Tài liệu Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng sài gòn thương tín – chi nhánh huế

ÑAÏI HOÏC HUEÁ TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ KHOA KEÁ TOAÙN KIEÅM TOAÙN tế H uế -----  ----- KHOÙA LUAÄN TOÁT NGHIEÄP ÑAÏI HOÏC ại họ cK in h KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ HOAÏT ÑOÄNG THU CHI TIEÀN MAËT TAÏI NGAÂN HAØNG THÖÔNG MAÏI COÅ PHAÀN SAØI GOØN Đ THÖÔNG TÍN CHI NHAÙNH HUEÁ Sinh vieân thöïc hieän: Giaûng vieân höôùng daãn: Voõ Thò Hoaøi Thöông Th.S Nguyeãn Quang Huy Lôùp: K45B KTKT Nieân khoùa: 2011 - 2015 Hueá 05/2015 Lời Cảm Ơn Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu tại trường Đại Học Kinh Tế Huế cũng như trong quá trình học tập và viết khóa luận, tôi đã nhận được nhiều sự quan tâm giúp đỡ của các tập thể, cá nhân, các thầy cô giáo trong và ngoài trường Đại học Kinh Tế Huế Trước hết tôi xin trân trọng cảm ơn tất cả các thầy cô giáo đã truyền đạt cho tôi những kiến thức trong suốt bốn năm học đại học vừa qua. tế H uế Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo, Th.S Nguyễn Quang Huy, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi với cả tinh thần trách nhiệm và sự nhiệt tình trong suốt quá trình thực tập và viết khóa luận. ại họ cK in h Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị nhân viên đang làm việc tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Huế đã cung cấp cho tôi thông tin, số liệu cần thiết phục vụ cho quá trình nghiên cứu, tạo điều kiện cho tôi được tiếp xúc với công việc thực tế. Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến những người thân trong gia đình, bạn bè đã giúp đỡ cho tôi trong suốt thời gian học tập và Đ thực hiện khóa luận này. Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn! Huế, ngày 15 tháng 5 năm 2015 Sinh viên Võ Thị Hoài Thương Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................... i MỤC LỤC .................................................................................................................... ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TĂT ........................................................................... vi DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU .............................................................................. vii DANH MỤC CÁC SƠ ĐÔ, BIỂU MẪU ................................................................ viii PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................................1 tế H uế 2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................1 3. Đối tượng nghiên cứu ...............................................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2 5. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................2 ại họ cK in h 6. Kết cấu khóa luận ......................................................................................................3 7. Tính mới của đề tài ...................................................................................................3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI.....................................................4 1.1 Một số lý luận chung về ngân hàng thương mại.....................................................4 1.1.1. Khái niệm ngân hàng thương mại ..................................................................4 Đ 1.1.2. Chức năng của ngân hàng thương mại ...........................................................4 1.1.2.1. Chức năng trung gian tín dụng ................................................................4 1.1.2.2. Chức năng trung gian thanh toán.............................................................5 1.1.2.3. Chức năng tạo ra tiền..............................................................................5 1.1.2.4. Chức năng làm dịch vụ tài chính và các dịch vụ khác ...........................6 1.1.3. Các hoạt động chủ yếu của ngân hàng thương mại .......................................6 1.2 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ ...............................................7 1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ...............................................................7 1.2.2 Mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ ..........................................7 1.2.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................................8 SVTH: Võ Thị Hoài Thương ii Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 1.2.4 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................................8 1.2.4.1 Môi trường kiểm soát ..............................................................................8 1.2.4.2 Đánh giá rủi ro .......................................................................................10 1.2.4.3 Hoạt động kiểm soát ..............................................................................11 1.2.4.4 Thông tin và truyền thông .....................................................................13 1.2.4.5 Hệ thống giám sát ..................................................................................14 1.2.5 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ .........................................14 1.3 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng thương mại ...............................................................................................................15 tế H uế 1.3.1 Tiền và đặc điểm của tiền...............................................................................15 1.3.2 Mục tiêu kiểm soát đối với hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng thương mại ......16 1.3.3 Quy trình thu chi tiền mặt trong ngân hàng thương mại ................................16 1.3.4 Các thủ tục kiểm soát chung đối với hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng.....17 ại họ cK in h 1.3.4.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên ..................................17 1.3.4.2 Ủy quyền và xét duyệt ...........................................................................17 1.3.4.3 Sự phân chia trách nhiệm ......................................................................18 1.3.4.4 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin .......................................................18 1.3.4.5 Phân tích và rà soát ................................................................................19 1.3.4.6 Sử dụng và bảo vệ tài sản ......................................................................19 1.3.5 Một số sai sót, rủi ro dễ sảy xa trong hoạt động thu - chi tiền mặt trong ngân Đ hàng thương mại. ....................................................................................................20 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TRONG NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯƠNG TÍN – CHI NHÁNH HUẾ ...................................................................................................22 2.1 Giới thiệu khái quát về ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế ........22 2.1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế ............................................................................................22 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế .......23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban ..................................................24 2.1.4 Bộ máy kế toán và chính sách áp dụng .........................................................26 SVTH: Võ Thị Hoài Thương iii Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 2.1.5 Môi trường kinh doanh ..................................................................................27 2.1.6 Tình hình hoạt động của ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín - CN Huế ....28 2.1.6.1 Tình hình lao động .................................................................................28 2.1.6.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín - CN Huế ....................................................................................................29 2.1.6.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh tại Sacombank CN Huế .........32 2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt ở ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế .......................................................................................34 2.2.1 Các hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín tế H uế – CN Huế ................................................................................................................34 2.2.2 Một số nguyên tắc chung trong hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín -CN Huế...................................................................34 2.2.2.1 Nguyên tắc thu chi giao nhận tiền .........................................................34 ại họ cK in h 2.2.2.2 Nguyên tắc trong đóng gói, niêm phong tiền ........................................35 2.2.2.3 Nguyên tắc kiểm đếm ............................................................................38 2.2.2.4 Nguyên tắc giao nhận tiền trong nội bộ ................................................39 2.2.3 Quy trình thu chi tiền mặt trong ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế41 2.2.3.1 Quy trình thu, chi tiền với khách hàng ..................................................41 2.2.3.2 Quy trình giao nhận tiền nội bộ .............................................................47 Đ 2.2.3.3 Quy trình vận chuyển tiền mặt ..............................................................52 2.2.4 Các thủ tục kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt ở ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế ..............................................................................53 2.2.4.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên ..................................53 2.2.4.2 Ủy quyền và xét duyệt ............................................................................54 2.2.4.3 Sự phân chia trách nhiệm ......................................................................56 2.2.4.4 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin .......................................................58 2.2.4.5 Phân tích và rà soát ................................................................................62 2.2.4.6 Sử dụng và bảo vệ tài sản ......................................................................62 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TRONG NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯƠNG TÍN - CN HUẾ................................................................72 SVTH: Võ Thị Hoài Thương iv Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 3.1 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế ............................................................72 3.1.1 Đánh giá chung ..............................................................................................72 3.1.2. Đánh giá chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt ở Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín CN Huế ..............................................................73 3.1.2.1 Các quy trình thu chi tiền mặt ...............................................................73 3.1.2.2 Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên ..................................75 3.1.2.3 Ủy quyền và xét duyệt ...........................................................................75 3.1.2.4 Sự phân chia trách nhiệm ......................................................................76 tế H uế 3.1.2.5 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin .......................................................76 3.1.2.6 Phân tích và rà soát ................................................................................78 3.1.2.7 Bảo vệ tài sản.........................................................................................78 3.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền ại họ cK in h mặt trong ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế ......................................79 3.2.1 Quy trình thu, chi tiền mặt .............................................................................79 3.2.2 Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên ...........................................79 3.2.3 Ủy quyền và xét duyệt....................................................................................80 3.2.4 Sự phân chia trách nhiệm ...............................................................................80 3.2.5 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin ...............................................................80 3.2.6 Phân tích và rà soát.........................................................................................81 Đ 3.2.7 Sử dụng và bảo vệ tài sản ...............................................................................81 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................82 DANH MỤC TÀI LIÊU THAM KHẢO ...................................................................83 SVTH: Võ Thị Hoài Thương v Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chi nhánh GDV Giao dịch viên GDVQ Giao dịch viên Quỹ GTCG Giấy tờ có giá KSNB Kiểm soát nội bộ NHNN Ngân hàng Nhà nước NHTM Ngân hàng thương mại PGD Phòng giao dịch TCTD Tổ chức tín dụng TM Tiền mặt TMCP Thương mại cổ phần TQ Thủ quỹ TSCĐ Tài sản cố định VND Việt Nam đồng Đ ại họ cK in h tế H uế CN SVTH: Võ Thị Hoài Thương vi Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Tình hình lao động Sacombank CN Huế 2012-2014 ....................................28 Bảng 2.2: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Sacombank – CN Huế .........................29 Bảng 2.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh tại Sacombank CN Huế ................32 Bảng 2.4: Quy trình thu tiền với khách hàng tại quầy giao dịch ...................................42 Bảng 2.5: Quy trình chi tiền với khách hàng tại quầy giao dịch ...................................45 Đ ại họ cK in h tế H uế Bảng 2.6: Quy trình giao nhận tiền trong ngày .............................................................48 SVTH: Võ Thị Hoài Thương vii Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU MẪU Sơ đồ 2.1.3: Cơ cấu tổ chức tại Sacombank CN Huế năm 2014 ...................................24 Biểu mẫu 2.1: Giây niêm phong bó tiền VND ..............................................................37 Đ ại họ cK in h tế H uế Biểu mẫu 2.2.: Mẫu Giấy niêm phong tải, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dung .. 37 SVTH: Võ Thị Hoài Thương viii Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Ngân hàng cũng như các doanh nghiệp khác đều kinh doanh hàng hóa nhằm tìm kiếm lợi nhuận. Tuy nhiên, thứ hàng hóa mà Ngân hàng kinh doanh lại là hàng hóa đặc biệt nhất, mang nhiều rủi ro nhất đó là tiền. Vì nhiều rủi ro nên càng cần được kiểm soát. Ngoài ra, hệ thống các NHTM có vai trò hết sức to lớn trong nền kinh tế. Ngoài vai trò tập trung vốn và cung cấp cho nền kinh tế, các NHTM còn tạo ra tiền, là trung gian thanh toán và quản lý các phương tiện thanh toán một cách hiệu quả. Để giúp các tế H uế NHTM giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình hoạt động, nhất thiết phải xây dựng một hệ thống KSNB có năng lực và hoạt động hiệu quả. Hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ bảo đảm Tài sản của các NHTM được sử dụng một cách hợp lý, bảo đảm và duy trì mức độ tin cậy của thông tin tài chính và sự tuân thủ luật lệ, quy ại họ cK in h định, qua đó tạo niềm tin cho khách hàng, cổ đông, đối tác. Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín là một trong những ngân hàng thương mại lớn trong nước ta, ảnh hưởng không nhỏ đến sự điều tiết nền kinh tế. Vì vậy nên những rủi ro trong hoạt động của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank) cũng sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động của nền kinh tế. Trong ngân hàng, hầu như mọi hoạt động đều liên quan đến tiền, mà tiền lại là nguồn gốc của mọi rủi ro. Đ Nhận thấy tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống KSNB đối với NHTM, nhất là các biện pháp kiểm soát đối với khoản mục tiền, với các hoạt động thu chi tiền mặt và được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – Chi nhánh Huế, với những kiến thức được tích lũy trong hơn 3 năm học qua, tôi đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt tại Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – Chi nhánh Huế” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về ngân hàng thương mại, về vấn đề kiểm soát nội bộ đặc biệt là về kiểm soát nội bộ hoạt động thu – chi tiền mặt trong ngân hàng thương mại. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 1 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy - Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Huế. - Thông qua việc so sánh lý luận và thực tiễn, với những kiến thức được trang bị, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện về hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Huế. 3. Đối tượng nghiên cứu Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Huế. 4. Phạm vi nghiên cứu 2012-2014. tế H uế - Về thời gian: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trong 3 năm - Về không gian: đề tài nghiên cứu trong phạm vi ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Huế. 5. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin: ại họ cK in h  - Quan sát các quy trình làm việc của nhân viên ở ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế khi khách hàng đến giao dịch tại ngân hàng, quy trình kiểm soát trong quá trình thu, chi, xét duyệt. - Thu thập các tài liệu nội bộ của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín-CN Huế như quy định về quy trình thu chi tiền mặt trong ngân hàng, quy định về hạn mức, các nguyên tắc an toàn kho quỹ, tình hình lao động, tình hình kinh doanh của chi Đ nhánh.. để phục vụ cho bài khóa luận. - Tiến hành hỏi trực tiếp các nhân viên trong phòng giao dịch như giao dịch viên, thủ quỹ, kiểm soát viên, trưởng phòng…để thu thập thêm các thông tin cần thiết.  Phương pháp xử lý thông tin: - Tập hợp và phân tích các tài liệu thu thập được về tình hình lao động, tình hình kinh doanh, nguồn vốn, tài sản của ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế. - Nghiên cứu, phân tích các tài liệu và các thông tin thu thập được về hoạt động thu chi tiền mặt để mô tả lại quy trình thu chi tiền mặt trong Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – CN Huế, các thủ tục kiểm soát trong các quy trình này và đưa ra nhận xét đánh giá. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 2 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 6. Kết cấu khóa luận Kết cấu của đề tài gồm 3 phần: - Phần I: Đặt vấn đề - Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng thương mại. Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Huế. Chương 3: Đánh giá và một số biện pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ - Phần III: Kết luận và kiến nghị 7. Tính mới của đề tài tế H uế hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Huế. Ngân hàng là một lĩnh vực ẩn chứa nhiều rủi ro, nên đã có nhiều đề tài nghiên cứu về hoạt động kiểm soát trong ngân hàng thương mại, đặc biệt trong hoạt động thu ại họ cK in h chi tiền mặt, ở trường Đại học Kinh tế Huế có đề tài “Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi tiền mặt tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu – Chi nhánh Huế”. Nhận thấy Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – CN Huế chủ yếu là các khách hàng lẻ, ngoài hoạt động tín dụng, ngân hàng còn phục vụ chủ yếu các hoạt động thanh toán tại quầy. Do lượng khách hàng là vô cùng lớn với hoạt động thu chi tiền mặt hàng ngày ẩn chứa rất nhiều rủi ro, sai sót nên nghiên cứu đề tài “Kiểm soát hoạt động thu chi tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế” là tương đối phù hợp. Đ Đề tài đã giải quyết được một số vấn đề: - Khác với các ngân hàng khác, Sacombank – CN Huế nhận thực tập sinh tiềm năng và có đào tạo nên tôi được tiếp xúc khá cụ thể với quy trình làm việc ở ngân hàng, tìm hiểu rõ được thực trạng quy trình thu chi tiền mặt tại quầy, từ đó mô tả lại một cách khách quan nhất trong bài nghiên cứu. - Không chỉ dừng lại ở việc mô tả quy trình, bài nghiên cứu còn đi sâu vào các thủ tục kiểm soát tiêu biểu nhất trong hoạt động thu chi tiền mặt ở ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế. - Đánh giá khá chi tiết các quy trình và thủ tục kiểm soát trong quy trình thu chi tiền mặt trong Ngân hàng Sacombank CN Huế và từ đó đưa ra một số giải pháp có thể giúp ngân hàng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 3 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1.1 Một số lý luận chung về ngân hàng thương mại 1.1.1. Khái niệm ngân hàng thương mại “Ngân hàng thương mại là loại hình tổ chức tín dụng được thực hiện tất cả các hoạt động ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Luật các tổ Kiều, 2007) 1 tế H uế chức tín dụng và các luật khác liên quan nhằm mục tiêu lợi nhuận.” (Nguyễn Minh Trong đó, “hoạt động ngân hàng là việc kinh doanh, cung ứng thường xuyên một hoặc một số các nghiệp vụ sau đây: a) Nhận tiền gửi; ại họ cK in h b) Cấp tín dụng; c) Cung ứng dịch vụ thanh toán qua tài khoản.” Ngoài ra, khái niệm NHTM còn được hiểu như sau: “NHTM là định chế tài chính trung gian quan trọng vào loại bậc nhất trong nền kinh tế thị trường. Nhờ hệ thống định chế tài chính trung gian này mà các nguồn tiền nhàn rỗi nằm rải rác trong xã hội sẽ được huy động, tập trung lại, đồng thời sử dụng vốn đó để cấp tính dụng cho các tổ chức kinh tế, cá nhân để phát triển xã hội” (Hoàng Văn Liêm, 2007) 2 Đ Như vậy, NHTM là một tổ chức kinh doanh tiền tệ mà hoạt động chủ yếu và thường xuyên là nhận tiền gửi từ khách hàng với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, chiết khấu và làm phương tiện thanh toán. 1.1.2. Chức năng của ngân hàng thương mại 1.1.2.1. Chức năng trung gian tín dụng Chức năng trung gian tín dụng được xem là chức năng quan trọng nhất của ngân hàng thương mại. Khi thực hiện chức năng trung gian tín dụng, NHTM đóng vai trò là cầu nối giữa người thừa vốn và người có nhu cầu về vốn. Với chức năng này, một mặt, 1 2 Nguyễn Minh Kiều, 2007, Nghiệp vụ Ngân hàng hiện đại, NXB Thống Kê. TS Hoàng Văn Liêm (2007), Giáo trình Tài chính-Tiền tệ, Huế SVTH: Võ Thị Hoài Thương 4 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy NHTM huy động những nguồn tiền nhàn rỗi ở mọi chủ thể trong xã hội, mặt khác, NHTM dùng nguồn vốn huy động được để cho các chủ thể cần vốn trong xã hội vay lại. Ngân hàng thương mại vừa đóng vai trò là người đi vay, vừa đóng vai trò là người cho vay và hưởng lợi nhuận là khoản chênh lệch giữa lãi suất nhận gửi và lãi suất cho vay. Cho vay luôn là hoạt động quan trọng nhất của ngân hàng thương mại, nó mang đến lợi nhuận lớn nhất cho ngân hàng thương mại. 1.1.2.2. Chức năng trung gian thanh toán Trong buổi đầu sơ khai, các khoản giao dịch thanh toán giữa các chủ thể xã hội đều được thực hiện một cách trực tiếp, tức là người mua và người bán tự kiểm soát quá trình thanh toán trực tiếp bằng TM. Khi ngân hàng ra đời và hoạt động trong nền kinh tế H uế tế thì dần dần các giao dịch được thực hiện qua hệ thống ngân hàng. NHTM đóng vai trò là thủ quỹ cho các doanh nghiệp và cá nhân, thực hiện các thanh toán theo yêu cầu của khách hàng như trích tiền từ tài khoản tiền gửi của họ để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ hoặc nhập vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tiền ại họ cK in h thu bán hàng và các khoản thu khác theo lệnh của họ. Các NHTM cung cấp cho khách hàng nhiều phương tiện thanh toán tiện lợi như séc, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thẻ rút tiền, thẻ thanh toán, thẻ tín dụng. Nhờ đó mà các doanh nghiệp hay cá nhân không phải giữ tiền trong túi, mang theo tiền để gặp chủ nợ, gặp người phải thanh toán dù ở gần hay xa mà họ có thể sử dụng một phương thức nào đó để thực hiện các khoản thanh toán. Do vậy sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, Đ thời gian, lại đảm bảo thanh toán an toàn. Chức năng này vô hình chung đã thúc đẩy lưu thông hàng hóa, đẩy nhanh tốc độ thanh toán, tốc độ lưu chuyển vốn, từ đó góp phần phát triển kinh tế. 1.1.2.3. Chức năng tạo ra tiền Tạo tiền là một chức năng quan trọng, phản ánh rõ bản chất của NHTM. Với mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận như là một yêu cầu chính cho sự tồn tại và phát triển của mình, các NHTM với nghiệp vụ kinh doanh mang tính đặc thù của mình đã vô hình chung thực hiện chức năng tạo tiền cho nền kinh tế. Những hoạt động mà NHTM thực hiện hình thành nên cơ chế tạo tiền trong toàn bộ hệ thống ngân hàng. Từ những khoản nhận được từ NHTW hoặc các khoản tiền gửi SVTH: Võ Thị Hoài Thương 5 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy ban đầu, NHTM sử dụng để cho vay, sau đó những khoản tiền này sẽ quay lại NHTM một phần khi những người sử dụng gửi tiền vào dưới dạng tiền gửi. Quá trình huy động tiền gửi và cho vay của NHTM trên cơ sở lượng tiền được cung ứng ban đầu sẽ được kéo dài và chỉ dừng lại khi nào toàn bộ lượng tiền được cung ứng ban đầu quay trở về hết NHTM dưới dạng tiền gửi dự trữ bắt buộc. 1.1.2.4. Chức năng làm dịch vụ tài chính và các dịch vụ khác Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng và ngân quỹ, NHTM với sự thuận lợi về kho quỹ, thông tin, quan hệ rộng rãi – có thể làm tư vấn tài chính và đầu tư cho các DN, làm đại lý phát hành cổ phiếu, trái khoán bảo đảm đạt hiệu quả cao và tiết tế H uế kiệm chi phí. Ngoài ra NHTM còn cung cấp dịch vụ lưu trữ và quản lý chứng khoán cho khách hàng, thu lãi chứng khoán, bảo quản an toàn vật có giá, cho thuê két ngân quỹ, dịch vụ tín thác hoặc ủy thác ngân hàng. 1.1.2.5 Chức năng tài trợ ngoại thương, mở rộng nghiệp vụ ngân hàng quốc tế ại họ cK in h Bằng cách thiết lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, hay liên kết với các NHTM khác ở nước ngoài, các NHTM trong nước sẽ là sự đảm bảo cho các hợp đồng thương mại quốc tế. Ngoài ra, NHTM con thực hiện các dịch vụ ngân hàng quốc tế như kinh doanh ngoại hối, thanh toán quốc tế, tín dụng hợp vốn, đồng tài trợ, đại lý, ủy thác… 1.1.3. Các hoạt động chủ yếu của ngân hàng thương mại - Huy động vốn: từ nguồn tiền gởi của khách hàng ( tiền gởi kỳ hạn, tiền gởi Đ không kỳ hạn, số dư tiền trong tài khoản thanh toán của khách hàng…); huy động từ việc phát hành cổ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gởi…; huy động từ nguồn vay của ngân hàng Trung Ương, vay các tổ chức tín dụng khác. - Sử dụng vốn (hoạt động tín dụng): từ nguồn tiền huy động được, ngân hàng cho vay lại các khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp với các mục đích sử dụng khác nhau. - Hoạt động trung gian: thanh toán hộ, chuyển tiền, thu hộ, bảo lãnh, mở L/C, đầu tư và quản trị doanh nghiệp, quản lý hộ tài sản… SVTH: Võ Thị Hoài Thương 6 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 1.2 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 3 Theo Báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission - 1992) - Khung thống nhất về KSNB được sử dụng phổ biến tại Hoa Kỳ, KSNB được định nghĩa: KSNB là một quá trình do con người quản lý, Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức chi phối, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu: - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. - BCTC đáng tin cậy. tế H uế - Các luật lệ và quy định hiện hành được tuân thủ. Theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết kế nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian ại họ cK in h lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập BCTC trong thời gian mong muốn. Nói tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ là các hoạt động kiểm soát được thiết kế thành một quy trình, do con người trong tổ chức thiết kế, chi phối và tác động, nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức đó một cách tốt nhất. 1.2.2 Mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ Đ - Đối với mục tiêu hiệu quả và hữu hiệu của các hoạt động: hệ thống kiểm soát nội bộ giúp tổ chức sử dụng có hiệu quả các ngồn lực của mình, đảm bảo sự phối hợp của các nhân viên trong các hoạt động, nhằm đạt kết quả tốt, hạn chế rủi ro, nâng cao lợi ích của tổ chức… - Đối với mục tiêu về tính tin cậy của báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo tính trung thực và hợp lý của BCTC, việc lập BCTC đúng hạn, đúng yêu cầu… - Đối với mục tiêu tuân thủ các luật lệ và quy định: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức đều tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành, tuân thủ các yêu cầu, chính sách, quy định nội bộ trong doanh nghiệp, qua đó giúp đạt được mục tiêu chung. 3 Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường ĐH Kinh tế TPHCM, 2012, Kiểm toán, NXB Lao động xã hội SVTH: Võ Thị Hoài Thương 7 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 1.2.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ - Trong những năm qua, một trong những vấn đề nổi bật được các nhà quản lý, nhà nghiên cứu,… quan tâm, đó là vấn đề quản trị tổ chức. Nếu quá trình quản trị trong tổ chức hữu hiệu sẽ giúp tổ chức hoàn thành được các mục tiêu đã được xác lập, đồng thời duy trì hoặc nâng cao giá trị của tổ chức. Một trong các nhân tố giúp đơn vị thực hiện tốt vấn đề này chính là hệ thống kiểm soát nội bộ. - Các hoạt động trong đơn vị được thực hiện chủ yếu bởi con người nên những sai sót, rủi ro hay thậm chí gian lận là điều hiển nhiên rất dễ xảy ra bởi các yếu tố khách quan hay chủ quan. Vì thế, mặc dù không hoàn toàn chính xác tuyệt đối nhưng hệ thống kiểm tế H uế soát nội bộ sẽ giúp hạn chế được những sai sót, gian lận đó một cách đáng kể, giúp hoạt động của đơn vị vận hành hiểu quả, khoa học hơn, giảm thiểu rủi ro cho đơn vị xuống ở mức có thể chấp nhận được, nâng cao tối đa lợi ích. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc hệ thống yếu kém thì dù ban đầu đơn vị đó có hoạt động tốt bao nhiêu, sau một ại họ cK in h thời gian sẽ dần tụt dốc do không được kiểm soát hiệu quả. - Kiểm soát nội bộ chỉ thực sự hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng một cách khoa học, như một phần cơ bản nhất trong một đơn vị chứ không phải là một bộ phận phụ hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. Tuy nhiên, đơn vị cũng nên cân nhắc giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với chính đơn vị mình. 1.2.4 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ 4 Đ 1.2.4.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính của KSNB:  Tính chính trực và giá trị đạo đức: Hệ thống KSNB hữu hiệu hay không đầu tiên sẽ bị tác động mạnh bởi tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến hoạt động kiểm soát. Vì thế, điều cần thiết mà các nhà quản lý cao cấp cần làm là phải xây dựng 4 Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường ĐH Kinh tế TPHCM, 2012, Kiểm toán, NXB Lao động xã hội SVTH: Võ Thị Hoài Thương 8 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy được một hệ thống những chuẩn mực về đạo đức và các cách cư xử đúng đắn trong từng trường hợp cụ thể để ngăn chặn các hành vi sai trái của nhân viên. Và đầu tiên các nhà quản lý cấp cao phải làm gương trước. Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là nhà quản lý cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép công việc hay tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên.  Đảm bảo về năng lực: Là sự đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Do đó nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát, huấn tế H uế luyện họ đầy đủ và thường xuyên, tạo mô trường làm việc chuyên nghiệp, hiểu quả.  Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm, uy tín trong DN. Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những thành viên ại họ cK in h trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành DN. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của DN thông qua việc kiểm tra các hoạt động tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập BCTC. Do chức năng quan trọng như trên nên sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và của Ủy ban kiểm toán có ảnh hưởng quan trọng đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập; kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội Đ đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán; và các mối quan hệ của họ với bộ phận KSNB và kiểm toán độc lập.  Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý: cách thức tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên hay cách thức điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 9 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy  Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Điều này có nghĩa là một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị.  Cách phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt tế H uế động của đơn vị; mỗi người phải tự hiểu rằng mọi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào; và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì.  Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ ại họ cK in h nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. 1.2.4.2 Đánh giá rủi ro Các hoạt động đang diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát hết tất cả những rủi ro đó. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục trị rủi ro. Đ tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản Một số nguyên nhân có thể làm xuất hiện những rủi ro là: - Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trường họat động. - Sự thay đổi nhân sự. - Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin. - Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị. - Sự sắp xếp lại tổ chức mới của đơn vị. - Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc hệ thống thông tin của đơn vị. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 10 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy - Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, hoặc quá trình sản xuất mới. - Mở rộng hoặc thanh lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ở nước ngoài. - Áp dụng nguyên tắc kế toán mới. 1.2.4.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải.  Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tế H uế Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị gồm: Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. ại họ cK in h Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, đảm bảo việc tuân thủ các chính sách, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu cơ hội gian lận của một nhân viên, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh. Một số chức năng cần tách biệt như chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán, chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản, chức năng thực Đ hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán.  Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các lọai sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị, tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém trong thủ tục kiểm soát. Nếu không thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 11