Tài liệu Khóa luận thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty tnhh sản xuất và thương mại nhật dương

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI NHẬT DƢƠNG SINH VIÊN THỰC HIỆN : ĐỖ THU HÀ MÃ SINH VIÊN : A19661 CHUYÊN NGÀNH : TÀI CHÍNH HÀ NỘI – 2014 BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI NHẬT DƢƠNG Giáo viên hƣớng dẫn : Th.S Trịnh Trọng Anh Sinh viên thực hiện : Đỗ Thu Hà Mã sinh viên : A19661 Chuyên ngành : Tài chính HÀ NỘI – 2014 Thang Long University Library LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy giáo, cô giáo trường Đại học Thăng Long đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt quãng thời gian học tập tại trường. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Trịnh Trọng Anh đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Em cũng xin cảm ơn các cán bộ công nhân viên trong công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Trong quá trình làm bài không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những lời nhận xét, góp ý của các thầy giáo, cô giáo để khóa luận tốt nghiệp của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2014 Sinh viên Đỗ Thu Hà LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác. Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích rõ ràng. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này! Sinh viên Đỗ Thu Hà Thang Long University Library MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP .........................................................................................................1 1.1. Hàng tồn kho của doanh nghiệp ..........................................................................1 1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp .......................................................1 1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp.........................................................1 1.1.3. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp ........................................................2 1.1.4. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp .................................................2 1.2. Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.........................................................3 1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp ..........................................3 1.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp ..................................3 1.2.2.1. Lợi ích và chi phí của việc giữ hàng tồn kho ...................................................3 1.2.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho ..................................................................7 1.2.3. Nội dung quản lý hàng tồn kho ..........................................................................7 1.2.4. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.............15 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI NHẬT DƢƠNG ......................................18 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng ...........18 2.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ..18 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ..19 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty ...............................19 2.1.3.1. Giám đốc ..........................................................................................................19 2.1.3.2. Phó giám đốc ...................................................................................................19 2.1.3.3. Phòng nhân sự.................................................................................................20 2.1.3.4. Phòng hành chính tổng hợp ...........................................................................20 2.1.3.5. Phòng tài chính – kế toán ...............................................................................20 2.1.3.6. Bộ phận bán hàng ...........................................................................................20 2.1.4. Khái quát về ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương.............................................................................................21 2.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng giai đoạn 2011 – 2013. .....................................................22 2.2.1. Tình hình doanh thu – chi phí – lợi nhuận giai đoạn 2011 – 2013 của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ...........................................................22 2.2.2. Tình hình tài sản – nguồn vốn giai đoạn 2011 – 2013 của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ...............................................................................30 2.2.3. Phân tích một số chỉ tiêu tài chính căn bản của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương.............................................................................................36 2.2.3.1. Chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán .........................................................36 2.2.3.2. Chỉ tiêu đánh giá hiệu suất sử dụng tài sản ..................................................38 2.2.3.3. Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời ...............................................................39 2.3. Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng...........................................................................................................41 2.3.1. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương.............................................................................................41 2.3.2. Phân loại hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương............................................................................................................................41 2.3.3. Đặc điểm hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương............................................................................................................................41 2.3.4. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ..................................................................................................................42 2.3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương.............................................................................................45 2.3.6. Những ưu điểm, tồn tại trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ...........................................................50 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI NHẬT DƢƠNG ........................................................................................................................ 52 3.1. Biện pháp khắc phục tồn tại trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng......................................................52 3.2. Áp dụng các mô hình tồn kho để tính lƣợng đặt hàng tối ƣu của công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng năm 2011, 2012, 2013 ....................53 Thang Long University Library 3.2.1. Áp dụng mô hình EOQ tính lượng đặt hàng tối ưu của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương năm 2011, 2012, 2013 ..........................................53 3.2.2. Áp dụng mô hình POQ tính lượng đặt hàng tối ưu của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương năm 2011, 2012, 2013 ..........................................56 3.2.3. Áp dụng mô hình QDM tính lượng đặt hàng tối ưu của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương năm 2011, 2012, 2013 ..........................................57 3.2.4. Nhận xét .............................................................................................................63 KẾT LUẬN DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ DTT Doanh thu thuần GVHB Giá vốn hàng bán HTK Hàng tồn kho NXB Nhà xuất bản PGS. Phó giáo sư PTKH Phải thu khách hàng PTNB Phải trả người bán SL Số lượng Th.S Thạc sĩ TNHH Trách nhiệm hữu hạn TS. Tiến sĩ TSLĐ Tài sản lưu động Thang Long University Library DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, CÔNG THỨC Hình 1.1. Mô hình chu kỳ đặt hàng dự trữ EOQ .............................................................8 Hình 1.2. Mô hình chi phí theo EOQ ............................................................................ 10 Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương .......19 Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ................................................................................................................... 42 Bảng 2.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh .........................................................22 Bảng 2.2. Bảng cân đối kế toán .....................................................................................30 Bảng 2.3. Khả năng thanh toán của công ty TNHH ......................................................36 Bảng 2.4. Hiệu suất sử dụng tài sản của công ty TNHH ...............................................38 Bảng 2.5. Khả năng sinh lời của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Nhật Dương ............................................................................................................................39 Bảng 2.6. Số lượng hàng hóa đặt mua từ nhà cung cấp năm 2011, 2012, 2013 ...........43 Bảng 2.7. Số lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng năm 2011, 2012, 2013 ......43 Bảng 2.8. Số lượng hàng hóa nhập kho năm 2011, năm 2012, năm 2013 ....................44 Bảng 2.9. Số lượng hàng hóa lưu kho năm 2011, năm 2012, năm 2013 ......................44 Bảng 2.10. Số lượng hàng hóa xuất kho năm 2011, năm 2012, năm 2013 ...................45 Bảng 2.11. Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ năm 2011, năm 2012, năm 2013 ..............45 Bảng 2.12. Hệ số quay vòng hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ............................................................................................................45 Bảng 2.13. Thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ..........................................................................................46 Bảng 2.14. Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ............................................................................................................47 Bảng 2.15. Khả năng sinh lời hàng tồn kho của công ty TNHH...................................48 Bảng 2.16. Chu kỳ vận động tiền mặt của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ...................................................................................................................49 Bảng 3.1. Nhu cầu hàng tồn kho năm 2011, 2012, 2013 của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương ..........................................................................................54 Bảng 3.2. Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày năm 2011, 2012, 2013 ..............................54 Bảng 3.3. Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng năm 2011, 2012, 2013 .........................54 Bảng 3.4. Tổng chi phí lưu kho năm 2011, 2012, 2013 ................................................55 Bảng 3.5. Chi phí lưu kho đơn vị năm 2011, 2012, 2013 .............................................55 Bảng 3.6. Lượng đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn đặt hàng tối ưu theo mô hình POQ .......55 Bảng 3.7. Lượng đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn đặt hàng tối ưu theo mô hình POQ .......57 Bảng 3.8. Tỷ lệ chiết khấu thương mại công ty được hưởng từ nhà cung cấp khi mua hàng với số lượng lớn ....................................................................................................58 Bảng 3.9. Giá mua hàng đơn vị năm 2011, 2012, 2013 ................................................58 Bảng 3.10. Các mức giá mua đầu vào khác nhau khi công ty mua hàng với số lượng lớn ..................................................................................................................................59 Bảng 3.11. Sản lượng đặt hàng tương ứng với các mức giá khác nhau khi công ty mua hàng với số lượng lớn ....................................................................................................59 Bảng 3.12. Tổng chi phí tồn kho theo các mức sản lượng Q* hợp lý và Q* sau khi điều chỉnh ......................................................................................................................62 Bảng 3.13. Lượng đặt hàng tối ưu thỏa mãn yêu cầu TCmin theo mô hình QDM .......63 Bảng 3.14. Khoảng thời gian dự trữ tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn đặt hàng tối ưu của công ty theo mô hình QDM .................................................................63 Bảng 3.15. Bảng tổng hợp kết quả mức sản lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng trên thực tế của công ty và mức sản lượng đặt hàng tối ưu theo mô hình EOQ, POQ, QDM ....................................................................................................................63 Thang Long University Library LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động quan trọng và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản lưu động của hầu hết doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại. Hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn dự trữ – sản xuất – tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp khi mà hoạt động giữa các giai đoạn này không phải lúc nào cũng diễn ra đồng bộ. Do đó, công tác quản lý hàng tồn kho giữ vai trò then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Công tác quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí liên quan đến hàng tồn kho (chi phí nhân công cho việc bảo vệ và quản lý kho, chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho, chi phí thiệt hại khi không có hàng,…). Ngược lại, công tác quản lý hàng tồn kho yếu kém sẽ làm tăng các chi phí lên quan đến hàng tồn kho từ đó ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương là công ty sản xuất và thương mại chuyên kinh doanh sản phẩm ngành may mặc. Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy rằng công tác quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ quan trọng tuy nhiên trên thực tế công tác này chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của công ty. Do đó, em đã quyết định lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng”. 2. Mục tiêu nghiên cứu  Một là, tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp;  Hai là, phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương;  Ba là, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương;  Bốn là, đưa ra một số giải pháp và áp dụng 3 mô hình tồn kho EOQ, POQ và DQM để xác định mức sản lượng đặt hàng tối ưu cho công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương. 3. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu: Hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản Xuất và Thương mại Nhật Dương;  Phạm vi nghiên cứu:  Phạm vi nội dung: Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho;  Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhật Dương tại cụm công nghiệp Liên Phương, xã Liên Phương, huyện Thường Tín, Hà Nội;  Phạm vi thời gian: Năm 2011, năm 2012, năm 2013. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích số liệu, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp tỷ số. 5. Kết cấu của bài khóa luận: Ngoài lời mở đầu, kết luận, nội dung khóa luận được trình bày trong 3 chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Nhật Dƣơng Thang Long University Library CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp Hàng tồn kho là một bộ phận của TSLĐ, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 quy định hàng tồn kho là những tài sản:  Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;  Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;  Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. (Nguồn: Bộ Tài chính Việt Nam (2001), Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 02, Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC) Tóm lại, hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ trong ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp. 1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp  Tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp có thể lớn hoặc nhỏ. Điều này phụ thuộc chủ yếu vào loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại, tỷ trọng này thường cao và chiếm khoảng 50% - 60% trên tổng giá trị tài sản lưu động1 vì doanh nghiệp cần phải dự trữ hàng hóa cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ (dịch vụ vận tải, dịch vụ giáo dục, dịch vụ tư vấn luật pháp,…) tỷ trọng hàng tồn kho thường rất thấp vì dịch vụ là sản phẩm vô hình, được cung ứng và tiêu dùng tại cùng một thời điểm nên sẽ không làm phát sinh hàng tồn kho. Vì vậy, bài luận văn này sẽ chỉ đề cập đến hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất;  Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lưu động nên có một số đặc điểm giống với tài sản lưu động. Hàng tồn kho luôn thay đổi hình thái biểu hiện qua các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh. Từ tiền trở thành nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm và cuối cùng lại quay về hình thái ban đầu là tiền; Nguồn: Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý (2008), Quản lý tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội. 1 1  Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán, mà giá vốn hàng bán ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp. Vì vậy giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng gián tiếp đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp;  Hàng tồn kho là một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp vì doanh thu từ hàng tồn kho (thường là doanh thu từ thành phẩm đầu ra) là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những nguồn thu nhập thêm sau này của doanh nghiệp (doanh thu từ hoạt động tài chính khi cho khách hàng mua chịu hàng hóa,…). 1.1.3. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Có nhiều cách thức khác nhau dùng để phân loại hàng tồn kho nhưng bài luận văn này sẽ chỉ đề cập đến cách phân loại hàng tồn kho theo các giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất. Với cách phân loại này, có thể chia hàng tồn kho thành 3 loại chính:  Nguyên vật liệu: bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình;  Sản phẩm dở dang: bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất hoặc đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn hoặc đang chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất;  Thành phẩm: bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang chờ được tiêu thụ. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào phải trải qua một quá trình sản xuất trước khi biến thành thành phẩm cuối cùng nên hàng tồn kho của doanh nghiệp thường bao gồm cả ba loại: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Đối với các doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp kiếm lời thông qua việc mua hàng hóa từ nhà cung cấp rồi bán lại cho khách hàng. Hàng tồn kho chủ yếu là thành phẩm (hàng hóa mua về để bán), hầu như không có dự trữ hàng tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang. 1.1.4. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ – sản xuất – tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng diễn ra đồng bộ. Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra, hàng 2 Thang Long University Library tồn kho giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các doanh nghiệp bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, doanh nghiệp có đầy đủ hàng hóa để cung ứng ra thị trường, đáp ứng kịp thời những biến động về nhu cầu của khách hàng, từ đó tối thiểu hóa chi phí cơ hội của khoản doanh thu bị mất đi do thiếu hụt hàng hóa. 1.2. Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, quản lý hàng tồn kho là công tác:  Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa;  Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp;  Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. (Nguồn: PGS. TS. Nguyễn Thu Thủy (2011), Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao Động, Hà Nội) 1.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.2.2.1. Lợi ích và chi phí của việc giữ hàng tồn kho Cũng như những tài sản khác, việc tồn trữ hàng tồn kho là một quyết định chi tiêu tiền. Để xác định mức độ đầu tư vào hàng tồn kho cần so sánh lợi ích đạt được và chi phí phát sinh kể cả chi phí cơ hội của tiền được đầu tư vào hàng tồn kho. Sau đây là phần phân tích về lợi ích cũng như chi phí của việc giữ hàng tồn kho của doanh nghiệp. 3 a. Lợi ích Việc giữ hàng tồn kho đem lại một số lợi ích cho doanh nghiệp như sau:  Thứ nhất, nếu chấp nhận dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể mua hàng với số lượng lớn (lớn hơn nhu cầu sử dụng hiện tại) để được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp. Điều này làm giảm chi phí giá vốn hàng bán, từ đó tăng lợi nhuận của doanh nghiệp;  Thứ hai, việc dự trữ hàng tồn kho đảm bảo nguồn cung cấp ổn định cho khâu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp dự đoán rằng hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ trở nên khan hiếm trong tương lai;  Thứ ba, việc dự trữ hàng tồn kho đảm bảo mức giá ổn định của các hàng hóa phục vụ cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ tăng;  Thứ tư, sản phẩm dở dang là một bộ phận của hàng tồn kho, việc lưu trữ sản phẩm dở dang làm cho mỗi công đoạn của quá trình sản xuất trở nên độc lập với nhau vì công đoạn sau không phải chờ đợi công đoạn trước. Điều đó làm tăng hiệu quả của các công đoạn trong khâu sản xuất, tối thiểu hóa chi phí do giảm thời gian chờ và sự ngừng trệ giữa các khâu;  Thứ năm, thành phẩm là một bộ phận của hàng tồn kho, việc tồn trữ thành phẩm mang lại lợi ích cho cả bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp:  Dưới góc độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất đi doanh số bán hàng khi hàng trong kho bị hết. Hơn nữa, việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng góp phần xây dựng tín nhiệm về khả năng cung ứng hàng hóa ra thị trường của doanh nghiệp, từ đó tạo nên giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp;  Dưới góc độ của nhà sản xuất, duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép doanh nghiệp sản xuất với số lượng lớn, nhờ vậy giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn sản phẩm đầu ra. b. Chi phí Tại cùng một thời điểm, khi một doanh nghiệp được hưởng những lợi ích từ việc dự trữ hàng tồn kho thì các chi phí liên quan cũng phát sinh tương ứng bao gồm: Chi phí đặt hàng:  Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng; 4 Thang Long University Library  Khi doanh nghiệp đặt hàng từ nguồn cung cấp bên ngoài, chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị yêu cầu mua hàng, chi phí để lập đơn đặt hàng như chi phí thương lượng (gọi điện thoại xa, thư giao dịch), chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển;  Trong trường hợp đơn đặt hàng được cung cấp từ nội bộ doanh nghiệp thì chi phí đặt hàng chỉ bao gồm chi phí sản xuất, chi phí phát sinh khi khấu hao máy móc và duy trì hoạt động sản xuất;  Trên thực tế, chi phí cho mỗi đơn đặt hàng thường bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi, bởi một phần tỷ lệ chi phí đặt hàng như chi phí giao nhận và kiểm tra hàng thường biến động theo số lượng hàng đặt mua. Chi phí mua hàng: Chi phí mua hàng là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra hàng hóa tồn kho. Chi phí này được tính bằng cách lấy chi phí một đơn vị hàng hóa nhân với số lượng hàng mua về hoặc sản xuất ra. Trong trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp thì chi phí mua hàng là giá của lô hàng sau khi trừ đi phần chiết khấu thương mại được hưởng. Chi phí lƣu kho:  Chi phí lưu kho bao gồm tất cả chi phí lưu giữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Các chi phí thành phần của chi phí lưu kho là: chi phí cất giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho. Cụ thể như sau:  Chi phí cất giữ, bảo quản bao gồm trong đó là chi phí kho hàng. Nếu doanh nghiệp thuê kho thì chi phí này bằng với tiền thuê phải trả. Nếu nhà kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp thì chi phí này bằng với chi phí cơ hội sử dụng nhà kho này. Ngoài ra, chi phí cất giữ và bảo quản cũng gồm chi phí khấu hao các thiết bị hỗ trợ cho hoạt động kho như bằng chuyền, xe nâng chuyên dụng, chi phí trả lương cho nhân viên bảo vệ kho và nhân viên điều hành;  Chi phí lỗi thời thể hiện cho sự giảm sút giá trị hàng trong kho do tiến bộ khoa học kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng và tất cả những tác động này làm cho hàng tồn kho trở nên khó có thể bán được. Chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giá trị của hàng tồn kho do các tác nhân lý hóa như chất lượng hàng hóa bị biến đổi hoặc gãy vỡ;  Chi phí bảo hiểm là để đề phòng trước các hiểm họa như mất cắp, hỏa hoạn, thảm họa do tự nhiên gây ra; 5  Chi phí thuế là chi phí cho các loại thuế tài sản và các loại thuế khác tính trên giá trị hàng tồn kho theo quy định của từng địa phương và chính phủ mà theo đó doanh nghiệp phải tuân theo;  Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho gồm những chi phí tài chính như chi phí sử dụng vốn, chi phí trả lãi vay để dự trữ hàng tồn kho, chi phí cơ hội do ứ đọng vốn trong hàng tồn kho đặc biệt là với hàng tồn kho không hữu ích hoặc bị dự trữ dư thừa. Điều đáng chú ý là chi phí cơ hội đầu tư vào hàng tồn kho không thể tính đơn thuần bằng cách sử dụng lãi vay ngắn hạn mà phải là khả năng sinh lời bị mất đi khi doanh nghiệp quyết định đầu tư nguồn vốn có giới hạn vào hàng tồn kho. Do đó, đối với hầu hết quyết định đầu tư vào hàng tồn kho, chi phí cơ hội xấp xỉ như chi phí sử dụng vốn bình quân của doanh nghiệp.  Chi phí lưu kho được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ. Chi phí lưu kho có thể được xem như là một chi phí đáng kể khi thực hiện kinh doanh. Thông thường, chi phí lưu kho hàng năm dao động từ 20% đến 45% tính trên giá trị hàng tồn kho cho hầu hết các doanh nghiệp2;  Cũng giống như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho cũng bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi. Gần như tất cả các chi phí lưu kho biến động tỷ lệ theo mức độ hàng tồn kho, chỉ có chi phí thuê kho hoặc chi phí khấu hao các thiết bị được sử dụng trong kho là tương đối ổn định trong thời gian ngắn. Vì vậy, chi phí lưu kho được xem như chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị hàng tồn kho. Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết): Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệp không có khả năng giao hàng bởi nhu cầu hàng lớn hơn số lượng hàng dự trữ trong kho.  Khi nguyên vật liệu trong kho hết, chi phí thiệt hại do không có nguyên vật liệu bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do ngừng trệ sản xuất;  Khi tồn kho sản phẩm dở dang hết thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất bị thay đổi và nó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại do sản xuất bị ngừng trệ;  Khi tồn kho thành phẩm hết có thể gây nên hậu quả là lợi nhuận bị mất đi trong ngắn hạn nếu khách hàng quyết định mua sản phẩm từ những doanh nghiệp đối thủ và gây nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng quết định đặt hàng từ những doanh nghiệp khác trong tương lai. Nguồn: PGS. TS. Trần Ngọc Thơ (2003), Tài chính doanh nghiệp hiện đại, Khoa tài chính doanh nghiệp, Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, NXB Thống Kê, Hà Nội. 2 6 Thang Long University Library 1.2.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho Trên cơ sở cân đối lợi ích đạt được và chi phí phát sinh của việc đầu tư vào hàng tồn kho, doanh nghiệp phải quản lý hàng tồn kho sao cho:  Đảm bảo cung cấp yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, tránh mọi sự gián đoạn do việc dự trữ gây ra;  Đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm đầu ra đáp ứng nhu cầu của thị trường;  Tổng chi phí của việc dự trữ hàng tồn kho là thấp nhất. 1.2.3. Nội dung quản lý hàng tồn kho Trong quản lý hàng tồn kho, nhà quản lý phải xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và phí tổn của việc duy trì hàng tồn kho thông qua việc xác định mức dự trữ hàng tồn kho tối ưu. Trong đó, cân đối được chi phí của việc dự trữ hàng tồn kho quá nhiều và chi phí của việc dự trữ hàng tồn kho quá ít. Dựa vào mức tối ưu này, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định liên quan đến giá trị lưu kho:  Quyết định tăng giá trị lưu kho khi:  Dự trữ thực tế < Dự trữ tối ưu.  Quyết định giảm giá trị hàng lưu kho khi:  Dự trữ thực tế > Dự trữ tối ưu. Để đưa ra quyết định tăng hoặc giảm giá trị lưu kho, doanh nghiệp cần ước lượng mức dự trữ hàng tồn kho tối ưu của mình. Sau đây là một vài mô hình quản lý hàng tồn kho dùng để tính mức dự trữ hàng tồn kho tối ưu của doanh nghiệp. a. Mô hình EOQ (The Economic Order Quantity Model) Mô hình EOQ là một trong những kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho lâu đời và phổ biến nhất. Mô hình được nghiên cứu và công bố bởi Ford W. Harris năm 1915 nhưng đến nay vẫn được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp vì tương đối đơn giản và dễ sử dụng. Khi áp dụng mô hình này, nhà quản lý phải tuân theo các giả định quan trọng sau:  Nhu cầu về hàng tồn kho ổn định (không thay đổi);  Thời gian chờ hàng kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng là xác định và không thay đổi;  Doanh nghiệp tiếp nhận toàn bộ số hàng đặt mua từ nhà cung ứng tại cùng một thời điểm;  Doanh nghiệp không được hưởng chính sách chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp;  Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí tồn kho là chi phí dự trữ và chi phí đặt hàng; 7  Không có thiếu hụt xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng hạn, tức là nếu việc đặt hàng sau khi xác định được lượng hàng tồn kho tối ưu và đơn đặt hàng được hiện đúng hạn thì sẽ hoàn toàn không có tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho dẫn đến gián đoạn sản xuất và tiêu thụ. Với những giả định trên, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện trong hình sau: Hình 1.1. Mô hình chu kỳ đặt hàng dự trữ EOQ Mức tồn kho Q Điểm ………………………………………………….................... tái ………………………………………………………………… đặt Mức tồn kho bình quân hàng 0 Thời điểm đặt hàng T1 Thời điểm nhận hàng Thời gian chờ hàng T2 T3 Thời gian Khoảng thời gian giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp (Nguồn: Nguyễn Hải Sản (1996), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Hà Nội) Theo mô hình EOQ có 2 loại chi phí thay đổi theo lượng đặt hàng là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng. Chi phí do thiếu hàng sẽ không được tính đến do giả định của mô hình không có sự thiếu hụt hàng tồn kho. Chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến sự thay đổi lượng hàng lưu kho theo giả định của mô hình nên cũng không được tính đến. Như vậy, mục tiêu của mô hình là tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Hai loại chi phí này có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau. Cụ thể, khi số lượng sản phẩm trong mỗi lần đặt hàng tăng lên, số lần đặt hàng trong kỳ giảm, dẫn đến chi phí đặt hàng giảm trong khi chi phí lưu kho tăng lên. Vì vậy, số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của sự dung hòa giữa chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng. 8 Thang Long University Library