Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn quốc vinh

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUỐC VINH SINH VIÊN THỰC HIỆN MÃ SINH VIÊN CHUYÊN NGÀNH HÀ NỘI – 2014 : AN THUỲ LINH : A17341 : KẾ TOÁN BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUỐC VINH Giáo viên hƣớng dẫn :ThS. Nguyễn Thanh Huyền Sinh viên thực hiện : An Thuỳ Linh Mã sinh viên : A17341 Chuyên ngành : Kế toán HÀ NỘI – 2014 Thang Long University Library LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập, với kinh nghiệm thực tế vẫn còn hạn chế nên quá trình thực hiện khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót; nhưng với sự giúp đỡ, đóng góp của thầy cô và các anh chị phòng kế toán công ty TNHH Quốc Vinh đã giúp bài làm của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các quý thầy, cô trong khoa Kinh tế - Quản lý trường Đại học Thăng Long, đặc biệt là cô giáo Th.s Nguyễn Thanh Huyền và các cán bộ phòng kế toán công ty TNHH Quốc Vinh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và chỉ bảo em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác. Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này! Sinh viên An Thuỳ Linh Thang Long University Library MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT .................................................................1 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất ...........................................................................................................1 1.1.1. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất ........................1 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ...................................................................1 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán ....................................................................................2 1.2. Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ................................................3 1.2.1. Phân loại ........................................................................................................3 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu...............................................................................4 1.2.2.1. Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho ........................................4 1.2.2.2. Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho .........................................5 1.3. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu .......................................................6 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng .............................................................................7 1.3.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 7 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ......................................................................9 1.4.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ........................................................................................................................9 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng...................................................................................9 1.4.1.2. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu ..................................................10 1.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ .....16 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng.................................................................................16 1.4.2.2. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu ..................................................17 1.4.3. Tổ chức sổ sách kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo các hình thức kế toán .........................................................................................................................18 1.4.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung ........................................................18 1.4.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái ......................................................19 1.4.3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ ......................................................20 1.4.3.4. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ ................................................21 1.4.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính ......................................................22 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC VINH ...................................................23 2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất tại Công ty TNHH Quốc Vinh .................................................................................................................23 2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty TNHH Quốc Vinh ........................................................................................................................23 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ..........................................24 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Quốc Vinh .........25 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán .........................................................25 2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán .......................................................26 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Quốc Vinh .................................................................................................................27 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty TNHH Quốc Vinh ........................27 2.2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế của Công ty TNHH Quốc Vinh ........................................................................................................................28 2.2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu .....................................................................28 2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu ......................................................................28 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Quốc Vinh ................30 2.2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Quốc Vinh .............44 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC VINH.................................49 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty TNHH Quốc Vinh ...........................................................................................................................49 3.1.1. Những ưu điểm trong tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty ..........49 3.1.2. Một số tồn tại trong tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty ..............51 3.2. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu .................................................................52 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán ....................................................................52 3.2.2. Kiến nghị về quản lý chi phí nguyên vật liệu .............................................54 3.2.3. Kiến nghị về hình thức kế toán trên máy tính ............................................55 3.2.4. Kiến nghị về tài khoản .................................................................................55 3.2.5. Kiến nghị về lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu .................................56 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO Thang Long University Library DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ TNHH Trách nhiệm hữu hạn KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kiểm kê định kỳ NVL Nguyên vật liệu GTGT Giá trị gia tăng TTĐB Tiêu thụ đặc biệt NK Nhập khẩu SXKD Sản xuất kinh doanh XDCB Xây dựng cơ bản SCL Sửa chữa lớn QLDN Quản lý doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định CKTM Chiết khấu thương mại TK Tài khoản TP HCM Thành phố Hồ Chí Minh BHXH Bảo hiểm xã hội BHLĐ Bảo hiểm lao động TGNH Tiền gửi ngân hàng CCDC Công cụ dụng cụ CBCNV Cán bộ công nhân viên DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, CÔNG THỨC Trang Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song ...8 Sơ đồ 1.2: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ......... 15 Sơ đồ 1.3: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ .......17 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán Nhật ký chung ..... 18 Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái... 19 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ ... 20 Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ ......................................................................................................21 Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức kế toán trên máy vi tính 22 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Quốc Vinh ...........................................24 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Quốc Vinh ...............................25 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán ....................................................................27 Bảng 2.1: Giấy đề nghị duyệt mua vật tư ......................................................................31 Bảng 2.2 : Đơn đặt hàng mua NVL Công ty XNK & ĐTXD Hoàng Anh ...................32 Bảng 2.3: Hoá đơn giá trị gia tăng của Công ty XNK & ĐTXD Hoàng Anh...............33 Bảng 2.4: Biên bản kiểm nghiệm NVL của Công ty XNK & ĐTXD Hoàng Anh .......34 Bảng 2.5: Phiếu nhập kho ..............................................................................................35 Bảng 2.6: Giấy đề nghị xuất kho ...................................................................................36 Bảng 2.7: Phiếu xuất kho...............................................................................................37 Bảng 2.8: Giấy đề nghị xuất ..........................................................................................38 Bảng 2.9: Phiếu xuất kho...............................................................................................39 Bảng 2.10: Hoá đơn GTGT Công ty TNHH Quốc Vinh .............................................40 Bảng 2.11: Thẻ kho thanh Profile Shide .......................................................................41 Bảng 2.12: Sổ chi tiết nguyên vật liệu ...........................................................................43 Bảng 2.13: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu ........................................44 Bảng 2.14: Bảng kê ghi nợ TK 152 ...............................................................................45 Bảng 2.15: Bảng kê ghi có TK 152 ...............................................................................46 Bảng 2.16: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu .......................................47 Bảng 2.17: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu ........................................47 Bảng 2.18: Sổ cái ...........................................................................................................48 Bảng 3.1: Bảng phân bổ nguyên vật liệu .......................................................................53 Bảng 3.2: Phiếu báo vật tư còn lại .................................................................................54 Thang Long University Library LỜI MỞ ĐẦU Kinh tế thị trường luôn gắn liền với cạnh tranh. Muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết cách chiến thắng các đối thủ cạnh tranh của mình. Để đạt được mục tiêu ấy, mỗi doanh nghiệp có những hướng đi khác nhau, những giải pháp khác nhau và sử dụng những công cụ khác nhau. Thực tế cho thấy, để tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường ngoài việc nâng cao chất lượng, đa dạng hoá mẫu mã sản phẩm, phương thức phục vụ khách hàng…, thì điều đặc biệt quan trọng là phải tìm cách tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm tạo lợi thế cạnh tranh về giá bán. Để đạt mục đích đó thì doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý mọi yếu tố có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh để đảm bảo việc thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mọi sản phẩm vật chất đều được cấu thành từ vật liệu, vật liệu là yếu tố cơ bản đầu tiên không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Do đó muốn tối đa hoá lợi nhuận bên cạnh việc sử dụng đúng loại nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng doanh nghiệp phải biết sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu. Hơn nữa, vật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho do đó việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đúng, đủ và kịp thời cho sản xuất đồng thời kiểm tra, giám sát được việc chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu dự trữ, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu. Như vậy, có thể nói công tác kế toán nguyên vật liệu chặt chẽ và khoa học sẽ cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các thành phần kế toán khác trong công tác kế toán ở doanh nghiệp. Xuất phát tự những lý do trên, đồng thời qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Quốc Vinh, em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty. Từ những nhận thức đó nên em đã chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Quốc Vinh”. Khoá luận gồm có 3 chương: Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Quốc Vinh. Chƣơng 3: Phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Quốc Vinh. CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Vật liệu theo quan điểm của Mác là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào. Theo Mác, tất cả những vật thể thiên nhiên xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động nhưng không phải đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thường chiếm tỉ trọng lớn trong quá trình sản xuất ra sản phẩm mới. Do vậy, có thể nói rằng nguyên vật liệu đối với sản xuất và trong doanh nghiệp sản xuất là quan trọng và không thể thiếu. Chi phí về vật liệu luôn chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành của sản phẩm. Vì vậy, nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chất lượng sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lực hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong nền kinh tế thị trường, kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các doanh nghiệp đều hướng tới. Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cụ thể: Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại. Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. 1 Thang Long University Library Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu phải quan tâm tới việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của nguyên vật liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ. Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tối đa và định mức dự trữ tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều. Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy, ở khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng. Trong thực tế vẫn còn có nhiều doanh nghiệp để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ở các khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu. Vậy nên, để quản lý tốt nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và số biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí và tính giá thành của sản phẩm. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là việc rất cần thiết và không thể thiếu do vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 2 1.2. Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1. Phân loại Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá khác nhau, có công dụng và mục đích sử dụng khác nhau, đồng thời chúng cũng được bảo quản ở nhiều kho bãi và được sử dụng ở các bộ phận khác nhau. Do vậy, yêu cầu đặt ra với người quản lý là phải nắm bắt được tình hình biến động từng loại nguyên vật liệu trong đơn vị. Muốn vậy, người quản lý cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định. Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như xi măng, sắt thép, gạch, ngói… ở các doanh nghiệp xây dựng; bông trong công nghiệp kéo sợi; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp... Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng lao động được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm. - Vật liệu phụ là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường. - Nhiên liệu là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu… phục vụ cho phương tiện vận tải. - Phụ tùng thay thế là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn, hay phế liệu thu hồi được từ việc thanh lý tài sản cố định. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. 3 Thang Long University Library Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng,… - Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên tặng. Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, doanh nghiệp còn cần phải lập sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu để liệt kê toàn bộ các nhóm, thứ nguyên liệu, vật liệu... Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tuỳ theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Các doanh nghiệp thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư. Danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý từng loại vật tư. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu 1.2.2.1. Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Vật liệu trong doanh nghiệp được đánh giá theo trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Theo phương pháp này, trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá trị của chúng trong từng trường hợp được xác định như sau: - Nhập kho do mua ngoài: Trị giá thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại người bán. 4 Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án… thì bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán). - Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá thực tế nhập kho là giá thành sản xuất hợp lý của nguyên vật liệu tự gia công chế biến. - Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế nhập kho bao gồm giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh định giá cộng các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá thực tế nhập kho là giá trị hợp lý của nguyên vật liệu cộng các chi phí khác phát sinh. 1.2.2.2. Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Vì vậy rất khó xác định được ngay giá nguyên vật liệu xuất kho trong mỗi lần nhập. Nhiệm vụ của kế toán là phải tính toán chính xác giá xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong các phương pháp sau để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: - Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô. - Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền được tính theo công thức: Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân NVL 5 Thang Long University Library Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo 2 cách: + Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này đơn giản, thích hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Tuy nhiên độ chính xác không cao, công việc bị dồn lại vào cuối kỳ. + Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này chính xác, vừa cập nhật được thường xuyên về tình hình biến động về giá của vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ. Tuy nhiên nhược điểm là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 1.3. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp để tăng cường quản lý vật liệu. 6 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT) - Hoá đơn GTGT- MS 01 GTKT- LN Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài ra các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: - Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT) - Phiếu vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT) Mọi chứng từ kế toán phải dược tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng ở đơn vị quy định, nhằm phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ cho các cá nhân, bộ phận liên quan. 1.3.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song - Tại kho: Phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu về mặt lượng. Hàng ngày, thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập-xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu cả về mặt lượng và giá trị. 7 Thang Long University Library Kế toán mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo từng danh điểm nguyên vật liệu tương ứng đã ghi ở thẻ kho. Kế toán khi nhận chứng từ nhập-xuất của thủ kho gửi lên, kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết nguyên vật liệu. Mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập – xuất – tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiến hành đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hằng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ - Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm vật liệu một cách chính xác, nhanh chóng. 8 - Nhược điểm: + Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư) + Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. - Điều kiện áp dụng: + Đối với kế toán thủ công: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên. + Đối với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có chủng loại vật liệu nhiều, các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất thường xuyên. 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1.4.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp KKTX: Là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trên cơ sở kế toán. Phương pháp KKTX dùng cho các tài khoản kế toán tồn kho nói chung và các tài khoản vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hoá. Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán được xác định bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán. 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu. Kết cấu của TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 152 Có + Giá thực tế NVL nhập kho + Giá thực tế NVL xuất kho + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê + Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán, chiết khấu thương mại được hưởng + Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê SDCK: Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ TK 152 được mở thành các tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3…. để kế toán chi tiết theo từng loại vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Phụ tùng thay thế TK 1524 - Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 - Vật liệu khác 9 Thang Long University Library Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đƣờng Tài khoản này phản ánh trị giá thực tế các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bãi bến hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho (chờ kiểm kê). Kết cấu của TK 151 - Hàng mua đang đi đường Nợ TK151 Có + Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi + Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường tăng đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hoặc cho khách hàng SDCK: Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa về nhập kho đơn vị) Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, ….. 1.4.1.2. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu a) Kế toán tăng nguyên vật liệu - NVL thu mua nhập kho + Hàng và chứng từ cùng về, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Giá thực tế NVL nhập kho Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331… -Tổng giá thanh toán + Hàng chưa về nhưng chứng từ đã về: Kế toán lưu vào cặp hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi vào TK 152 tương tự như trên Nếu đến cuối tháng NVL vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn: Nợ TK 151 - Giá thực tế NVL đang đi đường Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331…. - Tổng giá thanh toán 10 Sang tháng sau, khi NVL về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 - Giá thực tế NVL nhập kho Có TK 151 + Hàng đã về nhưng chứng từ chưa về, căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 - Giá tạm tính Có TK 111, 112, 331 - Giá tạm tính Khi chứng từ về, căn cứ vào hoá đơn: - Nếu giá tạm tính < giá thực tế, kế toán ghi bổ sung: Nợ TK 152 - Phần chênh lệch thiếu Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào theo hoá đơn Có TK 111, 112, 331 - Nếu giá tạm tính > giá thực tế: Xoá sổ bút toán nhập kho NVL theo giá tạm tính: Nợ TK 111, 112, 331 - Giá tạm tính Có TK 152 - Giá tạm tính Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Giá thực tế NVL nhập kho Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá thanh toán - Trường hợp nhập khẩu vật liệu, hàng hoá: Doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Có TK 333(3333,3332) - Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 (33312) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp - Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá vật tư do được hưởng các khoản chiết khấu thương mại: Nợ TK 331, 111, 112 - Tổng giá thanh toán Có TK 152 - (Chiết khấu thương mại, trị giá hàng mua bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán) Có TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 11 Thang Long University Library