Tài liệu Kiểm toán chu trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán tại công ty thương mại xyz

Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây ,hoạt động kiểm toán độc lập tại Việt Nam đã đạt được nhiều bước phát triển mới. Bên cạnh sự phát triển của đội ngũ kiểm toán viên chuyên nghiệp thì hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng đang được ban hành theo hướng hội nhập với các thông lệ quốc tế.Kiểm toán là công cụ kinh tế ngày càng khẳng định vị trí và tầm quan trọng trong hệ thống các công cụ quản lý của nền kinh tế quốc dân ở nước ta. Cùng với xu thế phát triển đó, hoạt động kiểm toán độc lập của các công ty,văn phòng, chi nhánh kiểm toán độc lập càng có điều kiện để phát triển và phát huy vai trò của mình đối với nền kinh tế.Tuy nhiên đây cũng là hoạt động khá mới mẻ tại khu vực miền trung , các đơn vị cần và có nhu cầu được kiểm toán trong những năm gần đây mặc dù đã tăng nhiều nhưng so với yêu cầu phát triển của nền kinh tế thì còn khá khiêm tốn.Điều này đặt ra yêu cầu: phải có hiểu biết về hoạt động kiểm toán, kiểm tra xác minh số liệu ,phương án hoạt động để đảm bảo rằng người quản lý giám sát hiệu quả công việc kinh doanh của mình.Thúc đẩy việc lành mạnh hoá tài chính,tạo môi trường kinh doanh thuận lợi. Thực tế trong khu vực Miền Trung ,tuy số lượng công ty kiểm toán độc lập còn ít nhưng với vai trò, vị trí và tầm quan trọng của mình các đơn vị này đã tham gia kiểm toán Báo Cáo Tài Chính,tư vấn kế toán cho các doanh nghiệp thuộc tất cả các thành phần kinh tế hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau trên địa bàn khu vực. Khi tham gia kiểm toán Báo Cáo Tài Chính cho các đơn vị khách hàng,kiểm toán viên công ty kiểm toán độc lập thường phân chia thành các chu trình, các khoản mục khác nhau dựa vào đặc điểm của nó để tiến hành các thủ tục kiểm tra phù hợp, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao được hiệu quả,hiệu lực của cuộc kiểm toán.Đối với các doanh nghiệp thương mại, các chu trình được kiểm toán viên quan tâm và dành nhiều thời gian nhất là chu trình: Chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua vào và thanh toán, kiểm toán vốn bằng tiền. Qua thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học( AISC) chi nhánh Miền Trung tại Đà Nẵng,có điều kiện được tham gia vào quá trình thực hiện kiểm toán mua hàng chu trình mua hàng và thanh toán tại các đơn vị thương mại và có một số hiểu biết nhất định về vấn đề này nên tôi quyết định chọn đề tài: “ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI XYZ DO CÔNG TY KIỂM TOÁN SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 1 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC (AISC) CHI NHÁNH MIỀN TRUNG TẠI ĐÀ NẴNG THỰC HIỆN ” làm chuyên đề khoá luận tốt nghiệp của mình. Ngoài lời mở đầu và kết luận thì trong chuyên đề bao gồm ba phần chính: PHẦN I : Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính doanh nghiệp. PHẦN II : Thực tế kiểm toán chu trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán tại Công ty thương mại XYZ do Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học (AISC) chi nhánh miền Trung tại Đà Nẵng thực hiện. PHẦN III : Một số ý kiến đóng góp về kiểm toán Báo Cáo Tài Chính, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học (AISC) chi nhánh miền Trung tại Đà Nẵng thực hiện. Là sinh viên lần đầu tiên tiếp xúc với vấn đề mới mẻ, mang tính chuyên môn cao nên không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được thầy cô và các bạn chỉ bảo và góp ý. Đà Nẵng, Tháng 05 Năm 2007 SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 2 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH NGIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP. I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH: 1. Khái niệm kiểm toán báo cáo tài chính: Kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ “sắc thái kiểm toán” ngay từ khi ra đời cũng như trong quá trình phát triển.Ra đời từ rất sớm,kiểm toán Báo Cáo Tài Chính ban đầu với mục đích phát hiện mọi sai phạm,nhưng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới như sự ra đời của thị trường chứng khoán,công ty cổ phần và đặc biệt là quy mô của doanh nghiệp ngày càng mở rộng.Lúc này mục đích của kiểm toán Báo Cáo Tài Chính đã chuyển từ việc phát hiện mọi sai phạm sang việc nhận xét về mức độ trung thực và hợp lý của các Báo Cáo Tài Chính.Kết quả Báo Cáo Tài Chính chủ yếu phục vụ cho các cổ đông,ngân hàng,cơ quan quản lý nhà nước , khách hàng , nhà cung cấp và những người đầu tư…để họ đưa ra những quyết định kinh tế của mình.Vì vậy có thể định nghĩa: “Kiểm toán báo cáo tài chính là việc xác minh và đưa ra ý kiến về sự trình bày trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính của một đơn vị”.Trong đó:  Chức năng xác minh là chức năng cơ bản nhất gắn liền với sự ra đời,tồn tại và phát triển của kiểm toán,chức năng này bao gồm hai vấn đề: SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 3 Khoá luận tốt nghiệp - GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Xác minh tính trung thực của thông tin trên Báo Cáo Tài Chính: Số liệu mà kế toán tại đơn vị khách hàng thu thập,tính toán và phản ánh trên Báo Cáo Tài Chính có thực sự đúng với thực tế không. - Việc trình bày các Báo Cáo Tài Chính có đúng theo các hình thức quy định không.  Chức năng bày tỏ ý kiến của kiểm toán viên : Sau khi thực hiện xong cuộc kiểm toán, các kiểm toán viên sẽ phát hành Báo Cáo Kiểm Toán hoặc thư quản lý để đưa ra nhận xét , ý kiến của mình về Báo Cáo Tài Chính được kiểm toán,tình hình của công ty có được phản ánh trung thực hợp lý không. 2. Đặc điểm của kiểm toán Báo Cáo Tài Chính : Nói một cách chung nhất,mối quan hệ giữa kiểm toán tài chính với toàn bộ hệ thống kiểm toán khác là mối quan hệ giữa cái riêng và cái chung.Cụ thể,các loại hình kiểm toán đều có chức năng chung là xác minh và bày tỏ ý kiến, đối tượng chung là hoạt động cần kiểm toán và có chung phương pháp kiểm toán là kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ.Tuy nhiên trong cái chung đó kiểm toán Báo Cáo Tài Chính có những đặc điểm tiêu biểu như sau :  Về chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến : Kiểm toán Báo Cáo Tài Chính thường hướng tới công khai tài chính giữa các bên có lợi ích khác nhau và từ đó thu thập bằng chứng đầy đủ, có hiệu lực được chú ý đúng mức và được thực hiện trong suốt quá trình tiến hành công việc kiểm toán.  Đối tượng kiểm toán : Kiểm toán Báo Cáo Tài Chính có đối tượng trực tiếp là các bảng khai tài chính với những thông tin tổng hợp phản ánh từ nhiều mối quan hệ kinh tế pháp lý cụ thể giữa khách thể kiểm toán với các đối tượng có liên quan.  Phương pháp sử dụng trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính : kiểm toán Báo Cáo Tài Chính thường vận dụng tổng hợp các phương pháp kiểm toán cơ bản để hình thành nên phương pháp kiểm toán cụ thể( thử nghiệm kiểm toán) nhằm tìm hiểu, đánh giá tình hình hoạt động và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.Kiểm toán viên thường vận dụng những phương pháp cơ bản một cách linh hoạt sáng tạo trong việc tìm kiếm bằng chứng kiểm toán.  Quan hệ chủ thể và khách thể kiểm toán : Kiểm toán Báo Cáo Tài Chính chủ yếu được thực hiện bởi kiểm toán viên độc lập và có thể là kiểm toán Nhà Nước,tuy nhiên trong các đơn vị có quy mô lớn có tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phận này sẽ đảm nhiệm công việc kiểm toán Báo Cáo Tài Chính để phục vụ cho mục đích của đơn vị mình.Mối quan hệ giữa kiểm toán độc lập, kiểm toán SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 4 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai nhà nước với đơn vị được kiểm toán mang đặc tính là quan hệ ngoại kiểm.Điều đó cho thấy rằng việc xem xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ luôn là một trong những khâu cơ bản trong quá trình kiểm toán.  Trình tự kiểm toán : các Báo Cáo Tài Chính mang tính tổng hợp, công khai, tính thời điểm, và do quan hệ nội- ngoại kiểm nên trình tự cụ thể trong mỗi bước kiểm toán cơ bản đều được triển khai phù hợp với những đặc điểm của đối tượng, kết hợp với chi tiết hoá các phương pháp kiểm toán. 3. Cơ sở dẫn liệu và mục tiêu kiểm toán trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính a. Cơ sở dẫn liệu: Đoạn 14 VSA 500-“Cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính: Là căn cứ của các khoản mục và thông tin trình bày trong báo cáo tài chính do Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị chịu trách nhiệm lập trên cơ sở các chuẩn mực và chế độ kế toán qui định phải được thể hiện rõ ràng hoặc có cơ sở đối với từng chỉ tiêu trong báo cáo tài chính.” Khi kiểm toán viên thực hiện kiểm toán Báo Cáo Tài Chính của đơn vị khách hàng , trách nhiệm của Ban Giám Đốc công ty khách hàng là lập và cung cấp cho kiểm toán viên các Báo Cáo Tài Chính. Khi cung cấp các Báo Cáo Tài Chính cho các kiểm toán viên thì ban quản lý cũng đã hàm ý xác nhận tính trung thực, hợp lý của các Báo Cáo Tài Chính ở những điểm sau:  Hiện hữu: Một tài sản hay một khoản nợ phản ánh trên báo cáo tài chính thực tế phải tồn tại (có thực) vào thời điểm lập báo cáo;  Quyền và nghĩa vụ: Một tài sản hay một khoản nợ phản ánh trên báo cáo tài chính đơn vị phải có quyền sở hữu hoặc có trách nhiệm hoàn trả tại thời điểm lập báo cáo;  Phát sinh: Một nghiệp vụ hay một sự kiện đã ghi chép thì phải đã xảy ra và có liên quan đến đơn vị trong thời kỳ xem xét;  Đầy đủ: Toàn bộ tài sản, các khoản nợ, nghiệp vụ hay giao dịch đã xảy ra có liên quan đến báo cáo tài chính phải được ghi chép hết các sự kiện liên quan;  Đánh giá: Một tài sản hay một khoản nợ được ghi chép theo giá trị thích hợp trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được thừa nhận);  Chính xác: Một nghiệp vụ hay một sự kiện được ghi chép theo đúng giá trị của nó, doanh thu hay chi phí được ghi nhận đúng kỳ, đúng khoản mục và đúng về toán học. SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 5 Khoá luận tốt nghiệp  GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Trình bày và công bố: Các khoản mục được phân loại, diễn đạt và công bố phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận). Để thực hiện kiểm toán cho đơn vị khách hàng trách nhiệm của các kiểm toán viên là phải xác minh lại xem những vấn đề xác nhận của người quản lý đơn vị được trình bày ở trên là có cơ sở hay không.Cho nên kiểm toán viên sẽ dựa vào chính những xác nhận nêu trên của người quản lý đơn vị để thu thập bằng chứng kiểm toán.Và vì vậy, những xác nhận của người quản lý là cơ sở dữ liệu của kiểm toán viên trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính( phương pháp kiểm toán cơ bản). b. Mục tiêu kiểm toán : Đoạn 11 VSA số 200 xác định: “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không?” “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính còn giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị” Ở đây,các khái niệm trung thực,hợp lý ,hợp pháp được hiểu như sau: - Trung thực: là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng sự thật nội dung,bản chất, và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Hợp lý : là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh trung thực,cần thiết, và phù hợp về không gian, thời gian và sự kiện được nhiều người thừa nhận. - Hợp pháp : là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng pháp luật, đúng chuẩn mực, và chế độ kế toán hiện hành( hoặc được chấp nhận ). Thực hiện kiểm toán Báo Cáo Tài Chính Kiểm toán viên phải tuân theo các mục tiêu đã được đặt ra, những mục tiêu này cần được cụ thể hoá theo các yếu tố của hệ thống kê toán.Theo đó,Kiểm toán viên sẽ xây dựng các mục tiêu kiểm toán tổng quát thành các mục tiêu chung như sau :  Tính có thực của các thông tin với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc nguồn vốn phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản hoặc nguồn vốn cụ thể hoặc thực tế xảy ra các nghiệp vụ.Trách nhiệm của các Kiểm toán viên là thu thập bằng chứng để chứng minh sự tồn tại của tài sản và sự phát sinh của doanh thu, chi phí bằng nhiều kỹ thuật khác nhau: SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 6 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai  Đối với tài sản như tiền mặt, tài sản cố định, hàng tồn kho Kiểm toán viên sẽ dùng kỹ thuật kiểm kê (đơn vị phải mời kiểm toán trước 31/12), còn tiền gửi ngân hàng, khoản phải thu, phải trả, hàng gửi bán Kiểm toán viên sẽ gửi thư xin xác nhận  Đối với doanh thu, chi phí kiểm tra trực tiếp trên các chứng từ gốc hoặc gián tiếp ở các tài khoản liên quan  Tính trọn vẹn của thông tin với ý nghĩa thông tin phản ánh trên các Báo Cáo Tài Chính không bị bỏ sót trong quá trình xử lý( vô tình hay cố ý).Khi kiểm toán Kiểm toán viên cần thu thập bằng chứng để chứng minh mọi tài sản công nợ và nghĩa vụ đều đã được ghi chép và phản ánh đầy đủ trong Báo Cáo Tài Chính. Tuy nhiên, công việc này khá phức tạp và Kiểm toán viên phải sử dụng nhiều kỹ thuật để kiểm tra:  Dựa vào quan sát (kiểm toán viên) có kinh nghiệm, hoặc kết quả kiểm kê để phát hiện những tài sản nằm ngoài sổ sách.  Kiểm tra gián tiếp ở những khoản mục có liên quan.  Sử dụng thủ tục phân tích để kiểm tra phát hiện những trường hợp bất thường và hoạch định chiều hướng, phương pháp kiểm tra.  Kiểm tra các nghiệp vụ xoay quanh thời điểm khoá sổ để phát hiện những trường hợp chưa ghi sổ.  Tính đúng đắn của việc tính giá với ý nghĩa giá của mọi tài sản được phản ánh trên sổ sách cũng như giá thành của sản phẩm sản xuất đều được tính từ giá thực tế mà đơn vị phải chi ra để mua hoặc thực hiện các hoạt động đó.Kiểm toán viên cần thu thập bằng chứng để chứng minh xem tài sản, công nợ có được đánh giá đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành không, kiểm toán viên cần kiểm tra chính sách kế toán của đơn vị có phù hợp với chuẩn mực không, áp dụng có nhất quán không và lấy mẫu để kiểm tra sự tính toán.  Tính chính xác về cơ học với ý nghĩa các phép tính số học, cộng dồn cũng như chuyển sổ,sang trang trong công nghệ kế toán được thực hiện đúng đắn.Kiểm toán viên sẽ kiểm tra việc ghi chép có chính xác không, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, kiểm tra lại số tổng cộng trên sổ Cái, đối chiếu giữa sổ Cái với Báo Cáo Tài Chính.  Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày với ý nghĩa kế toán doanh nghiệp tuân thủ các quy định trong phân loại tài sản và vốn cũng như phản ánh chính xác qua hệ thống tài khoản kế toán.Kiểm toán viên thu thập bằng chứng về việc trình bày và khai báo có đúng yêu cầu của chuẩn mực kế toán không SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 7 Khoá luận tốt nghiệp  GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ của đơn vị kế toán với ý nghĩa tài sản phản ánh trên Báo Cáo Tài Chính phải thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng lâu dài của đơn vị,phần vốn và công nợ phản ánh đúng nghĩa vụ của đơn vị này.Kiểm toán viên có trách nhiệm thu thập bằng chứng để chứng minh tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị và công nợ thực sự là nghĩa vụ. Trong đó:  Quyền sở hữu: Một số tài sản quyền sở hữu được chứng minh cùng với sự tồn tại như: tiền gửi ngân hàng, khoản phải thu, hàng gửi bán. Một số khác như hàng tồn kho, tài sản cố định sự tồn tại hay kỹ thuật kiểm kê chưa chứng minh được quyền sở hữu của đơn vị. Vì vậy khi thu thập bằng chứng để chứng minh quyền sở hữu của những tài sản này Kiểm toán viên phải kiểm tra giấy tờ chứng minh quyền sở hữu như hóa đơn bán hàng của người bán, giấy chứng nhận quyền hữu, giấy nộp thuế trước bạ, hợp đồng kinh tế trong giao dịch mua bán.  Về nghĩa vụ: Nghĩa vụ của đơn vị khách hàng có liên quan đến các quyền lợi của các bên giao dịch với đơn vị, đặc biệt đối với nợ phải trả Kiểm toán viên có thể gởi thư xin xác nhận, xem bảng đối chiếu công nợ, kết hợp với việc kiểm tra chứng từ gốc. Trên cơ sở những mục tiêu tổng quát như trên kiểm toán viên sẽ xây dựng những mục tiêu kiểm toán cụ thể khi kiểm toán từng chương trình, từng khoản mục để xác định thủ tục, phương pháp kiểm toán thích hợp. 4. Phương pháp và kỹ thuật sử dụng trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính: a.Phương pháp kiểm toán: Trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính thường sử dụng hai phương pháp cơ bản sau:  Phương pháp kiểm toán cơ bản:Là phương pháp được thiết kế và sử dụng nhằm mục đích thu thập bằng chứng liên quan đến các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Gồm:  Phương pháp phân tích đánh giá tổng quát (sử dụng kỹ thuật phân tích): được áp dụng trong cả ba giai đoạn của cuộc kiểm toán.  Phương pháp kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dư tài khoản.  Phương pháp kiểm toán tuân thủ: Là phương pháp sử dụng các thủ tục và kỹ thuật kiểm toán được thiết lập để thu thập bằng chứng về tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp và dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình kiểm toán. Để áp dụng phương pháp kiểm toán tuân thủ kiểm toán viên phải: Đánh giá sơ bộ về SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 8 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai rủi ro kiểm soát, nếu rủi ro kiểm soát thấp sẽ thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thực hiện thử nghiệm kiểm soát sau đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát, khi rủi ro kiểm soát được đánh giá lại thấp hơn thì kiểm toán viên sẽ giảm các thử nghiệm cơ bản và ngược lại sẽ tăng các thử nghiệm cơ bản, nếu khi đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát cao thì kiểm toán viên sẽ thực hiện ngay các thử nghiệm cơ bản với khối lượng thích hợp. b.Kỹ thuật sử dụng trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính: Trong kiểm toán nói chung và trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính nói riêng, kiểm toán viên thường sử dụng kỹ thuật lấy mẫu. Kỹ thuật lấy mẫu được các kiểm toán toán viên sử dụng vì các lý do sau:  Quy mô của đối tượng kiểm toán với khối lượng chứng từ,nghiệp vụ và những tài sản là rất lớn.Trong một số trường hợp kiểm toán viên không thể tiến hành kiểm tra toàn diện được.  Việc kiểm tra toàn bộ tổng thể là không kinh tế.  Thời gian hoàn thành cuộc kiểm toán là không cho phép.  Kiểm toán viên không cần tìm kiếm một sự chắn chắn chính xác tuyệt đối mà chỉ có nghĩa vụ xác minh Báo Cáo Tài Chính có trung thực hợp lý hay không. Mặt khác những tài liệu mà kiểm toán viên dựa vào để kiểm tra cũng chỉ có độ chính xác tương đối do đó việc chấp nhận kết quả tương đối là có thể được. Tuy nhiên việc chọn mẫu phải đảm bảo rằng mẫu được chọn phải đại diện cho tổng thể. Do vậy trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính tài chính thường sử dụng các phương pháp chọn mẫu như sau:  Chọn mẫu ngẫu nhiên: Là phương pháp chọn mẫu mà trong đó mỗi phần tử đều có cơ hội như nhau để được chọn vào mẫu. Trong chọn mẫu ngẫu nhiên thường sử dụng các kỹ thuật sau:  Sử dụng bảng số ngẫu nhiên.  Sử dụng chương trình chọn số ngẫu nhiên.  Chọn mẫu hệ thống.  Chọn mẫu phi xác suất: Là phương pháp chọn mẫu mà trong đó các phần tử không có cơ hội bằng nhau để được chọn vào mẫu. Có ba kỹ thuật thường sử dụng:  Lấy mẫu theo khối.  Lẫy mẫu tình cờ.  Chọn mẫu theo xét đoán. SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 9 Khoá luận tốt nghiệp  GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Kỹ thuật phân tổ: Kiểm toán viên thường phân chia tổng thể thành từng nhóm, tổng thể con đồng nhất sau đó đánh giá riêng lẻ hoặc kết hợp để suy ra đặc trưng của toàn bộ tổng thể.  Chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ: Đây là đặc trưng riêng có của kiểm toán, khi chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ, đơn vị mẫu được chuyển từ đơn vị hiện vật sang đơn vị tiền tệ và khi áp dụng chọn mẫu ngẫu nhiên theo đơn vị tiền tệ các phần tử có số tiền lớn sẽ có cơ hội được chọn vào mẫu nhiều hơn các phần tử có giá trị nhỏ. 5. Quy trình kiểm toán Báo Cáo Tài Chính: Để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tế và tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toán cũng như để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ cho ý kiến của kiểm toán viên về tính trung thực, hợp lý của số liệu trên Báo Cáo Tài Chính, cuộc kiểm toán Báo Cáo Tài Chính thường được tiến hành theo quy trình gồm ba giai đoạn cơ bản:  Giai đoạn 1: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán .  Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán .  Giai đoạn 3: Hoàn thành cuộc kiểm toán, công bố Báo Cáo kiểm toán và theo dõi sau khi cuộc kiểm toán kết thúc. 5.1. Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán : a. Bước 1: Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán: Để lập kế hoạch kiểm toán tổng quát cho một công ty khách hàng kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thực hiện những công việc như sau:  Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán: Kiểm toán viên phải đánh giá xem việc chấp nhận một khách hàng mới hay việc tiếp tục kiểm toán khách hàng cũ có làm tăng rủi ro cho hoạt động của kiểm toán viên hoặc làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty kiểm toán không. Trong đó việc xem xét tính liêm chính của Ban giám đốc công ty khách hàng là công việc quan trọng.  Nhận diện các lý do kiểm toán của Công ty khách hàng: Kiểm toán viên phải nhận diện lý do kiểm toán của Công ty khách hàng là để xác định người sử dụng Báo Cáo Tài Chính và mục đích sử dụng của họ. Đây cũng là hai yếu tố chính ảnh hưởng đến số lượng bằng chứng phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đưa ra trong Báo Cáo kiểm toán.  Lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên thực hiện công việc kiểm toán:Thông qua việc nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần ước lượng quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán từ đó lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên thích hợp.Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán thích SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 10 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai hợp cho cuộc kiểm toán không chỉ hướng tới hiệu quả của cuộc kiểm toán mà còn tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán chung được thừ nhận.Chuẩn mực kiểm toán chung nêu rõ:”Quá trình kiểm toán phải được thực hiện bởi một nhười hoặc nhiều người đã được đào tạo đầy đủ, thành thạo như một kiểm toán viên”  Ký kết hợp đồng kiểm toán: Khi chấp nhận kiểm toán cho khách hàng Công ty kiểm toán và đơn vị khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kiểm toán.Những nội dung chủ yếu của hợp đồng bao gồm: - Mục đích và phạm vi kiểm toán - Trách nhiệm của ban giám đốc công ty khách hàng và kiểm toán viên. - Hình thức thông báo kết quả kiểm toán - Thời gian tiến hành cuộc kiểm toán - Căn cứ tính giá phí cuộc kiểm toán và hình thức thanh toán. SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 11 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai b. Bước 2:Thu thập thông tin cơ sở: Trong giai đoạn lập kế hoạch, theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 :” Lập kế hoạch kiểm toán “: Kiểm toán viên phải thu thập sự hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên quan để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán. c. Bước 3:Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: Việc thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp kiểm toán viên nắm bắt được các yếu tố mang tính pháp lý ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng mà khi thu thập thông tin cơ sở có được. Các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc Công ty khách hàng gồm :  Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty.  Các Báo Cáo tài chính, biên bản thanh tra kiểm tra qua các năm cần xem xét.  Biên bản các cuộc họp quan trọng của Ban giám đốc.  Các hợp đồng và cam kết quan trọng. d. Bước 4: Thực hiện thủ tục phân tích: Thủ tục phân tích thường được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán bởi vì chi phí thực hiện thủ tục thấp và đây cũng là thủ tục có thể thu thập được bằng chứng và hỗ trợ để kiểm nghiệm các bằng chứng thu thập được. Việc sử dụng các thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán nhằm phục vụ cho các mục đích sau:  Thu thập sự hiểu biết về nội dung các Báo Cáo Tài Chính và những biến đổi quan trọng về kế toán và hoạt động kinh doanh của khách hàng.  Tăng cường sự hiểu biết của kiểm toán viên về hoạt động kinh doanh của khách hàng và giúp kiểm toán viên xác định các vấn đề nghi vấn về khả năng hoạt động liên tục của đơn vị khách hàng.  Đánh giá sự hiện diện các sai sót có thể có trên Báo Cáo tài chính. Tóm lại, những thủ tục phân tích nhằm mục đích giúp kiểm toán viên khoanh vùng những lĩnh vực có khả năng có nhiều rủi ro cao, từ đó có kế hoạch chi tiết để thử nghiệm những đánh giá ban đầu của kiểm toán viên. e. Bước 5: Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro:  Đánh giá tính trọng yếu: SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 12 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Trọng yếu là một khái niệm về tầm cỡ (hay quy mô) và bản chất của các sai phạm (kể cả bỏ sót) của các thông tin tài chính hoặc là đơn lẻ, hoặc là từng nhóm mà trong bối cảnh thể nếu dựa vào các thông tin này để xét đoán thì không thể chính xác hoặc rút ra kết luận sai lầm. Trong giai đoạn lập kế hoạch, kiểm toán viên phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của Báo Cáo Tài Chính có thể chấp nhận được, xác định phạm vi của cuộc kiểm toán và đánh giá các ảnh hưởng của các sai sót lên Báo Cáo Tài Chính từ đó xác định bản chất, thời gian và phạm vi thực hiện các thử nghiệm kiểm toán. Việc đánh giá tính trọng yếu gồm:  Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu, trong đó kiểm toán viên cần xem xét cả yếu tố định lượng và yếu tố định tính của tính trọng yếu.  Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho từng khoản mục, khi phân bổ kiểm toán viên sẽ dựa vào các cơ sở: Bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của kiểm toán viên và chi phí kiểm toán dự tính đối với từng khoản mục. Trọng yếu và rủi ro trong kiểm toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nên bên cạnh việc đánh giá trọng yếu, kiểm toán viên phải đánh giá rủi ro.  Đánh giá rủi ro: Rủi ro trong kiểm toán được hiểu là xác suất kiểm toán viên đưa ra nhận xét không thích hợp về Báo Cáo Tài Chính được kiểm toán. Nếu muốn rủi ro kiểm toán nếu có xảy ra vẫn ở mức chấp nhận được thì trách nhiệm của kiểm toán viên là phải lập kế hoạch kiểm toán và thực hiện công việc kiểm toán với thái độ thận trọng, hoài nghi trong nghề nghiệp. Trong tiến trình kiểm toán - kể từ khi lập kế hoạch - kiểm toán viên phải xét đoán để đánh giá mức độ rủi ro kiểm toán có thể chấp nhận được (rủi ro kiểm toán mong muốn - DAR). Khi kiểm toán viên quyết định một tỷ lệ rủi ro kiểm toán thấp hơn nghĩa là họ muốn được chắc chắn hơn rằng Báo Cáo Tài Chính không bị sai phạm trọng yếu. Đối với mỗi cuộc kiểm toán khác nhau thì kiểm toán viên phải xác định một mức rủi ro kiểm toán thấp hợp lý. Việc xác định mức rủi ro này phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan, chẳng hạn có thể dựa vào hai yếu tố:  Mức độ mà theo đó người bên ngoài tin tưởng vào Báo Cáo Tài Chính. Khi người bên ngoài đặt nhiều niềm tin vào các Báo Cáo Tài Chính thì kiểm toán viên cần xác định mức rủi ro kiểm toán thấp, từ đó tăng số lượng bằng chứng kiểm toán thu thập được và tăng độ chính xác trong các kết luận của kiểm toán viên.  Khả năng khách hàng gặp khó khăn khi Báo Cáo kiểm toán công bố. Nếu khả năng này cao thì kiểm toán viên phải thiết lập một mức rủi ro kiểm toán SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 13 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai mong muốn thấp hơn so với khách hàng không gặp khó khăn về tài chính, do vậy phải tăng số lượng bằng chứng phải thu thập. Mức độ rủi ro trong kiểm toán cao hay thấp có ảnh hưởng đến khối lượng công việc kiểm toán phải tiến hành. Vì vậy cần phải tiến hành phân loại rủi ro, xem xét mối quan hệ tác động giữa chúng. Có các loại rủi ro sau:  Rủi ro tiềm tàng (IR): Là xác suất Báo Cáo Tài Chính có những sai phạm trọng yếu trước khi xem xét tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán.  Rủi ro kiểm soát (CR): Là xác suất hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp không phát hiện và ngăn chặn được các sai phạm trọng yếu trong Báo Cáo Tài Chính.  Rủi ro phát hiện (DR): Là xác suất các bước kiểm toán của kiểm toán viên không phát hiện được các sai phạm trọng yếu trên Báo Cáo Tài Chính. Việc nhận thức và đánh giá rủi ro rất quan trọng và mối quan hệ giữa các loại rủi ro trên có thể xác định thông qua mô hình sau: AR AR = IR X CR X DR Hay: DR = IR X CR Trong đó:  AR : Rủi ro kiểm toán  IR : Rủi ro tiềm tàng  CR : Rủi ro kiểm soát  DR : Rủi ro phát hiện Như vậy kiểm toán viên phải nghiên cứu và đánh giá cả trọng yếu và rủi ro vì chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Nếu mức trọng yếu có thể chấp nhận được tăng lên thì rủi ro kiểm toán sẽ giảm xuống. Khi giá trị sai sót có thể bỏ qua tăng lên thì khả năng xảy ra sai sót trọng yếu (không thể bỏ qua) sẽ giảm xuống. Và mối quan hệ này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định phạm vi, nội dung, thời gian của các thủ tục kiểm toán. g. Bước 6: Thiết kế chương trình kiểm toán (kế hoạch kiểm toán chi tiết). SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 14 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Chương trình kiểm toán là một danh sách chi tiết các thủ tục kiểm toán được áp dụng cho một tài khoản hay một loại nghiệp vụ cụ thể. Chương trình kiểm toán xác định rõ bản chất, thời gian, phạm vi của các thủ tục kiểm toán. Chương trình kiểm toán được thiết kế phù hợp sẽ đem lại nhiều lợi ích: Sắp xếp một cách khoa học các công việc và nhân lực, đảm bảo sự phối hợp giữa các kiểm toán viên, hướng dẫn chi tiết cho các kiểm toán viên trong quá trình thực hiện công việc kiểm toán, đây cũng là phương tiện để người phụ trách kiểm toán quản lý, giám sát cuộc kiểm toán, là minh chứng cho các thủ tục kiểm toán đã thực hiện. Chương trình kiểm toán của hầu hết các cuộc kiểm toán được thiết kế gồm ba phần: thử nghiệm công việc, thử nghiệm phân tích và thử nghiệm trực tiếp các số dư. Nhìn chung việc thiết kế các loại hình thử nghiệm kiểm toán trên gồm 4 nội dung:  Xác định các thủ tục kiểm toán.  Quy mô mẫu chọn.  Khoản mục được chọn.  Thời gian thực hiện. 5.2.Thực hiện kiểm toán: Tùy theo kết qủa đánh giá kiểm soát nội bộ mà trong qúa trình thực hiện kiểm toán có thể thực hiện các thủ tục kiểm toán dưới đây: a. Bước 7: Thực hiện thử nghiệm kiểm soát: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 quy định:” Thử nghiệm kiểm soát là việc kiểm tra để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự thiết kế phù hợp và sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.” Do vậy bước này được thiết kế khi Kiểm toán viên sử dụng phương pháp kiểm toán tuân thủ và được thực hiện trong trường hợp rủi ro kiểm soát < max, (rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp). Các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện theo các phương thức khác nhau tuỳ thuộc vào:  Nếu các thủ tục kiểm soát ở đơn vị khách hàng có để lại “dấu vết” trong tài liệu kế toán: Khi để lại “ dấu vết “ trực tiếp thì kiểm toán viên sẽ thực hiện kiểm tra, đối chiếu. Khi để lại “ dấu vết ” gián tiếp ví dụ không có hóa đơn lưu, kiểm toán viên phải thực hiện lại quy trình xử lý nghiệp vụ để xem các thủ tục kiểm soát có hoạt động không. SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 15 Khoá luận tốt nghiệp  GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Nếu các thủ tục kiểm soát không để lại “ dấu vết “ trong tài liệu kế toán, kiểm toán viên có thể thực hiện phỏng vấn hoặc quan sát. Tuy nhiên bằng chứng thu thập được không được coi là bằng chứng có giá trị cao. Khi thực hiện xong các thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên sẽ có đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát và có những định hướng sau khi đánh giá rủi ro kiểm soát như sau:  Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá như kế hoạch ban đầu, kiểm toán viên có thể thực hiện các thử nghiệm cơ bản theo kế hoạch.  Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp hơn kế hoạch ban đầu, kiểm toán viên có thể điều chỉnh giảm các thử nghiệm cơ bản.  Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá cao hơn kế hoạch ban đầu, thì kiểm toán viên có thể điều chỉnh tăng các thử nghiệm cơ bản (rủi ro phát hiện phải ở mức thấp hơn). b.Bước 8: Thực hiện thủ tục phân tích: Thủ tục phân tích được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Tuy nhiên trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, thủ tục phân tích thực hiện phải trải qua các bước như sau:  Phát triển mô hình.  Xem xét tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ.  Ước tính giá trị và so sánh với giá trị ghi sổ.  Phân tích nguyên nhân chênh lệch.  Xem xét những phát hiện qua kiểm toán. c.Bước 9: Thực hiện thử nghiệm cơ bản. Thử nghiệm cơ bản là việc áp dụng các kỹ thuật kiểm toán cụ thể để kiểm toán từng khoản mục hay tài khoản và các nghiệp vụ, các số dư của các tài khoản. Đây là thử nghiệm phức tạp nhất, có chi phí cao nhất và quan trọng nhất. Đối với phương pháp kiểm toán tuân thủ, phạm vi thực hiện thử nghiệm cơ bản tuỳ thuộc vào kết quả của thử nghiệm kiểm soát và các thủ tục phân tích, trong phương pháp kiểm toán cơ bản chủ yếu thực hiện các thử nghiệm cơ bản và thủ tục phân tích. SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 16 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai 5.3.Hoàn thành cuộc kiểm toán, công bố Báo Cáo kiểm toán và theo dõi những sự kiện phát sinh sau ngày phát hành Báo Cáo kiểm toán. Sau khi thực hiện xong cuộc kiểm toán, kiểm toán viên sẽ đưa ra ý kiến nhận xét về Báo Cáo Tài Chính dựa trên kết quả của các bước trên và phát hành Báo Cáo kiểm toán và theo dõi những sự kiện phát sinh sau ngày công bố Báo cáo kiểm toán. Tuỳ thuộc vào ý kiến của các kiểm toán viên mà có các các loại Báo Cáo kiểm toán như sau:  Báo Cáo kiểm toán chấp nhận toàn bộ được phát hành khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán cho rằng Báo Cáo Tài Chính phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của đơn vị.  Báo Cáo kiểm toán chấp nhận có loại trừ.  Báo Cáo kiểm toán không chấp nhận hoặc từ chối đưa ra ý kiến. II.KIỂM TOÁN CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI : 1. Đặc điểm của chu trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán: a.Nội dung của chu trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán: Mua hàng và thanh toán bao gồm việc mua hàng hoá để thực hiện quá trình kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại và việc thanh toán các khoản tiền đối với người bán. Trong đó việc mua hàng bên cạnh giá mua còn phát sinh các chi phí thu mua, và việc mua hàng được tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau. b.Đặc điểm của chu trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán: Mua hàng là khâu đầu tiên trong qúa trình lưu chuyển hàng hoá của các doanh nghiệp thương mại. Nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại và liên quan đến nhiều tài khoản khác, có ảnh hưởng trực tiếp và cần nhiều thời gian kiểm tra chi tiết trong cuộc kiểm toán. Cho nên việc kiểm toán mua hàng và thanh toán với người bán là một bộ phận không thể tách rời trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính. Việc mua hàng là khâu đầu tiên nên sẽ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu hàng tồn kho, giá vốn hàng bán ra và có giá trị lớn trong giá trị tài sản lưu động tại doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến các khoản thanh toán cho người bán. Các khoản thanh toán cho người bán là khoản mục có giá trị lớn trên bảng cân đối tài sản, ảnh SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 17 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai hưởng đến các chỉ tiêu tài chính phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó khi kiểm toán sẽ chiếm nhiều thời gian và cần kết hợp với kết quả của các chu trình, các khoản mục khác như doanh thu, tiền mặt, hàng tồn kho, tiền gửi.. Nghiệp vụ mua hàng phát sinh nhiều, liên quan đến nhiều loại hàng hoá, nhiều nhà cung cấp cho nên khi kiểm toán kiểm toán viên cần sắp xếp thời gian và phân chia công việc phù hợp. Vấn đề kiểm tra đối chiếu phức tạp và tốn nhiều thời gian. 2.Các chức năng cơ bản: Xuất phát từ quá trình mua hàng, đề nghị mua hàng bởi bộ phận có nhu cầu và nó phải được xét duyệt. Trên cơ sở đề nghị này, người ta sẽ mua và nhận hàng. Khi nhận hàng phải có các quá trình kiểm soát thích hợp tức là quá trình kiểm nhận về số lượng, chủng loại, chất lượng hàng.Tuy nhiên sự kiẻm nhận không phải là hình thức mà sự kiểm nhận ở đây là bộ phận cung ứng và nó phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm độc lập với bộ phận kho và kế toán. Sau khi mua và nhận hàng thì ghi nhận các khoản nợ phải trả dựa trên chứng từ, hoá đơn của người bán và phải đảm bảo các mục tiêu như: mục tiêu về tính chính xác,tính cơ học và định giá,trình bày, hay mục tiêu về tính có căn cứ,đầy đủ. Chẳng hạn như đảm bảo tính chính xác thì kế toán phải đối chiếu với hoá đơn và báo cáo nhận hàng, lúc này kế toán ghi vào sổ nợ phải trả. Sau đó, đến khi xử lý và thanh toán nợ phải trả, thông thường kế toán thanh toán sẽ giữ các hoá đơn khi đã thanh toán,còn lúc đầu người giữ hoá đơn là kế toán công nợ.Như vậy, kế toán thanh toán và kế toán công nợ có mối liên hệ với nhau. Tóm lại, có các chức năng sau: Đề nghị mua hàng Mua và nhận hàng Ghi nhận khoản nợ phải trả Xử lý và thanh toán nợ phải trả SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 18 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai 3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến mua hàng và thanh toán với người bán. Khi mua hàng và thanh toán, trong doanh nghiệp thương mại thường sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau: - Yêu cầu mua được lập bởi bộ phận kinh doanh để đề nghị mua hàng. Trong một số trường hợp, các đơn vị trực thuộc có các bộ phận trực tiếp lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng, hoá đơn của người bán, bảng kê mua hàng (hàng mua không có hoá đơn), nhật ký hoặc các bảng kê thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ mua hàng (trong đó phải liệt kê danh sách các hoá đơn theo từng lần mua, ngày hoá đơn, tên người bán và số tiền trên các hoá đơn đó), phiếu nhập kho. - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả người bán: Là danh sách các khoản tiền phải trả cho từng nhà cung cấp. Tổng số tiền trên sổ hạch toán chi tiết phải bằng với khoản mục phải trả người bán trên bảng cân đối kế toán. - Biên bản đối chiếu công nợ với người bán. Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản. Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán có các tài khoản liên quan: Tài khoản hàng hoá (TK 1561), chi phí mua hàng (TK 1562), thuế giá trị gia tăng đầu vào (TK 133), hàng mua đang đi đường (TK151), phải trả người bán (TK 331), tiền mặt (TK 111), tiền gửi (TK112), tạm ứng (TK 141)... 4. Mục tiêu kiểm toán chu trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán trong doanh nghiệp thương mại: Mục đích của kiểm toán Báo Cáo Tài Chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin và tính tuân thủ nguyên tắc trong việc lập và trình bày Báo Cáo Tài Chính. Kiểm toán chu trình nghiệp vụ mua hàng là một phần công việc quan trọng trong kiểm toán Báo Cáo Tài Chính. Do vậy mục đích chung của kiểm toán mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với nguyên tắc kế toán hiện hành không. Từ đó có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đối với chu trình mua hàng và thanh toán như sau: SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 19 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu kiểm toán Sự tồn tại và sự phát sinh. - Các nghiệp vụ mua hàng là thạt sự phát sinh trong kỳ kế toán. - Các khoản phải trả người bán thực sự tồn tại Sự đầy đủ - Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được ghi sổ đầy đủ.Các khoản hàng mua trả lại và giảm giá, chiết khấu hàng mua đã được hạch toán đầy đủ. - Tất cả các khoản phải trả người bán đều được ghi sổ. Quyền sở hữu và - Các hàng hoá ghi sổ và phản ánh trên Báo Cáo Tài Chính nghĩa vụ là thuộc quyền sở hữu của đơn vị. - Các khoản nợ phải trả thực sự là nghĩa vụ của đơn vị Sự đánh giá và phân bổ - Hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ - Sự tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn và biên bản giao nhận. 5.Kiểm soát nội bộ đối với mua hàng và thanh toán: Đối với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt, thì đơn vị cần lập một bộ phận mua hàng để xét duyệt mọi nghiệp vụ mua, đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng của hàng mua. Như vậy, việc mua hàng luôn phải có sự phê chuẩn đúng đắn để bảo đảm hàng mua sẽ đúng theo các mục đích của đơn vị tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết...  Kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếu yêu cầu mua hàng. Một liên của phiếu này sẽ được lưu trữ theo thứ tự và đính kèm các chứng từ khác có liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập...  Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng xem xét về nhu cầu chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng và giá cả...Bộ phận này sẽ tiến hành lập đơn hàng, các đơn hàng được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên, một liên gửi cho nhà cung cấp và gửi cho bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả. Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng lô hàng, số lượng, qui cách... và lập biên bản kiểm nhận hoặc báo cáo nhận hàng cho các nghiệp vụ nhận hàng phát sinh. Các chứng từ này phải được đánh số liên tục và SVTH: Phạm Thị Giang Thanh Trang 20