Tài liệu Kiểm soát chi phị dự án bằng phương pháp giá trị đạt được

Chuyên đề : QUAÛN LYÙ CHI PHÍ Taùc giaû: TS. Löông Ñöùc Long Ñaïi hoïc Baùch Khoa TPHCM Khoa Kyõ Thuaät Xaây Döïng. [email protected] TS.LUONG DUC LONG 1 KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ DÖÏ AÙN: PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC (EARNED VALUE METHOD) TS. LUONG DUC LONG 2 Sự cần thiết của phương pháp giá trị đạt được (Earned Value Method- EVM) ƒVấn đề đánh giá quản lý chi phí thực hiện dự án không chính xác thường xảy ra: khi chi phí và tiến trình thực hiện được báo cáo tách rời. Ví dụ: Đồ thị báo cáo chi phí-thời gian Từ đây, có thể có kết luận là dự án đang tiết kiệm chi phí, vì theo kế hoạch ta dùng 50%, nhưng thực tế ta chỉ dùng 45%. Việc dự đoán dường như tốt cho dự án để hoàn thành dưới ngân quỹ ? Chi phí 100% Chi phí 75% 50% 50% 45% 50% Thôøi ñieåm caäp nhaät 0% 25% 50% TS. LUONG DUC LONG 75% 100% Thôøi gian 3 Sự cần thiết (tt) ƒHình ảnh khi báo cáo tiến trình thực hiện -thời gian. Từ đây, có thể có kết luận là dự án đang chậm tiến độ, vì theo kế hoạch ta dùng 50% khối lượng, nhưng thực tế ta chỉ làm được dùng 40% khối lượng. Dự đoán là dự án để bị kéo dài. ƒCái gì xảy ra nếu 2 đồ thị trên được tích hợp lại, dự án đã làm được 50% thời gian và dùng 45% chi phí, nhưng chỉ đạt được 40% khối lượng? ƒSự phân tích => dự án không chỉ chậm tiến độ mà còn vượt chi phí. Từ đó đưa ra một dấu hiệu rõ ràng cho Giám đốc dự án phải áp dụng nhựng biện pháp quản lý để kiểm soát dự án. Tiến trình -Progress 100% Chi phí 75% 50% 50% 40% 50% Thôøi ñieåm caäp nhaät 0% 25% TS. LUONG DUC LONG 50% 75% 100% Thôøi gian 4 Sự cần thiết (tt) ƒVí dụ này chỉ ra sự cần thiết để tích hợp việc quản lý chi phí và quản lý thời gian, tiến độ. ƒDựa vào thông tin chi phí riêng rẽ (không tích hợp với thông tin về tiến trình thực hiện) giám đốc dự án có thể mắc sai lầm khi đánh giá dự án. ƒKhi kích thước dư án lớn và phức tạp. Nhu cầu 1 phương pháp tích hợp cả quản lý chi phí và tiến trình cho việc đo lường sự thực hiện dự án gia tăng. Chúng ta cần biết khi nào những biện pháp quản lý cần dùng đến, dùng nơi nào, và dùng với mức độ ra sao. Earned Value Method sẽ cung cấp cho chúng ta những thông tin về dự án và những dự đoán về tương lai dự án một cách hữu hiệu. TS. LUONG DUC LONG 5 1.Giôùi thieäu : PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC ƒ ƒ ƒ Kiểm soát chi phí bao gồm tìm hiểu “tại sao” lại có sự thay đổi cả tích cực và tiêu cực. Nó phải được kết hợp thống nhất với các quá trình kiểm soát khác như: quy mô dự án, tiến độ dự án, chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát khác trong dự án ... Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm: 1. Xác định đường chi phí cơ bản của dự án, 2. Giám sát theo dõi chi phí thực tế, 3. Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đế việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản, 4. Thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi được phép. TS. LUONG DUC LONG 6 1.Giôùi thieäu : PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC ƒ Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận. ƒ Trong phương pháp Earned Value Method (Phương pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm. ƒ Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý,.... ) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm. TS. LUONG DUC LONG 7 1.Giôùi thieäu : PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC ƒ Earned Value (EV) là giá trị của công việc đã hoàn thành. ƒ EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ với keá hoaïc ban ñaàu (keá hoaïch cô sôû –Baseline schedule) ƒ Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án ( Dự án vượt chi phí ? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?). ƒ Phöông phaùp giaù trò ñaït ñöôïc (Earned Value methodEVM) ñöôïc duøng ñeå ñaùng giaù toång theå hieäu quaû thöïc hieän cuûa döï aùn taïi thôøi ñieåm xem xeùt. TS. LUONG DUC LONG 8 1.Giôùi thieäu : PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC ƒEVM ñöôïc thöïc thi baèng vieäc phaân tích chi phí vaø tieán ñoä thöïc hieän vôùi keá hoaïc ban ñaàu (keá hoaïch cô sôû – Baseline schedule) ƒGiaù trò ñaït ñöôïc BCWP (Budget Cost for Work Performed) cuûa coâng vieäc ñöôïc tính baèng caùch nhaân phaàn traêm khoái löôïng coâng vieäc ñaõ thöïc hieän cho tôùi thôøi ñieåm hieän taïi vôùi chi phí döï truø (BAC) ñeå thöïc hieän phaàn vieäc ñoù. Giaù trò naøy goïi laø chi phí döï truø ñeå thöïc hieän phaàn vieäc ñaõ ñöôïc laøm xeùt ñeán thôøi ñieåm caäp nhaät. ƒBAC= Chi phí dự trù để hoàn thành dự án theo kế hoạch(Budged At Completion - BAC). BAC là ước lượng chi phí ban đầu, là ngân quỹ được dùng để hoàn thành công việc. TS. LUONG DUC LONG 9 Ví duï 1: Chí phí döï truø ñeå hoaøn thaønh 1 haïng muïc trong 9 ngaøy laø 1500 USD. Hoâm nay laø ngaøy thöù 9 ñaõ thöïc hieän caùc phaàn vieäc cuûa haïng muïc. Tuy nhieân ñeán luùc naøy môùi chi phí heát 1350USD vaø öôùc löôïng chæ thöïc hieän ñöôïc 2/3 khoái löôïng coâng vieäc. BCWP= 2/3*1500=1000USD. Ví duï 2: Chí phí döï truø ñeå hoaøn thaønh 1 haïng muïc trong 9 ngaøy laø 1500 USD. Hoâm nay laø ngaøy thöù 8 ñaõ thöïc hieän caùc phaàn vieäc cuûa haïng muïc. Luùc naøy chi phí thöïc teá laø 1350USD vaø öôùc löôïng chæ thöïc hieän ñöôïc 2/3 khoái löôïng coâng vieäc. BCWP= 2/3*1500=1000 USD. ƒBaát keå nhaø thaàu laøm nhö theá naøo. Soá tieàn nhaø thaàu nhaän ñöôïc töø CÑT cho phaàn vieäc ñaõ laøm chæ laø BCWP. TS. LUONG DUC LONG 10 2. Caùc kyù hieäu trong phöông phaùp EVM ƒBCWS = Chi phí theo kế hoạch (Budget Cost for Work Scheduled-BCWS). BCWS được lấy bằng giá trị chi phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo tiến độ ban đầu. ƒBCWP= Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện ( tiền nhà thầu sẽ được CĐT chi trả) (Budget Cost for Work Performed – BCWP) ƒACWP= Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost for Work Performed – ACWP) ƒBAC= Chi phí để hoàn thành dự án theo kế hoạch(Budged At Completion BAC) ƒEAC= Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế (Estimated At Completion - EAC) ƒCV= Chênh lệch chi phí (Cost Variance – CV) ƒSV= Chênh lệch tiến độ về khối lượng (Schedule Variance - SV) ƒVAC= Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án (Variance At Completion – VAC) TS. LUONG DUC LONG 11 3. Đo lường chi phí thực hiện dự án? ƒSo saùnh giaù trò ñaït ñöôïc BCWP vôùi ACWP (chi phí thöïc teá Actual Cost for Work Performed) ñeå ñaùnh giaù hieäu quaû söû duïng chi phí (vöôït chi phí, hay tieát kieäm chi phí) ƒCV (Cost Variance) cheânh leäch chi phí = söï khaùc nhau giöõa chi phí thöïc hieän coâng vieäc ñeán thôøi ñieåm caäp nhaät (BCWP) vaø chi phí thöïc teá thöïc hieän coâng vieäc (ACWP). Neáu CV aâm laø vöôït chi phí vaø ngöôïc laïi ƒVí duï 1 (tieáp theo) => CV = BCWP -ACWP =10001350=-350 => Vöôït chi phí TS. LUONG DUC LONG 12 4. Đo lường khối lượng thực hiện dự án? ƒSo saùnh giaù trò ñaït ñöôïc BCWP vôùi BCWS (chi phí öôùc tính thöïc hieän phaàn vieäc phaûi ñöôïc thöïc hieän ñuùng nhö keá hoaïch ñeán thôøi ñieåm xeùt- Budget Cost For Work Schedule) ñeå ñaùnh giaù hieäu veà maët khoái löôïng thöïc hieän ( vöôït khoái löôïng, hay chaäm khoái löôïng) ƒ SV (Schedule variance) = cheânh leäch veà maët khoái löôïng coâng vieäc => SV=BCWP- BCWS. ƒNeáu SV <0 => chöa ñaït ñuû khoái löôïng coâng vieäc theo keá hoaïch. Ngöôïc laïi ƒVí duï 1 (tt): BCWS=1500 (ñaõ thöïc hieän xong ngaøy thöù 9), BCWP=1000 => SV = BCWP-BCWS=1000-1500=-500 => Chaäm khoái löôïng. ƒVí duï 2 (tt): BCWS=(8/9)*1500 = 1333 (ñaõ thöïc hieän xong ngaøy thöù 8), BCWP=1000 => SV = BCWP-BCWS=1000-1333=333 => Chaäm khoái löôïn g. TS. LUONG DUC LONG 13 5. Đo lường thời gian thực hiện dự án? ƒSo saùnh STWP (thôøi gian döï truø ñeå thöïc hieän phaàn vieäc ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh - Scheduled Time for Work Performed) vaø ATWP (Thôøi gian thöïc söï thöïc hieän phaàn vieäc ñoù - Actual Time for Work Performed) ñeå ñaùnh giaù hieäu veà maët thôøi gian thöïc hieän (chaäm tieán ñoä, hay nhan tieán ñoä) TV (Time Variance ) = STWP- ATWP ƒTV <0 => Chaäm tieán ñoä. Ngöôïc laïi ƒVí duï 1(tt). STWP=2/3*9=6; ATWP=9; TV=STWP-ATWP=-3 (chaäm tieán ñoä 3 ngaøy) ƒVí duï 2 (tt) STWP=2/3*9=6; ATWP=8; TV=STWP-ATWP=-2 (chaäm tieán ñoä TS. LUONG DUC LONG 14 2 ngaøy) 6. Ñaùnh giaù tình traïng toång theå cuûa döï aùn ƒChæ soá chi phí CPI (Cost Performance Index) = BCWP/ ACWSP>1 thì coù lôïi ƒChæ soá tieán ñoä SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/ BCWS >1 thì coù lôïi ƒCuõng coù khi chæ soá naøy thì toát nhöng chæ soá khi thì khoâng toát. (VD: Döï aùn vöôït tieán ñoä nhöng chi phí laïi söû duïng cao hôn chi phí döï truø, hay ngöôïc laïi) ƒKeát hôïp caû hai chæ soá CPI vaø SPI => chæ soá phaûn aùnh tình traïng toång theå cuûa döï aùn goïi laø chi soá chi phí tieán ñoä (CSI) CSI= CPI*SPI CSI>1 => Tình traïng döï aùn laø chaáp nhaän ñöôïc CSI<1=> DÖÏ aùn ñang coù vaán ñeà TS. LUONG DUC LONG 15 ƒVí duï 1 (tt) nhö treân: Chí phí döï truø ñeå hoaøn thaønh 1 haïng muïc trong 9 ngaøy laø 1500 USD. Hoâm nay laø ngaøy thöù 9 ñaõ laøm coâng taùc. Tuy nhieân ñeán luùc naøy môùi chi phí heát 1350USD vaø öôùc löôïng chæ thöïc hieän ñöôïc 2/3 khoái löôïng coâng vieäc. BCWP= 2/3*1500=1000USD. CV= 1000-1350=-350 SV= BCWP-BCWS =1000-1500=-500 CPI=BCWP/ACWP=1000/1350= 0.74 SPI=BCWP/BCWS=1000/1500=0.67 CSI=CPI*SPI=0.49 KL: Ñeán thôøi ñieåm caäp nhaät, döï aùn ñaõ hoaøn thaønh ñöôïc phaàn vieäc ít hôn phaàn vieäc phaûi laøm theo keá hoaïch, vôùi chi phí cao hôn chi phí döï truø => Döï aùn ñaùng baùo ñoäng, caàn coù nhöõng bieän phaùp höõu hieäu ñeå giaûi quyeát. TS. LUONG DUC LONG 16 Các đường cong trong phương pháp EVM TS. LUONG DUC LONG 17 7. Caùc tröôøng hôïp coù theå xaûy ra khi xem xeùt döï aùn a. Trường hợp CV>0, SV>0 b. Trường hợp CV>0, SV<0 c. Trường hợp CV<0, SV>0 d. Trường hợp CV<0, SV<0 TS. LUONG DUC LONG 18 a. Trường hợp CV>0, SV>0 Cho tôùi thôøi ñieåm caäp nhaät, coâng taùc (hoaëc taäp coâng taùc/ moät döï aùn) thöïc hieän vôùi chi phí ít hôn chi phí döï truø (ACWPBCWS) Chi phí BCWP ACWP 0 CV>0- Cheânh leäch chi phí BCWS SV > 0- Cheânh leäch khoái löôïng Thôøi ñieåm caäp nhaät ACWP BCWP BCWS Thôøi gian TS. LUONG DUC LONG 19 b. Trường hợp CV>0, SV<0 Cho tôùi thôøi ñieåm caäp nhaät, coâng taùc (hoaëc taäp coâng taùc/ moät döï aùn) thöïc hieän vôùi chi phí ít hôn chi phí döï truø (do ACWP< BCWP) vaø ñaõ hoaøn taát phaàn vieäc ít hôn so vôùi phaàn vieäc laøm theo keá hoaïch (BCWP0 - Cheânh leäch chi phí Thôøi gian Thôøi ñieåm caäp nhaät TS. LUONG DUC LONG 20