Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh thương mại và sản xuất giày dép lương sơn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & SẢN XUẤT GIÀY DÉP LƢƠNG SƠN SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ MAI MÃ SINH VIÊN : A17425 CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN HÀ NỘI – 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & SẢN XUẤT GIÀY DÉP LƢƠNG SƠN Giáo viên hƣớng dẫn Sinh viên thực hiện Mã sinh viên Chuyên ngành : Th.S Vũ Thị Kim Lan : Nguyễn Thị Mai : A17425 : Kế toán HÀ NỘI – 2013 Thang Long University Library LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong bộ môn Kế toán, Trường Đại học Thăng Long đã có những bài giảng hay và bổ ích, giúp em vận dụng những kiến thức chuyên môn đó vào bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo – Th.S Vũ Thị Kim Lan đã hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này. Trong quá trình nghiên cứu và viết khóa luận, với sự chỉ bảo tận tình của cô, em đã giải đáp được nhiều thắc mắc và khó khăn còn mắc phải về kiến thức trên sách vở cũng như thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp hiện nay. Không những vậy, cô còn chỉ bảo cho em những kiến thức quý báu hay những kinh nghiệm mà cô đã tích lũy được. Ngoài ra, để thực hiện đề tài khóa luận này, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các cô/chú, anh/chị ở đơn vị thực tập. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH thương mại & sản xuất giày dép Lương Sơn đã tạo điều kiện cho em được thực tập và đã chỉ bảo nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty để hoàn thành bài khóa luận này. MỤC LỤC CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ........................ 1 1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất .. 1 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu ........................................................................... 1 1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu................................................................................................ 1 1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu ................................... 2 1.2.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất................................... 2 1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu............................................................................. 3 1.3. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu ..................................................................... 3 1.3.1. Phân loại nguyên vật liệu ................................................................................................. 3 1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu .................................................................................................... 5 1.3.2.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho ........................................................... 6 1.3.2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho ............................................................ 7 1.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu .............................................................................. 9 1.4.1 Chứng từ sử dụng............................................................................................................... 9 1.4.2 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu ..................................................................... 10 1.4.2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu............................................................... 10 1.4.2.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu ................................................................ 10 1.4.3 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu....................................................... 11 1.4.3.1 Phương pháp thẻ song song ........................................................................ 11 1.4.2.2 Phương pháp sổ số dư ................................................................................. 13 1.4.2.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển...................................................... 14 1.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ......................................................................... 16 1.5.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ......... 16 1.5.1.1 Đặc điểm ....................................................................................................... 16 1.5.1.2 Tài khoản sử dụng ....................................................................................... 16 1.5.1.3 Phương pháp kế toán ................................................................................... 18 1.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ .................... 19 1.5.2.1 Đặc điểm ....................................................................................................... 19 1.5.2.2 Tài khoản sử dụng ....................................................................................... 19 1.5.2.3 Phương pháp kế toán ................................................................................... 20 1.6 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ................................................................... 21 1.6.1 Đặc điểm............................................................................................................................. 21 1.6.2 Tài khoản sử dụng............................................................................................................ 21 1.6.3 Phương pháp hạch toán .................................................................................................. 22 1.7 Các hình thức tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu ............................................... 22 1.7.1 Hình thức Nhật ký chung................................................................................................ 23 Thang Long University Library 1.7.2 Hình thức Chứng từ ghi sổ ............................................................................................. 24 1.7.3 Hình thức Nhật ký – sổ cái.............................................................................................. 25 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & SẢN XUẤT GIÀY DÉP LƢƠNG SƠN ........ 26 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH thƣơng mại & sản xuất giày dép Lƣơng Sơn ... 26 2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty ............................................ 26 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty ............... 27 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty ............................................................. 28 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.................................................................................. 30 2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán................................................................................. 32 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thƣơng mại & sản xuất giày dép Lƣơng Sơn ...................................................................................... 34 2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty ..................................................... 34 2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty.......................................................... 34 2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty .......................................................... 34 2.2.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty ................................................................ 35 2.2.3 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty .............................................................................. 36 2.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho ............................................................. 37 2.2.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho............................................................... 38 2.2.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ....................................................................................... 40 2.2.4.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu............................................................... 40 2.2.4.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu ................................................................ 45 2.2.4.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu ............................................ 48 2.2.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ................................................................................... 52 2.2.5.1 Tài khoản sử dụng ....................................................................................... 52 2.2.5.2 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ...................................................... 52 2.2.5.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu ....................................................... 54 2.2.6 Kiểm kê, lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại Công ty.................................... 55 2.2.6.1 Kiểm kê nguyên vật liệu ............................................................................... 55 2.2.6.2 Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu...................................................... 56 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & SẢN XUẤT GIÀY DÉP LƢƠNG SƠN .................................................................................. 62 3.1 Đánh giá về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty .................................. 62 3.1.1 Ưu điểm .............................................................................................................................. 63 3.1.2 Tồn tại................................................................................................................................. 65 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ..................... 66 DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế GTGT Giá trị gia tăng NVL Nguyên vật liệu PN Phiếu nhập kho PX Phiếu xuất kho SL Số lượng SX Sản xuất TK Tài khoản TM Thương mại TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định TT Thành tiền Thang Long University Library DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Trang Bảng 1.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu .................................................................. 5 Bảng 1.2: Thẻ kho ....................................................................................................... 11 Bảng 1.3: Sổ chi tiết nguyên vật liệu ......................................................................... 12 Bảng 1.4: Sổ số dƣ....................................................................................................... 13 Bảng 1.5: Sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu ............................................................. 15 Bảng 2.1: Bảng nhập – xuất – tồn Da bò thuộc liệu tháng 5 .................................. 38 Bảng 2.2: Bảng tính đơn giá nhập- xuất – tồn Da bò thuộc tháng 5...................... 39 Bảng 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng mua nguyên vật liệu ........................................ 41 Bảng 2.4: Hóa đơn giá trị gia tăng chi phí vận chuyển ........................................... 42 Bảng 2.5: Phiếu nhập kho .......................................................................................... 43 Bảng 2.6: Phiếu chi ..................................................................................................... 44 Bảng 2.7: Phiếu sản xuất ............................................................................................ 46 Bảng 2.8: Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu .................................................... 46 Bảng 2.9: Phiếu xuất kho ........................................................................................... 47 Bảng 2.10: Thẻ kho ..................................................................................................... 49 Bảng 2.11: Sổ chi tiết nguyên vật liệu ....................................................................... 50 Bảng 2.12: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu chính ..................... 51 Bảng 2.13: Biên bản kiểm kê ..................................................................................... 57 Bảng 2.14: Sổ Nhật ký chung..................................................................................... 58 Bảng 2.15: Sổ Cái tài khoản 152................................................................................ 60 Bảng 3.1: Bảng theo dõi nguyên vật liệu phụ ........................................................... 68 Bảng 3.2: Biên bản kiểm nghiệm............................................................................... 70 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song ....... 12 Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ ................ 14 Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển . 15 Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên .......................................................................................................... 18 Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ ... 20 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung ............... 23 Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ ............. 24 Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký – Sổ cái ............. 25 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thƣơng mại và sản xuất giày dép Lƣơng Sơn ......................................................................... 28 Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH thƣơng mại và sản xuất giày dép Lƣơng Sơn .................................................................................. 31 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH thƣơng mại & sản xuất giày dép Lƣơng Sơn ............................ 33 Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập kho nguyên vật liệu ....................................................... 40 Sơ đồ 2.5: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu ........................................................ 45 Thang Long University Library LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế như hiện nay, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau là điều không thể tránh khỏi và nó ngày càng khốc liệt, gay gắt. Họ cạnh tranh nhau để đứng vững trên thương trường, đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng về chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp đạt được cả hai điều này? Doanh nghiệp cần phải giám sát từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng của quá trình sản xuất, từ khi tìm được nguồn thu mua nguyên vật liệu cho đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải thực hiện công tác quản lý, các yếu tố liên quan đến sản xuất đồng bộ, xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Vì vậy, hạch toán kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu được để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, việc sử dụng vật tư, tài sản của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Một trong các phần hành kế toán quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất, đó là kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tốt không chỉ cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất mà còn kiểm tra, giám sát được việc tuân thủ định mức dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đề ra, phát hiện kịp thời và ngăn chặn hiện tượng lãng phí trong sản xuất, để từ đó giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp. Được sự cho phép của ban lãnh đạo Công ty TNHH thương mại và sản xuất giày dép Lương Sơn, em đã có cơ hội tìm hiểu thực trạng tại công ty, em nhận thấy vai trò quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh và sự cần thiết phải quản lý tốt vật liệu. Vì vậy, cùng với sự giúp đỡ của cán bộ kế toán và sự chỉ bảo nhiệt tình của cô giáo – Th.S Vũ Thị Kim Lan, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại & sản xuất giày dép Lương Sơn”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận gồm ba phần chính: Chƣơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thƣơng mại & sản xuất giày dép Lƣơng Sơn Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thƣơng mại & sản xuất giày dép Lƣơng Sơn Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất và tìm hiểu thực trạng tại Công ty TNHH thương mại & sản xuất giày dép Lương Sơn, từ đó đưa ra các đánh giá về thực trạng và đề xuất một số giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại & sản xuất giày dép Lương Sơn. Đối tƣợng nghiên cứu: Nghiên cứu những lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Bên cạnh đó, khoá luận tập trung giải quyết những vấn đề liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại & sản xuất giày dép Lương Sơn để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại & sản xuất giày dép Lương Sơn. Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn ở công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại & sản xuất giày dép Lương Sơn với số liệu minh họa của năm 2012. Thang Long University Library CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất đều phải có ba yếu tố cơ bản, đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Tuỳ vào từng ngành nghề và các doanh nghiệp sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu cũng sẽ khác nhau như: sợi trong doanh nghiệp dệt, hạt nhựa trong doanh nghiệp sản xuất ống nhựa, gỗ trong doanh nghiệp chế biến giấy, mây tre trong doanh nghiệp sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ,… 1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại. Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm (trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết 1 kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. Hơn nữa với xu thế thị trường hiện nay, với những nguồn lực như nhau ở các doanh nghiệp thì việc giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý sẽ đem lại cơ hội cạnh tranh cho doanh nghiệp, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp. Như vậy, nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất. Do vậy việc tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu là điều kiện không thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Nó góp phần tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tăng hiệu quả sử dụng vốn. 1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 1.2.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Mặc dù mỗi doanh nghiệp có tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh riêng nhưng cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nhằm đảm bảo chất lượng cho sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành để từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy, phải quản lý chặt chẽ chi tiết đến từng nhóm, từng loại vật tư, hàng hoá ở từng khâu khác nhau như thu mua, bảo quản dự trữ, sử dụng và phải phản ánh về vật tư, hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị khi nhập, khi xuất và tồn. - Ở khâu thu mua: mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khách nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó phải quản lý cả về mặt số lượng và chất lượng, quy cách, phẩm chất, chi phí mua, giá mua cũng như phải đặt kế hoạch thu mua để đảm bảo việc thu mua theo đúng tiến độ sản xuất. - Ở khâu bảo quản dự trữ: phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, phương tiện cân đo đong đếm thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng vật liệu để tránh hiện tượng hư hỏng, mất mát, ngoài ra còn phải xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu đối với từng loại vật liệu để đáp ứng yêu cầu sản xuất và tiết kiệm chi phí. - Ở khâu sử dụng: phải tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở các định mức và dự toán độc lập nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, giảm giá thành sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Do vậy mỗi một doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh thì việc yêu cầu quản lý là rất quan trọng và nó giúp cho quá trình quản lý, kế toán vật liệu được tốt hơn, thuận lợi hơn và đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác kế toán ở doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn khi góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2 Thang Long University Library 1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu ngoài việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu còn thực hiện công việc giám sát sử dụng vật liệu tránh lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để thực hiện được nhiệm vụ đó, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau: - Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tính toán và phản ánh chính xác giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời để xử lý, hạn chế đến mức tối đa các thiệt hại có thể xảy ra. - Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn định mức tối thiểu, tối đa để ngăn ngừa các trường hợp thiếu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn. - Tham gia kiểm kê, đánh giá hàng tồn kho theo đúng chế độ quy định, xử lý kết quả kiểm kê theo quy định nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tinn kế toán. - Lập các báo cáo về nguyên vật liệu, phân tích, đánh giá tình hình thu mua, thanh toán với nhà cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đưa ra thông tin đầy đủ cho nhà quản trị khi cần thiết. 1.3. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1.3.1. Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu thường gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau với công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiến hành, phân loại vật liệu một cách chi tiết rõ ràng. Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại nguyên vật liệu. 3 Phân loại vật liệu là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và công tác kế toán. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (Bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật liệu chính là những thứ, sau quá trình gia công chế biến sẽ trở thành thực thể chủ yếu của sản phẩm. Ví dụ: Bông trong nhà máy sợi; vải trong nhà máy may,… - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi hình dáng màu sắc, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động…(thuốc nhuộm, thuốc tẩy, xà phòng, giẻ lau…). - Nhiên liệu, năng lượng: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, xăng, dầu, khí đốt,… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,… - Vật liệu và thiết bị xây dựng: Là các loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho lao động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. - Phế liệu: là những vật liệu thu được sau quá trình sản xuất hay khi thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (da, vải vụn, ống nhựa hỏng,…). - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu chưa được kể trên như vật liệu để đóng gói, vận chuyển,… Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm (nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu gián tiếp). - Nguyên vật liệu sử dụng cho nhu cầu khác: phục vụ tại phân xưởng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý. Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: nguyên vật liệu mua ngoài, vật liệu tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh hoặc biếu tặng, cấp phát, phế liệu thu hồi. Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được phân loại căn cứ vào quyền sở hữu: nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp (tự sản xuất, mua ngoài) và không thuộc sở hữu của doanh nghiệp (nhận gia công, nhận giữ hộ). 4 Thang Long University Library Tuy nhiên để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động ở từng loại vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy, các loại nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách tỉ mỉ hơn theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất. Việc phân chia nguyên vật liệu một cách tỉ mỉ trong các doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu và được sự thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Bảng 1.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Loại: Nguyên vật liệu chính. Ký hiệu Nhóm 1521.01 Danh điểm Ký hiệu: 1521 Tên, nhãn hiệu, Đơn vị quy cách NVL tính Đơn giá Ghi chú NVL 1521.01.01 1521.01.02 …….. 1521.02 1521.02.01 1521.02.02 …….. 1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu Tính giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Theo quy định hiện hành tính giá nguyên vật liệu khi nhập kho phản ánh theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Giá thực tế của nguyên vật liệu được hình thành trên các chứng từ hợp lệ chứng minh khoản chi của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. 5 1.3.2.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại được xác định như sau: Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế NVL nhập kho Trị giá mua = ghi trên hoá đơn Thuế nhập khẩu + + (nếu có) Các khoản giảm Chi phí phát sinh khi mua - giá, chiết khấu thương mại (nếu có) Trong đó: - Chi phí phát sinh khi mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi. - Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì không được tính thuế GTGT vào giá thực tế của nguyên vật liệu. - Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc vật tư hàng hoá mua về dùng cho việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến: Trị giá thực tế của NVL gia công nhập kho = Trị giá thực tế của vật liệu xuất đi gia công Chi phí gia công chế biến + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế NVL thuê gia công nhập kho = Trị giá thực tế của vật liệu xuất đi thuê gia công + Chi phí thuê ngoài gia công + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt,… Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh thì trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh giá. Đối với phế liệu thu hồi (nếu có) thì trị giá thực tế sẽ được đánh giá theo giá trị có thể bán hoặc sử dụng được theo thị trường. Đối với nguyên vật liệu vay, mƣợn thì giá thực tế của nguyên vật liệu được tính theo giá trị thị trường của nguyên vật liệu tại thời điểm đó. 6 Thang Long University Library 1.3.2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Để xuất kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh, kế toán cần tính toán giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Điều này phụ thuộc vào loại hình và quy mô của doanh nghiệp để từ đó lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phù hợp và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, độ chính xác còn phụ thuộc vào trình độ của kế toán viên, thủ kho, số lần nhập – xuất nguyên vật liệu. Vì vậy, tính giá nguyên vật liệu xuất kho có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: Phƣơng pháp tính theo giá đích danh Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, ổn định, nhận diện được. Bởi theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trị giữ nguyên như khi nhập vào. Nghĩa là nhập kho với giá nào thì khi xuất kho nguyên vật liệu đó được tính bằng giá nhập kho. Ưu điểm: nhanh chóng tính được giá xuất kho nguyên vật liệu, theo dõi được thời hạn sử dụng của từng lô nguyên vật liệu. Nhược điểm: hệ thống kho của doanh nghiệp phải được tổ chức có trật tự, quy củ thì mới theo dõi được từng lô nguyên vật liệu riêng. Phƣơng pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá trị của nguyên vật liệu được tính theo giá đơn vị bình quân. Trị giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Trong đó: Đơn giá bình quân được tính bằng các cách sau: - Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ. Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ + Số lượng thực tế NVL nhập trong kỳ Ưu điểm: Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ đơn giản, dễ làm, không phụ thuộc vào số lần nhập – xuất nguyên vật liệu. 7 Nhược điểm: độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. - Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập: Phương pháp này thường sử dụng ở các doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu và số lượng nhập kho không nhiều vì cứ sau mỗi lần nhập một nguyên liệu nào đó, kế toán phải tính đơn giá bình quân cho nguyên vật liệu theo công thức: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế NVL tồn sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn sau mỗi lần nhập Ưu điểm: Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm: tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần. Phƣơng pháp nhập trƣớc - xuất trƣớc (FIFO) Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hướng ổn định hoặc có xu hướng giảm. Ưu điểm: nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ gần sát với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ. Nhược điểm: phương pháp này khiến chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh đúng giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Đồng thời, phương pháp này tốn nhiều công sức do phải tính giá riêng cho từng nguyên vật liệu và từng lần xuất khác nhau. Phƣơng pháp nhập sau - xuất trƣớc (LIFO) Phương pháp này giả định những vật liệu được mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên, do vậy giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số nguyên vật liệu mua vào đầu tiên. Khi xuất kho cần xem số lượng xuất là bao nhiêu, sau đó lấy ở lần nhập cuối cùng nếu không đủ số lượng xuất thì mới lấy đến lần nhập trước đó để tính giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp nhập sau – xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng. 8 Thang Long University Library Ưu điểm: trái ngược với phương pháp FIFO, phương pháp này giúp chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời với giá trị thị trường của nguyên vật liệu tại thời điểm xuất kho. Nhược điểm: tốn nhiều công sức do phải tính lại đơn giá cho mỗi lần xuất và cho từng loại nguyên vật liệu. Nếu xu hướng giá cả tăng thì giá trị xuất kho sẽ cao và từ đó giá trị hàng tồn kho sẽ thấp bởi lấy lô hàng nhập sau (giá cao) để xuất trước nên còn lại trong kho là lô hàng có giá thấp. Vì vậy, nó sẽ làm giảm mức lãi trong kỳ. 1.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu. Vật liệu gồm nhiều loại có quy cách phẩm chất khác nhau, đồng thời số lượng từng thứ vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đơn vị sử dụng cũng khác nhau. Do vậy, muốn đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, giám đốc tình hình cung cấp sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả thì tất yếu phải tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. 1.4.1 Chứng từ sử dụng Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu đã được Nhà nước ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 và các văn bản khác của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Theo chế độ hiện hành kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT). - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 05 – VT). - Hoá đơn GTGT (Mẫu 01GTKT – 3LL). - Thẻ kho (Mẫu 06 – VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK – 3LL). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 - VT); Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 – VT), …và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. 9 1.4.2 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu 1.4.2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào nhu cầu về vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, qui cách của nguyên vật liệu và lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập "Phiếu nhập vật tư". Phiếu nhập vật tư lập thành 2 liên (Đối với vật tư mua ngoài), 3 liên (Đối với vật tư tự sản xuất). Thủ kho sau khi nhận vật tư ghi số lượng vào cột thực nhập, ký nhận. - Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ. - Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. - Liên 3 (nếu có): Người nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của người bán được giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán. 1.4.2.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các chứng từ xuất nguyên vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, xuất để làm gì,...). Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận, phân xưởng để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: - Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ. - Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. - Liên 3: Người nhận vật tư giữ. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho". Phiếu này được lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. 10 Thang Long University Library