Tài liệu Kiểm soát dự án bằng earned value method

Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG EARNED VALUE METHOD 1. KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT CHI PHÍ +/ Chi phí của dự án bao gồm chi phí trưc tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận +/ Ở đây chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm. Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý…) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm +/ Kiểm soát chi phí bao gồm việc tìm hiểu “tại sao” lại có sự thay đổi cả tích cực và tiêu cực +/ Nó phải được kết hợp thống nhất với các quá trình kiểm soát khác như: quy mô dự án, tiến độ dự án; chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát khác trong dự án… +/ Kết luận: Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm: xác định đường chi phí cơ bản của dự án, giám sát theo dõi chi phí thực tế, phân tích những nhân tố ảnh hưởng đén việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản; thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi được phép. 2. PHƯƠNG PHÁP EARNED VALUE MATHOD (EVM) +/ Earned value (EV) là giá trị của công việc đã hoàn thành +/ EVM là phương pháp phân tích chi phí/ tiến độ thực hiện với các kế hoạch cơ sở +/ Phân tích Earned value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án +/ EVM cho phép đánh giá khách quan và thực tế về tình hình dự án ở thời điểm cần đánh giá để quản lý dự án. +/ EVM nhằm dự báo, cảnh báo trước tình hình dự án, cho phép đánh giá khách quan và thực tế thông tin về tình hình dự án để quyết định trong quản lý. +/ Kết quả EVM nhằm cung cấp cho các cấp quản lý dự án có cái nhìn đầy đủ về dự án mình đang quản lý. Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 1 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Ý nghĩa các thông số trong Earn Value Method 3. SỬ DỤNG EVM TRONG MS PROJECT 2010 Bước 1: Chọn: View/Tabes/More Tables Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 2 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 2: Chọn Earned Value Bước 3: Nhấp chon Apply. Màn hình MS Project cho bảng thông số Earn Value như sau Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 3 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Chú ý: MS Project 2010 cung cấp cho người sử dụng lựa chọn tính toán Actual costs are always calculated by Project. Tùy theo vai trò của người sử dụng trong dự án mà người sử dụng chọn lựa chế độ này cho hợp lý. +/ Nếu người sử dụng đóng vai trò chủ đầu tư thì nên chọn chế độ này (Mặc định của MP Project đã chọn sẵn). Với chế độ này chi phí thực tế mà người sử dụng quản lý để thanh toán cho đơn vị thi công sẽ là chi phí người sử dụng đã lên kế hoạch và đã thỏa thuận với đơn vị thi công (thông qua hình thức ký hợp đồng các giai đoạn thanh toán) các công việc hoàn thành. Lúc này ACWP = BCWP (Xem ví dụ) +/ Nếu người sử dụng đóng vai trò nhà thầu thi công, người sử dụng cần biết rõ chi phí thực tế mà mình đã chi cho công việc hoàn thành (có thể khác với kế hoạch ban đầu) để có thể theo dõi kế hoạch riêng của nhà thầu và ước tính chi phí cuối cùng để hoàn thành các công việc còn lại. Lúc này ACWP sẽ do nhà thầu quyết định (vì nhà thầu tự chi trả trong quá trình thực hiện công việc). Do đó người sử dụng nên bỏ chế độ này đi (như hình minh họa). Chọn File/ Options/Schedule và bỏ chọn Actual costs are always calculated by Project Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 4 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Khi muốn xem chế độ hiện thị Earned value đến thời điểm nào người sử dụng phải khai báo Status date Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 5 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD 4. MỘT SỐ THUẬT NGỮ TRONG EARED VALUE MATHOD BAC Bugdet At Completion BCWP EAC CV SV Budget Cost for Work Performed Budget Cost for Work Scheduled Actual Cost for Work Performed Estimated At Completion Cost Variance Schedule Variance VAC Variance At Completion CPI SPI Cost Performance Index Schedule Performance Index Cost Schedule Index BCWS ACWP CSI Chi phí dự trù để hoàn thành dự án theo kế hoạch cơ sở (Baseline cost) Chi phí hay Giá trị đạt được của công việc đã thực hiện (tiền mà nhà thầu sẽ được CĐT chi trả) Chi phí theo kế hoạch Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế Chênh lệch chi phí. CV = BCWP - ACWP Chênh lệch tiến độ về khối lượng. SV = BCWP BCWS Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án giữa chi phí theo Base line và theo chi phí theo Curent. VAC = BAC - EAC Chỉ số chi phí Chỉ số tiến độ Chỉ số chi phí tiến độ Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 6 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD 5. VÍ DỤ Thực hiện lập tiến độ phần dự án gồm các công việc sau: a) Công tác cốp pha thực hiện trong 5 ngày STT Tài nguyên Số lượng 1 Nhân công 4 nhân công 2 Gỗ ván 0,5m3 3 Gỗ đà nẹp 0,3m3 4 Gỗ chống 0,1m3 5 Đinh các loại 0,1kg Đơn giá 20.000đ/h 2.000.000đ/m3 1.500.000đ/m3 1.000.000đ/m3 30.000đ/kg b) Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng thực hiện trong vòng 4 ngày STT Tài nguyên Số lượng Đơn giá 1 Nhân công 8 20.000đ/h 2 Thép 800kg 21.000đ/kg 3 Dây buộc 15kg 17.000đ/kg 4 Que hàn 4kg 15.000đ/kg c) Công tác đổ bê tông làm móng trong vòng 6 ngày STT Tài nguyên Số lượng 1 Nhân công 20 nhân công 2 Xi măng 4.000kg 3 Cát 5m3 4 Đá 9m3 5 Nước 2000l Đơn giá 20.000đ/h 1.800đ/m3 180.000đ/m3 230.000đ/m3 500đ/l - Tạo lịch tuần làm việc 6 ngày (đặt tên là GXD, nghỉ vào ngày chủ nhật và những ngày lễ theo quy định chung. Thời gian làm việc sáng từ 7h30 – 11h30 và chiều từ 1h đến 5h - Công tác Cốp pha lắp dựng thực tế - Curent chỉ làm 4 ngày (kết thúc sớm 1 ngày so với kế hoạch – Schedule) - Công tác lắp dựng cốt thép thực tế - Curent làm 5 ngày (kết thúc trễ 1 ngày so với kế hoạch – schedule) - Cập nhật công việc tại thời điểm cập nhật dữ liệu Cốp pha hoàn thành 100%, cốt thép hoàn thành 100%, bê tông 0% Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 7 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD - Dưới góc nhìn của đơn vị thi công hãy thể hiện kết quả Earned value và tiến hành kiểm soát dự án - Thực hiện báo cáo về Earned value trong MS Project. Hướng dẫn giải Ví vụ Bước 1: Thiết lập các thông số ban đầu (trong đó có đơn vị tiền tệ VNĐ) File/Options/Schedule và lựa chọn như 2 hình minh họa dưới đây Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 8 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 2: Thiết lập lịch cho dự án Project/Change Working Time chọn Create new caladar để tạo một lịch mới đặt tên là GXD. Sau đó cài đặt như hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 9 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Project/Project Information để chọn lịch cho toàn dự án là lịch GXD như hình minh họa Bước 3: Tạo danh sách công việc, khai báo thời gian thực hiện công việc (coi ngày lập tiến độ là ngày thực hiện dự án). Sau khi khai báo được kết quả như hình minh họa Bước 4: Khai báo tài nguyên cho dự án, kèm theo đơn giá tài nguyên Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 10 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Chuyển khung nhìn sang Resource Sheet, khai báo thông tin như hình minh họa. Note: lựa chọn Type cho các loại vật liệu là Material bằng cách cho xuất hiện dấu + ở ô trên cùng và kéo Chuyển sang khung nhìn Gantt Chart, bật Show Split (để khai báo nhanh, với mỗi công tác chỉ cần nhập ID nguồn lực, số lượng rồi nhấn enter 2 lần) và khai báo Nguồn lực cho các công việc trong cột Resource Name, sau khi khai báo được nguồn lực thể hiện như hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 11 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 5: Lưu dự án dưới dạng cơ sở Baseline Project/Set Baseline Bước 6: Cập nhật cho công việc Cốp pha và Cốt thép Click đúp vào công việc cần cập nhật khai báo %KL công việc hoàn thành và thời gian thực tế thi công như hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 12 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 7: Bỏ chế độ Actual cost are always calculated by Project (quản lý dưới vai trò nhà thầu thi công) File/Options/Schedule và bỏ chọn như hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 13 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 8: Xuất kết quả Earned Value Cập nhật Status date cho dự án (Giả sử chọn ngày 20/10/2013) Project/Project Information chọn Status date là 20/10/2013 như hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 14 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD View/Tables/More Tables chọn Earned Value được kết quả như sau: Nhận xét: - Đối với công tác Cốp pha, theo cập nhật rút ngắn được 1 ngày nên có: EAC = 4.113.000đ BAC = 4.750.000đ VAC = BAC – EAC = 4.750.000 – 4.113.000 = 640.000 Tức là tiết kiệm được 640.000đ do làm nhanh công việc 1 ngày - Tương tự đối với công tác Cốt thép tốn thêm 1.280.000đ do làm chậm tiến độ 1 ngày Để xem 2 giá trị SPI và CPI ta phải chèn thêm 2 cột vào bằng cách chọn nhấp vào Add new column, khi đó sẽ sổ ra 1 danh sách và chúng ta chọn SPI và CPI Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 15 Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Từ kết quả trên, ta thấy đối với Phần móng vào thời điểm cập nhật (tức ngày 20/10/2013) dự án phần móng đã vượt chi phí kế hoạch CPI là 0.98, chậm tiến độ SPI = 0.58. Chỉ số chi phí tiến độ: CSI = CPI*SPI = 0.98*0.58 = 0.5684 <1. Do đó nhà thầu thi công cần có biện pháp để điều chỉnh dự án của mình. Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 16