Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại cty tnhh kế toán & kiểm toán phương nam

  • Số trang: 83 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 40 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 26946 tài liệu

Mô tả:

LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Kế Toán Và Kiểm Toán Phương Nam, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 5 tháng 5 năm 2015 Nguyễn Hồng Hoàng Nhi i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Kế Toán – Tài Chính - Ngân Hàng đã truyền đạt kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Em xin chân thành cảm ơn ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy đã tận tâm hướng dẫn chúng em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, cùng với sự chỉ dẫn của các Anh/Chị ở Công ty TNHH Kế Toán Và Kiểm Toán Phương Nam tại môi trừơng làm việc thực tế. Thiếu sót là điều chắc chắn không thể tránh khỏi trong khóa luận lần này, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô để kiến thức của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn. TP. Hồ Chí Minh, ngày 5 tháng 5 năm 2015 Nguyễn Hồng Hoàng Nhi ii iii iv MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN. ..................................................................................................................................................................4 1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .............................................................. 4 1.1.1.Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ. ......................................................................... 4 1.1.2 Ý nghĩa của việc nghiên cứu hệ thống KSNB .............................................................. 5 1.1.3. Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. ............................................................... 5 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................................... 5 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro ........................................................................................................... 8 1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................................... 10 1.1.3.4. Thông tin và truyền thông ...................................................................................... 12 1.1.3.5. Giám sát .................................................................................................................. 13 1.1.4 Mục tiêu của KSNB.................................................................................................... 14 1.1.4. Hạn chế của KSNB .................................................................................................... 15 1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền............................................................. 16 1.2.1. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền ................................................................ 16 1.2.1.1 Khái niệm của bán hàng - thu tiền ........................................................................... 16 1.2.1.2 Ý nghĩa của bán hàng - thu tiền ............................................................................... 16 1.2.1.3 Các thủ tục kiểm soát của quy trình bán hàng-thu tiền ........................................... 17 1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền ........................................................... 22 1.2.2.1 Mục tiêu của các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền ................. 22 1.2.2.2 Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ ..................................................................... 23 1.2.2.2.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................................................... 23 1.2.2.2.2 Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát............................................................................ 24 1.2.2.2.3 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát trong chương trình kiểm toán .. 24 1.2.2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản dự kiến ...... 25 1.2.3. Những thủ thuật gian lận thường xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền. ............. 25 1.2.3.1. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: ................................................................ 25 1.2.3.2. Biển thủ tiền bán hàng thu được ............................................................................. 26 1.2.3.3. Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm. ........................................ 26 v CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN PHƯƠNG NAM THỰC HIỆN TẠI ĐƠN VỊ KHÁCH HÀNG. ........................................................................................................................................29 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty ..................................................................................... 29 2.1.1 Thông tin chung về công ty ........................................................................................ 29 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển .............................................................................. 29 2.1.1.2 Loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn. ..................................................................... 29 2.1.2 Bộ máy tổ chức của Công ty ...................................................................................... 30 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức ........................................................................................................... 30 2.1.2.2 Nhiệm vụ của các bộ phận....................................................................................... 31 2.1.3 Tổ chức phòng kiểm toán và qui định chung về kiểm toán ....................................... 32 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ phòng kiểm toán .......................................................... 32 2.1.3.2 Đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên ............................................................... 34 2.1.4 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng ....................................................................... 35 2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng ........................................................................................... 35 2.1.4.2 Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán ......................... 35 2.1.5 Doanh số ..................................................................................................................... 36 2.1.5.1 So sánh doanh thu năm 2013- 2014 ........................................................................ 36 2.1.5.2 Nhận xét................................................................................................................... 37 2.2 Thực trạng công tác tổ chức kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng Công ty TNHH XYZ ........................................................................................................... 38 2.2.1 Công tác tổ chức kế toán tại Công ty TNHH XYZ .................................................... 38 2.2.2 Tìm hiểu hệ thống KSNB của quy trình bán hàng và thu tiền ................................... 40 2.2.3 Đánh giá tính sơ bộ rủi ro kiểm soát các thủ tục KSNB của chu trình bán hàng và thu tiền ....................................................................................................................................... 54 2.2.3 Thiết kế các thủ tục kiểm soát chính .......................................................................... 57 2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến ....... 59 2.2.5 So sánh giữa lý thuyết và thực tế kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền........ 60 vi CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................................................62 3.1 Nhận xét ưu điểm và nhược điểm ................................................................................. 62 3.1.1 Môi trường kiểm soát ................................................................................................. 62 3.1.2. Đánh giá rủi ro ........................................................................................................... 62 3.1.3. Hoạt động kiểm soát .................................................................................................. 63 3.1.4 Thông tin và truyền thông .......................................................................................... 63 3.1.5 Giám sát ...................................................................................................................... 64 3.2 Kiến nghị về kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH XYZ ..................................................................................................................................... 65 3.2.1 Môi trường kiểm soát ................................................................................................. 65 3.2.2 Đánh giá rủi ro ............................................................................................................ 65 3.2.3 Hoạt động kiểm soát ................................................................................................... 65 3.2.4 Thông tin và truyền thông .......................................................................................... 65 3.2.5 Giám sát ...................................................................................................................... 66 vii DANH SÁCH BẢNG BIỂU Bảng 1: Số lượng và kết cấu lao động tại Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam. Bảng 2: Mô tả cấp độ của nhân viên kiểm toán tương ứng với kinh nghiệm. DANH SÁCH SƠ ĐỒ Hình 1: Bộ máy tổ chức của Công ty. Hình 2: Doanh số của Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam năm 2013-2014. Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kiểm toán. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Ý nghĩa Từ viết tắt TNHH Trách nhiệm hữu hạn BCTC Báo cáo tài chính BP Bộ phận PXK Phiếu xuất kho KH Khách hàng ĐĐH Đơn đặt hàng viii LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Trước những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh về hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường trong nước và quốc tế ngày càng khốc liệt hơn. Nền kinh tế nước ta đã và đang có những triển vọng mới, hướng đi mới để hòa nhập với nền kinh tế thế giới, nhất là trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, việc Việt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại thế giới WTO đã mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội vô cùng to lớn nhưng bên cạnh đó cũng không kém những rủi ro và thử thách, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Do đó, để đứng vững trong tình hình cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp không những phải tự mình vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp còn phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao năng lực quản lý, tăng cường kiểm soát để hạn chế những gian lận, sai sót có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn yếu kém, các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng. Với xu hướng thị trường ngày càng mở rộng trong lĩnh vực thương mại, các doanh nghiệp kinh doanh buôn bán hàng hóa ngày càng nhiều, điều này đồng nghĩa với việc quy trình bán hàng - thu tiền sẽ được chú trọng hơn, vì là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa – tiền tệ giữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên, nên công việc kiểm soát nội bộ cần được thực hiện chặt chẽ hơn hết. Vì tất cả những lý do trên, cùng với kiến thức đã học tập được từ trường và thời gian thực tập tại Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam, em đã chọn đề tài “Kiểm soát nội 1 bộ quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng” làm khóa luận tốt nghiệp với mong muốn tìm hiểu kĩ hơn về lĩnh vực này, đồng thời góp một phần cho mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. 2. Đối tượng nghiên cứu Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu về Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam. - Tìm hiểu kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng. - So sánh giữa thực tế với lý thuyết, sau đó để đánh giá ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống này tại đơn vị khách hàng. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong bài báo cáo thực tập này sử dụng chủ yếu hai phương pháp: - Thứ nhất là phương pháp phân tích và tổng hợp: Trên cơ sở các tài liệu được cung cấp của đơn vị thực tập, tập trung làm rõ chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ và các yếu tố liên quan đến quy trình bán hàng- thu tiền để có thể thấy rõ thực trạng qui trình kiểm toán tại doanh nghiệp và từ đó đề ra các giải pháp hoàn thiện qui trình kiểm toán bán hàng và thu tiền. - Thứ hai là phương pháp quan sát thực tế: Thông qua cơ sở tiếp xúc thực tế với đơn vị và phỏng vấn các Anh/Chị trực tiếp kiểm toán để tìm hiểu thêm về các yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ, cùng với những đánh giá khái quát chung trong quá trình xử lý và đưa thông tin vào bài viết một cách có chọn lọc nhất. 2 5. Bố cục đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng Chương 3: Nhận xét và kiến nghị 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN. 1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1.Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ. Trên thế giới có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong đó theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) định nghĩa thuật ngữ kiểm soát nội bộ như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. Theo chuẩn mực kểm toán Việt nam số 315 (VSA- Ban hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài Chính) thì hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa: - Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ. Theo COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (The National Commission on Fraudulent Financial Reporting Commission), định nghĩa: 4 hay còn gọi là Treadway Hệ thống kiểm soát nội bộ là: Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng Quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ”. Trong ba định nghĩa trên thì định nghĩa của COSO được chấp nhận rộng rãi. Năm 1992 Uỷ ban COSO đã ban hành báo cáo đầu tiên ra thế giới về Khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và hệ thống. Sau 21 năm do môi trường hoạt động kinh doanh đã có nhiều thay đổi đáng kể, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin. Do đó, năm 2013 Uỷ ban COSO đã cập nhật và cải tiến báo cáo nhằm giúp các tổ chức thiết kế và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp. 1.1.2 Ý nghĩa của việc nghiên cứu hệ thống KSNB Kiểm toán viên cần có sự hiểu biết đầy đủ về các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB để phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Sự hiểu biết này bao gồm trên hai phương diện, đó là hệ thống kiểm soát nội bộ có phù hợp hay không, và chúng có được đơn vị thực hiện trên thực tế hay không. Sự hiểu biết này được kiểm toán viên sử dụng để xác minh lại các sai sót tiềm tàng, xem xét các yếu tố ảnh hưởng có thể dẫn đến rủi ro làm báo cáo tài chính bị sai lệch trọng yếu, thiết kế các thử nghiệm cơ bản,… Theo báo cáo COSO 2013, các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn bao gồm 5 bộ phận như sau: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền thông; giám sát. Nhưng trong nội dung chi tiết có sự thay đổi cho phù hợp với thay đổi của môi trường kinh doanh và sự phát triển của hệ thống thông tin. 1.1.3. Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. 5 Theo báo cáo COSO 1992 có 7 yếu tố tạo nên môi trường kiểm soát gồm: - Tính trung thực và các giá trị đạo đức - Triết lý quản lý và phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm - Cam kết về năng lực - Chính sách nguồn nhân lực - Hoạt động quản trị và Ban kiểm soát. Nhưng theo báo cáo COSO năm 2013, 7 yếu tố trên được thiếp lập lại thành 5 nguyên tắc như sau: -Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Sự cam kết này được thể hiện thông qua việc người quản lý thiết lập các chuẩn mực đạo đức, giám sát sự tuân thủ chuẩn mực đạo đức và đưa ra các biện pháp chấn chỉnh kịp thời về những hành vi vi phạm. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. -Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Để giám sát hành hệ thống kiểm soát nội bộ, Hội đồng quản trị cần hiểu đặc điểm hoạt động kinh doanh, hiểu kỳ vọng của các bên có liên quan. Hội đồng quản trị phải có đủ các thành viên độc lập để giám sát hoạt động của người quản lý. Chức năng giám sát của Hội đồng quản trị được thể hiện thông qua: + Môi trường kiểm soát: Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát việc thiết lập các chuẩn mực đạo đức, thiết lập cơ chế giám sát nhằm thúc đẩy việc đạt được mục tiêu của đơn vị, chẳng hạn các thành viên của Uỷ ban kiểm toán phải có đủ năng lực để đảm nhận nhiệm vụ. Do Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước các cổ đông hay chủ sỡ hữu, nên họ phải thận trọng trong việc giám sát, đặc biệt là giám sát các thông tin trên báo cáo tài chính và các 6 công bố khác. Ngoài ra, họ còn cần theo dõi việc thực hiện của người quản lý và đưa ra các biện pháp chấn chỉnh khi cần thiết. + Đánh giá rủi ro: Hội đồng quản trị cần giám sát việc đánh giá rủi ro của người quản lý trong việc đạt được các mục tiêu. Các rủi ro không chỉ đến từ môi trường bên ngoài mà còn gồm cả rủi ro bên trong xuất phát từ các thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các rủi ro do gian lận, rủi ro do người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ. + Hoạt động kiểm soát: Hội đồng quản trị cần giám sát người quản lý ở các cấp trong việc thực hiện các chính sách và hoạt động kiểm toán đã được thiết lập. + Thông tin và truyền thông: Hội đồng quản trị cần phân tích và thảo luận với người quản lý về các thông tin và truyền đạt thông tin liên quan đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. + Giám sát: Hội đồng quản trị cần đánh giá bản chất và phạm vi các hoạt động giám sát nói chung của đơn vị. Họ cũng cần giám sát các đánh giá của người quản lý và các biện pháp do người quản lý thiết lập. -Nguyên tắc 3: Người quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức cần phù hợp với đặc điểm của đơn vị ( trong đó gồm việc miêu tả, phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị), thiết lập các loại và cách thức báo cáo (gồm cả việc truyền thông), quy định về trách nhiệm, quyền hạn của từng cấp, chẳng hạn như: Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng, giám sát hoạt động của người quản lý. Người quản lý cao cấp: chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách, chỉ thị, hướng dẫn về hoạt động kiểm soát. 7 Người quản lý các bộ phận: chịu trách nhiệm hướng dẫn và thực hiện các chỉ thị do quản lý cấp cao đưa ra. -Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực, thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Nhà quản lý cần xây dụng và công bố các chính sách và thủ tục về việc tuyển dụng, huấn luyện, phát triển nhân viên trong đơn vị. Người quản lý cũng cần đánh giá định kỳ về năng lực của nhân viên, thông qua bộ phận bên trong tổ chức hoặc thông qua đơn vị, cá nhân bên ngoài đơn vị. -Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện điều này, Ban giám đốc và Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ chế báo cáo, trong đó cần quy định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong việc báo cáo về kết quả hoạt động và đưa ra các biện pháp sửa đổi phù hợp, ban giám đốc phải thiết lập các biện pháp đánh giá kết quả ở các cấp khác nhau trong đơn vị. 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, marketing, tài chính và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động. Theo COSO 1992, để đánh giá rủi ro nhà quản lý đơn vị cần phải: - Xác lập mục tiêu -Nhận dạng rủi ro - Phân tích rủi ro 8 - Các biện pháp quản trị rủi ro Nhưng theo COSO 2013, 4 bước này được tổng hợp thành nguyên tắc 6 và nguyên tắc 7. Thêm vào đó, COSO 2013 còn tổng hợp thêm hai nguyên tắc 8 và 9 để xem xét đến các gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro làm cho mục tiêu đơn vị không đạt được và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể các nguyên tắc này như sau: -Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu của đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và chi phí chính cho người bên ngoài và người bên trong, mục tiêu tuân thủ. -Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị. Đơn vị phải nhận diện và đánh giá rủi ro ở cấp độ đơn vị, ở từng bộ phận, từng chức năng. Khi đánh giá, cần nghiên cứu các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị. Bên cạnh đó, đơn vị cũng phải thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro liên quan đến từng bộ phận trong đơn vị. Các rủi ro đã được nhận diện sau đó cần được phân tích để đưa ra các biện pháp đối phó với rủi ro thích hợp nhất, chấp nhận rủi ro, giảm thiểu rủi ro, tránh né rủi ro, kiểm soát rủi ro. -Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị. Các loại gian lận tiềm tàng bao gồm: lập báo cáo tài chính gian lận, biển thủ tài sản, thực hiện các hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định. Bên cạnh các loại gian lận nêu trên, cần chú ý cả hành vi hối lộ và hành vi người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ thường được mô tả là hành động người quản lý vượt qua khỏi các hoạt động kiểm soát đã được thiết lập. 9 Khi đánh giá rủi ro có gian lận, ba nhân tố liên quan đến gian lận cần xem xét, đó là áp lực, cơ hội và khả năng hợp lý hoá các gian lận. Áp lực thường xuất phát từ việc đơn vị thiết lập mục tiêu khá cao, khó có thể đạt được hay từ các áp lực cá nhân (gặp khó khăn về kinh tế... ). Cơ hội để thực hiện thường do hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém hoặc người quản lý khống chế kiểm soát nội bộ. -Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị…), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại kinh doanh mới, kỹ thuật lớn…) thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống kiểm soát nội bộ… 1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu theo COSO 1992 là: -Xét về mục đích, có 2 loại hoạt động kiểm soát, đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện: Kiểm soát phòng ngừa: Là hoạt động kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động bắt đầu nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn và gian lận ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Kiểm soát phát hiện: Được thiết kế nhằm phát hiện nhầm lẫn và gian lận khi các hoạt động đã được thực hiện. -Xét về chức năng, các hoạt động kiểm soát phổ biến gồm: Soát xét của nhà quản lý cấp cao, quản trị hoạt động, phân chia trách nhiệm hợp lý, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, kiểm soát vật chất, phân tích rà soát. 10 Theo COSO 2013 các hoạt động kiểm soát sẽ được tổng hợp lại thành 3 nguyên tắc: -Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được . Người quản lý phải nghiên cứu các nhân tố về môi trường, vế tính phức tạp, về bản chất, phạm vi hoạt động kinh doanh khi chọn lựa thiết lập các hoạt động kiểm soát. Ở nhiều loại kiểm soát khác nhau, trong đó gồm các kiểm soát thủ công hay tự động, kiểm soát phòng ngừa hay phát hiện. Khi thiết lập hoạt động kiểm soát, cần chú ý các kiểm soát phải phù hợp với từng bộ phận, từng quy trình. Ngoài ra cần tách bạch các chức năng không được phép kiêm nhiệm. Một số hoạt động kiểm soát tiêu biểu là: + Uỷ quyền và xét duyệt. + Kiểm tra, đối chiếu, thí dụ so sánh hai hay nhiều khoản mục với nhau hay so sánh giữa thực tế với kế hoạch, với chính sách được thiết lập. + Kiểm soát vật chất. + Lập bảng chỉnh hợp. + Soát xét của người quản lý. -Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu. Người quản lý cần nghiên cứu mối liên hệ giữa chu trình kinh doanh của đơn vị (tính lương, mua hàng, bán hàng) với đặc điểm xử lý thông tin để thiết lập các hoạt động kiểm soát phù hợp (kiểm soát chung trong môi trường tin học, kiểm soát ứng dụng). Bên cạnh đó, để đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy của việc xử lý thông tin, cần chọn lựa và phát triển cơ sở hạ tầng thông tin thích hợp. Ngoài ra, cần thiết lập các hoạt động kiểm soát để bảo vệ thông tin tránh sự truy cập trái phép, cũng như các mối đe đoạ từ bên ngoài, kểm soát việc mua, sử dụng, duy trì cơ sở vật chất nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. 11 -Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục. Dựa trên chính sách kiểm soát đã được thiết lập, người quản lý phải thiết kế các thủ tục kiểm soát, trong đó phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân (kể cả trách nhiệm báo cáo cho từng cấp quản lý). Muốn hệ thống kiểm soát vận hành tốt, cần có các nhân viên có năng lực, thực hiện các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập. Định kỳ, người quản lý cấp cao phải duyệt xét lại các hoạt động kiểm soát để xem xét liệu chúng có còn thích hợp và thay thế chúng khi cần thiết. 1.1.3.4. Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc lập báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và tuân thủ cho nội bộ và bên ngoài. - Về thông tin: Tất cả các bộ phận, cá nhân trong đơn vị đều cần những thông tin nhất định để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin như: xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai. Hệ thống thông tin kế toán là phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị. Yêu cầu về chất lượng của thông tin phải là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện - Truyền thông: Là truyền đưa tin tức đến đối tượng có liên quan bao gồm đối tượng bên trong và cả bên ngoài đơn vị. Phương tiện truyền thông: Email, báo cáo, hội thảo, họp báo…. 12
- Xem thêm -