Tài liệu Kiểm soát trong quản trị

Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................2 I. Vấn đề 1 1.1 Đặt vấn đề.........................................................................................03 1.2 Lý thuyết liên quan...........................................................................03 1.3 Giải quyết vấn đề..............................................................................05 1.3.1Ngân sách là việc hoạch định. 1.3.2Ngân sách là việc động viên. 1.3.3Ngân sách là việc kiểm soát. II. Vấn đề 2 2.1 Đặt vấn đề.........................................................................................17 2.2 Lý thuyết liên quan...........................................................................19 2.3 Giải quyết vấn đề..............................................................................22 III. Vấn đề 3 3.1 Đặt vấn đề.........................................................................................33 3.2 Lý thuyết liên quan...........................................................................33 3.3 Giải quyết vấn đề..............................................................................36 KẾT LUẬN............................................................................................41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................42 1 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] LỜI MỞ ĐẦU Kiểm soát là chức năng sau cùng trong tiến trình quản trị. Kiểm soát là quá trình tiến hành những hành động sửa sai cần thiết để đảm bảo sứ mạng và mục tiêu của tổ chức được hoàn thành càng nhiều hiệu quả và hiệu năng càng tốt. Kiểm soát không chỉ dừng lại ở những hoạt động đã diễn ra và kết thúc, nó còn là quá trình kiểm soát trước đối với những sự việc sắp xảy ra, điều này đặc biệt quan trọng đối với công tác quản trị trong các doanh nghiệp ngày nay, nó giúp cho các doanh nghiệp chủ động đối phó với những nguy cơ sắp tới nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp cần kiểm soát và tìm ra phương án đối phó trong kinh doanh thời hiện đại, đó là khủng hoảng. Và để đảm bảo cho công việc kiểm soát đạt được hiệu quả và hiệu năng tốt nhất thì cần có các công cụ kiểm soát. Vấn đề đặt ra là trong các công cụ đó thì công cụ nào hoạt động hiệu quả nhất và nó có ảnh hưởng gì đến các chức năng còn lại trong quản trị. Để hiểu rõ hơn về các công cụ quan trọng của kiểm soát, cũng như những loại khủng hoảng nào mà các doanh nghiệp Việt Nam đang gặp phải trong tình hình kinh tế khó khăn hiện nay thì nhóm chúng tôi xin trình bày một số vấn đề về kiểm soát qua từng câu hỏi của bài tiểu luận “Kiểm soát trong quản trị”.  Câu hỏi 1: “Ngân sách (Budget) bao hàm cả việc hoạh định, động viên, cũng như kiểm soát” bạn đồng ý hay không đồng ý phát biểu này? Hãy giải thích và cho ví dụ ý kiến của bạn.  Câu hỏi 2: Bạn hãy quan sát các siêu thị tại TP HCM và thử xác định các khủng hoảng có thể có tại một siêu thị nào đó và đề xuất cách giải quyết chúng.  Câu hỏi 3: Bạn hãy ghép một doanh nghiệp dịch vụ nào đó ( ví dụ công ty sản xuất phần mềm máy tính) với một trong ba hệ thống kiểm soát (thị trường, hành chánh cấp bậc và văn hóa) và hãy chứng minh đó là quyết định chính xác. Bài viết tuy có đầu tư nghiên cứu nhưng còn nhiều hạn chế và kiến thức cũng chưa được sâu rộng nên mong Thầy thông cảm và có những góp ý cho nhóm chúng em. Chúng em xin cảm ơn Thầy vì đã giảng dạy, hướng dẫn lớp chúng em! 2 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] I. Vấn đề 1 1.1 Đặt vấn đề Câu hỏi 1: “Ngân sách (Budget) bao hàm cả việc hoạh định, động viên, cũng như kiểm soát” bạn đồng ý hay không đồng ý phát biểu này? Hãy giải thích và cho ví dụ ý kiến của bạn. Có phát biểu cho rằng: “Ngân sách (Budget) bao hàm cả việc hoạch định, động viên, cũng như kiểm soát”. Chúng ta cần phân tích kĩ qua từng chức năng của quản trị tương ứng với từng mục đích của ngân sách thì mới có thể chứng minh nhận định trên hoàn toàn đúng hay không? 1.2 Lí thuyết liên quan Có nhiều cách định nghĩa về ngân sách, tùy theo mục đích nghiên cứu. Có người thì cho rằng : “Ngân sách là một kế hoạch dự báo các kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể trong tương lai, có thể là tháng, quý, năm...”. Một trong những cách định nghĩa phổ biến có thể là: “Một kế hoạch hành động được lượng hóa và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể”. Vậy ngân sách gồm những đặc điểm gì? Theo bài viết về “Định nghĩa ngân sách” của mạng thanhlapdoanhnghiep thì ngân sách gồm các đặc điểm sau:  Ngân sách phải được lượng hóa Điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền. Một danh sách liệt kê những gì bạn dự tính có thể hữu ích, nhưng nó không phải là một bảng ngân sách nếu nó không được thể hiện bằng các con số. Như vậy ngân sách còn có thể bao hàm kế hoạch về quỹ thời gian, kế hoạch nguồn lao động…  Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhưng không phải là một phần của bảng ngân sách. 3 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29]  Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể Bảng ngân sách được lập cho một khoảng thời gian xác định cụ thể (thường, nhưng không nhất thiết, là một năm). Một kế hoạch tài chính mở cho tương lai (không có điểm kết thúc) không được coi là bảng ngân sách.  Ngân sách phải là một kế hoạch hành động Đây có lẽ là điểm quan trọng nhất. Ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó ngân sách không còn chính xác. Giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi được dự báo hoàn toàn chính xác trong tương lai. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng. Tất nhiên, bạn phải biết được là bạn muốn đạt được điều gì trước khi lập kế hoạch. Mọi thứ khác đều phải phụ thuộc vào điều này. Trong kinh doanh “biết mình muốn gì” được gọi là mục tiêu. Các mục tiêu của doanh nghiệp phụ thuộc một phần vào loại hình doanh nghiệp, có thể là mục tiêu ngắn, trung hoặc dài hạn. Sau đây là một số loại ngân sách khá phổ biến:  Ngân sách bán hàng (doanh thu);  Ngân sách nguồn lực;  Ngân sách tiếp thị;  Ngân sách đầu tư;  Ngân sách chi phí cho các phòng, ban chức năng;  Ngân sách tiền mặt;  Ngân sách về không gian, thời gian, vật liệu và sản phẩm… 4 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Tất cả các ngân sách đều quan trọng mặc dù bạn cũng có thể lập luận rằng ngân sách tiền mặt là quan trọng nhất bởi nếu không có tiền thì doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối. 5 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Tại sao chúng ta phải lập ngân sách? Một câu hỏi không chỉ đặt ra cho các doanh nghiệp trong giai đoạn khởi nghiệp mà còn là một vấn đề lớn cho chính phủ của những nước định hướng phát triển theo con đường kinh tế tri thức. Ngân sách giúp cho việc hỗ trợ việc lập kế hoạch hoạt động thực tế bằng cách buộc các nhà quản lý để xem xét các điều kiện như thế nào có thể thay đổi và những gì trong các bước cần phải được thực hiện ngay bây giờ và bằng cách khuyến khích các nhà quản lý để xem xét các vấn đề trước khi chúng phát sinh. Nó cũng giúp phối hợp các hoạt động của các nhà quản lý hấp dẫn để kiểm tra mối quan hệ giữa hoạt động của chính mình và các ban ngành khác. Yếu tố cần thiết khác của ngân sách bao gồm:  Để kiểm soát tài nguyên.  Để giao tiếp kế hoạch quản lý trung tâm trách nhiệm khác nhau.  Để khuyến khích các nhà quản lý phấn đấu để đạt được các mục tiêu ngân sách.  Để đánh giá hiệu quả của các nhà quản lý.  Để cung cấp khả năng hiển thị hiệu suất của công ty. Tóm lại, mục đích của ngân sách là:  Cung cấp một dự báo về doanh thu và chi phí, đó là, xây dựng một mô hình kinh doanh của một doanh nghiệp như thế nào có thể thực hiện tài chính nếu chiến lược nhất định, các sự kiện và kế hoạch được thực hiện.  Kích hoạt tính năng hoạt động thực tế tài chính của doanh nghiệp được đo so với dự báo.  Thiết lập các hạn chế chi phí cho một dự án , chương trình hoặc hoạt động . 1.3 Giải quyết vấn đề: 1.3.1 Ngân sách là việc hoạch định. Trước tiên, chúng ta cần hiểu khái niệm hoạch định là gì: “Hoạch định là một quá trình ẩn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lọc những biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.” 6 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Theo Robert Kreitner thì “hoạch định là quá trình chuẩn bị cho sự thay đổi và đương đầu với sự không chắc chắn bằng cách định ra những bước hành động trong tương lai”. Hoạch định là cơ sở cho sự phối hợp hoạt động giữa các cá nhân và nhóm người trong tổ chức. Khi mọi người biết rõ tổ chức đang vận động, và người ta trông đợi gì ở họ để đạt mục tiêu, thì làm việc tập thể, hợp tác và phối hợp sẽ gia tăng. Nhờ có sự dự đoán những biến đổi, mà hoạch định giúp ta tránh bớt những bất trắc. Nó cũng có thể vạch ra những tác động quản trị nhằm đối phó với biến đổi. Hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải nhìn trước, lường trước những biến đổi, xem xét những tác động của biến đổi và chuẩn bị những biện pháp hợp lý nhất. Hoạch định giúp nhà quản trị và tổ chức những lợi ích chính.1 Khái niệm hoạch định như đã đề cập ở trên là chức năng đầu tiên của quản trị liên quan đến việc xác định mục tiêu và các biện pháp nhằm đạt đến các mục tiêu của tổ chức. So sánh đặc điểm của việc hoạch định với mục đích đầu tiên của ngân sách (đã trình bày) thì cùng có một điểm gần giống nhau. Hoạch định là xác định mục tiêu...Còn ngân sách thì cung cấp một dự báo về doanh thu và chi phí. Nhưng những dự báo này muốn chính xác thì phải cần dựa vào những mục tiêu đã đề ra, chính xác hơn từ mục tiêu sẽ đưa ra được dự báo. Peter Drucker đã đề nghị các doanh nghiệp nên trọng tâm vào 8 loại mục tiêu quan trọng:         Vị thế thị trường. Đổi mới. Nâng suất. Các nguồn tài nguyên vật chất và tài chính. Lợi nhuận Sự phát triển và kết quả quản lí. Thái độ và kết quả thực hiện của người lao động. Trách nhiệm cộng đồng. Trong các chỉ tiêu vừa nêu của Peter Drucker, chúng ta càng thấy rõ việc xác định ngân sách phải dựa vào việc hoạch định, cụ thể là thông qua mục tiêu lợi nhuận. 1 . Giáo trình Quản trị học-Trường Đại học kinh tế TP.HCM-NXB Phương Đông, trang 110-111. 7 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Ví dụ cụ thể để minh chứng là: Quá trình tính toán chi phí bắt đầu từ một doanh nghiệp nhỏ bắt đầu với một danh sách của tất cả các thứ mua sắm cần thiết bao gồm cả tài sản hữu hình (ví dụ, máy móc, thiết bị…) và dịch vụ (ví dụ: tu sửa, bảo hiểm…), vốn lưu động , nguồn và tài sản thế chấp. Ngân sách phải có một câu chuyện giải thích làm thế nào bạn quyết định về số lượng dự trữ này và mô tả các kết quả tài chính dự kiến hoạt động kinh doanh. Các tài sản nên được đánh giá với chi phí mỗi thứ cần được bố sung. Bạn đang có dự định kinh doanh cho riêng mình (theo mô hình doanh nghiệp tư nhân), bằng phương tiện ngân sách, bạn có thể tính toán xem bạn phải cần bao nhiêu để thành lập một doanh nghiệp, và cần bao nhiều để điều hành nó. Bạn phải vạch định trước các chỉ tiêu, ví dụ như: doanh số/ doanh thu; hàng hoá được sử dụng (nguyên vật liệu...); chi phí cố định:                      Lương – cho nhân viên ở văn phòng và cửa hàng Tiền thuê nhà xưởng hay thuê văn phòng Tiền trả hàng tháng cho dịch vụ công như Điện, Nước… Chi phí cho bảo trì hay sửa chửa làm mới định kỳ của tòa nhà Chi phí vệ sinh, lau kính… Chi phí xe cộ xăng nhớt / phụ cấp xe Công tác phí Chi phí cho điện thọai cố định trong văn phòng Tiền tem thư, lệ phí bưu điện Chi phí điện thọai di động Chi phí thuê đường truyền Internet Phí thuê bao hay quản lý và nâng cấp trang web Chi phí làm tiếp thị, quảng cáo Chi phí hội họp Phí Bảo hiểm Thiết bị vi tính Mạng vi tính Phí thuê đường line (vi tính) Tiền thuê nhà xưởng hay văn phòng Mua sắm linh tinh khác Công tác bảo trì định kỳ 8 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29]     Lương cho kế tóan viên Trả phí luật sư Tiền trả cho dịch vụ tư vấn khác Chi phí phát sinh dự trù 5% Ngoài ra, còn có thời gian hoàn thành dự án, số lượng nhân viên ở từng phòng ban, bộ phận… Phóng viên của báo doanh nhân Sài gòn đã có cuộc phỏng vấn Ông Quách Chánh Đại Thanh Tâm, giảng viên Khoa Kế toán - Kiểm toán trường Đại học Kinh về vấn đề hoạch định ngân sách của một danh nghiệp. Theo ông Tâm thì việc lập ngân sách đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Doanh nghiệp. Ngân sách giúp doanh nghiệp đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, lập ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tiền, quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguồn tiền, điều phối các hoạt động tài chính cũng như kiểm soát việc thực hiện kế hoạch tài chính. Không những thế, lập ngân sách còn giúp phối hợp các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, từ đó nêu cao tinh thần tập thể. Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp khiến mọi hoạt động trong doanh nghiệp minh bạch, rõ ràng. Đây cũng là điều khiến cho các thành viên trong doanh nghiệp thống nhất mục tiêu hoạt động cũng như động viên mọi nguồn lực trong công ty. “Đừng xem lập ngân sách là điều bắt buộc phải làm mà hãy xem đó là việc cần thiết cho doanh nghiệp”, ông Tâm khuyên. Bởi, ngân sách định hướng cho DN kinh doanh trong tương lai; giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả.2 Lấy ví dụ một số doanh nghiệp trang trí nội thất, nhóm hoạch định ngân sách có những thành viên với nhiệm vụ như sau:  Trưởng Phòng Hành chính-Nhân sự sẽ phải dự báo chi phí hành chính, số lượng nhân công cần thiết cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, tuyển dụng nhân viên mới hoặc cắt giảm lao động cũng như chi phí cho việc giữ nhân viên làm việc lâu dài cho doanh nghiệp. Các khoản chi phí này sẽ tùy thuộc vào việc thỏa thuận lương bổng, tùy thuộc vào lĩnh vực và địa bàn doanh 2 Theo Doanhnhansaigon.vn 9 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] nghiệp đang hoạt động. Những thay đổi về giá cả hoặc chi phí thuê mướn cũng sẽ được trưởng bộ phận hành chánh nhân sự cập nhật và dự báo.  Trưởng Phòng Vật tư sẽ đưa ra dự báo về giá nguyên liệu trong thời gian tới, bao gồm nguyên liệu thô và tất cả các máy móc thiết bị cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.  Trưởng Phòng Thiết kế sẽ dự báo về nguồn nhân lực và vật lực cần thiết trong thời gian tới nhằm đảm bảo chất lượng công việc thích hợp để đạt được mục tiêu đề ra của người chủ đầu tư.  Kế toán trưởng sẽ cho biết kế hoạch có liên quan đến tình hình tiền mặt của doanh nghiệp và cung cấp số liệu chi phí cũng như hiệu quả hoạt động của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp và liên kết tất cả các ngân sách để đưa ra ngân sách tổng hợp đồng thời dự báo lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể đạt được. Từ đây, chúng ta đã thấy được mối liên hệ hỗ trợ qua lại, cần thiết của công tác hoạch định trong việc đưa ra ngân sách. Tóm lại, nếu hoạch định và kiểm soát ngân sách (nói tóm gọn là hoạch định ngân sách) tốt thì doanh nghiệp có thể được hưởng lợi như sau: Thứ nhất, phối hợp hoạt động và nâng cao tinh thần làm việc nhóm trong doanh nghiệp. Quá trình hoạch định và kiểm soát ngân sách có nghĩa là nhà quản lý ở mọi cấp độ và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đổi, thảo luận và liên kết các mục tiêu của họ lại với nhau. Doanh nghiệp sẽ đạt những thành công to lớn nếu như tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho những mục đích chung thay vì mỗi trưởng bộ phận hoạt động một cách cục bộ. Sự phối hợp này giúp cho các trưởng bộ phận hiểu được mỗi hoạt động của đơn vị mình tác động tới tổng thể như thế nào, điều này rất cần thiết cho chính họ cũng như cho cả doanh nghiệp. Ví dụ, sẽ bất hợp lý nếu trưởng phòng kinh doanh lập kế hoạch tăng lượng hàng bán ra thêm 15% nhưng giám đốc nhà máy đang định giảm 10% sản lượng. 10 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Thứ hai, trao đổi thông tin tốt hơn trong doanh nghiệp. Để có thể thực hiện một ngân sách, mọi người cần phải biết việc gì có thể và không thể thực hiện được đối với bộ phận của mình. Hoạch định ngân sách sẽ thúc đẩy các cấp quản lý trao đổi với nhau về các chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi người làm việc vì nhau và vì doanh nghiệp. 1.3.2 Ngân sách là việc động viên. Tương tự như phần trên, để hiểu được mối quan hệ giữa ngân sách và động viên thì ta cần xem lại khái niệm động viên là gì? Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của các cấp dưới, qua đó làm cho công việc được hoàn thành với hiệu quả cao. Muốn động viên được nhân viên thì nhà quản trị phải tạo ra được động cơ thúc đẩy họ làm việc. Động cơ thúc đẩy được hình thành từ một nhu cầu nào đó mà con người muốn được thỏa mãn, và trong quá trình theo đuổi nhu cầu của chính mình, họ thường làm việc nổ lực hơn. Động cơ thúc đẩy là một phản ứng nối tiếp (sơ đồ dưới).3 Nhu Cầu Biến thành Mong Muốn Là nguyên nhân Thôi Thúc Dẫn tới Hành Động 3 Giáo trình Quản trị học-Trường Đại học kinh tế TP.HCM-NXB Phương Đông, trang 180-181 Đáp ứng 11 Sự Thỏa Mãn Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Cụ thể hơn là chúng ta đi vào những lý thuyết về động viên của một số nhà nghiên cứu. Đầu tiên, chúng ta cần tìm hiểu về thuyết hai yếu tơ của Herzberg. Từ việc tập hợp các ý kiến về những biện pháp có tác dụng động viên và những biện pháp không có tác dụng động viên người lao động, tác giả đã phân biệt hai nhóm yếu tố: Nhóm yếu tố động viên: liên quan đến tính chất công việc, nội dung công việc và những phần thưởng. Chẳng hạn như các yếu tố: sự thách thức của công việc, các cơ hội thăng tiến, ý nghĩa của các thành tựu, sự nhận dạng khi công việc được thực hiện, ý nghĩa của trách nhiệm… Nhóm các yếu tố duy trì: liên quan đến quan hệ giữa cá nhân và tổ chức, bối cảnh làm việc hoặc phạm vi công việc. Chẳng hạn như các yếu tố: phương pháp quan sát, hệ thống phân phối thu nhập, quan hệ với đồng nghiệp, điều kiện làm việc, chính sách của công ty, địa vị, quan hệ giữa các cá nhân… Theo Herzberg, cần đảm bảo các yếu tố duy trì để không gây sự bất mãn, chán nản thờ ơ đối với công việc và đảm bảo các yếu tố động viên để tạo nên sự thỏa mãn, sự hưng phấn trong quá trình làm việc. Tiếp theo, cần chú ý vào thuyết mong đợi của Victor. H. Vroom. Theo nghiên cứu của Victor.H.Vroom cho rằng, để tạo ra được động cơ thúc đẩy con người làm việc, nhà quản trị cần lưu ý:  Giao cho người lao động những công việc phù hợp với khả năng để họ có niềm tin sẽ hoàn thành được công việc ấy.  Làm cho họ quan tâm đến những giá trị của phần thưởng khi thực hiện tốt công việc (phần thưởng hấp dẫn). 12 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29]  Luôn thực hiện sự cam kết về phần thưởng dành cho người lao động (làm cho người lao động có long tin vào sự cam kết của nhà quản trị). Như vậy, nếu một người thờ ơ với công việc hoặc không quan tâm đến phần thưởng hay không có niềm tin vào sự cam kết của nhà quản trị về những phần thưởng đó thì họ làm việc mà không có động cơ thúc đẩy, vì thế kết quả thực hiện công việc sẽ thấp. So sánh những khái niệm và các học thuyết về động viên với ngân sách thì chúng ta rút ra được một số đặc điểm sau: Thứ nhất, ở một khía cạnh nhỏ thì ngân sách lập ra để dự báo mức lương, cũng như khen thưởng cho nhân viên vào các dịp lễ, tết hay nghĩ thai sản…Giả sử rằng nếu một công ty không lập ra kế hoạch khen thưởng, lương bổng cho nhân viên từ ngân sách hiện có thì công việc sản xuất, các dự án có hoàn thành đúng tiến độ hay không? Bởi vì lao động là nhân tố quyết định sự thành công đối với một doanh nghiệp sản xuất. Huống chi mục đích đầu tiên mà người lao động đồng ý bỏ công sức và ý tưởng cho công việc là được hưởng lương, được khen thưởng. Khi họ được đáp ứng các lợi ích trong công việc thì năng suất công việc sẽ tăng. Một ví dụ cụ thể: nếu một công ty kinh doanh lĩnh vực bất động sản đưa ra mức thưởng đối với nhân viên kinh doanh của mình càng cao thì doanh số bán được dự án của họ ngày càng nhiều. Đây là động lực để nhân viên kinh doanh ra sức tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Thực trạng hiện nay cho thấy, người lao động luôn tìm kiếm những công việc có mức lương cao, khen thưởng nhiều phù hợp với trình độ của họ. Một công việc mà mức lương họ được nhận không xứng đáng với công sức họ bỏ ra thì họ sẽ không chọn, dù đã chọn thì cũng chẳng gắn bó được lâu. Đó là lí do tại sao mà một số lượng sinh viên tốt nghiệp hiện nay không mặn mà gì với các doanh nghiêp nhà nước. 13 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Tuy nhiên, không phải trường hợp nào “tiền” cũng là có thể động viên được con người. Bởi lẽ có khi nhu cầu của con người không chỉ là vật chất mà theo tháp nhu cầu của Maslow còn có: nhu cầu được an toàn, nhu cầu được công nhận tôn trọng và nhu cầu tự khẳng định mình. Vậy trong trường hợp này thì ngân sách còn bao hàm việc động viên nữa hay không? Để trả lời câu hỏi này chúng ta hãy cùng qua ý sau. Thứ hai, ngoài các yếu tố động viên về vật chất biểu hiện trực tiếp như trên thì ngân sách còn bao hàm các yếu tố động viên khác thoả mãn được nhu các nhu cầu khác: nhu cầu về thành tựu, nhu cầu quyền lực, nhu cần trách nhiệm, sự tiến bộ… Khi tham gia một dự án, đó chính là khi nhà quản trị cho nhân viên cơ hội, cơ hội để được công nhận nếu dự án thành công tốt đẹp, cơ hội để có sự tiến bộ, phát triển và tạo cho nhân viên sự hứng thú với công việc, hình thành giá trị với công việc (bởi khi chọn người tham gia dự án, nhà quản trị đã tuyển lựa những người có niềm say mê và khả năng trong công việc). Đây cũng là các yếu tố dẫn đến sự thoả mãn trong trong thuyết phòng ngừa động viên của F.Herzberg. Thứ ba, động viên mọi nguồn lực trong doanh nghiệp là một tiêu chí trong việc lập ngân sách. Liên hệ với cả việc hoạch định và động viên vào việc thực hiện ngân sách thì chúng ta thấy giữa chúng có mối liên hệ mật thiết trong quá trình thực hiện ngân sách. Nếu như mọi người ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp tham gia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách, họ càng hiểu rõ và ủng hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Lấy lại ví dụ ở trên về việc phân chia ngân sách của một số công ty trang trí nội thất thì chúng ta thấy có sự gắn bó chặt chẽ giữa các thành viên trong công ty như phòng hành chánh nhân sự, phòng thiết kế, phòng vật tư, phòng kế toán…Khi họ đưa ra những chỉ tiêu, đánh giá khách quan về những nhiệm vụ thực hiện trong thời gian tới, cụ thể là đề ra những kế hoạch để tổng hợp thành bảng ngân sách. Từ những ý kiến của từng bộ phận để hợp được một ý kiến chung nhất thì buộc phải có một sự nhất quán, hiểu biết lẫn nhau, hổ trợ ý tưởng giữa các thành viên. Để đạt được điều này thì buộc họ phải cùng có một mục tiêu là hết sức vì công việc. Mà ngay từ đầu thì các nhà quản trị cao cấp phải xác định được mục tiêu này. 14 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Thứ tư, trên thực tế khi cần làm một dự án, doanh nghiệp sẽ không chỉ định một nhóm làm mà là nhiều nhóm, các nhóm này sẽ lập ra bản dự thảo kế hoạch, ngân sách trong thời gian được chỉ định, sau đó doanh nghiệp sẽ tiến hành tuyển lựa bản dự thảo khả thi và hiệu quả nhất từ các nhóm này. Quá trình cạnh tranh giữa các nhóm tham gia cũng là một động lực thúc đẩy động viên cho nhân viên, bởi khi thành công đó cũng là lúc họ được một thành tựu nhất định và cũng được trao quyền lực và có những mối quan hệ mới (Tổ chức theo ma trận). Đây cũng là các yếu tố hình thành động viên theo thuyết ba nhu cầu của McClelland. Ví dụ: Khi doanh nghiệp giao cho nhóm A làm dự án nâng cao chất lượng sản phẩm thì sẽ trao cho nhóm các quyền nhất định về kiểm tra chất lượng sản phẩm hiện thời, quyền được thay đổi nguyên vật liệu làm nên sản phẩm, quyền quyết định các vấn đề khác… Tóm lại, Động viên có vai trò rất quan trọng trong việc lập ngân sách. Nó được xem là yếu tố cần thiết và có thể xem ngân sách bao gồm cả việc động viên. 1.3.3 Ngân sách là việc kiểm soát Kinh tế khó khăn, doanh nghiệp (DN) tìm mọi biện pháp để tiết giảm chi phí hoạt động, giảm thiểu rủi ro, kiểm soát về mọi mặt nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất có thể. Trong đó, kiểm soát ngân sách chặt chẽ được xem là một trong những giải pháp hữu nhất để quản lý dòng tiền. Chúng ta không cần nêu lại định nghĩa về kiểm soát và so sánh giữa kiểm soát và ngân sách bởi vì một trong những công cụ kiểm soát thì có ngân sách. Ngân sách giống như là một kế hoạch hành động vì thực hiện ngân sách toàn thể nhân viên hành động để đạt mục tiêu đã đề ra; ngân sách còn cho thấy những nguồn lực nào trong doanh nghiệp sẽ được sử dụng và sử dụng như thế nào để đạt được mục tiêu. Ngân sách khác với kế hoạch hành động ở chỗ là ngân sách thể hiện các kết quả dưới dạng kết quả tài chính. Và kiểm soát xảy ra khi so sánh những con số thực tế với con số theo ngân sách đã được duyệt. 15 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Kiểm soát thực hiện ngân sách là một công cụ quản lý hữu ích. Nó giúp các nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn mà không làm mất đi kĩ năng cá nhân hay sự linh hoạt. Kiểm soát phải là một quá trình chủ động. Bạn có thể đặt ra nhiều câu hỏi để thấy sự cần thiết của việc kiểm soát thực hiện ngân sách của doanh nghiệp mình. Một số câu hỏi có thể nên đặt ra, như: Chúng ta đã đạt được mục tiêu đề ra chưa? Nếu không thực hiện được hạn mức chi tiêu hay mục tiêu đã đề ra thì tình hình sẽ đi đến đâu và nguyên nhân là gì? Tôi có thể làm gì để nâng cao hiệu quả hoạt động ở bộ phận tôi đang làm việc? Có nên điều chỉnh ngân sách do những phát sinh mới không? Việc kiểm soát sẽ được tăng cường nếu kết quả thực tế được theo dõi và đối chiếu với các số liệu dự báo trong ngân sách. Từ đó, bạn sẽ có khả năng phát hiện những khó khăn mới nảy sinh và đưa ra biện pháp đối phó kịp thời. Không có bảng ngân sách nào là hoàn hảo cả. Những tình huống ngoài dự tính luôn xảy ra. Ví dụ như đối thủ cạnh tranh bất ngờ tung ra thị trường một sản phẩm mới, thị trường sản phẩm của bạn bị thu hẹp. Bất cứ một tình huống nào cũng có thể làm các số liệu dự báo không còn chính xác. Một số tình huống nằm trong khả năng kiểm soát của nhà quản lý, một số thì không. Thế nhưng tầm quan trọng của việc kiểm soát ngân sách không giới hạn ở trong các doanh nghiệp mà còn là một vấn đề lớn và cấp thiết đối với tình hình kinh tế của mỗi quốc gia hiện nay. Một số minh chứng cụ thể: Trong bối cảnh cuộc khủng hoảng tài chính kinh tế ngày một trầm trọng và trước sức ép của các nhà cho vay quốc tế, ngày 3/10/2012 chính phủ một số nước châu Âu đã thông báo các biện pháp nhằm kiểm soát ngân sách, tăng nguồn thu quốc gia và kích thích kinh tế. Phát biểu trong cuộc họp báo tại trụ sở Bộ Tài chính ở Lisbon, Bộ trưởng Tài chính Bồ Đào Nha Vitor Gaspar cho biết trong kế hoạch mới này chính phủ dự kiến điều chỉnh tăng thuế thu nhập cá nhân nói chung khoảng 4%. Thậm chí các đối tượng có thu nhập cao thì mức thuế sẽ còn cộng thêm 2,5% nữa so với mức chung, tức là sẽ tăng từ mức 9,8% hiện nay lên 13,3%. Kế hoạch này có sự thay đổi so với kế hoạch về thuế mà chính phủ nước này đưa ra hồi đầu tháng 9, trong đó dự kiến tăng nguồn thu ngân sách bằng cách tăng mức đóng góp an sinh xã hội từ 11% hiện nay lên 18%. Kế hoạch ban đầu này đã gây 16 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] nhiều tranh cãi đồng thời đã châm ngòi nổ cho những căng thẳng xã hội ở Bồ Đào Nha trong thời gian gần đây. Việc thực hiện các biện pháp mới là nhằm đáp ứng các mục tiêu về thâm hụt ngân sách, vốn đóng vai trò chủ chốt trong việc giúp Bồ Đào Nha nhận được thêm các khoản tiền mới trong gói cứu trợ quốc tế trị giá 78 tỷ euro (102 tỷ USD). Chính phủ Bồ Đào Nha đã đưa ra kế hoạch điều chỉnh về tăng thuế đối với một số đối tượng, trong đó đặc biệt là thuế thu nhập cá nhân, nhằm tăng nguồn thu cho ngân sách, đáp ứng các mục tiêu về giảm thâm hụt mà các nhà cho vay quốc tế coi như điều kiện tiên quyết để Bồ Đào Nha có thể giành được các khoản cứu trợ.4 Tổng kết lại, việc lập ngân sách có những lợi ích sau:  Thống nhất mục tiêu;  Chủ động nguồn lực;  Tiên đoán các rủi ro thông qua việc giả định các yếu tố thay đổi tác động như thế nào đến doanh nghiệp;  Tạo chuẩn để so sánh với các kết quả hoạt động của doanh nghiệp;  Kiểm soát chi phí và đánh giá năng lực quản lý của cán bộ;  Tạo động lực cho sự gắn bó với công việc của nhân viên thong qua ngân sách về lương bổng;  Đề cao tinh thần tập thể và cải thiện việc trao đổi thong tin trong doanh nghiệp.  Từ đây, chúng ta hoàn toàn đồng ý với quan điểm “Ngân sách (Budget) bao hàm cả việc hoạh định, động viên, cũng như kiểm soát”. 4 . Theo http://www.vietnamplus.vn/Home/Chau-Au-ra-bien-phap-kiem-soat-ngan-sach-kinh-te. 17 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] II. Vần đề 2 2.1 Đặt vấn đề Câu 2: Bạn hãy quan sát các siêu thị tại TP HCM và thử xác định các khủng hoảng có thể có tại một siêu thị nào đó và đề xuất cách giải quyết chúng. Theo thực trạng phát triển của Việt Nam thì thành phố Hồ Chí Minh là một trong những đô thị có tốc độ phát triển nhanh chóng, nơi đây cũng có đời sống được đánh giá là cao so với mặt bằng chung của Việt Nam và trên thế giới, nên ngày càng thu hút một khối lượng dồi dào nhân lực và vật lực từ các khu vực, vùng miền trong nước nói riêng và thế giới nói chung về đây. Chính vì vậy mà nơi đây chính là một trong những thị trường có nhu cầu tiêu thụ cao đáng kể và cũng là nơi được các doanh nghiệp hàng hóa tiêu dùng chú ý đến.Thành phố Hồ Chí Minh có hệ thống trung tâm mua sắm, siêu thị, chợ đa dạng. Chợ Bến Thành là biểu tượng về giao lưu thương mại từ xa xưa của thành phố, hiện nay vẫn giữ một vai trò quan trọng. Những thập niên gần đây, nhiều trung tâm thương mại hiện đại xuất hiện như Sai gon Trade Center, Diamond Plaza... Mức tiêu thụ của Thành phố Hồ Chí Minh cũng cao hơn nhiều so với các tỉnh khác của Việt Nam và gấp 1,5 lần thủ đô Hà Nội.5 Thành phố Hồ Chí Minh giữ vai trò đầu tàu kinh tế của cả Việt Nam. Vào năm 2005, Thành phố Hồ Chí Minh có 4.344.000 lao động, trong đó 139 nghìn người ngoài độ tuổi lao động nhưng vẫn đang tham gia làm việc. Năm 2010, thu nhập bình quân đầu người ở thành phố đạt 2.800 USD/năm, cao hơn nhiều so với trung bình cả nước, 1168 USD/năm. Tổng GDP cả năm 2010 đạt 418.053 tỷ đồng (tính theo gía thực tế khoảng 20,902 tỷ USD), tốc độ tăng trưởng đạt 11.8%. Ý nghĩa của các các con số trên cho thấy thành phố Hồ Chí Minh có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà nhà đầu tư, kinh doanh bán lẻ chú ý về dân số đông, dồi dào lao động và mức sống được cải thiện thì việc nhu cầu sử dụng hàng hóa tăng là lẽ đương nhiên. Đến lúc đó chỉ cần xem xét nhu cầu của thị trường và “rót” các dòng sản phẩm vào thị trường Việt nam. 5 http://vi.wikipedia.org/wiki/Th%C3%A0nh_ph%E1%BB%91_H%E1%BB%93_Ch%C3%AD_Minh 18 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] Năm 2008 đến 2009, trong báo cáo đánh giá xếp hạng các Thị trường Bán lẻ hấp dẫn nhất thế giới của hãng tư vấn A.T Kearney (Mỹ), Việt Nam có vị trí hấp dẫn nhất thế giới.6 Số liệu đánh giá này một lần nữa vô hình chung lại là lực hút kéo các nhà phân phối sản phẩm bán lẻ về Việt Nam. Những năm gần đây nổi lên như nấm các chi nhánh siêu thị nổi tiếng kinh doanh các mặt hàng trong và ngoài nước, đa dạng các loại sản phẩm từ hàng hóa cho giới trung lưu. Như các siêu thị điện máy lớn với các sản phẩm nhập trực tiếp từ nước ngoài như laptop, điện thoại thông minh (Smartphone) như Iphone, Samsung Galaxy,… Chính nhờ những đánh giá, tổng kết trên một lần nữa khẳng định Thành phố Hồ Chí Minh là một trong những thị trường tiêu thụ tầm cỡ quốc gia. Bên cạnh các hình ảnh truyền thống giao lưu thương mại như Chợ Bến Thành, Chợ Lớn,..thì việc các siêu thị đại diện cho “Chợ Bến Thành hiện đại” xuất hiện khẳng định cho sự hội nhập và phát triển của Việt Nam trong bối cảnh Thế giới đang trong đà phát triển nhất trong các thể kỷ qua. Theo thống kê, Việt Nam có khoảng 142 siêu thị lớn nhỏ cung cấp từ đa dạng các mặt hàng đến chỉ chuyên cung cấp một mặt hàng như siêu thị điện máy, siêu thị kính thuốc, siêu thị điện thoại di động,…Vậy siêu thị là một loại hình kinh doanh mới ở Việt Nam và hiện nay đang phổ biến ở Việt Nam nói riêng và Thế giới nói chung. Nhưng siêu thị là gì? Theo Quy chế Siêu thị, Trung tâm thương mại của Bộ Thương mại Việt Nam (nay là Bộ Công Thương Việt Nam) ban hành ngày 24 tháng 9 năm 20047: Siêu thị là loại hình cửa hàng hiện đại; kinh doanh tổng hợp hoặc chuyên doanh; có cơ cấu chủng loại hàng hoá phong phú, đa dạng, bảo đảm chất lượng; đáp ứng các tiêu chẩn về diện tích kinh doanh, trang bị kỹ thuật và trình độ quản lý, tổ chức kinh doanh; có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm thoả mãn nhu cầu mua sắm hàng hóa của khách hàng Liệu siêu thị đã được biết đến một cách đầy đủ và chính xác, hay vẫn bị gắn ghép như là một “Cái chợ hiện đại” ở đó cũng như chợ truyền thống chỉ khác là cơ sở hiện đại hơn.Và dù đang hoạt động mạnh mẽ liệu nó có đang có những dấu hiệu khủng hoảng mà chợ truyền thống không gặp phải? 6 http://www.tinmoi.vn/thi-truong-ban-le-viet-nam-tut-hang-10930738.html 7 Quy chế Siêu thị, Trung tâm thương mại 19 Phan Ngọc Thảo – Nguyễn Thái Sơn – Võ Hoàng Thiên Lộc [Nhóm 29] 2.2 Lý thuyết liên quan Khủng hoảng là tình trạng khẩn cấp, rối loạn, mất cân bằng nghiêm trọng, có khả năng gây tác hại về mặt tài chính cho tổ chức và có thể hủy hoại uy tín của tổ chức, đòi hỏi phải hành động kịp thời, phải hao tốn nhiều thời gian, tiền bạc thì mới có thể tránh được những tác động tiêu cực do khủng hoảng gây ra. Giống như khủng hoảng ở các lĩnh vực kinh doanh khác, kinh doanh siêu thị cũng đôi lúc cũng rơi vào tình trạng khủng hoảng. Nguyên nhân xuất phát từ nhiều phía, có thể là do thiên tai, thảm họa công ngiệp, bị tấn công về kinh tế, các vấn đề liên quan đến chính trị, kinh tế…Nếu đứng trước các tình huống khủng hoảng đó, là một nhà quản trị phải vạch ra cho mình những hướng đi đúng phát hiện và có các biện pháp xử lý kịp thời hòng cứu vãn công ty và nhất là đảm bảo được việc các hàng hóa không bị ứ đọng đồng thời người tiêu dùng vẫn đảm bảo sức mua cho doanh nghiệp. Từ việc quan sát, đánh giá các cơ sở siêu thị tại thành phố Hồ Chí Minh, ta có thể dự báo, cho ý kiến nhận xét chủ quan và khách quan trước những khủng hoảng mà một doanh nghiệp siêu thị dễ gặp phải trong giai đoạn hiện nay để đưa ra các biện pháp tốt nhất, xử lý kịp thời đề làm sao rút doanh nghiệp ra khỏi vùng nguy hiểm, đảm bảo được lượng tiêu thụ sản phẩm, và tăng sức mua của người tiêu dùng đối với siêu thị. Là một nhà quản trị, các loại hình khủng hoảng hay gặp phải bao gồm những nhóm về Nội bộ; Con người, xã hội, tổ chức; Kinh tế, kỹ thuật; các yếu tố bên ngoài như: Kinh tế/ kỹ thuật 20