng thiết kế đề ra hay không và có cần thiết phải điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của DN hay không?  Giám sát định kỳ: thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do KTV nội bộ hoặc do KTV độc lập thực hiện.  Giám sát thường xuyên: thực hiện thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp hoặc các báo cáo hoạt động của DN. Đó là tất cả những nhân tố cần thiết để tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ. Hiểu được những đặc điểm cũng như những biểu hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nợ phải thu khách hàng tại doanh nghiệp không chỉ có ích cho chủ doanh nghiệp mà còn góp phần nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng của kiểm toán chu trình, và đó là lý do chúng ta nên nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trước khi đi vào thực hành kiểm toán chu trình. Để hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nợ phải thu khách hàng tại doanh nghiệp, KTV cần khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với toàn bộ chu trình bán hàng.  Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng, và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà cách thức tổ chức cụ thể có thể rất khác nhau. Xem xét trên khía cạnh doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn, chu trình bán hàng được phân chia thành các chức năng như sau: 11  Lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho): Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủ loại… để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng hay (phiếu xuất kho). Trong trường hợp nhận đặt hàng qua điện thoại, fax… cần có những thủ tục để đảm bảo cơ sở pháp lý về việc đã đặt hàng của khách hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp trong tương lai.  Xét duyệt bán chịu: Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ. Một số cách thức có thể hỗ trợ cho công việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả… của khách hàng. Trong những môi trường kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.  Xuất kho hàng hóa: Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gửi hàng.  Gửi hàng: Bộ phận gửi hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng. Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan. Đơn vị nên thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa kho với người nhận hàng.  Lập và kiểm tra hóa đơn: Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả nên nó cần được chính xác và đúng thời gian. Hóa đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách nhiệm: 12  Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển hàng.  So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có).  Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn.  Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị.  Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn  Căn cứ xét duyệt chiết khấu thương mại của phòng kinh doanh, tính các khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng. Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại vế số liệu ghi trên hóa đơn. Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái. Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Để tăng cường kiểm soát đối với chức năng này, có thể:  Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt.  Quy định rõ ràng và chặt chẽ về chính sách chiết khấu.  Trước khi gửi đi, hóa đơn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lập với người lập hóa đơn.  Theo dõi thanh toán: Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì có hai trường hợp: nếu là nghiệp vụ bán hàng xong thu tiền ngay thì chu trình đến đây là kết thúc, nếu là nghiệp vụ bán chịu thì kế toán sẽ phải tiếp tục theo dõi công nợ phải thu. Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để lập chương trình và phân công đòi nợ, thông thường công việc này được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu. Ngoài ra, để giảm thiểu sai phạm, đơn vị có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, cần chú ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra nếu họ thông đồng với nhau. 13 Ngoài ra, thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng. Điều này, một mặt sẽ giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặt khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch (nếu có) giữa số liệu của hai bên. Thủ tục gửi thông báo nợ có thể thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý trong năm, và dưới nhiều hình thức như gửi fax, gửi thư qua bưu điện hay nhân viên theo dõi công nợ của hai bên đối chiếu trực tiếp với nhau.  Xử lý ghi sổ hàng hóa bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại: Doanh nghiệp nên xây dựng sẵn những quy định chấp thuận nhận hàng hóa bị trả lại, hoặc cho giảm giá hàng bán khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa. Nếu doanh nghiệp có chính sách chiết khấu thương mại thì nên lập bảng giá chiết khấu. Những quy định trên doanh nghiệp phải thảo luận với khách hàng khi ký hợp đồng hay xử lý đơn đặt hàng của khách để cùng thống nhất nhằm tránh tình trạng tranh cãi về sau. Các quyết định xử lý đều phải có sự xét duyệt của những người được giao quyền. Thực hiện thủ tục này nhằm tránh cho doanh nghiệp bị thất thoát doanh thu.  Xem xét xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Khi không còn hi vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Để tăng cường kiểm soát đối với việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi, hạn chế các gian lận có thể phát sinh (ví dụ nhân viên chiếm dụng các khoản tiền mà khách hàng đã trả, sau đó che dấu bằng cách xóa sổ chúng như một món nợ khó đòi, đơn vị cần qui định chặt chẽ thủ tục xét duyệt này).  Một chu trình bán hàng với đầy đủ các chức năng như trên thường chỉ hiện diện đầy đủ ở những doanh nghiệp có quy mô lớn. Ở các doanh nghiệp nhỏ tùy theo điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của mình để thiết kế hệ thống thích hợp. Nhìn 14 chung, một hệ thống kiểm soát nội bộ cho khoản mục nợ phải thu khách hàng nên thỏa mãn các nguyên tắc sau:  Sự đồng bộ của sổ sách.  Việc đánh số thứ tự chứng từ.  Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng.  Phân chia trách nhiệm đầy đủ trong công tác kế toán.  Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua.  Tính độc lập của người kiểm tra kiểm soát. 1.3. Kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong Kiểm toán BCTC 1.3.1. Mục tiêu Kiểm toán đối với khoản mục  Các khoản phải thu khách hàng đã ghi chép có thực tại thời điểm lập báo cáo (Phát sinh).  Tất cả các khoản phải thu khách hàng có thực đều được ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ).  Các khoản phải thu khách hàng vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị (Quyền sở hữu).  Những khoản phải thu khách hàng phải được ghi chép đúng số tiền gộp trên BCTC và phù hợp giữa chi tiết của khoản phải thu khách hàng với sổ cái (Ghi chép chính xác).  Khoản phải thu khách hàng được phản ánh đúng số tiền (Đánh giá).  Sự đúng đắn trong trình bày và công bố khoản phải thu khách hàng trên BCTC (Trình bày và công bố). 1.3.2. Đặc điểm  Kiểm toán phải thu khách hàng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá đúng thực chất của việc thu hồi các khoản nợ của khách hàng, phát hiện thất thoát công nợ, nhầm lẫn trong theo dõi công nợ chi tiết đối với từng khách hàng …Vì đây là khoản mục nhạy cảm, dễ xảy ra gian lận nên càng đặt ra nhiều áp lực cho các KTV.